OPSAMLING FRA CAFÉDEBAT PÅ KURSUSWEEKEND FOR AFDELINGSBESTYRELSES- OG REPRÆSENTANTSKABSMEDLEMMER I FÆLLESBO 2014.

Transkript

1 INDLEDNING Nedenstående materiale er en opsamling (udarbejdet af BL) af en brainstorm i forbindelse med en cafédebat på årets kursusweekend 2014 for afdelingsbestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer i FællesBo. Ved nogle af punkterne har organisationsbestyrelsen og administrationen tilknyttet et kort svar og/eller en forklarende kommentar (Disse er skrevet med rødt/kursiv). I forhold til de ubesvarede punkter vil der efter det umiddelbart forestående repræsentantskabsmøde, blive nedsat et udvalg under organisationsbestyrelsen, hvis opgave vil blive at bearbejde disse punkter, og fremkomme med et oplæg til organisationsbestyrelsen om, hvordan disse kan bearbejdes. OPSAMLING FRA CAFÉDEBAT PÅ KURSUSWEEKEND FOR AFDELINGSBESTYRELSES- OG REPRÆSENTANTSKABSMEDLEMMER I FÆLLESBO IDÉER OG ANBEFALINGER TIL: HVORDAN I SIKRER DEN BEDST MULIGE KOMMUNIKATION MELLEM ORGANISATIONSBESTYRELSE OG AFDELINGSBESTYRELSER I FÆLLESBO Åbenhed og villighed til forandringer. Holde møder mellem organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelse f.eks. til det årlige afdelingsmøde bl.a. til en snak om året gang. Hvert år fremsender organisationsbestyrelsen en kort beretning om årets gang til afdelingsbestyrelserne. Endvidere deltager et medlem fra organisationsbestyrelsen på næsten alle afdelingsmøder. Kommunikation, information (f.eks. på sociale medier), forventningsafstemning. Pilotprojekt igangsættes i nærmeste fremtid. Afdelingsbestyrelser skal forpligte sig til at referere fra organisationsbestyrelsesmøder (referater). Referaterne findes på FællesBos hjemmeside. Kan også rekvireres ved henvendelse til administrationen. Journalisering af mails/kontakter til organisationsbestyrelse og til administration samt regler med tidsfrister på svar (hele vejen igennem i Side 1 af 6

2 FællesBo). Der findes helt klare arbejdsgange på området. Temadage med fokusområder. Afdelingsbestyrelsen kan invitere et medlem af organisationsbestyrelsen, hvis der er noget specielt, så man kan tage problemerne i opløbet. Organisationsbestyrelsen åbne og positive for tanken. Uformelt fyraftensmøde mellem parterne til kaffe og kage samt uformel snak. Præsentation af nye organisationsbestyrelsesmedlemmer for afdelingsbestyrelserne (f.eks. folder med billede, navn, og arbejdsområde i bestyrelsen). Fremgår af hjemmesiden samt Til enhver Lejlighed. Referater af organisationsbestyrelsesmøder tilsendes alle formandskaber i afdelingsbestyrelser. Referaterne findes på FællesBos hjemmeside. Kan også rekvireres ved henvendelse til administrationen. Kunstudvalget skal komme mere ud til afdelingsbestyrelserne. Vigtigt generelt at give viden videre. Kommunikere efter kompetencer. Hvem ved f.eks. mest om økonomi i afdelingsbestyrelsen. Kommunikationskanalen kan være temaaftener og så skal afdelingsbestyrelserne blive bedre til at kommunikere internt. Organisationsbestyrelsen skal have hele beboerdemokratiet med!! Et naturligt mål. Forklaring mangler på, hvorfor afdelingsbestyrelsesreferater skal forbi FællesBo før det kan lægges på hjemmesiden. Nærmere procedure kan forklares ved henvendelse til administrationen. Kontaktperson i afdelingsbestyrelserne med navn, mobil og mail. Præcisering af hvad vi kan få organisationsbestyrelsen til at tage sig af! Som udgangspunkt kun det beboerdemokratiske. Side 2 af 6

3 At alle taler pænt sammen og respekterer hinandens forskelligheder. Organisationsbestyrelsen skal i bladet med billede og navn sammen med medarbejderne så de er synlige. Organisationsbestyrelsen skal præsentere sig for afdelingsbestyrelserne. Fremgår af hjemmesiden samt Til enhver Lejlighed. Tale samme sprog, med åbenhed og troværdighed. Når man lover noget skal man også vende tilbage. At alle bestyrelsesmedlemmer får udleveret en mappe om organisationen og regler mv. Alle lejere får dette udleveret ved indflytning. Fremgår endvidere af FællesBos hjemmeside. Kan evt. rekvireres ved henvendelse til administrationen. Huske at informere afdelingsbestyrelserne om ændringer i organisationen og i organisationsbestyrelsen. Bladet Til enhver Lejlighed anvendes ved personaleændringer. Ved større ændringer informeres beboerdemokratiet pr. brev. Organisationsbestyrelsen kan på det årlige repræsentantskabsweekend lave en kort præsentation af dem selv om, hvem de er og hvad de foretager sig i bestyrelsen. Organisationsbestyrelsen skal informere afdelingsbestyrelserne om de tiltag, der sættes i værk og som har konsekvenser for lejerne. Organisationsbestyrelsen skal tale deres idéer nedad. Nyhedsbrev fra FællesBo rettes til bestyrelser. Indtil videre fremgår nyheder af Til enhver Lejlighed. Flere møder mellem formandskaber og organisationsbestyrelse ca. hvert ½ år. Digital kommunikation via info.tavle, apps, tv-kanal kommunikation med beboere. Der er fokus på dette. Login til hjemmeside til bestyrelser kan kommunikere (evt. drop-box). Side 3 af 6

4 Seriøs Facebook gruppe, som organisationsbestyrelsen bestyrer med tovejskommunikation som spørgsmål og svar og forslag. Der er fokus på dette. Månedlig træffetid på face-to-face samtaler og telefonisk henvendelse til organisationsbestyrelser. IDÉER OG ANBEFALINGER TIL: HVORDAN I SIKRER DEN BEDST MULIGE KOMMUNIKATION MELLEM ADMINISTRATIONEN/DRIFTEN OG AFDELINGSBESTYRELSER I FÆLLESBO? Hvis der bliver mailet skal der også komme et svar. Der foreligger klare arbejdsgange for dette. Personalet skal stille deres telefon om til en anden, hvis de ikke er der. Normal procedure. Journalisering af henvendelser. Normal procedure. Flere afdelingsbestyrelsesmøder med inspektører/viceværter om administrationsbidrag. Online chat i FællesBos åbningstid. Lanceres i løbet af foråret. Viceværter bør være med til beboermøde og til markvandringen sammen med inspektøren. Tilbud eksisterer i dag afdelingen skal bare betale for ejendomsfunktionærens tid. Gensidig respekt for det arbejde man gør. Invitation til aftenmøder bør sendes til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer. En person fra afdelingsbestyrelsen varetager kontakten til kontor og vicevært og den samme modtager fra kontor og vicevært. Det har været rigtigt godt det sidste år og når man mailer, får man besked. Side 4 af 6

5 At vi taler pænt til hinanden, også når det er negativt. Det er godt med mødet omkring fyraften vedr. vinterberedskab. Husk kommandovejen. Det er der til enhver tid fokus på. Retningslinjer for svartider på mail (at de 5 dage bliver overholdt). FællesBo måler på at svartider overholdes. Kommunikere efter kompetencer. Få det aftalte skrevet ned. Personlig kontakt efterfulgt af skriftlig bekræftelse (evt. mail). Evt. en dag i måneden el. lign. med forskudt arbejdstid hos ejendomsfunktionærer, så folk i arbejde har mulighed for at komme i personlig kontakt med dem. Mails bør besvares indenfor 48 timer (to arbejdsdage). Svartid er fastsat til 5 hverdage, og der måles på at denne overholdes. Opfølgning med orientering fra administrationen under igangværende projekter i en dialog med afdelingsbestyrelserne. I gør det allerede Gennem kurser som i dag. Efter afdelingsbestyrelsesmøder sendes referat til inspektør/ejendomsfunktionærer og sekretær ved FællesBo samt til FællesBos hjemmeside samt kopi til beboere i deres postkasse. Den enkelte afdelingsbestyrelse beslutter metoden for offentliggørelse. Skal blot ske, så den er tilgængelig for beboerne senest 4 uger efter mødet. Folder til nye beboere om FællesBos medarbejdere, om afdelingsbestyrelsen, viceværten og henvisning til hjemmesiden. Administrationen arbejder med emnet. Tillid, tillid, tillid. Side 5 af 6

6 Store afdelinger over 200: Serviceinspektør, boligrådgiver og afd. formand holder eftermiddag for beboerne 1 gang om måneden. Mellemstore afdelinger mellem 100 og 200: Serviceinspektør, boligrådgiver og afd. formand holder eftermiddag for beboerne 1 gang i kvartalet). Små afdelinger under 100: Vicevært kontakt. Generelt vedr. de sidste tre punkter: Hvis der vurderes at være behov herfor, er det op til den enkelte afdelingsbestyrelse at beslutte og aftale møder, og hvem man ønsker, der deltager. Kontakt administrationen og aftal nærmere. Husk det til enhver tid gældende prisblad. Side 6 af 6