ITarkitekturuddannelse 10/3/2018 1

Transkript

1 ITarkitekturuddannelse 10/3/2018 1

2 Underviseren Klaus Østergaard Kand.IT (E-Business) 10 År I servicebranchen EA/IT governance konsulent Ekstern lektor på ITU Underviser på følgende kurser: Enterprisearkitektur IT-Governance & Quality management Project management Strategi og forretningsforståelse Fokus: Business driven IT EA/IT-governance i praksis Domæne Ekspertise Enterprise Arkitektur IT governance Projekt Management Portfolio Management Change Management Knowledge Management Business Process Management klaus@ostergaard-consulting.com eller kloe@itu.dk 03/10/2018 2

3 Agenda København Modul 1 Dag 1-8. okt Introduktion til modul 1 + forventninger fra deltagerne Introduktion til arkitektur Case fra SOF Frokost Enterprisearkitektur Opsamling Dag 2-9. okt Introduktion til dag Arkitekturregler vil blive gennemgået og brugt i øvelser Frokost Arkitekturregler forsat Kommunikation og forandringsledelse Gå-hjem-øvelse som der samles op på næste gang Opsamling Ca. tider 03/10/2018 3

4 Forventninger - Hvad forventer du af kurset? - Hvad arbejder du med i øjeblikket? - Hvad er dine største udfordringer i dit arbejde 03/10/2018 4

5 Hvad er arkitektur? Arkitektur = Enterprisearkitektur = Arkitekturstyring = Arkitektur governance = Arkitekturdomæner Enterprisearkitektur Planlægning/bygning/vedligehold På dette kursus vil vi primært fokusere på fire arkitekturdomæner: Forretningsarkitektur Informationsarkitektur Applikationsarkitektur Enterprisearkitektur 03/10/2018 5

6 Hvad er arkitektur? Arkitekturen er processen som mest effektivt og hensigtsmæssigt understøtter virkeliggørelsen af forretningsvisionen. Rollen for arkitekten er at tage ansvaret for at der sker en IT-understøttelse af forretningsvisionen og alle tiltag forankres i organisationen. Dertil skal Arkitekten sørger for at forretningsprocesserne, informationsarkitekturen og IT arkitekturen er på plads og følges 03/10/2018 6

7 Hvad er arkitektur? Hvad er det vi skal have styr på? Strategien IT Forretningen 03/10/2018 7

8 Hvad Hvad er er arkitektur? arkitektur? Overordnet strategi Forretningsstrategi Forretningsmål Processer og arbejdsgange Formålet: At dække brugernes behov IT-strategi IT-processer IT-systemer Formålet: At understøtte processer og arbejdsgange. Ofte vha. ITprojekter Arkitektur Principper Regler Formål: 1. dokumentere, styrer og håndtere sammenhængen mellem overordnet strategi, forretningsstrategi og ITstrategi. 2. Sørger for at aktiviteter på de enkelte niveauer overholder principper og regler Eksempel på sammenhæng: Kommunen ville med andre ord have at det nye journalsystem skulle understøtte og muliggøre en smidig og løbende organisationsudvikling, hvor kommunen permanent afsøger mulighederne for tilpasning og justering af processer og arbejdsgange. 03/10/2018 8

9 Byplan som metafor for arkitektur - Strategisk planlægning og styring - Byen er kompleks og levende - Byplanen skal understøtte brugen af byen 03/10/2018 9

10 Hvad er arkitektur? Arkitektur fra latin architectura, oprindelig fra græsk αρχιτεκτων, "bygmester", fra αρχι- "chef, leder" og τεκτων, "bygger, tømrer Planlægning/bygning/vedligehold af eksempelvis: Byer Hospitaler Huse 03/10/

11 Byplanlægning Regler og krav til systemer Krav om fælles infrastruktur Regler for byen Standardisering dimensionering af rør, strømstyrke, vejbredde Styring reglement og anmeldelser / godkendelser / tilladelser Organisering af byens elementer, herunder fælles infrastruktur og services 03/10/

12 12

13 Enkelthus arkitektur Hvad er arkitektur?

14 Foto: Søren Duus Østergaard 03/10/

15 03/10/

16 Hvad er kulturarv? Foto: Søren Duus Østergaard 03/10/

17 Husk Sikkerhed! Foto: Søren Duus Østergaard 03/10/

18 De store udfordringer faggrupper ligger i at bygge bro mellem domæner og Foto: Søren Duus Østergaard 03/10/

19 Arkitektur er en nødvendighed Mars Probe Lost Due to Simple Math ROBERT LEE HOTZ TIMES SCIENCE WRITERNASA lost its $125- million Mars Climate Orbiter because spacecraft engineers failed to convert from English to metric measurements when exchanging vital data before the craft was launched, space agency officials said Thursday. A navigation team at the Jet Propulsion Laboratory used the metric system of millimeters and meters in its calculations, while Lockheed Martin Astronautics in Denver, which designed and built the spacecraft, provided crucial acceleration data in the English system of inches, feet and pounds. As a result, JPL engineers mistook acceleration readings measured in English units of pound-seconds for a metric measure of force called newton-seconds. In a sense, the spacecraft was lost in translation. "That is so dumb," said John Logsdon, director of George Washington University's space policy institute. "There seems to have emerged over the past couple of years a systematic problem in the space community of insufficient attention to detail." 03/10/

20 Målet for arkitektur Arkitektur Gør ting på en mere optimal måde ved at gennemføre regler og politikker - Hvis vi ikke gør det, komme vi til at genopfinde den dybe tallerken igen og igen 03/10/

21 Vores hverdag 03/10/

22 Vores hverdag Social Network Analysis (SNA) Diagrams 03/10/

23 Hvad er arkitektur? Arkitekturstyring Formålet er at understøtte forandring og konsolidering En planlægningsaktivitet - Ikke et produkt En proces - Ikke et projekt En organisering - Ikke et detaljeret design En livstidsdom - Ikke en fase der går over 03/10/

24 Meta-model

25 OIO arkitektur 03/10/

26 Procesdiagram Arkitekturtegninger Application Co-operation Viewpoint

27 Arkitekturtegninger Hvor skal tegningerne ligge/findes i reolen, som artefakter Giver Overblik, sammenhæng og detaljen %20for%20processer.pdf

28 Arkitekturtegninger

29 Eksempel på en arkitektur case Vision fra KK SOF Tegn på succes Flere borgere med særlige behov oplever at være inddraget i deres egen sag Flere borgere med særlige behov har en oplevelse af sammenhæng i deres indsatser Personaleomsætningen i Socialforvaltningen falder Flere medarbejdere i Socialforvaltningen er stolte af deres arbejdsplads Borgerens Plan Borgerens Plan er en omstilling af Socialforvaltningens måde at arbejde på og betyder, at borgeren kun vil få én plan i forvaltningen. Borgere med en sag i Socialforvaltningen i Københavns Kommune har i dag flere handleplaner, da de både har planer med sagsbehandlere(n) og en eller flere planer om mål og aftaler med de steder, borgeren er tilknyttet. Det kan gøre det svært for borgeren at have et overblik, ligesom det kan være svært for medarbejderne at skabe en helhed i indsatsen. Med Borgerens Plan har vi udviklet én plan, der følger borgeren. Den skal fremme overblikket både for borgeren og for medarbejderne, og hjælpe til at skabe bedre sammenhæng i samarbejdet. Borgerens Plan betyder også, at vi stiller os sammen med borgeren og træffer valg om mål og samarbejde med afsæt i borgerens perspektiv og ressourcer. Dette skal bidrage til, at borgeren i højere grad oplever, at planen er meningsfuld og relevant for det, som er vigtigt for ham eller hende. 03/10/

30 Enterprisearkitektur/styring Implementering Daglig brug Udvikling Fokusere fortrinsvis på princip

31 Fra EA3 03/10/

32 Fra EA3 03/10/

33 RAMMEARKITEKTUR EA

34 Vision og strategi Vision for den fælleskommunale rammearkitektur "Rammearkitekturen er fundamentet for, at kommunerne anskaffer effektive digitale løsninger, der styrker den kommunale opgaveløsning og skaber sammenhæng på tværs. Det sker med borgeren i centrum og på et åbent marked Visionen for den fælleskommunale rammearkitektur har sit strategiske ophæng i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og har desuden sammenhæng til den fællesoffentlige digitalisering. Se listen over relevante strategidokumenter her. Visionen giver forklaringskraft til arkitekturmål og -principper og til det videre arbejde med at udmønte den fælleskommunale rammearkitektur konkret i kommunerne

35 EA Implementering

36 EA Implementering Gartner anbefaler etableringen og udviklingen af EA-programmet via seks faser. Strategi og plan Vurdere nuværende tilstand Vurdere kompetencer Få mandat Implementere Drift og udvikle

37 EA Implementering Enterprise Architecture Modenhed Model Der findes mange EA modenhedsmodeller. Vælg den der virker bedst for dig og vedtag den. Det vil give en præskriptiv vejledning og definere de mekanismer, I kan trække på for at maksimere EA modenhed. Gartner's maturity model for EA

38 Hvilke faktorer må Enterprisearkitekturen forholde sig til?

39 Mulig implantationsplan Fra EA3 03/10/

40 Repository Fra EA3 03/10/

41 Artefakter Fra EA3 03/10/

42 Arkitektur Continuum Architecture Continuum illustrerer, hvordan arkitekturer udvikles og udvikles på tværs af et kontinuum, der spænder fra Foundation Architectures, såsom TOGAF Series Guide: TOGAF Technical Reference Model (TRM), gennem Common Systems Architectures og Industry Architectures, og til en virksomheds egne Organisationsspecifikke arkitekturer. Pilene i Arkitektur Continuum repræsenterer det forhold, der eksisterer mellem de forskellige arkitekturer i Arkitektur Continuum. Den venstreorienterede retning fokuserer på at opfylde virksomhedens behov og forretningskrav, mens den højreorienterede retning fokuserer på udnyttelse af arkitektoniske komponenter og byggesten. 03/10/

43 EA Daglig brug

44 EA Daglig brug

45 EA Daglig brug

46 Øvelse Arkitekturprincipper og -regler Princip 2: Arkitektur fremmer sammenhæng, innovation og effektivitet Analyse af arkitekturregle 2.5 AR 2.5: Stil data og løsninger til rådighed for private

47 Øvelse - arkitekturprincipper og -regler Titel Bør både repræsentere essensen af reglen og være nem at huske. Specifikke teknologiplatforme bør ikke nævnes i navnet eller opgørelsen af et princip. Undgå tvetydige ord i navnet og i erklæringen som: "støtte", "åben", "overvej" og kig efter unødvendige adjektiver og adverbier (fluff). Beskrivelse Rationale Konsekvens Bør kortfattet og utvetydigt formidle den grundlæggende regel. For det meste er principperne ens fra en organisation til den næste. Det er afgørende, at principperne er entydige. Bør fremhæve virksomhedens fordele ved at overholde princippet ved at bruge forretningsterminologi. Peg på ligheden mellem informations- og teknologiprincipper til principperne for forretningsaktiviteter. Beskriv også forholdet til andre principper og hensigten om en afbalanceret fortolkning. Beskriv situationer, hvor et princip vil blive givet forrang eller bære større vægt end en anden for at træffe en beslutning. Bør fremhæve kravene, både for organisationen, for at gennemføre princippet Både hvad angår ressourcer, omkostninger og aktiviteter / opgaver. Virkningen på organisationen og konsekvenserne af at vedtage et princip bør klart fremgå. Læseren bør let kunne svare på: "Hvordan påvirker det mig?" Det er vigtigt ikke at oversimplificere, trivialisere eller dømme fordelene ved virkningen. Nogle af konsekvenserne vil kun blive identificeret som potentielle virkninger, og kan være spekulative snarere end fuldt analyseret

48 Øvelse - arkitekturprincipper og -regler Eksempel- Interoperabilitet Titel Interoperabilitet Beskrivelse Software og hardware skal overholde de definerede standarder, der fremmer interoperabilitet for data, applikationer og teknologi. Rationale Konsekvens Standarder hjælper med at sikre sammenhæng, hvilket forbedrer evnen til at styre systemer og forbedre brugertilfredsheden og beskytte eksisterende it-investeringer, hvilket maksimerer investeringsafkast og reducerer omkostningerne. Standarder for interoperabilitet bidrager desuden til at sikre støtte fra flere leverandører til deres produkter og lette integrationen af forsyningskæden. Interoperabilitetsstandarder og industristandarder vil blive fulgt, medmindre der er en tvingende forretningsårsag til at gennemføre en ikke-standardiseret løsning. De eksisterende it-platforme skal identificeres og dokumenteres En proces for revision skal etableres

49 Analyse af Arkitekturregle 2.5 AR 2.5: Stil data og løsninger til rådighed for private Overvej også om der ting der skal præciseres i reglen 03/10/

50 EA Udvikling EA er levende og skal til stadighed udvikles i takt med at organisationen forandre sig

51 Hvad er arkitektur? Arkitektur = Enterprisearkitektur = Arkitekturstyring = Arkitektur governance = Arkitekturdomæner Enterprisearkitektur Planlægning/bygning/vedligehold På dette kursus vil vi primært fokusere på fire arkitekturdomæner: Forretningsarkitektur Informationsarkitektur Applikationsarkitektur Enterprisearkitektur 03/10/

52 Hvad Hvad er er arkitektur? arkitektur? Overordnet strategi Forretningsstrategi Forretningsmål Processer og arbejdsgange Formålet: At dække brugernes behov IT-strategi IT-processer IT-systemer Formålet: At understøtte processer og arbejdsgange. Ofte vha. ITprojekter Arkitektur Principper Regler Formål: 1. dokumentere, styrer og håndtere sammenhængen mellem overordnet strategi, forretningsstrategi og ITstrategi. 2. Sørger for at aktiviteter på de enkelte niveauer overholder principper og regler Eksempel på sammenhæng: Kommunen ville med andre ord have at det nye journalsystem skulle understøtte og muliggøre en smidig og løbende organisationsudvikling, hvor kommunen permanent afsøger mulighederne for tilpasning og justering af processer og arbejdsgange. 03/10/

53 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Arkitekturprincipper og arkitekturregler Styring Strategi Jura Sikkerhed Opgaver Information Applikation Infrastruktur Princip 1: Arkitektur styres på rette niveau efter fælles rammer AR 1.1: Styr arkitekturen på rette niveauer og sammenhængende AR 1.2: Optimér arkitektur efter projektets og de fælles mål AR 1.3: Anvend fælles ramme for beskrivelse af arkitekturen AR 1.4: Sørg for review af projektets arkitektur AR 1.5: Hav tilstrækkelige kompetencer til arkitektur-arbejdet AR 1.6: Der er defineret entydigt ejerskab af byggeblokke (FK) Princip 2: Arkitektur fremmer sammenhæng, innovation og effektivitet AR 2.1: Anvend og udbyg den fællesoffentlige rammearkitektur AR 2.2: Anvend åbne og internationale standarder AR 2.3: Undgå afhængighed af leverandører og proprietære teknologier AR 2.4: Byg forandringsparat med udgangspunkt i brugeren AR 2.5: Stil data og løsninger til rådighed for private AR 2.6: Adskil det foranderlige fra det uforanderlige (FK) Princip 3: Arkitektur og regulering understøtter hinanden AR 3.1: Tag højde for juridiske bindinger i forhold til deling og genbrug af data og it-løsninger AR 3.2: Bidrag til digitaliseringsklar lovgivning Princip 4: Sikkerhed, privatliv og tillid sikres AR 4.1: Opfyld krav til informationssikkerhed og privatlivsbeskyttelse AR 4.2: Anvend fælles arkitektur for informationssikkerhed Princip 5: Processer optimeres på tværs AR 5.1: Design sammenhængende brugerrejser AR 5.2: Optimér tværgående processer efter fælles mål AR 5.3: Betydelige forretningshændelser skal kunne meddeles omverdenen (FK) Princip 6: Gode data deles og genbruges AR 6.1: Del og genbrug data AR 6.2: Anvend fælles regler for dokumentation af data AR 6.3: Giv data den kvalitet som efterspørges AR 6.4: Udstil oplysninger om datakilder, begreber og datamodeller Princip 7: It-løsninger samarbejder effektivt AR 7.1: Design og udstil snitflader efter fælles integrationsmønstre og tekniske standarder AR 7.2: Byggeblokke genbruges på tværs af it-løsninger (FK) Princip 8: Data og services leveres driftssikkert AR 8.1: Levér data og services i henhold til aftalte servicemål 03/10/

54 03/10/

55 Eksempel på arkitektur case Vision fra KK SOF Tegn på succes Flere borgere med særlige behov oplever at være inddraget i deres egen sag Flere borgere med særlige behov har en oplevelse af sammenhæng i deres indsatser Personaleomsætningen i Socialforvaltningen falder Flere medarbejdere i Socialforvaltningen er stolte af deres arbejdsplads Borgerens Plan Borgerens Plan er en omstilling af Socialforvaltningens måde at arbejde på og betyder, at borgeren kun vil få én plan i forvaltningen. Borgere med en sag i Socialforvaltningen i Københavns Kommune har i dag flere handleplaner, da de både har planer med sagsbehandlere(n) og en eller flere planer om mål og aftaler med de steder, borgeren er tilknyttet. Det kan gøre det svært for borgeren at have et overblik, ligesom det kan være svært for medarbejderne at skabe en helhed i indsatsen. Med Borgerens Plan har vi udviklet én plan, der følger borgeren. Den skal fremme overblikket både for borgeren og for medarbejderne, og hjælpe til at skabe bedre sammenhæng i samarbejdet. Borgerens Plan betyder også, at vi stiller os sammen med borgeren og træffer valg om mål og samarbejde med afsæt i borgerens perspektiv og ressourcer. Dette skal bidrage til, at borgeren i højere grad oplever, at planen er meningsfuld og relevant for det, som er vigtigt for ham eller hende. Tidsplan Borgerens Plan betyder ændringer af måden, vi arbejder på i Socialforvaltningen, ligesom der også er behov for IT-systemer, der understøtter arbejdet. Derfor vil Borgerens Plan blive indfaset over en længere periode. De første borgere vil stifte bekendtskab med Borgerens Plan i foråret Her vil borger og medarbejdere på enkelte steder på børne-, voksen- og handicapområdet gøre sig erfaringer med, hvordan Borgerens Plan virker i samarbejdet. På den baggrund vil vi i 2019 gradvist tage Borgerens Plan i brug flere steder i forvaltningen, frem mod at vi i 2020 implementerer Borgerens Plan alle steder sammen med en ny IT-løsning. 03/10/

56 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Arkitektur-principper for digital sammenhæng Når flere aktører i deres enkelte projekter skal kunne arbejde sammen om en sammenhængende digitalisering af den offentlige sektor, er det nødvendigt med fælles arkitektur-principper at styre efter. Principperne understøtter, at visionen bliver til virkelighed og at arkitekturbeslutninger gøres til bevidste valg eller fravalg. Principperne er ikke ufravigelige, men skal vurderes i det konkrete projekt i forhold til den konkrete opgave. Det gælder også på lokalt plan, f.eks. i kommunerne 03/10/

57 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Fælleskommunale arkitekturmål 2018 Rammearkitekturen har 5 overordnede arkitekturmål. Arkitekturmålene understøtter digitaliseringsstrategiens målsætning om en digital, nær og tilgængelig, effektiv og sammenhængende kommunal sektor og sætter retning for kommunernes fælles digitaliserings- og arkitekturarbejde 1. Sammenhængende it Kommunens borgere og medarbejdere mødes af et sammenhængende itlandskab på tværs af den offentlige sektor og behøver derfor ikke genindtaste informationer, som allerede er kendte af andre it-løsninger. Kommunale itløsninger indgår i en sammenhængende infrastruktur på tværs af leverandører og sektorer. It-løsninger reagerer umiddelbart og afspejler den faktiske situation. 2. Byg til genbrug og forandring En kommune betaler ikke for den samme funktionalitet flere gange, da it-løsninger benytter og genbruger funktioner eller data i andre it-løsninger. Kommunale it-løsninger er så vidt muligt modulopbygget af fælleskomponenter eller standardkomponenter som er kompatible. It-løsninger er lette at tilpasse i forbindelse med lovændringer eller forandringer i opgaveløsningen, så it-kompleksitet ikke er en bremse for forandring. 3. Flere leverandører På et innovativt og konkurrencedrevet flerleverandørmarked kan kommunerne skifte leverandører uden tekniske barrierer, fordi kommunens løsninger er baseret på åbne standarder og udskiftelige komponenter. 4. Data som værdiskabende ressource Data er en afgørende, værdiskabende ressource i forhold til kommunens opgaveløsning, og er derfor inden for lovens rammer tilgængelige for anvendelse og genbrug for offentlige og private aktører. Data og datadefinitioner har en kvalitet, som muliggør anvendelse på tværs af sektorer og it-løsninger. 5. Tillid og sikkerhed Kommunale it-løsninger bygges således, at borgere og virksomheder har tillid til, at deres data er korrekte, og at de behandles og opbevares, så de er sikret mod misbrug og utilsigtet adgang eller anvendelse. Data beskyttes ensartet på tværs af it-systemer. 03/10/

58 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 1: Arkitektur styres på rette niveau efter fælles rammer Udvikling af arkitektur er en styringsopgave med implikationer for både omkostninger og gevinster. Det er derfor centralt, at digitale projekter forholder sig til denne styringsopgave. 03/10/

59 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Styring Princip 1: Arkitektur styres på rette niveau efter fælles rammer AR 1.1: Styr arkitekturen på rette niveauer og sammenhængende AR 1.2: Optimér arkitektur efter projektets og de fælles mål AR 1.3: Anvend fælles ramme for beskrivelse af arkitekturen AR 1.4: Sørg for review af projektets arkitektur AR 1.5: Hav tilstrækkelige kompetencer til arkitektur-arbejdet AR 1.6: Der er defineret entydigt ejerskab af byggeblokke (FK) 03/10/

60 Objektmodel for byggeblokken Sag 03/10/

61 Diskussionsoplæg: Hvilke udfordringer ser du i disse regler ift. dit daglige arbejde? (Kom gerne med løsning) Kan du se nogle fordele i at følge disse arkitekturregler? 03/10/

62 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 2: Arkitektur fremmer sammenhæng, innovation og effektivitet Tilrettelæggelsen af arkitekturen i en løsning kan have implikationer for opgaveløsningen langt frem. Sammenhæng på sigt skal derfor tænkes ind fra start. 03/10/

63 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Strategi Princip 2: Arkitektur fremmer sammenhæng, innovation og effektivitet AR 2.1: Anvend og udbyg den fællesoffentlige rammearkitektur AR 2.2: Anvend åbne og internationale standarder AR 2.3: Undgå afhængighed af leverandører og proprietære teknologier AR 2.4: Byg forandringsparat med udgangspunkt i brugeren AR 2.5: Stil data og løsninger til rådighed for private AR 2.6: Adskil det foranderlige fra det uforanderlige (FK) 03/10/

64 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 3: Arkitektur og regulering understøtter hinanden Projekters arkitekturleverancer bidrager til at sikre, at lovgivning og anden regulering overholdes. Modsat skal arkitekturen understøtte at ny lovgivning og anden regulering er digitaliseringsklar. Dette kan ske ved at identificere komplicerede regler i lovgivningen eller ved at fastlægge fælles begreber og bidrage til en entydig forståelse af disse på tværs af lovgivningen. 03/10/

65 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Jura Princip 3: Arkitektur og regulering understøtter hinanden AR 3.1: Tag højde for juridiske bindinger i forhold til deling og genbrug af data og itløsninger AR 3.2: Bidrag til digitaliseringsklar lovgivning 03/10/

66 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 4: Sikkerhed, privatliv og tillid sikres Tillid er centralt i anvendelsen af digitale løsninger. Borgere og virksomheder skal have tillid til, at anvendte informationer behandles på betryggende vis og i henhold til gældende ret. 03/10/

67 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Sikkerhed Princip 4: Sikkerhed, privatliv og tillid sikres AR 4.1: Opfyld krav til informationssikkerhed og privatlivsbeskyttelse AR 4.2: Anvend fælles arkitektur for informationssikkerhed 03/10/

68 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 5: Processer optimeres på tværs Digitale løsninger udarbejdes med borgere og virksomheder som udgangspunkt, så serviceforløb opleves sammenhængende på tværs af myndigheder. Tværgående processer optimeres med udgangspunkt i fælles mål for sammenhængende, effektive og værdiskabende arbejdsgange. 03/10/

69 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Opgaver Princip 5: Processer optimeres på tværs AR 5.1: Design sammenhængende brugerrejser AR 5.2: Optimér tværgående processer efter fælles mål AR 5.3: Betydelige forretningshændelser skal kunne meddeles omverdenen (FK) 03/10/

70 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 6: Gode data deles og genbruges Data er en ressource, som gennem deling og genbrug anvendes til at skabe værdi for borgerne og virksomhederne og til at skabe sammenhæng i den offentlige sektor. Begreber og data beskrives ensartet, så de kan genbruges og der sikres tilstrækkelig kvalitet i data til de væsentlige anvendelser af data. 03/10/

71 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Information Princip 6: Gode data deles og genbruges AR 6.1: Del og genbrug data AR 6.2: Anvend fælles regler for dokumentation af data AR 6.3: Giv data den kvalitet som efterspørges AR 6.4: Udstil oplysninger om datakilder, begreber og datamodeller 03/10/

72 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 7: It-løsninger samarbejder effektivt Digitale løsninger opbygges, så de kan indgå i et velfungerende samspil med andre organisationers digitale systemer. For at gøre dette samspil effektivt og sikkert anvendes fælles integrationsmønstre, sikkerhedsstandarder og protokoller til udveksling af data. 03/10/

73 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Applikation Princip 7: It-løsninger samarbejder effektivt AR 7.1: Design og udstil snitflader efter fælles integrationsmønstre og tekniske standarder AR 7.2: Byggeblokke genbruges på tværs af it-løsninger (FK) 03/10/

74 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Princip 8: Data og services leveres driftssikkert I den digitalt sammenhængende offentlige sektor er det nødvendigt, at myndigheder, borgere og virksomheder kan regne med, at data og it-services er tilgængelige, når der er brug for dem. Det skal være sikkert og effektivt at anvende data og services, der stilles til rådighed af andre parter. Derfor skal den underliggende infrastruktur leve op til aftalte servicemål. 03/10/

75 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Infrastruktur Princip 8: Data og services leveres driftssikkert AR 8.1: Levér data og services i henhold til aftalte servicemål 03/10/

76 De fælleskommunale arkitekturprincipper og regler 2018 Afvigelser Fælles arkitekturregler Arkitekturreglerne uddyber principperne og er praktiske og operationelle leveregler, der skal anvendes af digitaliseringsprojekter. Reglerne skal anvendes pragmatisk og med brug af sund fornuft. Afvigelser fra reglerne dokumenteres i forbindelse med reviews. Eksempel på afvigelse:»på markedet var der de klassiske væg-til-væg systemer, som var både langsommelige og dyre at implementere, og svære at få til at følge med den faglige udvikling, vi gerne ser. Desuden var det svært at skrue på standardsystemerne, så de kunne tilpasses vores arbejdsgange,«sagde Esben Wolf, der er projektchef i kommunen. 03/10/

77 Eksempel på egne arkitekturregler i Aalborg kommune I Aalborg Kommune har vi følgende arkitektur principper: 1) Aalborg Kommunes systemer skaber lettilgængelig og sammenhængende service for borgerne og virksomhederne 2) Aalborg Kommunes systemer understøtter en effektiv udførelse af kerneopgaverne og opfylder al relevant lovgivning 3) Sikkerhed og fortrolighed er indeholdt i Aalborg Kommunes it-systemer fra starten 4) Vi deler og genbruger data 5) Aalborg Kommunens systemer anvender vores fælles autoritative stamdata og vores fælles brugeradministration i overensstemmelse med rammearkitekturen 6) Vi foretrækker systemer, der er lagdelt og opdelt i komponenter i overensstemmelse med rammearkitekturen 7) Vi genbruger funktionalitet og benytter de integrationsmønstre, der er foretrukne i rammearkitekturen 8) Aalborg Kommune systemer er skalerbare og fleksible over for forandringer 9) Aalborg Kommunens systemer er driftstabile og robuste 10) Aalborg Kommunes systemer understøtter kommunens fælles teknologiske platforme og teknologier 03/10/

78 Leveregler Levereglerne udspringer af principperne og handler om hvordan vi vil arbejde med og realisere principperne. Levereglerne beskriver hvordan kommunens samlede IT-organisering skal arbejde med ITarkitektur. Den samlede IT-organisering omfatter ud over forvaltningernes IT-funktioner også superbrugere og systemejere. Levereglerne handler om 1. Følg eller forklar 2. Vi benytter principperne til arkitekturscreening og vurdering 3. Vi bidrager til og understøtte rammearkitekturen og det fælles kommunale arkitekturarbejde 4. Vi kommunikerer og fortæller om arkitektur 5. Vi opbygger og vedligeholder vores arkitekturkompetencer 6. Arkitekturarbejdet skal integreres med det vi i øvrigt gør 7. Vi benytter vores fælles kontrakt og kontraktparadigmer 8. Vi registrerer og dokumenterer systemer, data og systemadministrative processer 9. Vi prioriterer opgaverne i arkitekturarbejdet 10. Vi reviderer løbende principper, leverregler og organisering Aalborg kommune 03/10/

79 Eksempel på arkitektur case Vision fra KK SOF Tegn på succes Flere borgere med særlige behov oplever at være inddraget i deres egen sag Flere borgere med særlige behov har en oplevelse af sammenhæng i deres indsatser Personaleomsætningen i Socialforvaltningen falder Flere medarbejdere i Socialforvaltningen er stolte af deres arbejdsplads Borgerens Plan Borgerens Plan er en omstilling af Socialforvaltningens måde at arbejde på og betyder, at borgeren kun vil få én plan i forvaltningen. Borgere med en sag i Socialforvaltningen i Københavns Kommune har i dag flere handleplaner, da de både har planer med sagsbehandlere(n) og en eller flere planer om mål og aftaler med de steder, borgeren er tilknyttet. Det kan gøre det svært for borgeren at have et overblik, ligesom det kan være svært for medarbejderne at skabe en helhed i indsatsen. Med Borgerens Plan har vi udviklet én plan, der følger borgeren. Den skal fremme overblikket både for borgeren og for medarbejderne, og hjælpe til at skabe bedre sammenhæng i samarbejdet. Borgerens Plan betyder også, at vi stiller os sammen med borgeren og træffer valg om mål og samarbejde med afsæt i borgerens perspektiv og ressourcer. Dette skal bidrage til, at borgeren i højere grad oplever, at planen er meningsfuld og relevant for det, som er vigtigt for ham eller hende. Tidsplan Borgerens Plan betyder ændringer af måden, vi arbejder på i Socialforvaltningen, ligesom der også er behov for IT-systemer, der understøtter arbejdet. Derfor vil Borgerens Plan blive indfaset over en længere periode. De første borgere vil stifte bekendtskab med Borgerens Plan i foråret Her vil borger og medarbejdere på enkelte steder på børne-, voksen- og handicapområdet gøre sig erfaringer med, hvordan Borgerens Plan virker i samarbejdet. På den baggrund vil vi i 2019 gradvist tage Borgerens Plan i brug flere steder i forvaltningen, frem mod at vi i 2020 implementerer Borgerens Plan alle steder sammen med en ny IT-løsning. 03/10/

80 Hvilke Arkitekturregler skal der tages hensyn til i Borgensplan 03/10/

81 Conant-Ashby Theorem every good regulator of a system has to be a model of that system Our ability to control a system depends on understanding that system This means that we need to understand all facets of The systems - not only the technical "Enhver god regulator af et system skal være en model af det system" Vores evne til at styre et system afhænger af at forstå systemet Det betyder, at vi skal forstå alle aspekter af systemerne - ikke kun de tekniske Now!. That should clear up a few things around here! 03/10/

82 Hvad Hvad er er arkitektur? arkitektur? Overordnet strategi Forretningsstrategi Forretningsmål Processer og arbejdsgange Formålet: At dække brugernes behov IT-strategi IT-processer IT-systemer Formålet: At understøtte processer og arbejdsgange. Ofte vha. ITprojekter Arkitektur Principper Regler Formål: 1. dokumentere, styrer og håndtere sammenhængen mellem overordnet strategi, forretningsstrategi og ITstrategi. 2. Sørger for at aktiviteter på de enkelte niveauer overholder principper og regler Eksempel på sammenhæng: Kommunen ville med andre ord have at det nye journalsystem skulle understøtte og muliggøre en smidig og løbende organisationsudvikling, hvor kommunen permanent afsøger mulighederne for tilpasning og justering af processer og arbejdsgange. 03/10/

83 Arkitekturtænkning skal være en naturlig del af organisationens kultur 03/10/

84 Forandringsledelse Forandringsledelse Kotters 8 trin

85 Forandringsledelse Kotters 8 trin 1. Skab en følelse af nødvendighed Hvis organisationen er selvtilfreds, vil forandringer være svære at gennemføre. Når organisationer er selvtilfredse, skyldes det for eksempel fravær af synlige kriser i fortiden eller dårlige præstationer. I en forandringsproces er det vigtigt, at ledere og medarbejdere er overbeviste om behovet for og nødvendigheden af forandringen. Uden en oplevelse af nødvendighed er medarbejderne ikke indstillet på at yde den ekstra indsats, der ofte er af afgørende betydning, skriver Kotter. Ifølge Kotter undervurderer lederen ofte, hvor svært det er at få medarbejdere ud af deres komfortzone, eller også er lederen for utålmodig

86 Forandringsledelse Kotters 8 trin 2. Opbyg en styrende koalition Det er ikke nok med én leder i spidsen for forandringen. I større forandringsprocesser kræver det et stærkt team bestående af den øverste leder, afdelingsledere, mellemledere og medarbejdere personer med formel og uformel magt. Teamet skal sammen lede forandringen. Det kræver tillid og et fælles mål

87 Forandringsledelse Kotters 8 trin 3. Fastlæg en vision Visionen for forandringen er vigtig, fordi den kan motivere, inspirere og medføre handling hos medarbejderne. Hvis ikke medarbejderne kender visionen og bruger den som rettesnor for de beslutninger, de træffer, kan det udvikle sig til en diskussion hver eneste gang, I står over for at skulle træffe et valg. Selv de mindste beslutninger kan føre til konflikter. Forandringer kan ifølge Kotter mislykkes, hvis visioner forveksles med planer og programmer, eller hvis lederens vision er for kompliceret eller diffus. Som leder skal du kunne beskrive visionen bag forandringsinitiativet på fem minutter eller mindre og få en tilbagemelding, som viser forståelse og interesse

88 Forandringsledelse Kotters 8 trin

89 Forandringsledelse Kotters 8 trin 4. Kommunikér visionen Det er afgørende, at så mange medarbejdere som muligt forstår og accepterer visionen. De fleste organisationer undervurderer kommunikationen. Et notat eller en tale fra lederen er aldrig nok. Kommunikation om visionen skal foregå hele tiden. Der skal refereres til visionen i s, på møder, ved præsentationer mv. Ifølge Kotter virker handling altid stærkere end ord. Lederen, der står i spidsen for forandring, skal derfor altid walk the talk. Der er ikke noget, som underminerer forandring mere, end når centrale personer udviser en adfærd, der ikke er i overensstemmelse med det, de selv siger, andre skal gøre. For at visionen kan kommunikeres, skal den: Være simpel uden fagudtryk eller indforståethed Kunne gentages og spredes af alle til alle Være inviterende tovejskommunikation er mere magtfuld end envejskommunikation

90 Forandringsledelse Kotters 8 trin 5. Fjern stenene på vejen, og opgradér medarbejdernes kompetencer Nye initiativer løber ud i sandet, når medarbejderne trods accept af den nye vision føler sig magtesløse på grund af de forhindringer, der altid er undervejs, når en forandring skal gennemføres. Ifølge Kotter kan det være strukturer som stillingsbeskrivelser eller lønsystemer eller en mellemleder, som ikke vil tilpasse sig de nye omstændigheder. Medarbejderne føler sig også magtesløse uden de rigtige kompetencer. Derfor skal lederen sørge for, at medarbejderne får udviklet de nødvendige kompetencer

91 Forandringsledelse Kotters 8 trin 6. Skab også kortsigtede gevinster Forandringer tager tid og kan miste fremdrift, hvis der ikke er kortsigtede mål, man kan opnå og glæde sig over. Medarbejdere og ledere skal, ifølge Kotter, kunne se resultater inden for de første seks til 18 måneder. De skal se beviser på, at deres arbejde giver de forventede resultater. Hvis ikke de gør det, vil mange give op eller blive aktive modstandere. Lederen skal derfor bevise, at ofrene ikke er forgæves at forandringen var nødvendig. Tydelige forbedringer gør det svært for de negative fortsat at blokere for den nødvendige forandring. Lederen viser de kortsigtede forbedringer ved at opstille mål, opfylde målene og belønne de involverede med anerkendelse

92 Forandringsledelse Kotters 8 trin 7. Hold fast Mange ledere vil være fristet til at bekendtgøre en sejr i et stort forandringsprojekt, når de ser den første store præsentationsforbedring efter nogle år. Fremskidt skal fejres, men arbejdet er ikke færdigt. Indtil forandringerne er forankret i kulturen, hvilket kan tage mellem tre til ti år, er det nye stadig skrøbeligt og i fare for at løbe ud i sandet. Lederen sikrer dette ved løbende at søsætte flere mindre forandringsprojekter

93 Forandringsledelse Kotters 8 trin 8. Forankre forandringen i organisationskulturen Forandringerne holder kun, når de bliver til den måde, vi gør tingene på her. Indtil forandringerne slår rod i de sociale normer og værdier, er de i fare, lige så snart forandringspresset forsvinder. Som leder kan du sikre, at forandringerne holder, ved at vise medarbejderne, hvordan deres specifikke adfærdsmønstre og holdninger har medvirket til at nå forandringen. Lige meget hvor stærkt teamet den styrende koalition er, vil det aldrig kunne ændre kulturen alene. Det kræver, at flertallet af medarbejdere og ledere i organisationen accepterer den nye kultur. Med tiden vil der blive ansat nye medarbejdere i organisationen. De vil blive indoktrineret i den nye kultur uden at vide det

94 Kommunikation

95 Kommunikation 1. Strategi Før du begynder at arbejde med det konkrete kommunikationsprodukt, er der en række ting, der skal afklares først, f.eks.: Formål. Hvad skal du opnå med at kommunikere? Modtager/interessenter? Afsender. Hvem har ansvaret for kommunikationen? Hvilket omdømme har du som afsender hos modtagere og interessenter? Desuden bør du vægte forskellige kommunikationskanalers. Den gode kommunikation tager også højde for den konkrete situation

96 Kommunikation 2. Udformning Når det strategiske grundlag er sikret, kan du gå i gang med arbejdet med at fremstille det konkrete kommunikationsprodukt. I denne fase er det primært overvejelser omkring indhold og udformning, du skal arbejde med: Hvad skal der stå? Hvad er det centrale budskab? Hvad er hovedargumentet, hvad er derudover nødvendigt at få med? Og ligeså vigtigt: Hvad bliver der ikke plads til i denne ombæring? Hvordan skal det præsenteres? Med hvilke midler skal budskabet leveres, så det vækker genklang? Skal der f.eks. bruges grafer, statistik, relevante anekdoter, eksempler eller lignende?

97 Kommunikation 3. Efterarbejdet Når opslaget er delt rundt, teksten er sendt ud, talen er leveret, eller samtalen er afholdt, er arbejdet med kommunikationen ikke slut. Der er endnu mange muligheder, du bør overveje, f.eks.: Effektmåling. Hvor mange har forstået budskabet og taget det til sig? Opfølgning. Er der evt. behov for gentagelse eller opfølgning på et senere tidspunkt? Feedback. Hvad har modtagerne (både medarbejdere og borgere) og interessenterne at sige?

98 Øvelse: Kommunikation Lav en kommunikationsplan for implementering og buy-in på arkitektur. Hvem er interessenterne og hvordan skal de indtænkes i kommunikationen? Tag udgangspunkt i egen organisation. Hvis du lave øvelsen med folk fra andre organisationer, påpeg gerne forskelle. - Hvem - Hvad - Hvordan 03/10/

99 03/10/

100 Gå-hjem-øvelse som der samles op på næste gang Opgaven: Analysere et projekt i egen organisation i forhold til arkitekturreglerne - Er der regler I allerede forholder jer til? - Overholder I disse reglerne? - Er der regler som I ikke havde overvejet at forholde jer til, men som det vil give mening at overholde? Brug reglerne som en checkliste Jeg vil gerne have i gennemgår reglerne slavisk i forhold til projektet og kommentere på jeres findings

101 Opsamling 03/10/