ROMU Revisionsprotokol VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2017 Side

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr ROMU Revisionsprotokol VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2017 Side BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 IDENTIFIKATION AF DET REVIDEREDE ÅRSREGNSKAB FOR KONKLUSION PÅ REVISION AF ÅRSREGNSKABET FOR REDEGØRELSE FOR DEN UDFØRTE REVISION RISIKOVURDERING OG REVISIONSSTRATEGI REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Generelt Fuldmagtsforhold Drøftelser med ledelsen om besvigelser 131 JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION 131 SAMLINGSREVISION 131 FLEKSJOBORDNING 131 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKABET RESULTATOPGØRELSEN BALANCEN Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Hensatte forpligtelser Gæld PANTSÆTNINGER OG EVENTUALFORPLIGTELSER FORSIKRINGSFORHOLD BESTYRELSESPROTOKOL LEDELSENS REGNSKABSERKLÆRING OG IKKE-KORRIGEREDE FEJL I ÅRSREGNSKABET 134 NYE REGLER I EU-PERSONDATAFORORDNINGEN 134 RÅDGIVNINGS- OG ASSISTANCEOPGAVER M.V. 134 ØVRIGE OPLYSNINGER HABILITET M.V. 135

3 130 Til Bestyrelsen i Roskilde Museum IDENTIFIKATION AF DET REVIDEREDE ÅRSREGNSKAB FOR 2017 Vi har revideret det af ledelsen udarbejdede årsregnskab for Roskilde Museum (ROMU) for KONKLUSION PÅ REVISION AF ÅRSREGNSKABET FOR 2017 Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger af betydning for revisionspåtegningen. Revisionens formål, planlægning og udførelse er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til vores tiltrædelsesprotokollat af 1. april Hvis bestyrelsen godkender årsregnskabet i den foreliggende form, og der ikke fremkommer yderligere oplysninger under behandlingen af årsregnskabet, vil vi forsyne det med en revisionspåtegning uden forbehold, væsentlig usikkerhed vedrørende fortsat drift, fremhævelse af forhold eller andre rapporteringsforpligtelser. REDEGØRELSE FOR DEN UDFØRTE REVISION 2.1 RISIKOVURDERING OG REVISIONSSTRATEGI Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte forretningsmæssige og administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen udvalgt relevante revisionshandlinger. 2.2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Generelt Som en del af revisionen har vi undersøgt og vurderet, om museets rapporteringssystemer, forretningsgange og interne kontroller fungerer forsvarligt. Formålet hermed er at påse, hvorvidt der forefindes korrekte, troværdige og rettidige bogholderiregistreringer som grundlag for regnskabsaflæggelsen. For at efterprøve dokumentationen for regnskabsføringens rigtighed har vi revideret et antal bogføringsbilag. Det er overordnet vores vurdering, at de tilrettelagte og beskrevne forretningsgange samt interne kontroller er indrettet på en god og hensigtsmæssig måde. Det skal dog som tidligere anføres, at der over de seneste år er sket en aktivitetsstigning i ROMU, hvilket stiller forøgede krav til den økonomistyringen. Og vi anbefaler derfor, at det fra bestyrelsens og direktionens side løbende vurderes, om tilrettelagte forretningsgange og interne kontroller, herunder funktionsadskillelse fortsat lever op til et for ROMU tilfredsstillende niveau. Gennemgangen har givet anledning til følgende kommentarer: Fuldmagtsforhold I forbindelse med udstedt credit card har der været tilknyttet alenefuldmagt til bankkonto. Generelt er det vores anbefaling, at der ikke anvendes alenefuldmagt, eller at der som minimum etableres supplerende interne kontroller, hvilket den daglige ledelse har bekræftet, at man er enig i, og vi er oplyst om, at ordningen nu er afskaffet og bankkontoen lukket i 2018.

4 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser, og ledelsen har over for os oplyst, at der efter dennes vurdering ikke er særlig risiko for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har under vores revision ikke konstateret forhold, der kunne indikere eller vække mistanke om besvigelser af væsentlig betydning for informationerne i årsregnskabet. JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION Den lovpligtige revision omfatter både finansiel revision, juridisk-kritisk revision og løbende forvaltningsrevision, jf. standarder for offentlig revision (SOR 6 og 7). Forvaltningsrevisionen og den juridisk-kritiske revision er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Løn- og ansættelsesmæssige dispositioner er udvalgt som område for juridisk-kritisk revision, og aktivitets- og ressourcestyring er udvalgt som område for forvaltningsrevisionen. Vores revision har dels omfattet gennemgang af konkrete udvalgte bilag m.v., herunder dokumentation for udvalgte lønafregninger m.v. samt interview og vurdering af interne forretningsgange og kontroller for økonomistyring. Konklusion Vi har ved vores gennemgang fået bekræftet, at ROMU med de etablerede forretningsgange og de tiltag, der løbende arbejdes med at implementere med henblik på yderligere at styrke interne kontroller og økonomistyring m.v., har et acceptabelt niveau. SAMLINGSREVISION Vi har foretaget samlingsrevision på museet i henhold til 10 i bekendtgørelse nr. 461 af 25. april 2013 bekendtgørelse om museer m.v. Med baggrund i museets forretningsgange for registrerings- og accessionsprocedure, museets oplysning om andelen af den uregistrerede del af samlingen samt om samlingens lokalisering har vi stikprøvevis påset, at registrering og protokoller føres entydigt, og at der er sikret sammenhæng mellem genstand og registrering. FLEKSJOBORDNING På baggrund af Finansministeriets bekendtgørelse nr af 2. december 2013 udarbejdes hermed redegørelse for ordningen. Vi har revideret de af museet udarbejdede anmodninger om refusion vedrørende fleksjob i henhold til ovennævnte bekendtgørelse. Revisionen er udført i overensstemmelse med gældende regler og Finansministeriets (ØAV) retningslinjer for administration af fleksjobordning i visse selvejende institutioner vedrørende refusion af lønudgifter fra staten.

5 132 Revisionen har blandt andet omfattet kontrol af følgende: Beregning af bidrag til ordningen, herunder opgørelse af årsværksforbrug Beregning af lønrefusionsbeløb fra staten, herunder at ansættelsesforholdet er i et godkendt fleksjob, beregning af løn samt kommunal refusion. Gennemgangen har ikke givet anledning til kommentarer. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKABET 6.1 RESULTATOPGØRELSEN Vi har foretaget kontrolarbejder med henblik på en vurdering af, om de tilskud og indtægter, der tilkommer museet, indgår i årsregnskabet og er optaget i overensstemmelse med den fastlagte regnskabspraksis. Vi har analyseret resultatopgørelsen, undersøgt udvalgte konti og gennemgået bilag i det omfang, vi har fundet det nødvendigt, bl.a. med henblik på at vurdere, hvorvidt dele af de afholdte udgifter burde være indregnet i balancen. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at lønninger, der er udbetalt til det personale, der forestår lønudbetalinger eller foretager it-indberetninger, er korrekte. Vedrørende afregning, afstemning og lønoplysning af de ansattes A-indkomst, A-skat og andre udbetalte ydelser har vi stikprøvevis ligeledes påset, at disse er korrekte. Udbetalt løn til museets nuværende leder og den i årets løb fratrådte tidligere leder, herunder fratrædelsesaftale, er kontrolleret til foreliggende dokumentation. 6.2 BALANCEN Anlægsaktiver Vi har gennemgået anlægsaktiverne og vurderet, hvorvidt indregning og måling stemmer overens med den fastlagte regnskabspraksis. Vi har stikprøvevis kontrolleret den fysiske tilstedeværelse af de i anlægskartoteket opførte aktiver samt stikprøvevis kontrolleret årets til- og afgang. Endelig har vi gennemgået afgangen og de foretagne af- og nedskrivninger og påset, at anlægsaktiverne afskrives i overensstemmelse med anvendt regnskabspraksis. De foretagne afskrivninger er efter vores vurdering tilstrækkelige til dækning af årets værdiforringelse, og vi anser vurderingen af anlægsaktiverne som forsvarlig Omsætningsaktiver Omsætningsaktiverne består væsentligst af igangværende arbejder, varebeholdninger, tilgodehavender og likvide beholdninger. Igangværende arbejder udgør en væsentlig del af balancesummen i regnskabet. Vi har gennemgået de modtagne opgørelser over igangværende arbejder, der styres i Excel-regneark m.v. En opgørelse af igangværende arbejder er i sig selv behæftet med usikkerhed dels ved opgørelsen og vurderingen af færdiggørelsesgraden af de igangværende arbejder, og dels ved henføring og kontrol af omkostninger (løn, materialeforbrug m.v.) til de enkelte projekter, samt beregning af overhead og vurderingen af budget for projekternes resterende forløb. Vi har ligeledes gennemgået udvalgte sager med de projektansvarlige

6 133 samt den daglige ledelse, og har i den forbindelse fået bekræftet, at indregning af igangværende arbejder er sket efter samme metodik som tidligere år. Vi har på baggrund af den modtagne dokumentation, information og interviews med ledelsen accepteret den foretagne værdiansættelse af de igangværende arbejder pr. skæringsdatoen. Ledelsen har overfor os oplyst, at man overvejer etablering af et egentligt projektmodul eller lignende til løbende registrering og styring af de igangværende arbejder, hvilket vi kan tilslutte os. Varebeholdninger er gennemgået med udgangspunkt i de af ledelsen godkendte lagerlister. Vi har kontrolleret, at varebeholdningerne er værdiansat i overensstemmelse med museets regnskabspraksis. Vi har foretaget en stikprøvevis kontrol af de anvendte priser og varebeholdningernes tilstedeværelse, herunder ved kontrol til museets samlede lageropgørelser pr. 31. december. Tilgodehavender er gennemgået med udgangspunkt i debitorlisten, som vi har analyseret. Det er efter gennemgangen af debitorerne vores opfattelse, at debitormassen ikke indeholder væsentlige tabsrisici. Reservation til imødegåelse af tab på tilgodehavender er foretaget ud fra en individuel vurdering. Vi har gennemgået reservationen og kan efter vores gennemgang tilslutte os de i årsregnskabet foretagne værdiansættelser. Likvide beholdninger er kontrolleret dels i løbet af året og dels ved årsafslutningen. Den 21. september 2017 foretog vi et uanmeldt revisionsbesøg, hvor bl.a. de likvide beholdninger blev optalt. Beholdningernes tilstedeværelse konstateredes. Vi har gennemgået forretningsgangen for afstemning af konti i pengeinstituttet. Forretningsgangen skal bl.a. sikre, at der jævnligt foretages afstemning med pengeinstituttets noteringer i henhold til den vedtagne forretningsgang. Det er påset, at de interne regler overholdes, og at afstemningerne er af god kvalitet. Vi har påset, at mellemværender med pengeinstitut er optaget til saldiene pr. 31. december 2017 og er afstemt med pengeinstituttets noteringer. Vi har indhentet engagementsoversigt fra pengeinstituttet Hensatte forpligtelser Vi har gennemgået de hensatte forpligtelser, jf. årsregnskabets note 32. Vi har ved gennemgangen fået oplyst, at beslutningen om omstrukturering, herunder reduktion af personale, er truffet af bestyrelsen i december måned 2017, og at beslutningen er adviseret og delvis udført også i december måned Den af ledelsen opgjort hensatte forpligtelse dækker således de omkostninger, der er knyttet til beslutningen om omstrukturering, for så vidt angår omkostninger m.v., hvor der ikke er knyttet en modydelse. Såfremt den indregnede forpligtelse ikke er tilstrækkelig eller måtte vise sig at overstige de faktiske omkostninger ved omstruktureringen, vil forskelsbeløbet indgå i resultatopgørelsen i Vi har på baggrund af de modtagne informationer ikke fundet anledning til at anlægge anden regnskabsmæssig vurdering end ledelsen Gæld Vi har gennemgået gæld og skyldige beløb samt påset, at alle væsentlige gældsposter er afstemt med oplysninger fra kreditorerne. For skyldige og afsatte beløb har vi gennemgået og vurderet grundlaget for de foretagne reservationer. Vi kan efter vores gennemgang tilslutte os de i årsregnskabet foretagne værdiansættelser. 6.3 PANTSÆTNINGER OG EVENTUALFORPLIGTELSER I 2017 blev truffet beslutning om likvidation af Café RAGNAROCK ApS. Ledelsen har overfor os bekræftet, at likvidationen er gennemført, og at der ikke påhviler ROMU forpligtelser i den forbindelse. Der er i 2018 indgået aftale om bortforpagtning vedrørende cafeen. Forpagter har os bekendt på nuværende tidspunkt endnu ikke stillet den aftalte bankgaranti.

7 134 Vi har gennemgået pantsætninger og eventualforpligtelser, og vi har i den forbindelse modtaget en ledelseserklæring til bekræftelse af, at de modtagne oplysninger og de i årsregnskabet indregnede eventualforpligtelser m.v. er fuldstændige. 6.4 FORSIKRINGSFORHOLD Forsikringsforhold er ikke omfattet af revisionen, men ledelsen har over for os oplyst, at der er tegnet forsikringer i et sådant omfang, at museets aktiver og virksomhed skønnes rimeligt dækket i eventuelle skadesituationer. 6.5 BESTYRELSESPROTOKOL Bestyrelsens beslutningsprotokol indtil mødet den 17. december 2017 (udkast) har vi gennemgået og påset, at beslutninger af økonomisk karakter er indarbejdet i regnskabet. Endvidere er det påset, at de trufne beslutninger er gennemført inden for de givne forudsætninger. Vi har påset, at revisionsprotokollat vedrørende sidste regnskabsår har været forelagt og godkendt af bestyrelsen. 6.6 LEDELSENS REGNSKABSERKLÆRING OG IKKE-KORRIGEREDE FEJL I ÅRSREGNSKABET I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har vi anmodet museets daglige ledelse om at bekræfte en række oplysninger inden for særligt vanskeligt reviderbare områder, eksempelvis eventualforpligtelser og retssager samt regnskabsposter, hvortil der knytter sig særlig risiko eller usikkerhed. Samtlige konstaterede fejl er rettet i årsregnskabet. NYE REGLER I EU-PERSONDATAFORORDNINGEN Fra den 25. maj 2018 bortfalder den danske persondatalov, og de nye regler i EU-persondataforordningen skal anvendes ved behandlingen af personoplysninger. EU-persondataforordningen stiller krav til den dataansvarlige om, at registrering og behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med udtrykkeligt angivne og legitime formål, at behandlingen skal være rimelig og gennemsigtig i forhold til den registrerede, og at både den dataansvarlige og databehandleren er underlagt dokumentationskrav i forhold til opfyldelse af forordningen. Det kan være forbundet med sanktioner og herunder bødestraf såvel for virksomheder som offentlige myndigheder ikke at overholde forordningen. Vi anbefaler, at ledelsen sikrer, at der tilføres tilstrækkelige ressourcer til opgaven for at sikre rettidig efterlevelse af forordningen på alle væsentlige punkter. RÅDGIVNINGS- OG ASSISTANCEOPGAVER M.V. Siden afgivelsen af vores revisionsprotokollat vedrørende årsregnskabet for 2016 har vi udført følgende mere væsentlige opgaver: Ydet regnskabsmæssig assistance med opstilling og udarbejdelse af årsregnskabet, herunder med afstemninger, diverse bogholderirettelser, skabelon for opstilling, forhold vedr. igangværende arbejder, hensatte forpligtelser mv. Projektregnskabsrevision.

8 135 ØVRIGE OPLYSNINGER 9.1 HABILITET M.V. Under henvisning til 19, stk. 4, i bekendtgørelse nr af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet erklærer vi, at vi opfylder de for revisorer gældende habilitetsbetingelser at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om til bekræftelse af regnskabets korrekthed at vi anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår at tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. Roskilde, den 24. april 2018 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Per Lund Statsautoriseret revisor

9 136 Roskilde, den 24. april 2018 Joy Mogensen Bestyrelsesformand Carsten Rasmussen Næstformand John Schmidt Andersen Næstformand Karsten Lorentzen Mogens Hallager Pedersen Flemming Damgaard Larsen Kim Rockhill Ib Poulsen Carl-Christian Hansen Henrik Bo Nielsen