Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Provstegade 10, 2. sal DK-8900 Randers RANDERS KOMMUNE Beretning nr. 12 (side ) Delberetning for regnskabsår 2010 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativet Bilagsbehandling og interne kontroller Kassevirksomhed Tilsyn med decentral administration GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Likvide beholdninger Øvrige balanceposter FINANSIEL POLITIK IT-SIKKERHED LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Løn og vederlag m.v. til politikere KOMMUNAL MEDFINANSIERING AF DE REGIONALE SUNDHEDSOPGAVER - GENNEMGANG AF KOMMUNENS ØKONOMISTYRING Indledning Økonomistyring Løbende kontroller Kontrol af månedlig afregning Betaling for færdigbehandlede patienter REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering

3 8.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige) FOKUSREVISION FORVALTNINGSREVISION OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER Revisionsberetning nr. 8 (side 191), afstemning af kommunens balance Revisionsberetning nr. 9 (side 219), regnskabsføring og interne kontroller Revisionsberetning nr. 10 (side 232), tilbud til udlændinge (introduktionsprogrammet) Revisionsberetning nr. 10, (side 232), tabt arbejdsfortjeneste Revisionsberetning nr. 11 (side 276), sagsrevision på børne- og ungeområdet REVISIONENS BEMÆRKNINGER Social sagsrevision

4 Til Randers Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2010 udført indtil. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2010 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 291

5 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. I forbindelse med den løbende revision af området for 2009 konstaterede vi en række forhold som samlet set gav anledning til en revisionsbemærkning. Det drejede sig bl.a. om, at en række instrukser ikke var udarbejdet/implementeret i henhold til kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser herom. Vi har i forbindelse med dette besøg konstateret, at de manglende instrukser nu er udarbejdet. Det er således vores opfattelse, at kommunens kasse- og regnskabsregulativ i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for interne kontroller og ledelsestilsyn. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og interne kontroller Vi har gennemgået en række områder med det formål at undersøge, hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt regulativets bestemmelser udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har valgt at sætte særlig fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i kasse- og regnskabsregulativet. I forbindelse med den løbende revision af området for 2009 konstaterede vi en række forhold, som samlet set gav anledning til en revisionsbemærkning. Det drejede sig bl.a. om, at en række interne kontroller ikke var udført. Vi har i forbindelse med dette besøg konstateret, at kontrollerne nu er udført. Det fremgår af kasse- og regnskabsregulativets bilag 5, retningslinier for bogføringsprocessen, at de budgetansvarlige skal udføre ledelsestilsyn og Økonomiafdelingen skal stikprøvevis kontrollere det udførte tilsyn. Der er udarbejdet en vejledning vedrørende økonomisk ledelsestilsyn. Økonomiafdelingen har oplyst, at de flere gange i 2010 og senest i november 2010 har anmodet de enkelte forvaltninger om at indhente og fremsende beskrivelser vedrørende økonomisk ledelsestilsyn. Status pr. november 2010 er således, at der er modtaget nogle beskrivelser især inden for børne- og skoleområdet, men at der fortsat mangler flere. Vi har konstateret, at Økonomiafdelingens kontrol af det udførte tilsyn har afventet beskrivelserne af ledelsestilsynet. 292

6 I forbindelse med vores besøg på en række institutioner jfr. afsnit 2.4 konstaterede vi på revisionstidspunktet i september 2010, at lederen ikke var bekendt med, at der skal udarbejdes en beskrivelse af det økonomiske ledelsestilsyn. Økonomiafdelingen har oplyst, at det i forbindelse med omstrukturering i afdelingen forventes, at der kan skubbes yderligere til processen med udarbejdelse at beskrivelser af det økonomiske ledelsestilsyn. Vi skal anbefale, at der ledelsesmæssigt fortsat holdes fokus på området, således at der på alle områder snarest foreligger de fornødne beskrivelser af det økonomiske ledelsestilsyn. Det er herudover vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. 2.3 Kassevirksomhed Siden indførelsen af den elektroniske bilagsbehandling i kommunerne og indførelsen af Nem- Konto er aktiviteterne ved kassefunktionen begrænsede. Kommunes kassevirksomhed er i dag afgrænset til følgende: Decentrale forskudskasser Midlertidige forskud Personlige forskud Kasser der kan modtage indbetalinger fra borgere (automater m.v.) Vi har foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af likvide beholdninger i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 19. august Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. 2.4 Tilsyn med decentral administration Formål og omfang Efter aftale med har vi foretaget en række besøg på institutioner med decentral administration. Formålet med besøgene har været, at vurdere en række administrative forretningsgange. I det omfang det er aktuelt på de besøgte steder har vi gennemgået følgende områder: Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Statusafstemninger Administration af beboermidler Decentral indtægtsadministration 293

7 Moms- og afgiftsmæssige forhold Lønadministration på udvalgte områder - brug af autorisationer og adgangskoder - overholdelse af regler for attestation og anvisning - ledelsesmæssig kontrol af indtastninger til løn- og personaleadministrative systemer Lageradministration. Udførelse Vi har i september 2010 foretaget besøg på følgende institutioner: Ældreområdet - Områdecenter Kristrup - Hjælpemiddeldepotet Skoleområdet - Rismølleskolen - Firkløverskolen Fritid og kultur - Randers Bibliotek - Randers Musikskole Social og arbejdsmarkedsområdet - Holberghus - Alkoholrådgivningen - Misbrugcenteret - Perron 4 Vurdering af forretningsgange blev foretaget ved interview med de områdeansvarlige medarbejdere, samt ved gennemgang af diverse materiale. Det er sammenfattende vores vurdering, at de rutiner der følges generelt er hensigtsmæssig og betryggende. På revisionstidspunktet konstaterede vi dog flere steder, at lederen ikke var bekendt med, at der jfr. bilag 5 til kommunens kasse- og regnskabsregulativ skal udarbejdes en beskrivelse af det økonomiske ledelsestilsyn. Vi har anbefalet, at disse beskrivelser bliver udarbejdet snarest. Herudover har vores gennemgang sammenfattende givet anledning til følgende: På skoleområdet har vi anbefalet, at beskrivelsen vedrørende økonomisk ledelsestilsyn tilføjes, hvorledes administration af skoleboder og madordninger sker. På en skole har vi anbefalet at stramme op på forretningsgangen for attestation af bilag i forskudskassen, samt at der foretages en vurdering af forskudskassens størrelse. På 2 institutioner har vi konstateret forskudskasser, som ikke var registreret i kommunens bogføring. Vi har anbefalet, at disse kasser bliver afregnet. På 1 institution har vi anbefalet, at administration af beboermidler bliver beskrevet i det økonomiske ledelsestilsyn. 294

8 3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.3 har vi foretaget uanmeldt gennemgang af kommunens afstemninger af indestående i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger pr. 19. august Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti overholdes. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Det fremgår således af bilag 10 til kasse- og regnskabsregulativet, at de enkelte forvaltninger skal iværksætte afstemningsprocedurer, der sikrer, at der løbende foretages afstemning af samtlige statuskonti. Som forberedelse til den kommende regnskabsafslutning har Økonomi i oktober 2010 anmodet de enkelte forvaltninger om fremsendelse af den seneste afstemning af en række udvalgte balancekonti. Denne indkaldelse har ikke afdækket væsentlige problemer. Vi har foretaget opfølgning på det i Social og arbejdsmarked igangværende oprydningsarbejde vedrørende mellemværende af ældre dato samt udarbejdelse af løbende afstemninger på balancekonti vedrørende boligstøtte, børnetilskud og andre familieydelser samt mellemregningskonti vedrørende sociale pensioner. Social og arbejdsmarked har oplyst, at oprydningsarbejdet stort set er tilendebragt og resterende mindre forhold vil blive afklaret i den nærmeste fremtid, så afstemninger ultimo 2010 ikke indeholder beløb af ældre dato. Vi vil foretage fornøden opfølgning i forbindelse med den afsluttende revision af regnskabet for Det er generelt vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. 4 Finansiel politik Vi har foretaget en undersøgelse af, om kommunen har udarbejdet en fornuftig finansiel politik. 295

9 Vi har ved vores gennemgang påset: om kommunens finansielle politik er godkendt politisk om der i politikken er klare beskrivelser i forhold til bemyndigelser, ansvar og rapportering i forhold til en aktivstyring af gælds- og investeringsporteføljen om kommunens finansielle politik indeholder retningslinier for aktiv styring af de likvide aktiver og kommunens gældsportefølje om kommunen har forholdt sig til statsgarantiens udløb ved indskud i pengeinstitutter om politikken følges i praksis. Det er vores vurdering, at har udarbejdet en fornuftig finansiel politik og vi har ved vores gennemgang konstateret, at den også følges i praksis. 5 It-sikkerhed Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også medføre specifikke risici for de interne kontroller. I forbindelse med revisionen har vi foretaget en vurdering af, hvordan kommunen har reageret på disse risici. Vi har først kortlagt, hvordan kommunen selv har tilrettelagt styringen, dvs. vurderet kommunens strategier for it-anvendelse og it-sikkerhed. Dernæst har vi vurderet, om der er tilrettelagt interne kontrol- og rapporteringssystemer, som sikrer ledelsens overblik over itsikkerheden i kommunen. Endeligt har vi udført en række revisionshandlinger, hvor vi har fokuseret på de områder af kommunens it-sikkerhed, som har størst betydning for os som revisorer. Vi har foretaget revisionshandlinger inden for følgende områder: Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav. 296

10 Hvor vi har vurderet det som relevant, har vi foretaget vurderinger, der indeholder elementer af forvaltningsrevision, herunder ledelse og styring samt effektivitet. Revisionen er udført som en opfølgning på revisionen i Gennemgangen har vist, at s administration af it-sikkerheden på de udvalgte områder er betryggende set ud fra et revisionsmæssigt synspunkt samt god it-skik. Vores gennemgang er beskrevet i en særskilt rapport fremsendt til it-afdelingens ledelse. Herudover har vi risikovurderet ressourcestyringssystemet, som anvendes af Driftsafdelingen. Driftsafdelingen har reageret på flere af vores anbefalinger og har iværksat en række tiltag, herunder beskrivelsen af økonomisk ledelsestilsyn. 6 Løn- og personaleområdet 6.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 31. juli Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller (bl.a. kontrol af ind- og uddata fra lønsystemet), som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 50 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jfr. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst og eventuel forhåndsaftale, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for personer som er omfattet af multimediebeskatning foreligger en underskrevet erklæring. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 297

11 Med hensyn til timelønnede har der dog været lidt uklarhed om, hvordan tilgangsblanket skal udfyldes. Det er aftalt, at der bliver udarbejdet en ny blanket. Det fremgår af kommunens retningslinier for multimediebeskatning, at kontrol af medarbejdere, som har underskrevet en tro og love erklæring, foreligger hos institutionen. Vi skal anbefale, at det undersøges, om kontrollen rent faktisk bliver udført og dokumenteret af hensyn til overholdelse af kommunens pligt som arbejdsgiver ved eventuelt kontrolbesøg fra SKAT. 6.2 Løn og vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af vederlag til politikere i forhold til at påse, at gældende regler er overholdt. Det er vores opfattelse, at vederlag til politikere er udbetalt i overensstemmelse med gældende regler. 7 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver - gennemgang af kommunens økonomistyring 7.1 Indledning Vi har foretaget en gennemgang og vurdering af den etablerede økonomistyring på de to hovedområder: Aktivitetsbestemt kommunal medfinansiering Aktivitetsbestemt kommunal finansiering Ved gennemgangene har vi vurderet de tilrettelagte forretningsgange og iværksatte kontrolrutiner, ligesom vi har foretaget en vurdering de gennemførte kontroller og resultatet heraf. Endvidere er robustheden af den anvendte model vurderet. 7.2 Økonomistyring Den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering omfatter andel af udgifter til behandling af somatiske og psykiatriske patienter ved indlæggelser og ambulant behandling samt visse områder indenfor praksissektoren. Kommunen har ikke adgang til at få oplysninger om disse udgifter på individniveau, men har alene mulighed for kontrol og indsigt i betalingerne via den informationsdatabase som Sundhedsstyrelsen har stillet til rådighed. Man er her nødt til at forlade sig på de kontroller m.m. der gennemføres på sygehusene til sikring af, at oplysningerne er korrekte. 298

12 På disse områder er styrings- og kontrolmuligheder derfor begrænsede, hvilket stiller særlige krav til kommunen om udvikling af egne styrings- og analysemodeller. anvender en prognosemodel, der er en videreudvikling af modellen fra Danske Regioner. Modellen er opdelt på udgiftsarter og måneder, hvor der foretages vurderinger til de tilsvarende oplysninger tidligere år, egne prognoser for indeværende år samt sammenholdelse til Region Midtjyllands prognose for året. Der er fastlagt en styrende tidsplan dels for den interne administration af området, ledelsestilsyn fra direktionen samt for de to årlige orienteringer af det politiske niveau med prognoser for det samlede forbrug for året set i sammenhæng med budget m.m. Modellen er opbygget, så den anvender forskellige kilder, der sikrer robusthed i prognoserne og tydeliggør områder der afviger i forhold til forventninger, ligesom der sikres opfølgning i forhold til budgettet. Kommunen indgår aktivt i det regionale samarbejde om fortsat udvikling af prognosemodellen, hvor der aktuelt arbejdes med yderligere udvikling af modellen, så der indgår aktivitetsoplysninger og forskellige sammenligninger målt pr. indbygger, set i forhold til regionens kommuner. Randers kommune startede i 2008 et projekt om et udvidet styrings- og ledelsesinformationssystem, der skal sikre integration og udnyttelse af de yderligere oplysninger der fremover stilles til rådighed via Sundhedsstyrelsens KØS (KommunalØkonomiskSundhedsinformationsgrundlag), hvor der gives væsentligt større muligheder for at sammenkoble forskellige sundhedsdata (DREAM) (sygedagspenge, specifikke patientdata, drg-takster m.m.). Der arbejdes også med at koordinere de nye muligheder med s data på personalegrupper med direkte relation hertil, eks. timer i hjemmepleje m.m. KØS blev ultimo november 2010 frigivet til brug for kommunerne, med en egentlig brugerflade, der kan anvendes direkte af kommunerne. Randers kommunens analysemuligheder forøges herved yderligere. Det er vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for den overordnede økonomistyring er betryggende og den anvendte prognosemodel giver et godt og robust fundament for den løbende økonomistyring og budgetkontrol. Vores stikprøvekontrol har desuden vist, at efterleverer de etablerede forretningsgange for opfølgning og ledelsesmæssig rapportering m.m. Det er desuden vores vurdering, at de allerede igangsatte udviklingsarbejder, sammen med de nu endnu mere tilgængelige analysemuligheder der stilles til rådighed via KØS, vil give Randers Kommune muligheder for at styrke styrings- og informationssystemet og samtidig sikre endnu større indsigt i sammenhænge af den kommunale indsats på sundhedsområdet og dermed de samlede økonomiske konsekvenser af beslutninger på områderne. 7.3 Løbende kontroller Kontrol af månedlig afregning I forbindelse med de månedlige afregninger fra Sundhedsstyrelsen opdateres styringsskemaet og der foretages en vurdering af den økonomiske volumen i forhold til oplysninger om udskrevne og færdigbehandlede patienter, der endnu ikke er færdigregistreret i sygehusenes patientsystemer samt patientregistreringer der er registreret i fejlregisteret. Det herved beregnede/opgjorte forbrug for måneden, sammenholdes med regionens opgørelse af det forventede træk på kommunens konto den 1. bankdag i måneden. Der sendes mail 299

13 til den centrale regnskabsafdeling, som bogfører månedens forbrug på de respektive konti i kommunens regnskab. Det er vores vurdering, at den tilrettelagte forretningsgang og de etablere opfølgningsrutiner er tilstrækkelige og betryggende Betaling for færdigbehandlede patienter Kommunerne skal afholde en fast udgift på kr. for hver dag en patient henligger på sygehuset efter pågældende er færdigbehandlet. Det er store ekstraudgifter, som kommunen derved kan blive pålagt, hvorfor der bør være meget stor fokus på rutiner, kontroller m.m. der skal sikre, at udgifterne hertil holdes på et minimum. Gennemførte journalaudits har, sammen med kommunerne på Djursland, indledt et samarbejde med Regionshospitalet Randers/Grenå med gennemførsel af audits af de sagsoplysninger og registreringer der ligger til grund for regninger vedrørende færdigbehandlede patienter. Formålet med disse audits er dels en konkrete gennemgang af dokumentationen for regningerne og dels en indsigt/læring om registreringer af patientdata. Kontrollerne er tilrettelagt, så de dækker alle opkrævninger for færdigbehandlede patienter fra regionshospitalet og gennemføres 2 gange årligt. Gennemgangene blev foretaget i marts/april og august/september 2009 dækkende betalingerne for 2008 og første halvår af 2009 og der foreligger en udførlig rapport som dokumentation for de udførte kontroller og resultat heraf. Den samlede økonomiske konsekvens for af de foretagne audits var en tilbagebetaling på ca kr. Som afslutning på dette arbejde, har Region Midtjylland og kommunerne i regionen udarbejdet et notat i december 2009, der beskriver procedurer for korrektion af fejlregistreringer vedrørende færdigbehandlede patienter for sygehuse, kommuner og region. Notatet indeholder detaljere procedurer, tidsfrister, varslingsfrister, henvisninger til vejledninger, ligesom der er fastlagt retningslinier for behandling og afklaring af tvivlsspørgsmål og tilbagebetalinger. Resultatet af dette arbejde og aftalerne med regionen har medført, at kommunens udgifter til færdigbehandlede patienter er faldet og ligger på et acceptabelt niveau. har derfor tilpasset kontrolrutinerne, så der månedsvis foretages udtræk fra esundhed over udgifter til færdigbehandlede patienter og nye personer kontrolleres med oplysningerne i egne journaler m.m. Ved uenighed kontaktes hospitalet direkte og fejl korrigeres. Den senest foreliggende prognose for hele 2010 viser, at udgifter færdigbehandlede somatiske patienter forventes at blive på ca kr., mens udgifterne for psykiatriske patienter forventes at blive ca kr., hvilket ligger lidt over de tilsvarende udgifter i tidligere år. De indtil nu bogførte udgifter til psykiatriske patienter udgør ca kr. og omfatter betaling for 12 borgere og ca. 200 sengedage, hvoraf dog 4 borgere alene står for de 147 dage heraf. 300

14 har iværksat en undersøgelse af årsagerne til, at enkelte psykiatriske patienter henligger på sygehuset i længere perioder efter de er færdigbehandlede. Når resultatet foreligger, vil der ske en evaluering af de etablerede forretningsgange og kontaktordninger, så det sikres, at udgifterne hertil holdes så lavt som muligt. Det er vores vurdering, at har iværksat tilstrækkelige og betryggende tiltag der sikre, at udgifter til færdigbehandlede patienter nedbringes mest muligt, ligesom der er skabt grundlag for et tæt og indgående kendskab til administration og retningslinier på området. 8 Revision af de sociale områder med statsrefusion 8.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter 301

15 sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 8.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige). Vi har foretaget gennemgang af 117 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Kontrol af ubehandlede advis Vi har konstateret, at der på Jobcentret ikke er foretaget kontrol af ubehandlede advis i 2010, bortset fra på revalideringsområdet. Vi har fået oplyst, at kontrollen er igangsat på sygedagpengeområdet. Vi har aftalt, at det fremover indgår i ledelsestilsynet, at der foretages løbende kontrol af ubehandlede advis fra KMD-Sag og at de manglende kontroller i 2010 foretages med tilbagevirkende kraft. Journalføring af opfølgning på kontanthjælps- og aktiveringsområdet I forbindelse med vores gennemgang af personsagerne har vi konstateret, at der i flere sager er usikkerhed om hvornår reel opfølgning er foretaget og dermed usikkerhed om der er foretaget rettidig opfølgning. Dette vedrører især opfølgninger foretaget af anden aktør, da der er store forskelle på, hvornår reel opfølgning er foretaget, hvornår journalføring er foretaget, og hvornår der er foretaget registrering i Arbejdsmarkedsportalen. Vi har fået oplyst, at Jobcentret fremadrettet vil tilstræbe en højere grad af omhu med journalføringen i forhold til samtaler, som er gennemført hos anden aktør. 302

16 På øvrige personsagsområder er det vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 8.3 Personsager På de under afsnit 8.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 4 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til fejludbetaling af engangshjælp, hvilket er konstateret i 3 sager ud af 4 introduktionsydelsessager. Herudover er der ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til at første samtale og udarbejdelse af integrationskontrakt sker med mere end 1 måned efter kommunen har overtaget ansvaret og opfølgning sker med mere end 3 måneders mellemrum. Dette er konstateret i 3 sager ud af 4 sager vedrørende introduktionsprogram. I 1 sag ud af 4 introduktionsydelsessager er tilbud om danskuddannelse sket med mere end 1 måned efter kommunen har overtaget ansvaret. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har fået oplyst, at for at imødekomme disse fejl og mangler har Social og arbejdsmarked taget følgende initiativer: Der udarbejdet en ny procedure i forhold til udbetaling og/eller refusion Der er etableret en ny struktur på integrationsområdet. Procedureændringen i forhold til udbetaling og/eller refusion er allerede iværksat. Med hensyn til eventuelle fejludbetalinger har vi fået oplyst, at der vil blive fortaget en gennemgang af alle relevante sager. Der er for 2010 tale om ca. 20 sager. Herudover har vi fået oplyst, at der på integrationsområdet i forbindelse med reorganiseringen af Social og Arbejdsmarked er oprettet et særligt integrationsteam, både for at imødekomme de påtalte fejl, men også for at imødekomme nye opgaver der er kommet i forbindelse med den nye integrationslov. Der henvises i øvrigt til afsnit 12.1, Revisionens bemærkninger. 303

17 8.3.2 Førtidspensioner Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 77 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 7 sager ud af 15 aktiveringssager er jobplanen ikke underskrevet af enten den aktiverede eller af sagsbehandler. Der er tale om en generel fejl. i 1 sag vedrørende kontanthjælp er der ikke foretaget sagsbehandling/opfølgning jfr. gældende regler i 1 år p.g.a. misforståelser omkring stop af sag. i 3 sager ud af 5 sager vedrørende merudgifter til børn jfr. SL 41 er der sket løbende udbetaling direkte til en leverandør og dermed uden beregning af standardbeløb. Der er tale om en generel fejl. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne vedrørende aktivering, kontanthjælp og merudgifter til børn ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har fået oplyst, at der i 2011 vil blive taget initiativ til forbedring af sagsbehandlingens kvalitet. Der henvises i øvrigt til afsnit 12.1, Revisionens bemærkninger Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 15 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. 304

18 Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 3 sager ud af 6 revalideringssager er der ikke foretaget rettidig opfølgning. Der er tale om manglende opfølgning med overskridelse fra 11 dage til 1 år. i 1 sag er der konstateret mangler i ressourceprofil i forbindelse med bevilling af revalideringsydelse som kan betyde, at pågældende ikke har været berettiget til den modtagne ydelse. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har fået oplyst, at der i 2011 vil blive taget initiativ til forbedring af sagsbehandlingens kvalitet. Der henvises i øvrigt til afsnit 12.1, Revisionens bemærkninger Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige) Vi har foretaget test af kontroller i 13 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 305

19 9 Fokusrevision Arbejdsdirektoratet har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 3. maj 2010 til samtlige kommunalbestyrelser og de kommunale revisorer meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2010 gennemfører en fokusrevision vedrørende aktive tilbud samt økonomistyring og hjemtagelse af refusion på kontanthjælps- og starthjælpsområdet. Vi har foretaget denne fokusrevision, jf. de fremsendte spørgeskemaer, og har afgivet en erklæring til Arbejdsdirektoratet/Beskæftigelseministeriet til deres brug. 10 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi har derfor valgt at redegøre nærmere herfor i de øvrige afsnit i denne beretning. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit hvor løbende forvaltningsrevision er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 2.4, Vurdering af en række decentrale administrative forretningsgange og anbefalinger om forbedringer m.v. Afsnit 4, Tilrettelæggelse af kommunens finansielle politik. Afsnit 5, Kommentarer og anbefalinger på administrative og tekniske problemstillinger vedrørende kommunens it-sikkerhed. Afsnit 7, Vurdering af kommunens økonomistyring vedrørende kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver. 306

20 11 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I forbindelse med revisionen har vi foretaget opfølgning af tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold, omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er gengivet tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne Revisionsberetning nr. 8 (side 191), afstemning af kommunens balance Vi har revisionsberetning nr. 8 og i tidligere revisionsberetninger afgivet bemærkninger, da der har været vanskeligheder med at udarbejde de fornødne afstemninger til dokumentation af kommunens balance. Problemerne blev i revisionsberetning nr. 8 især konstateret på områder henhørende under Social og arbejdsmarked samt Personale og HR. Der var på daværende tidspunkt igangsat et arbejde med udredning og afstemning af en række statuskonti. Byrådets besvarelse Randers Byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 26. oktober Det fremgår af sagsfremstillingen, at der i samarbejde med os er udarbejdet handleplaner, der sikrer, at alle afstemninger udarbejdes, og af afstemningsopgaven frem over løses korrekt og rettidigt. Vi har tidligere konstateret, at de nævnte problemer med afstemninger under Personale og HR var løst. Vi har ved dette besøg foretaget opfølgning på det i Social og arbejdsmarked igangværende oprydningsarbejde vedrørende mellemværende af ældre dato samt udarbejdelse af løbende afstemninger på balancekonti vedrørende boligstøtte, børnetilskud og andre familieydelser samt mellemregningskonti vedrørende sociale pensioner. Social og arbejdsmarked har oplyst, at oprydningsarbejdet stort set er tilendebragt og resterende mindre forhold vil blive afklaret i den nærmeste fremtid, så afstemninger ultimo 2010 ikke indeholder beløb af ældre dato. Vi vil foretage fornøden opfølgning i forbindelse med den afsluttende revision af regnskabet for 2010, men på baggrund af ovenstående anser vi bemærkningen som afsluttet Revisionsberetning nr. 9 (side 219), regnskabsføring og interne kontroller I forbindelse med den løbende revision af området for 2009 konstaterede vi en række forhold som samlet set gav anledning til en revisionsbemærkning. 307

21 Det drejede sig i det væsentligste om: En række instrukser var ikke udarbejdet/implementeret i henhold til kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser herom En række interne kontroller var ikke udført. For det nærmere indhold henvises til revisionsberetning nr. 9. Byrådets besvarelse Randers Byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 19. april Det fremgår af sagsfremstillingen, at en del instrukser efterfølgende er udarbejdet og implementeret og at den resterende del vil blive udarbejdet og implementeret ud fra en vurdering af væsentlighed, risiko og ressourcer. Herudover fremgår det vedrørende interne kontroller, at en del kontroller efterfølgende er påbegyndt med tilbagevirkende kraft og de resterende kontroller vil blive igangsat hurtigst muligt. Vi har i forbindelse med dette besøg konstateret, at de manglende instrukser er udarbejdet og kontrollerne er udført. Vi anser hermed bemærkningen som afsluttet Revisionsberetning nr. 10 (side 232), tilbud til udlændinge (introduktionsprogrammet) Vi afgav følgende revisionsbemærkning i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2009: Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at det i forbindelse med de foretagne opfølgninger ikke klart fremgår, hvorvidt der har været kontakt til pågældende. Det fremgår af IL, at kontakten kan være personlig, telefonisk eller digitalt. Dette betyder, at der skal være kontakt med den pågældende hver 3. måned, og det bør fremgå af sagen, hvorledes kontakten er foretaget. Herudover er det konstateret, at tilbuddene i introduktionsprogrammet ikke fremgår af kontrakten med timetal, kategori og periode. Vi skal anbefale, at dette fremover fremgår af kontrakten. Jobcentret har oplyst, at der i starten af 2010 vil blive taget initiativ til en beskrivelse af arbejdsgangene m.v. på området, således at lignende fejl fremover kan undgås. Byrådets besvarelse Randers Byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 31. maj Det fremgår af sagsfremstillingen, at der nu er udarbejdet beskrivelser af arbejdsgangen på området, der skal sikre at reglerne vedrørende kontakt til personerne og indhold i kontrakterne overholdes. Endvidere er der nedsat en arbejdsgruppe, der skal analysere og forbedre arbejdsgangene mellem udbetalingsafdelingen på Laksetorvet og Jobcentret på Kasernen. 308

22 På grundlag af byrådets besvarelse og vores opfølgning i forbindelse med dette revisionsbesøg anser vi bemærkningen som afsluttet Revisionsberetning nr. 10, (side 232), tabt arbejdsfortjeneste Vi afgav følgende revisionsbemærkning i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2009: Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til, at der i 5 sager ud af 7 sager jfr. SEL 42 er foretaget fejlberegning af udbetalt tabt arbejdsfortjeneste. Vi har med Afdelingen for Specialbistand aftalt, at vi giver afdelingens medarbejdere vejledning i beregningsreglerne på området. Byrådets besvarelse Randers Byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 31. maj Det fremgår af sagsfremstillingen, at der efterfølgende er foretaget omberegning af de omtalte sager således, at såvel ydelse som refusion nu er korrekt. Endvidere har BDO Kommunernes Revision vejledt relevante medarbejdere i beregningsreglerne og samtlige sager vedrørende tabt arbejdsfortjeneste er gennemgået for kontrol af korrekt beregning. Endelig er der dannet et team af medarbejdere med særligt kendskab til reglerne for beregning af tabt arbejdsfortjeneste. På grundlag af byrådets besvarelse og vores opfølgning i forbindelse med dette revisionsbesøg anser vi bemærkningen som afsluttet Revisionsberetning nr. 11 (side 276), sagsrevision på børne- og ungeområdet Vi afgav følgende revisionsbemærkning i forbindelse med den afsluttende revision af kommunens regnskab for 2009: Vi har revideret i alt 39 sager i 2009 og 2010 fordelt på Distrikt Kasernen, Distrikt Gudenåcentret og Distrikt Odinsgade. Vi har i vores sagsudvælgelse haft fokus på både ældre og nyere sager. Vi har konstateret en række fejl og mangler i de gennemgåede sager. De hyppigst forekommende forhold vedrører borgerens retssikkerhed og omhandler bl.a.: manglende udfærdigelse af handleplan (konstateret i 12 sager) for sen udfærdigelse af handleplan (konstateret i 4 sager) manglende oplysning i handleplan om forventet varighed af den iværksatte foranstaltning (konstateret i 13 sager) 309

23 manglende udfærdigelse af 50 undersøgelse (konstateret i 8 sager) for sen udfærdigelse af 50 undersøgelse (konstateret i 6 sager) Herudover forekommer der en række andre fejl og mangler i sagernes indhold og journalføring. Sammenfattende er det vores vurdering, at der på trods af de iværksatte initiativer til forbedring af sagsbehandlingens kvalitet, fortsat forekommer for mange fejl og mangler. På Distrikt Kasernen er der fortsat for mange fejl og mangler på væsentlige områder som udarbejdelse af 50 undersøgelser og handleplaner. På Distrikt Gudenåcentret og Distrikt Odinsgade er der en forbedring i forhold til det generelle niveau i kommunens egen screeningsrapport fra august Vores konklusioner er drøftet med Børn og skole. Vi har fået oplyst, at der i 1. halvår 2010 er iværksat en række nye initiativer til forbedring af sagsbehandlingen og bl.a. på baggrund af vores gennemgang vil der blive iværksat yderligere initiativer til fortsat forbedring af sagsbehandlingen herunder ledelsesmæssige kvalitetstjek. I forhold til Kasernen vil der blive iværksat særlige initiativer. Endelig er det aftalt, at vi fortager en revisionsmæssig opfølgning på sagsbehandlingens generelle kvalitet i alle 3 distrikter ultimo 2010 for at afdække om de iværksatte initiativer har haft den forventede effekt på sagsbehandlingens kvalitet. Byrådets besvarelse Randers Byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 20. september Det fremgår af administrations besvarelse, at der i første halvår af 2010 er iværksat en række initiativer til forbedring af sagsbehandlingen, herunder ledelsesmæssige kvalitetstjek. I forhold til Kasernen vil der blive iværksat særlige initiativer. Vi har som aftalt foretaget en revisionsmæssig opfølgning på sagsbehandlingens generelle kvalitet i alle 3 distrikter ultimo 2010 for at afdække om de iværksatte initiativer har haft den forventede effekt på sagsbehandlingens kvalitet. Vores gennemgang har omfattet i alt 18 sager fordelt på de 3 distrikter. Gennemgangen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har fået oplyst, at der efter vi afgav revisionsbemærkningen er blevet arbejdet målrettet med at forbedre sagsbehandlingens kvalitet og at der til genopretning af et antal sager i en periode er blevet anvendt eksterne aktører hertil. Endvidere er vi blevet præsenteret for en opgørelse der viser, at antal sager der mangler udarbejdelse af handleplaner er faldet fra 196 pr. 1. september 2010 til 23 pr. 1. december at antal sager der mangler 50 undersøgelse er faldet fra 132 pr. 1. september 2010 til 9 pr. 1. december Vores gennemgang bekræfter dette billede og viser, at udfærdigelse af handleplaner og 50 undersøgelser samt oplysning i handleplan om forventet varighed af den iværksatte foranstaltning foretages i henhold til lovgivningens bestemmelser herom. På grundlag af byrådets besvarelse og vores opfølgning anser vi bemærkningen som afsluttet. 310

24 12 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 12.1 Social sagsrevision På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Tilbud til udlændinge Kontante ydelser Revalidering For det nærmere indhold henvises til henholdsvis afsnit 8.3.1, og Vi har fået oplyst, at der i 2011 vil blive taget initiativ til forbedring af sagsbehandlingens kvalitet. Randers, den 28. marts 2011 BDO Kommunernes Revision (fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Niels J. Buhl Partner Ole Nielsen Chefrevisor 311