Til samarbejdsgruppen for indlæggelse og udskrivning. Referat af møde i ind- og udskrivningsgruppen den 4. september 2014

Transkript

1 Til samarbejdsgruppen for indlæggelse og udskrivning Hospitalsenheden Vest Holstebro Staben Kvalitet og Udvikling Lægårdvej 12 DK-7500 Holstebro Tel Referat af møde i ind- og udskrivningsgruppen den 4. september 2014 Sted: Udvalgsværelse 2, Regionshospitalet Herning Afbud fra: Else Kathrine Ladefoged, Jonna Nielsen, Solvej Nielsen, Anne Marie Rask, Helle Østergaard, Gitte Rasmussen. 1. Godkendelse af dagsorden Dato: AnnBritt Krog Mail: AnnBritt.Krog@vest.rm.dk Lokaltlf.: Mobil: Side 1/9 Godkendt 2. Godkendelse af referat Godkendt Tryksårspakken udsættes til næste møde På mødet i maj var tryksårspakken på dagsordenen. Det blev besluttet at kommunerne ønsker ikke at indgå i flere projekter på nuværende tidspunkt, men vil gerne vidensdele på tværs. Kvalitetskonsulent Charlotte Mouritzen kontakter kommunerne. Stomimateriale til patienter: Det har været på Faglig Følgegruppe og her besluttedes det at der skulle nedsættes en arbejdsgruppe med deltagelse af alle 6 kommuner. Kommuner har meldt navne ind og der indkaldes snarest 3. Medicinkoncept i Hospitalsenheden Vest v/jeanette Henriksen Indstilling: information og dialog Sagsfremstilling: I Hospitalsenheden vest skal vi i gang med at implementere et nyt medicinkoncept frem imod DNV Gødstrup. Konceptet går i sin enkelthed ud på at patienter skal medbringe egen medicin til hospitalet og bruge af det for at højne sikkerheden i overgange og udvikle en større grad af patientinvolvering i medicineringsforløbet.

2 Alle interessenter vil blive involveret i processen som forventes påbegyndt gradvist næste år. Jeanette Henriksen fra K&U som sidder med i udviklingsgruppen samt i DNV Gødstrup sekretariatet vil orientere om indholdet af konceptet og vil gerne drøfte evt. udfordringer og fordele ved konceptet med jer. Referat. Jeanette beretter om tankegangen bag det nye medicinkoncept - patienternes egen medicin skal anvendes suppleret med den aktuelle behandling som sygehuset ordinerer. DNV Gødstrup har en vision om at være patientens hospital og derfor er der både i de fysiske rammer og i arbejdsgange tænkt ind, hvordan patienterne kan blive mest muligt selvforvaltende. Desuden ses mange utilsigtede hændelser indenfor medicinområdet i sektorovergange, det kan anvendelsen af egen medicin være med til at forebygge. I England har man også arbejdet med at få patienternes egen medicin med ind på hospitalet, og de har udviklet en Green Bag, som er en grøn medicinpose der anvendes ved indlæggelse og udskrivelse på/fra sygehuset. Når patienten skal indlægges, samles patientens medicin i posen som medbringes på sygehuset, hvor det bliver gennemgået af en læge på stedet, og det der skal anvendes lægges i sengebordet. Ved udskrivelse tager patienten medicinen med hjem igen og den er nu opdateret ift. eventuelle ændringer. Side 2 Hvordan udlevering af poserne til borgerne skal håndteres i Vestklyngen, arbejder man fortsat videre med. Poserne kunne fx ligge offentlige steder som biblioteker, egen læge osv. Det er planen, at medicinen fremover skal administreres på patientens stue, ved patientens sengebord, hvor medicinen opbevares aflåst. Der opstarter en projektstyregruppe til efteråret hvis formål er i første omgang er, at få skrevet projektansøgning til Trygfonden færdig. Her søges bl.a. midler til en projektleder. Herefter skal gruppen arbejde videre med udvikling og opstart af pilotprojekt, og her udvides projektstyregruppen med de tværsektorielle samarbejdspartnere. Jeanette efterspørger muligheden for sparring til projektansøgningen fra kommuner og praksis, og dette er der tilslutning til. Siden vil der være behov for at udpege kommunale og almen praksis repræsentanter til projektstyregruppen. Kommentarer fra kommunerne: Der ligger en udfordring ift. de demente og neurologiske borgere. 2

3 Det er vigtigt at gøre de pårørende opmærksomme på deres rolle omkring konceptet, at borgeren har egen ansvar for medicinen. I Hvidovre køres et lignende projekt, hvor borgerne bliver bedt om at tage egen medicin med ind. Medicinen pakkes i 10 styks pakker og opbevares i sengebordet med en hængelås. Borgeren tager selv deres medicin og registrer selv når de tager medicin. Farmaceuter og farmakonomer instruerer borgeren i hvordan de tager medicinen. Erfaringer fra udlandet viser, at konceptet omkring egen medicininvolvering højner compliance, eksempelvis ved at borgerne husker at tage deres medicin mv. Side 3 4. FMK i kommuner v/jeanette Henriksen og Else Hjortbak Indstilling: Orientering og dialog om fremtidige handlinger Sagsfremstilling: FMK er ved at blive implementeret i Hospitalsenheden Vest og almen praksis. Kommunerne i Vestklyngen vil opstarte FMK i nær fremtid. Til mødet kunne det være meget fint, om hver kommune har afklaret, hvornår det er planen, at de går på FMK. Der er behov for at afdække om dette giver os nogle udfordringer i det tværsektorielle samarbejde mellem hospital, kommune og Almen praksis. Derfor bedes I alle overveje om I skønner dette giver os nogle udfordringer og evt. hvad vi må gøre inden implementeringen. Referat. Struer kommune: udtalelserne på mødet er suppleret op. Vedr. FMK forventer vi, at alle vores medarbejdere har modtaget undervisning i anvendelse af FMK, inden slutningen af januar Vi henter de første FMK kort ned d. 6. januar 2015 Uddrag fra rapport om FMK (er vedhæftet referatet) Første gang der blev hentet oplysningerne fra FMK, blev der konstateret uoverensstemmelser på: Assens: På 22 borgere (ud af 23 borgere). Hedensted: På 3 borgere (ud af 11 borgere). Aalborg: På alle 13 borgere. Kommunernes forventede opstart af FMK: Struer: bølge 1: opstart i februar Holstebro: bølge 1. Lemvig: bølge 2 Herning: bølge 3 3

4 Ikast-Brande:? Ringkjøbing-Skjern:? Det blev drøftet hvorledes der kan dæmmes op for de fejl der opstår i FMK. Jeanette vil gå videre med problemstillingen i den regionale gruppe for patientsikkerhed ved at foreslå, at man kan lægge FMK ind i systemet UTH, så man kan registrere antallet af fejl i FMK. D. 10. december afholdes møde i medicinhåndteringsgruppen, hvor kommunerepræsentanterne kan bidrage med input til orientering/drøftelse af udfordringer ved FMK. Det aftales at kommunerepræsentanterne i vores gruppe går tilbage i de enkelte kommuner og skærper opmærksomheden på de udfordringer som der opleves med FMK. Side 4 5. Regional rammeaftale for Medcom og Vestklyngeaftaler for koorespondancebreve v/ Else Hjortbak Indstilling: dialog og evt. beslutning om gennemførelse af audit Sagsfremstilling: Der er i forår 2014 kommet en regional rammeaftale for anvendelse af Medcom standarder. Denne aftale ligger meget tæt op af den Vestklyngeaftale, vi havde her tidligere. Den nye aftale er lagt på Sundhedsaftaler e-dok. (medsendt som bilag) I Hospitalsenheden Vest har vi planer om at lave en audit af indkomne Medcom beskedder. Kunne det være en ide at kommuner også gennemfører en audit? Formålet med audit kunne være at kvalificere de informationer, der afsendes fra begge sektorer. Det er en kendt problemstilling at begge sektorer har en stor udfordring i at udfylde funktionsoplysninger med tal og tekst. Her i Vestklyngen har i tæt samarbejde mellem kommuner og Hospitalsenheden Vest udarbejdet aftaler for anvendelse af korrespondancebreve. Som udgangspunkt er aftalen, at Medcom standarderne inden for hjemmepleje-sygehus standarder er det primær kommunikationsmiddel, mellem hospital og kommune. Hvis der er behov for yderlig kommunikation kan korrespondancer anvendes. Aftalerne for anvendelse af korrespondancebrevene træder i kraft medio september, og det er henholdsvis kommuner og HEV, der er ansvarlig for implementeringen. Aftalerne for 4

5 anvendelse af korrespondancebreve lægges på sundhedsaftaler e-dok. Implementering af aftalerne ligger i samarbejdsgruppen for indlæggelse og udskrivning. Beskrivelse af korrespondancebreve med indhold udleveres på mødet. Referat. Else Hjortbak orienterer om baggrunden for og ideerne bag korrespondancebrevene. Korrespondancebrevene skal kun anvendes i de tilfælde hvor MedCom standarderne ikke kan anvendes. Der afholdes to temadage i september for HEV personale herunder KIT nøglepersoner, KIT ansvarlige, dokumentationsansvarlige, kvalitetskoordinatorer samt andre relevante faggrupper som eksempelvis sekretærer. Side 5 Korrespondancebreve vil omfatte ambulante patienter Kommentarer fra kommunerne: Struer kommune oplever, at tekst og overskrifter smelter sammen i korrespondancebrevet. Det kan skyldes opsætningen i kommunen, hvilket Birgitte går tilbage og undersøger. Der planlægges en audit fra hospitalets side, hvor der kigges på indlæggelsesrapporter, udskrivelsesrapporter, plejeforløbsplan samt korrespondancebreve med henblik på at belyse hvilke udfordringer vi står med. Kommunerne opfordres til at sende AnnBritt eksempler på sager, hvor MedCom ikke fungerer hensigtsmæssigt. AnnBritt sender en mail ud, hvor I inviteres til at sende et par eksempler. MedCom gruppen indkaldes i oktober måned til et møde, hvor de faglige udfordringer i kommunerne og HEV drøftes. Dagsorden: audit fra HEV samt gennemgang af eksempler fra kommunerne (visuelt). Birgitte (Struer Kommune) og Christina (Holstebro Kommune) sparrer med Else vedr. afdækning af antallet af automatiske/manuelle indlæggelsesrapporter. 5

6 6. Udskrivelser fra hospitalerne i sommerens løb 2014 / Elsebeth Krarup Indstilling: dialog og overvejelser over evt. handlinger Sagsfremstilling: I visitationen har vi modtaget rigtig mange plejeforløbsplaner, hvor der fra afdelingen er foreslået gæstestue også overfor borger/pårørende. I tilfælde af vi i kommunen vurderer, at vi kan passe borgeren i hjemmet, er det meget svært at få et godt udgangspunkt for en vellykket udskrivelse. I forhold til plejeforløbsplanerne, har vi behov for, at der fra sygehuset knyttes ord på det tal, de scorer borgerens funktionsniveau ved udskrivelsen (bad, hygiejne, toiletbesøg, på/afklædning osv.) for at vi kan danne os et billede af behovet for hjælp efter udskrivelsen. Vi er endnu ikke så dygtige, at vi er i stand til at sætte relevante indsatser på uden at ringe og tale med afdelingen, hvilket vi håber der bredt er forståelse for. Side 6 Referat. Der opleves problemer i kommunerne med, at terminal erklæring ikke er udfyldt. I HEV er der som svar herpå netop lavet en SFI ift. terminale erklæringer, som skal forebygge at lignende hændelser vil opstå. Flere kommuner oplever, at indlagte patienter bliver anbefalet et midlertidig ophold i plejeforløbsplanen. Hospitalet opfordres til at beskrive borgerens behov grundigt, hvorefter det er op til kommunen at vurdere, hvad patienten har brug for. Problemstillingen tages ligeledes med til oversygeplejerskegruppen (ved Bente Møller Pedersen og Bodil Overgaard) og til terapeuterne (ved Jørn Nielsen). Konklusionen er at I ikke love noget på hinandens veje. 7. Modtagelse af patienter i akutafdelinger i Hospitalsenheden Vest v/ Bente Graugaard Indstilling: dialog og initiativer til handling Sagsfremstilling: I modtagelsen oplever vi dagligt, at der er problemer med at få identificeret patienterne korrekt. Patienterne kommer ind uden nogen form for papir/id, og hvis der er id ja,så er det nogen gange uden billede. Altså kan vi ikke identificere korrekt når/ hvis patienten ex er dement og ikke kan huske egne data. Falck identificerer ikke altid. 6

7 Ligeledes er det svært hvis patienten ikke har opdateret medicinliste med ved indlæggelsen, da FMK ikke altid er ajourført. Så vores problemstilling er, at vi kan risikere at stå med en dårlig patient, vi ikke ved hvem er. Når mine kolleger kontakter hjemmeplejen for at få oplysninger om den patient, vi mener at have hos os, får de ofte at vide at det kan vi slå op og læse. Problemet er at de kommunale medarbejdere muligvis tror at personale i Hospitalsenheden Vest elektronisk kan fremskaffe oplysninger om patienten. Det kan hospitalspersonalet ikke, dersom patienten ikke er indlagt. I akutafdelingen kan patienten være ambulant op til 6 timer og her er det ikke muligt at få fat i information via Medcom. Det er en national problemstilling men der er meget fokus på at få en elektroniks løsning. Side 7 Referat. Struer kommune arbejder med problemstillingen omkring identifikation af patienter og vil meget gerne med i en arbejdsgruppe omkring det. I kommunen arbejdes der på, at udvikle et ID-armbånd. De øvrige kommuner i gruppen er meget interesserede i at lave noget lignende og det besluttes at Struer Kommune (Aniette Weibrecht), akut modtagelse (Bente Gravgaard Sørensen) og Lemvig kommune (Elsebeth Krarup) vil danner en arbejdsgruppe, der skal drøfte mulighed for identifikation af borgere. AnnBritt indkalder til møde. Alle opfordres til at indberette manglende identifikation af patienter som utilsigtede hændelse. Ved Else Hjortbak: Der oprettes ikke automatisk en advis til kommunen hos patienter der indlægges akut ambulant. Det betyder at hospitalet ingen informationer har på borgeren. Der arbejdes på højtryk for at finde en IT-løsning hurtigst muligt. Akut modtagelsen vil gerne om kommunerne vil ringe ind og indgive oplysninger om borgere som indlægges akut ambulant. Bente har tilsendt et skriv om sagsgangen, vedlagt som bilag Telefonnumer i kommunerne på sundhedsaftaler e- dok/ Else Hjortbak Indstilling: dialog om der er behov for ændring af skabelon og hvis ja hvordan gør vi det 7

8 Sagsfremstilling: Vi har behov for at vurdere om skabelonen for de oplysninger kommunerne har beskrevet i kontakt til kommuner er systematiseret, så de svarer til de mange nyt tiltag der er i kommunerne. (se bilag) Bland andet er der et behov for at kommunerne beskriver indgangen i aften/nat i Weekend til hjemmesygepleje og hjemmehjælp. Referat. Struer kommune (Birgitte Borg) og Holstebro kommune (Kristina Fleng) vil hjælpe med at kigge på opsætningen af den måde, hvorpå telefonnumre er angivet - hvornår skal der ringes på akut numre og hvornår skal der ringes på dag/nat numre. Vi kontakter de to kommuner og punktet sættes på dagsordenen på næste møde i gruppen. Else indkalder til møde. Side 8 9. Opgaveoverdragelse v/bente Møller Pedersen og Else Hjortbak Indstilling: information Sagsfremstilling: Det er nu muligt at få præparatet penicillin i 5 mill. Enheder i et lukket system. Tidligere skulle det gives i to doser af 2.mill enheder. Referat. Information tages til efterretning. 10. Piccline, CVK, TPN v/ Bente Møller Pedersen og Else Hjortbak Anvendelse af Piccline, CVK, TPN er områder som kommunerne selv håndterer hos patienterne. En del kommuner henvender sig til afdelinger på hospitalet for at få undervisning. Er der behov lidt mere systematisk undervisning eller hvordan ser kommunerne på dette. Referat. Sættes på næste mødes dagsorden. 11. Evt. De nye sundhedsaftaler træder i kraft i foråret Alle bedes drøfte med repræsentanter i Klyngestyregruppe/faglig følgegruppe, hvordan de skønner det kan organiseres. Der er Klyngestyregruppemøde den 25.november, hvor dette tages op. Referat. Næste møde afholdes d. 6.november i Holstebro. 8

9 9 Side 9

10 Erfaringsopsamling fra FMK pilotprojekter i Assens, Hedensted og Aalborg kommuner Den 2. juli 2014 Sags ID: SAG Dok.ID: MOT@kl.dk Direkte Mobil Weidekampsgade 10 Postboks København S

11 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Arbejdsgange der involverer FMK Klargøring af en borgers medicinkort Ajourføring i forbindelse med eksterne ændringer Medicinbestilling/recepfornyelse Uddannelse Tidsforbrug til klargøring af medicinkort og tildeling af rettigheder Generel læring Konklusioner

12 1 Indledning Assens (indb. ca ), Hedensted (indb. ca ) og Aalborg (indb. ca ) kommuner har i løbet af første halvår af 2014 testet en integration af Fælles Medicinkort (FMK), som hhv. Avaleo, CSC og KMD har lavet i deres Elektroniske Omsorgs- og Journalsystemer (EOJ). Erfaringsopsamlingen er baseret på interview med 3 SOSU hjælpere, 2 SOSU assistenter, 3 sygeplejersker og 4 projektledere i de tre pilotkommuner. Denne rapport samler op på de erfaringer kommunerne har gjort i forhold til: Arbejdsgange der involverer FMK Tidsforbrug Kvaliteten af medicinoplysninger Uddannelse Generel læring I denne rapport anvendes FMK-ord, som man kan finde beskrevet i dokumentet: FMK_ordforklaringer.pdf og som kan hentes fra (under Til FMKprojektlederen ). Af nedenstående tabel fremgår på hvilket grundlag erfaringerne fra kommunerne er baseret. Kommune Assens (Avaleo) Hedensted (CSC) Aalborg (KMD) (leverandør) Dato for erfaringsopsamling 26/6 25/6 30/6 Første medicinkort 3/3 4/6 29/4 hentet ned fra FMK Antal medarbejdere som har haft berøring med FMK har klargjort medicinkort (sygeplejersker) 10 har dispenseret og håndteret efterfølgende ændringer (dvs. yderligere 4 assistenter) En del flere hjælpere har administreret efter de nye medicinlister. Antal borgere, som har medicinkort baseret på FMK (bemærk Hedensted har hentet FMK oplysninger på rigtige borgere ned til et separat testsystem, 13 3

13 Kommune (leverandør) Antal læger involveret i pilotaftestning Hvilke lægepraksissystemer har lægerne Assens (Avaleo) Hedensted (CSC) Aalborg (KMD) 6 læger fra 3 lægehuse XMO og Medwin som ikke er deres normale driftssystem) 6 lægehuse 3 lægehuse (4-5 læger) XMO, Emar, Medwin, Webpraksis XMO, Emar, Medwin Note: De to største it-leverandører til lægerne er XMO og Medwin, som dækker ca. 70% af lægepraksis i hele landet. 4

14 2 Arbejdsgange der involverer FMK Vi har i denne erfaringsopsamling fokuseret på følgende arbejdsgange; Klargøring af en borgers medicinkort Ajourføring i forbindelse med eksterne ændringer Medicinbestilling/recepfornyelse 2.1 Klargøring af en borgers medicinkort Alle de borgere, som indgik i pilotaftestning, havde opdaterede eksisterende medicinkort i de lokale EOJ-systemer. Derfor er der en opgave i at kontrollere medicinkort, der hentes fra FMK og sammenligne med de eksisterende medicinkort i de lokale EOJ-systemer. Læge Klargøring af en borgers medicinkort Kommune Fælles: Fortalte lægerne hvilke borgere, der var med i pilot og hvornår kommunerne forventede, at ville basere borgernes medicinkort på FMK oplysninger. Assens: Aflevere udskrevne medicinlister til læger Hedensted: Tilbød at fremsende medicinlister (men ingen læger mente det var nødvendigt) Assens: Lægerne retter medicinkort til på FMK og afstemmer. Der var individuelle aftaler med lægerne om, hvornår kommunen kunne regne med at kort var afstemt, eller der var aftaler om at lægerne skulle sende en korrespondancemeddelelse, når borgerens medicinkort var klar. Aalborg: Tilbød at sende medicinlister til lægerne. To lægehuse tog imod dette (lægehus A og B), et lægehus gjorde ikke (lægehus C). Hedensted: Lægerne kontrollerede medicinkort på FMK Aalborg: Lægerne kontrollerede medicinkort og foretog eventuelle justeringer. Lægehus A bad kommunen om at foretage justeringer lokalt i egne medicinlister ift. de fremsendte medicinlister, inden kommunen hentede borgerens medicinoplysninger ned fra FMK. Fælles: Kommunerne henter medicinkort ned fra FMK og klargører medicinkortene i deres lokale EOJ-systemer. Når der blev observeret uoverensstemmelser tog 5

15 Læge Klargøring af en borgers medicinkort Kommune de dialog med lægerne og fik det på plads. I tilfælde af uoverensstemmelser, var kommunerne sikre på, at de havde det fulde overblik over borgerens aktuelle medicinering. Assens: I starten var der en del uoverensstemmelser der skulle på plads og der var meget kommunikation både telefonisk og elektronisk. Ift. kvaliteten af medicinoplysningerne på FMK, så kunne kommunerne på mange medicinkort se, at oplysningerne fra FMK ikke var fyldestgørende ift. borgerens aktuelle medicinering første gang de hentede oplysningerne. Dette kunne kommunerne konstatere, fordi FMK oplysningerne ikke svarede overens med borgernes eksisterende lokale medicinlister i EOJsystemerne. I alle de tilfælde, hvor der var uoverensstemmelser mellem kommunernes eksisterende lokale medicinlister og lægernes oplysninger fra FMK, var det altid kommunernes lister, som gav et fyldestgørende billede af borgernes aktuelle medicinering. I dialogen med lægerne, om uoverensstemmelser mellem borgernes eksisterende lokale medicinlister i EOJ-systemerne og FMK oplysningerne, kunne man nogen gange være i tvivl om, der var fejl i lægens it-system eller i kommunens it-system (eller i medarbejdernes anvendelse af it-systemerne). I de tilfælde loggede begge på FMK-online.dk og kunne her få et fælles billede af, hvad der var registreret på FMK. Hvis der var fejl, kunne man på denne baggrund afgøre, hvor fejlen opstod. Første gang der blev hentet oplysningerne fra FMK, blev der konstateret uoverensstemmelser på: Assens: På 22 borgere (ud af 23 borgere). Hedensted: På 3 borgere (ud af 11 borgere). Aalborg: På alle 13 borgere. Umiddelbart kan man konstaterer, at i der i Hedensted var klart færre uoverensstemmelser end i de andre to kommuner. Dette skyldes højest sandsynligt, at man igennem flere år via PEM har haft et tæt samarbejde med de praktiserende læger om borgernes medicinering. I Assens Kommune var der ingen uoverensstemmelser på det nyeste medicinkort, som blev hentet ned fra FMK. Dette kan være et tegn på, at der efter en indkøringsperiode hos den enkelte læge bliver kvaliteten af medicinoplysninger fra FMK bedre. I Aalborg var der en klar sammenhæng mellem antallet af uoverensstemmelser på den enkelte borgers medicinkort og hvor godt samarbejdet havde været med lægen. Aalborg kommune havde: Færrest uoverensstemmelser på den enkelte borgeres medicinkort med lægehus A. De havde fået tilsendt kommunens medicinlister, havde forholdt sig til medicinlisterne og havde på forhånd justeret på borgerens medicinering, som var blevet kommunikeret til kommunen (inden kommunen hentede medicinkortet fra FMK) 6

16 Næst flest uoverensstemmelser på den enkelte borgeres medicinkort med lægehus B. De havde fået tilsendt kommunens medicinlister, havde forholdt sig til medicinlisterne og havde på forhånd justeret på borgerens medicinering. Flest uoverensstemmelser på den enkelte borgeres medicinkort med lægehus C. De havde ikke responderet på kommunens tilbud om at fremsende medicinlister. Der blev konstateret følgende typer af uoverensstemmelser: Forskel i lægens ordinerede dosis og den dosis borgeren fik Dobbeltordinationer, hvor lægemiddelordinationer på samme præparat (fejlagtigt) var oprettet flere gange Lægemiddelordinationer mangler på FMK Lægemiddelordinationer fremgik af FMK, men borgeren skulle ikke tage præparaterne Uhensigtsmæssig angivelse af ordineret dosis Gamle pauseringer, hvor det fremgik af FMK at ordinationen stadig var pauseret, men borgeren skulle enten ikke tage præparatet længere eller var sat i gang igen. Afsluttede løse recepter fremgik af FMK (for at få dem fjernet fra FMK, skal lægerne markere dem som uaktuelle) Håndkøbsmedicin fremgik ikke af FMK pn ordination optræder som en fast ordination En SOSU assistent på et plejecenter anbefalede, at et godt tidspunkt, at knytte en borgers medicinkort til FMK, ville være umiddelbart efter borgeren har fået foretaget den årlige medicingennemgang. Da man på dette tidspunkt, havde samme billede af borgerens aktuelle medicinering. I Aalborg har man valgt, at kun sygeplejersker klargører borgeres medicinkort, hvorefter SO- SU assistenter (og evt. sygeplejersker) står for dispensering af medicin og den løbende just e- ring af medicinkort når der sker ændringer. Klargøringen af medicinkort bliver af medarbejderne opfattet som svært, fordi man skal forholde sig til mange oplysninger og mange muligheder i EOJ-systemerne. Endvidere kan der være meget kontakt med læge, som foregår over flere dage, når der er uoverensstemmelser. Det kan være svært for medarbejderne at huske, at der skal følges op. 2.2 Ajourføring i forbindelse med eksterne ændringer Når en borgers medicinkort i EOJ-systemet er baseret på medicinoplysninger fra FMK, er medicinkortet knyttet til FMK. Hvis der eksternt sker ændringer på borgerens medicinkort, bliver kommunen adviseret om dette fra FMK. Den enkelte medarbejder får enten en advis eller bliver gjort opmærksom på ændringen i en medicin oversigt. Eksterne ændringer kan fx være dosisjustering ifm. lægebesøg, medicinkort suspenderes ved indlæggelse på sygehus eller lægemiddelordinationer ændres og medicinkort afstemmes ved udskrivelse fra sygehus. Alle kommuner oplevede, at der skete ændringer på nogle borgeres medicinkort efter de var tilknyttet FMK. Adviseringen fra FMK, om at der var sket ændringer, fungerede fint. Når en 7

17 medarbejder blev adviseret om ændringer, loggede medarbejderen på FMK og opdaterede det lokale medicinkort i EOJ-systemet ift. ændringerne. Før man begyndte at anvende FMK til at kommunikere medicinoplysninger, var det mange steder en fast rutine, at lægerne sendte en korrespondancemeddelelse til kommunen om ordinationsændringer, og hvorfor de er foretaget. Når en borgers medicinkort er knyttet til FMK, får man i kommunerne kun ordinationsændringerne fra FMK, men ikke forklaringen på hvorfor en læge har foretaget en ændring. Nogle læger har sendt en separat korrespondancemeddelelse med begrundelsen for ordinationsændringerne andre ikke. I nogle få tilfælde har kommunerne været i tvivl om ordinationsændringer var korrekte. Fx havde en læge seponeret en creme, men personalet på plejecenteret vidste, at borgeren stadig havde udslæt. I et andet eksempel havde et sygehus seponeret en borgers psykofarmaka ved udskrivelse, men kommunen havde en formodning om, at ordinationen blot skulle have været pauseret under indlæggesen. Den kommunale sygeplejerske vidste, at borgeren havde været i behandling med dette præparat i flere år, og hvis en borger skulle stoppe med dette præparat, sker det normalt igennem en nedtrapning. Hvis kommunerne stopper med at få begrundelser for ordinationsændringer via korrespondancemeddelelser, giver det en øget risiko for fejl i ordinationsændringer ikke opdages. En generel advarsel er, at man skal passe på ikke at sætte sin faglighed til side, fordi informationerne nu kommer fra FMK. Pas på medarbejderne ikke mister deres kritiske sans. I en kommune er der bekymring for, om sygehuse seponerer en ordination ved indlæggelse, og glemmer at igangsætte ordinationen igen ved udskrivelsen, hvis det pågældende præparat ikke skal tages under indlæggelsen. Der har været to tilfælde, hvor borgere med FMK tilknytning er blevet udskrevet fra sygehus og i begge tilfælde er medicinkortene blevet af-suspenderet og medicinlisterne var opdateret. En borger med FMK tilknytning har været på besøg i et ambulatorium, hvor de ændrede på borgerens ordinationer, og ambulatoriet bad en anden læge om at kigge på en bestemt ordination. Efter den anden læge havde justeret denne ordination, blev borgerens medicinkort afstemt på FMK. Alt fungere fint og kommunen blev løbende adviseret om ændringerne. En kommune fik på en borger en advis fra FMK, da borgeren blev indlagt og borgerens medicinkort blev suspenderet. Men kommunen fik ikke en Medcom indlæggelsesadvis, som kommunen plejer at få. FMK fungerede i denne situation, som en ekstra informationskilde ift. om borgere bliver indlagt. 8

18 2.3 Medicinbestilling/recepfornyelse Når en borgers medicinbeholdning er ved at være brugt op, anmoder kommunen en læge om at få fornyet recepten eller i tilfælde af tilbageværende udleveringer på en flergangsrecept, sender de en medicinbestilling til apotek. Når borgere tilknyttes FMK sker medicinbestilling og anmodning om receptfornyelse via FMK. Som en hjælp til kommunerne holder FMK styr på, om der er flere udleveringer tilbage på en flergangsrecept. Hvis der er flere udleveringer tilbage, sendes en medicinbestilling til apotek, hvis ikke, sendes en anmodning om receptfornyelse til lægen. Ikke alle lægers it-systemer har været klar til at modtage anmodninger om receptfornyelse via FMK og derfor har man i pilotkommunerne været nødt til at sende disse anmodninger vha. korrespondancemeddelelser eller håndterer det i det gamle EOJ-system. Det forventes, at de praktiserende lægers it-systemer alle har en løsning på plads efter sommerferien, og dette er en forudsætning for fuld ibrugtagning. Selvom medicinbestilling/recepfornyelse ikke har fungeret via FMK, har man fra kommunerne udtrykt bekymring for, om det stadig vil være muligt at få en samlet levering fra apotek til borger, hvis fx der bestilles på 3 præparater, hvor 2 bestillinger går direkte til apoteket og en bestilling først skal forbi lægen. Borgere betaler for hver gang, der foretages en levering. 3 Uddannelse I denne erfaringsopsamling opsummere vi, hvordan pilotkommunerne baseret på deres erf a- ringer har tænkt sig at uddanne medarbejderne. I Assens kommune vil medarbejder fremover få følgende uddannelsesforløb: Inden deltagelse i undervisning skal medarbejdere have læst udleveret materiale, som består af baggrundsviden om FMK og vejledning i anvendelse af EOJ-systemet 3 timers undervisning session: o Overordnet om FMK (1 time) o Klargøring af egne borgeres medicinkort (2 timer), medarbejdere skal medbringe udskrevne medicinlister fra det lokale EOJ-system Assens kommune vil afholde overordnet informationsmøde med alle lægehuse i samarbejde med deres praksiskonsulenter. I Assens Kommune skal der uddannes 50 sygeplejersker og 250 assistenter. I Hedensted kommune vil medarbejder få en dags uddannelse, med følgende forløb: Oplæg fra kursusholder om FMK Kursusholder viser hvordan en borgers medicinkort klargøres Resten af dagen skal medarbejderne bruge til at klargøre egne borgeres medicinkort, hvor 1-2 kursusholdere kan assistere dem 9

19 Undervisningen vil forløbe i hold med deltagere. Der bliver ikke indkaldt vikarer, medarbejderne har fleksibel arbejdsplanlægning. I Hedensted kommune har man valgt at uddanne sundhedsfaglige nøglepersoner (4 medarbejdere), som et supplement til eksisterende superbrugere (4 medarbejdere). Superbrugerne har forstand på, hvordan man anvender eoj-systemet, de sundhedsfaglige nøglepersoner har forstand på FMK, medicin, og hvordan man tager dialogen med lægerne. I Aalborg kommune planlægger man følgende forløb for sygeplejersker og SOSU assistenter: Information på personale møder (PowerPoint) 3 ½ times undervisningssession: o Overordnet om FMK og sikkerhed (lovgivning) o Demonstration af funktionalitet i EOJ-system (efter Herskins metode) o Praktiske øvelser (2 timer) inkludere anvendelse af navigationssedler Undervisningen vil forløbe i hold med 20 deltagere. Undervisere og superbrugere får en særskilt undervisning. Aalborg Kommune har lavet en info-side på deres intranet, som medarbejderne efterfølgende kan anvende til at finde information. Aalborg kommunes undervisningsmaterialer kan rekvireres igennem Medcom. Blandt medarbejdere var der enighed om, at det var vigtigt med hands-on i undervisningen. Derudover efterlyste en medarbejder at man i undervisningen også fik gennemgået de besværlige cases, som fx plaster hver tredje dag eller Maravan behandling. 4 Tidsforbrug til klargøring af medicinkort og tildeling af rettigheder Som en del af det at være pilotkommune, vil man skulle bruge mere tid på processer, som senere vil vise sig at kunne reduceres, efterhånden som erfaringsgrundlaget bliver større. Tid som den enkelte medarbejder anvender på at klargøre medicinkort afhænger meget af, hvor god kvaliteten er på medicinoplysningerne fra FMK. Nedenstående opsummerer erfaringerne fra pilotkommunerne: Hvis ingen uoverensstemmelser og kun få lægemiddelordinationer (mindre end 5) ca. 10 minutter Hvis ingen uoverensstemmelser og mange lægemiddelordinationer (15 eller derover) ca. 30 minutter Hvis der er uoverensstemmelser, afhænger den endelige klargøring af dialogen med lægen: 10

20 o De hurtigste kunne være afklaret samme dag. I nogle få tilfælde lykkedes det at få fat i lægen per telefon og uoverensstemmelser kunne være afklaret inden for en time. o De afklaringer, som tog længest tid, strakte sig over 5 arbejdsdage. Når en medarbejder skal have adgang til at kunne hente oplysninger fra FMK via EOJsystemet, er der en række administrative forudsætninger, som skal være foretaget, hvilket indebære tildeling ad FMK rettigheder i EOJ-systemet, tildeling af en digital medarbejdersignatur, registrering af cpr-nummer og autorisationskode, samt kontrol af navn. Hvis man har alle oplysninger til stede kan det tage 5 minutter at tildele rettighederne i EOJsystemet og 5 minutter at tildele en digital medarbejdersignatur. I en kommune har man delt arbejdsgangen, således at medarbejderne først får tildelt en dig i- tal medarbejdersignatur og først får tildelt FMK-rettigheder, når de har gennemført undervisningen. I de andre to kommuner havde medarbejderne fået begge dele inden undervisningen, da medarbejderne umiddelbart efter undervisningen skulle klargøre deres første medicinkort i driftsmiljøet. 5 Generel læring Medarbejderne er blevet spurgt, om der er noget, de synes er svært eller besværligt ved at skulle anvende FMK: Vi oplever meget begrebsforvirring hos lægerne, fx har de svært ved at skelne mellem medicingennemgang og Medicinafstemning Vi kender i forvejen medicingennemgang og nu skal vi vænne os til at sige afstemme Hvis medicinoplysninger fra FMK ikke stemmer med vores lokale oplysninger, så er dialogen med lægen blevet mere besværlig, fordi der nu kan være forskellige tekniske problemer inde over, som vi ikke tidligere havde [kommentar fra medarbejder i Hedensted hvor man har PEM] Hvis der er uoverensstemmelser på en borgers medicinkort, er det mere besværligt, at vi nu skal vente på, at lægen får opdateret FMK. Før kunne vi blot registrere ændringerne med det samme Alt nyt er svært Medarbejderne er endvidere blevet spurgt, om der er noget, de synes er godt ved indførslen af FMK: Da vi i forvejen har PEM har vores medarbejdere ikke oplevet store ændringer Det er rigtig godt at løsningen i eoj-systemet meget ligner den løsning, vi havde i forvejen. Ordinationsændringer vedligeholdes nu af lægen og ikke af os 11

21 Jeg synes, det er genialt. Vi skal ikke længere huske at få ordinationsændringer skrevet ind i systemet Det er mere sikkert, når vi får lægens ordination direkte, i stedet for at vi skal være mellemmand, der sidder og taster Vi undgår tastefejl når lægemiddelordinationer kommer direkte fra FMK Vi skal ikke længere oprette det hele Jeg bruger færre ressourcer på at være tovholder på borgeres medicinering, når der er flere læger inde over. Det er blevet nemmere at knytte handelsnavnet til en ordination Fejl som tidligere først blev opdaget ved den årlige medicingennemgang, bliver nu opdaget tidligere Man skal gi det en chance men så bliver det nemmere og mere sikkert Vi vil have flere borgere tilknyttet FMK så hurtigt som muligt Der var stor enighed om, at den største gevinst ved FMK er, at alle der er involveret i en borgers medicin nu er enige om og bekendte med borgerens samlede aktuelle medicinering og de forventer, det giver en bedre sikkerhed!. 6 Konklusioner Alle tre kommuner var godt tilfredse med involveringen i EOJ-leverandørernes udviklingsforløb, det har betydet et større ressourcetræk end forventet, men samtidig er opfattelsen at resultatet er blevet rigtig godt. Alle tre kommuner har oplevet et godt samarbejde med EOJleverandørerne. Undervejs i pilotforløbene har der været mindre fejlretninger i EOJ-systemerne. EOJleverandørerne har alle prioriteret projektet højt og lavet de ændringer, der skulle til for at få fejl i deres EOJ-systemer løst. De største udfordringer i pilotforløbene har været praktiserende lægers it-systemer og de praktiserende lægers anvendelse af disse. En medarbejder pointerede, at man ikke skal blæse problemet med de praktiserende læger op der er også rigtig mange samarbejdsvillige læger, og tilføjer, vær forstående overfor, at de faktisk har problemer med deres it-systemer. Alle tre kommuner er tilfredse med den løsning deres EOJ-leverandør har leveret, og i alle tre kommuner er det besluttet at skalere til fuld drift. Eksisterende FMK-vejledninger fra KL og Medcom vil efterfølgende blive opdateret på baggrund af erfaringerne fra de kommunale FMK pilotprojekter opsamlet i denne rapport. 12

22 Her en lille oversigt over hvor og hvordan patienten kommer til behandling/ indlæggelse i HEV Patienter bliver af egen læge meldt til visitationen (som sidder i Herning) her bliver de visiteret til de forskellige matrikler. Til skadestuen Herning kommer alle patient kategorier medicinske, ortopædkirurgiske, kirurgiske, traume patienter osv. I Akut modtagelsen Holstebro kommer ortopædkirurgiske skade patienter, urologiske, medicinske og nogle neurologiske patienter. Der kommer ligeledes i Holstebro 112 opkald for de medicinske patienter samt de medicinske patienter der ikke er set af egen læge inden for de sidste par dage. I Holstebro er der også afd. MM som modtager de medicinske patienter der er set af læge. Alle de patienter der starter i akut modtagelserne er akut ambulante, det vil sige at det er ikke muligt for personalet i akut modtagelserne at læse om patienten i Medcom. Patienterne har ofte flere timers ophold i akut modtagelserne inden evt. indlæggelse eller udskr. til hjemmet. I akut modtagelserne foregår der patient identifikation, journaloptagelse og opstart af behandling. Dette kræver at vi ved noget om patienten og hvilken medicin patienten får Så snart patienten bliver indlagt på afd. er det straks muligt at læse i Medcom. Bente Graugaard Sørensen Afdelingssygeplejerske