Kom godt i gang med periodeafslutning

Transkript

1 Kom godt i gang med periodeafslutning

2 Tjekliste for periodeafslutning ASPECT4 Økonomi har ingen årskørsler eller indgående balance. Systemet er transaktionsbaseret, sådan at en resultatkonto opsummeres for indeværende periode, og en balancekonto summeres fra ældste post i systemet. Ved månedsafslutning er der heller ingen job, som skal køres, men der er opgaver som bør udføres. Kort huskeliste 1318 Tjek åbne journaler 2440 Afstem kundekontro 3440 Afstem leverandørkonto 1242 Manuel kursregulering 1250 Automatisk kursregulering 4225 Afskrivninger 1901 Tjek hovedbog 3443 Afstem interimkonto 1440 Tjek bilagsnummer 1270 Luk periode 1436 Momsopgørelse Dokumentation EG A/S Side 1

3 Applikation 1318 Begynd med at køre applikation Den viser journaler, som ikke er afsluttet. Det vil være en god ide at begynde her, alle vigtige afstemningsapplikationer begynder med at vise åbne journaler. Så det kan være en god ide at begynde med at rydde op i disse. Der er 2 niveauer på ikke afsluttede journaler. Statuskoden fortæller niveau. Gør noget ved de journaler, som ligger i den periode, som skal afsluttes. Journalnummer Status fortæller hvor langt den er kommet i bogføringen. Status 92 = sat på pause 93 = forkert eller i brug, er journalen i brug, vil det stå i tekstfeltet. Hvis status er 93 og restartnr er 0, vil status blive sat til 92 ved kørsel af appl Hvis applikationer med fejlstatus findes, kør 1219 for at korrigere. Har journalen status 93 og restartkode er blank, vil den via 1219 få status 92 og kan afsluttes i applikationen som har startet den. Har den status 93 og restartkode er større end 0, skal den bogføres færdig. EG A/S Side 2

4 Afstemning af reskontro mod hovedbog : Applikation 2440 Kontrol af debitorsaldi Applikationen bruges for at afstemme debitorsaldi mod kundefordringer i hovedbog pr. vilkårlig dato. Der advares først mod eventuelle åbne journaler, tilsvarende Gå videre med Udfør eller F16. Dette er for at sikre, at der ikke ligger ikke bogførte poster i den aktuelle periode. Indsæt kontroldato. Parametre for applikationen sættes op i appl. 128 Listen kan vise sum pr. bogføringskode, eller reskontro kan specificeres. EG A/S Side 3

5 Fejlkilder Der er ændret bogføringskonto eller valutakode på en kunde/leverandør. Direkte bogføring i hovedbog - kan tjekkes via statuskode på poster. Stop i bogføring. Fejlsøgning Man kan finde fejl ved hjælp af applikation 1410 Kryds af for debitor/kreditor samlekontering. Alternativt kan man benytte halveringsmetoden i appl. 2440/3440. Eks. difference på kunder: Ved sidste afstemning 31/3 var alt ok. Ved næste afstemning 30/4. Var der difference. Så køres 2440 pr. 15/4. Er der difference? Ja, kør 2440 pr. 8/4. Nej, kør 2440 pr. 22/4. Hvis difference pr. 8/4, kør 2440 pr. 04/4. Osv. På denne måde får man afdækket hvilken dag differencen opstår, og så kan man tage journalerne for denne dag og tjekke disse. EG A/S Side 4

6 Tjek om der er direkteposteringer mod samlekonti ved hjælp af for eksempel QueryManager. Feltet PSTATU i filen PSTREGP1 viser hvordan posten er født. 0 i dette feltet identificerer den som en manuelt ført post. Kør applikation 2218 eller Disse gendanner udligningsdato ud fra historikken. Spørg konsulent. EG A/S Side 5

7 Applikation 3440 Kontrol af kreditorsaldi Applikationen bruges for at afstemme kreditorsaldi mod samlekonto i hovedbog pr. vilkårlig dato. Den virker på samme måde som Disse rapporter er historisk korrekte. Normalt benyttes ikke 29xx/39xx-rapporter til afstemningsformål. Samme fejlkilder og fejlsøgning som i 2440 Applikation 3443 Afstemning interimskonto/reskontro Sæt ønskede parametre via 128. Fejlkilder Applikation 3202 er brugt til godkendelse i stedet for ændrer kun status på reskontroposten, flytter ikke ud fra interimskonto. Præregistreret post er ikke slettet i 3205, men man har ført en modpost. EG A/S Side 6

8 Applikation handlinger Manuel kursregulering Klik på knappen 'Åbne handling'. Så bliver dette felt åbnet. Under bogføring af reguleringsbeløbet på valutakontoen, skal beløbet ikke føres i billede1. Udfyld, dato, bilag, handlingskode(skal være 2) og konto, ikke beløb. Tryk 'enter'. På næste billede skal reguleringsbeløbet føres. EG A/S Side 7

9 Udfyld beløb og evt. tekst.. Behold valutakode. Modposter på sædvanlig måde mod for eksempel konto for urealiseret kursregulering, beløbet udfyldes på sædvanlig måde i billede 1, og uden handlingskode. EG A/S Side 8

10 Applikation 1250 Bogfør kursregulering Når man aktiverer knappen Bogfør kursregulering (F16) gives adgang til kursregulering. Eventuelt ikke afsluttede journaler vises. Før kursregulering sættes i gang, skal disse journaler undersøges for at sikre, at der ikke er posteringer, som indgår i den periode, man ønsker at kursregulere for i det område man ønsker at kursregulere. ASPECT4 anbefaler, at alle journaler er afsluttet, inden kursregulering sættes i gang. Applikationstilladelsen i applikation (0110) 'Vedligehold autorisationer' styrer, hvilke områder man kan kursregulere. I feltet reguleringsdato indtastes dato for kursregulering på formatet ddmmyy. Så vælges, hvilket område man ønsker at kursregulere. Der kan kun bogføres kursregulering for et område ad gangen i V3R1, men fra V3R2 kan alle 3 områder bestilles samtidig. Valg af "Simulering af kursregulering" medfører en beregning uden opdatering. Valg af "Reguleringskurs benyttes" betyder, at kursreguleringen beregnes med gældende valutakurs på systemnummer 802. ASPECT4 anbefaler, at man anvender reguleringskursen, fordi man dermed kan ændre valutakursen under f.eks. system 0 til brug i ny måned, selv om man ikke har foretaget kursregulering for gammel måned. Valg af "Kursreguleringskode" har betydning, når man skal kursregulere Finans. Finanskontoens stamdata indeholder kursreguleringskoden, der henvises til feltbeskrivelsen for feltet KKREG 'Kursreguleringskode' Finanskonti kursreguleres, såfremt de indeholder den eller de valgte kursreguleringskoder. EG A/S Side 9

11 EG A/S Side 10

12 Afskrivninger Kør applikation 4225 med ajourføring. EG A/S Side 11

13 Hovedbog Applikation 1901 eller lignende Bestil en 19xx rapport og tjek. Fejlkilder Der er posteret debet en dato og kredit en anden. Dette undgår man ved at lukke for ændring af dato/bilagsnummer på registreringsapplikationerne via appl. 128 Systemet har genereret en fejlpost ud fra dato i indgangsbilledet til registreringsapplikationen pga. journaldifference. En konto har forkert kode for Driftskonto. Dersom en balancekonto er defineret som en driftskonto i 1111, vil den kun tælle årets bevægelse, og man mister indgående balance. EG A/S Side 12

14 Årsresultat er ikke disponeret. Tjek om der er direkteposteringer mod samlekonti. Fejlsøgning Difference mellem resultat/balance Kør en fremdateret 1901-rapport for at se, om der ligger posteringer frem i tiden. Er der for eksempel afslutning for 30/4, som er forkert, kør en ny rapport pr. 31/12 for at tjekke, om der er fremdaterede poster, eller bilag som er ført på 2 datoer. Tjek koder for driftskonto. Tjek årsafslutningsposteringer eller egenkapital mod officielt regnskab. Manglende konsistens mellem posteringer og sumdatabase. Kør 1901 både på sumdatabasen og på posteringer. Parameteret for dette sættes via overordnet styring i applikation Til slut, spørg konsulent. EG A/S Side 13

15 Andre kontrolrutiner Applikation 1440 Analyse af bilagsnummer Udskrift af benyttede/ikke benyttede bilagsnummer Udskrift af kontrolsum for bilagsinterval Bestil med bilagsnummer fra 0 > , men afgræns på rigtig periode. EG A/S Side 14

16 Moms Her kan man opleve, at forholdet mellem grundlag og beregnet moms ikke bliver korrekt procentsats. Eller at momsen ikke stemmer mod momsskonto i saldobalancen. Fejlkilder Forkert opsæt af afsnit Manuel bogføring på momskonto Opgørelse mellem momskonti og opgørelseskonto ikke ført, eller ført med forkert posteringsdato. Bilaget skal føres med sidste dato i perioden. Fejlsøgning Kør 1470 sorteret på momskoder for perioden og tjek om afsnittene i 1136 omfatter alle konti. Tjek for manuel bogføring på momskonto for eksempel med QueryManager eller EG A/S Side 15

17 Fra release 9, opsæt regler i afsnit 1138 og læg disse på konto i EG A/S Side 16

18 Åbne / lukke perioder : Applikation 1270 Måneds- og årsafslutning Sidste månedsafslutning : Nedre grænse for bogføring - benyttes også i enkelte query-/udskriftsapplikationer som standardværdi i rekvisition. Øvre postdatogrænse : Øvre grænse for bogføring. Sidste årsafslutning : Benyttes bl.a. som standardværdi for queries. 1270: Viser først en oversigt over eventuelle åbne journaler. Gå videre med at klikke på udfør eller brug F16. Der åbent for bogføring i perioden mellem Sidste månedsafslutning pr. og Øvre postdatogrænse er. Skulle man have behov for at føre i en tidligere periode, er der ikke noget i vejen for at åbne en tidligere lukket periode. Vær klar over at tidligere rapporterede tal vil være forkerte. EG A/S Side 17

19 Tips: Mærk konti med 2, kun automatposteringer, ingen manuel bogføring på konto. Dette kan benyttes på alle konti, som får poster automatisk dannet, løn, salg, afskrivninger mv. EG A/S Side 18

20 Notater: EG A/S Side 19