Bestyrelsesmøde. Torben Fisker Charlotte Risager (ref.) Dagsorden

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Mødedato: 27. maj 2018 Mødet påbegyndt: kl Mødet afsluttet: kl Mødested: Kontoret, Arsenalvej 20 Deltagere: Bidstrup Hansen, Britta Larsen, Kurt Kristiansen, Suzanne Blankschøn, Inger Slott samt Thorkild Bækkelund. Afbud: Administrationen: Dagsorden Keld Sørensen Direktør Bendix Jensen Torben Fisker Charlotte Risager (ref.) 1. Godkendelse af referat 2. Godkendelse af budget 2019 hovedforeningen 3. Godkendelse af budget afdelinger a. Tilskud dispositionsfond b. Evaluering afdelingsmøder 4. Budgetopfølgning pr Godkendelser: a. Afdelingssammenlægning Rørbæk b. Skema B Slagterigrunden Vrå c. Skema B Svenstrup d. Brovst (lukket del) e. Svaneparken 2 (lukket del) 6. Status Seatower, Frederikshavn 7. Status ungdomsboliger, Års 8. Ny aftale Vester Hjermitslev plejecenter 9. Drøftelse af retningsliner for takt og tone i Boligselskabet 10. Temamøde repræsentantskab 11. Persondataforordning 12. Pipeline - udsat 13. Orientering - udsat 14. Udlejningssituationen - udsat 15. Eventuelt Formand Bidstrup-Hansen bød velkommen. Velkommen til de to nye medlemmer Inger Slott og Thorkild Bækkelund.

2 1. Godkendelse af referat Referat fra bestyrelsesmødet den 22. maj og den 12. juni 2018 blev godkendt. 2. Godkendelse af budget 2019 hovedforeningen Charlotte Risager gennemgik budget 2019 og budgetforudsætninger herfor. Thorkild Bækkelund spurgte til hvorledes indtægter fra Rebild kommune for administration af deres ældreboliger bliver fordelt? Svar: Indtægten bliver fordelt med 70% i administrationen og 30% til driften i Rebildafdelingerne. - Bestyrelsen godkender budget 2019 for hovedforeningen. 3. Godkendelse af budget 2019 afdelinger Charlotte Risager gennemgik budgetoversigt for alle afdelinger med hovedvægt på udvikling i huslejeniveau og de samlede henlæggelser. Der er forsat fokus på, at øge henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Der var følgende afdelinger uden fremmøde: Afd. 21, Åbrinken. Huslejestigning 0% Afd. 26, Nørrebro. Huslejestigning 1,81% Afd. 82, Engparken Huslejestigning 0% Afd. 84, Søparken Huslejestigning 0% Afd. 88, Bofællesskabet Huslejestigning 4,93% - Bestyrelsen godkender budgetterne for a. Tilskud til dispositionsfonden: Afdeling 50, kr tilskud til forbedringslån på Munkevang Afdeling 21, kr driftstilskud Afdeling 81, kr til løn fratrædelse Afdeling 63, generelt tilskud til huslejen, aftrappes med kr. 200 pr. år Afdeling 50,80,81,86, løbende tilskud til udlejningsfremmende tiltag Susanne Blankschøn spurgte til hvad tilskuddet i afdeling 50 er og hvor lang tid det løber? Svar: Bendix Jensen svarer at det er tilskud til låneydelse, der blev optaget i forbindelse med renovering af Munkevang. Det er meningen at tilskuddet skal aftrappes, når afdelingens økonomi er hertil. Aftalt at der laves oplæg herpå til bestyrelsen. b. Evaluering af afdelingsmøderne. Charlotte Risager orienterede om god stemning på afdelingsmøderne. Stort fremmøde i de nye afdelinger i Støvring og Brønderslev. I de ældre afdelinger er det stadig svært, at mønstre mere en omkring 30 beboer. Der er afdelingsbestyrelser i de større afdelinger.

3 4. Budgetopfølgning Bendix Jensen orienterede om følgende budgetudsving: Bestyrelsesmøder honorar udbetales sidst i året Mødeudgifter konsulent udgifter til bestyrelsesmøde Personale yderligere ansat i forbindelse med overtagelse af ældreboliger i Rebild kommune modsat en indtægt Kontorhold mangler BoiAalborg og advokatudgifter i forbindelse med udarbejdelse af persondataforordning. Lokale udgifter følger budget - Bestyrelsen tager det til efterretning 5. Godkendelser: a. Afdelingssammenlægninger Rørbæk Afdelingerne 89 og 83 lægges sammen. Afdeling 83 bliver den videreførende afdeling. - Bestyrelsen godkender sammenlægning af afdeling 89 og 83. b. Skema B Slagterigrunden Vrå Torben Fisker gennemgår skema B. Skema B for 24 boliger i den nye bebyggelse Voldgade i Vrå. Nøgletallene er som følger: Areal m² Boliger: 24 stk. fordelt på 6 stk. 2-vær og 18 stk. 3 vær. Husleje/indskud Skema A Skema B Skema A Skema B Husleje Husleje Indskud Indskud Type A - 2 vær. 78 m² kr kr kr kr Type B - 3 vær. 82 m² kr kr kr kr Type B - 3 vær. 87 m² kr kr kr kr Finansiering Skema A Skema B Realkredit Grundkapital Beboer indskud I alt Skema B er godkendt af kommunen.

4 Arne Andersen Vrå, vandt licitationen. Byggeansøgning har lang ventetid i kommunen - ca. 10 uger pga. nyt byggereglement. Byggestart 1. november kan på den baggrund blive forsinket. Der opføres private boliger i forbindelse med Boligselskabets byggeri. De opføres til et andet segment og er større. - Bestyrelsen godkender skema B. c. Skema B - Svenstrup Tidsplan Skema B godkendelse: okt./nov Byggestart: 1. marts 2018 Aflevering/ibrugtagning: feb Økonomi Skema B for 30 boliger i den nye bebyggelse Tingstedet i Svenstrup. Nøgletallene er som følger: Areal m² Boliger: 30 stk. fordelt på 16 stk. 2-vær og 14 stk. 3 vær. Husleje/indskud Skema A Skema B Skema A Skema B Husleje Husleje Indskud Indskud Type A - 2 vær. 48 m² kr kr kr kr Type B - 3 vær. 83,4 m² kr kr kr kr Finansiering Skema A Skema B Realkredit Grundkapital Beboer indskud I alt Suzanne Blankschøn spørger til hvorfor lejlighederne ikke er større? Svar: Bendix Jensen oplyser, at administrationen har vurderet, at udlejningsrisiko bliver for stor ved større boliger. Der er fokus på huslejen og indskuddet bliver meget store. - Bestyrelsen godkender skema B. d. Kirkegade i Brovst. (Lukket del) e. Svaneparken (Lukket del)

5 6. Status Seatower Torben Fisker orienterede om, at byggeriet går planmæssigt og der er indflytning pr. 1. november Der er lige nu 20 boliger lejet ud. 7. Status ungdomsboliger, Aars Torben Fisker orienterede om, at byggeriet går planmæssigt. Der er ikke meget luft i økonomien og der vil ikke være byggesagshonorar til Boligorganisationen. 8. Ny aftale på Vester Hjermitslev Plejecenter Bendix Jensen orienterede om udlejning til EKKOfonden pr. 1. oktober BBR-anvendelseskoden er blevet ændret til 160 (døgninstitution, plejehjem m.v.). Ændringen er en betingelse for at EKKOfonden kan få godkendt boligerne hos deres tilsynsmyndighed. - Bestyrelsen godkender udlejningen og BBR-kode ændringen. 9. Drøftelse af retningslinjer for takt og tone i Boligselskabet Bendix Jensen orienterede om, at medarbejderne i Boligselskabet oplever omgangstonen er blevet hård og personlig. Bendix Jensen har forsøgt at finde inspiration til en politik vedrørende takt og tone ved f.eks. BL. Men der er mere fokus på husorden. Bendix Jensen eftersøger bestyrelsen holdning til hvornår det er legalt, at den enkelte medarbejder sætter en grænse? Eller skal vi bare finde os idet? Hvad gør vi med øgede beboerkonflikter? Britta Larsen fortæller, at hun har nævnt det i hendes beretning. Her har gjort opmærksom på, at tonen skal være ordentlig. Hun mener endvidere, at når ens grænse er nået må man sige fra. Især når det bliver et personligt angreb. Endvidere er Britta Larsen bekymret for medarbejderens arbejdsglæde. Slutlig mener Britta at samme standard for renholdelse, ville kunne skabe en forståelse. Thorkild Bækkelund mener at der som regel ligger noget bag når en beboer reagerer negativt. Han opfordrer til fælles formandsmøde, for at skab en fælles forståelse for serviceniveau. Endvidere foreslog han at personalet uddannes i konflikt håndtering. Torben Fisker gør bestyrelsen opmærksom på, at de er hovedansvarlige for arbejdsmiljøet. Bendix Jensen opsummerer, at vil arbejde på et fælles formandsmøde samt uddannelse af personalet. 10. Temamøde, repræsentantskab

6 Britta Larsen mener det er vigtig at få samlet afdelingsbestyrelsen til fælles møde i Bendix Jensen foreslår, at vi skal have en gennemgang af økonomi og hvordan er boligselskabet skruet sammen. Endvidere kunne punkterne om takt og tone samt formandsmøder tages med. Suzanne Blankschøn syntes det er godt med noget socialt ligesom revyen. Thorkild Bækkelund syntes det er bedre, at der kommer med noget omkring afdelingsbestyrelses virke. Endvidere mener Thorkild Bækkelund, at der ikke skal bruges beboermidler på sociale indslag. Bendix Jensen oplyser, at der er flere der har efterspurgt noget om budgetter. Bidstrup Hansen tror, at et arrangement med både faglige og sociale tiltag, betyder at der kommer flere. Bidstrup Hansen opfordrede til alle kommer med forslag. Mødet afholdes slut januar Persondataforordning Charlotte Risager gennemgik det udsendte materiale. Bidstrup Hansen spurgte til om det var en sammenblanding med hans virke som selskabets formand og advokat. Svar: Bendix Jensen at der ikke var en sammenblanding og at det var en klar fordel, at han har den politiske side med. 12. Pipeline (lukket del) udsat Bidstrup Hansen opfordrede bestyrelsen til at kontakte Bendix Jensen, såfremt der var spørgsmål til fremsendte pipeline. 13. Orientering - udsat 14. Udlejningssituationen - udsat 15. Eventuelt Næste bliver i uge 47 eller 48.

7 Ref. Charlotte Risager