Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering

Transkript

1 Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Brugervejledning Job-bro Uddannelset Digitale Lodtrækningsværktøj (JBU) Oprettet: 18. Juli 2018 Version: 2.0

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 OM BRUGERVEJLEDNINGEN FORRETNINGSMÆSSIG UNDERSTØTTELSE KONTAKT OG SUPPORT 3 2 AUTORISATION 4 3 LOGIN OG NAVIGATION ADGANG TIL LØSNINGEN DIREKTE LINK 5 4 ANVENDELSE AF JOB-BRO UDDANNELSE LØSNINGEN JOB-BRO UDDANNELSE FRAVALG AF BORGER Job-bro uddannelse borgeroversigten Job-bro uddannelse Oprettelse & Redigering JOB-BRO UDDANNELSE JOBCENTER ADMINISTRATION Job-bro uddannelse Jobcenteroversigten Job-bro uddannelse Oprettelse & Redigering JOB-BRO UDDANNELSE - DIGITALE LODTRÆKNINGSVÆRKTØJ Job-bro uddannelse lodtrækningsoversigten Job-bro uddannelse lodtrækning Job-bro uddannelse lodtrækningsresultat 14 5 EKSPORT TIL EXCEL 15 Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 2 af 15

3 1 Om brugervejledningen Denne vejledning beskriver hvordan du anvender SharePoint løsningen Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj. 1.1 Forretningsmæssig understøttelse I forbindelse med Job-bro til uddannelse projektet skal jobcentrene gennem lodtrækning kunne visitere borgere til projektet Målgruppen for projektet er unge i udkanten af arbejdsmarkedet/uddannelsessystemet; Borgere under 30 år som er uddannelsesparate, aktivitetsparate eller i ressourceforløb. Borgere som er uddannelsesparate skal endvidere have modtaget offentlig forsørgelse i en sammenhængende periode på mindst et år. Borgere som er i ressourceforløb må ikke have en erhvervskompetencegivende uddannelse. Formålet med Job-bro til uddannelse er: 1. At flere af de mest udsatte unge påbegynder og gennemfører en ordinær uddannelse. 2. At udvikle og afprøve en indsatsmodel for kommunernes arbejde med den uddannelsesrettede indsats for de mest udsatte unge. Job-bro til uddannelse er et RCT- forsøg, der løber fra primo 2018 til Gennem en ansøgningsrunde udvælges cirka jobcentre med minimum hver 100 borgere i deltagergruppen til at gennemføre Job-bro til uddannelse og 100 borgere i kontrolgruppen i den to-årige periode. Følgende Jobcentre deltager i Job-bro uddannelse -projektet: Esbjerg, Holbæk, Kalundborg, København, Lolland, Næstved, Odense, Ringkøbing-Skjern, Slagelse, Varde, Aalborg. Adgangen til løsningen ligger under rettighedsgruppen JBU Dvs., at brugeren skal være medlem af denne rettighedsgruppe for at få adgang til SharePoint løsningen. 1.2 Kontakt og support Spørgsmål om løsningens anvendelse kan rettes til STAR. Kontaktperson er Anne Koefoed Ravn, [email protected]. Spørgsmål om autorisation (herunder oprettelse af brugere), kan rettes til STAR Landssupport på [email protected] eller telefon mellem 8:00 og 12:00. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 3 af 15

4 2 Autorisation Som bruger skal du være medlem af rettighedsgruppen JBU for at få adgang til løsningen. Oplysning om autorisation finder du på Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings hjemmeside kik under fanen Jobcenter. For oprettelse af nye brugere eller tildeling af modulet til allerede oprettede brugere, skal jobcenternes brugeransvarlige kontaktes. Listen over brugeransvarlige i de enkelte jobcentre findes ligeledes på under Oversigt over moduler i SharePoint : Her finder du også information om øvrige SharePoint løsninger. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 4 af 15

5 3 Login og navigation 3.1 Adgang til løsningen STAR s SharePoint løsninger ligger på adressen Følg som udgangspunkt den login-vejledning, du har fået på mail fra Landssupporten i forbindelse med din autorisation. Klik på menuen Værktøjer og Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj (JBU) - Dataindsamling. Hvis du allerede er logget ind på SharePoint - og i øvrigt korrekt autoriseret - kan du under Mine adgange på forsiden vælge Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj (JBU). 3.2 Direkte link Du kan tilgå løsningen direkte ved at følge dette link: Dataindsamling: JBU_Main/ Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 5 af 15

6 4 Anvendelse af Job-bro uddannelse løsningen Job-bro uddannelse løsningen indeholder tre lister; en borger fravalgsliste, Jobcenter administrationsliste samt en Job-bro uddannelse lodtrækningsliste. Job-bro uddannelse Fravalg af borger er en liste til registrering af borgere som er fravalgt til forsøget. Sagsbehandlerne kan her tilføje de borgere som de fravælger og angiver en grund til at borgeren er fravalgt. Det er muligt at fjerne denne markering fra borgeren på et senere tidspunkt. Job-bro uddannelse Jobcenter Administration er en administrationsliste hvor jobcenteret skal indtaste det maksimale antal deltagere pr. uge, som kan deltage i Job-bro uddannelse projektet. Listen understøtter funktionalitet til oprettelse og ændring af det maksimale antal deltagere pr. uge. Job-bro uddannelse - Digitale lodtrækningsværktøj indeholder de borgere der enten er udtrukket til kontrol eller deltager gruppen. Listen understøtter funktionalitet til selve lodtrækningen, om en borger skal deltage i Job-bro uddannelse projektet. Til venstre under menuen Lister ses de dataindsamlingsløsninger brugeren er autoriseret til, herunder Job-bro uddannelse Fravalg af borger, Job-bro uddannelse jobcenter Administration og Job-bro uddannelse t Digitale lodtrækningsværktøj Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 6 af 15

7 4.1 Job-bro uddannelse Fravalg af borger Job-bro uddannelse borgeroversigten Nedenstående liste indeholder en oversigt over de borger der er fravalgt Job-bro uddannelse projektet. Job-bro uddannelse Fravalg af borger listen indeholder følgende informationer: CPR-nummer: borgerens personnummer Jobcenter: jobcenter navn Fulde Navn: borgerens navn Fravalgsgrund: Årsaget til fravalget af borgeren Job-bro uddannelse Oprettelse & Redigering Til oprettelse af nyt Fravalg af borger anvendes linket nyt element, der placeret over listen, herefter åbnes indtastningsformularen til Job-bro uddannelse - Fravalg af borger. Alternativt kan man anvende fanebladet Elementer og herefter vælge Nyt element. Ved redigering af en eksisterende borger fravalgsgrund, bruges Rediger ikonet udfor borgeren i Fravalg af borger listen. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 7 af 15

8 Nedenfor vises formularen til oprettelse/redigering af fravalg af borger. Job-bro uddannelse Fravalg af borger formularen indeholder følgende informationer: Jobcenter: (autoudfyldes) CPR-nummer: borgerens personnummer (obligatorisk) Fulde Navn: borgerens navn (autoudfyldes) Fravalgsgrund: Fravalgsgrund (obligatorisk) Skal antage en af følgende værdier: Personer, hvor der er truffet afgørelse om, at pågældende skal påbegynde en STU eller i forvejen er i gang med sin STU. Personer, der er undtaget fra at deltage i kontaktforløb på grund af alvorlig sygdom, og hvor kontakt til den sygemeldte ikke er hensigtsmæssig eller mulig. Ressourceforløbsydelse Personer, der grundet følgende årsager inden for 6 uger vil have mere end 6 måneders sammenhængende fravær i Job-bro: Borgere, der skal påbegynde ordinær beskæftigelse eller ordinær uddannelse på fuld tid eller fleksjob og hvor dette er dokumenteret (fx via ansættelseskontrakt), borgere der skal på barsel, borgere der flytter til udlandet eller flytter kommune samt borgere der skal afsone fængselsstraf. Personer, hvor der er indledt en sag om førtidspension, fordi det er åbenbart formålsløst at give tilbud for at afdække den pågældendes arbejdsevne. Hvis der indtastet en forkert værdi i formularen, vises det en rød fejlbesked under det felt som er forkert. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 8 af 15

9 4.2 Job-bro uddannelse Jobcenter Administration Job-bro uddannelse Jobcenteroversigten Job-bro uddannelse Jobcenter Administration listen indeholder følgende informationer: Jobcenter: jobcenter navn Max. optag af deltagere pr. uge Uddannelsesparat: antal deltagere Max. optag af deltagere pr. uge Aktivitetsparat: antal deltagere Max. optag af deltagere pr. uge Ressourceforløb: antal deltagere Job-bro uddannelse Oprettelse & Redigering Til oprettelse af nyt Jobcenter Administration anvendes linket nyt element, der placeret over listen, herefter åbnes indtastningsformularen til Job-bro uddannelse Jobcenter Administration. Alternativt kan man anvende fanebladet Elementer og herefter vælge Nyt element. Ved redigering af Jobcenter Administration indstillingerne, bruges Rediger ikonet udfor Jobcenteret i listen. Nedenfor vises formularen til oprettelse/redigering af Jobcenter Administration. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 9 af 15

10 Jobcenter Administration formularen indeholder følgende informationer: Jobcenter: (autoudfyldes) Max. optag af deltagere pr. uge Uddannelsesparat: skal indeholde et numerisk heltal større end nul eller tom (valgfrit) Max. optag af deltagere pr. uge Aktivitetsparat skal indeholde et numerisk heltal større end nul eller tom (valgfrit) Max. optag af deltagere pr. uge Ressourceforløb: skal indeholde et numerisk heltal større end nul eller tom (valgfrit) Hvis jobcenteret er blevet oprettet, vises følgende fejlbesked neden for feltet; Jobcenter xxxxx er allerede oprettet i Job-Bro Uddannelse.. Hvis der indtastet en forkert værdi i formularen, vises det en rød fejlbesked under det felt som er forkert. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 10 af 15

11 4.3 Job-bro uddannelse - Digitale Lodtrækningsværktøj Job-bro uddannelse lodtrækningsoversigten Nedenstående liste indeholder en oversigt over de gennemførte lodtrækninger Job-bro uddannelse projektet. Job-bro uddannelse - Digitale Lodtrækningsværktøj listen indeholder følgende informationer: CPR-nummer: borgerens personnummer Fulde Navn: borgerens navn Målgruppe: borgerens gruppe Jobcenter: jobcenter navn Visitationsdato: skal indeholde en dato Gruppe: lodtrækningsresultat, viser om borgeren er udtrukket til deltager eller kontrol gruppen. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 11 af 15

12 4.3.2 Job-bro uddannelse lodtrækning Til udtrækning af ny Job-bro uddannelse lodtrækning, anvendes linket nyt element, der placeret over listen, herefter åbnes lodtrækningsformularen. Alternativt kan man anvende fanebladet Elementer og herefter vælge Nyt element. Nedenfor vises lodtrækningsformularen til Job-bro uddannelse - Digitale Lodtrækningsværktøj, hvor brugeren kan foretage lodtrækningen. Job-bro uddannelse lodtrækningsformularen indeholder følgende informationer: CPR-nummer: medlemmets personnummer (obligatorisk) Fulde Navn: medlemmets navn (autoudfyldes) Målgruppe: borgerens gruppe (obligatorisk) Skal antage en af følgende værdier: Uddannelsesparat Aktivitetsparat Ressourceforløb jobcenter: (autoudfyldes) Visitationsdato: (autoudfyldes) Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 12 af 15

13 Information: Job-bro uddannelse information til brugeren vedr. max. antal deltager for ugen er nået. Jobcenter xxxxx har udvalgt det maksimale antal Uddannelsesparat deltagere for uge xx. Jobcenter xxxxx har udvalgt det maksimale antal Aktivitetsparat deltagere for uge xx. Jobcenter xxxxx har udvalgt det maksimale antal Ressourceforløb deltagere for uge xx. Målgruppespecifikation: Job-bro uddannelse information til brugeren. Lodtrækningen udføres ved at brugeren klikker på Træk lod knappen i lodtrækningsformularen. Hvis formularen ikke indeholder nogen valideringsfejl, låses felterne for videre redigering. Brugeren vises efterfølgende for en Vent venligst informationsboks enden lodtrækningenresultatet præsenteres for brugeren. Validering af lodtrækningsformularen Hvis jobcenteret har udtrukket det maksimale antal deltagere for ugen for en given målgruppe, vises der en besked i informationsfeltet. Hvis brugeren ikke har valgt en målgruppe for borgeren, vises der en fejlbesked med rød tekst under feltet. Hvis brugeren har indtastet et ugyldigt ellet ukendt CPR-nummer i formularen, vises der fejlbesked med rød tekst under feltet. Cpr nummer skal være 11 tegn langt, i følgende format xxxxxx-xxxx eller CPR-nummer ikke fundet.. Hvis der opstår en systemfejl i formularen, vises der fejlbesked med rød tekst i bunden af lodtrækningsformularen. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 13 af 15

14 4.3.3 Job-bro uddannelse lodtrækningsresultat Når lodtrækningen er udført præsenteres brugeren for lodtrækningsresultat. Under Resultatet af lodtrækningen, vises det om borgeren skal deltage i Job-bro uddannelse-projektet eller borgeren skal indgå i kontrolgruppen. Nedenfor vises lodtrækningsresultat for Job-bro uddannelse, hvor borgeren er udtrukket til at deltage i Job-bro uddannelse-projektet. Nedenfor vises lodtrækningsresultat for Job-bro uddannelse, hvor borgeren ikke skal deltage i Job-bro uddannelse-projektet. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 14 af 15

15 5 Eksport til Excel Ønskes en liste med alle lodtrækninger at eksporteres til Excel, skal der trykkes på Eksporter til Excel under fanebladet Liste. Herefter åbnes en dialogboks nederst i vinduet, hvor der kan vælges, hvorvidt filen skal åbnes eller gemmes med mhv. Open eller Save knappen. For at åbne filen i Excel skal der logges ind endnu engang med brugernavn og password. Alle lodtrækninger (rækker) i listen eksporteres til Excel ark. Brugervejledning Job-bro uddannelse Digitale Lodtrækningsværktøj Side 15 af 15