Weekendkonference i 2. kreds 28. Januar 2017

Transkript

1 Effektivisering Weekendkonference i 2. kreds 28. Januar 2017

2 FællesBo hvem er vi? Kaj Mortensen administrerende direktør Gitte Bjerregaard udlejningschef

3 FællesBo hvem er vi? FællesBo er Herning Kommunes største boligorganisation med ca boliger. Vi kan tilbyde boliger i etagebyggerier, rækkehuse og mindre parcelhuse. FællesBo beskæftiger ca. 90 medarbejdere, hvoraf de 25 er ansat i administrationen. FællesBos vision er: At skabe de bedste rammer for beboerne ved: Boligen, beboerdemokratiet, organisationen, administrationen og arbejdspladsen. FællesBo har igennem digitale løsninger effektiviseret flere arbejdsområder, hvilket giver en masse fordele og muligheder for lejerne ikke mindst økonomiske besparelser. Samtidig har vi også taget hul på fremtiden. Det sker med en ambitiøs plan om renovering og fremtidssikring af en stor del af vores lejemål.

4 Udgifter til tomgangsboliger År Udgift 2011 Kr Kr Kr Kr Kr Kr (kr )

5 Tab ved fraflytning År Tab 2011 Kr Kr Kr (ny) 2014 Kr Kr Kr

6 Administrationsbidraget År Pr. lejemål 2009 Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr

7 Ledelse på højeste plan

8

9 En veldreven og nytænkende administration med service i højsæde

10 5. mål: En veldreven og nytænkende administration med service i højsæde Vi vil Fuldføres hvordan Ansvarlige Tidsfrist Økonomi/ ressourcer Vi vil fortsætte den professionelle drift og optimere vores ressourcer i drift og administration med professionelle forretningsgange Uddannelse af medarbejdere Årlig evaluering af forretningsgange Årligt statusmøde med gennemgang af mål og forretningsgange Udarbejde forretningsgange for samarbejde og beslutningsgange mellem A og OB, OB og AB samt A og AB Administrationen og OB Løbende 1 gang pr år Opfølgning på mål og vision 2 gange pr år. Foregår med ledergruppe, direktør og OB via den eksisterende gruppe Løbende Genhusning Skal være færdig 1. august 2015 Digitalt syn 4 møder årligt med de digitale EF

11 Forretningsgang

12 Et system Boligerne er baseret på det digitale fraflytningssystem Alle boligerne er aktive. Dvs. 3D modellerne/bygningerne leverer data/informationer til: Hjemmesiden Ind- og fraflytningssystemet Driftssystemet (bygningen) Driften (udearealer) Helhedsplaner Fælles Fremtid Hele systemet hænger sammen - vi retter ét sted!

13 DE FØRSTE TANKER FÆLLESBOS SETUP RESULTATER FREMTIDEN

14 Driftsoptimering

15 Elektronisk syn

16 Udbud på fraflytning

17 Råderetshåndtering

18 Udearealer Fælles Fremtid Digital ind- og fraflytning

19 Anvendelsesmuligheder af modeller 3D BIM MODELLERING Drift og vedligehold Energiberegning Visualisering Dataudtræk Model Grundlag for udarbejdelse af helhedsplaner Data til elektronisk syn Viderebearbejdning af rådgivere Bygningstegninger

20 Overblik og bedre planlægning

21 DE FØRSTE TANKER FÆLLESBOS SETUP RESULTATER FREMTIDEN

22 Afdelingernes udgifter til istandsættelse af flyttelejligheder Samlet udgift (kr.) Antal fraflytninger Gennem. udgift pr. flytning (kr.) Ibrugtagning (antal boliger)

23 Administrativ besparelse 2 fuldtidsstillinger i økonomiafdelingen 2 fuldtidsstilling i udlejningen

24 Udearealer Ortofoto Skråfoto/Drone Simpel

25 Afd. 023 Gormsvej/Thyrasvej

26 Udbud contra omorganisering

27 d.kr ,00 Fremskrivning af lønninger for ejendomsfunktionærer i forhold til ny og gammel struktur , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Fremskrivning gl. struktur Nuværende struktur , ,

28 Biler

29 Robot plæneklipper

30 FællesBo er med på dronerne DJI Phantom 3 Professional

31 Helhedsplaner Afdeling Status Under projektering fysisk i gang JAN Under projektering fysisk i gang JAN Møde med renoveringsudvalget den 2. maj for godkendelse af helhedsplanen og derefter afventes finansieringsskitse fra Landsbyggefonden Afventer undersøgelse af murbindere, hvorefter ansøgning om endelig helhedsplan fremsendes Endelig Helhedsplan indsendt Endelig Helhedsplan indsendt Endelig Helhedsplan indsendt.

32 Helhedsplaner Afdeling Status Besigtigelse Landsbyggefonden 22. juni Ekstra undersøgelse + ansøgning om endelig Helhedsplan Ekstra undersøgelse + ansøgning om endelig Helhedsplan Besigtigelse Landsbyggefonden 22. juni Ekstra undersøgelse + ansøgning om endelig Helhedsplan Afventer igangsættelse Afventer igangsættelse

33 Kommende/igangværende opgaver Afdeling Status Afventer igangsættelse Boliger 12 stk. genhusningsboliger Børnehave / vuggestue bliver opsagt Børnehave bliver opsagt Opførelse af 65 / 97 boliger

34

35

36 Bæredygtige boliger

37 Bæredygtige boliger

38

39 Bæredygtige boliger

40 Bæredygtige boliger

41 Bæredygtige boliger

42 Bæredygtige boliger

43 Mennesket i Midten Mennesket i Midten er støttet med økonomiske midler fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet. Målet med projektet er at reducere antallet af udsættelser med 40% over 3 år. Tom Sørensen er ansat som socialfaglig projektmedarbejder pr. 1. oktober til projektet Mennesket i Midten.

44 Mennesket i Midten Følgende afdelinger er med i projektet: Afd. 020 Knudsvej Afd. 021 Gormsvej Afd. 023 Gormsvej/Thyrasvej Afd. 024 Thyrasvej/Valdemarsvej Afd. 025 Valdemarsvej Afd. 100 A I Holms Vej Afd. 104 Fredhøj Afd. 106 Sønderager Afd. 107 Porshøj Afd. 200 Lyngbyen

45 Mennesket i Midten Vores håb er, at der efter projektperioden på de 3 år er mulighed for at forankre vores tilbud til beboerne i den alminelige drift og dermed fastansætte projektmedarbejderen. En forankring af projektet vil medføre, at samtlige udsættelsestruede beboere i FællesBo vil kunne tilbydes rådgivning og ikke kun beboere i vores målgruppe.

46 Digitalisering De seneste år er det blevet både dyrere og langsommere at sende breve med posten. Derfor vil vi gerne kommunikere elektronisk med vores beboere.

47 Digitalisering For at vi kan kommunikere elektronisk med vores beboere, skal vi både have deres Tilladelse Mailadresse Mobilnummer Cpr. nr. Oplysninger bliver behandlet fortroligt og opbevaret jf. persondataloven.

48 Ny hjemmeside Udvikling af ny hjemmeside, som er responsive og med selvbetjeningsmuligheder, så vi kan tilbyde beboerne betjening, når vi har lukket." Min Side Bestyrelsesweb

49 Digitalisering Min side Sideløbende er vi i gang med at udvikle Min Side, som bliver beboernes egen elektroniske postkasse på Huslejeopgørelse Budget og regnskab for beboerens afdeling Husorden Vedligeholdelsesreglement Referater fra afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder Info på ejendomsfunktionærerne og inspektøren

50 Digitalisering bestyrelsesweb Bestyrelsesweb giver... Mulighed for at følge op på budgetter Adgang til bestyrelsens eget dokumentarkiv Overblik over dagsordner Adgang til fælles kalenderfunktion

51 Den røde tråd hos FællesBo Kundeservice BOLIGBUTIKKEN DIREKTIONEN BOLIGSERVICE & TEKNIK BOLIGØKONOMI

52