Usability vurdering af TDC Intranet

Transkript

1 Usability vurdering af TDC Intranet Udarbejdet for IntraTeam Event 2006 og Lars Alling Pedersen, TDC 21. februar 2006 Udarbejdet af DialogDesign ved Rolf Molich, Skovkrogen 3, 3660 Stenløse

2 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Resumé DialogDesign har gennemført interview om usability (brugervenlighed) af TDCs intranet med fem TDC medarbejdere den hos TDC på Teglholmen i København. Hvert interview varede ca. 60 minutter. Interviewene er gennemført af Rolf Molich, som også har skrevet denne rapport Formålet med interviewene har været at finde og beskrive problemer i dialogen mellem typiske brugere og TDCs intranet, samt at foreslå velgennemprøvede forbedringsforslag som løser de påpegede problemer. Undersøgelsen har lagt særlig vægt på at finde alvorlige afvigelser fra en god dialog. En god dialog er en dialog, som typiske brugere opfatter som behagelig, effektiv og passende til deres behov. De væsentligste punkter hvor intranettet fungerer godt: Ingen interviewdeltagere savnede væsentlige funktioner Nyhedsfunktionen Alle interviewdeltagere roste nyhedsfunktionen. Der er en god nyhedsoversigt, som er opdelt i nyheder for TDC-gruppen og de enkelte enheder. Nyhedsoversigten er placeret på forsiden, hvor den er meget synlig. De enkelte nyheder har godt indhold, og længden er passende (1-2 skærmbilleder). Artiklerne er illustreret med relevante billeder i passende omfang og nyhederne veksler dagligt. Tredobbelt navigation TDC intranet tilbyder mindst tre måder at finde information på: Navigation, indeks og søgning. Hvis den ene metode svigter for en bruger, er der stadig to andre at falde tilbage på. De væsentligste punkter hvor intranettet kan fungere endnu bedre: Søgefunktionen fungerer ikke godt Figur 4-6 illustrerer et af problemerne: Ukritisk prioritering af søgeresultater. Læs mere i afsnit 2.3. Oplysninger skal være dugfriske Alle interviewdeltagere var meget tilfredse med opdateringen af oplysninger - specielt nyheder - på forsiden. Flere påpegede derimod problemer med opdatering af oplysninger på andre sider, f.eks. nyheder for afdelinger. En enkelt påpegede at en del afsluttede kampagner fortsat var tilgængelige på intranettet og udpegede et konkret eksempel. Problemet er velkendt fra internettet. Det er spændende at skabe nyt indhold. Men hver gang man skaber nyt indhold påtager man sig en vedligeholdelsesforpligtelse. Læs mere i afsnit 2.4. Mangler system status oversigt På den dato, hvor interviewene foregik, var der en del tekniske problemer med intranettet om formiddagen. Interviewdeltagerne bemærkede loyalt at sådanne problemer var sjældne. Der var ikke nogen side, hvor man umiddelbart kunne få et overblik over status for de mange TDC systemer, som er væsentlige for at medarbejderne kan udføre deres arbejde, og hvor medarbejdere hurtigt kan få et kvalificeret bud på hvornår evt. problemer kan forventes løst. Læs mere i afsnit 2.5. Rolf Molich DialogDesign Februar februar DialogDesign Side 2

3 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Indhold Resumé 2 1. Fremgangsmåde Formål Anvendt metode Interviewdeltagere Anvendt udstyr Om rapporten 4 2. Resultatet af vurderingen af TDC intranet Vigtigste funktioner Nyheder Navigation Nyttig information Nytteværdi 13 Copyright 2006 DialogDesign. 21. februar DialogDesign Side 3

4 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event Fremgangsmåde 1.1. Formål At finde og beskrive problemer i dialogen mellem typiske brugere og TDCs intranet, samt at foreslå velgennemprøvede forbedringsforslag som løser de påpegede problemer. Der lægges særlig vægt på at finde alvorlige afvigelser fra en god dialog. En god dialog er en dialog, som typiske brugere opfatter som behagelig, effektiv og passende til deres behov Anvendt metode DialogDesign har gennemført interview om usability (brugervenlighed) af TDCs intranet med fem TDC medarbejdere den hos TDC på Teglholmen i København. Hvert interview varede ca. 60 minutter. Interviewene er gennemført af Rolf Molich, som har skrevet denne rapport Den anvendte interviewteknik er beskrevet i den anerkendte litteratur på området, bl.a. i bogen Contextual Design af Hugh Beyer og Karen Holtzblatt (Morgan Kaufmann 1998) og i bogen Brugervenligt webdesign af Rolf Molich (Ingeniøren bøger 2003). Ved interviewene er der anvendt en spørgeguide med ca. 25 åbne spørgsmål samt en række små opgaver, som interviewdeltagerne skulle løse ved hjælp af intranettet, f.eks. find telefonnummer på kollega, find reglerne for barselsorlov, og vis mig en nyhedsartikel som er relevant for dig Rolf Molich har ikke medvirket ved udarbejdelse eller tidligere vurderinger af dette intranet Interviewdeltagere Nr. Tid Erhverv Anc. Alder Køn Kampagnekoordinator K HR specialist, kompetenceudvikling, e-læring K Projektering af elarbejde M Personlig assistent for direktør ½ 30 M Marketingkonsulent, TDC Erhverv 5 30 M Anc. = Anciennitet. Interviewdeltagerne var rekrutteret af Lars Alling Pedersen, TDC Anvendt udstyr Vurderingen foregik på en bærbar computer med en 14 tommer skærm og en opløsning på 1024 x 768 punkter. Den anvendte browser var Microsoft Internet Explorer 6.0. Opkoblingen til intranettet skete via en højhastighedsforbindelse Om rapporten Menupunkter, overskrifter osv. fra intranettet er anført i kursiv. F.eks. Bagsiden fungerer godt. Eksempel på brugercitat: Der kommer for mange åndssvage resultater op [i søgning] 21. februar DialogDesign Side 4

5 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event Resultatet af vurderingen af TDC intranet Kommentarerne er klassificeret i følgende kategorier: Godt. Denne måde at gøre tingene på syntes interviewdeltagerne godt om. Den kan tjene som forbillede for andre. God idé. Et forslag fra en interviewdeltager eller forfatteren, som kan medføre en væsentlig forbedring af brugeroplevelsen. Mindre problem. Interviewdeltagerne studsede et kort øjeblik eller udtrykte en vis utilfredshed. Alvorligt problem. Interviewdeltagerne udtrykte utilfredshed eller problemet forsinkede interviewdeltagerne i 1-5 minutter i en konkret opgave, men interviewdeltagerne kom videre af sig selv. Gav lejlighedsvis anledning til katastrofer. Kritisk problem. Gav anledning til hyppige katastrofer. En katastrofe er en situation, hvor intranettet vandt over interviewdeltagerne, dvs. en situation som forhindrede interviewdeltagerne i at løse en rimelig arbejdsopgave på intranettet, eller som irriterede interviewdeltagerne voldsomt. Funktionsfejl Vigtigste funktioner I forbindelse med hvert interview blev interviewdeltageren spurgt om De 2-3 vigtigste ting for dig på intranettet - dem du nødigst ville undvære. De spontane svar fremgår af nedenstående oversigt: Område Nyheder Personalehåndbog Registrere flekstid Registrere kurser Telefonbog Serviceoplysninger om ejendomme, installationer Organisationsdiagram Ingen interviewdeltagere savnede væsentlige funktioner 21. februar DialogDesign Side 5

6 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event Nyheder Figur 1. TDCs intranet forside. Nederste del af forsiden er vist i figur 15. Nyhedsfunktionen fungerer fremragende Alle interviewdeltagere roste nyhedsfunktionen. Der er en god nyhedsoversigt, som er opdelt i nyheder for TDC-gruppen og de enkelte enheder. Nyhedsoversigten er placeret på forsiden, hvor den er meget synlig. De enkelte nyheder har godt indhold, og længden af nyhederne er passende (1-2 skærmbilleder). Artiklerne er illustreret med relevante billeder i passende omfang og nyhederne veksler dagligt. Alle læste nyhederne dagligt, hvis de havde mulighed for det. Nogle så nyhedsoversigten flere gange dagligt. Arkivfunktionen er meget synlig Arkivfunktionen er meget synlig og intuitiv. Den er placeret under nyhederne og består af en liste med ugedagenes navne. Hvis brugeren klikker på en ugedag, så viser intranettet nyhedsoversigten som den så ud på den pågældende ugedag. Alle interviewdeltagerne brugte arkivfunktionen til at få en oversigt over de nyheder de evt. ikke havde set, når de havde været fraværende i en dag eller to 21. februar DialogDesign Side 6

7 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Figur 2. Søgning i nyheder ud fra tekst. Figur 3. Søgning i nyheder. Vis alle nyheder på en bestemt dag eller i en bestemt uge. Ældre artikler kan være svære at finde Alle vidste hvor arkivfunktionen for nyheder lå. Søgning efter nyhed på grundlag af en tekst voldte ikke de store problemer. Ingen vidste derimod at det er muligt også at få vist gamle nyheder i kronologisk orden. Linket Datosøgning i figur 2 er ikke tilstrækkelig synligt. Forslag: De to sider er så ens, at de med fordel kunne slås sammen i én, hvor der både er mulighed for tekstsøgning og kalendersøgning. Kalendersøgning kan implementeres på én linie på samme måde som søgning efter hotelværelse: Vælg startdato i en kalender. Vælg også det antal dage, som intranettet skal vise nyhederne for. Hver af de to søgeformer får sin egen Søg-knap. 21. februar DialogDesign Side 7

8 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event Navigation Figur 4. Søgeresultat for barselsorlov. En nærmere undersøgelse viser, at ingen af resultaterne på første side er anvendelige. Erfaringen viser, at kun få brugere begynder at scrolle på en søgeresultatside og at endnu færre går videre til side 2, hvis der er flere sider. Figur 5. Første søgeresultat for barselsorlov. Der er ikke meget barsel her. Se fortsættelsen i figur februar DialogDesign Side 8

9 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Figur 6. Første søgeresultat for barselsorlov: Her er forklaringen på hvorfor denne side optræder på listen. En af medarbejderne i afdelingen er på barselsorlov. Det har afdelingen samvittighedsfuldt og korrekt angivet på kontaktsiden. Søgefunktionen fungerer ikke godt Den tværgående søgefunktion er synlig på de fleste sider. Der er en søgeboks og en tilhørende knap - det er lige efter bogen. Men søgefunktionen havde ikke mange tilhængere. Figur 4-6 illustrerer et af problemerne: Ukritisk prioritering af søgeresultater. Der kommer for mange åndssvage resultater op [Søgefunktionen] er sidste mulighed - jeg vil hellere ringe og bede nogen finde det for mig - det tager for lang tid. Figur 7. Navigationsmenu. Brugeren er i personalehåndbogen ved at finde oplysninger om barselsorlov. Processen har mange trin, men det er hele tiden synligt for brugeren at han kommer nærmere målet. 21. februar DialogDesign Side 9

10 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Figur 8. En interviewdeltager sagde at det var rart at navigationen ind imellem blev kvikket op af små billeder. Figur 9. Indeks for bogstavet B. Brugeren har klikket på B i øverste højre hjørne. Tredobbelt navigation TDC intranet tilbyder mindst tre måder at finde mange former for information på: Navigation som illustreret i figur 7 og 8. Indeks som illustreret i figur 9 Søgning som illustreret i figur 4.6 og den foregående kommentar. Hvis den ene metode svigter for en bruger, er der stadig to andre at falde tilbage på. Det ser umiddelbart ud til at indeks omfatter relevante synonymer, f.eks. Graviditet for Barsel. 21. februar DialogDesign Side 10

11 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event Informationskvalitet Figur 10. Søgeresultatliste fra telefonbogen eller webdir som den hedder på TDCsk. Det første søgeresultat fremkommer, fordi bred søgning er aktiveret. Figur 11. Medarbejderoplysninger. De fleste interviewdeltagere studsede over at Lokalnr. er et link. Vis resultater hurtigt Som vist i figur 10 viser TDCs intranet telefonbog de mest relevante oplysninger allerede i søgeresultatlisten, så de mange brugere ikke behøver at klikke videre. 21. februar DialogDesign Side 11

12 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Forklar link og oplysninger Kun en af de fem interviewdeltagere vidste, hvorfor lokalnummeret er et link. Der sker ingen ting hvis man klikker på det. Alle havde imidlertid studset over linket. Figur 12. Vælg kantine. Når brugeren lader musen hvile over et af de markerede byer, viser intranettet en liste over de adresser, som TDC har i den pågældende by, så brugeren kan vælge den relevante kantine. Det er klart og logisk. Figur 13. I selve frokostmenuen optræder en kodeværdi: Ugenummeret. Udtryk dig på klart dansk - Undgå kodeværdier Oplysninger på intranettet skal være udtrykt i et klart sprog som et let forståeligt for målgruppen, dvs. TDCs medarbejdere. 21. februar DialogDesign Side 12

13 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Denne regel er i det store og hele overholdt på TDCs intranet, bl.a. på søgeresultatsiden (figur 4). Men i frokostmenuen (figur 13) er reglen ikke overholdt. Her optræder ugenummeret, som ikke er umiddelbart gennemskueligt for alle. Forslag: Erstat f.eks. Mandag i uge nr. 7 med Mandag den 13. februar. Oplysninger skal være dugfriske Alle interviewdeltagere var meget tilfredse med opdateringen af oplysninger - specielt nyheder - på forsiden. Flere påpegede derimod problemer med opdatering af oplysninger på andre sider, f.eks. nyheder for afdelinger. En enkelt påpegede at en del afsluttede kampagner fortsat var tilgængelige på intranettet og udpegede et konkret eksempel. Mange undersider kæmper med et opdateringsproblem. Medarbejdere mister motivationen fordi besøgstallet er lille. Nyheder andre steder end på forsiden har det svært. Problemet er velkendt fra internettet. Det er spændende at skabe nyt indhold. Men hver gang man skaber nyt indhold påtager man sig en vedligeholdelsesforpligtelse. Den vigtige opdatering er der mindre prestige i, ganske som efterslukning er mindre spændende end bekæmpelse af en brand Nytteværdi Figur 14. Oversigt over diskussionsfora. Det er nemt at få et godt overblik over hvilke emner der interesserer medarbejderne. Diskussionsforum Et par interviewdeltagere fremhævede diskussionsfora som nyttige. De giver en god, åben debat. Interviewdeltagerne roste oversigtssiden (figur 14), som giver et hurtigt og præcist overblik over hvad der lige nu er fokus på i debatten. 21. februar DialogDesign Side 13

14 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Figur 15. Nederste del af forsiden. Brugeren har afkrydset sit humør. Bagsiden fungerer godt Bagsiden er en sektion med underholdning nederst på intranettets forside. Som vist på figur 1 og 15 skal brugeren rulle (scrolle) forsiden for at få vist Bagsiden. De fleste interviewdeltagere syntes godt om Bagsiden og læste den en gang imellem. Se også den følgende kommentar. Pas på tidsrøvere En interviewdeltager fandt Bagsiden og det firmakulturelle signal den udsender, uheldigt: Fjern overflødigt, de skal holde sig til det faglige. Jeg tænker her mere på bagsiden: Er du sur i dag. Det hører ikke arbejdsdagen til. Kramboden, f.eks., det kan være et andet sted. Selvfølgelig skal der være plads til et smil i dagligdagen, men det skal komme fra arbejdskolleger. Bagsiden gav også anledning til små bekymringer og mindre, forståelsesmæssige problemer som illustreret af dette citat fra en interviewdeltager: Dagens humør - Hvordan regner den det ud? Hvorfor er resultatet [i oversigten] sjældent glad? Hvorfor har man den med når den altid viser det samme? Figur 16. Dagens humør inden brugeren har markeret sit valg. 21. februar DialogDesign Side 14

15 Usability vurdering af TDC Intranet IntraNet Event 2006 Figur 18. Detaljeret beskrivelse af Sådan læser du Dagens humør. Nogle interviewdeltagere opfattede disse oplysninger som et muntert indslag i hverdagen, andre var mere skeptiske. Mangler system status oversigt På den dato, hvor interviewene foregik, var der en del tekniske problemer med intranettet om formiddagen. Interviewdeltagerne bemærkede loyalt at sådanne problemer var sjældne. Der var ikke nogen side, hvor man umiddelbart kunne få et overblik over status for de mange TDC systemer, som er væsentlige for at medarbejderne kan udføre deres arbejde. Frem for alt er det vigtigt at medarbejdere hurtigt kan få et kvalificeret bud på hvornår evt. problemer kan forventes løst. 21. februar DialogDesign Side 15

16 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet Udarbejdet for IntraTeam Event 2006 og Henrik Pers, Undervisningsministeriet 24. februar 2006 Udarbejdet af DialogDesign ved Rolf Molich, Skovkrogen 3, 3660 Stenløse

17 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Resumé DialogDesign har gennemført interview om usability (brugervenlighed) af Undervisningsministeriets intranet med fire af Undervisningsministeriets medarbejdere den hos Undervisningsministeriet på Frederiksholms Kanal i København. Hvert interview varede ca. 60 minutter. Interviewene er gennemført af Rolf Molich, som har skrevet denne rapport Formålet med interviewene har været at finde og beskrive problemer i dialogen mellem typiske brugere og Undervisningsministeriets intranet, samt at foreslå velgennemprøvede forbedrings forslag som løser de påpegede problemer. Undersøgelsen har lagt særlig vægt på at finde alvorlige afvigelser fra en god dialog. En god dialog er en dialog, som typiske brugere opfatter som behagelig, effektiv og passende til deres behov. De væsentligste punkter hvor intranettet fungerer godt: Nyhedsfunktionen Alle interviewdeltagere roste nyhedsfunktionen. Nyhederne er altid dugfriske. Der er en god nyhedsoversigt, som er placeret på forsiden. Nyhederne er velskrevne og har en passende længde. Artikelserien Mød din kollega er nyttig - den skaber enhed, sammenhørighed Driftstatus Datakontorets forside viser tydeligt driftstatus. De væsentligste punkter hvor intranettet kan fungere endnu bedre: Søgefunktionen fungerer ikke godt Figur 2-6 illustrerer nogle af problemerne: Manglende genkendelse af visse, væsentlige synonymer, anvendelse af utraditionelle konventioner og manglende synlighed. Læs mere i afsnit 2.3. Intranettet indbyder ikke til kommentarer Debatfora er ikke aktuelle på Undervisningsministeriets intranet. Der er ikke nogen synlige invitationer til at fremsætte forbedringsforslag eller kommentarer. Læs mere i afsnit 2.5. Oplysninger på intranettet er ikke altid opdaterede Interviewdeltagerne bemærkede, at oplysningerne på intranettet ikke altid var helt dugfriske. Det gjaldt bl.a. telefonbogen, kantinemenuen og HK klubben, hvorimod nyhederne blev rost for altid at være friske. Læs mere i afsnit 2.4. Intranet webmasteren hjælper de ansvarlige med at huske at de skal ajourføre deres data. Rolf Molich DialogDesign Februar februar DialogDesign Side 2

18 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Indhold Resumé 2 1. Fremgangsmåde Formål Anvendt metode Interviewdeltagere Anvendt udstyr Om rapporten 4 2. Resultatet af vurderingen af Undervisningsministeriets intranet Vigtigste funktioner Nyheder Navigation Informationskvalitet Nytteværdi 15 Copyright 2006 DialogDesign. 24. februar DialogDesign Side 3

19 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event Fremgangsmåde 1.1. Formål At finde og beskrive problemer i dialogen mellem typiske brugere og Undervisningsministeriets intranet, samt at foreslå velgennemprøvede forbedringsforslag som løser de påpegede problemer. Der lægges særlig vægt på at finde alvorlige afvigelser fra en god dialog. En god dialog er en dialog, som typiske brugere opfatter som behagelig, effektiv og passende til deres behov Anvendt metode DialogDesign har gennemført interview om usability (brugervenlighed) af Undervisningsministeriets intranet med fire af Undervisningsministeriets medarbejdere den hos Undervisningsministeriet på Frederiksholms Kanal i København. Hvert interview varede ca. 60 minutter. Interviewene er gennemført af Rolf Molich, som har skrevet denne rapport Den anvendte interviewteknik er beskrevet i den anerkendte litteratur på området, bl.a. i bogen Contextual Design af Hugh Beyer og Karen Holtzblatt (Morgan Kaufmann 1998) og i bogen Brugervenligt webdesign af Rolf Molich (Ingeniøren bøger 2003). Ved interviewene er der anvendt en spørgeguide med ca. 25 åbne spørgsmål samt en række små opgaver, som interviewdeltagerne skulle løse ved hjælp af intranettet, f.eks. find telefonnummer på kollega, find vejledning for medarbejdersamtaler, og find en nyhedsartikel. Rolf Molich har ikke medvirket ved udarbejdelse eller tidligere vurderinger af dette intranet Interviewdeltagere Nr. Tid Erhverv Anc. Alder Køn Specialkonsulent, ledelsessekretariat 8 35 M Overassistent K Ledelsesudvikling for uddannelsesinstitutioner 5 30 M Administrator af åben uddannelse K Anc. = Anciennitet. Interviewdeltagerne var rekrutteret af Henrik Pers, Undervisningsministeriet Anvendt udstyr Vurderingen foregik på interviewdeltagerens egne, stationære computere med en 17 tommers skærm og en opløsning på 1280 x 1024 punkter. Den anvendte browser var Microsoft Internet Explorer 6.0. Opkoblingen til intranettet skete via en højhastighedsforbindelse Om rapporten Menupunkter, overskrifter osv. fra intranettet er anført i kursiv. F.eks. Et klik på Tilbage-knappen resulterede i advarslen Siden er forældet Eksempel på brugercitat: Kvaliteten [af nyheder] er generelt god. 24. februar DialogDesign Side 4

20 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event Resultatet af vurderingen af Undervisningsministeriets intranet Kommentarerne er klassificeret i følgende kategorier: Godt. Denne måde at gøre tingene på syntes interviewdeltagerne godt om. Den kan tjene som forbillede for andre. God idé. Et forslag fra en interviewdeltager eller forfatteren, som kan medføre en væsentlig forbedring af brugeroplevelsen. Mindre problem. Interviewdeltagerne studsede et kort øjeblik eller udtrykte en vis utilfredshed. Alvorligt problem. Interviewdeltagerne udtrykte utilfredshed eller problemet forsinkede interviewdeltagerne i 1-5 minutter i en konkret opgave, men interviewdeltagerne kom videre af sig selv. Gav lejlighedsvis anledning til katastrofer. Kritisk problem. Gav anledning til hyppige katastrofer. En katastrofe er en situation, hvor intranettet vandt over interviewdeltagerne, dvs. en situation som forhindrede interviewdeltagerne i at løse en rimelig arbejdsopgave på intranettet, eller som irriterede interviewdeltagerne voldsomt. Funktionsfejl Vigtigste funktioner I forbindelse med hvert interview blev interviewdeltageren spurgt om De 2-3 vigtigste ting for dig på intranettet - dem du nødigst ville undvære. De spontane svar fremgår af nedenstående oversigt: Område Nyheder Gamle referater Telefonbog Varsel om systemer der er nede Link til UVM.dk Kursuskatalog Love og regler 24. februar DialogDesign Side 5

21 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 1. Lotus Domino værktøjskassen på Undervisningsministeriets computere. I Undervisningsministeriet er der konkurrence mellem intranettet og en række Lotus Domino applikationer, som har været tilgængelige i lang tid. Intranettet skal gennem sin brugervenlighed overbevise brugere om sin fortræffelighed. Det lykkes kun til dels - nogle af interviewdeltagerne foretrak at løse deres opgaver via Lotus Domino, selv om de også kunne løses via intranettet Nyheder Figur 2. Undervisningsministeriets intranet forside. 24. februar DialogDesign Side 6

22 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Nyhedsfunktionen fungerer godt Alle interviewdeltagere roste nyhedsfunktionen. Der er en god nyhedsoversigt, som er placeret på forsiden, hvor den er meget synlig som vist i figur 2. Nyhederne er velskrevne og har en passende længde. Godt med luft - overskueligt. Kvaliteten er generelt god. God formidlingsform, godt sprog, professionelt gjort. Nyhederne er altid dugfriske Mød din kollega er nyttigt - den skaber enhed, sammenhørighed Der var tilfredshed med artikelserien Mød din kollega, som udkommer hver uge. Mød din kollega er godt - men jeg har ikke selv lyst til at optræde der Navigation Søgefunktionen er ikke tilstrækkelig synlig og derfor ikke særlig kendt Flere af interviewdeltagerne kendte ikke fritekst søgefunktionen for hele intranettet. Den er lidt vanskelig at få øje på, fordi den står nederst i venstremenuen En interviewdeltager sagde efter han under interviewet var blevet gjort opmærksom på søgemuligheden: Det kan jeg bruge. Det er lidt ærgerligt - jeg kunne have sparet noget tid. Det er altså ret smart. Forslag: Erstat linket til søgefunktionen med en tekstboks med tilhørende søgeknap øverst i hvert vindue. Fjern Søg på www, som er et link til en Google-søgning af internettet. Skriv en gang imellem en kort nyhedsartikel om væsentlige intranet muligheder som denne, der er gået helt eller delvis i glemmebogen. Nogle af reglerne for søgning er vanskelige at gennemskue Undervisningsministeriets medarbejder Søren B. Larsen er blevet interviewet i serien Mød din kollega. En søgning efter artiklen med søren b. larsen giver intet resultat. En søgning på søren b. larsen giver derimod 13 resultater, herunder et link til artiklen med interviewet. Ingen interviewdeltagere vidste at man skal bruge anførselstegn ved søgninger på flere ord, og intervieweren kunne heller ikke gennemskue det. Søgefunktionen leverer også gode resultater: En søgning på ny kantine (uden anførselstegn) gav to resultater hvoraf et var det som interviewdeltageren søgte efter. Forslag: Søgninger skal fungere både med og uden anførselstegn. Læg søgemaskinens virkemåde så tæt op ad Google som muligt. Hvis det ikke er muligt at ændre reglerne for søgning, så informer om konventioner og begrænsninger, specielt i meddelelser om at der ikke er fundet nogen resultater. 24. februar DialogDesign Side 7

23 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 3. Resultat af søgning efter søren b. larsen Figur 4. Resultat af søgning efter søren b. larsen. 24. februar DialogDesign Side 8

24 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 5. Resultat af søgning efter ferieblanket, hvilket var det ord, som interviewdeltageren spontant anvendte. Figur 6. Ferieblanketten findes på nettet, men den hedder Feriedage (blanket). Betegnelsen ferieblanket, som i det mindste nogle af medarbejderne og én af intranetsiderne anvender jf. figur 5, er ikke lagt ind som et synonym. Søgefunktionen fungerer ikke godt Den understøtter ikke alle de søgeord, som brugere anvender, jf. figur 5 og 6. Den anvender konventioner som ikke er alment kendt, jf. figur 3 og 4 Den er vanskelig at få øje på, jf. kommentaren Søgefunktionen er ukendt og figur februar DialogDesign Side 9

25 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 7. Eksempel på undermenu. Undermenuen viser sig automatisk når brugeren kører musen hen over det tilsvarende menupunkt i hovedmenuen uden at klikke. Svært at ramme link med musen og styre undermenuer Menulinkene er så små, at de er vanskelige at ramme med musen. Musebevægelsen skal være præcis når brugeren flytter markøren fra et punkt i hovedmenuen til undermenuen for at undgå at undermenuen forsvinder eller ændrer sig til en uønsket undermenu. Én interviewdeltager klagede over dette problem. En anden viste gennem sin opgaveløsning at dette var et problem. Figur 8. Intranettet viste denne side en gang imellem når brugeren prøvede at returnere til en søgeresultatliste efter at have læst informationerne på resultatsiden. 24. februar DialogDesign Side 10

26 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Tilbage-knap giver problemer en gang imellem I enkelte situationer oplevede interviewdeltagere problemer, når de ønskede at komme tilbage til søgeresultatlisten efter at have set nærmere på et konkret søgeresultat. Et klik på Tilbage-knappen resulterede i advarslen Siden er forældet (figur 8), som brugerne ikke rigtigt kunne bruge til noget. Nogle af interviewdeltagerne fandt ud af at et fornyet klik på Tilbage-knappen i denne situation bragte dem tilbage til søgeresultatlisten Informationskvalitet Figur 9. Resultat af søgning efter grøn i telefonbog. Forvirrende resultater ved søgning i telefonbog Figur 9 viser resultatet af en søgning efter grøn i telefonbogen. Flere af interviewdeltagerne undrede sig over nogle af resultaterne af søgningen. Det fremgår ikke, hvorfor f.eks. Ulla Agerbo optræder på listen. En nærmere undersøgelse viste, at hun beskæftiger sig med uddannelse på Grønland og derfor er med. Forslag: Giv mulighed for bred søgning, som er tolerant over for afvigende stavning, og som søger i samtlige oplysninger om medarbejderne, ikke kun navnet. Anvend traditionel søgning som standard og skift automatisk til bred søgning, hvis traditionel søgning ikke giver noget resultat. Vis tydeligt for hvert søgeresultat hvorfor netop dette søgeresultat er medtaget - ganske som Google gør. Opstil resultaterne efter sandsynlig relevans for brugeren, ikke alfabetisk. 24. februar DialogDesign Side 11

27 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Vis resultater hurtigt Som vist i figur 9 viser Undervisningsministeriets intranet telefonbog de mest relevante oplysninger allerede i søgeresultatlisten, så de mange brugere ikke behøver at klikke videre. Figur 10. Øverste udsnit af siden Udviklingssamtaler Figur 11. Mellemste udsnit af siden Udviklingssamtaler. Den komplicerede figur fik mange interviewdeltagere til at formode at der kun var højt specialiseret information på resten af siden. Efter nogen tøven fortsatte alle dog til bunden af siden (se næste figur). 24. februar DialogDesign Side 12

28 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 12. Nederste udsnit af siden Udviklingssamtaler. Helt i bunden af siden står det link, som de fleste medarbejdere har brug for, nemlig linket til MUS Vejledning (Medarbejder udviklings samtale vejledning). Placér de mest relevante oplysninger først på siden Flere interviewdeltagere havde problemer med at finde relevante oplysninger på siden om medarbejder udviklings samtaler (MUS). Oplysningen (et link til en pdf-fil) er placeret efter en række komplicerede Windows instruktioner som vist i figur Efter nogen tøven lykkedes det dog alle interviewdeltagere at finde den ønskede information. Specielt instruktionerne i figur 11 fik interviewdeltagerne til at tvivle på om de var på rette spor. Intranet telefonbog er nyttig Figur 13. Eksempel på omfattende oplysninger i telefonbog. 24. februar DialogDesign Side 13

29 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 14. Eksempel på minimum oplysninger i telefonbog. Oplysninger i telefonbog er ikke ensartede Som det fremgår af figur 13 og 14 er der stor forskel på hvilke oplysninger de enkelte medarbejdere har medtaget i deres telefonbogsopslag. Forskellene er bl.a. oplysninger om tidligere beskæftigelse og kompetence, hvor nogle medarbejdere har inkluderet et komplet CV, mens andre bevidst har fravalgt at skrive noget i dette afsnit. Enkelte medarbejdere bruger også telefonbogsopslaget til at informere om deres kontors opgaver i Ministeriet. Til gengæld mangler der enkelte steder væsentlige oplysninger, f.eks. billede. Ministeriet har valgt at lade det være frivilligt, om man ønsker sit billede på intranet, og hvilke oplysninger man ønsker at give om tidligere beskæftigelse og kompetence. Det [ekstra oplysninger om tidligere beskæftigelse og kompetence] er i omegnen af fløjtende ligegyldigt. Hvis det skal give mening skal man se nogenlunde det samme for alle. Det fremgår ikke umiddelbart om Bjørn Grøn er fuldtids ansat, og om han er ekstern medarbejder (se figur 14). Ministeriets ansatte burde vide, at fagkonsulenter er deltidsansatte. Alligevel var mindst én interviewdeltager i tvivl. Oplysninger på intranettet er ikke altid opdaterede Interviewdeltagerne bemærkede, at oplysningerne på intranettet ikke altid var helt dugfriske. Det gjaldt bl.a. telefonbogen, kantinemenuen (se figur 15) og HK klubben, hvorimod nyhederne blev rost for altid at være friske. Intranet webmasteren hjælper de ansvarlige med at huske at de skal ajourføre deres data. Det er tit at der er fejl i Undervisningsministeriets telefonbog - folk står to gange med forskellige numre. Jeg skriver til min kontakt, men jeg føler ikke altid at det er prioriteret særlig højt. Jeg får ikke svar, det er irriterende. Jeg aner jo ikke engang om de har læst min mail. Nogen optræder under fratrådte, men har blot skiftet stilling, Det er sket flere gange - det er en menneskelig fejl. 24. februar DialogDesign Side 14

30 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 15. På den dag hvor jeg besøgte Ministeriet, var Kantinens menu ikke opdateret Nytteværdi Direkte link til internet websted er nyttigt Flere interviewdeltagere sagde, at det direkte link til Undervisningsministeriets internet websted øverst i venstremenuen er nyttigt. Intranettet indbyder ikke til kommentarer Debatfora er ikke aktuelle på Undervisningsministeriets intranet. Der er ikke nogen synlige invitationer til at fremsætte forbedringsforslag eller kommentarer. En interviewdeltager antydede diplomatisk at det måske hang sammen med virksomhedskulturen i Ministeriet. [Kommentarer til intranettet] er ikke mit gebet. Der bliver ikke inviteret til kommentarer. [De kunne let lægge] et link ud: Har du ris og ros? Men så får man let kun de sure kommentarer. Eller spørgeskema med 3-4 spørgsmål. Det sidste er mere reflekteret. Online booking af mødelokaler er ikke understøttet Online booking af mødelokaler kan foretages i en Lotus Notes database, men er ikke lagt på intranet. Interviewdeltagerne gav udtryk for at det ikke var en mulighed de savnede. De syntes at manuel booking via betjentstuen fungerede godt, og at man via den manuelle booking bedre kunne tage hensyn til individuelle præferencer vedrørende servering ved møderne osv. 24. februar DialogDesign Side 15

31 Usability vurdering af Undervisningsministeriets Intranet IntraNet Event 2006 Figur 16. Samlet driftstatus Driftstatus Datakontorets forside viser tydeligt driftstatus. I tilfælde af problemer dukker en advarsel automatisk op på forsiden af intranet. 24. februar DialogDesign Side 16