ESDH TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES?

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "ESDH TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES?"

Transkript

1 ESDH Cap - SYS tia TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES?

2

3 ESDH-SYSTEMET CAPTIA 3 INDHOLD Hvorfor skal vi journalisere?... 4 Hvad skal journaliseres? Forskellige typer af sager, forskellige typer af journalisering... 5 Hvad skal journaliseres? Og under hvilke betingelser... 6

4 4 ESDH-SYSTEMET CAPTIA HVORFOR SKAL VI JOURNALISERE? Lovgivningskrav Forvaltningslovens krav om borgernes ret til aktindsigt i sager, hvor man er part, skaber et behov for at kunne dokumentere sagsgange gerne hurtigt og enkelt Lov om offentlighed i forvaltningen skal sikre offentlighedens ret til indsigt i den offentlige forvaltnings administrative sagsbehandling, og understreger vores forpligtigelse til at art journalisere Lov om behandling af personoplysninger beskytter personoplysninger og har indflydelse på, hvilke dokumenter vi må gemme samt hvor længe og hvordan Arkivloven kræver, at bestemte typer dokumenter gemmes for eftertiden. Videndeling ESDH-systemet understøtter videndeling på tværs af afdelinger og lokationer. Det gør det lettere at dele den viden, der er oparbejdet gennem sagsbehandlinger. Dokumentation og rygdækning Man skal kunne dokumentere, hvordan givne sager behandles. Dette sikrer også dig, hvis der opstår tvivl i et sagsforløb. Derudover er det altid en god idé at kunne dokumentere aftaler, f.eks. i et projektforløb. Viden bevares Viden om sager bevares, hvilket gør det nemmere for dig og dine kollegaer at overtage sager efter hinanden Kvalitet Historikken bevares, så man kan understøtte, at sager behandles ensartet. Det giver en hurtig og sikker sagsbehandling.

5 ESDH-SYSTEMET CAPTIA 5 HVAD SKAL JOURNALISERES? FORSKELLIGE TYPER AF SAGER, FORSKELLIGE TYPER AF JOURNALISERING Ekspeditionssager: Om forhold som ekspederes efter faste regler om sagsgang og tidsfrister, og som ender med en afgørelse - f.eks. ansøgninger og klager, gælder, at alle dokumenter vedr. samme forhold skal journaliseres på sagen. Eneste undtagelse kan være interne aftaler og korrespondance om rent praktiske forhold ved sagens behandling. Emnesager: Et administrativt, specifikt emne eller en aktivitet, hvor sagsgangen ikke nødvendigvis er fastlagt ved love og bekendtgørelser. Det kan f.eks. dreje sig om opgaver med næste års budget, vedligeholdelse af bygninger, høringer af lovudkast. Disse sager vil typisk bestå af ind- og udgående skrivelser, notater, referater m.m., som er væsentlige for udviklingen og som derfor skal journaliseres. Men der vil som regel også være en række interne arbejdspapirer, hvor det skal vurderes, om de har en karakter, der gør, at de skal journaliseres. Projektsager: Forhold vedrørende projekter af alle slags. Dokumentationen skal være fyldestgørende og afspejle den valgte projektmodel, samt projektets faser i form af statusrapporter, afvigerapporter, budgetter, mødereferater og afslutningsrapport. Det vil typisk være projektlederen eller -sekretæren, der har ansvaret for at sikre projektets dokumentation. Udvalgssager: Sekretæren for et udvalg, en arbejdsgruppe eller lignende er ansvarlig for at sikre dokumentationen af udvalgets arbejde. Det gøres ved at føre en sag, der som minimum rummer indkaldelser, dagsordner, bilag, referater samt udvalgets kommissorium og ajourførte medlemsoversigter. De enkelte emner, som udvalget behandler, hører derimod til på hver sin sag. Opbevaringssager: Forhold hvor der ikke foregår en egentlig sagsbehandling, men hvor det af praktiske grunde er fornuftigt at holde en række dokumenter samlet ét sted. Det kan f.eks. dreje sig om et medlemskab af en forening eller universitetssammenslutning, hvor AU modtager forskelligt materiale af orienterende karakter. I denne type sager vurderer sagsbehandleren selv hvilken grad af dokumentation, der er hensigtsmæssig Personale- og studentersager: Personalesager afspejler hele dokument flowet i en ansats ansættelses forløb. AU HR administererer personalesagerne efter interne fastsatte retningslinjer. Studieadministrationen har retningslinjer for studentersager.

6 6 ESDH-SYSTEMET CAPTIA HVAD SKAL JOURNALISERES? OG UNDER HVILKE BETINGELSER Adresselister Dagsordner, egne Altid Adsendte notater I det omfang det er en Dagsordner, indgående I det omfang det er en Arbejdsinstrukser, egne Arbejdsinstrukser, udgivet af andre E-post Fakturaer / I det omfang det er en Artikeludkast Ferielister Artikler Bankudtog Bekendtgørelser, egne Bekendtgøreser, udgivet af andre Følgesedler Girokontoudtog Høringsmateriale Indbetalinger og oversigter / Hvis selvstændigt elevant indhold Bidrag til publikationer Indsigelser Breve, afsendte I det omfang det er en Breve, indgående I det omfang det er en Instrukser, egne Instrukser, udgivet af andre Invitationer Brugervejledninger, egne Kasseforskudsanmodninger Brugervejledninger, udgivet af andre Budgetter, egne Bøger Checks Cirkulærer, egne Cirkulærer, udgivet af andre Kataloger Kontoudtog Kontrakter Kontraktudkast Kundeklager Kursusansøgninger Kursusbekræftelser

7 ESDH-SYSTEMET CAPTIA 7 Kursusbeviser Regnskaber Kvitteringer Regulativer, egne Love Regulativer, udgivet af andre Lykønskninger Regninger Lønningslister Regnskaber Lønoversigter Regulativer, egne Mødeindkalelse, indgående Mødeindkaldelse, udgående Mødereferater, indgående / / Hvis det bruges i sagsbehandlingen Hvis det bruges i sagsbehandlingen Regulativer, udgivet af andre Rejseafregninger Reklamer Rekvisitioner Mødereferater, udgående Rettelser til referater Notater Spørgeskema Organisationshåndbøger, egne Organisationshåndbøger, udgivet af andre Pjecer Presseklip Pressemeddelelser, egne Pressemeddelelser, udgivet af andre Statistiske indberetninger Takkeskrivelser Til orientering Tilbud Udbetalingslister Vejledninger, egne Vejledninger, udivet af andre / Kommer an på relevans Publikationer Raskmeldinger Refusionsanmodninger Virksomhedshåndbøger, egne Virksomhedshåndbøger, udgivet af andre Reglementer, egne Årsberetninger, egne Reglementer, udgivet af andre Regninger Årsberetninger, udiver andre Årsregnskab

8 Husk det er de enkelte afdelingers ansvar at journalisere. Har du brug for hjælp eller flere informationer, se eller kontakt Aarhus universitet AU HR Organisations udvikling Aarhus Jens universitet Baggesensvej 51 AU HR Organisations 8200 Aarhus Nudvikling Jens Baggesensvej Aarhus N Tlf.: Tlf.:

God behandling i det offentlige

God behandling i det offentlige Indledning Større kvalitet i den offentlige forvaltning God behandling i det offentlige - om god forvaltningsskik i stat og kommune I disse år er de offentlige ydelser og den offentlige sagsbehandling

Læs mere

August 2010. Handicapråd. Den gode praksis

August 2010. Handicapråd. Den gode praksis August 2010 Handicapråd Den gode praksis Handicapråd Den gode praksis Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Handicaprådets sammensætning og samarbejde... 4 Handicaprådets formål og opgaver... 4 Sektoransvar

Læs mere

HVORFOR HAR VI NOTATPLIGT? Der er tre hensyn bag bestemmelserne om notatpligt, der alle er med til at sikre borgernes retssikkerhed.

HVORFOR HAR VI NOTATPLIGT? Der er tre hensyn bag bestemmelserne om notatpligt, der alle er med til at sikre borgernes retssikkerhed. NOTATPLIGT Som medarbejdere i kommunen er vi omfattet af reglerne om notatpligt. Det betyder, at vi har pligt til at notere mundtlige oplysninger i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, vi efterfølgende

Læs mere

God kommunikation i Region Syddanmark. Skriv godt. Skriv klart, ligefremt og bliv forstået

God kommunikation i Region Syddanmark. Skriv godt. Skriv klart, ligefremt og bliv forstået God kommunikation i Region Syddanmark Skriv godt Skriv klart, ligefremt og bliv forstået Introduktion Region Syddanmark er en åben og dialogsøgende organisation. Det skal afspejle sig i vores skriftlige

Læs mere

Når dit barns sag skal behandles i Børn- og Ungeudvalget

Når dit barns sag skal behandles i Børn- og Ungeudvalget Denne folder er lavet til forældre med forældremyndigheden, der skal have deres barns sag behandlet i Børn- og Ungeudvalget. Folderen informerer om, hvad der konkret sker under og efter behandlingen, hvilke

Læs mere

Hvad må du sige? Udveksling af fortrolige oplysninger i forebyggende tværfagligt samarbejde om børn og unge

Hvad må du sige? Udveksling af fortrolige oplysninger i forebyggende tværfagligt samarbejde om børn og unge Hvad må du sige? Udveksling af fortrolige oplysninger i forebyggende tværfagligt samarbejde om børn og unge Hvad må du sige? September 2005 Socialministeriet J.nr. 32-15 Layout og sats: paprika Fotograf:

Læs mere

TJEKLISTE TIL OPSTART AF EN BYGGESAG

TJEKLISTE TIL OPSTART AF EN BYGGESAG TJEKLISTE TIL OPSTART AF EN BYGGESAG KORT OM FASEN I denne fase skal der skabes et grundigt fundament for at træffe de rigtige beslutninger for udviklingen i jeres afdeling. I skal også have planlægt og

Læs mere

til ulovlig praksis! Brug din ytringsfrihed

til ulovlig praksis! Brug din ytringsfrihed Sig nej 1 Brug din ytringsfrihed Kommunernes økonomi er under lup som aldrig før, og vi har set spareplaner, som ifølge juridiske eksperter er på kant med loven, fordi der formuleres så konkrete mål for

Læs mere

Sikkerhedsrepræsentant

Sikkerhedsrepræsentant Arbejdsmiljø F O A F A G O G A R B E J D E Sikkerhedsrepræsentant hvad så? Valgt som sikkerhedsrepræsentant hvad så? Dine kolleger har valgt dig til sikkerhedsrepræsentant for en 2-årig periode. FOA ønsker

Læs mere

Et tilbud der passer. Sammen kan vi give kroniske patienter et skræddersyet forløb

Et tilbud der passer. Sammen kan vi give kroniske patienter et skræddersyet forløb Et tilbud der passer Sammen kan vi give kroniske patienter et skræddersyet forløb Hospitalerne, kommunerne og de praktiserende læger i Region Hovedstaden, august 2009 Et tilbud der passer Flere lever med

Læs mere

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier

Læs mere

grunduddannelse som anklager

grunduddannelse som anklager 4 9 grunduddannelse som anklager 6 Indhold Indhold 2 Velkommen 3 Hvorfor grunduddannelse? 4 Læring hvad giver effekt? 7 Om uddannelsen 8 De enkelte moduler 10 Hjælp til dig 13 Dit ansvar og hvad du kan

Læs mere

TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER

TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER Reglerne om tavshedspligt og videregivelse af fortrolige oplysninger har stor praktisk betydning, da vi som medarbejdere i kommunen behandler mange personfølsomme

Læs mere

Hvilke opgaver har et menighedsråd og hvem gør hvad?

Hvilke opgaver har et menighedsråd og hvem gør hvad? Marts 2012 Hvilke opgaver har et menighedsråd og hvem gør hvad? En folder målrettet nuværende og kommende medlemmer i menighedsrådene i Herning Nordre og Søndre provstier. Hvilke opgaver har et menighedsråd

Læs mere

Kom godt fra start. - inklusion af børn med ADHD i folkeskolen. Dorthe Holm

Kom godt fra start. - inklusion af børn med ADHD i folkeskolen. Dorthe Holm Kom godt fra start - inklusion af børn med ADHD i folkeskolen Dorthe Holm Tekst: Dorthe Holm, pædagogisk vejleder, børnehaveklasseleder v/ Centerklasserne Højvangskolen, d.holm@pc.dk Udgivet af centerklasserne

Læs mere

VÆR MED. Spilleregler. for samarbejdet mellem frivillige og professionelle i Sociale Forhold og Beskæftigelse

VÆR MED. Spilleregler. for samarbejdet mellem frivillige og professionelle i Sociale Forhold og Beskæftigelse Spilleregler for samarbejdet mellem frivillige og professionelle i Sociale Forhold og Beskæftigelse VÆR MED bliv frivillig i Sociale Forhold og Beskæftigelse Spilleregler 1. Skab klare rammer 1.1 Ansatte

Læs mere

Det har du ret til. til forældre, hvis barn skal anbringes eller er anbragt

Det har du ret til. til forældre, hvis barn skal anbringes eller er anbragt Det har du ret til til forældre, hvis barn skal anbringes eller er anbragt 2 Til forældre Dit barn er anbragt eller skal anbringes Det er dit barn, det handler om Serviceloven beskriver reglerne for anbringelser

Læs mere

Vejledning om avanceret afhentning. i Digital Post på Virk.dk.

Vejledning om avanceret afhentning. i Digital Post på Virk.dk. Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på Virk.dk. Denne vejledning beskriver, hvordan virksomheder, foreninger m.v. med et CVR-nummer kan modtage Digital Post, herunder hvordan

Læs mere

God adfærd i det offentlige. Juni 2007

God adfærd i det offentlige. Juni 2007 God adfærd i det offentlige Juni 2007 God adfærd i det offentlige Juni 2007 Personalestyrelsen KL Danske Regioner God adfærd i det offentlige Udgivet Juni 2007 Udgivet af Personalestyrelsen, KL og Danske

Læs mere

Tips og vejledning vedrørende den tredelte prøve i AT, Nakskov Gymnasium og HF

Tips og vejledning vedrørende den tredelte prøve i AT, Nakskov Gymnasium og HF Tips og vejledning vedrørende den tredelte prøve i AT, Nakskov Gymnasium og HF Den afsluttende prøve i AT består af tre dele, synopsen, det mundtlige elevoplæg og dialogen med eksaminator og censor. De

Læs mere

BARN MED FYSISK ELLER PSYKISK HANDICAP

BARN MED FYSISK ELLER PSYKISK HANDICAP BØRN OG UNGE MED HANDICAP GUIDE TIL HJÆLP OG STØTTE FORÆLDRE TIL ET BARN MED FYSISK ELLER PSYKISK HANDICAP INDHOLD Forord... 3 HVEM KAN HJÆLPE JER? Kommunen... 5 Familievejlederordningen... 5 Kommunens

Læs mere

Web-håndbog om brugerinddragelse

Web-håndbog om brugerinddragelse Web-håndbog om brugerinddragelse Socialministeriet Finansministeriet www.moderniseringsprogram.dk Regeringen ønsker at skabe en åben og lydhør offentlig sektor. Ved at tage den enkelte med på råd skal

Læs mere

Opbygning af en sikkerhedsorganisation

Opbygning af en sikkerhedsorganisation Opbygning af en sikkerhedsorganisation Alle virksomheder uanset størrelse har, ifølge arbejdsmiljøloven, de samme arbejdsmiljøopgaver, og samarbejdet om opgaverne skal i alle virksomheder foregå mellem

Læs mere

At-VEJLEDNING. Arbejdspladsvurdering. At-vejledning D.1.1. Vejledning om at gennemføre og revidere arbejdspladsvurdering

At-VEJLEDNING. Arbejdspladsvurdering. At-vejledning D.1.1. Vejledning om at gennemføre og revidere arbejdspladsvurdering At-VEJLEDNING Arbejdspladsvurdering Vejledning om at gennemføre og revidere arbejdspladsvurdering At-vejledning D.1.1 Juli 2009 2. udgave 2010 Erstatter januar 2005 2 Hvad er en At-vejledning? At-vejledninger

Læs mere

Vejledning om sammenhængen. Post og e-boks til erhverv samt hvilke muligheder det giver for synkronisering

Vejledning om sammenhængen. Post og e-boks til erhverv samt hvilke muligheder det giver for synkronisering Vejledning om sammenhængen mellem Digital Post og e-boks til erhverv samt hvilke muligheder det giver for synkronisering Version: 1.0 Udarbejdet: Okt. 2013 Udarbejdet af: Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.

Læs mere

HÅNDBOG OM BARNETS REFORM BARNETS REFORM

HÅNDBOG OM BARNETS REFORM BARNETS REFORM HÅNDBOG OM BARNETS REFORM BARNETS REFORM HÅNDBOG OM BARNETS REFORM BARNETS REFORM Publikationen er udgivet af Servicestyrelsen Edisonsvej 18. 1. 5000 Odense C Tlf. 72 42 37 00 info@servicestyrelsen.dk

Læs mere

Vejledning om særlig støtte til børn og unge og deres familier

Vejledning om særlig støtte til børn og unge og deres familier Socialudvalget 2010-11 SOU alm. del Bilag 58 Offentligt Vejledning om særlig støtte til børn og unge og deres familier (Vejledning nr. 3 til serviceloven) 1. Denne vejledning erstatter Vejledning om særlig

Læs mere

ENLIG ELLER SAMLEVENDE?

ENLIG ELLER SAMLEVENDE? ENLIG ELLER SAMLEVENDE? Vejledning til enlige forsørgere, der modtager børnetilskud eller økonomisk fripladstilskud HVAD VIL DET SIGE AT VÆRE ENLIG SOM MOD- TAGER AF BØRNETILSKUD ELLER ØKONOMISK FRIPLADSTILSKUD?

Læs mere

Vejledning til Uddannelsesplan for elever i 9. klasse, der søger ind på ungdomsuddannelse mv.

Vejledning til Uddannelsesplan for elever i 9. klasse, der søger ind på ungdomsuddannelse mv. Vejledning til Uddannelsesplan for elever i 9. klasse, der søger ind på ungdomsuddannelse mv. Om uddannelsesplanen Uddannelsesplanen er din plan for fremtiden. Du skal bruge den til at finde ud af, hvad

Læs mere