Vejledning Depositum/forudbetalinger

Transkript

1 Depositum/forudbetalinger

2 Indhold Opsætning af depositum... 3 Opret en faktura med depositum... 5 Bogføring af depositum i kassekladde... 5 Vis depositum på debitor... 5 Tilbagebetaling af depositum... 6 Udligning af depotisum på debitors faneblad depotisum... 7 Udligning af depositum på finanskonto... 7 Vis udlignede poster... 9 Finansafstemning af depositum... 9 Udskrivning af depositum konto Funktionen Depositum kan anvendes til styring af alle former for forudbetalinger fra debitorer. Det kan f.eks. være styring af indmeldelsesgebyr og indbetaling til rejser. Funktionen giver mulighed for at få et overblik over samtlige forudbetalinger fra debitor, idet saldo på forudbetalingen vil fremgå af debitors kontokort (fanebladet depositum.) Funktionen giver ligeledes mulighed for at få udskrevet en kontospecifikation fra finansbogholderiet, med en saldo pr. debitor, pr. type forudbetaling (hver type har en konto i kontoplanen). Hvis depositum skal betragtes som en forudbetaling af skolepenge, skal du oprette en vare, som fører depositum retur. Efterfølgende skal du oprette et abonnement, som indeholder varen depositum retur OG skolepenge.(abonnementets totalbeløb udgør kr. 0,-) Ved at tildele eleverne dette abonnement, har du mulighed for at flytte pengene fra depositum til skolepenge indtægter. Eksempel: Eleven forudbetaler den 1.maj, 2 mdrs. skolepenge til dækning af august og september måned. Forudbetalingen skal bogføres på en statuskonto (depositum konto). I august og september flyttes pengene fra forudbetalingen til skolepengeindtægter og et almindeligt skoleabonnement skal herefter starte op pr xx TEA s Økonomisystem 14. april

3 Opsætning af depositum Økonomi Indstillinger Depositum Opret de linjer/typer som du ønsker at anvende til depositum indmeldelsesgebyr forudbetalte skolepenge osv. De konti der vælges, skal være statuskonti. + (Opret) - (Slet) - /(Gem)-x (Slet) Opret en varer, så fremtidige posteringer bogføres på de rigtige finanskonti. Oprettelse af varer: Økonomi Abonnement Varekatalog. I eksemplet: Depositum bliver bogført på konto 293, som er en statuskonto. Hvis du ikke ønsker at opkræve depositum via en abonnementskørsel, behøver du blot at oprette varen for at få den bogført på den rigtige konto. Hvis du ønsker at opkræve depositum via en abonnementskørsel, skal du gøre flg.: Opret abonnementstyper til varerne. Økonomi Abonnement Abonnementstyper TEA s Økonomisystem 14. april

4 Vælg funktionen: Opret abonnement, og skriv f.eks. Depositum i Navn Vælg funktionen: Opret linje og vælg varen (f.eks. Depositum) fra listen I kolonnen Rater - tryk på og Termins-billedet åbnes. Sæt Flueben i den måned du ønsker at oprette/opkræve depositum i. TEA s Økonomisystem 14. april

5 Opret en faktura med depositum Økonomi debitor fakturaliste Funktioner Opret faktura. Nu vises nedenstående billedet. Vælg debitor (tryk på vælg) og find debitor. Vælg varenr. tryk på åbnes og aktuel vare vælges. og varekataloget De ønskede varer er nu indsat på fakturaen. Tryk på Filer Gem Fakturaen lægger sig herefter under Ikke bogførte Højreklik Bogfør og udskriv. Bogføring af depositum i kassekladde Hvis du ikke ønsker at lave en faktura/abonnementskørsel på depositum el. forudbetalinger, kan du bogføre det i en kassekladde. Det er imidlertid nødvendigt at lave en 4- benet postering for at se beløb på debitors kundekonto og vist under fanebladet depositum. Som eksempel: Du har modtaget en indbetaling: Debet Bank/Kasse Kredit Debitor Debet Debitor Kredit Depositum konto Vis depositum på debitor Vælg en debitor: Økonomi debitor debitoroversigt Vælg en kunde højreklik vælg kontokort TEA s Økonomisystem 14. april

6 Nu vises kontokortet for den valgte. Her vises forskellige faneblade. Den bogførte faktura og det bogførte beløb vedr. depositum fremgår af fanebladet Deposita. Tilbagebetaling af depositum Når kunden på et tidspunkt skal have tilbagebetalt sit depositum, højreklik på ovenstående postering. Vælg Udbetal. Nu dannes der en faktura, som kan modpostere den oprindelige faktura. Det er muligt at tilbagebetale en del af det oprindelige beløb. Tast derfor det ønskede beløb Tryk herefter OK. TEA s Økonomisystem 14. april

7 Bilaget lægger sig under fanebladet Fakturaforslag Fakturateksten kan ændres. Dobbeltklik eller højreklik for at åbne fakturaen. Skriv ønskede tekst. Hvis man fortryder handlingen, kan man ved højreklik slette fakturaen. Fakturaen bogføres: Højreklik bogfør og udskriv. (Faktura bogførings bilag m.v. udskrives) Udligning af depotisum på debitors faneblad depotisum Efter bogføring af det tilbagebetalte depositum, vil det være muligt at markere de linier som giver saldo kr. 0,- og udligne og skjule disse linier. Marker linjerne. Højre-klik og Udlign valgte linjer Linjer som giver kr. 0,- vil nu være skjult. Det er muligt at få disse vist ved at højreklikke igen Vis udlignede linjer Udligning af depositum på finanskonto Vælg: Økonomi Finans Kontospecifikation Vælg til dato fra konto og til konto (find Depositum kontoen) flg. billede fremkommer. TEA s Økonomisystem 14. april

8 Vælg partner visning og vælg saldo visning Vælg Visning Nu vises en ny kolonne med Kundenr. og Saldokolonnen er skjult. I eksemplet er der flueben på betaler nr. 822, i kolonnen udlignede poster. Disse flueben stammer fra udligning på kundens faneblad med depositum, hvor man dér har udlignet posterne. I stedet for at udligne poster på den enkelte kundes faneblad, er det også muligt at markere linjer på kontospecifikationen og udligne posterne herfra. Marker de linjer der skal udlignes (konto nr. skal være det samme og beløbene giver kr. o, - i sum.) højre-klik Vælg Udlign valgte linjer. Nu vil der være flueben ud for udlignede poster. Nu er de to posteringer blevet udlignet, og vil være skjult fra visningen af kontospecifikationens poster. TEA s Økonomisystem 14. april

9 Vis udlignede poster Hvis du ønsker at se hvilke poster der er udlignet på kontospecifikationen Gå til Visning vælg vis udlignede linjer Nu vil du kunne se hvilke poster der er udlignet, idet der er sat et flueben ud for udlignede linjer. Posterne vil ikke længere fremgå af fanebladet på debitors kontooversigt. Hvis man vil se en bestemt debitors poster kan man vælge debitornr. ved at indsætte debitornr. og vælge vis udlignede poster. Finansafstemning af depositum Hvis alle posteringer udligner hinanden (Samme kundenr. og beløb der er udlignet = 0 kr. ), vil du til enhver tid have en afstemning af din depositum konto pr. debitor. Funktionaliteten kan også anvendes til styring af f.eks. indmeldelsesgebyr eller Indbetalinger til fremtidige skolerejser. Eksemplet viser indbetalinger på konto 295 (indmeldelsesgebyr) - konto 296 (Rejse 9 A) som de blev opsat under økonomi indstillinger depositum. TEA s Økonomisystem 14. april

10 Udskrivning af depositum konto. Økonomi Udskrifter Samlede deposita Nu udskrives de konti som er valgt under indstillinger vedr. deposita. Kunde nr. - Kundenavn - Saldo Posteringerne kan fortsat hentes ved de sædvanlige udskrifter Økonomi Finans kontospecifikation og eksporteres til Excel regneark. TEA s Økonomisystem 14. april