Referat. Nytårskur - bestyrelsesmøde, nr. 01/2017. Dagsorden. Mødedato: Tirsdag den 10. januar 2017, kl. 15. Mødested: AquaDjurs

Transkript

1 Referat Nytårskur - bestyrelsesmøde, nr. 01/2017 Mødedato: Tirsdag den 10. januar 2017, kl. 15. Mødested: AquaDjurs Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, FF (formand) - Mogens Hvid, MS (næstformand) - Jytte Schmidt, JS - Ulf Harbo, UH (excl. pkt. 01.4) - Inger Kirstine Andersen, IKS - Bjarne Bøhl Pedersen, BBP - Max Varnum Pedersen, MVP - Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ (excl. pkt. 01.4) - Brian Pedersen, BPD Øvrige - Kitsie Lund, KML (adm. chef) ); pkt og Ulrik Christensen, ULC (tekn. Chef); pkt og Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør) Afbud: Ingen. Dagsorden 01.1 Strategisk udvikling, fremtidens bestyrelse 01.2 Forretningsorden, bestyrelsens vederlag 01.3 Årshjul Orienteringssager til eventuel drøftelse 01.5 Meddelelser fra formanden 01.6 Underskrivelse af referat fra sidste møde 01.7 Eventuelt. Grundet senere fremmøde for to bestyrelsesmedlemmer startede mødet med orienteringspunkter samt introduktion af Dropbox. Referatet er udarbejdet med afsæt i dagsordenen. 1

2 Sag 01.1 Strategisk udvikling, fremtidens bestyrelse Bestyrelsen i AquaDjurs har ved flere lejligheder drøftet sammensætning og herunder kompetencekrav til den fremtidige bestyrelse i selskabet. Vandbranchen er underlagt en stram og kompliceret økonomisk regulering og AquaDjurs arbejder i et spændingsfelt mellem tre bundlinjer; økonomi, klima & miljø samt samfund. Vandselskabernes rammebetingelser er under hastig forandring, hvilket betyder stigende krav og forventninger til selskabernes medarbejdere, ledelse og bestyrelse. Trenden syntes at gå mod en øget professionalisering, og en ændring af selskabernes bestyrelser med en klarere adskillelse mellem myndighed, politik og drift (styrket uafhængighed). Drøftelserne omkring fremtidens bestyrelse i AquaDjurs tog sit afsæt på strategiseminariet i juni måned 2015, hvor det blev besluttet, at kigge på bestyrelsens fremadrettede udvikling, sammensætning og størrelse som baggrund for en langsigtet udviklingsplan. Sagen blev sat til drøftelse på generalforsamlingen i foråret 2016 med beslutning om, at der udarbejdes et oplæg, der kan forelægges Kommunalbestyrelsen forud for fremlæggelse på generalforsamlingen i Vedtægter: Forslag til vedtægtsændringer (ændringer er markeret med rødt). Notat: Fremtidens bestyrelse, baggrundsnotat. Dateret den Notat: Bestyrelsens sammensætning, Energi & miljø dateret den Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer sagen, herunder godkender udkast til ændrede vedtægter. Anbefalinger forelægges selskabets ejer via et oplæg til ændrede vedtægter, og medtages som punkt på dagsordenen til årets generalforsamling. Konklusionerne vil ligeledes blive indarbejdet i selskabets ejerstrategi, der planlægges ajourført i En enig bestyrelse vedtog, at fremsende fremlagte forslag til vedtægtsændringer til Norddjurs Kommune (borgmesteren) med anmodning om, at vedtægtsforslaget bliver fremlagt til drøftelse i kommunalbestyrelsen snarest muligt (pkt. 7.6 udgår) Formandskab og direktør orienterer og fremlægger vedtægtsforslaget for borgmesteren. Sag 01.2 Forretningsorden, bestyrelsens vederlag 2

3 Sag Bestyrelsens vederlag er fastsat i Forretningsordenen for AquaDjurs, idet udgangspunktet er en procentdel af borgmesterens vederlag; formand 5 %, næstformand 2,5 % og øvrige bestyrelsesmedlemmer 2 %. Aktuelt et samlet årligt bestyrelseshonorar på kr ,88 (2016 tal). Der er i 2016 indgået en politisk aftale om ændring af borgmestrenes vederlag på basis af Vederlagskommissionens anbefalinger. Aftalen indebærer, at borgmestrenes vederlag stiger med 31,4 % med ikrafttrædelse den 1. januar Dette er siden fremrykket et år, således at stigningen træder i kraft 1. januar Da bestyrelsens vederlag som anført er fastsat som en procentdel af borgmesterens vederlag, får reguleringen en afsmittende effekt i AquaDjurs, svarende til en årlig stigning på kr ,16 - en effekt der ikke er indregnet i budgetterne for Hvis vederlaget ønskes fastholdt på det nuværende niveau i f.eks. den resterende del af valgperioden, skal procentsatsen ændres via en ajourføring af Forretningsordenen. Ingen. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter sagen og træffer beslutning omkring håndtering af en vederlagsregulering til bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede, at vederlags procenterne fastholdes, jf. forretningsordenens pkt Sag 01.3 Årshjul 2017 Sag Årets gang í AquaDjurs indeholder en række faste opgaver og tidsfrister. Et samlet overblik fremgår af årshjulet for AquaDjurs, der bruges som et arbejdsredskab i planlægningen. Årshjulet tager afsæt i tre spor: Spor 1; Bestyrelse Spor 2; Økonomi Spor 3; Organisation Jf. Forretningsordenen for bestyrelsen i AquaDjurs, skal der afholdes bestyrelsesmøder mindst 4 gange årligt. I tilknytning til det ordinære bestyrelsesmøde i foråret har bestyrelsen besluttet, at sætte fokus på klima og klimatilpasning. Herudover afholdes den årlige generalforsamling samt 3

4 dialogmøder med politiske udvalg og samarbejdspartnere. Møderne suppleres med orienteringer omkring 1. og 3. kvartalsrapport via mail. Fra 2017 bliver relevante dokumenter og bestyrelsesmateriale gjort tilgængelig via Dropbox. Årshjul og udkast til mødekalender 2017, AquaDjurs. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter og kvalificerer årshjulet samt træffer beslutning omkring mødedatoer for Bestyrelsen fastlagde med afsæt i årshjulet mødedater etc. for 2017: - Tirsdag den 7.3: Tema- og bestyrelsesmøde (kl. 9 16). - Torsdag den 6.4.: Bestyrelsesmøde og generalforsamling (kl ). - Tirsdag den 20.6.: Dialog- og bestyrelsesmøde (kl ). - Onsdag den 6.9.: Bestyrelsesmøde (kl ). - Torsdag den 2.11.: Bestyrelsesmøde (kl ). Fra 2017 er relevant bestyrelsesmateriale tilgængelig via en fælles Dropbox for bestyrelsen. Der udsendes en orienteringsmail, når nye dokumenter er lagt ud Orienteringssager til eventuel drøftelse Sag Takster 2017 Bestyrelsen har den fastsat taksterne for spildevands- og vandforsyning for 2017, med efterfølgende godkendelse af Kommunalbestyrelsen i december måned I forbindelse med fastsættelse af taksterne for 2017 var de økonomiske rammer, affødt af bl.a. den nye vandsektorlov ikke kendt. AquaDjurs har henholdsvis den (vandforsyning) og den (spildevandsforsyning) modtaget afgørelser om økonomiske rammer for 2017 fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Som forventet giver de nye økonomiske rammer ikke anledning til ændringer i forhold til de fastsatte takster. Kopi af artikel fra Dansk Vand omkring den nye økonomiske regulering er vedhæftet til orientering. Sag Synergianalyse Jf. bestyrelsens tidligere beslutning indgår AquaDjurs i en arbejdsgruppe omkring synergianalyse sammen med Randers Spildevand, Favrskov Forsyning, Syddjurs Spildevand, Samsø Spildevand og Aarhus Vand. 4

5 Udgangspunktet for analysen er, at selskaberne hver især arbejder målrettet med at effektivisere egen forretning, mens analysen etablerer grundlaget for, om det giver mening at supplere dette arbejde med at realisere synergier ved yderligere samarbejder. Der tages afsæt i analyse dimensionerne; arbejdspladser, sårbarhed og forsyningssikkerhed, arbejdsmiljø og kvalitet, ejer indflydelse, kundeservice og support, kompetencer og viden samt økonomi. Der har indtil videre været afholdt to møder, og næste møde afholdes den Sag Ejerstrategi og strategiplan, ajourføring Ejerstrategien for AquaDjurs er udarbejdet og godkendt af Norddjurs Kommune i Ejerstrategien skal ajourføres i 2017 med målsætning om en politisk godkendelse inden kommunalvalget. Strategiplanen for AquaDjurs blev godkendt i april måned 2016 med tilhørende beslutning om en årlig evaluering. Vandbranchen gennemgår i disse år store og hastige forandringer. Strategiplanen er et arbejdsredskab, og med henblik på at sikre korrespondance mellem rammebetingelser og det strategiske fokus, ajourføres strategiplanen fremadrettet som en løbende proces i takt med udviklingen. I forbindelse hermed inddrages også konklusioner fra de årlige evalueringer etc. Den rullende planlægning sikrer større gennemsigtelighed, og dermed ejerskab og forstående for såvel bestyrelse som organisation og øvrige interessenter. Sag Orientering om høringssvar etc. På opfordring vil bestyrelsen fremadrettet få tilsendt kopier af høringsvar og relevant korrespondance relateret til sager med kommunalpolitisk relevans. Sager der kræver bestyrelsens godkendelse vil uændret blive forelagt til drøftelse og behandling i bestyrelsen. Sag Forbrugerafregning Syddjurs Spildevand og AquaDjurs har primo 2016 indgået et samarbejde omkring fælles forbrugerafregning. Forbrugerafregningen foretages på to forskellige IT platforme, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Affødt bl.a. heraf er der igennem 2016 sonderet forskellige alternativer. Ud fra en totaløkonomisk betragtning forventes forbrugerafregningsplatformen for AquaDjurs udskiftet til den IT platform, der i dag anvendes i Syddjurs Spildevand. Og som i øvrigt også anvendes af en lang række vandforsyninger i Norddjurs. 5

6 Skiftet medfører enkelte serviceforringelser og flere manuelle transaktioner, idet der er stillet en løbende udvikling af systemet i udsigt. Ulemperne opvejes af økonomiske besparelser, og skiftet forventes implementeret henover sommeren I samme forbindelse indgår en vurdering af ressourcesituationen. Sag Tekniske anlæg Udviklingsplan Fornæs AquaDjurs har en ambition om energineutral spildevandsrensning gennem investeringer i bedre gasudnyttelse (gasmotor), ombygning til 2-trins anlæg (forfiltrering), behandling af septisk slam samt etablering af solceller og en husstandsvindmølle. I planen indgår desuden flytning af den mekaniske forbehandling etc. til Fornæs. Planlægningsarbejderne pågår, og tager afsæt i udarbejdelse af en plan 2020 og en visionsplan I forbindelse med planlægningsarbejderne inddrages organisationen med ideer og forslag til den fremadrettede udviklings- og visionsplanplan. Der vil på mødet blive givet en orientering om status. Natur- og klimatilpasning Auning AquaDjurs er involveret i to natur- og klimatilpasningsprojekter i Auning. Ultimo 2016 blev et eksisterende bassinanlæg oprenset og omdannet til et rekreativt søområde med funktion af regnvandsbassin, muliggjort af bl.a. en separatkloakering i oplandet. I forbindelse med en helhedsplan for området omkring Auning hallen, har AquaDjurs i samarbejde med Norddjurs Kommune set på klimamæssige udfordringer ved monsterregn. Som alternativ til en traditionel løsning arbejdes der på afdækning af muligheder i forhold til etablering af et regnvandsbassin med kombineret skaterbane og aktivitetsområde m.m. Ingen. Direktionen indstiller, at bestyrelsen kvalificerer og tager orienteringerne til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringssagerne til efterretning Meddelelser fra formanden Sag 6

7 Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde. Ingen. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden orienterede om juleafslutningen i AquaDjurs, og herunder besøget af borgmesteren i anledning af udnævnelsen af AquaDjurs som frontselskab. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning Underskrivelse af referat fra sidste møde Sag Referatet fra bestyrelsesmøde afholdt den er fremsendt pr. mail og der er ikke indkommet bemærkninger. Referatet underskrives. Bestyrelsen underskrev referatet fra bestyrelsesmødet den Eventuelt Ingen bemærkninger. 7