Referat. Bestyrelsesmøde, nr. 06/2014. Dagorden. Mødedato: Onsdag den 29. oktober 2014, kl. 13 ca Mødested: AquaDjurs as.

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde, nr. 06/2014 Mødedato: Onsdag den 29. oktober 2014, kl. 13 ca Mødested: AquaDjurs as. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, FF (formand) - Jytte Schmidt, JS (pkt ) - Inger Kirstine Andersen, IKS - Bjarne Bøhl Pedersen, BBP - Max Varnum Pedersen, MVP - Brian Pedersen, BPD Øvrige - Kitsie Lund, KML (adm. chef), pkt Ulrik Christensen, ULC (tekn. Chef), pkt og Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør) Afbud: - Jørgen Vest Rasmussen, JVR - Helle Plougmann, HP - Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ Dagorden 06.1 Strategisk udvikling; succeskriterier 06.2 Takster og priser Budget Anlægsplan Administrationspraksis tilslutningsbidrag og tilbagebetaling 06.6 Administrationspraksis restancer 06.7 Meddelelser fra formanden 06.8 Meddelelser fra direktionen 06.9 Eventuelt. Dagsordenens punkt 06.3 blev af praktiske hensyn drøftet før punkt

2 06.1 Strategisk udvikling, succeskriterier Bestyrelsen har på og i forlængelse af bestyrelsesmøde nr. 05/2014 arbejdet med selskabets succeskriterier og differentieringsparametre. Bestyrelsen er generelt tilfredse med den lagte linje og prioriteringerne i AquaDjurs as, idet der i øvrigt henvises til sagens bilag. Folkesundhed og forsyningssikkerhed har højeste prioritet, mens ambitionerne i forhold til parametrene kundetilfredshed og serviceniveau samt energiforbrug og priser fremadrettet øges. Der skal i 2015 ske en revision af strategiplanen for AquaDjurs as, hvor succeskriterier og differentieringsparametre indgår som naturlige elementer oplæg til drejebog for revisionen indgår som bilag til sagen. Notat; Succeskriterier og differentieringsparametre AquaDjurs as. Strategiplan 2020, drejebog revision. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer konklusionerne i forhold til selskabets succeskriterier og differentieringsparametre samt godkender drejebogen for revision af strategiplanen for AquaDjurs as. Bestyrelsen tog notat om succeskriterier og drejebog for revision af strategiplan til efterretning, og materialet indgår således i det fremadrettede grundlag for strategiplanarbejdet i AquaDjurs as Takster og priser 2015 Vandselskabets bestyrelse skal én gang årligt fastsætte takster og bidrag, dvs. anlægs- og driftsbidrag for henholdsvis levering af vand samt for håndtering af spildevand inden for selskabets forsyningsområde. Norddjurs Kommune skal som myndighed efterfølgende godkende, at taksterne er lovligt fastsatte i henhold til de udmeldte prislofter. Centrale elementer i forhold til takster og priser er driftsudgifter og anlægsinvesteringer, hvorfor dagsordenens punkt 06.2, 06.3 og 06.4 hænger sammen. 2

3 Bestyrelsen har på bestyrelsesmøde nr. 05/2014 drøftet principperne for den fremadrettede takststrategi. Overordnet er udgangspunktet: - At det reducerede omkostningsniveau i AquaDjurs as fremadrettet ud myndes via nedsættelse af taksterne for vand og spildevand, fremfor ekstraordinære afdrag på eksisterende lån der hidtil har været udgangspunktet. - At finansiering af anlægsaktiviteter baseres på takstfinansiering kombineret med låneoptagning i nødvendigt omfang (eksempelvis til nyanlæg). Prognosen for den fremadrettede takstudvikling udarbejdes ved brug af selskabets langsigtede budgetmodel, idet forudsætningerne løbende tilpasses de faktiske forhold, herunder konsekvenser af lovændringer etc. Gennemførte effektiviseringer og omstruktureringer samt forventningerne til de fremadrettede investeringsniveauer sikrer selskabet råderum i forhold til den fremadrettede udvikling. Budgetanalyserne viser, at taksterne for såvel vand som spildevand kan nedsættes over de kommende år, idet takten / størrelsen afhænger af hvor stor en andel af anlægsaktiviteterne der finasieres via lån. Vandforsyning Takststrategien for 2015, udarbejdet på basis af budgetmodellen, tager afsæt i, at den vaiable takst nedsættes med 1 krone pr. kubikmenter, idet prisen således svarer til selskabets prisloft. Øvrige priser pristalsreguleres. Der er ikke forudsat lånefinansiering af anlægsaktiviteter. I prognoserne for de kommende år er indarbejdet etablering af et nyt vandværk i regi af Vandsamarbejde Vest. AquaDjurs as køber fra 2018 således vandet herfra relateret til forsyningsområderne under Lystrup Strand / Nørager samt Tøjstrupvejens Vandværk i Allingåbro. Driften af vandværket i Udbyhøj fortsætter uændret. Budgetprognose og nøgletalsoversigt, Vandforsyning. Spildevandsforsyning Med afsæt i budgetmodellen er der udarbejdet to scenarier til brug som grundlag for fastlæggelse af takststrategien for 2015: 1. Uændret spildevandstakst. 2. Nedsat spildevandstakst. 3

4 Investeringsniveauet falder over de kommende år fra DKK. 35 mio. til 25 mio., hvilket alt andet lige giver råderum i forhold til takstudviklingen. Et alternativ til fastholdelse af taksten i 2015 vil derfor være en takstnedsættelse, kombineret med optagelse af et langfristet lån til delvis finansiering af investeringerne og herunder styrkelse af selskabets likviditet jf. dagsordenes punkt Scenarie 1 tager afsæt i fastholdelse af spildevandstaksten for 2015, mens scenarier 2 baseres på nedsættelse af spildevandstaksten med 2 kr. pr kubikmeter kombineret med optagelse af lån. : Budgetprognose og nøgletalsoversigt, Spildevandsforsyning (scenarie 2). Øvrige ydelser Øvrige ydelser omfatter: - Modtagelse og behandling af slam og fedt. - Entreprenørydelser. Takterne for modtagelse af slam og fedt pristalsreguleres for ydelser der ikke følger prisen for det variable vandafledningsbidag, mens takster for entreprenørydelser fastholdes uændret. Direktionen indstiller at bestyrelsen drøftet sagen, og træffer beslutning i forhold til takststrategi og takster for 2015 for henholdsvis vandforsyning, spildevandsforsyning samt øvrige ydelser. Såfremt der skal optages lån (spildevandsscenarie 2) bemyndiges formand og direktør til at igangsætte nødvendige tiltag. Bestyrelsen godkendte taksterne for 2015: - Vandforsyning; den variable takst nedsættes med 1 krone pr. kubikmeter, mens øvrige takster pristalsreguleres. - Spildevandsforsyning; den variable takst nedsættes med 2 kroner pr. kubikmeter, mens øvrige takster pristalsreguleres. - Øvrige ydelser; Takster for modtagelse af slam og fedt pristalsreguleres for ydelser der ikke følger prisen for det variable vandafledningsbidrag, mens takster for entreprenørydelser fastholdes uændret. Som led i øget gennemsigtelighed og ligebehandling ændres lovgivningen i forhold til betaling af særbidrag fra Ændringerne indarbejdes i betalingsvedtægten til behandling på næste bestyrelsesmøde og efterfølgende godkendelse i kommunalbestyrelsen. 4

5 06.3 Budget 2015 I henhold til forretningsordenen godkender bestyrelsen en gang årligt budgettet for det kommende år. Opfølgning sker kvartalsvis. Vandselskaberne er naturlige monopoler, der fungerer efter hvile i sig selv princippet, og reguleret efter centrale prislofter fra Forsyningssekretariatet under Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Driftsomkostningerne i AquaDjurs as (spildevand), dvs. omkostninger til produktion, distribution og administration, er i perioden reduceret med omkring DKK. 12 mio., svarende til et fald på 33 %. Fra DKK. 37 mio. i 2011 til forventelig omkring 25 mio. i 2014 (prisloft-driftsudgifter, dvs. beløb eksklusive afskrivninger, finansielle udgifter samt 1:1 omkostninger). Centrale effektiviseringskrav vil dog også fremadrettet være en del af dagsordenen, idet de centrale prislofter opererer med prisloft-driftsudgifter på omkring DKK. 22 mio., jf. prisloftafgørelsen for spildevand Driftsbudget 2015 for spildevand er udarbejdet med afsæt i realiserede effektiviseringer og driftsudgifter 2013 /14 samt et budgetværn på små 5 %, modsat tidligere praksis med budgettering ud fra de centrale prislofter. Det bemærkes, at vedlagt budget 2015 for spildevand er baseret på scenarie 1, jf. dagsordenens punkt Driftsbudget 2015 for vand er udarbejdet med afsæt i prisloftet og ikke realiserede driftsudgifter 2013 / 14. Over- og underdækning samt likviditet Hvile i sig selv princippet betyder, at indtægter og udgifter skal balancere over tid. Reguleringen sker via de centrale prislofter i form af en over- eller underdækning, som følge af at de i året opkrævede takster ligger over eller under de samlende omkostninger for selskabet. Reguleringen sker som udgangspunkt med 2 års forskydning, hvorefter muligheden for opkrævning af underdækning bortfalder (for underdækninger i 2013 er fristen dog forlænget til 2017). Jf. årsregnskabet udgør underdækningen i AquaDjurs as i 2013 omkring DKK. 15 mio. Et beløb der jf. prisloftet kan opkræves via højere takster, men som bestyrelsen hidtil har besluttet ikke at opkræve, da der ikke har været behov herfor. Likviditeten i AquaDjurs as er påvirket af selskabets underdækning og herunder større anlægsinvesteringer end indregnet i takstgrundlaget, finansieret via bl.a. ekstraordinære effektiviseringer. Likviditeten er således i perioder af året negativ. Jf. lånebekendtgørelsen skal skal der optages lån til udligning heraf (uden krav til minimumsløbetid). 5

6 Styrkelse af likviditeten kan enten ske ved optagelse af et traditionelt langfristet lån eller ved aktiv brug af selskabets kreditaftale, svarende til et variabelt forrentet lån. AquaDjurs as har via selskabets daglige bankforbindelse en kreditaftale på DKK. 25 mio.; DKK. 5 mio. er relateret til drift og må alene anvendes hertil, mens de resterende DKK. 20 mio. betragtes som et bevilliget variabelt forrentet lån. Brug af kreditaftalen fordrer en strammere styring, end styrkelse af kassekreditten via optagelse af et langfristet lån, men er økonomisk set den billigste løsning for AquaDjurs as. Budget 2015 (scenarie 1). Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender budget 2015, med korrespondance til beslutning jf. dagsordenes punkt Bestyrelsen godkendte budget 2015, idet der tages afsæt i scenarier 2 med en takstnedsættelse for spildevand på 2 kroner pr. kubikmeter og kombineret med låneoptag (formand og direktør bemyndiges til at iværksætte nødvendige tiltag i forbindelse hermed). Tilrettet budget udsendes sammen med mødereferatet Anlægsplan 2015 Bestyrelsen godkender anlægsplanens hovedelementer med tilhørende budgetrammer for det kommende år, senest en måned før regnskabsårets udløb. Herunder dispositionsplan for den kommende 4 års periode. Investeringsrammen for anlægsplan 2015 og budgetårende er fastlagt med afsæt i takst- og investeringsstrategien for AquaDjurs as Vand og Spildevand, jf. bilag til dagsordenes punkt Der vil på mødet blive givet en kort orientering omkring selskabets 4 årige anlægsplaner for henholdsvis vandforsyning og spildevandsforsyning. Vandforsyning I budgetgrundlaget for AquaDjurs as Vandforsyning er indeholdt investeringer på DKK. 1,2 mio. i Investeringsprognosen for 2015 samt efterfølgende år tager bl.a. afsæt i planlagte tiltag, jf. Norddjurs Kommunes vandforsyningsplan samt nødvendige reinvesteringsbehov for eksisterende anlæg. 6

7 Planlagte anlægstiltag i 2015 koncentreres om optimering af den eksisterende forsyningsstruktur, baseret på bl.a. resultaterne af en igangsat undersøgelse af vandtab samt fremføring af vandforsyning i det nye forsyningsområde ved Georgsminde, jf. vandforsyningsplanen. Spildevandsforsyning I budgetgrundlaget for AquaDjurs as Spildevand er indeholdt investeringer på DKK. 35 mio. i 2015, baseret på følgende: - Pumpestationer, renovering DKK. 4,0 mio. - Renseanlæg DKK. 1,3 mio. - Kloak, renovering / separering DKK. 19,2 mio. - Kloak, nyanlæg (Skovgårde, Ring) DKK. 10,0 mio. - Småmateriel DKK. 0,5 mio. Investeringsprognosen for 2015 samt efterfølgende år tager bl.a. afsæt i planlagte tiltag, jf. Norddjurs Kommunes nye spildevandsplan og klimaplan samt nødvendige reinvesteringsbehov for eksisterende anlæg. Anlægsplan Direktionen indstiller at bestyrelsen drøfter sagen, og tager orienteringen til efterretning samt godkender anlægsplan 2015 for AquaDjurs as, Vand og Spildevand. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte anlægsplan 2015 for AquaDjurs as, Vand og Spildevand Administrationspraksis tilslutningsbidrag og tilbagebetaling Opkrævning af tilslutningsbidrag reguleres i henhold til Lov om betalingsregler for spildevand. Reglerne og bidragene er ens i hele Danmark for at undgå, at der kan indføres særlige regler i nogle kommuner for eksempelvis at tiltrække erhvervsvirksomheder. Som udgangspunkt betales et` bidrag pr. påbegyndt 800 m2 grundareal. I områder der er fælleskloakerede eller separatkloakerede betales bidrag for både regnvand og spildevand. I områder hvor regnvand skal nedsives, betales 60 % af det fulde standardbidrag. Der er mulighed for også i separat- og fælleskloakerede 7

8 områder at nedsive regnvand, hvis det samlet vurderes som en fordel for selskabet, og hvor det er angivet i spildevandsplanen. Med udgangspunkt i en konkret henvendelse er der behov for fastlæggelse af administrative retningslinjer for økonomisk kompensation / tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved erhverv og større boligområder, der ønsker at ændre regnvandshåndteringen til håndtering på egen grund. Betalingsloven åbner op for tilbagebetaling af tilslutningsbidrag, idet beløbets størrelse fastlægges af spildevandsselskabet. En mulighed der også eksisterer i forhold til fastsættelse af tilslutningsbidrag for nye oplande. Naturstyrelsen har ikke udarbejdet en vejledning i forhold hertil, hvorfor der er behov for fastlæggelse af en administrationspraksis i AquaDjurs as. Gældende administrative retningslinjer vedrørende tilslutningsbidrag for erhvervsejendomme, der er godkendt af bestyrelsen i 2010, er suppleret i forhold til problemstillingen og indgår som et bilag i sagen (supplementer er markeret med rødt). Administrative retningslinjer vedrørende tilslutningsbrag og tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved erhverv og større boligområder, dateret 22. oktober Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og tiltræder de administrative retningslinjer vedrørende tilslutningsbidrag og tilbagebetaling for erhverv og større boligområder, således at disse fremadrettet anvendes som administrationspraksis. Habilitet: Indledningsvis drøftede bestyrelsen om bestyrelsesmedlem BBP kunne være inhabil i forhold til sagens behandling, da henvendelsen i sagen er fremsendt af BBP på vegne af boligforeningen B45. Bestyrelsen vedtog, at erklære BBP inhabil og han forlod lokalet. Bestyrelsen tiltrådte udarbejdet forslag til administrative retningslinjer vedrørende tilslutningsbidrag og tilbagebetaling for erhverv og større boligområder, således at disse fremadrettet anvendes som administrationspraksis Administrationspraksis restanser 8

9 Direktionen redegør kvartalsvis for perioderegnskabet. I forbindelse hermed besluttede bestyrelsen på bestyrelsesmøde nr. 05/2014, at få en uddybende redegørelse i forhold til selskabets restancer. Selskabets opkrævninger tager afsæt i vandforbruget og to årlige aconto opkrævninger, idet restanceinddrivelser sker via SKAT. Udvikling og sammensætning af selskabets restancer samt aktuelle procedurer i forhold til inddrivelser fremgår af sagens bilag. Notat Restancer i AquaDjurs as, dateret oktober Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer sagen samt træffer beslutning i forhold til fremadrettet administrationspraksis. Direktionen anbefaler, at igangsatte tiltag fortsætter kombineret med en evaluering i forbindelse med 2. kvartalsrapportering Bestyrelsen fulgte direktionens anbefaling og der foretages en evaluering i forbindelse med 2. kvartalsrapportering Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. Mødestruktur Orienteringsmøde Vandsamarbejde vest. Dialogmøde Vandcenter Djurs. Ingen. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt kvalificerer input til mødestruktur Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning med følgende supplementer: - Mødestruktur 2015; i årshjulet for 2015 indarbejdes et temaarrangement med fokus på udvikling og strategi. 9

10 - Dialogmøde Vandcenter Djurs; formandsskab og direktør bemyndiges til at fortsætte dialogen og herunder iværksætte en proces for afdækning af tværgående muligheder og synergier Meddelelser fra direktionen Mundtlig orientering af direktøren omkring følgende: Referat fra bestyrelsesmøde 04/2014 er godkendt uden bemærkninger. Køb af målerdata for vand. Henvendelse omkring bagatelgrænser i forhold til flyttegebyr. Ingen. Direktøren indstiller at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog direktørens orientering til efterretning Eventuelt Kommende møder etc.: - Næste bestyrelsesmøde afholdes mandag den 8. december 2014, kl på Fornæs renseanlæg, med efterfølgende tragtement for bestyrelse og direktion. - Dialogmøde med Randers Spildevand (formandsskab og direktør) afholdes den