Dansk Faldskærms Union

Transkript

1 Dansk Faldskærms Union DANISH PARACHUTE ASSOCIATION Idrættens Hus Brøndby Stadion 20 DK-2605 Brøndby Tlf Fax februar 2012 REFERAT Bestyrelsesmøde mandag den 6. februar 2012 Mødedeltagere: Alex Kristensen, Katrine Eriksen, Ina Nielsen, Ole Kobberup, Flemming Olsson, Steen Jørgensen Administrationen: Jan Nielsen 1. Mødedatoer. Bestyrelsesmøde 6. februar 2012 kl Brøndby Bestyrelsesmøde 16. marts 2012 Der afholdes bestyrelsesmøde d. 16. marts kl på Hotel Frederik d. II, Der er spisning kl for bestyrelse og ægtefæller. Repræsentantskabsmøde 17. marts Repræsentantskabsmøde d. 17. marts Ordinært repræsentantskabsmøde har følgende dagsorden: Valg af dirigent. Henrik Sternberg spørges som dirigent. Evt. Johnny Nielsen hvis ikke Henrik kan. Aflæggelse af beretning fra formand. Formanden aflægger beretning. Den skriftlige beretning sendes rundt til kommentarer i bestyrelsen. Fremlæggelse af regnskab og budget 2012 Fremlæggelse af budget, og godkendelse af kontingentets størrelse. Det er vigtigt at sælge budskaberne omkring økonomi hvad gøres for at få pengene ud i aktivitet. Der skal skabes en mulighed for dialog mellem klubberne og DFU om indholdet i budget. Der skal udarbejdes en motivation for beskedne kontingent stigning. Ina Nielsen tager sig af den politiske fremlæggelse mens Jan tager sig af den rent tekniske fremlæggelse af regnskabet. Behandling af indkomne forslag. Vision og strategi fremlægges for forsamlingen. Repræsentantskabet spørges om den kan tilslutte sig det som arbejdsgrundlag.

2 Valg af formand. Bestyrelsen anbefaler: valg af formand Flemming Olsson Valg af næstformand. Ikke på valg. Valg af økonomiansvarlig: Ikke på valg Valg af teknisk sekretær. Bestyrelsen anbefaler genvalg af Katrine Eriksen Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen anbefaler Ole Kopperup og Steen Jørgensen Valg af første og anden suppleant til bestyrelsen. Suppleanter forslag Brian Gregersen 2. sup. Thomas Lauritsen spørges. Alex. Valg af ordensudvalgsmedlem og suppleant. Ordensudvalg Jess Rømer spørges, (Jn spørger) Valg af to revisorer og to revisorsuppleanter. Revisor forslag :Johnny Nielsen og Henrik Boesen spørges.( flemming sp.) Eventuelt. Fortjens pokaler: Bestyrelsen har valgt Jesper Hansen. Katrine udarbejder en motivation for valget. JN sender Jesper en invitation. Sportspokalen går til Peter Kallehave. Alex udarbejder motivationen for valget. Jan indkalder pokalerne. Der udarbejdes plaketter. Til rep. møde 2013 forberedes opstramning af æresbevisning og æresbevininger i DIF. Reviderer vedtægter. Alex er tovholder på rep. møde. 3. Økonomi fastlæggelse af diæt berettigede, satser og udbetalingsprocedure DFUs bestyrelse vedtog retningslinjerne for udbetaling af skattefriegodtgørelser I Der ydes ikke godtgørelse til aktive udøvere. Beskrivelse Dommere til DFU-stævner. DFU dækker overnatning, transport samt forplejning. I dommerhonorar kan der gives godtgørelse pr. hele døgn. Befordringsgodtgørelse ved kørsel af faktisk kørte kilometer i forbindelse med dommeropgaven. (Egen bil eller på motorcykel) Bro og færge DFU Ledere (Bestyrelsesmedlemmer/udvalgs- Takster Maks. kr. 200,- pr. døgn efter bilag. (evt. kopi af bilag) Kr pr. km Faktisk omkostning efter bilag (evt. kopi af bilag)

3 formænd) Befordringsgodtgørelse ved kørsel af faktisk kørte kilometer i forbindelse med bestyrelses- eller udvalgs arbejde. (Egen bil eller på motorcykel) Bro eller færge DFU- udgiftsbilag skal attesteres som godkendt af generalsekretæren Diætbeløb til dækning af forplejning, hvis forplejning ikke er inkluderet i arrangementet Valgte udvalgsmedlemmer, instruktører og lignende i forbindelse med DFU- aktiviteter Befordringsgodtgørelse ved kørsel af faktisk kørte kilometer i forbindelse med aktiviteten. (Egen bil eller på motorcykel) Bro eller færge DFU-udgiftsbilag skal attesteres som godkendt af udvalgsformand inden fremsendelse til DFU til udbetaling Forplejnings- og transportudgifter i henhold til DFU s takster, der afholdes i forbindelse med udvalgsmedlemmernes arbejde, skal aftales i udvalget og afholdes inden for udvalgets administrationsbudget (i det omfang disse udgifter ikke dækkes af deltagerbetalingen for et arrangement). DFU-udgiftsbilag skal attesteres som godkendt af udvalgsformand inden fremsendelse til DFU til udbetaling Kr pr. km Faktisk omkostning efter bilag (evt. kopi af bilag) Maks. 150,- kr. pr. døgn eller faktisk omkostning efter bilag (evt. kopi af bilag) Kr pr. km Faktisk omkostning efter bilag (evt. kopi af bilag ) Forplejning maks. 150,- kr. pr. døgn eller faktisk omkostning efter bilag (evt. kopi af bilag) Transport kr pr. km og bro eller færge som ovenfor. Procedure for afregning af udlæg og godtgørelser fra DFU. Der afregnes på DFU-udgiftsbilag. Blanketten findes på dfu.dk under administration. DFU s udgiftsbilag for udlæg og godtgørelser udfyldes og fremsendes til udvalgsformanden for det arrangement, som aktiviteten vedrører. Udvalgsformand godkender ved underskrift på DFU-udgiftsbilaget. Udlæg fremsendes til DFU s kontor vedlagt originalbilag som dokumentation for afholdte udgifter. Fremsendte godkendte udgiftsbilag udbetales inden for 14 dage til den anviste bank konto. Udgiftsbilag, bilag m.v. kan indscannes og fremsendes på mail: [email protected] eller alternativt med alm. post

4 DFUs bankbeholdning DFU har sammenlagt en del konti for at få et bedre overblik. Vi har pt. 3 konti hvor der er placeres mindst ,- til en høj rente. Vi har en driftskonto der pr havde mindst ,- stående. Bestyrelsen besluttede at såfremt det er muligt at udtage kr af driften placeres de på en god rente konto. Dette kan ske i en anden bank end danske bank hvor vi pt. har de øvrige midler stående. 4. Kontorflytning samarbejdsaftale I forbindelse med det nye kontorfællesskab er også en fælles IT aftale. Aftalen indeholder kun de basale ting som en arbejdsstation skal have. DFU ønsker at der i fremtiden kan benyttes en internet møde form f.eks. Windows live eller skype. Ole undersøger hvad skype koster, så der kan sammenlignes priser. I den nye IT aftale er det muligt at tilkøbe Windows Live. Bestyrelsen godkendte samarbejdsaftalen. 5. KDA fremtidige samarbejde Konsekvensens af det ekstraordinærer repræsentantskabsmøde i KDa blev at DMU igen er medlem igen af KDA. Bestyrelsen besluttede at DFU forholder sig vurderende i hvert enkelt KDA sag om hvorvidt DFU skal involveret sig. Som udgangspunkt deltager DFU deltager kun i områder vi kan få udbytte af. Pkt. tages op på næste bestyrelsesmøde. 6. Medlemsformer DIF Katrine og Jan deltog i DIF mødet d. 31. januar om nye medlemsformer. Generelt er forslagene fra DIF ikke specielt attraktive for DFU. Specielt forslaget til et nyt vækstforum fort specialforbund med under 2000 medlemmer fik ikke den store opbakning fra de små specialforbund. Grundidéen er at det økonomiske tilskud udover grundtilskudet indgår i en fællespulje for alle de små forbund og evt. nye vækstforbund. DIF lægger yderligere 2. millioner i puljen. Hvert enkelt forbund forhandler efterfølgende med DIF om hvilke indsatsområder de skal have og hvad målet med arbejdet er. Deltagelsen i et vækstforum er ikke frivilligt hvilket giver problemer i forhold beslutningskompetencen på et specialforbunds repræsentantskabsmøde. Pt. bliver DFU ikke ramt, hvis forslaget vedtages. De små forbund bliver indkaldt til et særskilt møde med DIF for at finde ind til om der kan finde enighed om forslaget. Katrine havde en god snak med svæveflyvernes formand og generalsekretær som heller ikke fandt forslaget positivt. Katrine laver et udkast til høringssvar til DIF.

5 7. E- mail beslutninger Bestyrelsen har vedtaget at Flemming Olsson er næstformand frem til rep. mødet d. 17. marts. 8. evt. IU har indstillet Johnni Meier til Tandem eksamener. NJFK kontaktes for at høre om de kan lave en samlet afvikling. JN kan I løfte den samlede sammen med CP. Alt. Kokholm. DM præs. ikke umiddelbart interesseret i fælles DM. Der afvikles et samlet DM Alex kontakt med DR me tema min sport og kvindelandsholdet. Afvikles senere. KDA bestyrelsesmøde næste 13. februar. Aktionsliste bestyrelsesmødet d. 6. februar 2012 Nr. Beskrivelse Status Afsluttes dato Ansvarlig 1 De økonomisk retningsliner for afvikling af stævner/dm tages op. Begyndt. Marts Ina/ Gammel oplæg sendes til Ina 2 Det undersøges, om der kan laves Ikke begyndt December Flemming/Jan møder i henholdsvis øst og vest med en samling af klubbernes bestyrelser. Jan undersøger tid og sted for møder. 3 Udarbejdelse af en guideline for Er i gang udvalgene vedr. udvalgsarbejdet. AB skal gennemgås. 4 Visionsudarbejdelse I gang. m Flemming arbejder videre med oplægget efter input fra BM. marts Katrine/Alex Bestyrelsen 5 Politigodkendelse af opvisninger I gang Afventer tilbagemelding fra SLV stadig Katrine 6 Referent rep.mødet 2012 I gang Marts 2012 Flemming 7 Projektspringeres paybackdeltagelse Følger op. i FS-aktiviteter Evalueres i bestyrelsen. Fremtid? 8 Stoffaldskærmsvingen Afventer svar fra militære 9 Evaluering og revision af FS-projekt samt myndigheder Følger op Alex marts Jan BE 16.marts Alex

6 landsholdsammensætning Intro-dvd er Hele året Uddeles ved arrangementer. Gennemoptryk når lager udløber. Lægge på hjemmeside. Jan 11 KDA samarbejde På dagsorden på Bestyrelsen næste bestyrelsesmøde i marts 12 Underskrift af samarbejdsaftale for Forberedes Marts Alex og Flemming kontor fællesskabet 13 Høringssvar til DIF om I gang Senest 24. Katrine medlemsformer februar 14 Pokaler I gang 10. marts Jan