Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder"

Transkript

1 Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier konvertering datamodel bevaringsstrategi offentligt arkiv

2 Læsevejledning: Alle myndigheder har pligt til at sikre, at arkivmæssige hensyn varetages. Denne vejledning henvender sig til kommunale myndigheder og har til formål at sikre, at de arkivmæssige forhold indgår i overvejelserne om såvel anskaffelse af nye IT-systemer som drift af eksisterende systemer. Vejledningen vil i den nærmeste fremtid specielt være nyttig i forbindelse med de overvejelser, der skal gøres i forhold til de IT-systemer, der skal anvendes i de nye, sammenlagte kommuner. Vejledningens målgruppe er bredt defineret, og den vil med fordel kunne læses af bl.a. juridiske medarbejdere med henblik på at sikre, at myndigheden lever op til gældende regler arkiv- og journalpersonale med henblik på at sikre, at der er den fornødne koordination mellem papirarkivet og de elektroniske arkivsystemer IT-medarbejdere der i takt med den teknologiske udvikling har fået ansvaret for en voksende del af myndighedens arkivalier, nemlig al den information, som findes i elektronisk form. 1. Indledning Når man hører ordet arkivalier, vil tankerne ofte gå i retning af læderindbundne protokoller og gamle dokumenter i støvede sagsomslag. Arkivalier er imidlertid meget andet og mere end det. I princippet kan man sige, at arkivalier er alle informationsbærende medier, der indeholder den information, som myndighederne opsamler i forbindelse med deres virksomhed. I vore dage findes mere og mere af denne information i forskellige ITsystemer. Et IT-system, hvor der i struktureret form opsamles oplysninger i forbindelse med myndighedernes virke, kaldes i arkivterminologi et elektronisk arkivsystem eller et e-arkivsystem. Et elektronisk arkivsystem er således ethvert system i forvaltningen, som indeholder elektronisk registrering af data, dokumenter eller sager i systematisk form registre, databaser, journaler og ESDH-systemer. Alle offentlige myndigheder i Danmark er omfattet af arkivloven. Arkivloven har til formål at sikre bevaringen af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. I tilknytning til arkivloven findes en arkivbekendtgørelse, som uddyber arkivloven, samt yderligere en række bekendtgørelser om f.eks. bevaring og kassation samt regler for aflevering af arkivalier, herunder regler for udarbejdelse af arkiveringsversioner af elektroniske arkivalier. Arkivbekendtgørelsen pålægger enhver myndighed at sikre, at arkivmæssige hensyn varetages. Varetagelsen af arkivmæssige hensyn indebærer, at de bevaringsværdige arkivalier opbevares således, at de efter aflevering til et offentligt arkiv kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål. Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 2

3 Når det gælder bevaring af data fra e-arkivsystemer er varetagelsen af arkivmæssige hensyn en mere aktiv proces, end når det gælder bevaring af arkivalier i papirform. Risikoen for datatab og teknologisk forældelse kræver, at der tidligt i et e-arkivsystems levetid må tages højde for sikringen af bevaringsværdige data. Det er den enkelte kommunes ansvar at sikre, at den har en bevaringsstrategi for samtlige e-arkivsystemer, der indeholder bevaringsværdige data. Hvis de bevaringsværdige data er omfattet af persondataloven, skal kommunen endvidere tage initiativ til, at der indgås en aftale med et offentligt arkiv om bl.a. tidspunktet for aflevering. Formålet med denne vejledning er at hjælpe kommunale myndigheder med at varetage arkivmæssige hensyn i forhold til de elektroniske arkivsystemer, så kommunerne kan opfylde arkivlovgivningens krav og sikre, at den bevaringsværdige information, som findes i elektronisk form, kan bevares for eftertiden. Vejledningen er tænkt som et redskab til, at kommunerne kan opstille en strategi for, hvordan e-arkivmæssige hensyn varetages. Vejledningen er udarbejdet af et udvalg bestående af repræsentanter fra Statens Arkiver, Stads- og Kommunearkivarerne, KL og ARF. 2. Overblik For at kommunen kan varetage e-arkivmæssige hensyn kræves dels, at kommunen skaffer sig et overblik over, hvilke elektroniske arkivsystemer, den har; dels, at kommunen ved fremtidige investeringer i nye systemer allerede ved anskaffelsen overvejer, om systemet indeholder bevaringsværdige data, og der derfor skal træffes særlige foranstaltninger til bevaring af data. En gennemgang af reglerne om bevaring og kassation i e-arkivsystemer findes i afsnit 5 i denne vejledning. Faktaboks: Elektroniske arkivsystemer Elektroniske arkivsystemer er en samlet betegnelse for systemer med elektronisk registrering af data i systematisk form (elektroniske registre (databaser)) systemer med elektronisk registrering af sager og dokumenter og arkivering af alle dokumenter på papir (elektroniske journalsystemer) systemer med elektronisk registrering af sager og dokumenter og arkivering af dokumenter både på papir og i elektronisk form (elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (EDH- og ESDH-systemer)) systemer med elektronisk registrering af sager og dokumenter og elektronisk arkivering af alle dokumenter (elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (EDH- og ESDH-systemer)) Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 3

4 Kortlægningen af hvilke elektroniske arkivsystemer (dvs. IT-systemer), der findes i kommunen, skal først og fremmest tjene to formål: 1. Kortlægningen skal skabe grundlaget for en vurdering af, hvilke data der skal bevares for eftertiden, og hvilke der kan slettes, når de ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Hvis kommunen har et kommunalt arkiv, bør kortlægningen ske i samarbejde med dette. 2. Kortlægningen skal identificere de systemer, hvor der ud fra arkivmæssige hensyn er særlige behov for at gennemgå rutiner, instrukser etc., f.eks. e-journaler og ESDHsystemer. Kortlægningen indebærer, at man indhenter de oplysninger, der er nødvendige for at afklare, hvilke systemer der skal bevares data fra, herunder først og fremmest hvad er formålet med systemet hvilke data findes i systemet Et skema, der kan anvendes til kortlægning, findes som bilag 1 til denne vejledning. Kortlægningen skal danne grundlag for en mere detaljeret gennemgang af de systemer, der anvendes, og skal give kommunen og det modtagende arkiv et fingerpeg om, hvilke systemers data der skal bevares og hvilke der kan kasseres, når de ikke længere er i administrativ brug i kommunen. Man skal være særligt opmærksom på de systemer, der bruges som søgemidler til sager. F.eks. skal man være meget opmærksom på, at der bør være en klar afgrænsning imellem det, der findes i elektronisk form og det, der evt. findes på papir. De forskellige muligheder: Type Søgemiddel Sager og dokumenter ESDH-system Elektronisk Elektronisk E-journal Elektronisk Papir Manuelt journalsystem Papir Papir Ofte vil der i ESDH-systemer være dokumenter, som findes på papir. Det kan være i orden, hvis der er en klar afgrænsning, f.eks. således, at store dokumenter (efter bestemte kriterier) ikke indscannes; eller således at det kun er sager og dokumenter fra bestemte kontorer eller forvaltningsområder, der findes i elektronisk form: Type Søgemiddel Sager og dokumenter ESDH-system Elektronisk Elektronisk + papir Hvis man har et sådant system, men uden en klar afgrænsning af, hvad der findes i elektronisk form og på papir, bør man så hurtigt som muligt sørge for at få defineret kriterierne for, hvad der findes i hhv. elektronisk form og på papir, og sikre, at lagringsformen bliver ens inden for de enkelte områder. Hvis man således beslutter, at en Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 4

5 bestemt forvaltnings sager skal findes elektronisk, bør alle sager og dokumenter fra og med et bestemt skæringstidspunkt findes elektronisk, mens alle sager og dokumenter fra før skæringstidspunktet findes komplet på papir. Den situation, hvor man på de enkelte områder har blandede sager, hvor nogle dokumenter findes på papir og andre i elektronisk form, giver store problemer både ved intern genfinding og i forhold til senere aflevering til offentligt arkiv og bør derfor undgås, jf. kravet om varetagelse af arkivmæssige hensyn. Faktaboks: Arkivmæssige hensyn Arkivmæssige hensyn er dels omtalt i arkivloven, dels i arkivbekendtgørelsen: Arkivloven: 8. Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på betryggende måde. Stk. 2. Myndighederne skal drage omsorg for, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver. Arkivbekendtgørelsen 1. Det påhviler enhver myndighed at sikre sig, at arkivmæssige hensyn varetages. Stk. 2 Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås 1) at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt 2) at der træffes forholdsregler til sikring af muligheden for, at kassation af ikkebevaringsværdige arkivalier kan foretages For nærmere anbefalinger vedr. indretning og drift af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer henvises til Vejledning til cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Vejledning findes endvidere i Arkivhåndbogen for statslige myndigheder. Reglerne i cirkulæret gælder lige som vejledningen i Arkivhåndbogen kun statslige myndigheder, men kan også med fordel bruges af kommunale myndigheder. 3: Hensyn ved anskaffelsen af elektroniske systemer Når kommunen anskaffer et nyt IT-system, bør det allerede inden anskaffelsen klarlægges, om systemet kommer til at indeholde data, der skal bevares iht. gældende bevaringsbestemmelser, jf. afsnit 5 om bevaring og kassation i e-arkivsystemer. En vejledende liste over IT-systemer, der indeholder data, der skal bevares eller kasseres, kan ses på Statens Arkivers hjemmeside. Kravet om varetagelse af arkivmæssige hensyn (jf. ovenfor) betyder, at bevaringsværdige data til stadighed skal være til stede i en form, så de kan anvendes til forskning i eftertiden, og herunder afleveres til offentligt arkiv. Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 5

6 En egentlig afleveringspligt gælder i første omgang kun hvis det drejer sig om elektronisk lagrede arkivalier, der er omfattet af persondataloven, men alle systemer, der indeholder bevaringsværdige data, skal bevares således, at data kan overføres til en systemuafhængig arkiveringsversion, senest når systemet lukkes eller går ud af administrativ brug. Traditionelt opfattes arkiver ofte som et sted, hvor man placerer gamle sager. Sager, der ikke længere er forvaltningsaktuelle. Arkivmæssige hensyn anses derfor ofte for at være noget, man først skal tage sig af, når sagerne skal i fjernarkiv. Med øget anvendelse af elektroniske systemer er dannelsen af arkiver imidlertid noget der sker i hele den administrative proces, idet myndigheden konstant skal sikre at dokumenterne lagres/arkiveres på betryggende vis. Arkivmæssige hensyn skal derfor allerede overvejes ved anskaffelsen af elektroniske systemer, der danner bevaringsværdige e-arkivalier. Overvejelserne om arkivmæssige hensyn bør medtages som systemkrav i kravspecifikationer, og der bør i den organisatoriske implementering af nye systemer, der indeholder bevaringsværdige data, tages højde for, at data på et tidspunkt skal overføres til en systemuafhængig arkiveringsversion. De arkivmæssige hensyn er forskellige ved anskaffelse af sektorbaserede fagsystemer og tværgående administrative e-systemer. Læs mere herom i afsnit 3.2 og 3.3 nedenfor. Der er dog en række grundlæggende hensyn, der skal tages, uafhængigt af hvilken type system, det drejer sig om. 3.1 De grundlæggende hensyn og anbefalinger Myndigheden skal ved enhver tilrettelæggelse af administrative/organisatoriske processer, der understøttes af IT, afklare: Hvor der dannes e-arkivalier, herunder hvor der fortsat arbejdes med kombinationer af konventionelle (papir-) arkiver samtidig med elektronisk håndtering af data dvs. fuldt elektronisk arkivering, elektronisk journalisering (arkiv på papir) og elektronisk journalisering med sager delvis på papir og delvis elektronisk. Anmeldelse til Datatilsynet af e-arkivsystemer, omfattet af Persondataloven Hvem der er arkivansvarlige - for hele myndigheden og for de enkelte e- arkivsystemer Konverteringsstrategi for de enkelte elektroniske systemer, fx hvordan/hvornår de konverteres (hvornår konverteres dokumenter til afleveringsformater, og hvornår produceres en systemuafhængig arkiveringsversion, jf. bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer) Afleverings- og sletningsstrategi, herunder hvordan den nødvendige dokumentation fremskaffes (procedure ikke kun i forhold til et system, men også i forhold til sektorer, forvaltninger) Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 6

7 Faktaboks: Dokumentation/generel information Iht. bilag 2 til bekendtgørelse nr. 342 skal enhver arkiveringsversion indeholde dokumenter med information om det elektroniske arkivsystems administrative funktion og systemets struktur og funktionalitet. Denne dokumentation betegnes generel information. Det modtagende arkiv fastlægger efter drøftelse med den afleverende myndighed, hvilke dokumenter der skal afleveres. Dokumenterne kan f.eks. være: 1. Administrativ beskrivelse af systemet Dvs. elektroniske dokumenter som kan belyse: Hvorfor systemet er blevet oprettet. Det kan være f.eks. lov, bekendtgørelse eller cirkulære. Hvordan systemet er blevet brugt. Det kan f.eks. være eksempel på skema (med vejledning), der indtastes i systemet, administrativ vejledning i brug af systemet, f.eks. journalvejledning eller instruks, eksempel på udskrift fra systemet fx standardbrev. 2. Systemdokumentation Dvs. elektroniske dokumenter som kan belyse systemets struktur og funktionalitet. F.eks.: Brugerhåndbog (kaldes også brugervejledning eller brugermanual), der giver et samlet overblik over systemet og dets funktioner og i detaljer beskriver, hvordan brugeren skal anvende systemet. Systemdiagrammer som f.eks. ER-diagrammer (Entitets- og relationsdiagrammer). Skærmbilleder (et udsnit af de væsentligste). Det anbefales, at kommunale myndigheder ved anskaffelsen og implementeringen af alle typer elektroniske systemer fokuserer på de arkivmæssige hensyn, herunder - for så vidt data i systemet skal bevares sikrer, at kravspecificeringen ved systemanskaffelsen som minimum indeholder: Sikring af systemuafhængig arkiveringsversion til aflevering, der overholder alle lagrings- og afleveringskrav i henhold til bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om systemuafhængige arkiveringsversioner af bevaringsværdige data Nærmere aftale om vilkår i forbindelse med aflevering, herunder betaling for udarbejdelsen af en systemuafhængig arkiveringsversion Den kommunale myndighed bør være opmærksom på, at en arkiveringsversion skal ledsages af en række informationer om arkivskaber, om systemets administrative funktion og anvendelse samt om systemets struktur og funktionalitet. Endvidere er der en række krav til fast opmærkning af felter i arkiveringsversionen, som fremgår af bekendtgørelse nr. 342 om systemuafhængige arkiveringsversioner af bevaringsværdige data. Hvis systemet ikke implementeres som en relationel database, bør den kommunale myndighed være opmærksom på, at dette kan medføre omkostningsforøgende vanskeligheder, når arkiveringsversionen skal produceres. Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 7

8 3.2. Specifikt for fagsystemer Ved specifikke fagsystemer, rettet til løsning af få opgavetyper i forhold til en bestemt målgruppe - og betjent af fagspecialister, skal man bl.a. overveje: Leverandørens anvendelse af fælles standarder (fællesoffentlige anbefalinger fra OIO-XML og krav fra Statens Arkiver) Hvor udbredt systemet er (enkeltkommunesystem eller fælleskommunalt system) o Fælleskommunale systemer med central opsamling af data (primært KMDsystemer) o Flere kommuner, der anvender samme fagsystem standardiseret, har mulighed for at koordinere krav ved anskaffelsen og ressourceindsats ved afleveringer til offentligt arkiv Problemstillingerne er størst for de fagsystemer der bruges enkeltkommunalt, idet fælleskommunale løsninger kan håndteres efter aftale med et offentligt arkiv som samlede afleveringer Specifikt for tværgående administrative systemer Her drejer det sig især om EDH- og ESDH-systemer, som indeholder data fra mange opgaveområder, og som bruges og betjenes af mange forskellige medarbejdergrupper og i forhold til bredere målgrupper. Overholdelsen af arkivmæssige hensyn stiller krav til: Registreringssystematik og registreringspraksis Instruks for at sikre datakvaliteten Kommunen kan ved anskaffelse af ESDH-systemer finde nyttig inspiration i Vejledning til cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Reglerne i cirkulæret gælder kun statslige myndigheder, men kan også med fordel bruges af kommunale myndigheder. Kommunen bør endvidere i forbindelse med anskaffelsen forholde sig til fællesoffentlige standardiseringsinitiativer, jf. nedenfor. Bemærk, at en del af det, der påpeges i dette afsnit om arkivmæssige hensyn i forbindelse med anskaffelse og implementering af elektroniske systemer, er problemstillinger i en overgangsfase. Fælles offentlige standardiseringsinitiativer som FESD og OIO forventes, sammen med Statens Arkivers afleveringskrav, at medvirke til en fremtidig systemudvikling, der håndterer store dele af det forberedende arbejde til varetagelse af arkivmæssige hensyn. Faktaboks: FESD og OIO FESD-projektet: Fællesoffentligt Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering udspringer af, at den offentlige sektor varetager mange opgaver, hvor der indgår store mængder sager og dokumenter ofte i relativt komplicerede arbejdsgange. Derfor er der behov for at indføre og vedligeholde systemer, der kan gøre det muligt at håndtere de mange sager og dokumenter på en sikker og effektiv måde. Projektets idé er, at den offentlige sektor går sammen om at skabe det bedst mulige grundlag for løsninger på området for elektronisk sags- og dokumenthåndering, ESDH. Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 8

9 Projektet gennemføres i partnerskab med 11 offentlige organisationer, de såkaldte særtog, der høster de første erfaringer med de valgte systemer og procedurer. Et af formålene med projektet er at understøtte en hurtig udbredelse af velfungerende ESDH-systemer i den offentlige sektor - og dermed medvirke til en vellykket digitalisering af den offentlige forvaltning. FESD fremmer på den måde den overordnede vision for Projekt Digital Forvaltning: At bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgere og virksomheder er i centrum Kilde: OIO står for Offentlig Information Online. OIO.dk er en portal for alle der beskæftiger sig med digital forvaltning og implementering af it i den offentlige sektor samt effektivisering af den offentlige kommunikation. På OIO.dk findes en række værktøjer der er med til at sikre grundlaget for og sammenhængen i den offentlige sektors brug af it. Formålet med OIO.dk er primært at samle formidlingen af de mange initiativer og aktiviteter, der vedrører såvel de tekniske aspekter ved digital forvaltning og elektronisk betjening af borgere og virksomheder som de kommunikationsmæssige. OIO sætter fokus på at skabe bedre sammenhæng i den offentlige information og service på nettet. OIO handler med andre ord om digital forvaltning og elektronisk service over for borgere og virksomheder. Men den primære målgruppe for OIO.dk er imidlertid alle de personer i offentlige myndigheder og institutioner og private virksomheder, som arbejder med at udvikle og implementere digital forvaltning og elektronisk service eller beskæftiger sig med offentlig kommunikation. OIO udspringer af det Koordinerende Informationsudvalg (KIU) og er etableret og redigeres i samarbejde mellem stat, amter og kommuner. Kilde: 4 Anvendelse af elektroniske arkivsystemer Forskellen på elektronisk lagring og elektronisk arkivering De kommunale myndigheder skal være opmærksom på, at der er forskel på elektronisk lagring og elektronisk arkivering. Selvom e-post og dokumenter er dannet elektronisk og lagret elektronisk i filer på computeren, serveren eller internettet eller intranettet, er der ikke automatisk tale om elektronisk arkivering. Dokumenter der er lagret i forskellige tekstbehandlingsprogrammer, regneark og lign. er systemafhængige, dvs. at de kun kan læses, hvis man har både den rigtige hardware og software til sin disposition. Det er de offentlige arkivers opgave at sikre, at arkivalierne også er læsbare i fremtiden. Forudsætningen for at bevaringsværdige arkivalier kan afleveres til et offentligt arkiv er derfor, at data konverteres til en systemuafhængig arkiveringsversion. (Jf. kap 6: Aflevering af e-arkivalier) Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 9

10 Det er de kommunale myndigheders ansvar at sikre, at bevaringsværdige elektroniske arkivalier placeres i elektroniske arkivsystemer, der er sikret bevaring. Forvaltningsarkivets anvendelighed som historisk arkiv Et godt og velfungerende forvaltningsarkiv vil automatisk resultere i et godt historisk arkiv. Der skal således ikke tages særlige hensyn til indholdet af det historiske arkiv i arkivdannelsesfasen. Den kvalitetssikring af den daglige anvendelse af det elektroniske arkivsystem, der bør ske af hensyn til forvaltningsarkivet anvendelighed, vil ligeledes sikre systemets historiske anvendelighed. Forvaltningslovgivningens krav M.t.h. EDH og ESDH-systemer skal den kommunale myndighed være opmærksom på, at forvaltningslovgivningen kræver, at offentlige myndigheders arkivsystemer er indrettet på en måde, som sikrer præcis og fyldestgørende fremfinding af sagligt sammenhørende dokumenter. Anvendelsen af et traditionelt sagsbegreb og en journalplan er én måde at sikre sammenhængen mellem de dokumenter, der dokumenterer et forvaltningsmæssigt hændelsesforløb. Den funktion i systemet, der sikrer sammenholdelses af sagligt sammenhørende dokumenter, skal kunne overføres til en arkiveringsversion, der er baseret på en relationel databasemodel. Instruks for anvendelsen af systemet For at sikre at systemet bliver brugt på en ensartet måde, og at datakvaliteten bliver så høj som muligt, bør der udarbejdes en instruks. Instruksen bør indeholde følgende emner: A. fremfindingssystemet (f. eks. journalplan eller emneplan) 1) en beskrivelse af fremfindingssystemet 2) regler for vedligeholdelse af fremfindingssystemet, herunder fastlæggelse af hvem der har ansvaret for vedligeholdelsen af fremfindingssystemet B. procedure for registrering 1) hvilke oplysninger skal registreres om dokumenter og evt. sager 2) hvordan er proceduren for registrering, herunder hvem har ansvaret for registreringen og evt. kontrol af registreringen C. beskrivelse af skanningsprocedure 1) hvem har ansvaret for skanningen og evt. kontrol af skanningen 2) hvad skal ikke skannes 3) retningslinjer for farvedokumenter m.v. Når der skal laves en arkiveringsversion, skal alle dokumenter konverteres til TIFF. Hvis der er betydningsbærende farver/gråtoner, skal dokumentet også indgå i arkiveringsversionen med farver/gråtoner. Hvis farver/gråtoner ikke har betydning for forståelsen af dokumentets indhold, må de gerne indgå i arkiveringsversionen i sort/hvid. Det kan få meget stor betydning for størrelsen af de dokumenter, der skal afleveres til arkiv, om de kan afleveres i sort/hvid eller ej. Det anbefales derfor stærkt, at der opstilles procedurer for, hvordan dokumenter med Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 10

11 betydningsbærende farver/gråtoner kan identificeres i forbindelse med udarbejdelsen af en arkiveringsversion. D. beskrivelse af procedure for registrering og arkivering af dokumenter, som ikke skannes eller kun skannes delvist. 1) hvordan registrerer man dokumenter, som kun findes på papir 2) hvordan registrerer man dokumenter, som delvist findes på papir 3) hvor og hvordan arkiveres dokumenter, der ikke skannes Det bemærkes, at dokumenter der er skannet til et EDH- eller ESDH-system, kan kasseres, når der ikke længere er et administrativt eller retligt behov for bevaring. Det vil dog ofte være hensigtsmæssigt at gemme indskannede dokumenter i en nærmere defineret periode, f.eks. indtil der er foretaget en kvalitetskontrol af indskanningen. E. beskrivelse af hvilke dokumentformater (fx Word-dokumenter, RTF, TIFF m.v.), der arkiveres i systemet samt procedure for konvertering af dokumenter til arkiveringsversionens dokumentformat. Den kommunale myndighed skal være opmærksom på, at der i systemer med elektronisk arkivering kan være fare for, at der sker datatab og dataforvanskning af såvel dokumenternes udseende som indhold. For det første kan det skabe tvivl om kommunens forvaltning. For det andet kan det betyde, at der ikke kan genereres en fyldestgørende arkiveringsversion i det dokumentformat, som er tilladt ved aflevering til et offentligt arkiv. Se mere om forholdsregler mod datatab og dataforvanskning i Vejledning til cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer, s. 13f. Afgrænsning mellem papirarkivering og elektronisk arkivering Det anbefales, at den kommunale myndighed sikrer en klar emnemæssig og organisatorisk afgrænsning mellem de områder, hvor der anvendes papirarkivering, og de områder, hvor der anvendes elektronisk arkivering. Inden for et sagsområde med papirarkivering bør alle dokumenter være arkiveret på papir. Inden for et sagsområde med elektronisk arkivering bør alle dokumenter være arkiveret elektronisk. Ved overgang til elektronisk arkivering bør man derfor på en given dato holde op med at lægge papirdokumenter ind i de gamle papirsager. Kun dokumenter, som af tekniske grunde ikke lader sig indskanne, bør herefter arkiveres på papir. Periodeskift Det anbefales at elektroniske journalsystemer, EDH- og ESDH-systemer opdeles i arkivperioder. En arkivperiode er typisk på ca. 5 år, men man kan også vælge f.eks. 4- årige perioder, så det svarer til kommunernes valgperioder. De indlysende fordele ved periodeskift er, at et periodeskift gør det muligt: Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 11

12 entydigt at arkivere og senere slette data, som ikke er i administrativ brug. Herved bliver det muligt at sikre overholdes af persondatalovens sletningsfrister, reducere udgifterne til lagring af elektroniske data og i nogle tilfælde gør søgninger hurtigere. entydigt at arkivere og senere kassere eller aflevere papirdokumenter- og sager, som ikke er i administrativ brug. at undgå "evighedssager" (og dernmed overholde intentionen i arkivlovens tilgængelighedsfrister) at revidere registreringssystematikken Et periodeskift uden overlapningssperiode i et arkivsystem med elektronisk arkivering indebærer, at man på en fastlagt dato: Lukker registreringsdelen af systemet Ophører med at knytte dokumenter til sagsregistreringerne i systemet Opretter en ny tom registreringsdel for den nye periode Opretter nye sagsregistreringer i registreringsdelen af systemet til de sager der skal videreføres Opretter alle nye sager i den nye registreringsdel Knytter alle nye dokumenter til sagsregistreringer i den nye version Et periodeskift med overlapningssperiode i et elektronisk arkivsystem med elektronisk arkivering indebærer, at man på en fastlagt dato: Opretter en ny tom registreringsdel for den nye periode Ophører med oprettelsen af nye sagsregistreringer i den gamle registreringsdel af systemet Fortsat registrerer nye dokumenter til verserende sager i den gamle registreringsdel, og knytter dokumenterne til de gamle sagsregistreringer Opretter alle nye sager i den nye registreringsdel Registrerer dokumenter til nye sager i den nye registreringsdel Ved overlapningsperiodens afslutning genoprettes alle verserende sager i den nye registreringsdel 5 Bevaring og kassation Hvad skal bevares? Det er rigsarkivaren der fastsætter, hvilke elektroniske arkivalier der skal bevares. Rigsarkivarens afgørelser vedr. bevaring og kassation i elektroniske arkivsystemer udmøntes i bekendtgørelser. Kommunalbestyrelsen eller dermed sidestillede organer kan træffe afgørelse om, at arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af kommunale myndigheder, bevares i videre omfang end fastsat af rigsarkivaren. Det betyder, at den enkelte kommune skal være opmærksom på, at der ud over de nedenfor nævnte bekendtgørelser kan være beslutninger om særlig kommunal bevaring. Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 12

13 Statens Arkiver fører tilsyn med de kommunale myndigheders bevaringspligt, herunder at bevaringen af data sker på en sådan måde, at der kan ske aflevering til et offentligt arkiv i henhold til reglerne herom i bekendtgørelse nr. 342 (afleveringsbekendtgørelsen). Hvor en kommune har oprettet en arkivinstitution, tilrettelægger Statens Arkiver tilsynet i samråd med vedkommende kommunale arkiv. Det skal understreges, at det er tale om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer og ikke bevaring af softwaren eller programmellet. Primærkommunerne og kommunale fællesskaber For primærkommunernes og de kommunale fællesskabers vedkommende er bestemmelser om bevaring og kassation fastsat i bekendtgørelse nr af 28. september Bekendtgørelsen omfatter både papirarkivalier og e-arkivalier. Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune For Københavns og Frederiksberg kommuner er bestemmelser om bevaring og kassation af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger fastsat i bekendtgørelse nr. 330 af 29. april Bekendtgørelsen omfatter kun elektroniske arkivsystemer med personoplysninger. Bestemmelser om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer, der ikke indeholder personoplysninger, er p.t. ikke udmøntet i en bekendtgørelse. Bornholms Regionskommune For Bornholms Regionskommune er bestemmelser om bevaring og kassation af data fra elektroniske arkivsystemer med personoplysninger fastsat i bekendtgørelse nr. 331 af 29. april Bekendtgørelsen omfatter kun elektroniske arkivsystemer med personoplysninger. Bestemmelser om bevaring af data fra elektroniske arkivsystemer, der ikke indeholder personoplysninger, er p.t. ikke udmøntet i en bekendtgørelse. Amtskommuner For amtskommunernes vedkommende er bestemmelser om bevaring og kassation fastsat i bekendtgørelse nr. 575 af 16. juni Bekendtgørelsen omfatter både papirarkivalier og e-arkivalier. Bemærk, at for Københavns og Frederiksberg kommuner samt amtskommunerne er bestemmelserne udformet som bevarings- og kassationsbestemmelser. Det vil sige, at data i systemer, der ikke specifikt er nævnt som systemer, der må kasseres, ikke må slettes, før der er indhentet en kassationsbemyndigelse fra Statens Arkiver. For primærkommunerne og Bornholms regionskommune er der lavet rene bevaringsbestemmelser. Det vil sige, at data i systemer, der ikke specifikt er nævnt som bevaringsværdige, må kasseres, når der ikke længere er retlige eller administrative grunde til at bevare dem. Statens Arkiver Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder 13

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.

Læs mere

Lovgivning, arkivet som myndighed

Lovgivning, arkivet som myndighed Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion

Læs mere

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Vejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune

Vejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune Vejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune Kµbenhavns Stadsarkiv november 2004 INDHOLDSFORTEGNELSE

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret

Læs mere

Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013

Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Juni 2013 SOA bevaring @ instruks dokument Indledning Formålet med denne vejledning er at forklare

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring

Læs mere

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.

Læs mere

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne. KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller

Læs mere

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte

Læs mere

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg

Læs mere

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital

Læs mere

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING

Læs mere

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner. Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra

Læs mere

Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering

Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering 55 Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering Anmeldelse af elektroniske arkivsystemer Alle myndigheder har ifølge arkivbekendtgørelsen pligt til at anvende et arkivsystem til sikring

Læs mere

Afleveringsbestemmelse for Kingo

Afleveringsbestemmelse for Kingo Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed

Læs mere

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands

Læs mere

Håndter adgang til arkivalier

Håndter adgang til arkivalier Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag

Læs mere

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers

Læs mere

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE. -Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,

Læs mere

Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier

Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Dette dokument beskriver Rigsarkivets strategi for modtagelse og bevaring af digitalt skabte arkivalier. Ved digitalt skabte arkivalier forstås upubliceret

Læs mere

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,

Læs mere

Arkivhåndbog for statslige myndigheder. Fra informationer til arkivalier

Arkivhåndbog for statslige myndigheder. Fra informationer til arkivalier Arkivhåndbog for statslige myndigheder Fra informationer til arkivalier Udgiver: Statens Arkiver ISBN 87-7479-217-0 Redaktion: Lars Martin Petersen, Kirsten Villadsen Statens Arkiver Kristmar og Mette

Læs mere

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller

Læs mere

Bekendtgørelse af arkivloven

Bekendtgørelse af arkivloven Bekendtgørelse af arkivloven Herved bekendtgøres lov nr. 1050 af 17. december 2002 med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 563 af 24. juni 2005 og lov nr. 532 af 6. juni 2007. Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde

Læs mere

Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt

Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling Udvalget for Videnskab og Teknologi Folketinget Christiansborg

Læs mere

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring

Læs mere

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...

Læs mere

Arkivmæssige hensyn - generelt

Arkivmæssige hensyn - generelt Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg

Læs mere

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer: Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1

Læs mere

Ringsted kommunes arkivalier

Ringsted kommunes arkivalier Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem

Læs mere

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivet, april 2015 Indledning... 2 1. Status på antal besvarelser... 3 2. Typer af interessenter... 4 3. Baggrund for kontakt

Læs mere

Leverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1

Leverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1 Leverandørmøde Rigsarkivet 10. november 2016 Leverandørmøde 1 Leverandørmøde 10. november 2016 1. Velkomst og orientering fra Rigsarkivet Herunder ny strategi 2. Tilsyn med kvalitetssikring i statslige

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003

Læs mere

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner

Læs mere

Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet

Læs mere

DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG

DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder.

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning

Læs mere

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition

Læs mere

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Statens Arkiver og Kommunernes Landsforening 2005 Version 1.0 DocuLive KMD Sag KOM*IT Navision MADS Vejman Win PPR DSI Sund Vejledende kassationsliste

Læs mere

Brugermanual SOFIA 2.1 Til brugere på læsesalen. Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier august 2015

Brugermanual SOFIA 2.1 Til brugere på læsesalen. Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier august 2015 Brugermanual SOFIA 2.1 Til brugere på læsesalen Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier august 2015 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING 3 1.1 Log in 4 2. SOFIAS OPBYGNING 5 2.1 Menupunkter

Læs mere

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105

Læs mere

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning

Læs mere

Skatteministeriet - Digitale arkiver. Peter Hansen, 13. maj 2014

Skatteministeriet - Digitale arkiver. Peter Hansen, 13. maj 2014 Skatteministeriet - Digitale arkiver Peter Hansen, 13. maj 2014 ESDH i Skatteministeriet Skatteministeriet gennemførte i 2012 et stort konsolideringsprojekt, hvor en række ESDH-systemer blev samlet i én

Læs mere

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Indledning Statens Arkiver igangsatte i november 2012 et tilsyn med de statslige myndigheders arkivdannelse. Tilsynet blev

Læs mere

Sikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015

Sikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet

Læs mere

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2015 Indholdsfortegnelse 1. Forord...4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv...5 3. Hvad er arkivalier?...5 4. Hvem gælder instruksen for?...6 5.

Læs mere

Afrapportering af det kommunale tilsyn

Afrapportering af det kommunale tilsyn Afrapportering af det kommunale tilsyn 2015 14-09-2016 1 Formål med tilsyn 2015 At følge op på tidligere tilsyn og afklare: 1. Om alle relevante it-systemer bliver arkiveret 2. Hvilke papirarkivalier der

Læs mere

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune Notat Til: edag arbejdsgruppen Kopi til: Fra: IT- Dato: 28.04.2003 Vedr.: edag i Aalborg Kommune Mandag d. 1. september 2003 er fastsat som edag for alle offentlige myndigheder. edag er aftalt mellem regeringen,

Læs mere

hos statslige myndigheder

hos statslige myndigheder IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 2300 København S Sendt til: itu@itu.dk 25. juni 2015 Udtalelse til anmeldelsen Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder Datatilsynet

Læs mere

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf

Læs mere

Udvalget for Videnskab og Teknologi B 103 - Svar på Spørgsmål 1 Offentligt

Udvalget for Videnskab og Teknologi B 103 - Svar på Spørgsmål 1 Offentligt Udvalget for Videnskab og Teknologi B 103 - Svar på Spørgsmål 1 Offentligt Bilag 1 Vurdering af økonomiske konsekvenser af beslutningsforslag B 103 1. Indhold i beslutningsforslag B 103 Det overordnede

Læs mere

Databehandlerinstruks

Databehandlerinstruks 1. Databehandleren handler alene efter instruks af den dataansvarlige. 2. Databehandleren forpligter sig til, til enhver tid at overholde lovgivningsmæssige krav samt denne databehandlerinstruks. 3. Databehandleren

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Moduler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden.

Moduler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden. KOMDA KOMDA er et arkivsamarbejde mellem Aalborg Stadsarkiv og en række kommunale arkiver om håndtering af digitale arkivalier. KOMDA sikrer opbevaring af digitale arkivalier for de deltagende arkiver

Læs mere

Handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver August 2014

Handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver August 2014 Handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver August 2014 1. Indledning I henhold til Statens Arkivers rammeaftale med Kulturministeriet skal der i

Læs mere

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler Blankettype: Advarselsregister Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Anmeldelse af behandlinger af oplysninger der foretages for en privat dataansvarlig, og som sker med henblik på at advare andre

Læs mere

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål NOTAT Stadsarkivet for Frederikssund Kommune 10. januar 2012 Årsberetning 2011 Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål Stadsarkivet for Frederikssund Kommune (SFK) arbejder for at sikre bevaringen af arkivalier,

Læs mere

Det er et krav, at skannings-løsningen kan integreres til ESDH-løsningen & det digitale arkiv, så de kan modtage de indskannede dokumenter.

Det er et krav, at skannings-løsningen kan integreres til ESDH-løsningen & det digitale arkiv, så de kan modtage de indskannede dokumenter. Bilag 1 specifikation I det følgende opstilles krav til samlet skanningsløsning. Det forudsættes at leverandørens tilbud indeholder såvel skannere, OCR funktionalitet, samt software til efterbehandling

Læs mere

Side 1 af 17 PS97-2CRD-E2K6 Distributionsform Email Papir Brevfletning Email cla@sa.dk Kunde Christian Larsen PS97-2CRD-E2K6 Velkommen til spørgeskemaundersøgelsen i forbindelse med Rigsarkivets tilsyn

Læs mere

Arkivinstruks for Thisted Kommune. revideret juni 2016

Arkivinstruks for Thisted Kommune. revideret juni 2016 Arkivinstruks for Thisted Kommune revideret juni 2016 Arkivinstruks for Thisted Kommune Generelle retningslinjer for arkivering og journalisering. Revideret juni 2016. Forord Arkivinstruksen er udarbejdet

Læs mere

Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver. Marts 2012 @ 1

Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver. Marts 2012 @ 1 Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver Marts 2012 0 @ 1 0 1 Indholdsfortegnelse 1. VEDLIGEHOLDELSE OG AFLEVERING AF DOKUMENTARKIVER...4 A. VEDLIGEHOLDELSE OG BEST PRACTISE...4

Læs mere

Digital Signatur Juridiske aspekter. IT- og Telestyrelsen December 2002

Digital Signatur Juridiske aspekter. IT- og Telestyrelsen December 2002 Digital Signatur IT- og Telestyrelsen December 2002 Resumé Borgernes retsstilling forringes ikke ved, at en aftale indgås elektronisk og signeres digitalt aftaler indgået elektronisk har samme gyldighed

Læs mere

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut

Læs mere

It-sikkerhedstekst ST8

It-sikkerhedstekst ST8 It-sikkerhedstekst ST8 Logning til brug ved efterforskning af autoriserede brugeres anvendelser af data Denne tekst må kopieres i sin helhed med kildeangivelse. Dokumentnavn: ST8 Version 1 Maj 2015 Logning

Læs mere

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse

Læs mere

Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering

Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering Rigsarkivet 9. december 2016 Rigsarkivet, j.nr. 16/03636 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 2 Sammenfatning og anbefalinger 2.1 Sammenfatning 2.2 Anbefalinger

Læs mere

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler Blankettype: Stillingsbesættende virksomhed Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Anmeldelse af behandlinger af oplysninger der foretages for en privat dataansvarlig, og som sker med henblik på erhvervsmæssig

Læs mere

Høringssvar vedrørende forslag til lov om ændring af lov om aktie- og anpartsselskaber og forskellige love (Obligatorisk digital kommunikation)

Høringssvar vedrørende forslag til lov om ændring af lov om aktie- og anpartsselskaber og forskellige love (Obligatorisk digital kommunikation) Erhvervs- og Vækstministeriet Slotsholmsgade 10-12 1216 København K Sendt til: om2@evm.dk Høringssvar vedrørende forslag til lov om ændring af lov om aktie- og anpartsselskaber og forskellige love (Obligatorisk

Læs mere

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler Blankettype: Privat virksomhed Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Anmeldelse af behandlinger af oplysninger om rent private forhold der foreta- ges for en privat dataansvarlig. Felter markeret

Læs mere

Status for bevaring af elektroniske arkivalier i Statens Arkiver

Status for bevaring af elektroniske arkivalier i Statens Arkiver Statens Arkiver Statens Arkivers IT-afdeling Status for bevaring af elektroniske arkivalier i Statens Arkiver Notat udarbejdet til Kulturministeriets udvalg vedr. bevaring af den digitale kulturarv. Sektionsleder

Læs mere

Notat. Indholdsfortegnelse. Statens Arkiver. Ang.: Statens Arkivers terminologi for digital bevaring, v. 18 Til: BK-Afdelingen Fra: ALT

Notat. Indholdsfortegnelse. Statens Arkiver. Ang.: Statens Arkivers terminologi for digital bevaring, v. 18 Til: BK-Afdelingen Fra: ALT TU1.UT TUFormålUT TU2.UT TUBeskrivelseUT Statens Arkiver Notat Ang.: Statens Arkivers terminologi for digital bevaring, v. 18 Til: BK-Afdelingen Fra: ALT Dato: 04.10.2010 Sagsnr.: 2008-007379 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler

Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 994 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra sygehuse

Læs mere

Databehandleraftale Bilag 8 til Contract regarding procurement of LMS INDHOLD

Databehandleraftale Bilag 8 til Contract regarding procurement of LMS INDHOLD INDHOLD INDHOLD... 1 1. Baggrund... 2 2. Definitioner... 2 3. Behandling af personoplysninger... 3 4. Behandlinger uden instruks... 3 5. Sikkerhedsforanstaltninger... 3 6. Underdatabehandling... 4 7. Overførsel

Læs mere

Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2

Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2 Enhed CPR Sagsbehandler GK Sagsnr. 2014-9799 Doknr. 227177 Dato 30. april 2015 Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2 Særlig adressebeskyttelse til personer, som udsættes for trusler

Læs mere

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf

Læs mere

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. februar 2014 kl. 10-13.30 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef

Læs mere

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos pastoraterne 2003 Indledning Statens Arkivers generelle kassationsbekendtgørelse Dette er en vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelser

Læs mere

ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune

ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Vejledning om bevaring og kassation i områder, institutioner og for fælleskommunale samarbejder Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, marts 2008 Arkivinstruks

Læs mere

KM:> målepunkter i. KMD Arkivering. Beskrivelse af udvalgte A.(1. \j\ \",Ú'-- 1Q OZ'; ßeskrivelse af 1Tl.)I~punkler i Kr-m Arkivcnn~J.

KM:> målepunkter i. KMD Arkivering. Beskrivelse af udvalgte A.(1. \j\ \,Ú'-- 1Q OZ'; ßeskrivelse af 1Tl.)I~punkler i Kr-m Arkivcnn~J. KM:> A.(1 1Q OZ'; Beskrivelse af udvalgte målepunkter i KMD Arkivering Û KMO Operatioll Quality Center ßeskrivelse af 1Tl.)I~punkler i Krm Arkivcnn~J Side 1 af 6 \",Ú' \j\ ~ ßeskrivelse, i, Dokumentnavn:

Læs mere

Databehandleraftale vedrørende brug af. WinPLC og relaterede services. Version 1.0 d. 1. november Parterne. Kundenr.:

Databehandleraftale vedrørende brug af. WinPLC og relaterede services. Version 1.0 d. 1. november Parterne. Kundenr.: Databehandleraftale vedrørende brug af WinPLC og relaterede services Version 1.0 d. 1. november 2015 Parterne Kundenr.: Klinikkens navn og adresse (evt. stempel) (herefter den Dataansvarlige) og (herefter

Læs mere

Den danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark

Den danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark VOLUM 5 2014 http://dx.doi.org/10.7577/ta.1077 FAGARTIKKEL Christian Larsen Den danske kommunal- og strukturreform 2007 Rigsarkivets erfaringer fra kommunesammenlægningen i Danmark Det kommunale landskab

Læs mere

Høringspartnere. Digitaliseringsstyrelsen uddyber nedenfor formål, indhold og konsekvenser af at indføre Persondataloven i Grønland.

Høringspartnere. Digitaliseringsstyrelsen uddyber nedenfor formål, indhold og konsekvenser af at indføre Persondataloven i Grønland. Naalakkersuisut Government of Greenland Digitaliseringsstyrelsen Høringspartnere Supplerende høringsmateriale om Kongelig Anordning af Persondataloven Digitaliseringsstyrelsen uddyber nedenfor formål,

Læs mere

Overordnet beskrivelse af projektet, herunder ændringer ifht oprindelig projektbeskrivelse

Overordnet beskrivelse af projektet, herunder ændringer ifht oprindelig projektbeskrivelse Deff Status på projektet 30. oktober 2015 Automatisk indhentning af oplysninger om statslige myndigheders digitale publikationer Overordnet beskrivelse af projektet, herunder ændringer ifht oprindelig

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt Side 1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler

Oplysningerne opbevares hos den dataansvarlige og/eller Oplysningerne opbevares hos databehandler Blankettype: Kreditoplysning Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Anmeldelse af behandlinger af oplysninger der foretages for en privat dataansvarlig, og som sker med henblik på erhvervsmæssig videregivelse

Læs mere

Kort og godt om test af arkiveringsversioner

Kort og godt om test af arkiveringsversioner Kort og godt om test af arkiveringsversioner Data og dokumenter fra den offentlige forvaltnings it-systemer, som skal bevares for eftertiden, skal afleveres til arkiv i form af arkiveringsversioner. Arkiveringsversioner

Læs mere

Vejledning om kvalitetssikring i it-systemer

Vejledning om kvalitetssikring i it-systemer Vejledning om kvalitetssikring i it-systemer - Rigsarkivets minimumskrav og anbefalinger Rigsarkivet, marts 2016 Indledning Ordet kvalitet bruges i forskellige sammenhænge og kan have mange betydninger.

Læs mere