Frederiksberg Kommune. Gennemgang af økonomien på teatret Aveny-T af 29. august 2018

Transkript

1 Gennemgang af økonomien på teatret Aveny-T af 29. august 2018

2 Indhold 1 Indledning Om Aveny-T 2 2 Konklusion Samlet vurdering og anbefaling 4 3 Arbejdshandlinger Afgrænsning 5 4 Gennemgang af økonomi Forbrug juli 2017 til april Aveny-T s fremadrettede forventninger til økonomi budget juni 2018 til maj Aveny-Ts forslag til fremadrettet organisering 10 5 Bilag 1 Perioderapportering 1. juli 2017 til 30. april Bilag 2 Likviditetsbudget 1. juni 2018 til 31. maj Ernst & Young P/S - Osvald Helmuths Vej 4 - Postboks Frederiksberg - CVR-nr _1.docx 1

3 1 Indledning Frederiksberg Kommune har bedt EY om at foretage en gennemgang af økonomien på teatret Aveny-T. Aveny-T er organiseret som en erhvervsdrivende fond. Fondens formål er at bevare og videreudvikle et godt teatermiljø på teatret beliggende på Frederiksberg Allé 102. Fonden skal som led i dette formål producere teater samt medvirke til at skabe bedre rammer for teater og andre kulturelle aktiviteter med udgangspunkt i teatret på Frederiksberg Allé 102. Fonden er almennyttig og kan støtte andre teater- og kulturrelaterede initiativer og institutioner på Frederiksberg. Frederiksberg Kommune har siden 2010 ydet et årligt tilskud til teatrets drift. De seneste år har tilskuddet som udgangspunkt udgjort 3,5 mio. kr. Aveny-T har medio juni rettet henvendelse til Frederiksberg Kommune med en bekymring over den fremadrettede likviditet og dermed ultimativt teatrets videre drift. Frederiksberg Kommune har på baggrund heraf bedt EY om at foretage en gennemgang af teatrets økonomi, herunder en vurdering af, om der vil være behov for yderligere tilskud fra kommunen, for at teatret kan overleve. Ydermere ønsker kommunen i forlængelse heraf, at EY står til rådighed for at assistere teatret med værktøjer og modeller, der øger kvaliteten af økonomistyringen. 1.1 Om Aveny-T Aveny-T er et teater for unge i alderen årige. Frederiksberg Kommune overtog i 2016 bygningen, som huser Aveny-T. I løbet af 2017 blev den del af bygningen, der huser teatret, renoveret, da det var nedslidt og utidssvarende. I alt har kommunen investeret godt 40 mio. kr. i køb og renovering af teaterbygningen. I efteråret 2017 åbnede det nyrenoverede teater med verdenspremieren på SKAM som teaterforestilling. Ud over renoveringen er der også planer om en egentlig ombygning af bygningen, der skal transformere den nuværende bygning med teater og cafe som to separate funktioner til et væksthus for teaterarbejdere og studerende med arbejdspladser, prøvescene m.v. og hvor indretningen optimeres, så cafe og teater bedre kan spille sammen og tilføre teatret de nye funktioner, der forventes af et moderne teater. Ombygningen er estimeret til at koste 24 mio. kr. og søges finansieret ved eksterne fondsmidler. Indtil videre er der opnået tilsagn om 10 mio. kr. Restbeløbet søges hos andre fonde. 2

4 2 Konklusion Frederiksberg Kommune har siden 2010 ydet et årligt tilskud til driften af Aveny-T, der er organiseret i en erhvervsdrivende fond. De seneste år har tilskuddet udgjort 3,5 mio. kr., mens det i 2016/17 og 2017/18 blev besluttet at øge tilskuddet med henholdsvis 0,5 mio. kr. og 1,5 mio. kr. Aveny-T har medio juni rettet henvendelse til Frederiksberg Kommune med en bekymring over den fremadrettede likviditet og dermed ultimativt teatrets videre drift. Økonomisk situation Teatrets regnskabsår løber fra primo juli til ultimo juni. Der foreligger endnu ikke noget endeligt regnskab for regnskabsår 2017/18, men baseret på den seneste budgetopfølgning forventes et driftsunderskud på ca. -1,1 mio. kr 1., hvilket betyder, at grundkapitalen i fonden er tabt. Frederiksberg Kommune har dog forudbetalt tilskud for 2018, hvilket vil forbedre resultatet for regnskabsåret 2017/18, men forventeligt flytte problemet ind i regnskabsår 2018/2019. I regnskabsår 2017/18 er der et forventet underskud på forestillingerne på kr. Det er særligt forestillingerne Privatliv og Junglebogen, der bidrager til underskuddet: Privatliv: Forestillingen blev aflyst, men inden da var der afholdt udgifter for ca kr. Forestillingen var budgetteret til at generere et overskud på ca. 0,5 mio. kr. Junglebogen: Der er udgiftsført omkostninger for ca kr., men teaterforestillingen er ikke blevet gennemført. Af rapporteringen fremgår ikke noget budget for forestillingen. Aveny-T har udleveret et likviditetsbudget for perioden juni 2018 til maj Budgettet udviser en negativ udvikling på ca. -1 mio. kr. Budgettet er udarbejdet primo juni Likviditetsbudgettet indeholder dog visse udgifter og indtægter inkl. moms, hvilket efter vores vurdering ikke giver et retvisende billede af omkostningerne knyttet til de enkelte områder/forestillinger m.v. Hvis der korrigeres for udgifter og indtægter inkl. Moms, giver det samlede nettoresultat et underskud på kr. Teatret vurderer selv, at der er et likviditetsmæssigt behov på niveau 1,5 mio. kr. i perioden frem til og med juni 2019, som tillige vil medvirke til at reetablere grundkapitalen i fonden. Grundkapitalen udgør jf. stiftelsesdokumentet og vedtægterne kr. Økonomistyring Aveny-T har i løbet af januar 2018 fremsendt budgetter med meget afvigende forventninger til det samlede resultat, hvilket efter vores vurdering ikke er hensigtsmæssigt, da så stor variation i det til kommunen fremsendte materiale vil bidrage til manglende gennemsigtighed og svagt beslutningsgrundlag. Vi finder det ligeledes uhensigtsmæssigt, at der ikke er en entydig sammenhæng mellem budget og regnskab. Teatret har siden årsskiftet 2017/18 samarbejdet med en økonomisk administrator, der varetager bogføring samt udarbejdelse af perioderapportering og likviditetsbudgetter. Vi er enige med ledelsen for Aveny-T i, at der fremadrettet er behov for, at ansvaret for budget og budgetopfølgning for Aveny-T i større udstrækning forankres hos ledelsen. Vi har forstået, at der fremadrettet udarbejdes månedsrapportering på månedsbasis med undtagelse af måneder, hvor der ikke er aktiviteter, udover faste opgaver, ekskl. sommermånederne. Derudover får Aveny-T adgang til Economics, så ledelsen selv kan gå ind og få opdateringer på forestillingerne pr. uge. Vi har fået oplyst, at det er planlagt, at der til hvert bestyrelsesmøde (der afholdes 4 ordinære møder om året) skal foreligge et opdateret likviditetsbudget for de kommende 12 måneder samt fremgå, hvordan de måneder, der er gået siden sidste bestyrelsesmøde, er blevet realiseret. Hvis der er afvigelser, skal det være forklaret hvorfor. 1 Der er ved notatets afslutning blevet oplyst, at det realiserede underskud udgør 1,3 mio. kr. Vi har ikke set yderligere dokumentation herfor. 3

5 For hver enkelt forestilling er der udarbejdet budgetter indeholdende forudsætninger, såsom antal forestillinger, antal gæster fordelt på billettyper m.v. Disse udarbejdes af direktionen. De bliver gennemgået, evt. revideret og til sidst godkendt af bestyrelsen, når den godkender en samlet sæson (regnskabsår). 2.1 Samlet vurdering og anbefaling Ud fra det foreliggende grundlag er det vores vurdering, at Aveny-T står i en økonomisk sårbar position, der kalder på en ekstremt tæt økonomistyring, hvor der ikke bare er fokus på udgifter, men også indtægter i form af billetsalg til den enkelte forestilling m.v. Aveny-T vurderer selv, at teatret i 2020 har mulighed for at blive et storbyteater og dermed berettiget til at modtage tilskud fra Kulturministeriet (ud over tilskuddet fra Frederiksberg Kommune). Vi har ikke forudsætninger for at vurdere, hvorvidt dette er realistisk. Det er vores anbefaling, at Aveny-T i samarbejde med Frederiksberg Kommune arbejder videre med denne løsning. Indtil da, er det vores anbefaling, at teatret arbejder på at nedbringe udgifter, herunder gennemgår alle budgetter med henblik på at minimere alle ikke vitale udgifter samt etablerer en meget tæt styring af økonomien på teatret. I forlængelse heraf, kan der også være behov for at vurdere, hvorvidt den kunstneriske profil passer til den økonomiske situation, dvs. om der mulighed for at vælge opsætning af sikre/billigere publikumssucceser. Vi har dog forstået, at dette ikke nødvendigvis flugter med teatrets og kommunens ambitioner om at henvende sig til et ungt og ikke så købestærkt publikum. Der ses således også flere handlemuligheder for at forbedre økonomien på kort sigt: Nedbringelse af faste udgifter Der er under faste lokaleomkostninger budgetteret med årlige udgifter til vedligeholdelse på kr. Set i lyset af, at teatrets lokaler er nyrenoverede og budgettallet er baseret på tidligere gennemsnitsforbrug (dvs. fra før renovering), må det antages, at teatret i en periode vil kunne forventes at anvende færre midler til vedligehold. Teatret oplyser dog, at renoveringen kun er foretaget udvendig og teaterbygningen er gammel og kræver fast indvendig vedligeholdelse, hvorfor der er ikke mulighed for at spare yderligere på posten. Der er ligeledes afsat kr. til mindre nyanskaffelser og vedligehold under administrationsomkostninger. Det er vores vurdering, at dette, set i relation til teatrets størrelse/faste bemanding, er højt sat. Teatret har oplyst, at der i posten indgår udgifter til rengøring. Der er dog under lokaludgifter en post under lokaleomkostninger, der er benævnt Rengøring og renovation med en årlig udgift på kr. Synergieffekter med andre kulturinstitutioner En måde at nedbringe omkostninger kunne være at afdække, hvorvidt der kan etableres økonomiske synergieffekter ved at indgå samarbejde med andre kulturinstitutioner. Samarbejdet ville eksempelvis kunne indebære fælles administration så en medarbejder deles, annoncering, så der opnås bedre vilkår/rabatter ved støtte indkøb m.v. Teatret har budgetteret med udgifter til regnskabsmæssig assistance på kr. og variable udgifter til annoncer og reklamer i forbindelse med forestillinger på kr. Om det er muligt og/eller hensigtsmæssigt at etablere et samarbejde med andre kulturinstitutioner og hvorvidt det vil nedbringe udgifterne for teatret, vil afhænge af en nærmere vurdering og dialog med andre relevante kulturinstitutioner. Bedre udnyttelse af lokaler Af de fremsendte budgetter (likviditet og delbudgetter for forestillinger) fremgår der umiddelbart ikke aktiviteter efter februar 2019 og frem til budgetafslutningen ultimo maj Det er vores anbefaling, at det undersøges, hvorvidt det er muligt at udnytte lokalerne fuldt ud, hvilket eksempelvis kunne ske gennem udlejning til arrangementer eller lignende og dermed generere yderligere indtægter til teatret. Det er dog ikke givet, at ovenstående tiltag kan sikre en drift i balance, hvorfor der frem til 2020 kan være behov for at søge yderligere indtægter, herunder evt. øget tilskud fra Frederiksberg Kommune. Der vil ud fra vores vurdering maksimalt være behov for ca kr., hvis der udvises en hensigtsmæssig økonomistyring, omend en sådan vurdering er behæftet med meget stor usikkerhed, da særligt forestillingernes økonomi er meget afhængig af billetsalg. Det er endvidere vores anbefaling, at der udarbejdes et samlet budget for teatret, der modsvarer regnskabets poster, så der skabes et entydigt sammenligningsgrundlag. 4

6 3 Arbejdshandlinger Vi har baseret vores gennemgang på følgende materialer: Aveny-T Fonden: Årsrapport 21. december juni 2017 Aveny-T/Teater på toppen APS: Intern årsrapport 1. juli juni 2017 Perioderapportering for perioden 1. juli 2017 til 30. april 2018 Likviditetsbudget for perioden juni 2018 til maj 2019 Diverse materialer vedrørende Aveny-T Vi har ydermere afholdt møde med ledelsen af Aveny-T. Der har herudover været en løbende dialog med ledelsen og økonomisk administrator for at afklare spørgsmål m.v. 3.1 Afgrænsning Vi har fået oplyst, at Aveny-T har modtaget tilsagn om 10 mio. kr. fra A. P. Møller Fonden til opførelse af Væksthuset, der er en udvidelse af teatret med et samlet forventet anlægsbudget på ca. 24 mio. kr. En udvidelse af teatret vil have væsentlig betydning for driftsøkonomien i teatret, men dette indgår ikke i vores gennemgang, hvor der er fokuseret på den eksisterende driftsøkonomi. 5

7 4 Gennemgang af økonomi Der er senest aflagt regnskab pr. 30. juni På daværende tidspunkt var teatret opdelt i henholdsvis en fond (Aveny-T fonden) og et selskab (Aveny-T teater). Vi har fået oplyst, at de to enheder er fusioneret 2017/18, hvorfor alle aktiviteter nu er placeret i fonden. I det følgende gennemgås først forbruget i perioden 2017/18 mens der efterfølgende foretages en gennemgang af budget for perioden 2018/ Forbrug juli 2017 til april 2018 Regnskaberne fra 30. juni 2017 udviser følgende resultater for henholdsvis fond og teater: 2016/ /16 Aveny-T fonden Aveny-T teater For perioden 21. december juni For perioden 1. juli juni 2017 Vi har fået oplyst, at Aveny-T tidligere har samarbejdet med Aarhus Teater om at samproducere forestillinger, hvilket betød en årlig besparelse på ca. 1,5 mio. kr. (sammenlignet med egenproduktion). Der foreligger endnu ikke reviderede regnskaber for perioden 2017/18. Vi har fået oplyst, at fondens regnskab forventes afleveret i slutningen af august Vi har baseret gennemgangen på en perioderapportering (vedlagt som bilag 1), der dækker perioden 1. juli 2017 til 30. april Perioderapporteringen udviser et resultat på kr. Af perioderapporteringen fremgår, at der er budgetteret med et overskud på kr. Rapporteringen er specificeret på enkelte forestillinger og administration. Det samlede resultat for forestillingerne er et underskud på kr., mens administrationen udviser et overskud på kr. (her er dog ikke udarbejdet budget). Det er særligt forestillingerne Privatliv og Junglebogen, der bidrager til underskuddet: Privatliv: Forestillingen blev aflyst, men inden da var der afholdt udgifter for ca kr. Forestillingen var budgetteret til at generere et overskud på ca. 0,5 mio. kr. Junglebogen: Der er udgiftsført omkostninger for ca kr., men teaterforestillingen er ikke blevet gennemført. Af rapporteringen fremgår ikke noget budget for forestillingen. Teatret har oplyst, at Privatliv blev aflyst, da der ikke var likviditet til at gennemføre forestillingen, da der var et svigtende salg. Teatret estimerede et underskud på ca. 1,5 mio. kr. ved at gennemføre forestillingen. Teatret har oplyst, at man i stedet forlængede SKAM 1, og at man ved disse ekstra forestillinger tjente nok, til at dække udgifterne forbundet med Privatliv. Teatret har oplyst, at Junglebogen blev aflyst, da en samarbejdspartner (Aarhus Teater) trak sig og der ikke var opnået tilstrækkelig tilsagn fra fonden. Teatret havde således ikke midler til at gennemføre produktionen, og havde netop dér fået mulighed for at lave SKAM, der blev sat op i stedet. Af kommunikationen mellem Aveny-T og dets revisor/rådgiver fremgår det, at der forventes et estimeret underskud for regnskabsåret 2017/18 på ca. 1,1 mio. kr. 2 På daværende tidspunkt var det dog ikke indregnet, at Frederiksberg Kommune fremrykkede betalingen af tilskudsraterne for 2. og 3. kvartal i Dette har en likviditetsmæssig virkning i regnskab 2017/2018, men kan først indtægtsføres i i 3. og 4. kvartal i 2018, da tilskuddene er bevilliget til disse perioder. Det betyder, at teatret opererer med, at grundkapitalen er tabt i regnskabsåret 2017/18. Teatret ønsker derfor på den korte bane at dokusere på likviditeten, da teateret modtager indtægter og afholder en række omkostninger til kommende teaterforestillinger, som i regnskabet periodiseres og først har driftsmæssig virkning i takt med teaterforestillinger afholdes. Som en kortsigtet løsning har teatret valgt at indefryse teaterchefens løn samtidig med, at dialogen med Frederiksberg Kommune er indledt. 2 Der er ved notatets afslutning blevet oplyst, at det realiserede underskud udgør 1,3 mio. kr. Vi har ikke set yderligere dokumentation herfor. 6

8 Aveny-T har af flere omgange fremsendt budgetter til Frederiksberg Kommune. Den 9. januar er der fremsendt likviditetsbudget for juli 2017/juni 2018, der udviser en negativ udvikling i likviditeten på ca. -2,6 mio. kr. 3 Der er samme dag fremsendt et likviditetsbudget for perioden januar 2018/december Dette budget udviser en negativ udvikling i likviditeten på ca kr. 4 Vi har fået oplyst, at teatret selv har udarbejdet disse budgetter og at en af grundene til forskellene skyldes, at der er medtaget de fulde billetindtægter, uden at fratrække allerede solgte billetter. Aveny-T har den 17. januar 2018 fremsendt budget for 2017/18 til Frederiksberg Kommune. Det fremsendte budget udviser et forventet nettoresultat på kr. Vi har fået oplyst, at Aveny-T har udarbejdet dette budget efter Frederiksberg Kommunes ønske, da kommunen ønskede en anden opstilling. Vi har fået oplyst, at budgettet fra 17. januar 2018 trækker på andre data end de tidligere fremsendte likviditetsbudgetter. Det er efter vores vurdering ikke hensigtsmæssigt, at der er så stor variation i det til kommunen fremsendte materiale, da det vil bidrage til manglende gennemsigtighed og svagt beslutningsgrundlag. Vi finder det ligeledes uhensigtsmæssigt, at der ikke er en entydig sammenhæng mellem budget og regnskab. Vi har fået oplyst, at der fremadrettet fra maj 2018 er udarbejdet en fast skabelon til afrapportering. Økonomistyring Teatret samarbejder som nævnt med en økonomisk administrator, der siden årsskiftet 2017/18 har varetaget bogføring samt udarbejdelse af perioderapportering og likviditetsbudgetter. Perioderapportering og likviditetsbudget samt nøjagtigheden og fuldstændigheden af de oplysninger, der er anvendt til opstillingen af perioderapportering og likviditetsbudget, er ledelsens ansvar. Administrator er grundet opgaven ikke forpligtet til at verificere nøjagtigheden eller fuldstændigheden af de oplysninger, ledelsen har givet til brug for at opstille perioderapporteringen og likviditetsbudget, dvs. der er ikke tale om en erklæringsopgave med sikkerhed. Vi har forstået, at der fremadrettet udarbejdes månedsrapportering på månedsbasis, med undtagelse af måneder, hvor der ikke er aktiviteter udover faste opgaver eks. sommermånederne. Derudover får Aveny-T adgang til Economics, så ledelsen selv kan gå ind og få opdateringer på forestillingerne pr. uge. Vi har fået oplyst, at størstedelen af produktionsomkostningerne til materialer bliver brugt på de 7 uger, hvor der er prøver på forestillingen, så der har teatret brug for at kende det realiserede tal oftere end en gang om måneden. Det er vores vurdering, at der i teatrets nuværende situation er behov for en ekstremt tæt økonomistyring, hvor der, ud over fokus på udgifter, er behov for at følge op på indtægterne, dvs. billetsalget. I forlængelse heraf, kan der også være behov for at vurdere, hvorvidt den kunstneriske profil passer til den økonomiske situation, dvs. om der mulighed for at vælge opsætning af sikre/billigere publikumssucceser. Vi har dog forstået, at dette ikke nødvendigvis flugter med teatrets og kommunens ambitioner om at henvende sig til et ungt og ikke så købestærkt publikum. Det er vores vurdering, at det kan være hensigtsmæssigt at få løst en række opgaver i forbindelse med økonomistyringen eksternt, men at det er afgørende, at der sker en forankring i teatret, så der er den fornødne indsigt i den daglige økonomi, hvilket er nødvendigt for at kunne styre og evt. korrigere, hvis der eksempelvis sker udsving i forhold til budget m.v. Vi har fået oplyst, at det er planlagt, at der til hvert bestyrelsesmøde (der afholdes 4 ordinære møder om året) skal foreligge et opdateret likviditetsbudget for de kommende 12 måneder samt være vist, hvordan de måneder, der er gået siden sidste bestyrelsesmøde, er blevet realiseret. Hvis der er afvigelser, skal det være forklaret hvorfor. For hver enkelt forestilling er der udarbejdet budgetter indeholdende forudsætninger, såsom antal forestillinger, antal gæster fordelt på billettyper m.v. Disse udarbejdes af direktionen og bliver gennemgået, evt. revideret og til sidst godkendt af bestyrelsen, når den godkender en samlet sæson (regnskabsår). 3 Primo indestående: kr. (juli 2017). Ultimo indestående: kr. (juni 2018) 4 Primo indestående: kr. (januar 2018). Ultimo indestående: kr. (december 2018) 7

9 4.2 Aveny-T s fremadrettede forventninger til økonomi budget juni 2018 til maj 2019 Aveny-T har udleveret et likviditetsbudget for perioden juni 2018 til maj 2019 (vedlagt som bilag 2). Budgettet udviser en negativ udvikling på ca. -1 mio. kr. 5 Budgettet er udarbejdet primo juni Under likviditetsbudgettet er udarbejdet delbudgetter for de planlagte forestillinger 6. Det kan være svært at se 1:1 sammenhæng mellem delbudgetter og det samlede likviditetsbudget. Det er vores vurdering, at likviditetsbudgettet ikke er et hensigtsmæssigt værktøj til dialogen med Frederiksberg Kommune eller til sat skabe et detaljeret overblik i økonomien på bestemte delområder, da visse udgifts- og indtægtsposter indgår inkl. moms. Af hensyn til den interne styring på teatret er likviditetsbudgettet dog et vigtigt værktøj. Vi har i det efterfølgende anlagt et driftsmæssigt perspektiv, der dog er baseret på det fremsendte likviditetsbudget. I teatrets situation er likviditetsstyring naturligvis af meget stor vigtighed. Når der anlægges en driftsmæssig betragtning, tages der ikke nødvendigvis højde for periodiseringer af teaterforestillinger og momseffekter, da driften betragtes isoleret set. Faste udgifter og indtægter Teatrets drift kan i et vist omfang nedbrydes i henholdsvis faste og variable udgifter og indtægter. Med udgangspunkt i likviditetsbudgettet for 2018/2019 kan de faste udgifter opgøres således: Faste udgifter kr. Lokaleomkostninger Administrationsomkostninger Lønninger administration Total Faste indtægter Tilskud fra Frederiksberg Kommune Øvrige indtægter Total Balance mellem faste indtægter og udgifter Balance I ovenstående indgår visse udgifter og indtægter inkl. moms, som teatret har fradrag for. Hvis der korrigeres for moms i ovenstående udgifter fås følgende resultat 7 : Faste udgifter kr. Lokaleomkostninger Administrationsomkostninger Lønninger administration Total Faste indtægter Tilskud fra Frederiksberg Kommune Øvrige indtægter Total Balance mellem faste indtægter og udgifter Balance Vi har stillet spørgsmål til væsentlige poster i budgettet, og i det omfang det har været muligt sammenlignet med seneste regnskab (2016/17) med henblik på at vurdere validiteten af budgetlægningen. I det følgende tages udgangspunkt i korrigerede indtægter og udgifter (dvs. ekskl. moms). Af lokaleomkostningerne på kr. (korrigeret for moms) udgør husleje kr., hvilket betales til Frederiksberg Kommune. De samlede lokaleomkostninger minder i vid udstrækning om det realiserede resultat fra regnskab 2016/17, hvor der blev forbrugt ca. 2,4 mio. kr. til ejendomsudgifter. I det pågældende regnskab indgik udgifter til flytning ( kr.), men dette modsvares af, at der 5 Primo indestående: kr. (juni 2018). Ultimo indestående: kr. (maj 2019) 6 SKAM 2, SKAM 1 turne, SKAM 1 genopsætning, SKAM Norge og Damphjerte 7 Der er korrigeret for moms i de tilfælde, hvor det fremgår, at der er tillagt moms (25 %) 8

10 fremadrettet er budgetteret med vedligehold ( kr.). Set i lyset af, at teatret er nyrenoveret, synes dette højt. Teatrets økonomiske administrator har oplyst, at vedligeholdelsesposten er indregnet i likviditetsbudgettet ud fra en gennemsnitsbetragtning af afholdte omkostninger til vedligeholdelse fra tidligere perioder i fondens lejede lokaler. Det tidligere selskab Aveny-T/Teater på Toppen ApS, som dags dato er ophørt på baggrund af fusion med fonden pr. 1. juli 2017 og hvor aktiviteten tidligere var placeret, har haft omkostninger til vedligeholdelse i denne størrelsesorden. I indeværende regnskabsår for fonden, 1. juli juni 2018, udgør vedligeholdelseskontoen inkl. rengøring 341 t. kr., hvor rengøringsdelen udgør 110 t. kr. i regnskabsåret. Der er tale om løbende vedligeholdelsesarbejder, hvor teatersal og øvrige lokaler i den lejede bygning vedligeholdes. I det tidligere fusionerede selskab, for regnskabsåret 2016/17, blev der også afholdt omkostninger til vedligeholdelse og rengøring med samlet 411 t. kr. Der er budgetteret med administrationsomkostninger på kr., mens der i seneste regnskab er anvendt kr. De væsentligste forskelle er, at udgifterne til mindre nyanskaffelser og vedligeholdelse stiger fra kr. i regnskab 2016/17 til i budgettet. Modsat forventes udgifterne til regnskabsmæssig assistance at falde fra kr. (regnskab 2016/17) til kr. i budgettet. Der er budgetteret med udgifter til lønninger og administration på ca. 1,6 mio. kr. Der er ikke en tilsvarende specifikation af lønudgifterne i regnskab 2016/17. De budgetterede udgifter indeholder direkte løn (netto), pensioner, kildeskatter samt ATP og sociale omkostninger. Finansielle poster og skatter er budgetteret til at udgøre en udgift på kr. Der er ikke en tilsvarende specifikation i regnskab 2016/17. Tilskuddet fra Frederiksberg Kommune udbetales i fire rater a kr. pr. kvartal. Som det fremgår af ovenstående, er der ikke balance mellem de budgetterede faste indtægter og udgifter i det opstillede budget. Der ses dog flere forskellige handlemuligheder for at forbedre det samlede resultat, som beskrives sidst i afsnittet. Vi har ved notatets afslutning, ultimo august, fået oplyst, at de faste udgifter efter seneste budget opfølgning nu udgør 5,0 mio. kr., hvilket vil resultere i et nettounderskud på ca. 1,3 mio. kr., når der udelukkede ses på faste udgifter og indtægter. Vi har ikke set yderligere dokumentation herfor. Udgifter og indtægter knyttet til forestillinger I nedenstående tabel ses udgifter og indtægter knyttet til forestillinger. Disse vil i vid udstrækning være variable og forbundet med større usikkerhed, da eks. billetindtægter er baseret på en række forudsætninger om antal besøgende, billettype m.v. Det er ligeledes svært at sammenligne med tidligere regnskaber, da teatret dels har været under ombygning og dermed haft nedsat kapacitet dels må der antages at være forskelle i udgifts-/indtægtsniveau afhængig af den enkelte forestilling. Udgifter knyttet til forestillinger m.v. kr. Lønninger til forestillinger Udgifter til forestillinger Salgs- og distributionsudgifter Total Indtægter knyttet til forestillinger m.v. Billetindtægter Salg af forestillinger Fonds- og sponsorindtægter Total Balance mellem udgifter og indtægter knyttet til forestillinger Balance I ovenstående indgår visse udgifter og indtægter inkl. moms, som teatret har fradrag for. Hvis der korrigeres for moms i ovenstående udgifter fås følgende resultat 8 : Udgifter knyttet til forestillinger m.v. kr. Lønninger til forestillinger Der er korrigeret for moms i de tilfælde, hvor det fremgår, at der er tillagt moms (25 %) 9

11 Udgifter til forestillinger Salgs- og distributionsudgifter Total Indtægter knyttet til forestillinger m.v. Billetindtægter Salg af forestillinger Øvrige indtægter Total Balance mellem udgifter og indtægter knyttet til forestillinger Balance Da det ikke umiddelbart er muligt at sammenligne de variable udgifter knyttet til forestillingerne mellem de enkelte år, har vi stillet spørgsmål til væsentlige poster i budgettet med henblik på at vurdere validiteten af budgetlægningen. I det følgende tages udgangspunkt i korrigerede indtægter og udgifter (dvs. ekskl. moms). Som det fremgår af ovenstående, forventes der et overskud på kr. på forestillingerne. Hvis der udelukkende ses på delbudgetterne for forestillinger, ses et forventet overskud på kr. I alle delbudgetter for forestillinger er indregnet en buffer i udgifterne. Samlet udgør bufferen kr. Samlet giver de to ovenstående tabeller (ekskl. moms) et forventet underskud på kr. Det er dog vores anbefaling, at der udarbejdes et samlet budget for teatret, der modsvarer regnskabets poster, så der skabes et entydigt sammenligningsgrundlag. Vi har ved notatets afslutning, ultimo august, fået oplyst, at den seneste opdatering af forestillingsbudgetterne nu viser et forventet underskud på kr. frem til maj Vi har ikke nærmere haft mulighed for at efterprøve disse tal. Der ses flere handlemuligheder for at forbedre det forventede resultat: Nedbringelse af faste udgifter Der er under faste lokaleomkostninger budgetteret med årlige udgifter til vedligeholdelse på kr. Set i lyset af, at teatrets lokaler er nyrenoverede og budgettallet er baseret på tidligere gennemsnitsforbrug (dvs. fra før renovering), må det antages, at teatret i en periode vil kunne forventes at anvende færre midler til vedligehold. Teatret oplyser dog, at renoveringen kun er foretaget udvendig og teaterbygningen er gammel og kræver fast indvendig vedligeholdelse, hvorfor der er ikke mulighed for at spare yderligere på posten. Der er ligeledes afsat kr. til mindre nyanskaffelser og vedligehold under administrationsomkostninger. Det er vores vurdering, at dette, set i relation til teatrets størrelse/faste bemanding, er højt sat. Teatret har oplyst, at der i posten indgår udgifter til rengøring. Der er dog under lokaludgifter en post under lokaleomkostninger, der er benævnt Rengøring og renovation med en årlig udgift på kr. Synergieffekter med andre kulturinstitutioner En måde at nedbringe omkostninger kunne være at afdække, hvorvidt der kan etableres økonomiske synergieffekter ved at indgå samarbejde med andre kulturinstitutioner. Samarbejdet ville eksempelvis kunne indebære fælles administration, annoncering m.v. Teatret har budgetteret med udgifter til regnskabsmæssig assistance på kr. og variable udgifter til annoncer og reklamer i forbindelse med forestillinger på kr. Om det er muligt og/eller hensigtsmæssigt at etablere et samarbejde med andre kulturinstitutioner og hvorvidt det til nedbringe udgifterne for teatret, vil afhænge af en nærmere vurdering og dialog med andre relevante kulturinstitutioner. Bedre udnyttelse af lokaler Af de fremsendte budgetter (likviditet og delbudgetter for forestillinger) fremgår der umiddelbart ikke aktiviteter efter februar 2019 og frem til budgetafslutningen ultimo maj Det er vores anbefaling, at det undersøges, hvorvidt det er muligt at udnytte lokalerne fuldt ud, hvilket eksempelvis kunne ske gennem udlejning til arrangementer eller lignende og dermed generere yderligere indtægter til teatret. 4.3 Aveny-Ts forslag til fremadrettet organisering Aveny-T angiver selv, at der er behov for forbedret økonomi, hvilket efter teatrets vurdering vil kunne ske på følgende måder: 10

12 1. Optagelse i Københavns Teater med særligt fokus på unge. Aveny-T finder dog ikke denne løsning realistisk. 2. Aveny-T bliver et Storbyteater og dermed berettiget til at modtage tilskud fra Kulturministeriet (ud over tilskuddet fra Frederiksberg Kommune) 3. Øget tilskud/nedsættelse af husleje Aveny-T har oplyst, at den nuværende ordning vedrørende storbyteatre (løsning 2) udløber i 2020, hvor den skal genforhandles. Det er således Aveny-T s vurdering, at der er mulighed for at komme ind i denne støtteordning. Vi har ikke forudsætninger til at vurdere, hvorvidt dette er realistisk. Det er vores anbefaling, at Aveny-T i samarbejde med Frederiksberg Kommune arbejder videre med denne løsning. Indtil da er det vores anbefaling, at teatret arbejder på at nedbringe udgifter og etablerer en meget tæt styring af økonomien på teatret. Det er dog ikke givet, at ovenstående tiltag kan sikre en drift i balance, hvorfor der frem til 2020 kan være behov for at søge yderligere indtægter, herunder evt. øget tilskud fra Frederiksberg Kommune. Der vil ud fra vores vurdering maksimalt være behov for ca kr., hvis der udvises en hensigtsmæssig økonomistyring, omend en sådan vurdering er behæftet med meget stor usikkerhed, da særligt forestillingernes økonomi er meget afhængig af billetsalg. Teatret vurderer selv, at der er et likviditetsmæssigt behov på niveau 1,5 mio. kr. i perioden frem til og med juni 2019, som tillige vil medvirke til at reetablere grundkapitalen i fonden. Grundkapitalen udgør jf. stiftelsesdokumentet og vedtægterne kr. 11

13 5 Bilag 1 Perioderapportering 1. juli 2017 til 30. april

14 13

15 6 Bilag 2 Likviditetsbudget 1. juni 2018 til 31. maj