DE KULTURHISTORISKE MUSEER I HOLSTEBRO KOMMUNE Revisionsprotokol VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2017 Side 52 57

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C CVR-nr DE KULTURHISTORISKE MUSEER I HOLSTEBRO KOMMUNE Revisionsprotokol VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2017 Side BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 IDENTIFIKATION AF DET REVIDEREDE ÅRSREGNSKAB FOR KONKLUSION PÅ REVISION AF ÅRSREGNSKABET FOR REDEGØRELSE FOR DEN UDFØRTE REVISION RISIKOVURDERING OG REVISIONSSTRATEGI REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Generelt Manglende funktionsadskillelse og fuldmagtsforhold til pengeinstitutter Drøftelser med ledelsen om besvigelser 53 JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION 53 SAMLINGSREVISION 54 FLEKSJOBORDNING 54 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKABET RESULTATOPGØRELSEN Balancens enkelte poster Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Gæld PANTSÆTNINGER OG EVENTUALFORPLIGTELSER FORSIKRINGSFORHOLD BESTYRELSESPROTOKOL LEDELSENS REGNSKABSERKLÆRING OG IKKE-KORRIGEREDE FEJL I ÅRSREGNSKABET 56 NYE REGLER I EU-PERSONDATAFORORDNINGEN 56 RÅDGIVNINGS- OG ASSISTANCEOPGAVER M.V. 56 ØVRIGE OPLYSNINGER HABILITET M.V. 57

3 52 Til bestyrelsen for De Kulturhistoriske Museer i Holstebro Kommune IDENTIFIKATION AF DET REVIDEREDE ÅRSREGNSKAB FOR 2017 Vi har revideret det af ledelsen udarbejdede årsregnskab for De Kulturhistoriske Museer i Holstebro Kommune for KONKLUSION PÅ REVISION AF ÅRSREGNSKABET FOR 2017 Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger af betydning for revisionspåtegningen. Vores kommentarer vedrørende revisionen af årsregnskabet fremgår af afsnit 6. Revisionens formål, planlægning og udførelse er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til vores tiltrædelsesprotokollat af 23. maj Hvis bestyrelsen godkender årsregnskabet i den foreliggende form, og der ikke fremkommer yderligere oplysninger under behandlingen af årsregnskabet, vil vi forsyne det med en revisionspåtegning uden forbehold, væsentlig usikkerhed vedrørende fortsat drift, andre rapporteringsforpligtelser og med følgende fremhævelse af forhold: Museet har i overensstemmelse med bekendtgørelse nr af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet indarbejdet budgettal for regnskabsåret i resultatopgørelsen. Disse budgettal har ikke været underlagt revision. REDEGØRELSE FOR DEN UDFØRTE REVISION 2.1 RISIKOVURDERING OG REVISIONSSTRATEGI Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte forretningsmæssige og administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til aktiviteter og forhold i øvrigt har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen udvalgt relevante revisionshandlinger. 2.2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Generelt Som en del af revisionen har vi undersøgt og vurderet, om museets rapporteringssystemer, forretningsgange og interne kontroller fungerer forsvarligt. Formålet hermed er at påse, hvorvidt der forefindes korrekte, troværdige og rettidige bogholderiregistreringer som grundlag for regnskabsaflæggelsen. For at efterprøve dokumentationen for regnskabsføringens rigtighed har vi revideret et antal bogføringsbilag. Gennemgangen har dog givet anledning til følgende kommentar: Manglende funktionsadskillelse og fuldmagtsforhold til pengeinstitutter På grund af museets størrelse, herunder antallet af ansatte, der er beskæftiget med administrative opgaver, er der ikke etableret en egentlig intern kontrol, der er baseret på en hensigtsmæssig fordeling af arbejdsopgaverne mellem de ansatte. Vores revision er derfor kun i mindre omfang baseret på museets forretningsgange og interne kontroller. Vi må derfor fremhæve, at der er ingen eller kun begrænsede muligheder for at opdage fejl, der er opstået som følge af, at samme person bestrider såvel udførende som kontrollerende funktion. Vi har herudover konstateret, at flere af de tildelte fuldmagter tillader fuldmagtshaverne at disponere alene over museets midler. De nævnte forhold øger risikoen for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl.

4 53 Manglende funktionsadskillelse og enefuldmagter til bankkonti forøger risiko for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Det bedste middel til afhjælpning af disse problemstillinger er efterfølgende ledelsesmæssige kontroller. Museet har etableret kontroller, hvor der sker efterfølgende tilfældig bilagskontroller. Det er dog vores vurdering, at der bør etableres yderligere kompenserende kontroller vedrørende lønninger og disponeringer på banken. Vi skal anbefale, at der månedlig eller kvartalsvis foretages f.eks. attestation af udbetalte lønninger herunder kontrol af bogholders løn Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser, og ledelsen har over for os oplyst, at der efter dennes vurdering ikke er særlig risiko for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION Den lovpligtige revision omfatter både finansiel revision, juridisk-kritisk revision og løbende forvaltningsrevision, jf. standarder for offentlig revision (SOR 6 og 7). Forvaltningsrevisionen og den juridisk-kritiske revision er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. I 2017 har vi haft fokus på områderne Løn- og ansættelsesmæssige dispositioner (juridisk-kritisk revision) og Aktivitets- og ressourcestyring (forvaltningsrevision). Ved revisionen af lønninger har vi påset, at der aflønnes inden for rammerne af offentlige overenskomster. Ved revisionen af museets økonomistyring har vi vurderet, om der er etableret informationssystemer, der sikrer, at ressourcerne anvendes og aktiviteterne tilrettelægges, så målsætningen opfyldes. Vi har undersøgt, om der foretages budgetlægning, ledelsesmæssig kontrol og regnskabsaflæggelse, herunder perioderegnskaber, opfølgning og rapportering til bestyrelsen. Det er vores opfattelse, at varer og tjenesteydelser erhverves økonomisk forsvarligt under hensyn til pris og kvalitet og at repræsentationsudgifter holdes på et rimeligt niveau Vi har herudover undersøgt udviklingen i indtægter og udgifter vedrørende arkæologiske udgravninger. I hele kr Ændring fra 2016 til 2017 Ændring fra 2016 til 2017 i % Indtægter Udgifter i alt Netto Museet har i de senest 3 år haft en faldende aktivitet vedrørende arkæologiske udgravninger. Indtægterne er procentvis faldet mere end udgifterne. Det er vores vurdering, at museet skal være opmærksomme på den faldende tendens. Det er dog også vores vurdering, at museet har haft en fornuftig tilpasning af aktivitet og ressourcer. Det er vores opfattelse, at der er tilrettelagt en god økonomistyring og at museet udviser den fornødne sparsommelighed.

5 54 SAMLINGSREVISION Vi har foretaget samlingsrevision på museet i henhold til 10 i bekendtgørelse nr. 461 af 25. april 2013 bekendtgørelse om museer m.v. Med baggrund i museets forretningsgange for registrerings- og accessionsprocedure, museets oplysning om andelen af den uregistrerede del af samlingen samt om samlingens lokalisering har vi stikprøvevis påset, at registrering og protokoller føres entydigt, og at der er sikret sammenhæng mellem genstand og registrering. FLEKSJOBORDNING På baggrund af Finansministeriets bekendtgørelse nr af 2. december 2013 udarbejdes hermed redegørelse for ordningen. Vi har revideret de af museet udarbejdede anmodninger om refusion vedrørende fleksjob i henhold til ovennævnte bekendtgørelse. Revisionen er udført i overensstemmelse med gældende regler og Finansministeriets (ØAV) retningslinjer for administration af fleksjobordning i visse selvejende institutioner vedrørende refusion af lønudgifter fra staten. Revisionen har blandt andet omfattet kontrol af følgende: Beregning af bidrag til ordningen, herunder opgørelse af årsværksforbrug Beregning af lønrefusionsbeløb fra staten, herunder at ansættelsesforholdet er i et godkendt fleksjob, beregning af løn samt kommunal refusion. Gennemgangen har ikke givet anledning til kommentarer. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKABET 6.1 RESULTATOPGØRELSEN Vi har foretaget kontrolarbejder med henblik på en vurdering af, om de tilskud og indtægter, der tilkommer museet, indgår i årsregnskabet og er optaget i overensstemmelse med den fastlagte regnskabspraksis. Salg af naturalier m.v. under levendegørelsen foretages uden registrering i kasseapparat eller lignende. Det er ikke muligt af foretage en afstemning af disse indtægter. Ved vurderingen af denne risiko er det imidlertid vigtigt, at foretage en afvejning af de omkostninger, der vil være forbundet med yderligere kontroller. Ligeledes er det vigtigt at være opmærksom på, at det ikke kan lade sig gøre helt at fjerne risikoen, som er forbundet med aktiviteterne på museet. Vi har analyseret resultatopgørelsen, undersøgt udvalgte konti og gennemgået bilag i det omfang, vi har fundet det nødvendigt, bl.a. med henblik på at vurdere, hvorvidt dele af de afholdte udgifter burde være indregnet i balancen. Vi har påset, at lønninger, der er udbetalt til det personale, der forestår lønudbetalinger eller foretager it-indberetninger, er korrekte. Vi har konstateret, at der ikke i alle tilfælde foreligger skriftlig dokumentation for bankkonto til overførsel af lønninger. Vi skal anbefale at der i alle tilfælde indhentes skriftlig dokumentation for ansattes bankkonto. Vedrørende afregning, afstemning og lønoplysning af de ansattes A-indkomst, A-skat og andre udbetalte ydelser har vi ligeledes påset, at disse er korrekte. Udbetalt løn til museets leder er gennemgået og fundet korrekt.

6 Balance Balancens enkelte poster Vi har undersøgt aktivernes tilstedeværelse, ejendomsretten og vurderingernes forsvarlighed. Det er ligeledes kontrolleret, at de forpligtelser, der påhviler museet, og som er revisionen bekendt, er kommet korrekt til udtryk i årsregnskabet Anlægsaktiver Vi har gennemgået anlægsaktiverne og vurderet, hvorvidt indregning og måling stemmer overens med den fastlagte regnskabspraksis. Vi har stikprøvevis kontrolleret den fysiske tilstedeværelse af de i anlægskartoteket opførte aktiver samt stikprøvevis kontrolleret årets til- og afgang. Endelig har vi gennemgået afgangen og de foretagne af- og nedskrivninger og påset, at anlægsaktiverne afskrives i overensstemmelse med anvendt regnskabspraksis. De foretagne afskrivninger er efter vores vurdering tilstrækkelige til dækning af årets værdiforringelse, og vi anser vurderingen af anlægsaktiverne som forsvarlig Omsætningsaktiver Omsætningsaktiverne består af varebeholdninger, tilgodehavender, periodeafgrænsningsposter og likvide beholdninger. Den 11. december 2017 foretog vi et uanmeldt revisionsbesøg, hvor bl.a. de likvide beholdninger blev optalt. Beholdningernes tilstedeværelse konstateredes. Vi har gennemgået forretningsgangen for afstemning af konti i pengeinstituttet. Forretningsgangen skal bl.a. sikre, at der jævnligt foretages afstemning med pengeinstituttets noteringer i henhold til den vedtagne forretningsgang. Det er påset, at de interne regler overholdes, og at afstemningerne er af god kvalitet. Vi har påset, at mellemværender med pengeinstitut er optaget til saldiene pr. 31. december 2017 og er afstemt med pengeinstituttets noteringer. Vi har indhentet engagementsoversigt fra pengeinstitutter. Vi har gennemgået tilgodehavender. Det er efter gennemgangen af debitorerne vores opfattelse, at debitormassen ikke indeholder væsentlige tabsrisici. I forbindelse med vores revision har vi kontrolleret, at varebeholdningerne er værdiansat i overensstemmelse med sidste år. Vi har foretaget en stikprøvevis kontrol af de anvendte priser og påset at der foreligger en varelageroptælling, som stikprøvevis er kontroloptalt af regnskabsafdelingen. Vi har konstateret, at Hjerl Hede og Museum Holstebro har optaget lagre til salgspris fratrukket moms og en anslået avance. Herudover er en del af varelageret på Holstebro Museum optaget til et skønnet beløb som følge af at magasin ikke har været tilgængeligt p.g.a. svamp. Jf. regnskabspraksis skal varelager optages til købspris. Vi kan herudover tilslutte os de i årsregnskabet foretagne værdiansættelser Gæld Vi har gennemgået de finansielle dispositioner. Den kortfristede gæld består især af feriepengeforpligtigelse, forudbetalinger, igangværende projekter og sædvanlige gældsposter. Vi har gennemgået afstemningerne og stikprøvevis foretaget sammenholdelse til eksterne kontoudtog mv. Endvidere har vi stikprøvevis kontrolleret, om der er foretaget korrekt momsafløftning. Vi er bekendt med at museet har haft besøg fra SKAT, men endnu ikke har modtaget kontrolrapport.

7 56 For skyldige og afsatte beløb har vi gennemgået og vurderet grundlaget for de foretagne reservationer. Vi kan efter vores gennemgang tilslutte os de i årsregnskabet foretagne værdiansættelser. 6.3 PANTSÆTNINGER OG EVENTUALFORPLIGTELSER Vi har gennemgået pantsætninger og eventualforpligtelser, og vi har i den forbindelse modtaget en ledelseserklæring. 6.4 FORSIKRINGSFORHOLD Forsikringsforhold er normalt ikke omfattet af revisionen. Ledelsen har over for os oplyst, at der er tegnet forsikringer i et sådant omfang, at museets aktiver og virksomhed skønnes rimeligt dækket i eventuelle skadesituationer. Der er oplyst, at der senest er gennemgået forsikringer i Dog sker der justering 1 gang årlig i forbindelse med fremsendelse af den årlige betaling. Det vurderes fra museets side, at der nok er behov for en gennemgang, hvilket vi kan tilslutte os 6.5 BESTYRELSESPROTOKOL Bestyrelsens beslutningsprotokol indtil mødet den xx har vi gennemgået og påset, at beslutninger af økonomisk karakter er indarbejdet i regnskabet. Endvidere er det påset, at de trufne beslutninger er gennemført inden for de givne forudsætninger. Vi har påset, at revisionsprotokollat vedrørende sidste regnskabsår har været forelagt og godkendt af bestyrelsen. 6.6 LEDELSENS REGNSKABSERKLÆRING OG IKKE-KORRIGEREDE FEJL I ÅRSREGNSKABET I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har vi anmodet museets daglige ledelse om at bekræfte en række oplysninger inden for særligt vanskeligt reviderbare områder, eksempelvis eventualforpligtelser og retssager samt regnskabsposter, hvortil der knytter sig særlig risiko eller usikkerhed. Samtlige konstaterede fejl er rettet i årsregnskabet. NYE REGLER I EU-PERSONDATAFORORDNINGEN Fra den 25. maj 2018 bortfalder den danske persondatalov, og de nye regler i EU-persondataforordningen skal anvendes ved behandlingen af personoplysninger. EU-persondataforordningen stiller krav til den dataansvarlige om, at registrering og behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med udtrykkeligt angivne og legitime formål, at behandlingen skal være rimelig og gennemsigtig i forhold til den registrerede, og at både den dataansvarlige og databehandleren er underlagt dokumentationskrav i forhold til opfyldelse af forordningen. Det kan være forbundet med sanktioner og herunder bødestraf såvel for virksomheder som offentlige myndigheder ikke at overholde forordningen. RÅDGIVNINGS- OG ASSISTANCEOPGAVER M.V. Siden afgivelsen af vores revisionsprotokollat af 16. juni 2017 har vi udført følgende opgaver: Ydet assistance med opstilling af årsregnskabet herunder note til arkæologi Assistance til opgørelse af moms

8 57 ØVRIGE OPLYSNINGER 9.1 HABILITET M.V. Under henvisning til 19, stk. 4, i bekendtgørelse nr af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet erklærer vi, at vi opfylder de for revisorer gældende habilitetsbetingelser at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om til bekræftelse af regnskabets korrekthed at vi anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår at tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. Aarhus, den 25. maj 2018 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Søren Peter Nielsen Statsautoriseret revisor Holstebro, den 25. maj 2017 Michael Metz Mørch Formand Holger Hedegaard Næstformand Kenneth Tønning Jytte Dideriksen Anne Marie Damgaard Jens Kjær Larsen Helle Mehl Mette Klingenberg