PRÆSENTATIONSTEKNIK Lumholt & Stahlschmidt Kommunikation

Transkript

1 PRÆSENTATIONSTEKNIK Kommunikationsrådgiver Anders Stahlschmidt E-bøger Lumholt & Stahlschmidt Kommunikation Traps Allé Valby telefon

2 HVILKE MIDLER HAR DU TIL RÅDIGHED?! PowerPoint og andre hjælpemidler kan være gode, så længe du ikke falder i PowerPointshowets bermudatrekant, hvor opmærksomheden forsvinder. Sørg for at dine slides kaster opmærksomheden tilbage i rummet. Men vigtigst af alt: Du skal ville dine tilhørere noget!

3 Neckers terning! Vi kan godt se terningen, selvom det ret beset kun er to kvadrater, hvor hjørnerne er parvis forbundne. Vi kan ovenikøbet se to forskellige perspektiver. Men vi kan kun se ét perspektiv af gangen. I præsentationer: Vælg ét perspektiv. Se f.eks. sagen fra tilhørernes synsvinkel.

4

5 Formidlingskultur! Enhver branche har sin egen formidlingskultur. Journalister går ofte efter den kritiske vinkel, akademikere vil gerne gøre nøje rede for sagernes uangribeligt rette sammenhæng. Ofte er sådan en kultur meget afsenderorienteret. Dvs. at man ser sagen fra sin egen vinkel og perspektiv. Med udbyttesprog stræber formidleren efter at fremlægge en sag, så modtageren kan se udbyttet.

6

7 Tysker-slide! Opmærksomheden har trange kår. Der opstår let kognitivt overload, dvs. at hjernen overbelastes med at matche det man læser med det, oplægsholderen siger. Stalin-slide! Listen giver overblik, men oplægsholderen er stadig meget låst. Zen-slide! Kræver et vist mod af oplægsholderen, men er ofte den bedste måde at undgå Powerpointshowets Bermudatrekant.

8 VI HAR TO DANSKE SPROG! Skriftsproget og talesproget smitter hinanden, men hvis vi vil sætte os selv fri, når vi taler, må vi slippe skriftligheden. Eksemplet fra interviewet med Lars Larsen illustrerer, hvordan man taler, også når man faktisk er rimelig god til at formulere sig klart. Når citatet bliver skrevet ned til f.eks. en bog, vil det snarere se ud som i teksten nedenfor. Når vi forbereder en præsentation, sidder vi f.eks. ved computeren. Vi er i skrive-mode. I undervisningssituationen er vi i tale-mode. Vi skal oversætte det skriftlige til det mundtlige. Det kan være svært, hvis ikke vi er meget bevidste om, at det er to forskellige sprog. En god forhandler ved eksakt, hvad en given vare kan produceres til, inden han går ind i forhandlingen. Vi forhandlede en gang om et parti liggeunderlag, altså stykker af skum man lægger i bunden af teltet, når man camperer i skoven. Vi forhandlede, og kom til et punkt, hvor vi ikke kunne få leverandøren længere ned i pris. Så skar vi igennem og sagde, at hvis vi skulle købe til den pris, ville vi ikke betale for leveringen. Det sagde leverandøren hurtigt ja til. Men da vi regnede efter, viste det sig, at fragten alene var dyrere end selve varen.

9 CHUNKING! De fleste forstår bedst, når noget abstrakt kan illustreres med konkrete eksempler. HULLERNE FØRST! Din opgave er at tænde tilhørernes gættemaskine. Få dem til at undre sig, spærre øjnene op eller tænke: Det kan da ikke passe?! Hvis du kommer med løsninger og konklusioner, før du stiller regnestykket op, bliver din formidling kedelig.

10 VÆR NÆRIG MED DINE SLIDES! Kig din præsentation igennem med kritiske briller. Tjek om hvert slide overholder de tre gyldne regler. Sidste regel er, at hvert slide skal have en funktion. Funktionen kan være at tjene som dokumentation. Det kunne være et foto, en graf eller et citat. Funktionen kan være at skabe overblik. Her kunne et stalinslide måske alligevel være på sin plads. Sidste funktion er at skabe en oplevelse, der understøtter din fortælling. Det kunne være et foto, en tegning, en sjov øvelse el. lign. Hvis et slide ikke overholder en af disse regler eller tjener et af disse formål, så drop det!

11 Snot- og tåregrænsen markerer grænsen mellem den ligefremme (assertive) kommunikation og den ustyrede reptilhjernekommunikation.! Registrér i stedet for at fortolke. Hold dig til fakta, så holder du dig også over snot- og tåregrænsen. INVOLVERING OG DIALOG! Der er ingen tvivl om at man formidler sit stof bedst, hvis man kan inddrage sine tilhørere. Dialog kommer ikke af sig selv. Du må som underviser skabe dialogen. Din placering i rummet er med til at dirigere dialogen. Hvilke spørgsmål kan du stille? Reflekterende Erfaringer Holdninger Eksempler Pas på med de eksaminerende spørgsmål. Kritiske tilhørere kan forekomme.! Husk, du er ikke til eksamen. Det er ok, hvis en tilhører ved noget, du ikke ved. Anerkend og inddrag den viden, som er til stede i forsamlingen. Anerkend holdninger og synspunkter, også selvom du ikke er enig. Forstyrrende tilhørere kan måske tæmmes ved at gå tæt på dem. Tilgiv dig selv, hvis du begår fejl. LÆS MERE:! Anders Stahlschmidt: Præsentationsteknik Anders Stahlschmidt: Tag ordet - grib Forsamlingen Chip and Dan Heath: Made to stick

12 Dynamisk position! Du står lidt væk fra lærredet til højre eller venstre for. Tilhørernes opmærksomhed er fordelt nogenlunde ligeligt mellem dig og dit slide. Du kan herfra flytte opmærksomheden mellem dit slide og dig selv. PLACERING I RUMMET! Med din placering i rummet kan du skabe dynamik og flytte opmærksomheden. Læseposition! Du står tæt på lærredet/ skærmen og retter opmærksomheden på dit slide, ikke på dig selv. Dialog position! Du står foran lærredet/skærmen og retter opmærksomheden på dig selv. Kan gå i dialog med publikum.

13 NERVØSE TALERE! FORBEREDER SIG FORKERT! Af Anders Stahlschmidt, Lumholt & Stahlschmidt Kommunikation! Mange nervøse talere forbereder sig på et forkert sprog, når de skal holde en præsentation. Det giver både taler og publikum en dårlig oplevelse.! Frygt kan få én til at gøre uhensigtsmæssige ting. For eksempel at forberede sig helt forkert på et foredrag eller en tale. De tre mest udbredte skrækscenarier hos mindre erfarne talere handler alle om at miste kontrollen over sin præsentation. Den første tanke, der kan få koldsveden til at springe, er især udbredt hos pligtopfyldende, veluddannede personer: Hvad, hvis jeg kommer til at sige noget forkert?. Den anden tanke, der får blodet til at sive væk fra hovedet, kan udtrykkes med ét ord: Klappen. Hvad nu, hvis den går ned, midt i foredraget?. Det er en lammende tanke, der i sig selv kan give én tunnelsyn og dermed somme tider blive en selvopfyldende profeti. Klappen kan gå ned, fordi man frygter at den skal gå ned. Sidst men ikke mindst er mange helt almindelige oplægsholdere bange for, at nogen blandt publikum skal stille et spørgsmål, de ikke kan svare på. Angsten for at blive afsløret. Bag alle disser frygtscenarier ligger en grundlæggende forestilling om, at en præsentation skal forløbe helt perfekt og nærmest umenneskeligt fejlfrit. Hvor den forestilling stammer fra, ved jeg ikke. Men jeg ved, at ønsket om fuldstændig kontrol får mange til at forberede sig (for) grundigt. De lægger en ufravigelig plan, tilrettelægger præsentationen ned i mindste detalje. Bulletpoint efter bulletpoint. Overskrift, forklaring på overskriften, faktuelle oplysninger ind her og der, copy-paste tekster fra Karnov s lovsamling eller salgsmaterialet. Tilføj, tilføj, tilføj. Alt bliver skrevet ned, plus lidt ekstra, i tilfælde af at man løber tør for stof. Før talen er man ved at briste af forberedelse. USB-stikket er rødglødende. Hvor tit har vi egentlig oplevet en taler, der løb tør for stof før tid? For sjældent! NERVØSITET I SELVSVING! Så står man der. Alt er klart. Det første man mærker er helt almindelig og ganske normal nervøsitet. Tør i munden. Hjertet banker lidt hurtigere. Hvis du skulle holde en tale på tysk, ville du ikke skrive den ned på dansk, vel?! Det sprog vi bruger, når vi sidder ved computeren og skriver, er næsten lige så forskelligt fra det sprog, du bruger foran publikum, som tysk er fra dansk. Adrenalinproduktionen fungerer, det skal jeg love for. Det ER skræmmende at stå foran en forsamling af mennesker, der forventer noget af netop dig, når man ikke er vant til det. Man skal være lidt nervøs. Første slide kommer på, og det slår benene væk under én. Den lille selvtillid, man håbede, man kunne ride på, punkterer. Det er som om, man ikke ved, hvad man selv har skrevet. Som om nogen har givet én det forkerte nodeblad at spille efter. Stemmen lyder forkert. Ordene snubler over hinanden. Planen, man har lagt, smuldrer. Man klikker fra slide til slide og ved ikke længere, hvorfor man dog tog dem med? Det, der var genialt hjemme ved computeren, er i bedste fald banalt, i værste fald noget vrøvl. Den gode nervøsitet bliver til panik og går i selvsving. DEN NØGNE TALER! Overlevelsesinstinktet bringer de fleste igennem. Nogle stavrer på PowerPoint-krykker med kroppen drejet halvt ind imod lærredet og ender med at læse op, andre skynder sig stakåndet at få det hele overstået. Hvad gør man efter sådan en tur? Forbereder sig endnu grundigere næste gang? Det underlige er, at hvis man bliver kastet ud i foredragssituationen uden at få mulighed for at forberede sig, men i øvrigt ved noget om det, man taler om, går det som regel meget bedre. Især hvis man ikke bruger PowerPoint. Det er sandsynligt, at man føler sig meget nervøs i sådan en situation, men publikums oplevelse af den nøgne taler er som regel meget positiv. Den er nærværende, mere personlig og man forstår meget bedre, hvad der bliver sagt.

14 Men kan det virkelig passe, at man skal lade være med at forberede sig? Kan det virkelig passe, at en præsentation er bedre uden visuelle hjælpemidler? I første omgang ja. Men problemet er bare ikke dine visuelle hjælpemidler eller det, at du forbereder dig. Det er måden du forbereder dig på. Måden du bruger dine hjælpemidler på. Problemet er, at du blander to vidt forskellige sprog, når du skriver dine slides til din tale. TO SPROG! Dansk er (mindst) to forskellige sprog. Det skrevne dansk og det talte. Til daglig er vi ikke bevidste om, hvor stor forskellen er. Det skyldes at vi i de fleste situationer, hvor vi bruger det talte sprog, ikke behøver noget at støtte os til. Vi taler frit og uden manuskript eller andre hjælpemidler. Ordene bliver automatisk til sætninger, når vi dribler os igennem meninger, forestillinger, historier, svar og tilkendegivelser. Det flyder og mange bliver med rette beskyldt for ikke at tænke før de taler. Sådan er det talte sprog, vi kan sagtens tænke, mens vi taler. Tilsvarende når vi skriver, er det de færreste danskere, der har brug for at at sige ordene højt, før de skriver. Vi skriver bare. Nogle banker fingerspidserne hårdt ned i tastaturet med fynd og klem. Andre fedter lidt rundt med sætningerne, for at stramme dem op. Luer ud og bytter rundt, for det skrevne sprog kræver stringens. I begge tilfælde er det to adskilte processer: At skrive og at tale. Det er også to meget forskellige måder at formulere sig på. Som tysk og dansk. Alle, der har prøvet at skrive afskrift fra en lydoptagelse, kender forskellen. Man kan sagtens sige: Det er fordi, i virkeligheden har vi ikke øh dansk er ikke bare ét sprog, sådan som vi...eller nogen i hvertfald, som mange går rundt og tager for givet. Det ville lyde usikkert, men forholdsvis almindeligt som talesprog. På skrift, derimod, fungerer det ikke. Omvendt kan vi tydeligt høre i dansk tv-dramatik, når en replik er lidt for skriftlig. Især de replikker, der har til formål at fortælle os seere, hvad baggrunden er for den handling, der udspiller sig lige om lidt. Der er ord, vi bruger i skrift, som får os til at lyde kølige og distancerede, hvis vi bruger dem i tale: Vil du redegøre for dine handlinger den pågældende dato? hedder noget i retning af: Vil du fortælle, hvad du lavede den dag? på talt sprog. Når man har tænkt sit oplæg igennem mens man skrev, tror man at man bare kan holde det ssådan uden videre. Man glemmer, at det skal oversættes fra skriftlig dansk til mundtlig. Hvis man ikke oversætter det, bliver man slået af, hvor dårligt forberedt, man i virkeligheden er, når man blænder op for sin PowerPoint-præsentation. TI GODE RÅD! Hvad gør man så, hvis man vil foreberede sig mundtligt. Det er selvfølgelig individuelt, hvad der virker. Men her er nogle gode råd til hvordan man kan forberede sig til at fremlægge noget mundtligt. 1. Tal højt med dig selv. En del af din forberedelse bør foregå mundtligt. Du slipper ikke for at tale lidt højt med dig selv. Der er stor forskel på at have tænkt noget, man vil sige, og så rent faktisk sige det. Når vi kun tænker, hvad vi vil sige, springer vi tit en masse ord og meningsbroer over uden selv at opdage det. Hvis der er meget på spil, kan du indkalde en lille gruppe til at høre dit foredrag, inden det går rigtig løs. Bed dem give dig feedback ud fra følgende to spørgsmål: Hvad virkede godt? Hvad ville de gerne have mere af? De behøver ikke påpege alle mulige små fejl. 2. Find viljen i hjertet. Det er altid en god idé at gøre sig klart, hvad man vil opnå med sin tale. Du skal finde viljen i dig selv til at opnå det, du vil. Det er kernen i dit indlæg. Hvad vil du opnå under din tale? Hvad vil du opnå efter din tale? Hvad vil du de mennesker, der lytter til dig? Hvad tror du at de vil? Hvordan får du din vilje og deres viljer til at mødes? 3. Fortæl. Øv dig i at fortælle. At fortælle er ikke at læse højt eller lære udenad. Fortælling er, at du ser noget for dig mens du taler. Du kan ikke huske det hele fra begyndelsen. Det kommer til dig efterhånden. Ligesom at gå ned ad en vej, du kender. Når du drejer om hjørnet, kan du pludselig huske hvilken vej, du drejer ned ad næste gang. Brug en kollega eller ven som sparringspartner. Prøv uden hjælpemidler, noter eller huskesedler at fortælle med egne ord, hvad det er, du vil fremlægge. Se det for dig. 4. Fokuser på meningen, ikke ordene. Koncentrer dig om meninger i stedet for ord og sætninger. Folk husker ikke ord. De husker meninger, meningen med det, du siger. Dit kropssprog, din stemmeføring, din vilje og hensigt og hele den sammenhæng, du optræder i, skaber tilsammen meningen. 5. Enkle slides. Hvis du bruger PowerPoint, så prøv at undgå bulletpoints og sætninger. Gør dine slides øjeblikkeligt aflæselige, og skab dem, så de fremkalder undren, spørgsmål eller taler til et andet center i hjernen, end det grammatiske. F.eks. med et billede. Brug kun slides, hvis de tilføjer et overblik, en oplevelse eller en dokumentation, du ikke kan formidle mundtligt.

15 6. FAQ Hvis du er nervøs for spørgsmål, du ikke kan svare på, så forbered en liste over de spørgsmål, du forventer at få. Bed eventuelt en kollega om at give dig input til kritiske spørgsmål. Gennemgå listen og svar mundtligt på spørgsmålene for dig selv. Hvis der kommer spørgsmål under dit foredrag, du ikke kan svare på, falder de uden for listen af forventede spørgsmål. Du har ret til ikke at kunne svare på alt. Du kan fx sige: Det er et godt spørgsmål. Jeg kan ikke svare på det. Smil og vis, at det er helt ok ikke at kunne svare på alt. 7. Vid hvad du vil sige, men ikke hvordan. Mentalt bør du være forberedt på, at du ikke ved, hvordan din præsentation kommer til at forløbe. Hvis du spiller fodbold, ved du jo heller ikke præcis, hvordan du vil score målet. Når du går ind i en bagerforretning, ved du jo heller ikke nøjagtig hvordan du vil bede om det morgenbrød, du er kommet efter. Slip kontrollen lidt og lad ordene komme til dig, når de er der. 8. Brug dit eget talesprog. Fagsprog har det med at smitte gevaldigt af på vores mundtlige sprog. Det bliver ligesom en uniform, der skjuler vores personlighed og skaber distance. Dit sprog fortæller hvem du er. Folk der gerne vil fremtræde mere dannede end de er, falder ofte for fristelsen til hyperkorrekt sprog. Siger f.eks. Det var direktøren og jeg, der tog initiativet (omsagnsled til grundled), mens det retteligt var direktøren og mig, der tog initiativet. Stå så vidt muligt ved den du er og hvor du kommer fra. Andet kan komme til at virke utroværdigt. 9. Tal med dit publikum. Mange begår den fejl, at de isolerer sig i minutterne før de skal optræde. Men det er altid en god idé, at have udvekslet et par ord med et par stykker i salen, lige inden du går på. Det giver en ro. Du kan måske fange en af deres blikke under foredraget og hvis du kan bruge noget fra samtalerne i selve foredraget, signalerer det overskud og nærvær. Lige før talte jeg med en af jer, der fortalte mig, at Tilgiv dig selv. Du kommer helt sikkert til at begå små fejl. Det gør alle. Det der betyder noget er ikke om du fejler, men hvordan du håndterer fejlen. Ret fejlen uden videre besvær. Tilgiv dig selv. Og husk at de færreste bryder sig om perfekte mennesker. Vi kan bedst lide dem, der ligesom os selv er mennesker, der kan begå en fejl i ny og næ.