Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 11. marts 2019 kl på Odder Rådhus, Møderum 2

Transkript

1 Medlemmer: Referat af møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 11. marts 2019 kl på Odder Rådhus, Møderum 2 Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Jette Schæfer, Dan Gjerrild Søgaard Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Birgit Elkær Hegelund, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Peter Christensen, Hanne Fleron Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra møde den 10. december 2018, dok. nr. D Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. OmrådeUdvalgets medlemmer gør opmærksom på, at den sene eftersendelse af bilag til dagsorden vanskeliggør medlemmernes forberedelse til mødet. 3. Orientering fra formand og næstformand Status på implementering af budget 2019 På mødet orienterer Karsten Poulsen om status på implementering af budget 2019, herunder arbejdet med budgetudfordringerne. Jobpulje Medio februar er der ingen medarbejdere i jobpuljen. Dok. nr.: D side 1

2 Udvikling i børnetallet Af tabellen nedenfor fremgår udviklingen i børnetallet i Odder Kommune i perioden 2. kvartal 2018 til 1. kvartal Odder 2. kvartal kvartal kvartal kvartal år år år år år år år Total 0-6 år år år år år år år år år år år Total 7-16 år Total 0-16 år Ledelsesmæssigt har man arbejdet med, hvordan man kan understøtte organisationen i at nå de tre overordnede budgetmål. Med henblik på at nå målet om 100 færre på offentlig forsørgelse er der lavet en investeringsplan, som betyder, at Jobcentret får tilført ekstra ressourcer. Det vurderes, at det er realistisk at nå målet. Også målet om at nedbringe andelen af unge, der anbringes uden for kommunen, vurderes det at være realistisk at nå, men det kræver en række ændringer for bedre at kunne understøtte de unge med eksempelvis egnede boliger, støttepersoner m.v. Det tredje mål om at antallet af børn i Odder Kommunes specialklasser skal nedbringes til maksimalt 80 og maksimalt 98 i specialklasser total set i 2021 synes det heller ikke urealistisk at nå. Målet er ikke udtryk for en kvote på specialklasseelever i Odder Kommune, men en hensigt om færre børn i specialklasser. Aktuelt er man i gang med visitationen til skoleåret 2019/2020, og det ser ud til, at faldet fra indeværende skoleår videreføres, således at Odder Kommune kommer ned omkring landsgennemsnittet. I arbejdet med budgetudfordringerne og budgetmålene er der generelt meget fokus på ungeområdet, og man arbejder på en anden organisering af ungeindsatserne, som også tilgo- Dok. nr.: D side 2

3 deser en ændret lovgivning i forhold til en koordineret ungeindsats. Forventningen er, at der kan meldes noget ud medio marts. I Odder Kommune har man fortsat en kapacitetsudfordring på 0-3 års området. Hen over vinteren er det lykkedes at rekruttere fire dagplejere, hvilket afhjælper udfordringen. På sigt er der ønske om en ny daginstitution på 0-6 års området i Bendixminde. Desuden skal mulighederne for bedre kapacitetsudnyttelse i landsbyordningerne undersøges. Den forestående friskolelukning presser særligt skolerne i Odder by. 4. Status vedrørende arbejdsmiljø - til information og drøftelse Besøg fra Arbejdstilsynet Den 7. januar 2019 blev der gennemført risikobaseret tilsyn på Hundslund Skole. Da det i forbindelse med besøget ikke var muligt at vurdere det samlede arbejdsmiljø, blev der gennemført supplerende tilsyn den 23. januar Besøgene resulterede i en grøn smiley, men der blev givet en vejledning med henblik på at fastholde fokus på det psykiske arbejdsmiljø med særligt fokus på arbejdsmængde og tidspres samt håndtering af børn med forskellige udfordringer, som skal inkluderes på skolen. Den 16. januar 2019 blev der gennemført risikobaseret tilsynsbesøg på Hou Skole. Besøget resulterede i en grøn smiley, men der blev givet en vejledning om at forebygge høje følelsesmæssige krav i arbejdet i specialklassen. Den 16. januar 2019 blev der også gennemført risikobaseret tilsyn i Hou Børnehave, men det var i forbindelse med besøget ikke muligt at vurdere det samlede arbejdsmiljø. Der blev derfor gennemført et supplerende tilsyn den 7. februar Besøgene resulterede i et påbud om at revidere arbejdspladsvurderingen samt en vejledning om uklare krav i arbejdet. Påbuddet skal være efterkommet senest den 15. juni Den 18. februar 2019 var Arbejdstilsynet på besøg på Vestskolen, afdeling Vestermarken. Arbejdstilsynet så eller konstaterede ikke nogen overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen i forbindelse med besøget, og der blev derfor givet en grøn smiley. Intern audit Der er gennemført intern audit på Parkvejens Skole/Ungdomsskolen den 15. november 2018 samt i Hou Børnehus den 18. december Auditrapporter er vedlagt som bilag. Bilag: Auditrapport for Parkvejens Skole/Ungdomsskolen, dok. nr. D Auditrapport for Hou Børnehus, dok. nr. D Sygefravær Sygefraværet på Børn, Unge og Kultur området er i 2018 faldet med 0,74 procentpoint i forhold til Faldet i det samlede sygefravær dækker over et fald i langtidsfraværet, mens korttidsfraværet er status quo. Faldet i det samlede sygefravær slår igennem på alle områder med undtagelse af Børne- og Familiecentret. Stigningen her skyldes primært en stigning i langtidsfraværet på 1,24 procentpoint. Dok. nr.: D side 3

4 2018 (januar - december) 2017 (januar - december) Institution/område Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Børne- og Familiecentret: 3,65% 3,18% 6,83% 3,55% 1,94% 5,49% Børnepasning Odder by: 2,43% 2,26% 4,69% 2,79% 3,69% 6,48% Bifrost 3,38% 3,86% 7,24% Dagplejen 1,52% 2,31% 3,82% Egholmgård 2,49% 0,15% 2,64% Krible Krable huset 3,87% 3,07% 6,94% Børnehaven Vennelund 2,40% 1,85% 4,25% Fritid: 1,13% 0,37% 1,50% 2,53% 1,17% 3,71% Odder Bibliotek 1,61% 0,00% 1,61% Odder Musikskole 0,37% 0,94% 1,31% Undervisning: 2,69% 2,39% 5,08% 2,49% 3,13% 5,62% Landsbyordninger i alt 2,37% 1,69% 4,06% Gylling Skole og Børnehus 2,51% 2,53% 5,04% Hou Skole og Børnehus 2,81% 2,04% 4,85% Hundslund Skole og Børnehus 2,28% 1,55% 3,83% Saksild Skole og Børnehus 1,83% 0,63% 2,46% Parkvejens Skole/Ungdomsskolen 2,78% 2,42% 5,20% Vestskolen 2,93% 3,11% 6,04% Total 2,68% 2,38% 5,06% 2,68% 3,12% 5,80% OmrådeUdvalget anbefaler en højere grad af videndeling omkring arbejdsmiljø på området. Eksempelvis kunne Arbejdstilsynets vejledninger deles med henblik på at udbrede viden om arbejdsmiljøudfordringer og mulige tiltag til den øvrige organisation. En måde at dele viden på kunne være netværk for arbejdsmiljøgrupper på området. På møde den 29. april 2019 ønsker OmrådeUdvalget en generel drøftelse af, hvordan udvalget bedst kan understøtte arbejdsmiljøarbejdet på området, herunder en øget videndeling på tværs af arbejdsmiljøgrupperne. 5. Arbejdsmiljøregnskab 2018 til information og drøftelse (30 min.) Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en samlet status på arbejdsmiljøindsatsen i det forgangne år. Regnskabet gør blandt andet status på mål, indsatser og resultater, som Hovedudvalget har haft fokus på. Regnskabet beskriver desuden udviklingen i sygefravær og arbejdsulykker samt giver en oversigt over interne audits og tilsynsbesøg. Endelig retter regnskabet blikket mod de væsentligste arbejdsmiljømæssige udfordringer og tiltag i året, der kommer. Hovedkonklusionerne fra arbejdsmiljøregnskab 2018 er: Der er sket et fald i sygefraværet i Der er sket et lille fald i antal arbejdsulykker i Faldet er sket i ulykker uden fravær, hvorimod antallet af ulykker med længerevarende fravær er steget. Dok. nr.: D side 4

5 På størstedelen af arbejdspladserne har antallet af krænkende hændelser i 2018 været på samme niveau som i Antallet af sager vedrørende psykologisk rådgivning som følge af private forhold er steget markant. I det lokale arbejdsmiljøarbejde har der været fokus på trivsel samt arbejdstilrettelæggelse og -organisering. Der er en øget opmærksomhed på det systematiske arbejdsmiljøarbejde. Ovenstående hovedkonklusioner gør sig også gældende på Børn, Unge og Kultur området. Herudover er de største arbejdsmiljømæssige udfordringer på Børn, Unge og Kultur området fortsat oplevelsen af en stigende arbejdsmængde og et øget arbejdspres. Desuden synes den øgede kompleksitet og diversitet i målgruppen for kerneopgaven i stigende grad at påvirke arbejdsmiljøet på området. Arbejdsmiljøregnskabet danner afsæt for den årlige arbejdsmiljødrøftelse i hele MED-organisationen. HovedUdvalget drøftede arbejdsmiljøregnskabet på møde den 25. februar 2019, og HovedUdvalget besluttede i den forbindelse at fastholde de tre arbejdsmiljømål om trivsel, robuste fællesskaber og sygefravær. HovedUdvalget besluttede desuden, at der skal arbejdes med konkrete måltal for sygefraværet. Samlet set er målet, at der skal ske et fald i sygefraværet på 10 procent i HovedUdvalget anmoder OmrådeUdvalget om at drøfte, om der er særlige indsatser for området som helhed, der skal iværksættes med henblik på at indfri målet. HovedUdvalget besluttede endvidere, at arbejdsmiljøgruppen under HovedUdvalget udvides, således at der kommer repræsentation fra de fire OmrådeUdvalg i form af en arbejdsmiljørepræsentant fra hvert udvalg. Direktionen drøfter den ledelsesmæssige bemanding af gruppen. Endelig besluttede HovedUdvalget, at der i forbindelse med de interne arbejdsmiljøaudits i 2019 særligt skal være fokus på: Registrering af hændelser i form af vold, trusler og anden krænkende adfærd. Arbejdsmængde og tidspres hvordan vi taler om sammenhæng i og prioritering af arbejdsopgaver. Forebyggelse og håndtering af sygefravær. Fokusområderne skal tilpasses den konkrete kontekst og vilkårene på den enkelte arbejdsplads. OmrådeUdvalget drøfter arbejdsmiljøregnskabet med særligt fokus på Børn, Unge og Kultur området, herunder om arbejdsmiljøregnskabet giver anledning til særlige tiltag på området. Der bør i den forbindelse være en særlig opmærksomhed på, om der skal iværksættes tiltag på området med henblik på at indfri målet om et fald i sygefraværet på 10 procent. OmrådeUdvalget drøfter desuden OmrådeUdvalgets repræsentation i arbejdsmiljøgruppen under HovedUdvalget. Dok. nr.: D side 5

6 Bilag: Arbejdsmiljøregnskab 2018, dok. nr. D OmrådeUdvalget ønsker en øget opmærksomhed på registrering af krænkelser og magtanvendelser, herunder vigtigheden af opfølgning på samt anvendelse af registreringerne i det forebyggende arbejde. Det er arbejdsmiljøgruppernes forpligtelse at sikre, at dette sker, og OmrådeUdvalget opfordrer til, at arbejdsmiljøgrupperne prioriterer den nødvendige tid hertil. OmrådeUdvalget anbefaler desuden, at arbejdsmiljøgrupperne videndeler omkring simple metoder til registrering. Blandt andre Parkvejens Skole/Ungdomsskolen har arbejdet med et simplificeret registreringsskema. OmrådeUdvalget opfordrer til, at episoder med digital chikane indberettes til den centrale mail chikane@odder.dk. Stigningen i brugen af psykologordningen giver anledning til en særlig opmærksomhed på anvendelsen af ordningen. OmrådeUdvalget pointerer vigtigheden af en konstant opmærksomhed på sygefraværet, herunder på korttidsfraværet. Desuden bør der være en særlig opmærksomhed på de langtidsfriske medarbejdere. I det kontinuerlige arbejde med en fokuseret sygefraværsindsats er en målrettet brug af data afgørende, ligesom det er vigtigt at holde fast i systematikken. OmrådeUdvalget anbefaler desuden, at man breder arbejdet med nedbringelse ad sygefraværet ud i hele medarbejdergruppen. I drøftelserne af sygefraværsindsatsen blev følgende konkrete forslag til nedbringelse af sygefraværet i Odder Kommune bragt på banen: Luftrensere i daginstitutioner med udgangspunkt i erfaringer fra Hedensted Kommune Belønning af langtidsfriske medarbejdere med udgangspunkt i erfaringer fra Skanderborg Kommune Tilbud om influenzavaccination af medarbejdere Oplysning og videndeling i forhold til det forebyggende arbejde OmrådeUdvalget udpeger indtil videre Morten Dam som repræsentant i arbejdsmiljøgruppen under HovedUdvalget. 6. Inkluderende fællesskaber og børn og unge i sårbare positioner - til information og drøftelse (30 min.) Der arbejdes fortsat med konkretisering af forslag til, hvordan Odder Kommune skal lykkes med at skabe endnu stærkere inkluderende fællesskaber. Karsten Poulsen orienterer på mødet om status på arbejdet. Dok. nr.: D side 6

7 OmrådeUdvalget drøfter sin rolle i den videre proces, herunder hvad OmrådeUdvalget kan tilføre processen. OmrådeUdvalget drøfter desuden mulige arbejdsmiljømæssige konsekvenser og handlemuligheder i forhold til at opretholde et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Der er aftalt et nyt styregruppemøde den 9. april Efter dette møde forventes der at være et bedre overblik over hvilke indsatser, der skal sættes i værk. Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget behandler på møde den 18. marts 2019 økonomimodellen og visitationsansvaret for folkeskolernes specialklasser samt ny organisering af folkeskolernes specialklasser samt Special-SFO. 7. Børne- og ungepolitik - til beslutning (30 min.) Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget besluttede på møde den 18. februar 2019 at sende udkast til børne- og ungepolitik i høring hos relevante aktører. Siden foråret 2018 har der pågået en proces i forhold til formulering af en ny sammenhængende børne- og ungepolitik. Processen har været forankret i Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget, og der er sket inddragelse af forældre, ledere og medarbejdere på børne- og ungeområdet i Odder Kommune samt foreningslivet. Børne- og ungepolitikken skal favne følgende hovedområder: Dagtilbudsområdet Skoleområdet Indsats- og anbringelsesområdet Fritidsområdet Politikken skal således favne alle børn og unge indenfor 0-18 års området, omend de værdier og tilgange, som politikken hviler på, også vil danne afsæt for arbejdet med unge i en bredere aldersmæssig betragtning. Børne- og ungepolitikken skal danne fælles retning og styrke samarbejdet og sammenhængen på tværs af familier, kommunens almene tilbud og tilbud til børn og unge med særlige behov og deres familier. Med andre ord skal politikken understøtte helhed og sammenhæng i samarbejdet omkring alle indsatser over for børn, unge og deres familier. Børne- og ungepolitikken skal være med til at føre Byrådets tre overordnede politikker ud i livet: Politik for Det Gode Liv Politik for Økonomisk Bæredygtighed Politik for Vækst og Udvikling Dok. nr.: D side 7

8 Desuden bygger børne- og ungepolitikken på FN s Børnekonventions grundlæggende principper: Sundhed Sikring af barnets interesser Retten til at udtrykke sine meninger Ligestilling og beskyttelse mod diskrimination Social sikkerhed Hvile og fritid Politikken danner en ramme om allerede eksisterende strategier og handleplaner på børneog ungeområdet. Samtidig forventes det, at politikken fremadrettet omsættes gennem dygtig ledelse og udarbejdelse af nye strategier og planer, som er mere konkrete og handlingsanvisende. Børne- og ungepolitikken er i høring i perioden 21. februar 2019 til 15. april Børne-, Uddannelses- og Kulturudvalget forelægges de indkomne høringssvar og indstiller politikken til godkendelse på møde den 29. april Den endelige børne- og ungepolitik forventes vedtaget af Byrådet på møde den 20. maj OmrådeUdvalget beslutter, om der skal afgives høringssvar. Såfremt OmrådeUdvalget ønsker at afgive høringssvar, kommer OmrådeUdvalget med input til høringssvaret, samt beslutter proces for udarbejdelse af det endelige høringssvar. Bilag: Udkast til Odder Kommunes nye børne- og ungepolitik, dok. nr. D OmrådeUdvalget ønsker at afgive høringssvar til Odder Kommunes nye børne- og ungepolitik. OmrådeUdvalget ønsker at kvittere for et fint stykke arbejde samt give politikerne kredit for at have formuleret en klar vision og klare politiske mål på børne- og ungeområdet. OmrådeUdvalget henleder opmærksomheden på brugen at betegnelserne medarbejder og voksen. Der er behov for en gennemlæsning af politikken med henblik på at sikre en stringent brug af de to betegnelser. Den forestående oversættelse og omsættelse af den nye børne- og ungepolitik er særligt interessant for OmrådeUdvalget, og udvalget opfordrer til, at der i arbejdet hermed vil ske inddragelse af fagpersonale. Formandskabet udarbejder udkast til høringssvar, som sendes til kommentering hos OmrådeUdvalgets medlemmer. Dok. nr.: D side 8

9 8. Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse - til beslutning (15 min.) HovedUdvalget nedsatte i foråret 2018 en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde forslag til fælles principper for deltagelse i kurser og efteruddannelse. Arbejdsgruppens forslag blev behandlet og godkendt af HovedUdvalget på møde den 28. november Beskrivelsen af rammer og principper søger at balancere, at der fastlægges nogle vilkår, som gælder for alle ansatte, men at der også skal være plads til lokale tilpasninger og individuelle aftaler om vilkår. Med afsæt i de vedtagne rammer og principper skal OmrådeUdvalget drøfte og beslutte, om der er behov for at aftale yderligere fælles vilkår for det pågældende område. Principperne er vedlagt som bilag og kan i øvrigt findes på HR-portalen. Bilag: Rammer og principper ved deltagelse i kurser og efteruddannelse, dok.nr. D OmrådeUdvalget vurderer, at der ikke er behov for områdespecifikke retningslinjer. 9. Personalepolitisk værdisæt samt proces for det videre arbejde - til information og drøftelse (15 min.) HovedUdvalget besluttede i foråret 2018 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle arbejde med forslag til fornyelse af personalepolitikken for Odder Kommune. På mødet i august godkendte HovedUdvalget kommissorium for arbejdsgruppen. Et kommissorium som beskriver en proces i to faser: Fase 1, hvor der udarbejdes et personalepolitisk værdisæt, som skal være afsættet for det videre arbejde med gennemgang af eksisterende politikker og retningslinjer. Fase 2, hvor eksisterende politikker og retningslinjer gennemgås med henblik på at vurdere, om de skal ophøre, videreføres eller udvikles. Hovedudvalget vedtog den 28. november 2018 arbejdsgruppens udkast til et personalepolitisk værdisæt. Værdisættet skal danne rammen om den måde, vores ansættelsestid udfolder og udvikler sig indenfor. Det fordrer en åben og vedvarende dialog i de lokale MED-udvalg og på arbejdspladserne om, hvordan vi omsætter værdierne til praksis. Med et personalepolitisk værdisæt ønsker vi at bevæge os væk fra regler og retningslinjer hen imod dialog om personaleforhold mellem medarbejdere og ledere, som altid skal tage afsæt i de værdier, vi i fællesskab har vedtaget. Der forestår nu et arbejde med henholdsvis at tryk- og trygprøve værdisættet i MED-organisationen, inden det færdiggøres endeligt. Med trykprøvning menes, at vi i dialog skal afprøve, om værdisættet giver mening og kan omsættes til praksis på den enkelte arbejdsplads. Med trygprøvning menes, at vi afprøver, hvordan vi sammen kan omsætte værdisæt- Dok. nr.: D side 9

10 tet på en måde, der sikrer tryghed i forhold til vores rammer, vilkår og muligheder for at udfolde os som medarbejdere og ledere i et tillidsfuldt samarbejde. Tidsplanen for tryk- og trygprøvningen fremgår af skemaet nedenfor: Tid Opgave Ansvarlig Medio februar - ultimo maj Juni-september December De lokale MED-udvalg og personalemøder med MED-status drøfter det personalepolitiske værdisæt og oversætter værdierne til hverdagspraksis. Områdeudvalgene behandler input fra de lokale udvalg Hovedudvalget behandler input fra Områdeudvalget og justerer evt. det personalepolitiske værdisæt endeligt til. Virksomhedsledere og stabschefer Formænd for Områdeudvalgene Formand for Hovedudvalget Det personalepolitiske værdisæt er vedlagt som bilag og vil også kunne findes på HR-portalen. Bilag: Udkast til personalepolitisk værdisæt, dok. nr. D Input fra de lokale MED-udvalg og personalemøder med MED-status skal tilgå OmrådeUdvalget ultimo september med henblik på behandling på OmrådeUdvalgsmøde den 11. november OmrådeUdvalget opfordrer til, at der i tryk- og trygprøvningen af værdisættet er fokus på intentionerne med at overgå til en værdibaseret personalepolitik, og hvad det betyder, frem for på regler og retningslinjer. Det oplyses, at omdrejningspunktet for MED-uddannelsesdagene i 2019 bliver det personalepolitiske værdisæt. 10. Opfølgning på årshjul og planlægning af næste møde OmrådeUdvalget følger op på årshjulet med særligt fokus på dagsorden for næste møde, herunder prioritering af de enkelte punkter samt mødeform. Bilag: Årshjul, dok. nr. D Årshjulet opdateres i henhold til beslutninger under ovenstående dagsordenspunkter. Dok. nr.: D side 10

11 11. Til efterretning Referat fra MED-udvalgsmøde den 28. november 2018 og 23. januar 2019, Egholmgård, dok. nr. D og D Referat fra MED-udvalgsmøde den 5. december , Parkvejens Skole/Ungdomsskolen, dok. nr. D og D Referat fra MED-udvalgsmøde den 7. januar 2019 og 31. januar 2019, BFC, dok. nr. D og D Referat fra MED-udvalgsmøde den 6. december 2018, Vestskolen, dok. nr. D Ingen bemærkninger. 12. Eventuelt Flytning af møde den 17. juni 2019 Det er nødvendigt at flytte mødet i OmrådeUdvalget den 17. juni Nedenfor er forslag til alternative mødetidspunkter: Mandag den 24. juni 2019 kl Torsdag den 27. juni 2019 kl Fredag den 28. juni 2019 kl OmrådeUdvalget beslutter, hvilket tidspunkt mødet skal flyttes til. Mødet flyttes til mandag den 24. juni 2019 kl Næste møde: Mandag den 29. april 2019 kl Dok. nr.: D side 11