Referat af bestyrelsesmøde i Gate 21

Transkript

1 Forum: Bestyrelsesmøde i Gate 21 Tid: Sted: Deltagere: Afbud: Fra sekretariatet 2. marts 2011, kl inklusive middag Gate 21, Vognporten 2, 2620 Albertslund Ole Bjørstorp, Steen Christiansen, Signe Goldmann, Jonas Møller, Lene Lange, Niels Carsten Bluhme (uden stemmeret) Lars Gullev, Mette Kynne Frandsen, Anne Grete Holmsgaard Jacob Ferdinand (punkt 1-5), Jacob Lundgaard Referat af bestyrelsesmøde i Gate 21 1) Valg af referent I formandens fravær valgtes Steen Christiansen som mødeleder. Jacob Lundgaard blev valgt som referent. 2) Godkendelse af dagsorden Godkendt 3) Opsamling på bestyrelsens strategiseminar 15. januar 2011 Se bilag A Bestyrelsen godkendt opsamlingen med den tilføjelse omkring Gate 21 s geografiske fokus, at Gate 21 gerne indgår i relevante strategiske samarbejder, partnerskaber mv. med aktører i hele Danmark. 4) Orientering om aktiviteter i sekretariatet Sekretariatet er pt. fuldt optaget med især tre aktiviteter - opstart af nye projekter - ansættelse af mange nye medarbejdere til de nye projekter - skabelse af nye projekter inden for de nye indsatsområder Opstart af nye projekter Opstart af nye projekter fylder meget for tiden i sekretariatet: Green Cities projektet Carbon 20 startede 1. januar og er allerede godt på vej. Gate 21 varetager projektledelse, kommunikation og bevillingsadministration i projektet. Projektet PV Boost om bygningsintegrerede solceller havde formelt startdato 1. januar, men vi forhandler fortsat med bevillingsgiver om detaljer i projektets budget og plan. Dette forventes snart afsluttet. Cenergia er projektleder på vegne af Gate 21. Sekretariatet varetager projektets kommunikation og administration. Projektet Udvikling af CO2-neutralt byarmatur har ligeledes formel startdato 1. januar. Her afventes formel bevillingsskrivelse, inden projektet reelt sættes i gang. Ark-Unica er projektleder på vegne af Gate 21. Sekretariatet varetager selv projektets kommunikation og administration Fyrtårnsprojektet Formel M starter 1. marts, men trækker allerede en del ressourcer til ansættelse af 4 personer samt de endelige forhandlinger med bevillingsgiver. Gate 21 varetager projektledelse, kommunikation og bevillingsadministration i projektet. For alle fire projekter skal der etableres projektorganisation, mobiliseres partnere, indgås diverse kontrakter, udformes detaljerede projektplaner,

2 etableres hjemmesider og formuleres kommunikationsplaner, forberedes administrativt setup i forhold til dokumentation af forbrugte timer med mere. Desuden varetager Gate 21 kommunikationsopgaven i projektet EnergiØresund, hvor Øresund Environment er projektleder. Projektet startede 1. januar og etablering af hjemmeside mv. er i gang. Personalesituation En mængde nye medarbejdere ansættes pt. i sekretariatet, primært finansieret af de nye projekter, som disse medarbejdere skal servicere. Sekretariatet vokser på et par måneder til godt og vel dobbelt størrelse. Resultatet bliver et sekretariat bestående af 26 medarbejdere. Heraf er 17 ordinært ansat personale, mens 9 er studentermedhjælpere og personer i løntilskud. Nye projekter under forberedelse Sekretariatet er i fuld gang med at skabe grundlaget for udvikling af nye projekter på tværs af partnerkredsen. Herunder videre udvikling af indsatsområder samt research på de første 4-5 konkrete projektideer sammen med partnere. Partnerforum og generalforsamling Senest 30. april skal der afholdes partnerforum årsmøde. Vigtigste og sikkert også eneste punkt bliver en større revision af vedtægterne, sådan som bestyrelsen tidligere har besluttet, herunder at partnerforum nedlægges. Sekretariatet arbejder på denne revision sammen med en ekstern juridisk rådgiver. Når dette arbejde er mere fremskredent kan der indkaldes til årsmøde. For at tiltrække deltagere til årsmødet, vil det blive kombineret med et spændende fagligt oplæg el.lign. for at sikre nok deltagere. Dette kan være relevant, når eneste punkt er revision af vedtægter og nedlæggelse af partnerforum. Senest 31. maj skal der afholdes generalforsamling. Centrale punkter vil være bestyrelsens beretning, godkendelse af årsrapport, fastlæggelse af kontingent og valg af bestyrelsesmedlemmer. Generalforsamlingen holdes i forbindelse med en konference i Plan C den 26. maj. Eftersom næste bestyrelsesmøde er 24. maj vil bestyrelsens forberedelse af disse møder (dvs. behandling af sekretariatets forslag til dagsordener og bilag) nødvendigvis ske pr. mail. Opfølgning på strategiseminarets drøftelse af geografisk udbredelse Sekretariatet har siden strategiseminaret være i kontakt med en række mulige samarbejdspartnere uden for Region Hovedstaden. Jura og forsøgsprojekter Plan C projektet og Gate 21 s ønske om at skabe meget konkret orienterede byggeprojekter løber ind i diverse udfordringer af juridisk karakter. Enten egentlige barrierer eller mangel på skudsikker viden i sekretariatet og partnerkredsen om, hvordan konkrete forsøgsprojekter mv. kan etableres uden at der opstår problemer omkring udbud og habilitet. Sekretariatet arbejder med problemstillingen på to fronter. Dels ved at være i gang med at indgå partnerskab med en stærk advokatvirksomhed på området, som kan assistere med nogle af de kortsigtede udfordringer. Dels ved at have holdt møde med Erhvervs- og Byggestyrelsen, som pt. forbereder en ændring af udbudsreglerne for bl.a. at gøre offentlig-privat samarbejde enklere. Der arbejdes på at arrangere en workshop mellem 2

3 Gate 21 s offentlige og private partnere samt EBST om disse spørgsmål for at give input til ny lovgivning på området. Særlig presseindsats om Offentlig Privat Innovation Sekretariatet arbejder sammen med NCC og Henning Larsen Architects på en presseindsats omkring nødvendigheden af mere offentlig privat innovation. Dette i lyset af den medieopmærksomhed dette emne har haft på det seneste og deraf følgende muligheder for særlig eksponering. KL s teknik- og miljøkonference Politisk forum 2011 Gate 21 holder oplæg på KL s højprofilerede konference Politisk Forum for ca. 600 kommunale beslutningstagere og medarbejdere på teknik- og miljøområdet den 15. april. Oplægget holdes i plenum umiddelbart efter oplæg fra Katherine Richardson og Lykke Friis. En glimrende lejlighed til at udbrede Gate 21 s budskab. Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sekretariatet orienterede om, at der i forbindelse med vedtagelse af nye vedtægter på det kommende partnerforum årsmøde arbejdes på en justering af vedtægternes formålsbestemmelse foranlediget af spørgsmål fra en kommende kommunal partner. Til det kommende bestyrelsesmøde orienterer sekretariatet om, hvilke muligheder og begrænsninger Gate 21 s justerede formålsbestemmelse giver foreningens virke. 5) Gate 21 indsatsområder Bestyrelsen drøftede på sit seneste møde sekretariatets indstilling til faglige indsatsområder for Bestyrelsen bad om nogle justeringer og uddybninger, som er vedlagt. Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen godkender indsatsområderne. Se bilag B Bestyrelsen godkendte indsatsområderne, herunder at indsatsområdet Byggeri på sigt udvides til at omfatte By og Byg samt at Strategisk kommunal energiplanlægning på sigt udvides til at omfatte Energi og ressourcer. I forbindelse med området Byggeri tilføjes, at spørgsmål om ressourcer og materialer indgår i indsatsområdets scope. I forbindelse med området Strategisk kommunal energiplanlægning tilføjes, at spørgsmål om geotermisk energi indgår i indsatsområdets scope. 6) Årsberetning for 2010 Til generalforsamlingen i maj skal forelægges en årsberetning for Der bliver tale om en avis i højt tabloidformat, der kan benyttes som informationsmateriale om Gate 21 i mange forskellige sammenhænge resten af året. Bestyrelsen vil senere få udsendt de færdige tekster til kommentering, inden avisen går i trykken. Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen giver eventuelle input til vedlagte koncept for årsberetningen. Se bilag C Bestyrelsen tilsluttede sig sekretariatets koncept for årsberetning. 7) Finansiering af Gate 21 s aktiviteter 3

4 Sekretariatet har eksisteret i 1,5 år og der tegner sig et billede af det nødvendige udgiftsniveau i driftfasen. Gate 21 s foreningsmodel har i sin nuværende udformning den svaghed, at kontingentindtægterne ikke i længden kan finansiere de aktiviteter der skal til for at yde det, de mange og meget forskellige partnerne forventer. En bredere partnerkreds kan afhjælpe, men ikke løse, denne udfordring. Det er derfor nødvendigt at søge supplerende finansieringskilder til kontingentindtægten fra partnerskaberne. Det kan dreje sig om - en satsning på at tiltrække funding primært fra private fonde til sekretariatet, formuleret som projekt - en satsning på at tiltrække sponsorer - en satsning på at etablere højprofilerede netværk med høj deltagerbetaling rettet mod erhvervsledere - en satsning på at få væsentligt flere medlemmer. Medlemmer betaler en lav pris, men får også en lille ydelse. Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen drøfter mulige supplerende finansieringskilder med henblik på at udstikke en retning for, hvordan sekretariatet skal arbejde videre med at styrke foreningens økonomiske fundament. Se bilag D Bestyrelsen bad sekretariatet gå videre med de foreslåede supplerende finansieringskilder og gjorde opmærksom på at dette arbejde ikke bør tage fokus fra at skabe værdi i eksisterende projekter. 8) Ydelser og værdi til Gate 21 s partnere Gate 21 tilbyder i dag grundlæggende to ydelser til partnerne: - skabelse af projekter på tværs af partnerkredsen - gennemførelse (projektledelse mv.) af projekter på tværs af partnerkredsen Gate 21 sekretariat og partnere har fortsat en del at lære om, på hvilke måder skabelse og gennemførelse af fælles, innovative projekter, skaber mest mulig værdi for partnerne, som har meget forskellige succeskriterier for at deltage. Fokus bør være på konkrete og synlige resultater i projekterne. På i hvert fald et par områder synes det indlysende at supplere den rene projektmodel i Gate 21 med andre typer af aktiviteter, som for mange partneres vedkommende vil skabe høj værdi set i forhold til indsatsen for sekretariatet og partnerne selv. Med det partnerbidrag, som i dag betales af partnerne, er der ikke umiddelbart midler til i større målestok at tilbyde ydelser ud det at skabe og gennemføre projekter. Nye ydelser til partnerne kunne dog være en fremtidig mulighed såfremt - disse ydelser er selvfinansierede, eller - der kan tiltrækkes yderligere midler til Gate 21 En bredere partnerkreds vil naturligvis i sig selv øge mulighederne for at udbyde flere ydelser. Nye værdiskabende aktiviteter kan være 4

5 - arrangementer, hvor kommuner, virksomheder og universiteter konkret kan drøfte det offentlige markeds fremtidige behov og hvordan Offentlig Privat Innovation kan imødekomme disse. Eksempelvis arrangementer, hvor virksomheder og kommuner kan drøfte, hvordan kommunerne med deres udbud kan understøtte innovative virksomheder, eller arrangementer om hvordan barrierer for innovation i form af udbudsregler kan håndteres. - faglige netværk af forskellige typer, hvor der kan deles viden på tværs af kommuner, virksomheder og universiteter. Det kan være emnebaserede netværk, netværk for kommunernes klimakoordinatorer, tænketanke eller andet. - arrangementer eller netværk, som giver adgang til politiske beslutningstagere inden for Gate 21 s faglige indsatsområder. Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen drøfter mulighederne for disse typer aktiviteter med henblik på at udstikke en retning for sekretariatets videre arbejde med nye værdiskabende ydelser til partnerne. Se bilag E Bestyrelsen bad sekretariatet gå videre med de foreslåede aktiviteter. Bestyrelsen pointerede, at aktiviteterne skal ses som en indsats for at fremme omstillingsparathed og understøtte evner og muligheder for nye typer af samarbejde på tværs af offentlige, private og forskningsmæssige aktører. Når offentlig-privat nævnes er det vigtigt også at nævne de forskningsmæssige aktører, som spiller en helt nødvendig rolle. Det blev konkret foreslået at arrangere møder med nogle af de landspolitiske partiers formænd, hvor Gate 21 partnere m.fl. kan drøfte perspektiverne i triple helix samarbejde med henblik på at skabe grøn omstilling og vækst i Danmark. Gate 21 bør spille en rolle i at understøtte implementeringen af Region Hovedstadens og hovedstadskommunernes fælles klimastrategi. Disse nye typer af aktiviteter bør ikke bør tage fokus fra at skabe værdi i eksisterende projekter. 9) Partnerskabsaftaler Status på eksisterende og potentielle partnere. Sekretariatet indstiller, - at bestyrelsen tager oversigtet til efterretning. - At termerne i regionen og i Østdanmark i Gate 21 s mission og vision erstattet af i Danmark. Se bilag F Bestyrelsen fulgte indstillingen. 10) Justering af vedtægter På bestyrelsesmødet i december indstillede sekretariatet at betegnelsen Medlem ændres til Observatør i vedtægterne og at Observatører ikke har formel indflydelse i foreningen. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen. Sekretariatet har hidtil ikke arbejdet på at tiltrække nye medlemmer, men har fokuseret på at tiltrække partnere, som er fagligt og økonomisk mere interessante. Ud fra et ønske om at tiltrække flere midler til sekretariatet, bør det imidlertid undersøges, om der bør gøres en særlig indsats for at tiltrække 5

6 11) Teknisk tænketank mange medlemmer, som til gengæld får adgang til lidt flere ydelser end i dag. Eftersom det vil være lettere at tiltrække Medlemmer end Observatører, indstiller sekretariatet at betegnelsen Medlem fastholdes, men at indflydelse på Gate 21 s generalforsamling mv. kun er for partnere, som jo betaler et væsentligt højere kontingent (sådan som bestyrelsen tidligere har besluttet). Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen beslutter at fastholde begrebet Medlem i vedtægterne, samt at tidligere beslutninger, om revision af vedtægterne på det kommende årsmøde i partnerforum, fastholdes. Bestyrelsen fulgte indstillingen. Bestyrelsen besluttede på sit sidste møde at indstille til partnerforum, at vedtægterne ændres således at der nedsættes et formelt Borgmesterforum. I forlængelse heraf indstiller sekretariatet, at der etableres et fast forum for tekniske (eller tilsvarende) kommunale direktører, som kan rådgive bestyrelsen og sekretariatet om kommunale behov for løsninger, viden og kompetencer samt sikre en forankring af Gate 21 i relation til kommunernes forvaltninger. Forummet kunne få betegnelsen Gate 21 tænketank for tekniske direktører eller lignende, for at markere at der her skal tænkes nye tanker mere end der skal behandles formalia. Tænketanken bør mødes to til tre gange årligt. I den eksisterende vedtægt pkt. 10 fastsættes det allerede, at bestyrelsen kan nedsætte relevante fora. Sekretariatet indstiller, at et forum for teknikdirektører ikke indskrives i vedtægten, men at bestyrelsen bemyndiger sekretariatet til at udfærdige kommissorium for og indkalde et sådant forum. Bestyrelsen fulgte indstillingen. Det bør drøftes med de tekniske direktører, om nogle af møderne i tænketanken kan inkludere øvrige partnere fra Gate 21, herunder såvel private som forskning, med henblik på at understøtte Gate 21 s triple helix tilgang til innovation og bibringe drøftelserne nye perspektiver. 12) Justeret porteføljeoversigt Oversigt over igangsatte projekter i Gate 21. Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Se bilag G Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Bestyrelsen ønsker at omfanget af Gate 21 sekretariatets økonomiske engagement i de enkelte projekter fremadrettet specificeres. Sekretariatet oplyste, at kun på de (to) projekter, hvor det er anført at Gate 21 er ansøger, har Gate 21 det formelle økonomiske ansvar for projektet i relation til eksterne puljer. I de øvrige projekter er det typisk en Gate 21 partner som er ansøger og evt. Gate 21, som i praksis varetager funktionen med at administrere modtagne puljemidler. Bestyrelsen bad sekretariatet til det næste bestyrelsesmøde at udfærdige et kort notat, som beskriver, hvordan Gate 21 s økonomi er sammensat dels af kontingentbetaling og dels af funding til projekter, samt hvor ansvar for administration af puljemidler er placeret i forskellige typer af projekter. 6

7 13) Budgetopfølgning 14) Eventuelt Bestyrelsen ønsker desuden en orientering om bestyrelsens ansvar, herunder hensigtsmæssigheden i en eventuel ansvarsforsikring for bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker til sit møde i september, at sekretariatet udfærdiger en kvalitativ oversigt over status, muligheder og udfordringer i de enkelte projekter. Opfølgning på budget (Årsrapport for 2010 er under udarbejdelse og revision.) Sekretariatet indstiller, at bestyrelsen tager budgetopfølgningen til efterretning. Se bilag H Bestyrelsen tog opfølgningen til efterretning. Mulighederne for at reducere eller yderligere graduere kontingentet til de private partnere blev drøftet. Strategien i relation til private partnere er dog primært at øge værdien i partnerskabet frem for at reducere kontingentet. Sekretariatet vil dog overveje, om der kan findes en kontingentstruktur som i højere grad modsvarer de forskellige typer af partneres muligheder for at bidrage. Bestyrelsen ønsker, at sekretariatet undersøger mulighederne for at Gate 21 kan bidrage til at de kommende supersygehuse bliver energi- og miljømæssige fyrtårne. Med de meget store summer, der bruges på disse byggerier, er det en fantastisk mulighed for at udvikle fremtidssikrede og erhvervsfremmende løsninger på tværs af regioner, beliggenhedskommuner, erhvervsliv og forskning. Der er tydeligvis brug for en tredjepart, som kan understøtte denne tankegang på tværs af landets regioner. En sådan indsats bør dog være fuldt finansieret for Gate 21, da der primært er tale om en regional opgave, og indsatsen må ikke reducere fokus på at skabe resultater i Gate 21 s eksisterende projekter. 7