Favrskov Kommune har indbudt Hadsten Boligforening til styringsdialogmøde med følgende dagsorden:

Transkript

1 Mødereferat Mødetid: 16. november 2017, kl Mødested: Hammel Administrationsbygning, Torvegade 7, mødelokale 3 Mødedeltagere: Bestyrelsesformand Søren Peters-Lehm (Hadsten Boligforening) Bestyrelsesmedlem Anja Bak Jensen (Hadsten Boligforening) Bestyrelsesmedlem Karsten Byskov (Hadsten Boligforening) Bestyrelsesmedlem Jan Røjen (Hadsten Boligforening) Direktør Jørgen Kragh Østby (Hadsten Boligforening) Planchef Helle Jakobsen (Favrskov Kommune) Afdelingsleder Henrik H. K. Jensen (Favrskov Kommune) Afdelingsleder Jørn Bo Jensen (Favrskov Kommune) Postadresse: Favrskov Kommune Regnskabsafdeling Skovvej Hinnerup Tlf favrskov@favrskov.dk 9. januar 2018 Referent: Jørn Bo Jensen Sagsbehandler: Jørn Bo Jensen Tlf jobj@favrskov.dk Referat fra dialogmøde med Hadsten Boligforening 16. november 2017 Favrskov Kommune har indbudt Hadsten Boligforening til styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Velkomst 2. Nyt fra Hadsten Boligforening 3. Status på byggeprojekter Hadbjergvej, Nygårdsvænget, Ågade og andre projekter. Personlig henvendelse: Favrskov Kommune Regnskabsafdeling Skovvej Hinnerup Sagsnr Dokument nr Cpr.-/CVR-nr./Ejd.nr. 4. Effektivisering Status på initiativer og økonomi. 5. Udlejningsregler Opfølgning på tidligere aftaler om udlejningsregler. 6. Boligselskabet af 2014 Forløb indtil afdelingsmøde i Sikring af overblik. 7. Regnskab 2016 og dokumentationspakke 8. Evt. 1. Velkomst Jørn Bo Jensen orienterede om, at Nanna Kodal tiltræder den vakante stilling vedr. tilsynet med støttet boligbyggeri den 1. december Jørn repræsenterede derfor tilsynet i dette dialogmøde.

2 2. Nyt fra Hadsten Boligforening Renoveringer: Afd. 21. Renovering af gavl og udskiftning af tag i én ejendom er færdiggjort i uge 46. Afd. 23: Der er planlagt renovering af badeværelser i 84 boliger. Afd. 24. Der er skiftet altan-/terrassedøre i 48 boliger. Herudover er der gennemført en del malearbejde. Hadsten Boligforening har investeret i en løsning med fibernet - er etableret i 3 afdelinger. Fra 2. maj 2018 kommer den sidste afdeling på, og så har alle beboere mulighed for at blive koblet på fibernet fra Waoo. Fra foråret 2018 vil alle afdelinger have skiftet affaldsskakte/containere/sække ud med molokker (nedgravede affaldsbeholdere). Bestyrelsen har 6. maj vedtaget program for forvaltningsrevision for med følgende punkter: 1. Forretningsgange/Politikker for forvaltningsrevision 2. Målsætninger 1) Få organisationen til at fungere optimalt efter ledelsesskifte 2) Sikker drift og økonomistyring 3) Nyt byggeri og nye boliger 4) Attraktiv og udviklende arbejdsplads/organisation 5) Miljørigtigt og bæredygtigt byggeri og pleje af arealer 6) Digitalisering 7) Opgavefordeling optimeres og tydeliggøres 8) Kommunikation og dialog 9) Samspil med omverdenen styrkes 10) Social indsats skabe liv, frivillighed og integration 3. Beboertilfredshedsundersøgelser 4. Effektivisering af den almene sektor 5. Administrationsbidrag 6. Afregning af flytteopgørelser 7. Fri arbejdskapital 8. Henlæggelser 9. Flere boliger i administrationen 10. Beboerdemokrati Alle boligforeningens lejligheder er udlejet i øjeblikket. Der har været et markant fald i antallet af opsigelser de senere år. I 2017 har der hidtil været ca. 50 opsigelser. Til sammenligning er niveauet for årlige indmeldinger på ca Herudover kan det konstateres, at der er mange interne flytninger pga. beboernes ændrede familiesituation og økonomi.

3 3. Status på byggeprojekter Hadbjergvej, Nygårdsvænget, Ågade og andre projekter. Vedr. Hadbjergvej er der et ønske om at bygge boliger ovenpå de eksisterende boliger, hvilket betyder 5-6 boliger pr. blok. Der er indsendt materiale med ansøgning om Helhedsplan til Landsbyggefonden, og der forventes en tilbagemelding fra Landsbyggefonden inden udgangen af Kommunen kan forvente at få en ansøgning vedr. projektet i Det tidligere projekt vedr. Nygårdsvænget er stemt ned i beboerdemokratiet. Bestyrelsen vil gerne lave et almindeligt alment projekt i stedet for, hvor der er lidt færre boliger. Dette betyder samtidig, at der bliver plads til parkering på grunden. Boligforeningen vil gerne i dialog med kommunen om prisen på grunden. Helle Jakobsen oplyste, at Byrådet formodentlig ikke vil afsætte grundkapitalindskud til formålet de kommende år. Årsagen hertil er, at man gerne lige vil se tiden an med hensyn til behovet i Hadsten. Det forventes, at man i stedet for vil opprioritere Hinnerup midtby i første omgang. Boligforeningen er på udkig efter andre lokaler til administrationen. Der er ikke erhvervslokaler til leje i Hadsten, der er egnede til boligforeningens administration. Der arbejdes derfor med forskellige andre muligheder. Man er i dialog om køb af en erhvervsejendom i byen. Herudover er der et ledigt areal i forbindelse med boligforeningens bygninger i Ågade, hvor der kan bygges en ny administrationsbygning. Endelig er der den mulighed at købe en ejendom i Søndergade, og lave et etagebyggeri med administrationslokaler i underetagen og 6 boliger i de to øverste etager. Hadsten Boligforeningarbejder videre med de nævnte muligheder. Herudover præsenterede boligforeningen et nyt boligprojekt ved Dr. Larsens Vej 40 og 42. Forslaget er, at der laves boliger i de eksisterende tagetager. Der vil være plads til to 2-værelses lejligheder i hver bygning. Der er et grønt areal på den anden side af bygningerne, hvor der evt. kan være plads til parkering. Hvis der stilles krav om elevatorer, så droppes projektet. Boligforeningen ønsker en dialog med kommunen om dette projekt.

4 4. Effektivisering Status på initiativer og økonomi. Alle boligforeninger skal arbejde med øget fokus på effektivitet. I den forbindelse har bestyrelsen drøftet og vedtaget en række forslag til øget effektivisering (idet man skal forvente at lave årlige besparelser på kr.) Forslagene omfatter i første omgang: de administrative opgaver, ændring i ejendomsfunktionærernes opgaver, anskaffelse af robotplæneklippere, fælles maskinpark for afdelingerne, omlægning af beboerservice og indkøb af 1 servicebil, reduktion af antal ejendomsfunktionærer, og skift fra affaldsskakte/containere/sække til molokker. Forslagene er nu næsten realiseret og forventes at have en effekt, der kan ses delvis i regnskabet for 2017 og fuldt ud i Der er efterfølgende udsendt spørgeskemaer til beboerne, med henblik på at få en fornemmelse af beboernes tilfredshed. 5. Udlejningsregler Opfølgning på tidligere aftaler om udlejningsregler. I 2014 var der en dialog om omlægning af reglerne for udlejning med henblik på at modvirke en koncentration af flygtninge/indvandrere. Sagen blev politisk behandlet på møde i Social- og Sundhedsudvalget i november 2014, hvor nedenstående blev taget til efterretning. Ny aftale med Hadsten Boligforening om tildeling af ledige boliger til Favrskov Kommune Hadsten Boligforening har ønsket at ændre udlejningsaftalen med Favrskov Kommune fra 1. januar 2015, således at aftalen gøres mere fleksibel og giver mulighed for en større spredning af ansøgerne til boligforeningens lejligheder. I dag tilbydes Favrskov Kommune hver fjerde ledige bolig. Dette ændres til, at Favrskov Kommune årligt får tilbudt 25 % af de boliger i boligorganisationen, som bliver ledige. Boligforeningens ønske om at sprede f.eks. antallet af flygtninge på flere adresser betyder, at Favrskov Kommune ikke automatisk tilbydes hver fjerde ledige bolig men måske bolig nummer tre eller fem. På årsbasis vil aftalen betyde, at Favrskov Kommune får samme antal lejligheder tilbudt som i dag. Beslutningen betyder, at boligforeningen i højere grad har mulighed for at sprede flygtninge/indvandrere, samtidig med at man i højere grad tilgodeser de nuværende beboeres ønsker om interne flytninger.

5 6. Boligselskabet af 2014 Forløb indtil afdelingsmøde i Sikring af overblik. I forbindelse med at Randersegnens Boligforening blev erklæret konkurs blev afdeling 3 på 33 familieboliger i Hadsten og Voldum sammen med en række andre afdelinger overført til Boligselskabet af I 2018 får de enkelte afdelinger i Boligselskabet af 2014 muligheden for at vælge at flytte til en ny boligorganisation efter eget valg. Hadsten Boligforening er interesseret i at tilbyde afdeling 3 optagelse. Tilsynet i Favrskov Kommune kontakter tilsynet i Randers Kommune for en afklaring af processen. Den 18. december 2017 har tilsynet i Favrskov Kommune modtaget følgende procesbeskrivelse udarbejdet af administrationsselskabet RandersBolig i forhold til afstemningerne i afdelingerne under Boligselskabet af 2014: Processen forud for og i forbindelse med afvikling af afstemningen har været drøftet på organisationsbestyrelsesmødet den 28. november Bestyrelsen besluttede følgende proces: Informationsmøde for afdelingsbestyrelserne den 1. februar 2018 Afdelingsbestyrelserne vil på mødet blive informeret om muligheden for at forlade Boligselskabet af 2014 og vælge en anden boligorganisation. Vi vil på mødet informere om forløbet fra konkursen og frem til dato, ligesom vi vil informere om planer og forventninger til fremtiden, herunder helhedsplanerne. Organisationsbestyrelsen vil på informationsmødet anbefale, at afdelingerne forbliver i Boligselskabet af August / september 2018: Ordinære afdelingsmøder Afdelingernes stillingtagen til, om de vil forblive i Boligselskabet af 2014 tages på dagsordenen jf. vedtægternes 15, stk. 2 og notat af 3. oktober Der er en ændring i forhold til den oprindeligt godkendte procesbeskrivelse vedrørende tidspunktet for gennemførelsen af afstemningen. RandersBolig ønsker at rykke afstemningen i de enkelte afdelinger til afholdelse af de ordinære afdelingsmøder i efteråret 2018 i stedet for at gennemføre dem i 1. kvartal Tilsynet i Randers har ikke nogen indvendinger imod dette, så længe der bliver gennemført afstemning i alle afdelinger i Tilsynet i Favrskov Kommune kan tilslutte sig denne vurdering. Den enkelte afdelingers regnskaber kan ses på Landsbyggefondens regnskabsdatabase

6 7. Regnskab 2016 og dokumentationspakke Regnskab og dokumentationspakker blev gennemgået, og på dialogmødet blev der drøftet følgende punkter: Revisionens kommentar om at organisationens afstemningsrutiner vedrørende likvide beholdninger ikke har fungeret tilfredsstillende i regnskabsåret. Hadsten Boligforening oplyste, at der fra og med 2017 er indarbejdet rutiner med hyppigere afstemninger. Revisionen skriver, at der er sammenfald mellem kasserer- og bogholderifunktionen, ligesom udbetalinger alene kræver godkendelse af én medarbejder. Revisionen gør opmærksom på, at dette medfører en kontrolmæssig svaghed. Hadsten Boligforening oplyste, at der er planer om, at 3 medarbejdere skal være oplært i betalingsprocessen, således at der i løbet af 2018 kan indføres en praksis, hvor udbetalingerne godkendes af 2 medarbejdere. Endelig oplyste Hadsten Boligforening, at huslejen er holdt i ro, mens henlæggelserne i samtlige afdelinger er øget. Gennemgang af regnskab og dokumentationspakken har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. 8. Evt.