NAIA Mini manual. Rejsende / Rejsearrangør / Profiladministrator

Transkript

1 NAIA Mini manual Rejsende / Rejsearrangør / Profiladministrator Aqqusinersuaq 3-5 Box Nuuk Telefon Vagt telefon (efter 16:00) Systemsupport: Booking support: Telefon: Telefon: Mail: support@grb.gl Mail: erhverv@grb.gl

2 Indholdsfortegnelse Intro... 3 Skærmbillede ved login... 4 Arranger en rejse for en registreret passager... 5 Søg efter en registreret passager... 5 Booking af billet... 6 Tur/retur, Enkelt eller flere destinationer... 6 Rejsetidspunkt tidsvindue... 6 Antal rejsende... 6 Vælg rejsen billigst først... 6 Skærmbillede ved søgning på strækning og info... 7 Dit køb, pris og info... 8 Valg af plads og acceptering... 9 Bemærkninger til Grønlands Rejsebureau Bekræftelse af rejse Rejseplan og at sende rejseplanen Oprettelse og profil håndtering Guiden opret bruger.12 Vælg roller til profilen..13 Ændring af bruger..14 Guiden ændre bruger Om NAIA 17 Spørgesmål og svar 18 2

3 Navnet på Grønlands Rejsebureau s online portal NAIA er en forkortelse af: Nunatta Angalatitsiviata Inniminniisarfia Angalasussanut. Få endnu flere fordele Ved at bruge online portalen NAIA får din virksomhed og ansatte adgang til markedets mest effektive og moderne booking portal. Du kan let planlægge, bestille og købe rejseydelser indenfor virksomhedens regelsæt og rejsepolitikker. NAIA giver dig 24-timers adgang til Samtlige Air Greenlands ruter 400 internationale flyselskaber Mere end hoteller 30 biludlejningsselskaber i 190 lande Afregn som du vil Det er nemt at holde styr på virksomhedens rejseforbrug med NAIA og afregningen er fleksibel. Vælg selv om du vil afregne med kreditkort, Betalings Service eller ved bankoverførsel Én samlet rejseplan på mail, sms og app Alle elementer i din rejseplan (fly, hotel og billeje) er samlet i én rejseplan, som du kan få sendt som sms, per mail eller via APP en check-my-trip. Du har naturligvis også altid adgang til dine rejser via NAIA. Spar tid og penge med fleksible løsninger Få den løsning, der passer til netop din virksomhed, rejsepolitikker og budget. Vi kan bistå med håndtering af det administrative. Dermed kan I hurtigt komme i gang og skal ikke bruge interne ressourcer. 3

4 Rejsende Du kan bestille dine egne rejser. Skærmbilledet ved login vil se således ud. Ønsker du at booke flere destinationer, vælges reserver fanen. De bestilte/planlagte rejser på den rejsende vil stå under den blå fane gennemse. 4

5 Arranger rejse for en registreret passager Husk at vælge Søg, nederst på siden, hvis du skal arrangere rejse for en anden. Hvis du vælger den øverste Søg, arrangerer du automatisk rejse for dig selv. Søg efter registreret passager Vælg Søg under arranger en rejse for en registreret passager og der kommer en ny vindue. Skal du lave en rejse til en ansat med profil i virksomheden, kan du søge enten ved at skrive navnet, ved at markere med en * på navn ved at trykke på rullegardin pilen ved vælg en gruppe og herefter vil du se en liste over alle registrerede profiler i virksomheden. (Dog skal du skrive for- eller efternavn, hvis der er oprettet mere end 200 profiler i virksomheden) Når du har valgt en rejsende trykker du på Bekræft og kommer videre ind på selve booking siden. 5

6 Booking af billet Skal den rejsende til én destination eller flere destinationer vælges det her. Udfyld som minimum de stjernemarkerede felter. Fra: afrejse fra Til: afrejse til Udrejse: dato for udrejse Hjemrejse: dato for hjemrejse Rejseårsag: tryk på rullegardin og vælg fra listen (iht jeres virksomhedspolitik) Udfyld med by, lufthavn eller lufthavnskode ved Fra/Til Brug rullegardin for at ændre datoen eller tryk på kalender ikonet. Tidspunktet for udrejse er som standard sat til kl. 10:00 +/-4timer (dvs. tidspunkt er fra 06:00-14:00) Ønsker du at indskrænke rejsetidspunkterne, trykker du på Tidsvinduets rullegardin. Tidsvinduet er sat til 4 timer, det vil sige at systemet vil søge efter flyvninger 4 timer før og efter den registrede tid (+/-) Skal der flere passagerer med på rejsen rettes der på Antal passager. 6

7 Skærmbillede ved søgning på strækning. Du kan se flere detaljer ved at trykke på de tekster der står med blåt og/eller trykke på hurtig overblik over antal flyvninger samt ankomst og afgangstidspunkter. som giver dig et VIGTIGT: Er der under flyvningen, skal du være opmærksom på at rejsen fra A til B kræver en overnatning. 7

8 Dit køb, pris og info Tryk på og du får en detaljeret information om afgangs/ankomst terminal, -tidspunkt, ugedag, effektiv flyvetid o.lign. Trykker du på prisen, får du en oversigt over billet type samt billettens pris og skatter. Du kan ligeledes trykke på og få en oversigt over flyselskabets billet regler. Tryk herefter for at bekræfte reservationen. 8

9 Valg af plads og acceptering. På næste skærmbillede kan du annullere eller bekræfte og acceptere rejsen. Det er muligt at tilføje sædevalg ved at trykke på Valg af plads. Venligst bemærk at det som oftest kun er muligt at reservere sæde på udenrigs strækninger. For at komme videre skal du acceptere billetreglerne. 9

10 Bemærkninger til Grønlands Rejsebureau/bekræftelse af rejse. Når du har accepteret rejsen og trykket Fortsæt, kommer du ind på den afsluttende side, hvor du har mulighed for at kontakte rejsebureauet ved at skrive en kort og præcis tekst. Eksempel på tekst kan være: - Venligst book Hotel Hans Egede - Dato 15/11 til 18/11 - Enkelt værelse Bemærkning til Grønlands Rejsebureau skrives her Under Øvrige informationer 1, under Reference 2 indtastes oplysninger vedrørende bookingen. Oplysningerne som er indtastet i reference feltet bliver automatisk overført til fakturaens hoved (læg mærke til at feltet kan være obligatorisk afhængig af virksomhedspolitikken). Tekst 3 feltet vil ligeledes blive overført på faktura (tekst feltet er ikke obligatorisk). Tekstfeltets indhold vil blive overfør til fakturaen som sidste tekst på faktura. 10

11 Rejseplan. Nu er rejsen bestilt og du har modtaget en rejseplan med et reservationsnummer samt en kvittering på rejsen i din mail boks. Du kan printe rejseplanen ud ved at trykke på første ikon (printer) Ved at trykke på konvolutten kan du sende rejseplanen pr mail. Denne rejseplan er den mest overskuelige rejseplan. 11

12 Oprettelse og profil håndtering. Tryk på fanen Admin I Administrationtilstand håndterer du profiler enten ved at oprette nye brugere/rejsende eller ændre på nuværende profiler. Opret bruger Helt til venstre kan du oprette eller ændre profiler. Klik på + og vælg Opret bruger : 12

13 Guiden opret bruger. Alle felter med * skal udfyldes Indtast Fornavn og Efternavn (som i pas) Indtast Brugernavn (gerne fornavn og efternavn i ét) og adgangskode med min. 7 tegn, i tal og bogstaver Firmanavn står automatisk Tryk På næste side vælges roller, der passer til profilen: Administrator (ikke muligt kontakt rejsebureau, hvis du har spørgsmål) Profilhåndtering (profilen kan oprette nye profiler/rejsende) Rejsende (profilen vil, hvis login og password tilsendes, kunne booke rejser til sig selv) Tildelt rejsebestiller (kan bestille rejser til andre indenfor virksomhedens rejsepolitik) Primær rejsebestiller (kan bestille alle typer af rejse indenfor og udenfor rejsepolitik) Rejsegodkender (hvis bestillinger i firma skal gennem en godkender, kan man her vælge godkenderen) Alternativ rejsegodkender (hvis godkender ikke er på arbejde, kan man her vælge alternativ godkender) VIGTIGT: Når du har oprettet profil, skal du efterfølgende gå ind og tilrette: (profilen skal tildeles HR/FRU/FR). Mobil nummer SKAL sættes ind, da luftfartsselskab skal i kontakt med rejsende ved forsinkelser. 13

14 Roller / Rettigheder Tryk når rollerne er tildelt. Her kan du (op)rette dine oplysninger. Fx kreditkortoplysninger og m.m. VIGTIGT: Mobil nummer SKAL sættes ind, da luftfartsselskab skal i kontakt med rejsende ved forsinkelser. 14

15 Ændring af bruger. Skriv * i feltet for- eller efternavn, eller vælg blot Gruppe (ved pil ned) og tryk herefter Marker den profil du skal ind på og tryk. 15

16 Du har mulighed for at ændre navn, ændre login og password, deaktivere brugeren eller ændre på profilens roller (se oprettelse af profil) Tryk igen på 16

17 Om NAIA Sådan fungerer det NAIA består af to dele. En bookingdel, hvor rejsearrangør eller medarbejdere kan booke rejser og en administrationsdel. I administrationsdelen kan I håndtere firmainformation, rejsepolitik, brugere mv. denne del kan vi hjælpe jer med. Der findes tre brugertyper i NAIA: Administrator kan ikke booke i NAIA, men kan oprette divisioner/afdelinger med egne rejsepolitikker og regler etc.. Dette er typisk virksomhedens rejseansvarlige. Vi kan håndtere dette for jer, hvis I ønsker det. Travel Arranger/rejsearrangør kan booke rejser til virksomhedens ansatte og andre samt vedligeholde virksomhedens personprofiler. Dette anvendes typisk, hvis I har en fast rejsebooker i jeres virksomhed. Traveller/rejsende har egen profil med eget login og kan booke egne rejser. Den rejsende kan også vedligeholde sin egen profil og eksempelvis opdatere kreditkort. Opbygning af NAIA NAIA er opbygget hierarkisk i samfund. Alt hvad der bliver specificeret af rejsepolitkker på øverste plan, bliver arvet ned gennem organisationen. Det er muligt for organisationen/virksomheden at bryde arven og udstikke andre rejsepolitikker for hver afdeling eller divisioner. Hvad er Community/Samfund? Når du logger ind i NAIA, logger du ind på et Community/Samfund. Hver virksomhed kan have flere Samfund eller divisioner (som kan være afdelinger) og hvert Samfund og divisioner kan have sine egne rejsepolitikker, hvor der eksempelvis kan reguleres indenfor hvilke flyselskaber du kan/må booke, på hvilke klasser du kan booke (business eller økonomi), den maksimale pris for hotelværelser, eller den type bil, du kan leje. Som rejsearrangør kan du logge ind og booke rejser under flere samfund og divisioner. Hvad er en profil? I en profil gemmes oplysninger om den rejsende. Oplysningerne kan blandt andet være, telefon numre, fødselsdato, frequent flyer numre, afdeling osv. Rejsearrangøren eller den rejsende bruger disse oplysninger ved bestilling af rejse, så oplysningerne ikke skal tastes ind hver gang og for at sikre kontinuitet i de rejsendes oplysninger, desuden vil I spare en masse tid på indtastning af oplysninger ved booking af rejse. Profil oplysningerne på brugeren skal ved første login udfyldes med så mange oplysninger som muligt, og kan herefter når som helst opdateres. For at se eller ændre din profil, skal du klikke på fanen Profil. 17

18 Spørgsmål og svar Sp: Kan jeg ændre i navnet? Sv: Du kan ikke ændre i navnet når du har udstedt billet, det kræver en ny billetudstedelse. Kontakt rejsebureauet ved spørgsmål Sp: Kan jeg finde en specifik booking igen? Sv: Ja, find dine bookinger under fanen review og arrangerede rejser Sp: Kan jeg ændre datoen på flybilletten? Sv: Er bookingen fleksibel er det muligt at ændre datoen, kontakt Grønlands Rejsebureau Sp: Kan jeg annullere en billet i NAIA Sv: Kontakt Rejsebureauet hvis du ønsker at annullere en billet hvad enten der er en fleksible eller restriktiv billet. Sp: Jeg har booket én billet til 2 personer, kan jeg dele dem op til hver sin billet? Sv: Det er ikke muligt at splitte en billet til 2 billetter, kontakt Grønlands Rejsebureau for hjælp Sp: Jeg har booket én billet til 2 personer, kan jeg på samme booking booke 2 separate hotel værelser? Sv: Ja, det er muligt. Klik på Book Another Room og tildel denne til den anden rejsende Sp: Kan jeg se hotellets vilkår og afbestillingsregler? Sv: Ja, tryk på betingelser efter at have valgt værelsesprisen. Du kan få vist de vilkår og betingelser for et værelse sats, herunder afbestillingsregler, sikkerhed, der kræves og så videre. Den viste information afhænger af hotelkæden Sp: Ved booking af bil, står der on request, hvad betyder det? Sv: Den bil du har booket er på anmodning, det vil sige at biludlejningsselskabet endnu ikke har bekræftet bookingen. Kontroller bookingen senere for at sikre at bookingen er blevet bekræftet Sp: Hvorfor skal jeg oplyse om kreditkort når jeg booker hotel? Sv: Det er hotellets betingelser der er gældende. Kreditkortet fungerer som garanti for bookingen. Kontakt Rejsebureauet, hvis du ønsker at booke værelse uden brug af kreditkort, eller ved booking af helt specifikke hoteller udenfor NAIA 18