Pernille Andersen bød velkommen og introducerede til mødets dagsorden.

Transkript

1 Rådsmøde d Dato: Tid: Kl. 15:30-18:00 Sted: Rådhuset, 1. sal, Lokale 51 Mødedeltagere: Pernille Andersen, Adm. direktør (Teknik- og Miljøforvaltningen) Stig Lundbech, Direktør (Koncern IT) Steen Enemark Kildesgaard, Direktør (Børne- og Ungeforvaltningen) Lars Mathiesen, Direktør (Frost Management) Stephen Alstrup, professor (Datalogisk Institut, Københavns Universitet) Mikael Skov Mikkelsen, Senior Vice President, Head of Group COO PMO (Nordea) Hans Bertelsen, ekstern rådgiver (Fhv. direktør, KOMBIT) Morten Ellegaard (Sekretariatschef) Danny Søgaard (Sekretariatsansvarlig) Eleonore Fly Mathiasen (Sekretariatsmedlem) Afbud: Lars Storm Gregersen, Direktør (Sundhedsforvaltningen) Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Eleonore Fly Mathiasen Referat 1. Velkomst og rammesætning v/ Pernille Andersen Herunder nyt fra formanden Pernille Andersen bød velkommen og introducerede til mødets dagsorden. Pernille Andersen orienterede om, at den nye administrerende direktør i ØKF, Peter Stensgaard Mørch, har vist interesse for rådets arbejde. Han ser især potentialer i forhold til at løfte kvalitet og gevinster i ITprojekter i hele Københavns Kommune. Pernille Andersen vil invitere Peter Stensgaard Mørch til et af de kommende rådsmøder. Pernille Andersen informerede om idriftsættelsen af Kvantum i TMF, der blev taget i brug den 1. februar. På trods af forventede opstatsproblemer, er TMF positive for fremtiden og anvendelsen af Kvantum. Kvantum er tidligere blevet risikovurderet af ITprojektrådet, og Pernille Andersen kunne nikke genkendende til flere af de risici og anbefalinger, som dengang blev påpeget. Særligt kommunikationen i projektet har været ressourcekrævende og udfordrende. Pernille Andersen lagde vægt på, at der ved så store projekter skal allokeres tilstrækkelige ressourcer til kommunikationsopgaven, særligt mellem de mange involverede parter. I TMF arbejdes der på at opsamle erfaringerne fra

2 ibrugtagningen af Kvantum, således at andre forvaltninger kan gøre brug af disse. Rådsmedlemmerne opsummerede vigtigheden i at klarlægge ansvar og roller, særligt ved så store implementeringsprojekter som Kvantum. Pernille Andersen takkede for rådsmedlemmernes tilbagemeldinger på det nye kommissorium og arbejdsprogram. Indstillingen til 7- direktørkredsen afventes stadig, da der er en åbning i forhold til at hæve ambitionsniveauet i både kommissorium og arbejdsprogram. Det er besluttet, at udkast til anbefalingsbreve fremover fremsendes til alle rådsmedlemmer for at fremme rådets interne videndeling og give mulighed for, at flere kan komme med input. Ligeledes vil erfaringer fra seneste risikovurderinger indgå som nyt fast punkt ved alle rådsmøder. 2. Erfaringer fra seneste risikovurderinger v/lars Mathiesen Lars Mathiesen gennemgik centrale risici og anbefalinger fra Hot Key projektet i BIF samt Borgerservice 2020 i KFF. Lars Mathiesen fremhævede tre generelle læringspunkter: Ved driftsprojekter er man ikke opmærksom på nødvendigheden af en projektorganisation. Det er ikke tilrådeligt at gennemføre et projekt sammen med den daglige drift. I mange tilfælde er det en central økonomiafdeling eller et centralt kontor, der beslutter at gennemføre et projekt for at effektivisere, og man glemmer at involvere forretningen. Generelt er forvaltningerne ikke særligt gode til at genbruge hverken viden eller teknologi på tværs. Man er meget tilbageholdende med at anvende erfaringer fra andre forvaltninger. I forlængelse af Hot Key-projektet drøftede rådsmedlemmerne anvendelsen af robotteknologi, som et område, hvor der er stor læring at hente på tværs af forvaltningerne. Steen Enemark Kildesgaard fremhævede et succesfuldt samarbejde mellem BUF og KIT i forbindelse med udvikling og implementering af robotteknologi. Pernille Andersen fremhævede, at det ofte er en udfordring at projekter ikke har ressourcerne eller tiden til at videndele med andre forvaltninger. Det skyldes også, at KK mangler et fælles porteføljeoverblik. 3. Ekstern oplæg om videndeling i organisationer v/ Kim Pedersen, Adm. Direktør i DIOS Consulting og ekstern lektor ved CBS Side 2 af 5

3 Pernille Andersen fortalte, at emnet videndeling var udvalgt på baggrund af de opgaver, som ligger i IT-projektrådets arbejdsprogram. Kim Pedersens oplæg var baseret på et stort forskningsprojekt, med målinger i 22 offentlige organisationer og otte private virksomheder samt egne erfaringer. Kim Pedersen indledte med en mere teoretisk gennemgang af vidensbegreber, og gik så videre til konkrete målinger fra forskningsprojektet. Kim Pedersen havde uformelt henvendt sig til en række ledere, chefer og direktionsmedlemmer i Københavns Kommune for at høre om deres erfaringer med IT-projektrådet. Den generelle tilbagemelding om dialogen med IT-projektrådet var positiv, men der var ingen, der genkendte IT-projektrådets rolle som en ambassadør for videndeling. Kim Pedersen gennemgik barrierer for videndeling og læring: Videnherredømme viden deles ikke fordi, det giver personlig fremme og magt at besidde viden, som andre ikke har. Videnlukkethed viden søges kun blandt nærmeste kolleger, da man har en overbevisning om, at vi ved bedst. Videnbeskedenhed grundet statusforskelle tror medarbejderne ikke, at deres viden er interessant for andre i statushierarkiet. Nul-fejl-kultur medarbejderne er bange for at dele viden, da der kan være fejl i de informationer, de videregiver, eller de er bange for at deres viden opfattes forkert. Rådsmedlemmerne stillede flere spørgsmål undervejs, bl.a. for at høre hvor disse barrierer typisk gjorde sig gældende, og om man på baggrund af undersøgelsen kunne sige noget om, hvordan man kunne lykkedes med at dele viden. Kim Pedersen kunne vise, at problemer med videnherredømmet typisk er størst jo længere op man kommer i statushierarkiet. Videnlukkethed ses typisk imellem faggrupper og statusforskelle, og i kommuner mellem forskellige fagforvaltninger eller afdelinger. Kim Pedersen gennemgik følgende tiltag med henblik på at fremme læring og videndeling: En forståelig videndelingsstrategi formålet med videndeling skal være klart for alle og forankret i organisationen. People-to-people metoder det handler om at bringe folk fysisk sammen, både i formelle men i høj grad også i uformelle netværk. Formelle videndelingsfora viden systematiseres og bliver gjort let tilgængelig på tværs af organisatoriske skel. Vertikal videndeling ledelseskommunikation som tillader både top-down og buttom-up læring. Side 3 af 5

4 Incitament og belønningsstruktur beløn videndeling og networking, især udenfor det nære praksisfællesskab (både kvantitativ og kvalitativ belønning). I forlængelse af Kim Pedersens oplæg drøftede rådsmedlemmerne, hvilke tiltag som IT-projektrådet kunne arbejde videre med for at fremme læring på tværs af forvaltningerne og øge modenheden i itprojekter i Københavns Kommune. Pernille Andersen konkluderede, at IT er en særlig disciplin men ens for alle forvaltninger, hvorfor udbredelse af læringen fra risikovurderinger er vigtig for at professionalisere arbejdet med itprojekter. 4. Arbejdsprogram 2017 v/ Morten Ellegaard & Danny Søgaard Morten Ellegaard fremlagde sekretariatets tanker vedr. organiseringen af temaerne i arbejdsprogrammet. Til hvert tema udnævnes to ansvarlige rådsmedlemmer. Temaerne kompetent digital topledelse og professionelle digitale styregrupper vil blive behandlet i en samlet arbejdsgruppe. Danny Søgaard gennemgik efterfølgende temaerne og idéerne i arbejdsprogrammet. Tabel 1 - Opsummering vedr. arbejdsprogrammet Tema Primære opgaver: Ansvarlige rådsmedlemmer: Styrkelse af risikovurderinger - Etablering af retningslinjer for materiale til risikovurderingerne og udarbejdelse af skabeloner og vejledninger til projekter og programmer. - Styrkelse af erfaringsopsamling fra risikovurderingerne og etablering af retningslinjer for genbesøg af Lars Storm Gregersen Stephen Alstrup Kommunikation og videndeling Sammenhængende it Kompetent digital topledelse og professionelle digitale styregrupper projekter. - Årsberetning til 7-direktørkredsen - Etablering af årlig projektlederdag samt revitalisering af gå-hjem-møder. - Styrkelse af videndeling gennem netværk. - Etablering af pipeline og porteføljeoversigt. - Etablering af Master Calss i digital topledelse for direktionerne i KK. - Etablering af Master Class i professionelle styregrupper. - Etablering af styregruppeaftale på tværs i KK. Pernille Andersen Morten Ellegaard Steen Enemark Kildesgaard Hans Bertelsen Mikael Skov Mikkelsen Lars Mathiesen Stig Lundbech Side 4 af 5

5 5. Nyt fra sekretariatet v/ Morten Ellegaard & Danny Søgaard Punktet udgik af dagsorden og i stedet fremsendes en mail til rådsmedlemmer med nyt fra sekretariatet. 6. Eventuelt Ingen drøftelser. Side 5 af 5