CRM Partner quick guide 2013

Transkript

1 CRM Partner quick guide 2013 Dette er en quick guide til Partners brug af CRM version 2013 via webinterface. Outlook klienten er fejlfyldt og kan derfor ikke anbefales. Arbejdsgang fra salgsmulighed til afsluttet sag CRM anvendes i salgsprocessen når der er en konkret aktivitet med kunden, eksempelvis et indledende salgsmøde. Når salgsprocessen er startet ved at oprette en salgsmulighed i CRM skal alle aktiviteter dokumenteres i CRM indtil salgsprocessen er afsluttet med enten et vundet eller tabt salg. Øvrige aktiviteter, som ikke er knyttet direkte til en salgsmulighed, registreres under firmaet, eller evt. kontaktpersonen såfremt denne optræder som privatperson. Målet er som udgangspunkt at registrere alle aktiviteter, men det primære i starten er at registrere alle aktiviteter omkring en konkret salgsmulighed. Salgsprocessen er opdelt i fire faser med 5 milepæle: Første konkrete aktivitet er aftalt. Kunden har accepteret at modtage første tilbud. Første tilbud er afsendt til kunden. Sidste tilbud er sendt til kunden. Salgsprocessen stopper med enten vundet eller tabt. Kun én konkret sælger er ansvarlig for fremdrift i processen og vil i CRM stå som ejer af salgsmuligheden, men flere personer kan bidrage hvilket også vil fremgå i CRM. Registreringer i CRM Start CRM i en browser: cphbusiness.crm4.dynamics.com Login med brugeroplysninger og find oversigten Quick View, som altid bør være udgangspunktet for at navigere rundt i systemet. Man kan indstille Quick View til at være startsiden i CRM ved at Klik på tandhjulsikonet øverst til højre Vælg Indstillinger Under fanebladet Generelt vælges Standardrude til at være Quick Niew FR / CRM Partner Pixibog Salgsmulighed 1

2 Brug Hus-ikonet på den blå linje til at vende tilbage til Quick View. Salgsmulighed etableres i CRM ved at vælge modulet i Quick View: Opret ny Salgsmulighed Mus på pilen giver senest viste Salgsmuligheder Klik på tegnestift for at vælge denne visning som standard. Skift visning FR / CRM Partner Pixibog Salgsmulighed 2

3 Opret ny salgsmulighed Klik på +Ny(y): Gem jævnligt Skift fase på baren Ejer er salgsansvarlig StamDATA ProcesDATA Omgivelser Under baren med de 4 faser er der 3 søjler med salgsmulighedens stamdata, procesdata hvor alle aktiviteter arkiveres og en søjle til registrering af eksterne i form af interessenter, øvrige salgsmedarbejdere og konkurrenter. Nedenunder igen er der et sidste element med felter til at registrere produkt, økonomi og tilbud, og det vil ikke få meget omtale her. Kun 2 felter er obligatoriske: Emne og Valuta som standard er udfyldt til Danske Kroner. Stamdata Emne Kontakt Firma Tidsramme for køb Valuta Budgetbeløb Navngiv salgsmuligheden, obligatorisk Kontraktpersonen hos kunden skal være oprettet i CRM Kundens firma skal være oprettet i CRM og bør udfyldes 4 tidsrammer omgående, dette kvartal, næste kvartal og dette år. Man kan også angive en anslået afslutningsdato oven over fase baren. Danske kroner er standard udfyldt, obligatorisk Kundens budget til købet hvis det kendes FR / CRM Partner Pixibog Salgsmulighed 3

4 Købsproces Beskrivelse Aktuel situation Kundens behov Foreslået løsning Hvem tager beslutningen hos kunden individuelt eller udvalg? Uddybning af salgssituationen, her kan stå mulige produkter, tidligere ordre osv. Kundens situation lige nu beskrives En vurdering af hvad kundens behov reelt er Beskriv og begrund den foreslåede løsning Procesdata Der er 3 typer af procesdata indlæg, aktiviteter og noter. Indlæg er salgsprocessens væg hvor der kan sættes forskellige kommentarer og bemærkninger op. Der genereres også automatiske indlæg, f.eks. når salgsmuligheden oprettes. Der er mulighed for at kommentere på indlæg og man kan like. Væggen fungerer som intern opslagstavle. Aktiviteter anvendes til at registrere alle telefonopkald, opgaver, mail og aftaler. Alt skal registreres for at kunne dokumentere processen og kvalificere resultatet. Opret som udgangspunkt alle aktiviteter direkte fra salgsmuligheden og aktiviteten er automatisk sporet hertil. Når stamdatafeltet Kontakt er udfyldt oprettes mail og aftale standard til denne person. Opret mail Klik på og vælg . Udfyld felter med modtagere og emne. Vælg Gem for at kunne vedhæfte filer. Vælg Indsæt Skabelon for at få logo og signatur med i mailen. Skabeloner kan være oprettet til enten modtagergruppe eller salgsmuligheden. Vælg eventuelt Vedhæft Fil. Nederst i mailen står der Varighed 30 minutter som standard tiden for hvor lang tid der er brugt på at skrive mailen. Relevant såfremt der afrapporteres på tidsforbrug. Send mailen. FR / CRM Partner Pixibog Salgsmulighed 4

5 Hvis en mail udenfor CRM skal spores til salgsmuligheden vælges i Outlook (Windows) Angiv Angående, og derefter vælges Salgsmulighed i feltet Søg Efter. I listen over salgsmuligheder udpeges den relevante. Hvis der ikke er en forbindelse mellem Outlook og CRM, f.eks. ved Mac eller diverse webmailsystemer, så kan man vælge at videresende mailen til partner@cphbusiness.dk, og mailen vil ankomme til køen Partner i CRM. Her kan mailen spores til Salgsmuligheden og fjernes fra køen. Opret Aftale Under Aktiviteter klikkes på og vælg Aftale. Indtast de nødvendige oplysninger, og vær opmærksom på, at når felterne Krævet og Valgfri udfyldes sendes der en kalenderinvitation til de pågældende. Hvis en aftale allerede er i kalenderen kan den spores til Salgsmuligheden ved i Outlook (Windows) at vælge Angiv Angående. Hvis det er en aftale i en anden kalender end Outlook (Windows) kan den sendes til Partner@cphbusiness.dk og herfra blive sporet ind under Salgsmuligheden. Aftaler oprettes med status Åben, og når aftalen er gennemført skal den markeres som Fuldført ved at åbne aftalen og vælge øverst Fuldført. Når aftalen er fuldført kan den ikke editeres. Noter Noter anvendes til at skrive de nødvendige notater undervejs i salgsprocessen, og det er også under noter man kan vedhæfte eksterne dokumenter, f.eks. hvis kunden fremsender en kravsspecifikation. Omgivelser I den højre søjle noteres interessenter, øvrige salgsmedarbejdere i teamet og konkurrenter. Interessenter noteres såfremt der er særlig fokus på dem og de derfor skal holdes orienteret og måske endda involveres. Interessenten kan have forskellige roller som f.eks. bestyrelsesmedlem eller beslutningstager. Øvrige salgsmedarbejdere er de medarbejdere som er involveret i salgsprocessen ved at yde bidrag undervejs. Man kan i startbilledet af Salgsmuligheder vælge visningen: Salgsmuligheder jeg er medlem af og dermed se de Salgsmuligheder hvor man er med i salgsteamet. FR / CRM Partner Pixibog Salgsmulighed 5

6 Registrering af produkter, økonomi og tilbud Nederst i Salgsmuligheden kan der registreres hvilke produkter der tilbydes, økonomien i dem og selve tilbuddet. Dette element i Salgsmulighed forudsætter brug af eksisterende prislister og produktkataloger. Produkterne tager udgangspunkt i en prisliste og kan plukkes herfra. Det er ikke aktuelt for Partner i denne indledende fase. Feltet Indtægt er vigtig idet man her angiver om man ønsker prisen beregnet af systemet eller om man selv vil byde på den. Ved systemberegning tager systemet udgangspunkt i den valgte prisliste, så det er ikke relevant for Partner. Vælg Brugerangivet ud for Indtægt, og dermed kan den anslåede salgspris tastes direkte ind i feltet øverste til højre: Ansl. Indtægt. Tilbud bruges til at udregne de ønskede tilbud til kunden. Tilbud forudsætter også at der er valgt en prisliste. Man kan vælge at oprette et tilbud som kladde uden prisliste og her vedhæfte det tilbud som faktisk er sendt til kunden. Derved ligger tilbudet på den rigtige hylde i CRM. En light udgave vil være at lægge det fremsendte tilbud direkte under Noter. Brug af Faser Når Salgsmulighed er gemt første gang dukker der en række tjekpunkter op lige under baren. FR / CRM Partner Pixibog Salgsmulighed 6

7 Man kan frit placere sig i en fase for at se tjekpunkternes status. Det lille flag markerer hvilken fase salgsprocessen aktuelt befinder sig i. Flyt fase både frem og tilbage med de vandrette pile ude til højre. Området med tjekpunkterne kan lukkes ned ved at klikke på den lille lodrette pil ude til højre for i. Valg af fase har betydning for salgets pipeline, som kan ses i dashboard, blandt andet i Dashboard til salg: Salget afsluttes med at markere salgsmuligheden for Tabt eller Vundet ved at vælge Luk som Vundet eller Luk som Tabt på Salgsmulighedens forside. Nøglepunkterne over Fase baren er vigtige informationer: den forventede afslutningsdato og den anslåede indtægt. FR / CRM Partner Pixibog Salgsmulighed 7