1. Introduktion. 2. Begreb og definitioner. 3. Afregningsmetrik. Servicebeskrivelse Robotics it-arbejdsplads (RIA)

Transkript

1 1. Introduktion Dette aftaleblad beskriver indholdet af Statens It s robotics it-arbejdsplads, kaldet RIA samt de standardfunktioner, som indgår i serviceleverancen. Med standardfunktioner, henvises til de daglige operationer og processer, der er nødvendige for at opretholde det aftalte serviceniveau og som er inkluderet i prisen på ydelsen. RIA er en samlebetegnelse for services fra Statens It relateret til Robotic Proces Automation (RPA). Denne servicebeskrivelse tager udgangspunktet i produktet UiPath. 2. Begreb og definitioner Begreb Definition Orchestrator Orchestrator er UIPath s serverplatform. Den bruges til at styre robotterne og tilbagerapportere, hvordan eksekveringen er forløbet. Gennem platformen kan robotterne holdes opdatereret og ved processer med mange gentagelser, kan flere robotter arbejde sammen omkring en kø af opgaver. UiPath Studio Udviklersoftware, som bruges til at udvikle koden til robotten. Studio kan eksportere pakker af kode, som kan bruges andre steder (fx i Orchestratoren). Attended automatisering Attended automatisering er samarbejde mellem medarbejder og robot, hvor menneskeligt input er en forudsætning. UiPath Studio er installeret på en arbejdsstation og udløses af specifikke begivenheder, handlinger eller kommandoer. Fordi overvågning af automatisering ofte involverer medarbejdere, der bevæger sig mellem flere grænseflader eller skærme i en given transaktion eller kontekst, skal denne form for automatisering være fleksibel og brugervenlig, således medarbejderne fortsat kan arbejde mens processen eksekveres. Unattended automatisering Unattended automatisering betyder at robotten som udgangspunkt fungerer uden menneskeligt indput. Eventuelt input kommer i form af via Orchestrator. Unattended er den absolut mest brugte form for automatisering. Det forventes af disse typer automatisering udelukkende styres gennem Orchestrator og der lægges op til at de eksekveres så effektivt så muligt, så licenser kan benyttes døgnet rundt. Vedligehold af mange robotter sker også mest effektivt med unattended robotter. Robot-bruger (J-bruger) Særlig bruger til afvikling af RPA-proces. RIA-virtuelle arbejdspladser til RPArobotter Virtuel desktop med Windows 7 eller 10. Dette image er med vilje så simpelt så muligt for ikke at forstyrre robotterne. 3. Afregningsmetrik Følgende afregningsmetrikker er mulige for RIA Navn Beskrivelse Afregningsmetrik Dato: 03. september 2018 Side 1 af 6

2 Brugerkonto til afvikling af robotter i produktion Se herunder per robotbruger per år. RIA-virtuelle arbejdspladser til afvikling af unattended RPA-robotter. Se herunder per virtuel arbejdsplads per år. Andel af central Orchestrator, til igangsættelse af unattended robotter Se herunder per. kunde per år. 4. Definition af service Servicen RIA defineres som følgende enheder Enhed Beskrivelse Opgørelsesmetrik Brugerkonto til afvikling af Ved brug af RPA, benyttes brugerlogin i forskellige robotter i produktion sammenhænge fx: Antal J-brugere Login i Windows sessionen Login i diverse systemer og platforme Login til API (Application Programming Interface). I særtilfælde, kan login forekomme gennem single-sign login, altså nedarvet fra Windowsbrugeren. Statens It har udviklet en særlig brugerkonto (kaldet J-konto), som i fagsystemer og i Statens It s AD kan adskilles fra almindelige brugerkonti. Rettigheder og adgange En J-bruger bør kun have de rettigheder processen kræver. Rettighederne kan deles op på flere J-brugere for at leve op til princippet om separation of duties. Kunden og Statens It kan i samarbejde med ejeren af det fagsystem, hvori robotten skal arbejde, tildele de nødvendige rettigheder. Statens It anbefaler at rettigheder (credentials) til J- brugeren gemmes i krypteret form i fx. Orchestratoren. J-konto adskiller sig fra en almindelig brugerkonto ved, ved, at robotbrugeren ikke skal skifte kodeord og rammes af færre gruppepolitikker hvilket dog stiller højere krav til kompleksiteten af adgangskoden(min. 15 tegn). RIA-virtuelle arbejdspladser til afvikling af unattended RPArobotter. Udvikling og test af robotter sker på VDI er i Statens It s Antal Virtuelle desktops datacenter, hvor fysisk sikkerhedsproblemer er elemineret. VDI erne afvikles af Statens It, som følger en givet SLApå de generelle versioner (images). Andel af central Orchestrator Kunden kan købe sig adgang til egen tenant i den centrale Orchestrator og herfra afvikle og overvåge egne robotter. En tenant per kunde. Orchestratorlicens betales i fællesskab af alle RIA-kunder. Dato: 03. september 2018 Side 2 af 6

3 Tenant vil være specifik for den givne kunde, hvorved al data isoleres. Kundens tenant har en administrator og mulighed for at lave specifikke brugere og roller. Den enkelte tenant kan opdeles i units dvs. forretningsheder, hvorved data og brugerrettigheder kan adskilles. Software UiPath (læs mere her): Minimums licenskrav fra UiPath er en studielicens og en robotlicens. Studiolicens: Udviklerlicens, der giver adgang til programmering af UiPath-robotter og kan bruges til at afvikle attended-robotter samt udgive robotter til unattended afvikling på Orchestrator. Unattended / Robotlicens: Licens til un-attended robot. Denne licens knytter sig til den virtuelle maskine og kan derfor bruges selvom der logger flere forskellige J-brugere ind på den virtuelle maskine. Tilkøbsmuligheder Rådgivning omkring RIA kan tilkøbes fra Statens It efter teknisk behov. Der oprettes et kundeprojekt hos Statens It og afregnes efter medgået tid. 5. Forudsætninger og begrænsninger Tabellen nedenfor viser hvilke forudsætninger af enhver form (fx informationer, processer, data, ekspertise etc.) der skal være på plads før overførsel af driftsansvar kan forekomme, samt hvilke eventuelle begrænsninger der betinger serviceleverancen. Eventuelle afvigelser fra de forudsætninger som defineret nedenfor, skal korrigeres ved skriftlig aftale mellem Kunden og Statens It under transition. Ved uoverensstemmelse efter serviceleverancen har fundet sted, skal dette forvaltes i aftalen sammen med dokumentation for medførte konsekvenser heraf. Forudsætning og begrænsning Beskrivelse Servicens tilgængelighed Da robotterne har 24-timers drift, vil infrastrukturen i også være underlagt driftsmodel 1 og overvågning. Tilretning af den virtuelle arbejdsplads (VDI) til den enkelte kunde Speciel tilretning af en VDI, fx særlige indstillinger, genveje osv. opsættes af kunden i en udviklings- og testscenarie. De programmer som kundens robotter skal have adgang til, skal i nogen tilfælde overføres til det virtuelle miljø af Statens It s medarbejdere. Det bør angives tidligt i bestillingsprocessen, hvis en kundens robot har særlige hardwaremæssige krav (fx bruger tekstgenkendelsessoftware meget processorkraft). Dato: 03. september 2018 Side 3 af 6

4 6. Aktivitetsmatrice De følgende aktiviteter er en del af RIA: ITIL-proces Aktivitet Beskrivelse Frekvens Vedligehold Når robotter driftes fra central Orchestrator, er ansvaret for Orchestratorens oppetid og vedligehold hos Statens It. Statens It vedligeholder Orchestrator-platformen og sørger for, at licensen deles mellem kunderne. Patch management VDI er vil blive sikkerhedsopdateret hver måned i samme cyklus som SIA-klienter. Der kan desuden forekomme yderligere out of band - emergency patches. Derudover vil der være behov for servicevinduer i forbindelse med opdatering af Orchestrator-serveren, og dette aftales løbende med kredsen af RIA-kunder. Der forventes to større opdatering af Orchestrator platformen per år Disse vil følge UIPath s release roadmap. Månedligt. Udvikling Udvikling kan ske hos kunden eller hos 3. part. Se evt. dokumentet egnethedsvurdering og best practice som kan hentes fra Statens It s serviceportal. Change management (alle robotter i produktion skal underlægges almindelig change management ved oprettelse og ændring fra juni 2018). Der kan i særlige tilfælde være behov for emergency changes, men dette bør holdes til undtagelsen frem for reglen. Selv ved hurtige ændringer, der kræver emergency changes er det meget nødvendig med grundig dokumentation samt en klar rolle- og ansvarsfordeling for service af hver enkelte proces i produktion. Licens (Lifecycle Management) Licensregler Indkøb af licenser, overvågning af, om der er nødvendige licenser til rådighed og sikring af, at licensreglerne overholdes. Capacity management Disk og database kapacitet Kun relevant i forhold til infrastruktur og miljø ikke ift. den enkelte VDI. Incident management Incident Management Ved incidents undersøges årsagen. Der kigges på infrastrukturen, den måde databaserne er sat op og på logfilerne. Der foretages fejlrettelse og incident-håndteringen udføres i henhold til SLA erne for hastigheden af rettelsen. Dato: 03. september 2018 Side 4 af 6

5 ITIL-proces Aktivitet Beskrivelse Frekvens Der er 2-3 medarbejdere med kendskab til systemets infrastruktur og opsætning, som kan håndtere incidents på en kvalificeret måde og sikre at der leves op til SLA erne. Problem management Forbedringer Ved gentagne incidents med samme problem, oprettes problem kandidater med henblik på at undgå gentagelser. Det vurderes, om forbedringen foretages som en del af servicen eller kræver bestilling af et kundeprojekt. Backup Backup af databaser Der tages ikke backup af data, men af klient og indstillinger. Vi kan genskabe tilbage til seneste 3 images (kørende + 2 forrige). - Specifik RPA-programmering bør opbevares udenfor VDI-miljø (f.eks. i Orchestrator). Restore Restore af databaser Der tages ikke backup af data, men af klient og indstillinger. Vi kan genskabe tilbage til seneste 3 images (kørende + 2 forrige). - Specifik RPA-programmering bør opbevares udenfor VDI-miljø (f.eks. i Orchestrator). 7. Ansvarsfordeling Driftsinfrastruktur Den infrastruktur som styringsserver og virtuelle desktops arbejder på er underlagt Statens It s driftmodel 1, hvor konstant overvågning og backup er inkluderet. Driftsmodel for det pågældende system Ansvarsfordeling 1 Fremgår af komponentblad for driftsmodel 1 RIA Ansvarsfordelingen for RIA fremgår af nedenstående RACI-matrice Begrebsforklaring til ansvarsbeskrivelsen: R Udfører (Responsible) opgaven. Der kan være flere R er pr. opgave A Ansvarlig (Accountable) for at opgaven gennemføres. Kun ét A pr. opgave. A kan også være R C Rådspørges (Consulted) i forbindelse med gennemførelse af opgaven (tovejskommunikation) I Informeres (Informed) om fremskridt eventuelt ved afslutning af opgaven (envejskommunikation) Dato: 03. september 2018 Side 5 af 6

6 * Information følger samme flow som SIA-maskiner ved patch management (patch management og sikkerhedshåndtering) ** Der tages ikke backup af data, men af klient og indstillinger. Statens It kan genskabe tilbage til seneste 3 images (kørende + 2 forrige) *** Kun relevant i forhold til infrastruktur og miljø ikke ift. den enkelte VDI. **** Vil oftest foregå i et kundeprojekt og afregnes efter medgået tid. Dato: 03. september 2018 Side 6 af 6