Evaluering Special Olympics Idrætsfestival Frederikssund Kommune d maj 2014

Transkript

1 Evaluering Special Olympics Idrætsfestival Frederikssund Kommune d maj 2014

2 INDLEDNING Special Olympics Idrætsfestival 2014 blev afholdt i Frederikssund Kommune i dagene fredag d. 23. maj til og med søndag d. 25. maj. Værtsskabet udbydes af DHIF i licitation og ved afslutningen af Special Olympics Idrætsfestival 2012 i Ringkøbing-Skjern Kommune blev Frederikssund udnævnt som vært i Efter udnævnelsen blev en Styregruppe nedsat bestående af: Jonas Hviid, Idrætskonsulent, Frederikssund Kommune Ole Munch, Idrætsfacilitetskoordinator, Frederikssund Kommune Mogens Damgaard, Afdelingsleder, Frederikssund Kommune Peter Kyster, Formand, TEAM 2010 Lene van der Keur, Medlem af Breddeudvalget, DHIF Jesper Hviid, Idrætskonsulent, DHIF Anette Svejstrup, Breddekonsulent, DHIF Styregruppen tog udgangspunkt i Evalueringsrapporten fra SOIF 2012 og festivalens Kommissorium og forberedte og gennemførte Special Olympics Idrætsfestival Evalueringen er udarbejdet i august 2014 på grundlag af evalueringsskemaer udfyldt af idrætsudvalg, samt kommentarer og noter fra Styregruppen og andre involverede. Evalueringen er et redskab for styregruppen for den kommende Special Olympics Idrætsfestival. Anbefalinger er vejledende og kan med udgangspunkt i de givne fysiske og økonomiske rammer for en kommende festival med fordel anvendes i planlægningen. Der foreligger et kommissorium for Special Olympics Idrætsfestival og festivalens forberedelse tager udgangspunkt i denne. Evalueringen er delt op i afsnit jf. kommissoriet for Special Olympics Idrætsfestival. Udover denne evaluering anbefales det en kommende Styregruppe at tage udgangspunkt i de modtagne evalueringer, hvor især de idrætsansvarlige vil kunne få inspiration, samt evalueringsrapporten fra Special Olympics Idrætsfestival Materiale, dokumenter, korrespondance mm findes i mappen på DHIF's M-drev. Rapporten er udarbejdet af Styregruppen for Special Olympics Idrætsfestival 2014.

3 SPECIAL OLYMPICS IDRÆTSFESTIVAL 2014 I TAL 763 deltagere 586 idrætsudøvere 177 trænere, ledere og hjælpere 57 klubber/institutioner o 21 klubber/institutioner fra Region Hovedstaden o 13 klubber/institutioner fra Region Midtjylland o 0 klubber/institutioner fra Region Nordjylland o 9 klubber/institutioner fra Region Sjælland o 8 klubber/institutioner fra Region Syddanmark o 6 udenlandske klubber 43 medlemsklubber/-institutioner 8 ikke medlemsklubber/-institutioner 2 lande repræsenteret o 97 deltagere fra Sverige o 14 deltagere fra Spanien Deltagerne fordelte sig på idrætterne som flg: o Atletik 40 o Badminton 33 o Boccia 46 o Bowling 104 o Floorball 38 o Fodbold 104 o Golf 15 o Gymnastik 35 o Håndbold 96 o Ridning 26 o Svømning hjælpere/officials/ansatte o 33 hjælpere/officials fra DHIF s idrætsudvalg o 80 lokale hjælpere o 30 personer v/funfitness/1. hjælp o 9 DHIF-ansatte Deltagerprisen for både idrætsudøvere og træner/leder/hjælper var kr. 550,- T-shirts á kr. 100,- kunne forudbestilles ved tilmeldingen

4 ARBEJDSPROCESSEN Der var nedsat en styregruppe bestående af: Jonas Hviid, Idrætskonsulent, Frederikssund Kommune Ole Munch, Idrætsfacilitetskoordinator, Frederikssund Kommune Mogens Damgaard, Afdelingsleder, Frederikssund Kommune Peter Kyster, Formand, TEAM 2010 Lene van der Keur, Medlem af Breddeudvalget, DHIF Jesper Hviid, Idrætskonsulent, DHIF Anette Svejstrup, Breddekonsulent, DHIF Sammensætningen sikrede den lokale involvering, samt idræts- og Special Olympicsfaglig viden. På enkelte møder var styregruppen suppleret med: Henning Otterstrøm, TEAM 2010 (ansvarlig for transport) Bo Petersen, DHIF (ansvarlig for indkvartering og forplejning) Bent Gaarsted, DHIF (ansvarlig for sociale arrangementer) Der blev afholdt i alt 6 møder, hvor alle områder i festival-kommissoriet blev gennemgået. ØKONOMI Regnskabet er nu afsluttet. Det er endt med et overskud og jf. aftale udbetales en del af overskuddet til TEAM Budgettet blev tilrettet flere gange i processen idet der dukkede flere ubekendte udgifter op undervejs. Disse udgifter har efter afholdelsen og ved opgørelse af regnskabet imidlertid vist sig ikke at blive aktuelle. Dette skyldes dels at nogle opgaver blev løst med frivillige og at diverse service som fx rengøring af skoler ikke blev udført. Budgettet udarbejdes af Styregruppeformanden og fremlægges til debat i Styregruppen. Dette sikrer at særlige tiltag der besluttes af Styregruppen kan iværksættes med kort frist. De enkelte arbejdsgrupper bør løbende melde tilbage til Styregruppen såfremt de ikke bruger deres rammebeløb fuldt ud. Dette giver mulighed for at justere/opgradere andre ydelser. IT SOIF har haft egen hjemmeside på adressen og al tilmelding foregik elektronisk via denne side. Siden bør gennemgås grundigt af IT og arbejdsgruppen. Fremover bør der udarbejdes et betalingsmodul, så fakturering ikke længere skal foregå manuelt.

5 DHIF s IT-afdeling sørgede for ID-kort. Her var der sket en kommunikations-fejl og der manglede kort til officials. Dette skal sikres fremover ved at der laves en detaljeret opgaveliste. IT-afdelingens tilstedeværelse sikrede at idrætsudvalg og styregruppen m.fl. kunne få hurtig hjælp ved opdatering af hjemmeside, printning, resultatformidling mm under festivalen. En computer-ø i Stævnecentrum blev ikke brugt i det forventede omfang. Det skal overvejes fremover om det er nødvendigt. PR OG REKRUTTERING Dato for SOIF 2014 blev straks efter fastsættelsen udsendt elektronisk til alle tidligere deltagere. Senere blev invitation udsendt elektronisk til alle tidligere deltagere samt til DHIF s medlemmer. Desuden blev DHIF s facebook gruppe Special Olympics Danmark brugt til at annoncere tidspunkt samt invitation. Der blev trykt 500 plakater som fortrinsvis blev brugt af arrangørerne. Kun en enkelt af de inviterede klubber bad om at få tilsendt plakater. Undervejs var det festivalens hjemmeside (som for første gang havde egen adresse) samt facebook-gruppen der blev brugt som rekrutteringsplatform og appetizer. Nyhedsstrømmen her bør optimeres fremover, - eks. kan de lokale idrætsfaciliteter og idrætter bruges som emner under Nyheder. DHIF s blad Handicapidræt indeholdt artikler om SOIF før og efter afholdelsen. Det vurderes at artiklerne var rigtig god reklame for kommunen. Det kræver at der er en dedikeret person til at varetage dette område i kommunen. Det fik et helt andet fokus da en kommunikationskonsulent i kommunen fik mulighed for at fokusere på den opgave. DHIF var ansvarlig for udgivelsen af Festival-magasinet. Det blev udleveret til alle deltagere ved ankomsten til festivalen. Samtlige ledere fik et INFO-hæfte tilsendt på mail knap to uger inden SOIF Dette hæfte indeholdt detaljerede informationer om indkvartering, forplejning og idrætternes programmer. Hæftet blev også lavet i en engelsk udgave til deltagerne fra Spanien. Lokalt var det Frederikssund kommune der var ansvarlig for nyhedsformidlingen og der var løbende artikler i lokalpressen. Det bør vurderes om samarbejdet mellem kommunikationsafdelingerne i kommune og DHIF skal afføde kvartalsmøder for løbende at aftale og justere nyhedsstrømmen og emner.

6 Under og efter afholdelsen af SOIF har DHIF opdateret hjemmeside og facebook med nyheder og ikke mindst et stort billedmateriale. Billeder blev taget af lokal fotoklub samt DHIF s kommunikationsmedarbejder. Under SOIF var der besøg af TV2 Lorry, som lavede et fint indslag. Ved ankomsten modtog alle deltagere en cross-over taske med magasin, drikkedunk samt diverse vareprøver. FESTIVALSEKRETARIAT Sekretariatet var placeret i stævnecentrum i SIK og var bemandet under hele SOIF af IT-afdelingen. Det var et aflukket rum som gav den fornødne arbejdsro. Det var ikke praktisk muligt at placere sekretariat i direkte forbindelse med Informationen. Dette bør prioriteres højt fremover. Ved Informationen var der opsat Whiteboards til meddelelser fra idrætterne. Der foregik salg af resterende t-shirts og drikkedunke, men ellers var opgaven ren information. Der var uddeling af magasiner, Infohæfter og køreplaner. Det er vigtigt tydeligt at afmærke Informationen og gøre de idrætsansvarlige opmærksom på at central samling af programmer og resultater i Informationen er nødvendigt og nyttigt. BEKLÆDNING Festivalens beklædning (trøjer) var udvalgt efter farverne i logoet. Deltagerne kunne ved tilmeldingen bestille en festival-t-shirt. Den kostede kr. 100,- og var GRØN. 350 havde bestilt t-shirt. Officials fik en PETROLEUMS-farvet polo-shirts FUN-Fitness fik ORANGE polo-shirts. Styregruppen og øvrige nøglepersoner fik CERISE polo-shirts. Der var desuden grå soft-shell jakker til rådighed. TRANSPORT En lokalkendt, som kender både målgruppe og festivalkonceptet blev udpeget som transportminister. Der blev indgået aftale med lokalt vognmandsfirma og udarbejdet køreplaner jf. idrætternes programmer. Kommunen stillede lånebiler og mini-busser til rådighed.

7 En del deltagere var selvtransporterende og havde derfor fravalgt SOIF s transporttilbud. Ønsker til transport skal afklares i god tid, dvs. de klubber/institutioner der ikke har meldt tilbage skal rykkes tidligt i processen. Dette vil give den transportansvarlige mere tid til at udarbejde køreplanerne. Opgaverne omkring transport blev løst efter planen og i.f.t tilmeldingerne var der meget få ændringer. Ændringer omkring idrætternes starttider og sluttider blev løst løbende. Der var ganske få ekstra transporter og disse kunne løses uden videre. I tilbagemeldingerne fra deltagerne er der et udtalt ønske om shuttlebusser i løbet af dagen, så deltagerne kan flytte sig mellem idrætsfaciliteterne. Dette bør overvejes fremover. Vil dog være dels et spørgsmål om økonomi og praktik i idrætsprogrammerne. INDKVARTERING Indkvartering af deltagerne fandt sted på to lokale skoler beliggende i gå-afstand af stævnecentrum. Antallet var på vippen til at inddrage en 3. skole men hensynet til den centrale beliggenhed og dermed samling af deltagerne blev vægtet højt. Skolevagten blev varetaget af det lokale beredskab og ikke som tidligere af frivillige. Officials var indkvarteret på motel. Her manglede en mulighed for fælles samvær hvilket blev efterspurgt af flere. FORPLEJNING Aftensmad fredag og morgenmaden blev serveret på skolerne. Frokost var madpakker, som blev udleveret på idrætsfaciliteterne lørdag og i stævnecentrum søndag. Festbuffeten blev serveret i stævnecentrum ifbm. festaftenen. Der har været stor tilfredshed med maden fra deltagerne. Især festmiddagen med stor buffet/mange valgmuligheder fik stor ros. Dog har nogle efterlyst mere orden omkring det at tage fra buffet. Det bør overvejes om der er selvbetjening eller servering fra buffet. Styregruppen bør være orienteret om og tage stilling til en plan for servering mm. på forhånd. SOCIALE ARRANGEMENTER Åbnings- og afslutningsceremoni blev gennemført jf. forskrifterne. Deltagerne sætter pris på det højtidelige mikset med flotte underholdende indslag. Det er vigtigt for værtskommunen at underholdningen også indeholder lokale indslag. Hallen havde ikke den fornødne tilskuerkapacitet og flere opgav at få plads i hallen.

8 Festaften med dans forløb som planlagt. Tilbagemeldinger omkring optræden af brugerband og idéer til musikvalg bør vurderes af kommende styregruppe. VIP-arrangementet var velbesøgt og der var rigtig fin interesse fra de fremmødte. Flot med repræsentation af den kommende værtskommune. IDRÆTTER Efter drøftelse i styregruppen blev flg. idrætter indstillet til DHIF s Breddeudvalg: Atletik, Badminton, Boccia, Bordtennis, Bowling, Floorball, Fodbold, Golf, Gymnastik, Håndbold, Ridning, Svømning Hockey har tidligere været en del af festivalen, men af hensyn til de fysiske rammer og da det ikke er en officiel Special Olympics idræt blev den valgt fra denne gang. Det skal nøje overvejes om det skal på programmet i 2016, idet nogle institutioner fik forfald pga. at idrætten manglede. Idrætterne var samlet i Frederikssund i efteråret for at besigtige faciliteter. På et formøde for idrætterne bør idrætternes ansvarsområder sammen med vigtigheden af overholdelse af deadlines pointeres. Fra starten blev også bordtennis udbudt, men der var ingen tilslutning fra deltagerside og idrætten blev taget af programmet. De øvrige idrætter blev gennemført med tilfredsstillende deltagerantal. En kommende styregruppe bør overveje om Hockey skal tilbage på programmet. Man bør overveje en øget involvering af DHIF s konsulenter ift at sikre et ensartet niveau af turneringsafvikling. En øget sparring ml. IU og konsulenterne kunne også bidrage til en opkvalificering af det enkelte tilbud og måske nytænkning ift. afviklingen af den enkelte idræt. En mulighed er at også at inddrage fællestrænere i enkelte idrætter. Antallet af udøvere i de enkelte idrætter skal altid holdes op mod de tilrådeværende idrætsfaciliteter. Det kan være nødvendigt at indføre max deltagerantal i andre idrætter end bowling. Vigtigt at holde fast i at det er et idrætsstævne så den enkelte udøver skal kunne opnå et vist aktivitetsniveau og idrætter skal afvikles over to dage. Hvis konkurrencer afvikles på en dag skal idrætten på festivalens 2. dag udbyde træning. Kommunikation mellem arbejdsgruppe og de idrætsansvarlige bør prioriteres højt. Det er vigtigt for hele processen og produktet at deadlines overholdes og at de involverede rent faktisk forholder sig til materiale og spørgsmål. FRIVILLIGE

9 Opgaven med at rekruttere frivillige var placeret lokalt og lykkedes fint. En opgave som vagt på skolerne blev dog ikke dækket ind af frivillige. Den medarrangerende klub Team2010 involverede en række andre foreninger i de mange opgaver der skulle løses under festivalen. Denne involvering var et plus for SOIF 2014, men også for foreningerne i Frederikssund kommune som har fået etableret en platform for fremtidigt samarbejde. Vigtigt at de idrætsansvarlige selv er oplysende på deres behov for lokal hjælp og at kontakten til lokale klubber/kontaktpersoner benyttes. FUNFITNESS OG 1. HJÆLP Endnu en gang var der stor søgning på FunFitness-delen. En central placering i stævnecentrum gjorde aktiviteten synlig. Aktiviteten blev gennemført med hjælp fra DHIF s Medicinske Udvalg samt fysioterapeut-studerende fra Roskilde og København. Godt 200 deltagere blev screenet. 1. hjælp var meget lidt benyttet, - heldigvis. Det var få ting som forvridninger og utilpashed deltagerne havde brug for hjælp til. UDENLANDSK DELTAGELSE Ud fra tilbagemeldinger fra idrætterne blev flg. nationer inviteret: Finland Holland Sverige Spanien Tyskland Det var desværre kun muligt for Sverige og Spanien at stille med deltagere. Til gengæld stillede Sverige med knap 100 deltagere, hvilket muligvis skal ses i lyset af Frederikssund kommunes placering i fht. Sverige. Afviklingen af SOIF 2014 faldt i nogen udstrækning sammen med de øvrige nationers afvikling af nationale festivaler/stævner. RESUMÉ

10 Den største udfordring omkring SOIF 2014 var usikkerheden omkring rekruttering af deltagere. Institutionsområdet er ramt af besparelser og bla. deltagelse i weekendaktiviteter, er blevet nedprioriteret pga. ressourcenedskæringer. Men på trods af en stagnation midt i tilmeldingsperioden gjorde en slutspurt på tilmeldingssiden at det endte det med et flot deltagerantal på niveau med Deltagerantallet var var præget af DHIF s medlemsforeninger, hvorimod antallet af institutioner var halveret i forhold til SOIF De fysiske rammer betød som altid rigtig meget for afviklingen. Det faktum at stævnecentrum lå i gåafstand fra overnatnings-skolerne var et stort plus for deltagerne. Dette kunne afbøde for at der ikke var store åbne områder i stævnecentrum til at deltagerne kunne hænge ud i. En stor del af DHIF s Idrætsudvalgs medlemmer har prøvet afvikling af SOIF før og det kunne mærkes på afviklingen af idrætsaktiviteterne. De mange lokale hjælpere gik også til opgaven med krum hals og var en stor hjælp for officials. Så alt i alt blev idrætsdelen gennemført meget tilfredsstillende. De mange praktiske gøremål som f.eks. pakning og udlevering af mad mm. blev varetaget af engagerede lokale hjælpere og opgaverne blev løst til stor tilfredshed for Styregruppen. Der var problemer med den første forplejningsudlevering på skolen, men de ansvarlige tog hånd om det, hvilket er blevet bemærket positivt af mange deltagere. Ud fra evalueringerne fremgår det at forplejningen var meget vellykket og der er ingen tvivl om at dette har stor betydning for det almene indtryk for deltagerne. Især festmiddagen blev fremhævet som et stort plus. Overordnet set er Styregruppen meget tilfreds med afviklingen af Special Olympics Idrætsfestival 2014 i Frederikssund Kommune. ANBEFALINGER Under de enkelte afsnit er der allerede anført visse anbefalinger. Herunder følger yderligere en række anbefalinger: Det anbefales, at der allerede i forbindelse med udpegningen af værtskommune, udarbejdes og underskrives en så detaljeret forventningsafstemning (samarbejdsaftalte), at der ikke under det videre konkrete, detaljerede planlægningsforløb opstår væsentlig tvivl om forventede ydelser og eventuel betaling herfor. Det anbefales, at den ansvarshavende for hovedfaciliteten/-faciliteterne, i væsentligt udstrækning supplerer styregruppen eller indgår i denne. Idrætsmødet fredag aften må IKKE fremrykkes, selvom åbningsceremonien slutter tidligere end planlagt. Det giver en dårlig start, da det kan være svært at få beskeden frem til mødedeltagerne.

11 Toiletforhold på overnatningssteder og idrætsfaciliteter skal rengøres under festivalen. Vær OBS på hvordan de frivillige, - herunder officials og idrætsansvarlige serviceres under stævnet. Opret gerne et officials-rum i stævnecentrum. Hvis muligt bør der reserveres pladser til de/den arrangerende forening ved åbningog afslutning. De vil gerne have en samlet præsentation ved åbningen.