Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 12. december 2016 kl på Odder Rådhus, Møderum 5

Transkript

1 Medlemmer: Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 12. december 2016 kl på Odder Rådhus, Møderum 5 Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Niels Pytlich, Jacob Brandt Rasmussen, Jette Schæfer Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Birgit Elkær Hegelund, Torben Frederiksen, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Morten Dam Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra møde den 31. oktober 2016, dok. nr Referat godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 3. Orientering fra formand og næstformand Ændringer i den pædagogiske udviklingsafdeling pr. 1. januar 2016 Karsten orienterede om ændringer i den pædagogiske udviklingsafdeling pr. 1. januar 2017, hvor der nednormeres med en fast stilling samtidig med, at en tidsbegrænset ansættelse udløber. Dette indebærer, at en række funktioner flyttes ud decentralt på daginstitutioner og skoler. Herved sikres der faglig beslutningskraft tæt på den daglige praksis, hvilket skaber bedre forudsætninger for at implementere politiske visioner og mål helt i bund. Der sker således en omstilling, hvor hverdagspraksis og det politiske niveau rykker tættere sammen. Dokumentnr.: side 1

2 Jobpulje Pr. 25. november 2016 er der ti medarbejdere i jobpuljen, hvoraf de ni henhører under Børn, Unge og Kultur området. Herudover har tre medarbejdere fået tilbud om genansættelse. Såfremt de takker nej til tilbuddet, vil de ryge tilbage i jobpuljen. Der er i forbindelse med afskedigelsesrunden på Parkvejens Skole forsøgt omplacering i to tilfælde. Den ene takkede ja til omplacering, mens den anden takkede nej på grund af timetal. Udvalget ønsker fremadrettet at få status på jobpuljen delt op på faggrupper. 4. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse Sygefravær Sygefraværet på Børn, Unge og Kultur området er for perioden januar til oktober 2016 steget i forhold til samme periode i 2015 jf. tabellen nedenfor. Institution/område Børne- og Familiecentret: 2016 (januar - oktober) 2015 (januar - oktober) Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværs-pct. inkl. nedsat tj. 2,32 % 7,72 % 10,04 % 2,50 % 1,66 % 4,16 % Børnepasning: 2,79 % 3,03 % 5,83 % 2,52 % 3,44 % 5,96 % Bifrost 4,90 % 1,83 % 6,73 % 2,93 % 2,88 % 5,81 % Dagpleje - øvrige 1,53 % 3,45 % 4,98 % 1,64 % 3,90 % 5,54 % Egholmgård 3,36 % 5,05 % 8,41 % 2,50 % 2,30 % 4,81 % Krible Krable huset 3,14 % 1,82 % 4,96 % 4,92 % 7,59 % 12,51 % Børnehaven Vennelund 2,96 % 1,60 % 4,55 % 3,10 % 3,32 % 6,42 % Fritid: 2,01 % 6,74 % 8,75 % 4,06 % 0,36 % 4,42 % Odder Bibliotek 3,10 % 10,06 % 13,16 % 5,77 % 0,34 % 6,10 % Odder Musikskole 0,18 % 1,18 % 1,37 % 0,51 % 0,42 % 0,93 % Undervisning: 2,40 % 3,59 % 5,99 % 2,66 % 2,80 % 5,46 % Ungdomsskolen 2,77 % 1,82 % 4,58 % 6,80 % 6,08 % 12,88 % Gylling Skole og Børnehus 4,20 % 2,96 % 7,16 % 3,49 % 3,13 % 6,62 % Hou Skole og Børnehus 2,88 % 10,75 % 13,63 % 3,07 % 1,02 % 4,09 % Hundslund Skole og Børnehus 1,68 % 2,98 % 4,66 % 2,71 % 2,05 % 4,76 % Dokumentnr.: side 2

3 Parkvejens Skole og SFO 1,92 % 2,12 % 4,04 % 2,04 % 2,81 % 4,84 % Saksild Skole og Børnehus 1,20 % 3,94 % 5,14 % 2,06 % 2,80 % 4,86 % Skovbakkeskolen og SFO 2,16 % 2,86 % 5,02 % 2,68 % 2,74 % 5,42 % Vestermarkskolen 3,64 % 3,65 % 7,30 % 2,17 % 2,90 % 5,08 % OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur i alt 2,49 % 3,90 % 6,39 % 2,66 % 2,92 % 5,57 % Der er generelt sket om en stigning i langtidsfraværet, mens korttidsfraværet er faldet. På børnepasningsområdet er fraværet samlet set faldet, hvilket skyldes et fald i langtidsfraværet, mens korttidsfraværet her stiger en smule. På skoleområdet ses variationer i fraværet. På Skovbakkeskolen, Ungdomsskolen og Hundslund Skole og Børnehus er sygefraværet faldet i perioden, mens det er steget de øvrige steder. Udvalget bemærker, at der er sket et fald i det samlede sygefravær på børnepasningsområdet. Udvalget ønsker at rense fraværsstatistikken for ansatte på særlige vilkår, herunder de kommunale fleksjobbere. Udvalget opfordrer til, at de enkelte virksomheder og lokale MED fortsat arbejder målrettet med sygefraværet, idet det er lokalt, man kan gøre en forskel. Det er særligt vigtigt at have fokus på korttidsfraværet, idet man her kan opfange en potentiel langtidssygemelding. Udvalget henstiller til, at man ude på virksomhederne overholder fraværspolitikker og - procedurer. Besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har pr. 21. november 2016 besøgt 14 arbejdspladser på udvalgets område. Der er i den forbindelse givet 13 grønne smiley. Påbuddet i Bifrost vedr. manglende APV er lukket den 7. november I forbindelse med besøgene har Arbejdstilsynet givet vejledninger vedr. psykisk arbejdsmiljø til Hou skole, Hundslund Skole, Vestermarkskolen og Vennelund. Derudover har Hundslund Skole og Vestermarkskolen fået tilsendt vejledninger vedr. indretning af skærmarbejdspladser. En vejledning er ikke en afgørelse, men alene en information om arbejdsmiljøreglerne eller anbefalinger til, hvordan et arbejdsmiljøproblem kan løses. Påbud fra Arbejdstilsynet gives alene, når virksomheden ikke lever op til sine pligter efter arbejdsmiljøloven. Et påbud med frist indebærer, at virksomheden kan fortsætte arbejdet, men at den skal finde en permanent løsning på problemet inden fristens udløb. Påbuddet i sig selv løser dermed ikke problemet, men definerer alene en tidsmæssig ramme for virksomheden til at finde en god og holdbar løsning på problemet. Dokumentnr.: side 3

4 På tilsvarende vis er en grøn smiley ikke ensbetydende med, at der ikke er arbejdsmiljømæssige udfordringer, som ledere og medarbejdere skal håndtere. Den grønne smiley indikerer alene, at der ikke er sket overtrædelser af arbejdsmiljøloven. Derfor skal der fortsat være fokus på arbejdsmiljøet og de udfordringer, som løbende vil opstå. Dette har alle virksomheder i Odder Kommune oparbejdet god struktur og rutine for gennem arbejdsmiljøcertificeringen, hvilket de mange grønne smileyer vidner om. Udvalget finder det glædeligt, at der kun er givet et enkelt påbud, men det må ikke blive en sovepude. Der er fortsat en vigtig opgave for arbejdsmiljøgrupperne i forhold til at sikre det gode arbejdsmiljø. Udvalget har kendskab til, at Arbejdstilsynets vejledninger har givet anledning til lokale initiativer. 5. Høring i forbindelse med ændring af skolestrukturen i Odder Kommune til beslutning Odder Byråd traf den 14. november 2016 beslutning om at sende Forslag til ændring af skolestrukturen i Odder Kommune i høring. Høringsmaterialet indeholder overordnet forslag vedr.: - Ændring af skoledistrikter. - Sammenlægning af skoledistrikterne Skovbakkeskolen og Vestermarkskolen. - Indførelse af fælles ledelse og administration for landsbyordningerne i Gylling, Hou, Saksild og Hundslund. - Indførelse af fælles ledelse, administration og bestyrelse mellem Parkvejens Skole og Odder Ungdomsskole. Høringssvaret skal sendes til lise.gammelby@odder.dk senest den 3. januar Høringsbrev og høringsmateriale er vedlagt som bilag. Bilag: Høringsmateriale - Forslag til ændring af skolestrukturen i Odder Kommune, dok. nr Høringsbrev vedr. forslag til ændring af skolestrukturen i Odder Kommune, dok. nr Klassestørrelser på Skovbakkeskolen og Vestermarkskolen 2016/2017, dok. nr Områdeudvalget ønsker at afgive et høringssvar, som tilkendegiver både positivt og negativt. Udvalget ønsker desuden at give input i forhold til, hvordan man kan bidrage i den videre proces. Torben Nielsen laver udkast til høringssvar, som rundsendes til kommentering hos udvalgets medlemmer inden jul. Dokumentnr.: side 4

5 Udvalget gør opmærksom på, at noget går på tværs af temaeffektiviseringerne. Det er vigtigt at have en opmærksomhed herpå. Eksempler er fælles ejendomsadministration og administrative funktioner, som også er indeholdt i temaeffektiviseringer. Hvis analysearbejdet i forbindelse med temaeffektiviseringerne peger på andre løsninger end oplægget til ændret skolestruktur, må det give anledning til genovervejelser. Særligt fordele og ulemper ved strukturændringerne for det fælles skolevæsen som helhed har OmrådeUdvalgets interesse. Udvalget vurderer, at oplægget til ny skolestruktur kan styrke fællesskabsfølelsen i forhold til det fælles skolevæsen i Odder Kommune. Samtidig anerkender udvalget, at det ikke er kerneydelsen, der bliver beskåret, samt at oplægget giver mulighed for at fastholde landsbyordningerne. Udvalget vurderer desuden, at oplægget skaber bedre muligheder for at rekruttere specialistviden samt udnytte ressourcer og kompetencer på tværs. Udvalget understreger vigtigheden af, at der fortsat prioriteres tid til faglig nærværende ledelse. Udvalget udtrykker desuden ønske om, at intentionerne for 0-12 års området i landsbyordningerne fastholdes, og at SFO i landsbyordningerne styrkes. Der er en bekymring i forhold til, at medarbejderne i højere grad skal varetage specialistfunktioner på skiftende arbejdspladser. Nogle medarbejdere vil se det som en spændende udfordring, mens andre medarbejdere er meget bekymrede. Det er derfor vigtigt at have øje for, hvem der synes, at det er en spændende udfordring, når man går i gang med at planlægge. Egne ønsker og involvering skal have stor vægt. Udvalget påpeger, at medarbejderne fortsat skal bruge mest tid med børnene i stedet for på vejene. Ændring af skoledistrikter Oplægget til ændring af skoledistrikter tilgodeser ønsket om at bevare den grundstruktur, vi har i dag, og udvalget finder det fornuftigt at gøre landsbyskolerne mere robuste ved at gøre distrikterne større. Hundslund får som den eneste landsbyordning ikke et større elevgrundlag, hvilket giver anledning til bekymring hos bestyrelsen og de ansatte. I landsbyordningerne er der generelt en bekymring i forhold til, om man fortsat kan drifte inden for den økonomi, der er udsigt til. Sammenlægning af Vestermarkskolen og Skovbakkeskolen Udvalget finder det fornuftigt at sammenlægge de to skoler for herved at sikre bedre klassekvotienter for alle. Skovbakkeskolen skal i gang med at opbygge en ny egenidentitet, og det er vigtigt, at der bliver tid og rum til det, samtidig med at der opbygges en ny fælles identitet for den nye sammenlagte skole. Dokumentnr.: side 5

6 Generelt skal der være mulighed for at dyrke de lokale særkender samtidig med, at der skal bygges noget fælles op. Der skal være mulighed for at udvikle sig individuelt, men samtidig udvikle noget, der hænger sammen. Dette skal man bruge det første implementeringsår på. Fælles ledelse og administration Udvalget afventer analyser i forbindelse med temaeffektiviseringer i forhold til placering af service- og administrative funktioner. Det er vigtigt, at afdelingslederne får reelle kompetencer til at handle i hverdagen, således at der ikke opstår tunge beslutningsgange. Afdelingslederstillingerne skal have et timetal, som gør det muligt at rekruttere dygtige ledere. Desuden skal der være en opmærksomhed i forhold til, at der sikres balance mellem opgaver og ressourcer for lederne. Fælles ledelse mellem Parkvejens Skole og Ungdomsskolen Der skal være en opmærksomhed på, at skolerne opererer under to forskellige lovgivninger og kommer fra to forskellige kulturer. Det er reguleret i bekendtgørelsen, hvordan bestyrelsen skal samarbejde i en konstruktion som denne. 6. Fremtidig organisering af MED- og arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse I henhold til MED-aftalen skal der gennemføres valg til MED-organisationen i første kvartal HovedUdvalget har på møde den 24. november 2016 besluttet at udskyde valget, så processerne på de forskellige områder kommer til at løbe parallelt. Ledelse & Udviklingen har inden HovedUdvalgets beslutning om at udskyde valget udarbejdet en drejebog for proces i forbindelse med valg til MED-organisationen. Datoerne skal ændres som følge af HovedUdvalgets beslutning, men principperne, for hvad der skal ske, er fortsat gældende. Udvalget skal drøfte anbefalinger til fremtidig organisering og sammensætning af de lokale MED-udvalg på skoleområdet samt i landsbyordningerne som følge af en eventuel politisk beslutning om justering af skolestrukturen og herunder ledelsesorganiseringen. Anbefalinger til eventuelle ændringer kan være indenfor nedenstående spændvidde: Organiseringen af Lokal-MED skal afspejle de enkelte skoledistrikter, f.eks. videreførelse af fire Lokal-MED i landsbyordningerne. Organiseringen af Lokal-MED skal afspejle ledelsesorganiseringen, f.eks. et Lokal- MED for de fire landsbyordninger, hvor der er fælles ledelse. Dokumentnr.: side 6

7 Organiseringen af Lokal-MED skal afspejle en kombination af de to ovenstående organiseringsmodeller, f.eks. et Lokal-MED for de fire landsbyordninger med lokale samarbejdsfora i hver landsbyordning. Udvalget skal desuden drøfte den fremtidige organisering af Arbejdsmiljørepræsentationen. Drøftelserne tager afsæt i ovenstående samt i drøftelser af perspektiverne i at koncentrere arbejdsmiljøarbejdet på færre arbejdsmiljørepræsentanter på tværs af faggrupperne. Endelig skal udvalget drøfte anbefalinger til tidsplan for valg af nye MED-udvalg med baggrund i en eventuel politisk beslutning om en ny skolestruktur samt de forestående strukturændringer på ældreområdet og det specialiserede socialområde Udvalgets anbefalinger videregives til Hovedudvalget, som træffer beslutning om ændringer i MED-organiseringen. Bilag: Drejebog for valg til MED-organisationen 2017, dok. nr Der er bred enighed om, at MED-samarbejdet bliver vigtigt i bestræbelserne på at få den nye struktur til at lykkes, og MED-samarbejdet skal derfor prioriteres. Alle tre scenarier er i spil blandt udvalgets medlemmer. Det første scenarie, hvor organiseringen afspejler skoledistrikterne, vil sikre en høj grad repræsentation og lokal forankring, men rummer udfordringer i forhold til samarbejdet på tværs og dannelsen af en fælles kultur. Det modsatte gør sig gældende med det andet scenarie, hvor organiseringen følger ledelsesorganiseringen. Dette scenarie rummer gode muligheder for samarbejde på tværs, men udvalget udtrykker bekymring i forhold til repræsentation og lokal forankring. Det tredje scenarie er det, som umiddelbart skaber de bedste ramme for både lokal forankring og udvikling af en fælles kultur, men dette scenarie er samtidig det mest ressourcekrævende. Der er i udvalget enighed om, at der som minimum skal være en arbejdsmiljørepræsentant pr. matrikel, men der er velvilje til at undersøge mulighederne for at reducere antallet af arbejdsmiljørepræsentanter de steder, hvor der i dag valgt arbejdsmiljørepræsentanter på vegne af forskellige faggrupper. Det er dog vigtigt at være opmærksom på volumen, og det kan blive relevant at arbejde med en overgangsperiode. 7. Principper for kompetenceudvikling i undervisningsfagene i Odder Skolevæsen til information og drøftelse Børn, Unge og Kulturudvalget besluttede den 9. maj 2016 at videresende principper for kompetenceudvikling i undervisningsfagene i Odder Skolevæsen til drøftelse og kvalificering i OmrådeUdvalget forud for videresendelse til behandling i de lokale MED-udvalg. Af folkeskoleloven fremgår det, at alle undervisere i 2020 skal have undervisningskompetencer i form af undervisningskompetencer (tidligere linjefag) eller kompetencer svarende hertil i de fag, de underviser i. Målet om fuld kompetencedækning i 2020 defineres mere Dokumentnr.: side 7

8 præcist ved, at 95 procent af undervisningstimerne skal varetages af undervisere med undervisningskompetencer eller kompetencer svarende til undervisningskompetencer. Børn, Unge og Kulturudvalget ønsker, at OmrådeUdvalget drøfter og kvalificerer forvaltningens indstilling til principper for skoleledernes vurdering af behovet for kompetenceudvikling i undervisningsfagene, herunder indstillingen af medarbejdere til kompetenceudvikling. Principperne fremgår af det vedhæftede baggrundsnotatet. Derudover er også vedlagt notat vedr. kompetencestatus for det samlede skolevæsen. Bilag: Baggrundsnotat vedr. kompetenceudvikling i undervisningsfagene, dok. nr Kompetencedækning i det fælles skolevæsen 2015/2016, dok. nr Der er i udvalget enighed om, at den nationale målsætning om fuld kompetencedækning er vigtig, samt at løbende kompetenceudvikling er afgørende, hvis vi som kommune vil være førende på undervisningsområdet. Der skal derfor fortsat prioriteres midler til kompetenceudvikling, og man skal handle med omhu og gøre brug af de værktøjer, der findes. Den generelle oplevelse er, at medarbejderne står i kø for at efteruddanne sig, og det kan derfor være hensigtsmæssigt med fælles principper for kompetenceudvikling. Udvalget opfordrer til, at der gennemføres kompetenceafklaringssamtaler for at afklarer lærernes kompetenceniveau. Udvalget anbefaler desuden, at princippet om tid tilbage på arbejdsmarkedet udgår. Udvalget gør opmærksom på, at der er en særlig udfordring på de små skoler, hvor lærerne skal undervise i mange forskellige fag. 8. Budget 2017: Implementering af det vedtagne budget til information og drøftelse På mødet orienterer formanden om status på implementering af budgettet, herunder; Fælles åbning på dagtilbud på dage med lavt fremmøde Tidlig SFO Justering af skolestrukturen Fælles administration Ejendomsadministration Kørselsgodtgørelse ved tjenestekørsel Formanden vil desuden orientere om arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Den samlede udmøntnings- og procesplan for Budget er sendt til HovedUdvalget og OmrådeUdvalgene den 1. december Styregruppe har udarbejdet en risikoanalyse, som er sendt til virksomhedslederne. Dokumentnr.: side 8

9 Styregruppen har fokus på, hvordan man kan understøtte arbejdet med hverdagseffektviseringer og arbejder bl.a. på et fyraftensarrangement omhandlende kerneopgaven. Der har været afholdt møde med forældrebestyrelsesrepræsentanter vedrørende fælles åbning på dagtilbud på dage med lavt fremmøde. Formålet var at drøfte, hvordan man kan implementere ordningen på en god måde. En gruppe af forældrebestyrelsesrepræsentanter udtrykte ønske om en ordning for by og en for land. Gruppen har fået frem til starten af januar til at afdække og melde tilbage til styregruppen. En arbejdsgruppe har lavet en overordnet ramme for tidlig SFO, og det er nu op til skoler og daginstitutioner at konkretisere. En friskole og en privatskole ønsker også at lave tidlig SFO mod et kommunalt tilskud. Skolernes ansøgninger behandles politisk af fagudvalg og Kommunalbestyrelse. Der har generelt været et fint samspil i forhold til at få det til at lykkes på en god måde både for børn og medarbejdere. De enkelte virksomhedsledere har ansvaret for at få ordningen med nedsat kørselsgodtgørelse ved tjenestekørsel til at fungere. Odder Kommune har indkøbt biler, som kan lejes, og der er lavet aftale med et lokalt bilhus om leje af biler. 9. Forretningsorden for OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur til beslutning Vedhæftet er udkast til revideret forretningsorden for OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur. Forretningsordenen er revideret, så den gælder for resten af valgperioden. Desuden er der foretaget konsekvensrettelser samt gjort et par tilføjelser. Bilag: Revideret forretningsorden for OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur, dok. nr Forretningsorden godkendt under forudsætning af, at punkt vedrørende procedure for fremsendelse af sager til behandling i OmrådeUdvalget tilføjes. 10. Mødekalender for 2017 til beslutning Bilag: Mødekalender 2017, dok. nr Mødekalender godkendt. 11. Opfølgning på årshjul til beslutning Bilag: Årshjul, dok. nr Årshjul godkendt. Dokumentnr.: side 9

10 Det blev præciseret, at årshjulet er et dynamisk værktøj, idet der kan opstå behov for at udskyde punkter i forbindelse med detailplanlægning. 12. Til efterretning a. Referat fra MED-udvalgsmøde den 2. november 2016, Skovbakkeskolen dok. nr b. Referat fra MED-udvalgsmøde den 2. november 2016, Saksild Skole og Børnehus dok. nr c. Voldspolitik for Egholmgård, dok. nr Intet at bemærke. 13. Eventuelt Intet at bemærke. Næste møde: Mandag den 20. februar 2017 kl i møderum 5 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 10