Individuelt præg i den almene bolig

Transkript

1 Individuelt præg i den almene bolig Beboervalg i forbindelse med renoveringer konkrete erfaringer og gode råd baseret på renoveringen af Lundegården I i Ballerup Udgivet 1. maj 2001

2 Baggrund for undersøgelsen Lundegården I er en almen boligafdeling, som består af 628 gårdhavehuse opført i årene Efter blot 30 års levetid stod boligerne foran en omfattende renovering som følge af omfattende problemer med fugt og skimmelsvamp. Det økonomiske grundlag for en totalrenovering faldt på plads i et samarbejde mellem Ballerup Ejendomsselskab, Ballerup Kommune, Landsbyggefonden, By- og Boligministeriet, BRF kredit, Nykredit og KAB Bygge- og Boligadministration. På grund af problemer med skimmelsvamp kunne boligerne ikke genudlejes i årene op til renoveringen. Derfor var en del af boligerne tomme, da de skulle renoveres. 374 husstande har boet i Lundegården I før og efter renoveringen. 55 pct. af husstandene har svaret på spørgeskemaet tusind tak for det! Startskuddet til renoveringen lød i november 1997, og den sidste bolig var færdig i februar Under planlægningen af renoveringen opstod idéen om at inddrage den enkelte beboer mere direkte i indretningen af boligerne, og tilvalgsordningen blev en realitet. Informationerne i nærværende pjece er indhentet i marts 2001 via en spørgeskemaundersøgelse blandt beboerne i Lundegården I samt interview med en række af de involverede parter. Pjecen følges op af en rapport, der udkommer i sommeren Indhold Individuelt præg i den almene bolig 3 Beslutning om valg 4 Tilvalgsmulighederne 8 Tilfredshed med ordningen 10 Kommunikation og styring 12 Gode råd 14 2

3 Individuelt præg i den almene bolig Tilvalgsordningen i Lundegården I i Ballerup er et konkret eksempel på, hvordan individuel indretning af almene boliger kan lykkes i praksis. Hvordan administreres 3 millioner tilvalgskombinationer? Så mange kombinationer bliver det nemlig, når man ganger alle muligheder sammen. I Lundegården I har det kunnet lade sig gøre ved hjælp af en database som styringsværktøj. Erfaringen fra Lundegården I er, at beboerne i høj grad ønsker at præge deres egen bolig, når de får det tilbudt. De 374 husstande i Lundegården I har foretaget i alt enkelte tilvalg i deres boliger. I Lundegården I har det vist sig, at beboerne også er villige til selv at betale for deres tilvalg. Beboerne har således alt i alt investeret godt 1,3 mio. kr. i tilvalgene. Gode råd til fremtidige byggeprojekter KAB Bygge- og Boligadministration vil gerne medvirke til udbredelsen af individuel indretning af almene boliger og har derfor taget initiativ til en evaluering af tilvalgsordningen i Lundegården I. Evalueringen er udført i samarbejde med Byfornyelse Danmark og med støtte fra By- og Boligministeriets bypulje. I denne pjece er erfaringerne sammenfattet i en række gode råd til brug for beboere, medarbejdere og rådgivere i fremtidige byggeprojekter med individuel boligindretning. Med venlig hilsen KAB Bygge- og Boligadministration Jesper Nygård Adm. direktør Traditionelt er alle almene boliger i en afdeling stort set indrettet ens. Men udviklingen går i stigende grad mod et brud med dette dogme. Teorien er, at hvis den enkelte beboer får større indflydelse på boligens indretning, vil det på sigt øge beboernes tilknytning og ansvarsfølelse overfor boligen og boligområdet. 3

4 Beslutning om tilvalg Et centralt succeskriterium for tilvalgsordningen i Lundegården I er beboernes ejerskab til og tætte inddragelse i ordningen. Dette budskab er gennemgående fra rådgiver, bygherre og beboere. Det er væsentligt at understrege, at indholdet i tilvalgskataloget er fremkommet gennem en dialog mellem beboerne, rådgivere og bygherre. Tilvalgsordningen bliver til KAB Bygge- og Boligadministrations interne styregruppe drøftede tidligt muligheden for at gennemføre individuelle løsninger i boligerne. Selvom drøftelserne ikke havde fundet en konkret form, var byggeudvalget positivt stemt overfor mulighederne med tilvalg. For at imødekomme beboernes forskellige ønsker om indretningen af boligen, blev det besluttet at drøfte mulige tilvalg med beboerne. Afdelingsmøde hvor hele renoveringen behandles. Styregruppe i KAB foreslår Byggeudvalget at inddrage valgmuligheder. Møder med beboerne fra hver hustype Møder i kvarterrådene hvor der fremkommer forslag til valgmulighederne. Arbejdsgruppe under byggeudvalget drøfter beboernes forslag. Byggeudvalget træffer den endelige beslutning om tilvalgenes omfang. Tilvalgskataloget udarbejdes 4

5 Bygherre Ballerup Ejendomsselskab Beboerkoordinator Byggeudvalg Diverse udvalg Styregruppe KAB Intern arbejdsgruppe Beboernes indflydelse Tilvalgsordningen i Lundegården I har vist, at beboerne skal inddrages tidligt i tilrettelæggelsen af tilvalg. KAB Forretningsfører Teknikere Entreprenører Leverandører Landsbyggefonden Ballerup Kommune Organisationsdiagram for tilvalgsordningen Beboernes ønsker om selv at bestemme indretningen af deres boliger frem for at blive præsenteret for en færdig ensartet løsning har haft afgørende betydning for deres tilfredshed. Beboerne blev inviteret til kvartermøder, hvor tilvalgsmulighederne blev drøftet, hvilket har betydet, at beboerne oplever både et ejerskab til og inddragelse i ordningen. Fra kvartermøde til byggeudvalg Kvartermødernes forslag til tilvalg blev drøftet og besluttet i byggeudvalget, hvor afdelingsbestyrelsen, driftspersonalet, KAB Bygge- og Boligadministration og de tekniske rådgivere deltog. Organisering Tilvalgsordningen indgik i det samlede arbejde med renoveringen af Lundegården I. Arbejdet var organiseret som en traditionel byggesag. Det specielle ved organiseringen var, at der blev nedsat en gruppe, som bestod af beboere, der kritisk fulgte sagen. Derudover blev der nedsat en styregruppe og intern arbejdsgruppe i KAB Bygge- og Boligadministration, som bestod af medarbejdere fra administrationens forskellige afdelinger. 5

6 Rammer for tilvalg I Lundegården I har tilvalgenes art og omfang i høj grad været defineret af beboerne. Der har dog været nogle ydre rammer, som har haft betydning for tilvalgsordningen. Selve tilvalgsordningen blev introduceret sent i renoveringens forløb efter licitationen var afholdt. Det har medført en begrænsning i antallet af tilvalgsmuligheder og øgede priser. Omkostningerne En tilvalgsordning giver flere omkostninger i en renoveringssag. Der skal projekteres, administreres og føres tilsyn med flere forskellige løsninger. Den professionelle vurdering Mulighederne for tilvalg har ligeledes været styret af rådgivers og bygherres vurdering af, hvad der måtte være acceptable løsninger for en bolig. Boligen skal opfylde standardkrav til en moderne bolig. 6

7 Hensynet til driften I forbindelse med fastlæggelsen af tilvalgene i Lundegården I, har såvel KAB Bygge- og Boligadministration som Ballerup Ejendomsselskab haft to specifikke interesser. Dels at boligerne skulle kunne genudlejes, og dels at den fremtidige drift skulle kunne fungere i praksis. 7

8 Tilvalgsmulighederne I tilvalgsordningen var der to typer af tilvalg. Tilvalg uden merpris Tilvalg uden merpris vil sige, at beboerne kunne vælge mellem forskellige løsninger uden at skulle betale ekstra. Tilvalgene uden merpris omfattede: 1 alternativ planløsning vedrørende køkken og entré 1 alternativ køkkentype 5 forskellige bordplader 2 forskellige greb til køkkenlåger og skuffer 2 mulige farver på flisebort på badeværelse Valg mellem skydedør og almindelig dør ved en konkret rumadskillelse Synes du, der var nok tilvalgsmuligheder? 10% 8% Ja Nej Ved ikke Ikke oplyst 17% 65% 8

9 Tilvalg med merpris Tilvalg med merpris vil sige, at beboerne kunne vælge elementer, som der skulle betales ekstra for. Disse tilvalg omfattede: Har du undladt tilvalg pga. betalingsformen? 17% 28% 2% Køkkenelementer Supplerende udstyr i køkkenet Ekstra garderobeskabe Udstyr og tilslutninger i badeværelset Vægfarver Ekstra telefon- og antennestik Lampeudtag, el-stik, vandhaner i haven Betaling for tilvalg Det var fastlagt, at beboerne skulle betale tilvalg til en samlet pris under kr. over én gang. Betalinger, der oversteg kr., kunne afdrages over 3 måneder. En del beboere har givet udtryk for, at de havde foretaget flere tilvalg, hvis tilbagebetalingsperioden havde været længere. 53% Ja Nej Ved ikke Ikke oplyst 9

10 Tilfredshed med ordningen Erfaringen fra Lundegården I viser, at beboerne i høj grad ønsker at præge deres egen bolig, når de har mulighed for det. De er også villige til selv at betale for deres tilvalg. De 374 husstande, der har haft mulighed for at deltage i tilvalgsordningen, har foretaget i alt enkelte tilvalg i deres boliger. Tilvalgenes top 10-liste Det har vist sig, at der er tilvalg, som beboerne tydeligvis har haft stor interesse for. De ti mest populære tilvalg har således været: 1. Anden bordplade (uden merpris) 2. Andre greb på køkkenlåger (uden merpris) 3. Tilslutning til vaskemaskine (merpris) 4. Anden køkkentype (med og uden merpris) Procentvis fordeling af tilvalg efter investeringsstørrelse 22% 18% 11% 10% 8% 9% 6% 7% 6% 2% 1% kr. 10

11 5. Farvet flisebort (uden merpris) 6. Alm. dør i stedet for skydedør (uden merpris) 7. Tilslutning til opvaskemaskine (merpris) 8. Låge på emhættehylde (merpris) 9. Sokkelskuffe (merpris) 10. Vandhane eller el-stik i have (merpris) På samme måde er der tydeligvis tilvalg, som beboerne ikke har haft interesse i at vælge. De ti mindst populære tilvalg har således været: 1. Brusevæg i badeværelse (merpris) 2. Garderobeskabe (merpris) 3. Indbygget skab til køleskab (merpris) 4. Vitrineskabe (merpris) 5. Gennemrækningsskabe til køkken (merpris) 6. Ekstra antennestik (merpris) 7. Lampeudtag m.m. i skur (merpris) 8. Ekstra overskabe til køkken (merpris) 9. Farvet vægmaling (merpris) 10. U-køkken indretning (merpris) Stor interesse i at investere i tilvalg Interessen for at benytte tilvalgsordningen har været stor, idet langt størstedelen af beboerne har foretaget tilvalg i deres bolig. Mere end hver fjerde husstand har foretaget tilvalg for mere end kr. Gennemsnitligt har beboerne investeret kr. i tilvalg i deres bolig. Procentvis fordeling af valg 14% 7% Merpris på tilvalg De tilvalg, som har været mindst populære, er typisk de tilvalg, som beboerne generelt har kritiseret for at være dyre. Sammenlignes prisen på et køkkenskab i et køkkenkatalog med merprisen for tilvalgene, er der en forskel. 79% standard uden merpris med merpris Prisforskellene skyldes: At prisen for tilvalget indeholder ekstra administrationsomkostninger og håndværkerudgifter. At entreprenørerne ikke kendte det konkrete antal tilvalg og derfor formentlig satte en pris svarende til, at tilvalget kun skulle udføres en gang. 11

12 Kommunikation og styring Individuelle tilvalg stiller krav til grundig information om valgmulighederne og til styring af selve renoveringsarbejdet. Kommunikation om tilvalg Erfaringen fra Lundegården I viser, at kommunikationen skal tilrettelægges med både skriftlig information, udstilling af tilvalg, samt mulighed for personlig rådgivning. Tilvalgskatalog Den skriftlige information til beboerne bestod først og fremmest i et tilvalgskatalog, som blev uddelt til alle husstande i Lundegården I. Bygge- og Boligadministration en beboerkoordinator, som kunne vejlede beboerne. Samtlige implicerede parter vurderer, at hvis ikke der havde været en beboerkoordinator, så havde det betydet et omfattende ekstraarbejde med tilvalgsordningen for ejendomskontoret og rådgivende teknikere. Beboerne giver generelt udtryk for, at de har oplevet beboerkoordinatoren som deres talerør. Dette har styrket dem i forhold til de professionelle rådgivere og entreprenører. Beboerne skulle udfylde en såkaldt tilvalgsblanket ved at afkrydse hvilke specifikke tilvalg, de ønskede i deres bolig. Prøvehuset Der blev opført et prøvehus, hvor beboerne kunne se de forskellige valgmuligheder i fuld størrelse f.eks. køkkenelementer, fliser osv. Dette konkrete tilbud om at se mulighederne blev i henhold til spørgeskemaundersøgelsen benyttet af mere end 90 pct. af de, der foretog tilvalg. Rådgivningskontoret Som supplement til den skriftlige information og udstillingen i prøvehuset ansatte KAB 12

13 Effektiv styring af tilvalg De mange tilvalg giver et ekstraordinært behov for styring. Erfaringerne fra Lundegården I viser, at oprettelsen af en database er et godt styringsredskab ved tilvalgsordninger. En database kan styre strømmen af informationer fra start til slut ved at: Opsamle den enkelte beboers ønsker. Skabe overblik over, hvad der skal præsteres af entreprenør og leverandør. Sikre udførelsen og kontrollen af arbejdet i de enkelte boliger. Sikre effektiv drift fremover.»husets menu«når byggeledelsen i Lundegården I har indtastet oplysninger i databasen, ændres tilvalgsblankettens navn til»husets menu«.»husets menu«har efterfølgende hængt i hver bolig, og menuen har på den måde fungeret som en huskeseddel for håndværkerne og som tjekliste for rådgivere. Valg i god tid Af hensyn til hele tilrettelæggelsen af den samlede renovering af boligerne var det vigtigt, at beboerne foretog deres tilvalg tidligt i processen. En database kan i princippet opbygges på uendeligt mange måder. Derfor skal man være opmærksom på, om data kan overføres korrekt og nemt til boligadministrationens edb-system. Fra valg til ny bolig Udgangspunkt Skema med ønsker evt. via koordinator Indtastning i database Sortering af data Bearbejdning af data hos entreprenør Udførelse Resultat Besked til udlejning og huslejeafdeling Beboertilvalg Byggeleder Fagentreprise 1 Fagentreprise 2 Fagentreprise 3 Fagentreprise 4 Fagentreprise 5 Fagentreprise 6 Ny bolig 13

14 Gode råd Beslutning om tilvalg I større sager kan det anbefales at nedsætte en styregruppe, som udgør et effektivt forum for beslutninger. Eventuelt kan styregruppen suppleres af interne arbejdsgrupper. Individuelle valg skal indgå i aftalen med rådgivere. Tilvalgsmulighederne Inddrag de kommende beboere i planlægningen af projektet, så de er med til at fastlægge, hvilke beboervalg der skal være. Inddrag bygherre, driftspersonale og rådgivende teknikere i fastlæggelsen af valgmuligheder, så der tages højde for driftsmæssige, byggetekniske og arkitektoniske forhold. De ønskede beboervalg bør fremgå af udbudsmaterialet, således at de er indeholdt i de enkelte entreprenørers tilbud. Vurder antallet af tilvalg, som skal udføres, samt merarbejde på de enkelte tilvalg, da entreprenøren fastsætter prisen ud fra disse faktorer. Diskuter og tag stilling til de forskellige muligheder for finansiering af beboervalg, herunder tilbagebetalingsperiode. Tag også stilling til, om der skal være et max. beløb for tilvalg, så det ikke bliver voldsomt kostbart at overtage en almen bolig. Vær opmærksom på at de individuelle beboervalg ikke erstatter en tidssvarende standard i byggeriet. De beboere, som ikke har mulighed for at betale for tilvalg, skal også sikres en god og tidssvarende bolig. Tilvalgsblanket og tilvalgskatalog med oversigt over valgmuligheder bør udarbejdes. Et prøvehus giver mulighed for at se tilvalg i forholdet 1:1 og kan danne grundlag for ændringer i projektet. Tilfredshed med ordningen Information til beboerne skal være både skriftlig, visuel og mundtlig. Det er en god idé, at beboerne har en kontaktperson, som de kan henvende sig til med spørgsmål. Information om hvordan priserne på beboervalg bliver til, har vist sig at være vigtig for beboerne. Kommunikation og styring Præciser også at data om beboervalg skal registreres i en database. Databasen skal udarbejdes i et system, som taler sammen med 14

15 boligadministrationens edb-system. Fastlæg retningslinier som sikrer en god administration af tilvalg, herunder en fast deadline for beboervalg og procedurer for ændringer af valg. En oversigtsseddel som en»husets menu«sikrer en enkel og præcis kommunikation fra byggeledelse til entreprenører og håndværkere. En god service overfor beboere vil være at fremsende en ordrebekræftelse, hvoraf de valgte tilvalg fremgår, samt en årlig status over tilbagebetalingen for tilvalg. 15

16 Udgiver: KAB Bygge- og Boligadministration Vester Voldgade København V Telefon: Telefax: kab@kab-bolig.dk Hjemmeside: Tryk: Nielsen & Krohn Layout: Uffe Finding, Byfornyelse København Tekst: Fra KAB Bygge- og Boligadministration: Søren Tang Ørnebjerg, chefarkitekt, Vibeke Gravlund, projektleder og Anette Sadolin, informationsmedarbejder Fra Byfornyelse Danmark: Søren Hvas, projektleder og Jeanette Nygård Madsen, projektmedarbejder Foto: Jens V. Nielsen, Poul Pedersen & Heine Pedersen, Anette Sadolin, Bent Benche. Maj 2001