Referat. Bestyrelsesmøde, nr. 04/2015. Dagsorden. Mødedato: Onsdag den 9. september Mødested: AquaDjurs.

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde, nr. 04/2015 Mødedato: Onsdag den 9. september Mødested: AquaDjurs. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, FF (formand) - Mogens Hvid, MH (næstformand) - Ulf Harbo, UH (suppleant) - Inger Kirstine Andersen, IKS - Max Varnum Pedersen, MVP - Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ - Brian Pedersen, BPD Øvrige - Kitsie Lund, KML (adm. chef), Ulrik Chistensen, ULC (tekn. chef), Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør) Afbud: Bjarne Bøhl Pedersen (BBP) og Jytte Schmidt (JS) Dagsorden 04.1 Strategisk udvikling, strategi og takster 04.2 Kvartalsrapportering og restancer 04.3 Anlægsplan 2015, opfølgning 04.4 Orienteringssager til eventuel drøftelse 04.5 Meddelelser fra formanden 04.6 Underskrivelse af referat fra sidste møde Eventuelt. Mødet blev afholdt med afsæt i den udsendte dagsorden, idet pkt af praktiske årsager dog blev fremrykket til første punkt på dagsordenen. 1

2 04.1 Strategisk udvikling, strategi og takstser Bestyrelsen har den afholdt et strategiseminar som led i den igangsatte revision af strategiplanen for AquaDjurs A/S. Strategiplanen udstikker pejlemærkerne for selskabets langsigtede udvikling med fokus er planperioden frem mod Der er udarbejdet en opsamling fra strategiseminariet, som kort vil blive gennemgået på mødet (se bilag). Opsamlingen anvendes som en del af baggrundsmaterialet i forhold til den videre proces og er således ikke at betragte som bestyrelsens konklusioner fra dagen. Fokus på mødet bliver bearbejdning selskabets strategiske mål samt drøftelse af holdninger i forhold til den fremadrettede takststrategi. Strategiske mål Bestyrelsen fastlægger selskabets strategiske mål. Foreliggende udkast til strategiramme (jf. bilag) tager afsæt i 3 hovedelementer, suppleret med underpunkter: - Sikker og effektiv leverandør - Bæredygtige og attraktive takster - Solid position i forhold til strukturudviklingen i branchen Takststrategi Takststrategi og herunder finansiering er et aktivt styringsredskab i forhold til den strategiske udvikling af selskabet. Gennemførte effektiviseringer kombineret med det valgte investeringsniveau betyder, at AquaDjurs har råderum til at bruge takststrategien som en parameter i forhold til udviklingen. Til brug i forbindelse med fastlæggelse af den fremadrettede takststrategi er der i samarbejde med selskabets revisor EY, udarbejdet en 25 års budgetanalyse for henholdsvis spildevand og vand. Analyserne tager afsæt i nuværende forudsætninger og vil fremadrettet indgå som et fast element i den årlige takstfastsættelse, successivt tilrettet i takt med at grundlaget og herunder rammebetingelserne måtte blive ændret. Der er udarbejdet to takstscenarier for spildevand, baseret på et ens basisforudsætninger: - Scenarie 1 tager afsæt i, at den nuværende takst fastholdes i perioden , kombineret med et forceret afdrag på eksisterende variabel forrentede lån, hvorefter taksten nedsættes. - Scenarie 2 tager afsæt i, at taksten nedsættes med 2 kroner i Dette kombineres med yderligere nedsættelser fra

3 Forskellen og konsekvenserne relateret til de to scenarier ses i taksterne samt gældsafviklingen og herunder afledte renter etc., jf. sagens bilag. I tilknytning til scenarierne bemærkes, at der er indregnet investeringer på små DKK. 200 mio. i perioden frem til 2022 (spildevandsplanens planperiode). Herunder investeringer til opdatering af Fornæs renseanlæg. For vand er der alene udarbejdet et scenario, der er stærkt påvirket af ændringerne forårsaget af vandsamarbejde Vest Djursland. Udgangspunktet er, at taksten følger prisloftet, hvilket med de givne forudsætninger resulterer i en faldende takst over tid. I forbindelse med budgetanalysen er der foretaget beregninger, der med de givne forudsætninger indikerer, at AquaDjurs har et godt udgangspunkt i forhold til beskatningsspørgsmålet. Bestyrelsen fastsætter én gang årligt taksterne for henholdsvis levering af vand samt håndtering af spildevand inden for selskabets forsyningsområder. Med afsæt i takststrategien sker dette på bestyrelsesmødet i november måned sammen med budgettet og investeringsplanen for det kommende år. Driftsudgifter indenfor de enkelte regnskabsår skal finansieres via taksterne, idet der ikke kan optages lån hertil. Anlægsinvesteringer indenfor de enkelte regnskabsår kan overordnet finasieres efter tre modeller; via taksterne, via låntagning eller via en kombination baseret på takstfinansiering og låntagning. Der er fordele og ulemper ved de forskellige måder at finansiere anlægsinvesteringer på, hvoraf bl.a. kan nævnes: En taksfinansiering kan betyde højere takster her og nu, mismatch mellem levetid og de der betaler såfremt investeringerne varierer over tid, mindre langsigtet gæld. Låntagning kan betyde lavere takster her og nu, bedre match mellem levetid og de der betaler såfremt investeringerne varierer over tid, større langsigtet gæld og dermed rentebyrde, mindre risiko for skattebetaling. Bilag: Strategiseminar , opsamling Budgetanalyser , Notat med forudsætninger og grafisk præsentation, der er udarbejdet i samarbejde med revisionsfirmaet EY. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer selskabets strategiske mål og fastlægger udgangspunktet for den fremadrettede takststrategi. Direktionen anbefaler, at det reducerede omkostningsniveau ud myndes via reducerede takster fra 2016, der således kommer nuværende kunder til gode. 3

4 Konklusioner indarbejdes i selskabets budgetmodel og dermed i grundlaget for takstudviklingen og den årlige takstfastsættelse. Taksterne for 2016 behandles på næste bestyrelsesmøde. Beslutning Bestyrelsen fulgte direktionens indstillinger: Med afsæt i bl.a. opsamlingen fra bestyrelsens strategiseminar den med tilhørende kommentarer, udarbejder direktionen udkast til en revideret strategiplan, der forelægges til drøftelse på bestyrelsens første møde i Det reducerede omkostningsniveau ud myndes via reducerede takster fra Taksterne for 2016 behandles på næste bestyrelsesmøde, idet der tages afsæt i nedsættelse af den variable spildevandstakst med enten 1 krone eller 2 kroner, mens taksten for vand fastholdes Kvartalsrapportering og restancer I henhold til forretningsordenen og årshjulet redegør direktionen kvartalsvis for perioderegnskabet og herunder forventningerne til den resterende del af regnskabsåret. Kvartalsrapporteringen er bygget op omkring selskabets tre bundlinjer, jf. strategiplanen; økonomi, kunder & miljø samt organisation. Fokus på mødet bliver drøftelse af principper for disponering af en positiv budgetafvigelse grundet forøgede indtægter samt håndtering af udestående restancer. Budgetafvigelse Jf. kvartalsrapporten viser halvårsregnskabet en positiv budgetafvigelse relateret til større indtægter for vand- og spildevandsområdet end forudsat. AquaDjurs er et non-profit selskab, der skal hvile i sig selv. Budgetafvigelsen for spildevandsområdet har en størrelse, der vil få betydning for årsresultatet. Der foreligger tre alternativer i forhold til disponering af budgetafvigelsen: 1. Opskrivning af årsresultat 2. Forøgelse af driftsbudget 3. Tilbagebetaling til kunderne Ad. 1 En positiv budgetafvigelse påvirker årsresultatet med deraf følgende styrkelse af likviditet, men også skattebetaling (uændret disponering). Ad. 2 Prisloft driftsbudgettet for AquaDjurs er 3 år foran de centrale prislofter, hvilket er et resultat af bl.a. gennemførte effektiviseringer. Der vil være mulighed 4

5 for at fremrykke driftsaktiviteter og dermed forøge driftsudgifterne for 2015 (ændret disponering og forøgelse af driftsbudgettet for 2015). Ad. 3 Med kommunens godkendelse vil der være mulighed for, at tilbagebetale den positive budgetafvigelse til kunderne (tilbagebetaling). Endelig vil der naturligvis være mulighed for at kombinere alternativerne. Det bemærkes, at en forøgelse af anlægsinvesteringerne ikke påvirker årsresultatet i nævneværdig grundet afskrivningsprincipperne. Restancer I forbindelse med behandling af kvartalsrapport 02/2014 drøftedes udviklingen i selskabets restancer med beslutning om, at igangsætte en række supplerende tiltag. Udvikling og sammensætning af selskabets restancer samt aktuelle procedurer i forhold til inddrivelser fremgår af sagens bilag. Bilag Kvartalsrapport 02/2015. Notat vedrørende restancer i AquaDjurs, version september Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager kvartalsrapport 02/2015 til efterretning og træffer principbeslutning i forhold til disponering af den positive budgetafvigelse for spildevandsområdet. Det anbefales, at den positive budgetafvigelse kan anvendes til fremrykning af ekstraordinære fremadrettede driftsaktiviteter, kombineret med mulighed for tilbagebetaling i forbindelse med årsopgørelsen for Formand og direktør bemyndiges til at igangsætte nødvendige aktiviteter. Bestyrelsen skal endvidere evaluere og drøfte principper i forhold til den fremadrettede administrationspraksis for inddrivelse af restancer. Beslutning Bestyrelsen tog kvartalsrapport 02/2015 til efterretning. Direktionen bemyndiges samtidig til, at anvende den positive budgetafvigelse til fremrykning af driftsinvesteringer med DKK. 2 mio. (øremærket investeringsbidrag Randers samt TV inspektioner). Herudover afsættes DKK. 1 mio. til budgetværn på anlægsområdet. Bestyrelsen ser med bekymring på Skats muligheder og resultater i forhold til inddrivelse af restancer for selskabet. Igangsatte tiltag med tæt op følgende kontakt til restanter fortsætter og suppleres med mulighed for tilbud om betalingsaftaler. Endvidere rejser AquaDjurs problemstillingen i brancheforeningen DANVA i forbindelse med de forestående regionalmøder. Udviklingen følges tæt og igangsatte tiltag evalueres i

6 04.3 Anlægsplan 2015, opfølgning Bestyrelsen har den godkendt anlægsplanen med tilhørende anlægsbudget for Investeringsbudgettet og dermed takstgrundlaget for spildevandsforsyningen tager afsæt i en investeringsramme på DKK. 35,0 mio., mens det tilsvarende beløb for vandforsyningen udgør DKK. 1,2 mio. Bestyrelsen orienteres halvårligt om status og eventuelle re-prioriteringer af anlægsprojekter indenfor budgetrammen på det førstkommende bestyrelsesmøde efter sommerferien. Sammenfattende konkluderes, at anlægsplanen for begge forretningsområder følger budgetgrundlaget med enkelte re-prioriteringer. Med reference til bestyrelsens tidligere behandling af sagen vedrørende vandforsyning til området ved Georgsminde, kan der dog forventes en mindre budgetoverskridelse som følge heraf. Behov for lånefinansiering hertil afklares ved regnskabsårets afslutning. Der vil på mødet blive givet en kort orientering omkring anlægsprogrammet for Bilag Ingen. Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Bilag Bestyrelsen tog redegørelsen vedrørende anlægsplan 2015 til efterretning Orienteringssager til eventuel drøftelse Afregning for målerdata Opkrævninger i forhold til spildevandsafledning sker med afsæt i vandforbruget. Målerdata leveres af respektive vandværker og AquaDjurs har således aftale med alle private vandværker i Norddjurs kommune omkring levering af målerdata. Aftalegrundlaget med vandværkerne står overfor fornyelse og genforhandling. Opsigelse af aftalerne kan ske med 6 måneders varsel pr , hvilket betyder, at aftalerne skal fornyes i løbet af 2016 til ikrafttrædelse pr På landsplan har der over en årrække været uenigheder omkring afregningsgrundlaget (prisen), hvilket før sommerferien resulterede i en 6

7 Landsretsdom, der indikerer, at prisniveauet er for højt. Brancheforeningerne FVD og DANVA er ved at færdiggøre en fælles vejledning til brug for indgåelse af nye lokale aftaler. Der udarbejdes en oplæg til drejebog for revision af aftalegrundlaget, når vejledninger etc. forelægger. Drejebogen forelægges bestyrelsen Intern overvågning, halvårsrapportering 1. halvår 2015 Selskabet skal i medfør af vandsektorloven etablere et program for intern overvågning, som skal medvirke til, at selskabet forvalter kundernes penge bedst muligt og dermed sikrer, at aftaler indgås på markedsvilkår. AquaDjurs har etableret et program for selskabets interne overvågning der blev iværksat i 2010, og senest revideret i februar Et element i overvågningsprogrammet er en halvårlig afrapportering til bestyrelsen. Den interne overvågning følger programmet, idet der henvises til sagens bilag Vandsamarbejde Vest Djursland Vandsamarbejde Vest Djursland A/S (VSVD) er på stiftende generalforsamling den formeldt blevet stiftet med deltagelse af vandværkerne i Auning, Vivild, Hevring, Holbæk samt AquaDjurs. I forlængelse heraf har Øster Alling Vandværk truffet endelig beslutning om tilslutning til VSVD, ligesom der har været en henvendelse fra Vandcenter Djurs med en forventet afklaring omkring årsskiftet. AquaDjurs er repræsenteret ved Brian Pedersen og Kitsie Lund som henholdsvis bestyrelsesformand og direktør. VSVD har besluttet, at købe en række ydelser hos AquaDjurs med afregning på timebasis. Der vil på mødet blive givet en kort statusorientering omkring projektet Spildevandsstruktur Djursland Med reference til tidligere orienteringer er der i et samarbejde mellem Syddjurs Spildevand og AquaDjurs igangsat en overodnet økonomisk analyse i forhold til visionerne for den fremtidige spildevandsstruktur på Djursland. Der vil på mødet blive givet en kort orientering omkring status etc Fremtidens renseanlæg, Fornæs Med reference til tidligere orientering er udredningsarbejdet i forhold til visions- og udviklingsplanen for fremtidens renseanlæg på Fornæs igangsat. Omdrejningspunkt er visionen om, at Fornæs renseanlæg skal være energineutralt, idet udgangspunktet tager afsæt i: - Forøget gasproduktion 7

8 - El produktion via gasmotor og solceller - Energioptimering Elementerne omfatter bl.a. en flytning af den mekaniske forbehandling fra Bredstrup til Fornæs, muligheder i optimering af den biologiske proces (to-trins anlæg) samt el-produktion fra gasanlægget. Andre elementer er etablering af solceller som supplement til el-produktion fra gasanlægget og afdækning af muligheder for håndtering af septisk slam samt husholdningsaffald, der i dag deponeres eller forbrændes Parallelt hermed har der været afholdt møder med potentielle samarbejdspartnere i forhold til en øget spildevandstilledning til Fornæs renseanlæg Personaleforening AquaDjurs Medarbejderne i AquaDjurs har den stiftet en personaleforening. Det er foreningens formål, at give medlemmerne mulighed for at dyrke fælles interesser, styrke firmakulturen samt det sociale samvær og de samarbejdsmæssige relationer på tværs af arbejdsområderne i AquaDjurs A/S. Vedtægter for personaleforeningen samt en ajourført personalehåndbog findes på selskabets hjemmeside. Bilag : Intern overvågning, halvårsrapportering 1. halvår Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringerne til efterretning. Beslutning Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. Ad. sag intern overvågning: Bestyrelsen besluttede, at inddrage indkøbspolitik og herunder bl.a. muligheder i forhold til fælles indkøb (Shared serviceselskab) som et tema på et af de kommende bestyrelsesmøder Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. 25 års jubilæum Fornæs renseanlæg, evaluering og jubilæumsgratiale Dialogmøder Syddjurs Spildevand og Vandcenter Djurs. 8

9 Bilag Ingen. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. Ad. 25 års jubilæum: Jubilæumsudvalgets evaluering forelægges på næste bestyrelsesmøde. Ad. Dialogmøder: På dialogmøde med Syddjurs Spildevand den blev en fælles studietur til Mariager Fjord Vand drøftet. Baggrunden er den udførte analyse af spildevandsstruktur Djursland, jf. sag Planlægningen tager afsæt i onsdag den , fra kl. 13. Der afholdes dialogmøde med Vandcenter Djurs den Underskrivelse af referat fra sidste møde Referatet fra bestyrelsesmøde afholdt den er fremsendt pr. mail og der er ikke indkommet bemærkninger. Bestyrelsen underskrev referatet Eventuelt Kommende møder etc.: - Bestyrelsesmøde, tirsdag den 3. november, kl