Udbudsbetingelser for offentligt udbud af maskinskovning og udkørsel på Sjælland

Transkript

1 for offentligt udbud af maskinskovning og udkørsel på Sjælland Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S Side 1/21

2 Indholdsfortegnelse 1. ORDREGIVER BESKRIVELSE AF OPGAVEN DE RETLIGE RAMMER UDARBEJDELSE AF TILBUD Udbudsmaterialet Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Personlige forhold Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Forbehold og mindstekrav Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Fortrolighed Forhandlingsforbud Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Aflevering Sprog Vedståelsesfrist Skriftlige spørgsmål ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Tilbudsgivernes personlige forhold Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Vurdering af forbehold Kriterier for vurdering af tilbud Evalueringsmodel Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument INDGÅELSE AF KONTRAKT TJEKLISTE OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Side 2/21

3 1. ORDREGIVER Naturstyrelsen - Driftscentret Gjøddinggård, Førstballevej 2, 7183 Randbøl Kontaktperson: Mats Johansson adresse: mat@nst.dk 2. BESKRIVELSE AF OPGAVEN Nærværende udbud omfatter:. Der skal årligt maskinskoves og udkøres kfm med en variation på +/- 20 %. Produktionen vil primært ske i følgende hovedaktivitetsperiode: 15.august til 15. juni. I hovedaktivitetsperioden skal man forvente nærmest fuld beskæftigelse af maskinerne og i denne periode forventes en jævn produktion, hvor der skal leves op til kapacitetskravet/produktionskravet jf. kravspecifikationen punkt 2.2. Tjenesteydelsen består af: almindelig maskinskovning udkørsel af træeffekter og flistoppe til bilfast vej Bemærk at der er krav om at skovningsmaskinen skal være udstyret med dataklub, se nærmere i kravspecifikationen. Selve beskrivelsen og kravene til den udbudte opgave fremgår af vedlagte kravspecifikationer for opgaven jf. Bilag 2 3. DE RETLIGE RAMMER Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven. Udbuddet består af en tilbudsfase, som omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt ) Tilbudsgivers personlige forhold - efter åbning af tilbuddene vurderer ordregiver som det første, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt det fælles europæiske udbudsdokument, samt hvorvidt dokumentet indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. Side 3/21

4 3) Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet - ordregiver vurderer herefter, hvorvidt tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet. 4) Vurdering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 5.6 angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om indgåelse af kontrakt skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at indgå kontrakten med, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. 5) Indgåelse af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om indgåelse af kontrakt, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender ordregiver en bekendtgørelse om tildelingen til offentliggørelse på TED, hvorved udbuddet afsluttes. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen. 4. UDARBEJDELSE AF TILBUD 4.1 Udbudsmaterialet Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmateriale. Udbudsmaterialet er udarbejdet i en dansk version. Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, krav til tilbudsgivernes kapacitet, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående indgåelse af kontrakten. Bilag til nærværende udbudsbetingelser: o Bilag I: o Bilag II: o Bilag III: o Bilag IV: Skabelon til tilbudsbrev, som tilbudsgiver kan benytte ved afgivelsen af sit tilbud. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Tilbudsliste, hvori priser skal angives. Vejledning i udfyldelse af ESPD det europæiske udbudsdokument Udkast til kontrakt, som indeholder de bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. Side 4/21

5 Bilag til kontrakten: o Bilag 2: Kravspecifikation, som indeholder detaljerede tekniske krav til de ydelser, der anskaffes. o Bilag 2.1: Miljøkrav til skovmaskiner o Bilag 2.2: Procedurer for skovning og udkørsel o Bilag 2.3: Vejledning vedrørende økologiske retningslinjer. o Bilag 2.4: Ordregivers kvalitetsopfølgningssystem Øvrige bilag: o Bilag 4: Leverandørens bemanding o Bilag 5: Entrepriseindehavererklæring o Bilag 6: Arbejdstagererklæring o Bilag 7: Støtteerklæring til brug for tilbudsgivers støtte på anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen 4.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt 4.2.2), samt hvilke formkrav der gælder for tilbuddet (punkt 4.3) Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Det fælles europæiske udbudsdokument er et foreløbigt bevis for de i udbudslovens 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. Af Bilag IV Vejledning i udfyldelse af ESPD det europæiske udbudsdokument, fremgår det hvilke afsnit i ESPD-en der skal udfyldes, jf. desuden nærmere beskrivelse i afsnittene nedenfor. Bemærk at ESPD en skal udfyldes i hånden og vedlægges tilbuddet. En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne, skal kun udfylde ét ESPD. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ens del II, afsnit C. Den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Side 5/21

6 Såfremt tilbudsgiver er en del af en midlertidig sammenslutning som fx et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ens del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal da udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Det fælles europæiske udbudsdokument er vedlagt som Bilag II. Det er vedlagt som en PDF-fil der kan udskrives og efterfølgende udfyldes. Før beslutning om tildeling af kontrakt skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPDet, fremlægges for ordregiver inden for en passende tidsfrist, jf. udbudslovens 151 og 152. Ordregiver vil anmode om denne dokumentation. Ordregiver forbeholder sig desuden mulighed for når som helst i udbudsproceduren at anmode en tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis det skønnes nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Personlige forhold Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. Bilag II, del II (oplysninger om den økonomiske aktør) og del III (udelukkelsesgrunde) Krav til økonomisk og teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), del IV (udvælgelseskriterier) som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder de neden for anførte krav til egnethed. Tilbudsgiver skal under del IV alene udfylde afsnit a (samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier). A. Økonomisk kapacitet Før ordregivers beslutning om at indgå kontrakt skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at antage på Kontrakten, fremlægge følgende: Revisorpåtegnet erklæring eller årsregnskab, der dokumenterer tilbudsgivers årlige nettoomsætning i hvert af de 3 senest disponible regnskabsår. Som mindstekrav kræves en nettoomsætning på DKK i det seneste regnskabsår samt mindst DKK i et af de to foregående regnskabsår. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders (fx virksomheders) formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede, årlige nettoomsætning i hvert af de 3 senest disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et Side 6/21

7 konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede, årlige nettoomsætning i hvert af de 3 senest disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, fx at tilbudsgiver er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i så fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. B. Teknisk kapacitet Før ordregiver træffer beslutning om at indgå Kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge: Oplysning om, hvorvidt tilbudsgiver har til hensigt at give en del af aftalen i underleverance til tredjemand og i givet fald, hvis de kendes, navne, telefonnumre, e- mailadresser samt juridiske repræsentanter på de foreslåede underleverandører og den andel, der agtes givet i underleverance. Oplysningerne angives i (Bilag 4 Leverandørens bemanding) Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, fx at tilbudsgiver er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin tekniske og faglige egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i så fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. C. Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders (fx virksomhederes) økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på, afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som skal udfyldes og vedlægges udover det fælles europæiske udbudsdokument. Skabelonen fremgår som udbudsmaterialets Bilag 7 og er benævnt "Støtteerklæring". Side 7/21

8 Forbehold og mindstekrav Inden for de neden for angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver i tilbudsbrevet angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer tilbudsgiver vil erstatte. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold over for et grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. afsnit Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som punkt A-E umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. Bilag I. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Tilbudsbrevet bør indeholde følgende: Entydig angivelse af, hvilken virksomhed eller sammenslutning der afgiver tilbuddet med oplysning om kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelse i forbindelse med udbuddet. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning eller et konsortium, skrives navnet på den fælles befuldmægtigede, som ordregiver med bindende virkning for sammenslutningen/ konsortiet kan indgå aftale med, samt virksomhedsnavne, adresser, land, CVR-nr., telefonnr., adresse og hjemmeside på hver enkelt konsortiedeltager. Angivelse af eventuelle forbehold. Der gøres opmærksom på, at forbehold kan medføre afvisning af tilbuddet, jf. afsnit Angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt Side 8/21

9 I tilbudsbrevet kan tilbudsgiver endelig angive samtlige øvrige oplysninger, som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke hører under A oven for eller B-E nedenfor. B. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (Bilag II) som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. C. Udkast til kontrakt Ordregiver har udarbejdet et udkast til kontrakt. Kontrakten er i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten, jf. punkt Tilbudsgiver bør ikke udfylde eller færdiggøre kontrakten, og den bør ikke vedlægges tilbuddet. D. Kravspecifikation Ordregiver har udarbejdet en kravspecifikation. Kravspecifikationen er i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kravspecifikationen, jf. punkt Tilbudsgiver bør ikke udfylde eller færdiggøre kravspecifikationen, og den bør ikke vedlægges tilbuddet. E. Tilbudsliste Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten, jf. Bilag III. Tilbudsgiver skal angive en pris pr. kubikmeter fastmasse (herefter KFM) rundtræ på samtlige de i tilbudslisten anførte varenumre. Det er et mindstekrav, at der gives pris på samtlige anførte varenumre. I tilbudsskemaet er de enkelte varenumre vægtet med den vægt i procent, ordregiver skønner som værende det mest sandsynlige udfald under kontraktens samlede udførelse. Vægtningen i de konkrete opgaver under kontraktens udførelse vil kunne være anderledes. Tilbudsgiver skal udfylde følgende bilag: Bilag I (tilbudsbrev), Bilag II (det fælles europæiske udbudsdokument) og Bilag III (tilbudsliste), samt, hvis aktuelt i henhold til afsnit C, Bilag 7 (støtteerklæring). Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 4.4. Side 9/21

10 Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 4.4, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakten som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer til udbudsmaterialet vil blive indarbejdet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller hvis ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil offentliggøres på Naturstyrelsens hjemmeside således at tilbudsgiverne herefter kan afgive tilbud på ens vilkår Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør sikre, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 10/21

11 4.3 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er Mandag d. 23. oktober 2017 kl. 10:00 dansk tid. Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen Aflevering Tilbud skal sendes eller indleveres til Naturstyrelsen, Driftscentret Førstballevej Randbøl Tilbud kan ikke sendes elektronisk, og andre former for aflevering end anført vil blive afvist. Tilbud mærkes: Tilbud på skovning og udkørsel - Sjælland og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud skal afleveres i 1 papireksemplar af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet bør indeholde følgende; tilbudsbrev (jf. punkt A og Bilag I), det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) (jf. punkt , og Bilag II), tilbudsliste (jf. punkt E og bilag III), samt, hvis aktuelt støtteerklæring (i givet fald) (jf. punkt C og Bilag 7). Tilbuddet skal således ikke indeholde kontrakten eller kravspecifikationen, jf. punkt litra C og D, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver Sprog Tilbuddet skal afgives på dansk Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Side 11/21

12 4.4 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles til udbudsleder Thomas Claudi Westh på tcw@nst.dk. Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside Alle spørgsmål, der modtages senest mandag d. 9/ , vil om muligt blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere, vil alene blive besvaret i det omfang, det ikke er uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver, samt at besvarelse kan ske senest 13/ ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 5.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 5.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 & 6 vedrørende supplering, præcisering eller fuldstændiggørelse af tilbud, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 5.3 Tilbudsgivernes personlige forhold Ordregiver vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder oplysninger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Side 12/21

13 Ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet er gjort obligatoriske i udbudsloven. Ordregiver vil desuden udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af den i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 nævnte frivillige udelukkelsesgrund, som omfatter forhold, hvor tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvor dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvor denne er under tvangsakkord, hvor dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet, eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiveren er hjemhørende. Tilbudsgiver skal anføre oplysningerne herom i det fælles europæiske dokument, jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udfyldelse: Som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135 stk. 1 eller 3, og 137 stk. 1, nr. 2 kan fremlægges 1) et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1., og 2) et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135 stk. 3 og 137 stk. 1, nr. 2 nævnte tilfælde. For så vidt angår danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest, der udstedes af Erhvervsministeriet. Udsteder det pågældende land ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, kan de erstattes af en erklæring under ed eller erklæring på tro og love iht. udbudslovens 153 stk. 2. Ordregiver kan ikke udelukke tilbudsgiveren, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig bevis for, at tilbudsgiveren er pålidelig i henhold til udbudslovens Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Derefter vurderer ordregiver, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument indeholder de i punkt krævede oplysninger for økonomisk og teknisk kapacitet, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de i punkt opstillede mindstekrav. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument. Vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist, og ordregiver vil ikke foretage en vurdering Side 13/21

14 af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfylder de i punkt angivne mindstekrav, vil ordregiver vurdere tilbuddet som anført neden for i punkt 5.5 og Vurdering af forbehold Herefter vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt , som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 5.6 Kriterier for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". 5.7 Evalueringsmodel Primær evalueringsmodel: Ved evalueringen af tilbuddene vil der blive anvendt en pointmodel, hvor tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier: Pris Maskinernes egnethed Ved udregning af point anvendes nedenstående procentvægte, der ganges sammen med de point, der er tildelt for de enkelte underkriterier. Nr. Underkriterier Delkriterie Vægtning 1 Pris 75 % 2 Maskinernes egnethed. 25 % Skovningsmaskinens marktryk Tilbuddenes grad af opfyldelse af underkriterierne bedømmes på en skala fra 0-5 point, sådan som det er forklaret nedenfor under Ad 2 Maskinernes egnethed. Side 14/21

15 Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af: point fra omregningen af priser ganget med 80 %. point fra bedømmelsen af skovningsmaskinernes egnethed ganget med 10 %. point fra bedømmelsen af udkørselsmaskinernes egnethed ganget med 10 %. De tildelte point fra de to underkriterier vægtes med de angivne vægte og lægges til sidst sammen til en samlet pointsum, hvorefter tilbuddet med den højeste samlede pointsum tildeles kontrakten. I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme højeste samlede pointscore, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart. Ad. 1: Pris 75 % Prisen vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 5 point, og hvor laveste pris plus 50 pct. får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel: Tilbuddets point = 5 (5/50 pct.) * (tilbuddets pris laveste pris)/laveste pris Prisen beregnes ud fra den forventede mængde som anført i tilbudslisten og den forventede varenummerfordeling. De tilbudte priser vil blive vægtet med de vægte, der fremgår af tilbudslisten, jf. Bilag III, således at prisen for det enkelte varenummer ganges med den forventede mængde i KFM for hele kontraktperioden. Den samlede, vægtede pris for kontraktperioden beregnes som summen af de vægtede priser for de enkelte varenumre. Dette kan illustreres med følgende eksempel: Side 15/21

16 Eksempel: Skovning KFM Fordeling Tilbudsgiver NN kr/kfm Kr i alt Skovning nål tynding < 16 DBH ,0% 100, ,00 Skovning nål tynding DBH ,0% 90, ,00 Skovning nål tynding DBH ,0% 80, ,00 Skovning nål tynding DBH ,0% 70, ,00 Skovning nål tynding > 30 DBH ,0% 60, ,00 Skovning nål afdrift < 16 DBH ,0% 90, ,00 Skovning nål afdrift DBH ,0% 80, ,00 Skovning nål afdrift DBH ,0% 70, ,00 Skovning nål afdrift DBH ,0% 60, ,00 Skovning nål afdrift > 30 DBH ,0% 50, ,00 Skovning på timeløn Diverse Timepris 500 1,0% 1500, ,00 Tillæg kørsel med bælter Diverse kr/kfm ,0% 10, ,00 Tillæg for brug af Rotstop Diverse kr/kfm ,0% 15, ,00 Udkørsel ,0% Udkørsel Nål 2,5-3,5 m ,0% 60, ,00 Udkørsel Nål > 3,5 m ,0% 50, ,00 Udkørsel på timeløn Diverse Timepris 500 1,0% 800, ,00 Tillæg kørsel med bælter kr/kfm ,0% 10, , ,0% Pris i alt ,00 Ad. 2: Maskinernes egnethed. Skovningsmaskiner 25 %: Vurderes efter delkriteriet Marktryk. Martryk: Der foretrækkes maskiner, der har et marktryk, der er lavere end minimumskravene angivet i Miljøkrav til skovmaskiner på Naturstyrelsens arealer. Marktrykket udregnes ud fra maskinens vægt samt maskinens trædeflade, det vil sige dækkenes antal og størrelse (bredde og diameter). Disse oplysninger hentes fra Bilag III Tilbudsliste Maskinernes egnethed Hvis en maskine permanent kører med jernbælter (eller andet materiale f.eks. Felastec), uden at NST skal betale tillæg for kørsel med disse bælter, vil marktrykket blive beregnet ud fra den trædeflade som maskinen har med bælterne på. Dog skal bælternes vægt medregnes i maskinens totalvægt, og bælterne skal opfylde kravene i kravspecifikationens afsnit 7.7, det vil sige det skal være bærende bælter, som ikke er aggressive. Side 16/21

17 Vurderingen af maskinens egnethed vil altså ske ud fra den tilbudte permanente løsning, det vil sige enten dækmontering eller permanente bælter. Der vil blive givet følgende point ud fra maskinernes marktryk: Generelt om maskinernes egnethed: Marktryk Point under 0,55 5 0,55-0,64 4 0,65-0,74 3 0,75-0,84 2 0,85-1,00 1 Over 1,00 Ukonditionsmæssigt Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at ved udskiftning af maskiner i kontraktperioden skal nye maskiner have mindst den samme egnethed, dette gælder for både skovningsmaskiner og udkørselsmaskiner. Dokumentation for maskinernes egnethed skal ske i Bilag III Tilbudsliste Maskinernes egnethed Dokumentation for maskinernes egenvægt skal ske ved dateret udskrift fra en godkendt brovægt. Maskinens egenvægt skal opgøres i køreklar stand uden læs. Hvis der er tale om en løsning med permanente bånd, skal vægten oplyses inklusiv de bånd der vil blive brugt i forbindelse med opgaven. Husk at for udkørselsmaskinerne skal der også angives den maksimale tilladte lastvægt. Såfremt maskinens egenvægt ikke dokumenteres med en dateret udskrift fra en godkendt brovægt, vil der blive givet 0 point for den pågældende maskine. Såfremt der er tale om en fabriksny maskine der endnu ikke er leveret til tilbudsgiveren, accepteres producentens angivelse af maskinens egenvægt i stedet for en vejning på brovægt. Hvis der er flere maskiner tildeles hver maskine særskilt point, og der udregnes til sidst et gennemsnit for henholdsvis skovningsmaskinerne og for udkørselsmaskinerne og dette gennemsnit bruges i de videre beregninger. Side 17/21

18 Eksempel på udregning Eksempel på den samlede pointtildeling kan herefter se således ud: Tilbudsgiver NN har afgivet den laveste pris og tildeles derfor 5 point for kriteriet pris. Tilbudsgiver NN har desuden budt med en skovningsmaskine hvor marktrykket for den pågældende maskine giver 4 point. Hvis der er flere maskiner tildeles hver maskine særskilt point, og der udregnes til sidst et gennemsnit for den pågældende maskintype, som bruges i de videre beregninger. Kriterier Vægtning Del-vægtning Tilbudsgiver NN Vægtet Pris Point point Pris 75 % ,00 5,0 3,75 Maskinernes egnethed 25 % 4,0 1,00 Skovningsmaskinens marktryk 4,75 Den tilbudsgiver der har afgivet tilbuddet med bedste forhold mellem pris og kvalitet, altså det tilbud der har fået det højeste antal point, og som har afgivet et antageligt tilbud, vil blive antaget på kontrakten. Sekundær evalueringsmodel: Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50 pct. højere end prisen i tilbuddet med laveste pris anvendes i stedet følgende model i evalueringen af underkriteriet pris: Priser vil blive omregnet til point i en lineær model, hvor laveste pris får 5 point, og hvor laveste pris plus 100 pct. får 0 point. Omregningen vil ske ved følgende formel: Tilbuddets point = 5 (5/100 pct.) * (tilbuddets pris laveste pris)/laveste pris Tilbuddenes grad af opfyldelse af det andet underkriterie, maskinernes egnethed, bedømmes som beskrevet under den primære evalueringsmodel. Tredje evalueringsmodel: Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den sekundære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 100 pct. højere end prisen i tilbuddet med laveste pris anvendes i stedet følgende model i evalueringen af underkriteriet pris: Side 18/21

19 Priser vil blive omregnet til point i en model, hvor laveste pris får 5 point og de øvrige priser får point i forhold til dette. Omregningen vil ske ved følgende formel: Tilbuddets point = Maksimum point * laveste pris / tilbuddets pris Tilbuddenes grad af opfyldelse af de to øvrige underkriterier, maskinernes egnethed og maskinførersnes kvalifikationer, bedømmes som beskrevet under den primære evalueringsmodel. 5.8 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt og punkt stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold samt økonomisk og teknisk formåen. 6. INDGÅELSE AF KONTRAKT Når ordregiver, jf. afsnit 5.7, har vurderet, hvilken tilbudsgiver der har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet på baggrund af det i punkt 5.6 anførte kriterium, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakten, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev. Side 19/21

20 Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Inden indgåelse af kontrakt skal den leverandør, der agtes antaget på kontrakten, underskrive og aflevere en særlig entrepriseindehavererklæring (Bilag 5) samt eventuelt arbejdstagererklæring (Bilag 6). Disse bilag er vedlagt udbudsmaterialet til orientering og skal ikke indsendes sammen med tilbuddet. Desuden skal der fremlægges dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få den for kontrakten relevante erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på mindst DKK for person- og tingskade. Dokumentationen skal være i form af enten kopi af forsikringspolice, forsikringsbevis indeholdende dækningsområde samt dækningssummer udstedt af forsikringsselskab eller tilsagn fra anerkendt forsikringsselskab. Tilsagn om tegning af forsikring skal gælde fra underskrivelse af kontrakten. Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal enten mindst én af deltagerne kunne dokumentere at opfylde mindstekravet, jf. ovenstående, og ellers skal sammenslutningen kunne dokumentere, at den kan få den krævede forsikringsdækning fra underskrivelse af kontrakten. Efter kontrakten er underskrevet, vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. Side 20/21

21 7. TJEKLISTE Ordregiver har udarbejdet tjeklisten neden for med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Tilbudsbrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet, tilbudsgivers eventuelle forbehold samt hvilke dele af tilbuddet der så vidt mulig ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Henvisning Punkt , punkt A Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Punkt og Tilbudslisten Punkt , punkt E Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt Aflevering af tilbudsmaterialet Punkt Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET Dato, klokkeslæt Mandag d. 9. oktober 2017 Fredag 13. oktober kl Aktivitet Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet Mandag d. 23. oktober 2017 kl. 10:00 dansk tid Frist for afgivelse af tilbud Uge Forventet tildeling af kontrakten Side 21/21