Dagsorden for møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 11. december 2017 kl på Odder Rådhus, Møderum 5

Transkript

1 Dagsorden for møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 11. december 2017 kl på Odder Rådhus, Møderum 5 Møderum 5 er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne. Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Jette Schæfer, Dan Gjerrild Søgaard, Peter Christensen Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Birgit Elkær Hegelund, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam, Hanne Fleron Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Torben Frederiksen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde (2 min.) Bilag: Referat fra møde den 30. oktober 2017, dok. nr Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden (2 min.) Godkendt 3. Godkendelse af mødekalender for 2018 (2 min.) I henhold til forretningsordenen er der planlagt seks møder på følgende datoer: Mandag den 19. februar 2018 Mandag den 23. april 2018 Mandag den 11. juni 2018 Mandag den 3. september 2018 Mandag den 29. oktober 2018 Mandag den 10. december 2018 Dokumentnr.: side 1

2 Alle møder afholdes i tidsrummet med mulighed for formøde for personalerepræsentanterne i tidsrummet Der blev gjort opmærksom på, at det foreslåede tidspunkt for mødet i februar kan være problematisk, da det er i ugen efter vinterferieugen, men mødeplanen blev godkendt. 4. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Jobpulje Ultimo november 2017 er der i alt fem medarbejdere i jobpuljen, hvoraf de fire henhører under Børn, Unge og Kultur området. De fire medarbejdere fordeler sig med en fra BUPL og tre fra FOA. Karsten Poulsen orienterede om, at der er igangsat en proces med henblik på ansættelse af ny biblioteksleder. Mercuri Urval bistår Odder Kommune i ansættelsesprocessen. Processen løber frem til sidste halvdel af januar, hvor man forventer at kunne ansætte en ny biblioteksleder. Ansættelsesudvalget består af leder- og medarbejderrepræsentanter samt repræsentanter fra forvaltning. Marianne Folkersen stopper med udgangen af december, og Helle Tolstrup konstitueres frem til, at den nye biblioteksleder tiltræder. 5. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse (10 min.) Sygefravær 2017 (januar - oktober) 2016 (januar - oktober) Institution/område Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Børne- og Familiecentret: 3,57% 1,98% 5,54% 2,32% 7,72% 10,04% BFC - internt 3,70% 2,20% 5,90% 2,51% 6,71% 9,22% Sundhedsplejen 2,34% 0,00% 2,34% 0,92% 15,29% 16,21% Børnepasning: 2,60% 3,63% 6,22% 2,79% 3,03% 5,83% Bifrost 3,89% 7,77% 11,66% 4,90% 1,83% 6,73% Dagplejen 1,34% 2,28% 3,63% 1,53% 3,45% 4,98% Egholmgård 2,90% 1,67% 4,57% 3,36% 5,05% 8,41% Krible Krable huset 4,38% 2,58% 6,95% 3,14% 1,82% 4,96% Børnehaven Vennelund 2,92% 5,01% 7,92% 2,96% 1,60% 4,55% Fritid: 2,44% 1,21% 3,65% 2,01% 6,74% 8,75% Odder Bibliotek 3,75% 1,88% 5,63% 3,10% 10,06% 13,16% Odder Musikskole 0,59% 0,26% 0,85% 0,18% 1,18% 1,37% Undervisning: 2,33% 3,41% 5,74% 2,40% 3,59% 5,99% Gylling Skole og Børnehus 4,09% 1,49% 5,58% 4,20% 2,96% 7,16% Dokumentnr.: side 2

3 Hou Skole og Børnehus 4,29% 4,35% 8,64% 2,88% 10,75% 13,63% Hundslund Skole og Børnehus 1,26% 4,90% 6,16% 1,68% 2,98% 4,66% Saksild Skole og Børnehus 1,17% 6,43% 7,60% 1,20% 3,94% 5,14% Landsbyordninger 2,84% 4,30% 7,14% Parkvejen/Ungdomsskolen 1,57% 3,56% 5,13% Vestskolen 2,71% 2,14% 4,85% Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur 2,53% 3,26% 5,79% 2,49% 3,90% 6,39% Odder Kommune 2,55% 2,72% 5,27% 2,50% 3,19% 5,69% Sygefraværet er opgjort til og med oktober I forhold til perioden januar-oktober 2016 er sygefraværet lavere på området som helhed. Faldet i det samlede sygefravær dækker over et fald i langtidsfraværet og en lille stigning i korttidsfraværet. Sygefraværet på Børn, Unge og Kulturområdet er 0,52 procentpoint højere end fraværet i Odder Kommune samlet set, hvilket skyldes et højere langtidsfravær. Besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i maj fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn i Vennelund, og i august er der fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn på Saksild Skole og Børnehus samt Vestskolen/Vestermarken. Besøgene er endnu ikke gennemført. Derudover afventer genbesøg på Vestskolen/Skovbakken som opfølgning på tidligere tilsynsbesøg. Der er den 4. september 2017 gennemført genbesøg på BFC som opfølgning på tidligere tilsynsbesøg, hvilket resulterede i en grøn smiley. Der er den 22. november 2017 gennemført tilsyn på Hou Skole og Børnehus, men der er endnu ikke modtaget en endelig besøgsrapport. Der er varslet yderligere besøg på Hou Skole og Børnehus med fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Bilag: Oversigt over AT tilsyn 2017, dok. nr Intern audit Der er gennemført intern audit på Egholmgård den 31. oktober Bilag: Rapport for intern audit på Egholmgård, dok. nr Arrangementer Den 7. november 2017 blev der afholdt supplerende arbejdsmiljøuddannelse under overskriften Arbejdsmiljø i et biologisk perspektiv. Tue Isaksen fra Arbejdsmiljøcentret gav inspiration til, hvordan vi skaber et godt, sundt og produktivt arbejdsmiljø med afsæt i hjernens naturlige og evolutionære tilstand. 70 ledere, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter var tilmeldt arrangementet. Den 29. november 2017 afholdes temamøde om voldsforebyggelse. Bjarne Møller fra Vold som Udtryksform giver en introduktion til emnet med særligt fokus på metoder og indsatser, Dokumentnr.: side 3

4 som erfaringsmæssigt kan bidrage positivt til voldsforebyggelse. 43 fortrinsvis ledere og arbejdsmiljørepræsentanter har tilmeldt sig arrangementet. OmrådeUdvalget finder det positivt, at det samlede sygefravær er faldet, og at det i særdeleshed er langtidsfraværet, der er faldet, men sygefraværet kræver fortsat stor opmærksomhed. Karsten Poulsen orienterede om strakspåbud givet mod høje følelsesmæssige krav i arbejdet i Hou Børnehus. De høje følelsesmæssige krav opstår i forbindelse med, at medarbejderne må gå fra vuggestuebørnene i forbindelse med bleskift. Odder Kommune stiller sig undrende overfor, at der kan gives strakspåbud i den konkrete sag. Generelt er det oplevelsen, at Arbejdstilsynet for tiden afprøver nye metoder. Eksempelvis har Arbejdstilsynet i forbindelse med opfølgningsbesøg på Skovbakkeskolen meddelt, at man ønsker et lokale til rådighed i en given periode med henblik på, at medarbejderne på skolen kan henvende sig til Arbejdstilsynet. Dagtilbudsområdet oplyste, at man har bestilt Tue Isaksen til et arrangement den 1. marts Resultat af trivselsmåling til information og drøftelse (30 min.) I perioden 10. oktober 2017 til 31. oktober 2017 er der gennemført en trivselsmåling blandt ansatte ved Odder Kommune. Trivselsmålingen samler lederfeedback, psykisk APV og trivselsmåling i én og samme måling, hvilket giver et mere komplet billede af styrker og udfordringer på vores arbejdspladser. Trivselsmålingen er gennemført som en spørgeskemaundersøgelse. Der er udsendt invitationer via og E-boks. I spørgeskemaet er respondenterne blevet præsenteret for et antal udsagn om deres arbejdsplads og deres job, som de har forholdt sig til på en skala fra 1-7. Respondenterne har desuden haft mulighed for at tilføje kommentarer. Trivselsmålingen er gennemført med en svarprocent på 87,2. Dette er en historisk høj svarprocent, hvilket giver et godt grundlag for det videre arbejde med at øge trivslen på vores arbejdspladser. Vinderne af HovedUdvalgets konkurrence om højeste svarprocent blev for de små arbejdspladsers vedkommende Biblioteket, mens Træning & Rehabilitering vandt konkurrencen for de store arbejdspladser. Resultaterne af den gennemførte trivselsmåling udsendes til arbejdsmiljøgrupperne den 29. november I samme forbindelse sendes det samlede resultat for Børn, Unge og Kultur området til OmrådeUdvalget. På mødet drøfter OmrådeUdvalget resultaterne af trivselsmålingen blandt de ansatte på Børn, Unge og Kultur området, og der identificeres særlige opmærksomhedspunkter, som kan danne afsæt for det videre arbejde med trivselsmålingen i OmrådeUdvalget og de lokale MED-udvalg. Dokumentnr.: side 4

5 OmrådeUdvalget ønsker særligt at henlede de lokale MED-udvalgs opmærksomhed på: den store variation i oplevelsen af indflydelse. Dette handler efter OmrådeUdvalgets overbevisning om de reelle muligheder for indflydelse, men også om hvilke forventninger man har til mulighederne for indflydelse. Det er derfor vigtigt, at man lokalt får talt om, hvilke forventninger man har og kan have til mulighederne for indflydelse. vigtigheden af, at der afholdes MUS/GRUS. mulige forskelle i forståelsen af klare aftaler om kompetenceudvikling. Det er vigtigt, at man lokalt får talt om, hvad en kompetenceplan er, hvordan man arbejder med det lokalt, samt hvad man kan forvente. Desuden er det nødvendigt, at vi som organisation bliver mere tydelige i vores kommunikation om kompetenceudvikling. vigtigheden af, at man ikke går alene med krænkende oplevelser. Det er vigtigt at få synliggjort, hvor man kan henvende sig, hvis man oplever krænkende adfærd, samt at få arbejdet med de lokale handleplaner. Der bør være en særlig opmærksomhed på krænkende adfærd fra andre på arbejdspladsen. måden vi taler om arbejdsmængde og tidspres på. Koblingen mellem det oplevede arbejdspres og den selvoplevede stress er bekymrende. vigtigheden af, at de lokale arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg forholder sig til, hvordan man vil arbejde med de åbne kommentarer, herunder hvor mange der skal have adgang til dem. Karsten Poulsen og Torben B. Nielsen udarbejder brev til de lokale MED-udvalg på baggrund af drøftelsen. Slides vedrørende resultater på Børn, Unge og Kulturområdet vedlægges som bilag. 7. Kommissorium for analysen af sårbare børn og unge samt styregruppens beslutninger om omfang og gennemførelse (20 min.) - til information og drøftelse Børn, Unge og Kulturudvalget besluttede den 28. august 2017, at der skal udarbejdes en analyse af arbejdet med inklusion på dagtilbuds- og skoleområdet, samt at årsagerne til stigende udgifter til specialklasseelever skal belyses. Børn, Unge og Kulturudvalget godkendte på møde den 6. november 2017 kommissorium for analysen af sårbare børn og unge. Kommissoriet er vedlagt som bilag. Der er nedsat en styregruppe med i alt 18 medlemmer som følger: Formand for Børn, Unge & Kulturudvalget Skoleledere Dagtilbudsledere Leder af BFC Leder af PPR Fem medarbejderrepræsentanter for OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Direktør for Børn, Unge og Kultur To konsulenter fra Ledelse og Udvikling Dokumentnr.: side 5

6 Styregruppen afholder sit første møde den 29. november Dagsorden og bilag til styregruppemødet er vedlagt som bilag. Referat fra mødet eftersendes. På udvalgsmødet gives en orientering om drøftelserne på styregruppemødet. Som oplyst på udvalgsmødet den 30. oktober 2017 har Odder Kommune ansøgt om midler fra en pulje under Socialministeriet til investering i den tidlige og forebyggende indsats i PPR. Ansøgningen er vedlagt som bilag. Der forventes svar på ansøgningen inden udvalgsmødet. Bilag: Dagsorden til styregruppemøde den 29. november 2017, dok. nr Kommissorium for analyse af sårbare børn og unge, dok. nr Styringsdesign for analyse af sårbare børn og unge, dok. nr Ansøgning om midler til indsats i PPR, dok. nr Tids- og procesplan for analyse af sårbare børn og unge, Referat fra møde i styregruppen den 29. november 2017 er eftersendt den 4. december Fremtidige referater fra styregruppens møder vedlægges dagsordner for OmrådeUdvalgets møder med henblik på, at de OmrådeUdvalgsmedlemmer, som ikke er repræsenteret i styregruppen, kan holde sig orienteret om og stille spørgsmål til arbejdet i styregruppen. 8. Udvikling i børnetallet - til information og drøftelse (30 min.) Stigende børnetal presser de eksisterende pasningstilbud i Odder Kommune. Udfordringerne er størst i Gylling, Saksild og Odder by. Som følge af en stadig stigning i antallet af børn i 0-3 års alderen i Odder by er der fremsendt en sag til Børn, Unge & Kulturudvalget med indstilling om etablering af en midlertidig vuggestueinstitution i de lokaler, Krible Krable Huset forlader på Åhavevej 10, når de overgår til den nye institution på Skovbakkeskolen. Sagen behandles i Børn, Unge & Kulturudvalget den 4. december OmrådeUdvalget drøfter udviklingen i børnetallet og kommer med anbefalinger til håndtering af udfordringerne på 0-3 års området. Bilag: Børnetal 2018, dok. nr Børn, Unge & Kulturudvalget har på møde den 4. december 2017 anbefalet forvaltningens indstilling om etablering af en midlertidig vuggestue i de lokaler, som Krible Krable Huset forlader. Beslutningen om etablering af den midlertidige vuggestue skal endeligt vedtages i Byrådet den 18. december Vuggestuen vil have plads til årige børn, og den bliver en afdeling under Bifrost. Vuggestuen åbner den 1. februar 2018 med forventeligt 19 vuggestuebørn, der allerede fra januar har akut pasningsbehov. Frem til åbningen af vuggestuen vil ventelistebørnene blive Dokumentnr.: side 6

7 passet i legestuen i dagplejens hus. Dagplejen vil i den måned suspendere heldagslegestue, så lokalerne kan anvendes til pasning af børnene, mens lokalerne på Åhavevej gøres klar. Det forventes, at børnetallet vil fortsætte med at stige i de kommende år, og som følge heraf vil der forventeligt blive behov for etablering af en ny dagsinstitution i Odder vestby i 2020/2021. Det er tanken, at den midlertidige vuggestue til den tid skal være en del af den nye institution. Der blev spurgt ind til, hvad ventelisten dækker over, og det blev oplyst, at ventelisten er et samlet tal for de børn, der endnu ikke er pladsanvist i Odder by. Der blev desuden stillet spørgsmål om søgningen til klubtilbuddet, og det blev oplyst, at der er mange tilmeldte i klubben. 9. Opfølgning på evaluering af Fremtidens Dagtilbud - til information og drøftelse (15 min.) I april 2014 traf Byrådet i Odder Kommune beslutning om en ny strategi på dagtilbudsområdet. Formålet med strategien Fremtidens Dagtilbud er at udvikle dagtilbudsområdet frem mod Med inspiration fra uddannelsesforskningen er hensigten at skabe gode overgange og en rød tråd i det individuelle barns tidlige år, da dette forventes at sikre langvarige positive effekter i barnets skoleår. I foråret 2016 blev der gennemført en evaluering af Fremtidens Dagtilbud. Evalueringen havde to helt overordnede konklusioner. For det første viste evalueringen, at Fremtidens Dagtilbud på evalueringstidspunktet ikke havde indfriet sit potentiale i form af et kvalitetsløft, og at strategien dermed kun på enkelte områder havde bidraget til ny/forbedret pædagogisk praksis. For det andet viste evalueringen, at der var behov for større fremadrettet fokus på, hvordan strategiens faglige fokusområder og det potentiale, der vurderes at være til stede heri, forankres i den pædagogiske praksis, herunder hvordan medarbejdernes nyerhvervede kompetencer/skærpede faglighed bringes i spil på den fælles bane i institutionerne. Den 18. september 2017 blev der afholdt møde i den politiske følgegruppe. På mødet drøftede følgegruppen blandt andet landsbyordningerne, og ledelsen i landsbyordningerne deltog med henblik på at fortælle om landsbyordningernes størrelse og børnesammensætning samt arbejdet med samdrift, tværgående arbejde med faglige indsatser og understøttelse af den røde tråd i børnelivet på tværs af dagpleje, børnehave og skole. Den politiske følgegruppe drøftede desuden kvalitetsrapporten for dagtilbud Kvalitetsrapporten samler de data, der som følge af økonomiaftalen for 2010 skal evalueres og afrapporteres på dagtilbudsområdet. Kvalitetsrapporten indeholder blandt andet en beskrivelse af og opfølgning på arbejdet med udvalgte indsatser i Fremtidens Dagtilbud. Den politiske følgegruppe hæftede sig særligt ved afsnittet vedrørende kompetencehjulet. Kvalitetsrapporten er vedlagt som bilag. Dokumentnr.: side 7

8 Endelig blev den politiske følgegruppe orienteret om et arbejde, der pågår med lederne på dagtilbudsområdet. Der arbejdes på at ændre strukturen for ledelsesmodellen, så man i den enkelte institution kan finde den rigtige ledelseskonstruktion. Der er ikke tale om en dyrere model, men en anden model hvor man får mere lokalt råderum. Man forventer at fremlægge en ændret ledelsesmodel til politisk behandling. Bilag: Kvalitetsrapport for dagtilbud i Odder Kommune 2017, dok. nr Karsten Poulsen orienterede om, at man kommer til at foreslå ændringer i ledelsesorganiseringen på området, således at det fremadrettet bliver op til den enkelte daginstitution at tilrettelægge ledelsen. Desuden lægges der op til, at der skal ske ændringer i forhold til kompetencehjulet og måden, der arbejdes med det på. Kompetencehjulet har haft en vanskelig start, og kompetencehjulet gør det svært at lave en opsamling på børnenes læring, trivsel og udvikling. Politikerne vil fortsat have et redskab til opfølgning på arbejdet med læreplanstemaerne, og der skal derfor findes et nyt værktøj, som bringer os ud over udfordringerne med kompetencehjulet. OmrådeUdvalget opfordrer til, at man i den forbindelse kigger efter et værktøj, som også kan understøtte overgange. 10. Evaluering af tidlig SFO - til information og drøftelse (15 min.) I forbindelse med vedtagelsen af budget 2017 blev det besluttet at etablere tidlig SFO, således at alle skolestartende børn automatisk skifter til SFO den 1. april i det år, hvor de starter i skole. Målet med tidlig SFO er, at børnene kommer til at opleve en mere tryg, naturlig og blid overgang mellem daginstitution og skole. På mødet orienterer Karsten Poulsen om evaluering af tidlig SFO samt anbefalinger til år to med tidlig SFO. Der er gennemført en indledende evaluering i ledergruppen for dagtilbud og skoler, som er efterfulgt af en evaluering mellem dagtilbud og skoler i de enkelte distrikter. Ledergruppen har fulgt op herpå. Det er svært at tegne et entydigt billede, men i overordnede træk har tidlig SFO været mere positivt, end man havde frygtet. Tilbagemeldingen er, at det er godt for børnene, og forældrene er glade for det. Der har været udfordringer omkring tilpasning af medarbejdertid. Udfordringerne har været størst i nogle af landsbyerne. Der er derfor indgået aftaler på ledelsesniveau om tidligere inddragelse af medarbejdere samt større tydelighed i forhold til periode, medarbejderne skal følge med i. Dokumentnr.: side 8

9 Personalet synes, at år et med tidlig SFO har været en god oplevelse, som har bibragt pædagoger fra daginstitutionerne viden om SFO og omvendt. Det øgede kendskab til hinanden er befordrende for samarbejdet. OmrådeUdvalget gør opmærksom på, at der kan være udfordringer i landsbyer, hvor der flyttes meget få børn, da det kan være vanskeligt at afgive en medarbejder til få børn. Desuden bør man være hurtigere til at finde ud af, hvor mange og hvilke medarbejdere, der skal med over i tidlig SFO. Der blev fra medarbejderside udtrykt ønske om nedskrevne vilkår for det personale, som går med over i tidlig SFO, herunder beskrivelse af mål og formål, årsnorm, lønvilkår m.v. Formålet er at skabe større gennemsigtighed i forhold til medarbejdervilkår. 11. Opfølgning på årshjul og planlægning af næste møde (5 min.) OmrådeUdvalget følger op på årshjulet med særligt fokus på dagsorden for næste møde, herunder prioritering af de enkelte punkter samt mødeform. Bilag: Årshjul, dok. nr Ingen bemærkninger 12. Til efterretning (5 min.) Referat fra personalemøde med MED-status den 24. oktober 2017, Biblioteket dok. nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 31. august 2017 og 12. oktober 2017, Vestskolen dok. nr og Referat fra MED-udvalgsmøde den 18. september 2017 og 9. november 2017, BFC dok. nr og Helle K. Nielsen oplyste, at Torben B. Nielsen har deltaget på personalemøde med MEDstatus på Biblioteket med henblik på at orientere medarbejderne om MED-systemet. Dette var meget givtig. 13. Eventuelt (4 min.) Ingen bemærkninger Næste møde: Mandag den 19. februar 2018 Dokumentnr.: side 9