Dagsorden for PPU-møde mandag 23. maj 2016 kl

Transkript

1 Til Personalepolitisk Udvalg HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Jeanet Eugenia Klindoch Telefon: Dato: Dagsorden for PPU-møde mandag 23. maj 2016 kl Mødelokale FRB7F F3-42. Videokonference Der serveres frugt, the og kaffe Inviterede: Lis Carlsen, Jens Kirk, Stig Taps, Thorkild Ærø, Kim Dremstrup, Mikael Vetner, Henrik H. Søndergaard og Jeanet Eugenia Klindoch. Susanne B. Hansen er inviteret til at deltage under punkt Præsentationsrunde af udvalg og sekretær 2. Godkendelse af dagsorden 3. Orientering vedrørende status for udpegning af manglende medarbejderrepræsentant i PPU og fremtidige PPU-møder 4. Drøftelse af retningslinjer for rekruttering og ansættelse af TAP, med henblik på udarbejdelse af udkast til revision af aftalen (Bilag 4.1 og 4.2) 5. Eventuelt Vedlagt: Bilag 4.1 Sagsfremstilling vedrørende revision af retningslinjer for rekruttering og ansættelse af TAP Bilag 4.2 Aftale 2.33 Retningslinjer for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) på Aalborg Universitet. Næste HSU-møde: 25. maj 2016 Næste PPU-møde: 6. juni 2016 Side 1 af 1

2 HR-afdelingen Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Personalepolitisk Udvalg (PPU) 23. maj 2016 Bilag 4.1 Revision af retningslinjer for rekruttering og ansættelse af TAP Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: På HSU-mødet 2. marts 2016 besluttede HSU, at anmode PPU om at udarbejde forslag til revision af aftale 2.33 af 12. dec Retningslinjer for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet. Bilag 4.2 Aftale 2.33 Retningslinjer for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet HSU besluttede på foranledning af medarbejdersiden, at der er behov for en revision af aftale 2.33 Retningslinjer for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet. Medarbejdersidens ønske om revision er møntet særligt på aftaledelen vedrørende stillinger uden opslag, samt ansættelse af flere medarbejdere på ét opslag, herunder tillidsrepræsentanternes rolle i forbindelse med opslag og ansættelse. Ledelsen har ligeledes nogle ønsker til ændringer i aftalen. Indstilling: PPU bedes drøfte: Hvilke ændringer der bør foretages i vedlagte aftale. Sagsbehandler: Jeanet Eugenia Klindoch

3 Bilag 4.2 til PPU-møde 23. maj 2016 AALBORG UNIVERSITET Aftale nr af 12. december 2012 Retningslinjer for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet 1. Indledning Disse retningslinjer oplyser, hvordan ledere, medarbejdere og tillidsrepræsentanter i fællesskab håndterer rekruttering og ansættelse af medarbejdere på Aalborg Universitet (AAU) i praksis. Rekruttering vil blive håndteret på basis af universitetets værdier og personalepolitik. Uanset stillingskategori, ansættelseslængde og beskæftigelsesgrad vil AAU følge fastlagte regler og procedurer på området. Universitetet anvender både tidsbegrænsede og tidsubegrænsede ansættelser. Kun hvor det er klart begrundet, anvendes tidsbegrænsede ansættelser, jf. Lov om tidsbegrænset ansættelse samt AAU's vejledning til samme 1. AAU ønsker i rekrutteringsprocessen at signalere, at vi værdsætter mangfoldighed og vil behandle alle lige. 1.1 Formål Formålet med retningslinjerne er at skabe rammerne for rekrutteringsprocessen på AAU og sikre et vellykket rekrutteringsforløb, der gør, at universitetet kan tiltrække og fastholde de bedst kvalificerede medarbejdere til alle stillinger og på alle ansættelsesområder i henhold til gældende regler. Universitetet har derfor et ønske om: at der skabes ensartede retningslinjer for rekrutteringsprocessen på AAU at rekrutteringsprocessen bærer præg af kvalitet, professionalisme og hurtig sagsbehandling at fastlægge, hvem der skal deltage i processen at relevante medarbejdere og tillidsrepræsentanter inddrages i processen så tidligt som muligt at AAU fremstår som en attraktiv arbejdsplads over for potentielle ansøgere at tiltrække og fastholde de bedst kvalificerede ansøgere at sikre, at ansættelse sker på konkurrencedygtige løn- og ansættelsesvilkår at ligestillings- og mangfoldighedshensyn inddrages i beslutningsprocessen 1 Retningslinjer for tidsbegrænset ansættelse af TAP- og AC-TAP-medarbejdere ved AAU 1 af 7

4 Side 2 2. Rækkevidde Retningslinjerne er gældende for rekruttering og ansættelse af alle universitetets TAP medarbejdere uanset geografisk tilknytning eller personalekategori. Nogle punkter gælder kun ved ansættelse af chefer, dvs. ansættelse i lønrammeklassificerede stillinger samt ved ansættelse af institutledere og dekaner og/eller ved ansættelse af special- og chefkonsulenter. Disse punkter vil være fremhævet i tekstbokse. Undtaget fra disse retningslinjer er stillingsbesættelse af af af af videnskabeligt personale (VIP) omfattet af stillingsstrukturen erhvervsuddannelseselever og praktikanter studentermedhjælpere medarbejdere ansat iht. Lov om aktiv beskæftigelsesindsats 2 For disse stillinger gælder særlige regler, jf. HR-afdelingens hjemmeside. En midlertidigt ansat TAP-medarbejder kan overgå til varig ansættelse i samme stilling, hvis den forudgående midlertidige ansættelse er sket ved offentligt opslag. 3. Regelgrundlag 3 Regler om opslag af stillinger i staten findes hhv. i Opslagsbekendtgørelsen samt i Cirkulære om opslag af stillinger og lønnede hverv i staten, samt i de forskellige overenskomster og lokale aftaler. Hovedreglen er, at der skal være offentligt opslag. Offentligt opslag skal ske på den måde, som er bedst egnet til at gøre offentligheden bekendt med opslaget. Undtagelse fra kravet om offentligt opslag kan ske i ganske få klart begrundede situationer jf pkt Rekruttering Ansættelse af nye medarbejdere sker på baggrund af personaleplanlægning, der som hovedregel er baseret på forventede fremtidige arbejdsopgaver, områdets nuværende personalesammensætning og økonomiske forhold. For at sikre en hurtig og effektiv rekrutteringsproces er det lederen, der har ansvar for, at der udarbejdes tids- og handleplaner for besættelse af nye eller ledige stillinger. 4 Inden stillingen slås op, bør lederen vurdere, om der er behov for en jobanalyse, der munder ud i en jobprofil, hvor de faglige og personlige krav beskrives. Ved genbesættelse af en stilling, skal lederen vurdere om stillingen skal genbesættes med uændret stillingsindhold eller om stillingsindholdet skal ændres. Alle stillinger besættes som hovedregel efter opslag som forudsat i opslagsbekendtgørelsen. I særlige tilfælde kan det, hvis det er klart begrundet, findes nødvendigt at inddrage et rekrutteringsbureau. Såfremt dette undtagelsesvis sker, skal processen i disse retningslinjer følges i den udstrækning, det er muligt Bestemmelser for ansættelse af VIP fremgår af ansættelsesbekendtgørelsen Bekendtgørelse om opslag af tjenestemandsstillinger i staten (opslagsbekendtgørelsen) HR-afdelingen har mulighed for at udarbejde en jobanalyse inden en stilling slås op 2 af 7

5 Side A n s æ t t e l s e s u d v a l g Lederen for det tjenestested, som stillingen er knyttet til, har efter bemyndigelse fra Rektor, kompetence til at styre rekrutteringsprocessen, jf. Rektors delegationsinstruks. Til behandling af den enkelte ansættelsessag tager lederen initiativ til, at der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af medarbejdere fra det pågældende tjenestested. Der udpeges som minimum 1-2 repræsentanter for ledelsen og 1-2 repræsentanter af og blandt medarbejderne inden for tjenestestedet/området. Udvalget kan evt. udvides med en repræsentant fra f.eks. kredsen af samarbejdspartnere, en tillidsrepræsentant eller en medarbejder fra en anden afdeling, herunder HR-afdelingen. Ansættelsesudvalget bør så vidt muligt bestå af både mænd og kvinder. Ansættelsesudvalget har ansvaret for stillingsopslagets endelige udformning, jf. nedenstående pkt Lederen rådfører sig med relevante medarbejdere og har ansvar for, at stillingsindholdet appellerer til så målrettet en ansøgerskare som muligt, herunder lever op til universitetets politik om mangfoldighed og ligestilling. Ansættelsesudvalget beslutter hvor og hvornår stillingen skal annonceres tøf- pkt ). Udvalget fastlægger den endelige procedure for behandling af ansøgningerne. Ved opslag af nye stillinger (eller ved væsentlige ændringer i funktioner ved genopslag af stillingen) skal der ske en klassificering af stillingen inden stillingen slås op. Stillingen sendes til kommentering ved den lokale tillidsrepræsentant indenfor det berørte område, med henblik på vurdering af overensstemmelse mellem stillingsindhold og lønmæssige klassificering. Der kan sættes en svarfrist for kommentering på 2 arbejdsdage. 5 Ansættelsesudvalget gennemfører ansættelsessamtalerne og afgiver indstilling om ansættelse Tavshedspligt Ansættelsesudvalgets medlemmer og andre, der deltager i behandlingen af ansættelsessager, har tavshedspligt med hensyn til ansøgernes identitet og andre personlige forhold, som man bliver bekendt med under sagsbehandlingen Inhabilitet Den, der er inhabil i forhold til en ansættelsessag, må ikke træffe afgørelse eller i øvrigt medvirke ved behandling af sagen. 6 Klassificering sker på grundlag af en stillingsbeskrivelse, hvoraf de funktionsmæssige og personlige forhold, der tillægges betydning for lønfastsættelsen/lønændringen, klart fremgår. Indholdet afhænger bl.a. af, hvilken personalekategori der er tale om. Følgende faktorer bør dog normalt indgå: De væsentligste arbejdsopgaver Det ansvar, der er knyttet til stillingen, herunder beskrivelse af ansvar i forhold til nærmest foresatte og nærmest underordnede Den lønmæssige indplacering af nærmest foresatte, Eventuel arbejdsledelse og i givet fald for hvilket personale, dettes antal samt lønmæssige placering, Særlige uddannelses- eller erfaringskrav og Krav om særlige personlige egenskaber 6 En person er inhabil, b.la. hvis vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller hvis vedkommendes ægtefælle eller andre nært beslægtede har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse eller der i øvrigt foreligger omstændigheder som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. 3 af 7

6 Side S t i l l i n g s o p s l a g Hovedregel Alle stillinger skal i offentligt opslag således, at så mange relevante ansøgere som muligt gøres bekendt med opslaget Hvor Stillinger opslås på AAU's hjemmeside via e-rekrutteringssystem samt på jobnet.dk. Herudover laver ansættelsesudvalget en konkret vurdering af, om der skal ske opslag på anden måde, f.eks. i aviser og/eller fagblade og/eller andre jobportaler. 7 8 For at give potentielle ansøgere en oplevelse af ensartethed og professionalisme og med henblik på en effektiv og præcis rekruttering på universitetet er det besluttet, at AAU samler relevante stillingsopslag i fælles annoncer for AAU, når stillinger opslås i de trykte medier Indhold Opslaget skal indeholde oplysning om: Stillingsbetegnelse (stillingsbetegnelsen skal være den samme i opslag og i ansættelsesbrev) Stillingens lønmæssige placering (klassificering af stillingen ) herunder stillingsmæssige tillæg Stillingsindhold (funktioner) samt hvilke kvalifikationer, der efterspørges. Prøvetid Prøvetid anvendes som hovedregel ved AAU, men kan fraviges. Oplysninger om prøvetid skal fremgå af opslaget, se også pkt. 4.7 Beskæftigelsesgrad/mulighed for deltid Ansættelsesområde Det for tiden gældende tjenestested Hvilken (fælles-)overenskomst/organisationsaftale pågældende vil blive omfattet af Ansøgningsfrist - der skal være minimum 14 dage og det skal fremgå af opslaget, hvornår ansøgningen senest skal være modtaget. 6 Såfremt stillingen besættes på åremål skal denne mulighed være nævnt i opslaget Såfremt stillingen besættes på åremål og den pågældende tilbydes en tilbagegangsstilling kan dette nævnes allerede i opslaget. HR-afdelingen kan kontaktes med henblik på relevant formu lering. Herudover skal det fremgå af opslaget, om opslaget omfatter en eller flere stillinger Opslag til tids- eller opgavebegrænset ansættelse En tids- eller opgavebegrænset ansættelsesaftale indgås for et forud aftalt tidsrum eller til udførelse af en bestemt arbejdsopgave. En sådan ansættelse medfører, at ansættelsesforholdet ophører, når tidsrummet er forløbet eller arbejdsopgaven er udført. Forlængelse af en tidsbegrænset ansættelsesperiode kan alene ske i overensstemmelse med Lov om tidsbegrænset ansættelse. For yderligere om dette henvises endvidere til HR-afdelingens Retningslinjer for tidsbegrænset ansættelse af TAP og AC-TAP-med'arbejdere ved AAU Genopslag Såfremt ansættelsesstedet vurderer, at ingen ansøgere, der har søgt rettidigt, er tilstrækkeligt egnet til stillingen, eller, at man ved fornyet opslag kan fremskaffe mere kvalificerede ansøgere, kan stillingen opslås på ny. Inden et evt. genopslag af stillingen skal sagen færdigbehandles, herunder skal der tages stilling til om en ansøger overgår til 2. runde og i bekræftende fald gives denne meddelelse herom. 7 1 e-rekrutteringssystemet er der i henhold til gældende regler udarbejdet skabeloner til brug ved opslag af diverse TAPstillinger. Offentlige arbejdsgivere skal indlægge alle ledige stillinger i Jobnet. Opslag, der indlægges på jobnet.dk overføres automatisk til jobportalen job-i-staten.dk 8 4 af 7

7 Side Ansættelse uden opslag I ganske særlige tilfælde, hvor det er klart begrundet, kan ansættelse af TAP-medarbejdere ske uden opslag i indtil 1 år. Ansættelse ud over et år vil altid skulle ske efter offentligt opslag. 9 Ved besættelse af stillinger uden opslag, følges de samme retningslinjer, som hvis stillingen skulle have været slået op, herunder nedsættelse af ansættelsesudvalg m.v. Herudover udarbejdes en funktionsbeskrivelse, stillingen klassificeres og der sker lønforhandling med tillidsrepræsentanten inden stillingen besættes. 4.3 Udvælgelse af ansøgere Det er ansættelsesudvalget, der ved ansøgningsfristen udløb, gennemser de modtagne ansøgninger og som resultat af arbejdet til sidst udvælger den person, der skal indstilles til ansættelse i den ledige stilling. Ansættelsesudvalget skal tilstræbe at nå til enighed om, hvem der skal indstilles. Lederen træffer den endelige beslutning om besættelse af stillingen. Ansøgninger modtaget til en opslået stilling, kan som hovedregel ikke anvendes ved besættelse af en anden opslået stilling. Hvis ansøgningen findes relevant og ønskes anvendt ved besættelse af en anden opslået stilling, kræver det den pågældendes accept af, at ansøgningen overføres til den anden stilling. 4.4 A n s æ t t e l s e s s a m t a l e Ansættelsesudvalget gennemfører en samtalerunde med de bedst kvalificerede kandidater til den ledige stilling. Det er muligt at gennemføre en uddybende ansættelsessamtale med den/de foretrukne kandidater. Der laves et notat af samtalerne. Som minimum noteres, at der har været samtaler, hvor, hvornår og med hvem). Hvis ansættelsesudvalget har ønske og/eller behov for det, kan der som supplement til samtalen indhentes referencer (jf. pkt. 4.5) eller gennemføres en personprofiltest (jf. pkt. 4.6). 10 Guide til gennemførelse af ansættelsessamtale kan findes på HR-afdelingens hjemmeside. 4.5 R e f e r e n c e r Det er en mulighed at indhente referencer. Anvendelse af referencer kræver, at der indhentes samtykke fra ansøgeren, jf. persondataloven. Ved indhentning af referencer - også telefonisk - skal der gøres et notat herom. Guide til referenceinterview kan findes på HR-afdelingens hjemmeside. 4.6 P e r s o n p r o f i l - og f æ r d i g h e d s t e s t I forbindelse med ansættelse kan det være en mulighed at anvende test. Hvis ansættelsesudvalget på forhånd ved, at der vil blive anvendt test til bedømmelse af ansøgerne, bør det fremgå af stillingsopslaget. Rekrutteringstest kan bidrage til bedømmelse af ansøgerne med hensyn til personlighedstræk, der relaterer sig til stillingen og andre mere personlige holdninger, motivation, stærke og svage sider mv., mens færdighedstests kan afdække f.eks. sproglige kompetencer. Med henblik på at finde den bedste kandidat til stillingen anbefales det først at teste kandidater, der går videre til anden samtalerunde. Opslag kan undlades, hvis der er tale om ferieafløsning, vikariater og anden kortvarig beskæftigelse, der ikke overstiger et år. Yderligere ansættelse af medarbejderen ud over et år vil altid skulle ske efter offentligt opslag og bedømmelse. HR-afd. har mulighed for at gennemføre test, idet HR-afd. har medarbejdere, der er certificerede i personprofiltest. 5 af 7

8 Side Prøvetid Første ansættelse på AAU på funktionærlignende vilkår sker som hovedregel med 3 måneders prøvetid iht. funktionærlovens 2. stk. 5. om prøvetid. Det skal fremgå af stillingsopslag og ansættelsesbrev, at ansættelsen sker på prøve. I prøvetiden er opsigelsesvarslet forkortet for hhv. AAU som arbejdsgiver og medarbejderen. Der anvendes ikke prøvetid ved ny ubrudt ansættelse inden for samme overenskomst og stillingskategori ved ansættelse på timeløn (rengøringsassistenter, sanitører mv.) ved midlertidig ansættelse, hvor ansættelsesperioden er mindre end 3 måneder. Senest 14 dage inden prøvetidens udløb bør der afholdes en prøvetidssamtale mellem medarbejderen og tjenestestedets personaleansvarlige leder. Som led i forhandling af vilkår vedr. besættelse af stillingen, kan det undtagelsesvis aftales, at der ikke skal være prøvetid i stillingen. Dette skal bero på en konkret vurdering. Skabelon til prøvetidssamtale og vurdering kan findes på HR-afdelingens hjemmeside. 4.8 A f s l a g til a n s ø g e r e Der skal skrives begrundede afslag. Begrundelsen skal angive den eller de hovedmomenter, der er lagt vægt på ved stillingens besættelse. En mere indgående begrundelse kan være relevant for ansøgere med hvem, der har været ansættelsessamtale, herudover er det god service, at den/de ansatte, der har været til samtale, kontaktes via telefon. 5. Procedurer i forbindelse med indstilling om ansættelse Når en ansøger skal indstilles til ansættelse er der en række forhold, der skal iagttages i henhold til gældende lovgivning, aftaler og interne retningslinjer. På AAU sker udvælgelsen decentralt med indstilling om ansættelse til HR-afdelingen, der legalitetskontrollerer alle TAP- ansættelser og bekræfter ansættelsen over for den valgte kandidat i form af et ansættelsesbrev. 5.1 Lønforhandling Når ansættelsesudvalget har besluttet, hvem der skal indstilles til ansættelse, orienteres ansøgeren herom. Såfremt ansøgeren accepterer, optager lederen i henhold til lokal aftale forhandling om de endelige løn- og ansættelsesvilkår med den tillidsrepræsentant/organisation, der harforhandlings-/aftaleretten. For ikke akademisk TAP med den tillidsrepræsentant/organisation, der harforhandlings-/aftaleretten for den omhandlende stilling, for akademisk TAP med den tillidsrepræsentant/organisation, der har forhandlings-/aftaleretten for den pågældende medarbejder. Forhandlingen skal helst være afsluttet, før ansøgeren beslutter sig for at tiltræde stillingen. Som minimum skal forhandlingen være afsluttet inden tiltrædelsen. Ansatte i lønrammeklassificerede stillinger samt institutledere og dekaner samt special- og chef konsulenter har ret til at føre egen forhandling, men kan vælge at lade sig bistå af sin organisation. Aftaler om varige- og midlertidige tillæg skal fremsendes til den forhandlingsberettigede organisati ons endelige godkendelse Administrative chefer i lønrammeklassificerede stillinger er omfattet af aftalen om chefløn og den endelige løn skal kunne rummes indenfor AAU's cheflønspulje. Dekaner og institutleders løn skal være i overensstemmelse med de lønlofter, der er udmeldt af ministeriet. Tillæg til disse skal derfor forelægges i HR-afdelingen inden endelig aftaleindgåelse. 6 af 7

9 Side Ansættelsesbrev HR-afdelingen udsteder ansættelsesbrev til den valgte kandidat. I det omfang det er muligt, tilstræbes det, at medarbejderen har modtaget sit ansættelsesbrev senest en måned inden tiltrædelsen. Iht. gældende lovgivning (Ansættelsesbevisloven) skal ansættelsesbrevet være udstedt senest en måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt. 6. Vejledning Yderligere informationer samt de nærmere administrative procedurer i forbindelse med rekruttering og ansættelse af teknisk administrativt personale ved Aalborg Universitet kan findes på: stillingeraau.dk, der løbende vil blive revideret under hensyn til de administrative sagsgange, nye og ændrede love og bekendtgørelse m.v. 7. Gyldighed og opsigelse Denne aftale er revideret i f.t. tidligere indgåede aftale af ved tilføjelse af punkter vedr. ansættelse og rekruttering af administrative chefer i lønrammeklassificerede stillinger samt ansættelse og rekruttering af institutledere og dekaner. Retningslinjerne er vedtaget i HSU den og har virkning fra Opsigelsen følger Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, hvor hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinjer med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal HSU forsøge at ændre de hidtidige retningslinjer på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter. Aftalen tages op til evaluering/revision inden udgangen af marts måned 2014 medmindre en af parterne forinden opsiger aftalen, jf. ovenstående. Ovenstående retningslinjer erstatter Retningslinjer for rekruttering og ansættelse af Teknisk Administrativt Personale (TAP) ved Aalborg Universitet af 25. januar 2012, aftale nr Aalborg Universitet, den II,2. Z^(Pl3 Næstformand for HSU 7 af 7