Referat formandsmøde 25. februar 2017

Transkript

1 Dagsorden: Referat formandsmøde 25. februar februar 2017 kl Folkestedet Carl Blochs Gade 28, 8000 Århus C, lokale Velkomst 2. Valg af mødeleder 3. Orientering ved bestyrelsen a. Økonomi v/ Helle og Anita 4. Orientering fra udvalgene 5. Workshop ved PR udvalget ca eller når vi er færdige med ovenstående. Workshop om fælles Tunø Festival profil på pladsen Eventuelt 7. Skurvognsmøder på tværs af udvalgene Ad 1 Velkomst: Festivalens formand Peter Jørgensen bød formandskredsen velkommen. Bestyrelsen har mange udfordringer, og især økonomien er noget bestyrelsen har fokus på. Bestyrelsen har lavet et realistisk budget, som de arbejder ud fra i planlægningen af festivalen. Camping holdets formand er blevet gravid, og skal føde omkring festivalen, hvorfor der mangler en formand for campingholdet. Peter sluttede af med at byde velkommen til Stine som er ny formand for Tumaen. Ad 2 Valg af mødeleder: Helle blev valgt som mødeleder. Ad 3 Orientering ved bestyrelsen: a) Økonomi v. Helle og Anita Der er begyndt at blive sendt færgekoder ud til medarbejdere ved reservation af færgebilletter. Der vil blive sendt koder ud et par gange om ugen til de medarbejdere, som har betalt kontingent. Hvis man er på medarbejderlisten får man en kode, hvorfor det er meget vigtigt, at den enkelte formand sørger for 1

2 at opdatere medarbejderlisten både når der kommer nye medarbejdere til, men også når medarbejdere hopper af et hold. Man behøves ikke sende en opdateret medarbejderliste til Anita hver gang, der kommer en ny medarbejder. Det er nok blot at sende en mail til Anita med navn, adresse og mailadresse. Færgereservationen er medarbejderens færgebillet, hvilket også betyder, at hvis en medarbejder som har booket efterfølgende falder fra, bliver reservationen slettet. Bemærk man kan ikke booke flere reservationer på en gang, og man skal derfor lave en reservation for hver person. Anita kunne fortælle, at systemet fungerer rigtig fint, og at det nok skal komme til at blive godt. Billetsalget ser fornuftigt ud, og vi er foran i forhold til tidligere år. Der er solgt lige omkring 200 billetter indtil nu, hvilket er fornuftigt. Helle sluttede af med at reklamere for forårets intimkoncerter på Folkestedet. Den 12. marts kl. 14 er der intimkoncert med John Mogensen cover og den 30. april kl. 14 er der intimkoncert med Irish Five. Ad 4 Orientering fra udvalgene: Bar v/rikke Vi har fået ny øl leverandør så i år skal vi have Tuborg, hvilket holdet glæder sig rigtig meget til, da de virker meget professionelle. Stack cup kommer igen i år, men på andre arbejdsvilkår. Hertil fortalte Peter, at man i et tidligere bestyrelsesmøde havde nedstemt Stack cup, men at det i dag er taget op igen i bestyrelsen og godkendt. Man får 5 kroner tilbage og ikke 1 krone som sidste år. Vi har fået en rigtig god deal på plads mod at vi skal hjælpe med at vaske kopper op på Jelling festival. Såfremt nogle har lyst til at vaske kopper op på Jelling festival, skal man skrive en mail til Rikke. Kopperne på Tunø festival skal ikke vaskes op i år, hvilket bliver rigtig rart, da pladsen til det sidste år ikke var optimalt. I år bliver der en pantbod som er særskilt fra barerne. Rikke spurgte ind til, om man i år ikke kan få gulv i barerne igen i stedet for køreplader. Der tages kontakt til Carsten fra Pladsholdet med spørgsmål omkring dette. Kathrine spurgte ind til, hvordan barerne kommer til at se ud i forhold til tidligere år, da dette har betydning for, hvordan pengeboksene skal sættes op. Rikke fortæller, at det bliver det samme som sidste år. Søren spurgte ind til om barerne ikke kan blive højere i højden, så man kan hænge ud i barerne ligesom tidligere. Rikke spurgte i den forbindelse ind til om nogle kan skaffe billige kapel trumler som folk kan stå op af, nu når barhøjden ikke er så høj længere. Tom undersøger, om han kan skaffe nogle. Brunch v/ Janne: Janne fortæller at næsten det samme hold er på igen i år, og at der er fuldt hold. 2

3 Børneholdet v/ Kamilla: Halvdelen af holdet er smuttet, og Kamilla mangler 5 stykker, hvorfor der i den nærmeste fremtid kommer opslag i jobbanken. Kamilla har fået en masse materialer gratis og afventer svar fra to artister, som hun vil prøve at få over i børneteltet. Kamilla har fået fat i olietønder, som skal males og pyntes i børneteltet. Derudover er der også planer om at lave et danseshows. Rikke spørger ind til om drengene med fodboldene kommer over i år. Kamilla fortæller, at de kommer igen. Lene spørger om børneteltet vil have et fodboldbord, hvilket Kamilla gerne vil have. Camping: Der mangler en formand, hvorfor der ikke var mødt nogle op til mødet. Check in v/ Annie: Annie har ikke noget at byde ind med endnu. Holdet er i gang med en forandringsproces og vil vende tilbage, når der er noget nyt at fortælle. Check point v/ Tom: Tom holder udvalgsmøde søndag, men han regner med at mangle 10 mand på stående fod. Bent spørger, hvad der kræves at komme på holdet. For at komme med på holdet skal man have en ren straffeattest, og man må gerne være meget pædagogisk. Depot v/ Diana: Diana har indkaldt til det første møde, hvor årets festival skal planlægges. Der bliver lavet et ordentligt lagersystem i år, som de allerede er i gang med at udarbejde, og det forventes at blive rigtig godt. Diana mistede en del kasser sidste år, men hun har skaffet nye til i år. Kasserne vil i år blive malet pink, således at de ikke forsvinder så nemt. El v/ Søren og John: Der blev afholdt møde i mandags og der mangler et par medarbejdere, da der er nogle der er faldet fra. Ellers er der styr på det hele. Festival info v/ Gitte og Kathrine: Planlægningen er i gang, og det forventes at der er styr på holdet. Havn v/ Kamilla: 3

4 Der er intet nyt fra havnen, da Henrik ikke er til stede. Kamilla fortæller, at der mangler 6 medarbejdere på havnetoilet holdet. Hegn v/ Lotte: Der er i år 5 mand på hegnsholdet, og alle har fået sponsor t shirts, således at folk kan se hvem de er. Der er hold møde om 14 dage. Såfremt der er nogle, der har brug for at få hul i hegnet under opstillingen, skal dette meldes ind til Lotte. Der vil i år blive slået hårdt ned hvis det ikke overholdes, da det kan være folks sikkerhed det går ud over. Rikke spørger ind til, hvem der sætter banner op i år, hvilket hegnsholdet gør sammen med sponsor holdet. Tuborg har en del banner, som de gerne vil sætte op selv. Rikke tager det med til mødet med Tuborg så det kan kordineres med hegns og sponsorholdet. Bent pointerer, at banner bliver kordineret, så det bliver sat korrekt op. Læge v/ Ulrik: Ulrik fortæller, at holdet er fuldt. Der arbejdes med at få Regionen til at låne festivalen en rigtig ambulance, da ambulancen på øen er et transport middel og ikke en ambulance. Merchandise v/ Poul: Som det ser ud lige nu, er der ikke flere tilbage på holdet, så de mangler folk. Der er et nogenlunde fornuftigt varelager, hvorfor der ikke skal købes ret meget ind i år. Sponsorholdet har leveret en kasse, som Maiken gerne vil have at nogle på øen får fat i. Jakob forsøger at få fat i den, hvis han kan komme til vognen på øen. Poul spurgte ind til, hvad festivalen gør med plakaten i år og hermed personale t shirts. Der er ikke kommet en afklaring på, om der kommer t shirts eller ej. Bestyrelsen vender tilbage, når det er afklaret. Rikke undersøger, om Tuborg vil sponsorer t shirts. Poul anmodede bestyrelsen om en bekræftelse på, om man bruger det nye logo eller det gamle logo. Backstage V/Jakob: Jakob fortæller, at Tina er gået i gang, men ikke havde mulighed for at deltage på mødet. Musik/Booking/ Teknik v/jakob: Musikprogrammet er næsten færdigt, men der mangler lige det sidste. Ellers er der styr på det hele. Mågen v/ Tina: 4

5 Tina har mange, der er sprunget fra i år, hvilket er Tinas store udfordring. Såfremt der ikke kommer flere medhjælpere, bliver Tina nødt til at indsnævre åbningstiderne, da hun ikke kan holde til at arbejde 16 timer om dagen. Det er generelt et problem, at vi ikke kan få medhjælpere nok. Der blev snakket løst og fast omkring, hvad man kunne gøre for at løse problemet. Det blev aftalt, at madholdene ville kigge på problemet. Plads: Der var ingen tilstede. P mad v/ Heidi: Menuen bliver stort set det samme som sidste år, og der er styr på holdet. PR v/ Sidsel: Det går godt, og holdet er i fuld gang. Sidsel spørger, om der er en person, der kender en mand, som er god til at arbejde med App s, da festivalens app mand er gået. PR er begyndt at udvikle lidt på Instagram, hvorfor holdene når de afholder møder gerne må tage billeder og sende til Sidsel, hvorefter hun vil lægge det på Instagram. Rikke gjorde opmærksom på, at der på hjemmesiden stadig står Royal Beer. Det helst skal slettes hurtigst muligt og erstattes med Tuborg. Qrt fortæller, at det der står om booking af campletter for medhjælpere skal slettes på hjemmesiden, da det i år skal ske via færgens hjemmeside. Pølsevogn v/ Pia: De mangler to medarbejdere i år, men ellers er der styr på det. Det er sidste år Pia er formand, men Pia forventer fortsat at blive på holdet. Man har dog en anden formand i tankerne, som eventuelt godt kunne være interesseret i at overtage formandsposten. Renhold v/ Ida: Holdet er fuldtallige og ellers er der ikke noget at bemærke. Qrt fortæller, at håndteringen af affaldscontainerne ikke gik så godt sidste år. Containerne skal helst ned til færgen i rette tid, således at de kan komme ombord på færgen. Jacob medbringer en lastbil, som kan transportere containerne, så det problem er løst i år. Reservation af fyldte containerne skal Jacob have besked om, således at han kan sørge for, at de kommer ned til færgen. MC emballage reservationer tager Ida sig af. 5

6 VVS v/ Nicolai: Der er ikke det store at berette, udover at VVS har overtaget Mågens nedtagningshold, så der skal findes et par folk mere til holdet. Søren har et ønske om, at der bliver lavet et fælleshold, som er en del af EL holdet og som servicerer ventilatorer m.m. omme bag Mågen og det gamle Heineken telt. Det er noget VVS og el holdet finder en løsning på. Nicolai finder ud af nogle nye toiletvogne med nogle smartere tanke, men forsikrer at det ikke bliver dyrere end sidste år. Skolemad: Der var ingen tilstede, men der er styr på holdet og menuen. Sponsor v/ Bent: Der mangler en formand, så hvis man kender en der vil være formand må man endelig rette henvendelse til bestyrelsen. Sponsorudvalget kører videre med Bent som formand indtil videre. Vi skal have fundet en masse penge, da holdet sidste år var rigtig god til at finde sponsorer. Der er møde på torsdag, hvor den videre planlægning vil blive gennemgået. Hvis der er nogle som har nogle emner/ kontakter som vil være eventuelle sponsorer må man rette henvendelse til Sponsorudvalget. Støtteforeningen: Der var ingen tilstede. Tele: Der var ingen tilstede. Transport v/ Qrt: Der har været møde med Tunø færgen i dag, og det gik fint. De kom med stor ros til Transport holdet, og de små ting der var problemer med sidste år fik de på plads. Det grej der kommer på paller fra BC catering står ikke ordentligt fast, og det skal leveres mere transportvenligt. Måske skal der være stropper om. Qrt appellerer igen til, at alle hold pakker tingene ordentligt og mærker det ordentligt op så tingene kommer de rigtige steder hen. Heidi sørger i år for at transporten af ovnene til og fra Samsø bliver gjort korrekt i år, da der var en del problemer sidste år. Der vil blive lavet skilte m.m., således at det ikke kan gå galt i år. 6

7 Rikke skal sende en mail til Qrt med, hvad der er på Samsø af ovne m.m., og det skal kordineres med hvad der er, og hvad der skal bestilles yderligere. Transport holdet skal igen i år stå for udleveringen af personale øl/vand. Ligesom sidste år skal købmanden stå for leveringen heraf. Qrt gjorde opmærksom på, at der skal bestilles en palle mere. Qrt fortæller, at Tranport holdet mangler folk, og at der fra næste år skal findes en ny formand. Tumaen v/ Stine: Tumaen mangler medarbejdere, da holdet fra sidste år ikke kommer igen i år. Stine skal snakke med Rikke vedrørende bestilling af alkohol til Tumaen. Ungdomsudvalget: Der var ingen tilstede. Økonomiudvalg v/ Per: Per fortalte, at alt som var planlagt sidste år vedrørende lagerstyring ikke kunne bruges sidste år grundet tablets. Man gør et nyt forsøg i år og forsøger i år med et nyt lagersystem. Per gør opmærksom på at Stack cup og udleveringen heraf skal foregå via Depotet. Sikkerhed v/ Ulrik: Ulrik har fundet et lille hold, som tager sig af det videre arbejde med sikkerheden på festivalen. En tager sig af det forebyggende arbejde vi er en sikker festival på forhånd. En anden tager sig af arbejdsmiljøet. I år vil sikkerhedsudvalget være mere synlige på pladsen allerede fra om mandagen, men også under festivalen. Sloganet skal være Danmarks sikreste festival. Bestyrelsen har været gennem forsikringerne, og der har ikke været skader de seneste par år, hvilket er rigtig godt. Ad 6 Eventuelt: Gitte har set på tallene i regnskabet og synes at medhjælperudgiften er stor på festivalen. Alle medhjælpere får mad under festivalen også de dage hvor de ikke arbejder. Gitte synes, at når vi er så økonomisk presset så kunne det være et sted at spare. Enten i form af betaling, eller at medhjælperne kun får mad når de er på vagt. Man kunne evt. sætte kontingent prisen op. Ida fortæller, at en del mad bliver smidt ud, og at man eventuelt kunne sætte ind her. Qrt mener, at man skal passe på med at skære ned på mad til medhjælpere, da man ellers risikerer at miste gode medhjælpere. 7

8 Sidsel mener, at der er forskel på, hvad medarbejdere forventer at få og at mange hellere vil betale lidt penge for at få en bid mad. Bestyrelsen vil tage de gode kommentarer med videre, og synes det er dejligt med gode input fra formændene. Information fra Tunø: Der er motionsløb en uge inden festivalen helt præcist Sankthansaften. Det bliver et stort arrangement, som man håber vil blive gentaget igen. Kamilla fortæller, at hun ikke længere har mulighed for at opbevare ting for festivalen i hendes lade, hvorfor alt skal fjernes efter festivalen. Lotte spørger om HusForbi sælgeren kommer igen. Som udgangspunkt nej, men man kan ikke forhindre ham i at komme til øen. Lotte tilbyder, at kontakte Værestedet i Aarhus for at se om de vil sende nogle nye folk til festivalen. Man kunne også snakke med Værestedet omkring levering af overskydende mad fra festivalen. Lotte vil undersøge, om det kan lade sig gøre. Ad 5 Workshop ved PR udvalget ca eller når vi er færdige med ovenstående. Workshop om fælles Tunø Festival profil på pladsen 2017: PR holdte et oplæg omkring evaluering af festivalen, samt oplæg omkring hvad vi kan gøre for festivalen i fremtiden. Der kom rigtig mange gode input fra formændene. 8