Projektplan for udarbejdelse og implementering af interne faglige retningslinjer. Titel Projekt Interne faglige retningslinjer 2017

Transkript

1 Projektplan for udarbejdelse og implementering af interne faglige retningslinjer Titel Projekt Interne faglige retningslinjer 2017 Baggrund Sundheds og Ældreministeriet har ultimo 2016 udbudt pulje til nedbringelse af ventetider på genoptræning ( ). Vi har ansøgt om midlerne, da vores ventelister er steget markant specielt i år, sammenlignet med de tidligere år. Vi formoder at det skyldes, at vores borgere generelt er mere komplekse end tidligere, de udskrives tidligere fra sygehuset og kræver generelt mere træning samt mere koordinering og specialisering end tidligere. Derfor vurderer vi, at nedbringelse af ventelister ikke kun sker gennem ekstra arbejdskraft, men også gennem optimering af arbejdsgange. Udarbejdelse og implementering af interne retningslinjer har længe været et stort ønske hos ledelsen og i medarbejderstaben. De tilførte midler fra Sundheds- og Ældreministeriet, giver Træning og Rehabilitering de ressourcer og tid, som tidligere har manglet til at få gennemført projektet. Ministeriet har pr. 4 nov. 2016, imødekommet vores ansøgning. Midlerne vi får tildelt bruges dels på opbyggelse af arbejdskapacitet ved ansættelse af fysioterapeut i en 32 timers projektstilling i 2 år, samt til gennemførelse af projekt Interne retningslinjer. Denne projektplan omhandler kun projektet Interne retningslinjer. Formål Formålet er, at de interne faglige retningslinjer skal optimere afdelingens processer under de enkelte borgerforløb, således ventetid på genoptræning nedsættes til 2015 niveau (91 % er startet træning indenfor 10 hverdage mod 84% i 2016) Retningslinjerne skal sikre kvalitet og effektivitet, ved at forløbene indenfor samme diagnose bliver mere ensrettet og struktureret. Retningslinjerne skal udarbejdes ud fra den forudsætning, at det er minimumskrav der skal nedskrives, de skal gælde for hovedparten af forløbene. De udarbejdede retningslinjer, skal være lettilgængelige for terapeuterne, formålet er at de skal være synlige og brugbare for terapeuterne. De skal også kunne bruges af en ny medarbejder og de skal placeres elektronisk så de også er synlige for vores samarbejdspartnere. Formålet med projektet er også, at finde en metode der sikrer, at afdelingen fremadrettet holder sig opdateret på nyeste viden og at der foregår en fastlagt revision af den enkelte retningslinje. Indhold, mål og succeskriterier Mål: Der er udarbejdet skabelon for interne faglige retningslinjer a. Projektgruppen har indhentet viden og erfaring ifht. skabelon fra andre kommuner b. Der er udarbejdet to forslag til skabeloner c. De to forslag til skabeloner er bragt til styregruppen d. En skabelon/layout for interne faglige retningslinjer er godkendt i styregruppen Mål: Ved projektets afslutning 31. juli skal de færdige retningslinjer ligge klar til brug og være implementeret a. Projektejeren og styregruppen har besluttet hvilke retningslinjer der udfærdiges (på 1/6

2 diagnose og/eller hvilke borgergruppeniveau) b. Retningslinjerne skal være accepteret af styregruppen og referencegruppen c. Milepælsplanen er blevet fuldt d. Der er handlet rettidigt på barrierer og problemer undervejs Mål: Retningslinjerne skal sikre kvalitet i borgerforløbene og være mulig og accepteret i Træning & Rehabilitering, samt andre enheder i Varde Kommune. a. Retningslinjerne tager udgangspunkt i Varde Kommunes strategier og politikker, hvor det er relevant b. Tager udgangspunkt i det politisk besluttede serviceniveau, beskrevet i Varde kommunes kvalitetsstandarder c. Tager udgangspunkt i best practice samt relevante faglige retningslinjer d. Respekterer lokale beslutninger og tværgående aftaler Mål: Indholdet i de interne retningslinjer skal bidrage til at opfylde aftalestyringsmålene; effektmåling af forløb i T&R og nedbringelse af ventetider a. Retningslinjerne skal være pakket med relevant test og undersøgelser b. Test og undersøgelser skal være accepteret af referencegruppen c. Undervisning/genopfriskning af test og undersøgelser er gennemført d. Analysemodel til effektmåling i analyseportal er valideret e. Ventetiden nedbringes og ses i rapport ( KMD Nexus) ultimo 2017 Mål: Retningslinjerne skal være synlige og lettilgængelige internt og eksternt. a. Skabelon/Layout skal være teknisk brugbar på de platforme, der er i kommunens itsystem b. De faglige retningslinjer ligger på intranet.vardekommune.dk i Træning og Rehabiliterings Elektroniske Håndbog c. KMD Nexus er pakket med test mm. som passer til de enkelte diagnoser d. Snitflader ifht. andre afdelinger er afklaret Mål: De interne faglige retningslinjer bliver anvendt af terapeuterne a. Retningslinjerne er implementeret ved hjælp af PDSA b. Undervisning i KMD Nexus er gennemført c. Undervisning i anvendelsen af retningslinjerne er gennemført Mål: Retningslinjerne skal beskrive et minimumskrav indenfor hvert forløb a. Indenfor hver diagnosegruppe skal retningslinjen kunne anvendes og bruges i 80 % af forløbene b. Indenfor hver borgergruppe skal retningslinjen kunne anvendes og bruges i 80 % af forløbene Mål: Projektet skal indeholde plan for revidering a. Årshjul udarbejdet (Årshjul for 2-3 år, eller ved relevante ændringer) b. Ansvarlige for revidering er udpeget c. Metode for revidering besluttet 2/6

3 Endelig implementeringsplan vil blive udfærdiget af projektlederen. Følgende punkter skal implementeringsplanen bl.a. indeholde: 1. Det er af projektejeren besluttet at implementeringen skal foregå stepvis ved at afprøve, justere og tilpasse undervejs ud fra problemløsningsmodellen PDSA. Implementeringsplanen skal derudover også indeholde: 2. Milepælsplan 3. Plan for håndtering af barriere og problemer undervejs 4. Plan for dokumentation og pakning af forløb i KMD Nexus 5. Plan for opbygning af elektronisk håndbog på intranet.vardekommune.dk 6. Plan for revision efter endt projekt (årshjul) Organisering 3/6

4 Projektejer har det økonomiske ansvar, samt overblikket over kommunens andre relevante projekter og koordinering med disse, hvis der er overlap af interesser og politikker. Projektejeren har den overordnede beslutningskompetence i projektet. Styregruppen skal bane vejen for projektet, træffe overordnede beslutninger og sikre arbejdskraft til projektet. Referencegruppen har ingen beslutningskompetence, bidrager udelukket med viden og erfaringer. Giver accept af projektets resultater og proces, samt er ambassadører for projektet i deres team. Projektlederen udarbejder projektplan i samarbejde med projektejeren, har også ansvar for oplægget til projektets indhold. Har det daglige ansvar for projektets fremdrift og kvalitet og refererer direkte til projektejeren om dette. Leder projektgruppen ved at delegere, følge op, motivere og give feedback. Varetager den daglige kommunikation i projektet både indadtil og udadtil. Projektsekretær kan også fungerer som sekretær for styregruppen. Projektdeltagere i projektgruppen refererer til projektlederen i forhold til projektet. De skal tilføre og dele viden og kunnen på tværs i gruppen, de skal deltage aktivt til projektets fremdrift og have interesse for at lykkes i fællesskab. Ad Hoc arbejdsgrupper skal ses som midlertidige arbejdsgrupper, hvor der for en eller flere kortere perioder, trækkes på deres viden og erfaringer indenfor diverse arbejdsfelter. En arbejdsgruppe kan også bestå at kun én person, det afhænger af opgavens omfang og kompetence hos vedkommende. Ad hoc arbejdsgrupper udpeges af styregruppen. Tidsplan Projektet starter 1. februar og afslutter 31. juli Milepælsplan se dok.nr. Kommunikation Projektlederen har ansvaret for kommunikationen mellem projektejeren, projektgruppen og styregruppen, samt for indkaldelse til møder i styregruppen. Projektlederen står også for al kommunikation til referencegruppen og ad hoc arbejdsgrupperne og indkaldelse af disse. Projektets økonomi og ressourcer Der er i projektet ansat følgende: Kandidat i Folkesundhedsvidensskab og ergoterapeut i en 30 timers ugentligt stilling fra 1. februar til og med 31. juli 2017 (Kandidat i Idræt og Sundhed og fysioterapeut i en 7 timers stilling ugentligt fra 1. januar til og med 30. juni 2017) Afslutning Projektet med de tilførte midler stopper pr /6

5 Visionspolitikker Hvilke visioner og strategier understøtter projektet Bosætningspolitik Fritids-, idræts- og kulturpolitik Infrastrukturpolitik Seniorpolitik Børne- og ungepolitik Frivilligpolitik Klima- og miljøpolitik Sundhedspolitik Erhvervs- og beskæftigelsespolitik Handicappolitik Mangfoldighedspolitik Direktionens strategiplan 2017 Kommunen gentænkes Idelandet Vores natur Samskabels e 2.0 Kommunen gentænkes: Projektet falder i god tråd med dette fokuspunkt, formålet for projektet er netop at optimere vores sagsgange i enheden sikre at vi bruger ressourcerne mest effektivt og om noget kan løses på en enklere måde. Idelandet: Projektet skal i den grad tilføre enheden nye ideer og tanker, udvikle nye metoder på hvorledes der kan arbejdes mere effektivt. Samskabelse 2.0: Projektet vil også bidrage med en mere formaliseret og nedskreven procedurer for samskabelse og kommunikation på tværs af de enheder vi samarbejder med i dag. Vores natur: Ved udfærdigelsen af de interne retningslinjer, kan styregruppen beslutte sig for, om der i de interne retningslinjer skal indskrives en mere formaliseret brug af naturen. 5/6

6 Aftale mellem Varde Byråd og Træning og Rehabilitering for Projektet faglige interne retningslinjer skal/kan være med til at realisere og aftalens følgende udviklingsmål: Under tema 1, Strategisk fokus: 1. Fokus på retningslinjer for hjerneskadede med specielt fokus på samarbejdsaftaler med Lunden, Jobcentret og hjemmeplejen 2. Retningslinjer for KOL-tilbud og for borgere i den erhvervsaktive alder Under tema 4, Vi i naturen: 1. Fokus på mere formaliseret træning i naturen Under tema 2, effekt og produktivitet: 1. Effektmåling af udvalgte test og undersøgelser 2. Nedbringelse af ventelister 3. Realisering af forbedringspotentiale identificeret i forbindelse med Implement-analyse. Forbedringspotentialet udvælges og implementeres ud fra de Tre fokuserede ledestjerner: Borgerkvalitet: - Sikre tilfredse borgere - Øge den direkte brugertid - Medarbejdertilfredshed: - Høj faglighed og tværgående samarbejde - Arbejde smartere, ikke hårdere - Omkostning: - Sikre en effektiv organisation - Sikre at omkostninger bliver brugt rigtigt Evaluering Evaluering af projekt interne faglige retningslinjer, skal laves af projektgruppen ved projektets slutning, projektet er udarbejdet og implementeret hvis succeskriterierne er opfyldt. Projektgruppen laver en kort rapport hvori resultatet beskrives og styregruppen og projektejeren står for den endelige godkendelse af projektets afslutning. Dok. nr.: Sidst redigeret 4. jan /6