Dagsorden for møde i Personalepolitisk udvalg onsdag den 31. januar 2018 kl

Transkript

1 Til medlemmerne af PPU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler Helene Selmer Kristensen Telefon: Sagsnr.: Dato: Dagsorden for møde i Personalepolitisk udvalg onsdag den 31. januar 2018 kl Mødelokale FRB7F lok. F3-42. Der serveres kaffe, the, vand, rundstykker og frugt. Inviterede: Anne Bisgaard Pors, Per Knudsen, Jens Kirk, Kim Dremstrup, Mikael Vetner, Rasmus Antoft, Henrik H. Søndergaard, Thorkild Ærø, Lars Rosgaard Jensen 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra møde i PPU den 23. oktober 2017 Bilag 2.1.: Referat af PPU-møde den 30. maj Godkendelse af udkast til præambel til personalepolitikker og delpolitikker Bilag 3.1.: Sagsfremstilling vedr. godkendelse af præambel til personalepolitikker og delpolitikker Bilag 3.2.: Præambel til AAU Personalepolitik Bilag 3.3.: Delpolitik om Rekruttering og Ansættelse Bilag 3.4.: Delpolitik om Løn Bilag 3.5.: Delpolitik om Kompetenceudvikling Bilag 3.6.: Delpolitik om Bibeskæftigelse Bilag 3.7.: Delpolitik om Afskedigelser Bilag 3.8.: Delpolitik om Den rummelige arbejdsplads 4. Drøftelse af genindførelse af interne opslag v/ Anne B. Pors Bilag 4.1.: Sagsfremstilling vedr. genindførelse af interne opslag Bilag 4.2.: Forrige sagsfremstilling_interne_opslag_ppu Eventuelt Vedlagt: Bilag 2.1. Bilag Bilag Side 1 af 2

2 Kommende møder i PPU 2018: Fredag den 23. marts kl Onsdag den 23. maj kl Mandag den 13. august kl Mandag den 29. oktober kl HSU-møder i 2018: Onsdag den 21. februar Onsdag den 11. april Onsdag den 8. maj (fællesmøde mellem HSU og HAMiU) Onsdag den 13. juni Onsdag den 19. september Onsdag den 12. december Side 2 af 2

3 Bilag 2.1.: Referat af PPU-møde den 30. maj 2017 Til Personalepolitisk udvalg HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Rikke Krøger Telefon: Sagsnr.: Dato: Referat af møde i Personalepolitisk udvalg tirsdag den 30. maj kl Mødelokale FRB7F lok. F3-42. Deltagere: Lars Rosgaard Jensen, Jens Kirk, Anne B. Pors, Per Knudsen, Henrik H. Søndergaard, udvalgssekretær Rikke Krøger Afbud: Kim Dremstrup, Mikael Vetner og Rasmus Antoft 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Drøftelse af interne opslag af stillinger på AAU ABP tilkendegav forskellige begrundelser for ønsket om at genindføre interne opslag, herunder øget smidighed internt og bedre muligheder for karriereudvikling, og foreslog, at en intern jobbørs, hvor interne stillinger slås op, oprettes på prøve i en tidsbegrænset periode. Efterfølgende drøftede PPU fordele og ulemper ved frivillig jobrotation, som bl.a. kan bidrage til øget fleksibiliteten og opkvalificering af medarbejdere. Jobrotation skaber således værdi for både medarbejderen og arbejdspladsen, og bl.a. derfor er aftale 1.14 af den 12. marts 2008 om rokering, jobtype og jobrotation for TAP vedtaget af HSU. PPU finder, at muligheden for jobrotation for TAP-personale med fordel kan synliggøres, idet anvendelsen heraf endnu ikke er udbredt tilstrækkeligt. Det foreslås derfor, at muligheden for jobrotation fremgår af MUSskemaerne, hvormed der årligt sætte fokus herpå. PPU opfordrer til, at AAU-kompetenceudvikling inddrager jobrotation som en del af kompetencestrategien for TAP-medarbejdere. Derudover tilskynder PPU, at muligheden for jobrotation drøftes i alle samarbejdsudvalg, og evt. er en del af samarbejdsudvalgenes årshjul. Med udgangspunkt i ovenstående overvejelser beder PPU HR-afdelingen om at udarbejde et forslag til HSU-indstilling vedr. jobrotation, der drøftes på det kommende PPU-møde. 3. Drøftelse af udkast til personalepolitik På sidste PPU-møde blev det besluttet, at HR-afdelingen udarbejder et udkast til præambel for en værdibaseret personalepolitik, som blev drøftet på PPU-mødet den 30. maj. Der var bred enighed om, at udkastet er Side 1 af 2

4 i overensstemmelse med de værdier, som bør kendetegne AAU, og generelt opfylder de ønsker, der er til personalepolitikken. PPU kom med enkelte ændringsforslag, som HR-afdelingen tager til efterretning og indarbejder i PPU s forslag til den endelige præambel. 4. Eventuelt Ingen yderligere tilføjelser. HHS hævede mødet. Kommende møder i PPU: Mandag den 25. september 2017 kl Onsdag den 9. november 2017 kl Kommende møder i HSU: Onsdag den 14. juni 2017, bilagsfrist den 22. maj 2017 Onsdag den 6. september 2017, bilagsfrist den 17. august 2017 Onsdag den 6. december 2017, bilagsfrist den 17. november 2017 (KBH) Side 2 af 2

5 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i PPU Godkendelse af præambel til personalepolitikker og delpolitikker Anledning: Bilag: PPU skal udarbejde forslag til HSU til ny personalepolitik Bilag 3.2.: Udkast til præambel til AAUs personalepolitikker Bilag 3.3.: Udkast til delpolitik om Rekruttering og Ansættelse Bilag 3.4.: Udkast til delpolitik om Løn Bilag 3.5.: Udkast til delpolitik om Kompetenceudvikling Bilag 3.6.: Udkast til delpolitik om Bibeskæftigelse Bilag 3.7.: Udkast til delpolitik om Afskedigelser Bilag 3.8.: Udkast til delpolitik om Den rummelige arbejdsplads Sagsfremstilling: På møde i PPU den 23. oktober 2017 blev præamblen til AAUs personalepolitikker samt delpolitikkerne drøftet. PPU fremkom med kommentarer til ændringsforslag, som er indarbejdet i de fremsendte bilag Indstilling: Det indstilles, at PPU godkender præamblen til personalepolitikker og delpolitikker med henblik på forelæggelse i HSU den 11. april Sagsbehandler: Helene Selmer Kristensen, HR-afdelingen Side 1 af 1

6 Bilag 3.2.: Udkast til Præambel til AAU personalepolitik Aalborg Universitets personalepolitik (2017) Personalepolitikken omfatter alle medarbejdere på Aalborg Universitet. Den indeholder en kort beskrivelse af den tilstræbte arbejdskultur, og hvad man som medarbejder kan forvente af Aalborg Universitet som arbejdsplads. Derudover indeholder personalepolitikken en række konkrete værdibaserede delpolitikker, der sammen med regler og vejledninger i AAU-håndbogen sætter rammen for det daglige arbejde. Det attraktive arbejde på Aalborg Universitet På Aalborg Universitet finder vi løsninger på samfundets problemer og skaber viden, der forandrer verden. Det gør vi sammen videnskabelige, administrative og tekniske medarbejdere. Vi er meget bevidste om, at kerneopgaverne forskning, undervisning og formidling stiller høje krav til alle. Og hvilke muligheder opgaverne samtidigt giver for et udviklende og attraktivt arbejde. Som universitet er vi afhængige af en arbejdskultur, der frisætter energi, idérigdom og potentiale hos den enkelte, hvilket i praksis betyder, at vi værdsætter frihed og en høj grad af selvledelse. Ledelse skaber rammer for arbejdslivet og er en forudsætning for selvledelse. Når arbejdet drives af gejst og engagement, kan det indimellem være vanskeligt at sætte grænser for arbejdet, hvilket kan udfordre det gode arbejdsmiljø. Derfor er den løbende dialog om mål og prioritering mellem leder og medarbejder afgørende for det attraktive arbejde. Læs mere om vores syn på ledelse i Ledelsesgrundlaget. Den selvstændigheds- og faglige kritik-kultur, der præger ethvert universitet, indgår på Aalborg Universitet i en særlig virksomhedskultur, der stammer fra universitetets grundlæggelse, og som er baseret på en overbevisning om, at vi løser fremtidens udfordringer bedst muligt i et tillidsfuldt fællesskab. Det er et kendetegn for os, at alle medarbejdere indgår i grupper, hvor forskellige kompetencer udnyttes bedst muligt og hvor man kan lære af hinanden og tage vare på hinanden. Grupper udgør på den måde en vigtig base for den daglige trivsel samtidigt med, at de udgør grundlaget for vores forskningsresultater og unikke problembaserede læringsmodel. Det attraktive arbejde på Aalborg Universitet er noget, vi tilstræber hver dag med afsæt i vores værdier: Kreativitet ved at gå nye veje indenfor forskning, uddannelse og udveksling af viden med vores omgivelser. Åbenhed som en forudsætning for den fortsatte udfoldelse af vores kreative og innovative potentiale. Åbenhed for dialog, nye tanker og konstruktiv kritik. Samarbejde præget af tillid og respekt, men samtidigt grænseoverskridende og sporsættende.

7 Bilag 3.3.: Udkast til Delpolitik Rekruttering og Ansættelse Rekruttering og Ansættelse - delpolitik Når Aalborg Universitet gennemfører rekrutteringsforløb sker det med den klare målsætning at tiltrække professionelle, velkvalificerede og engagerede medarbejdere. Vi ønsker at rekruttere de bedste både fagligt og personligt. Vi ser i den forbindelse ikke kun på faglighed og resultater, men i lige så høj grad på de samarbejdskompetencer, der er en forudsætning for at kunne indgå i grupper. Rekrutterings- og ansættelsesprocessen fastlægges således, at alle ansøgere fra start til slut oplever en respektfuld og professionel håndtering af deres kandidatur. Alle nye medarbejdere får en grundig introduktion til både arbejdsopgaverne i stillingen, enhedens samlede opgaveportefølje og til Aalborg Universitet som arbejdsplads. Det er ledelsens opgave at sikre dette. Det er dog et fælles ansvar at tage godt imod nye kollegaer, så de hurtigt føler sig tilrette i stillingen.

8 Bilag 3.4.: Udkast til Delpolitik Løn Løn - delpolitik Aalborg Universitet tilstræber at tilbyde konkurrencedygtige løn- og ansættelsesvilkår med henblik på at tiltrække og fastholde højt kvalificeret arbejdskraft. Aflønningen afspejler såvel stillingens indhold, ansvar og tyngde som de faglige kvalifikationer, opnåede resultater og personlige samarbejdsevner. Anvendelsen af lønmidler, herunder de årlige lønforhandlinger på Aalborg Universitet sker på en gennemskuelig måde med størst mulig åbenhed og enkelhed for både VIP og TAP.

9 Bilag 3.5.: Udkast til Delpolitik Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling - delpolitik Aalborg Universitet lægger vægt på løbende kompetenceudvikling af alle ansatte. Vi tilskynder til udvikling og læring, så fagligheden og øvrige kompetencer forbliver på et højt niveau. Kompetenceudvikling kan foregå på mange måder, og vi anvender derfor forskellige metoder til udvikling af medarbejdernes kompetencer. Det er lederens ansvar at sikre, at medarbejderne individuelt og på gruppeniveau har de rette kompetencer til at løse universitetets nuværende og kommende opgaver. Aalborg Universitet gennemfører derfor løbende lederudviklingsaktiviteter med henblik på at styrke ledelseskapaciteten. Det er en fælles opgave for medarbejdere og ledere at have en løbende dialog om udviklingsmål og sikre en kompetenceudvikling, der understøtter universitetets, og den enkelte medarbejders individuelle behov. Væsentlige elementer i kompetenceudviklingen kan derfor være gruppeudviklingssamtaler, dynamiske samtaler samt medarbejderudviklingssamtaler (MUS), hvor både universitetets og medarbejdernes udviklingsbehov i forhold til nutidige og fremtidige arbejdsopgaver afdækkes. Det forventes, at alle ansatte efterspørger og engagerer sig i kompetenceudvikling, såvel individuelt som kollektivt, så både medarbejderens personlige kompetencer og gruppens kompetencer udvikles. Aalborg Universitet ønsker både at understøtte den enkeltes karriereudvikling og at sikre, at universitetet i sin helhed opleves som en attraktiv og effektiv arbejdsplads med højt kvalificerede medarbejdere. Læs mere om kompetenceudvikling og prioriterede indsatsområder i Aalborg Universitets Kompetencestrategi.

10 Bilag 3.6.: Udkast til Delpolitik Bibeskæftigelse Bibeskæftigelse - delpolitik Aalborg Universitet lægger stor vægt på den udveksling af viden, der foregår mellem universitetet og det omgivende samfund. Det sker blandt andet i kraft af en udadvendt, venlig og imødekommende virksomhedskultur, som lægger op til, at medarbejdere påtager sig eksternt rettede opgaver for universitetet. Desuden gives der plads til, at medarbejdere, ved siden af deres hovedbeskæftigelse, inden for nærmere regler kan løse opgaver som privatpersoner, i kraft af deres faglige ekspertise. Læs mere om bibeskæftigelse i Aalborg Universitets interne regler for bibeskæftigelse.

11 Bilag 3.7.: Udkast til Delpolitik Afskedigelser Afskedigelser - delpolitik Ledelsen på Aalborg Universitet har ansvaret for at lave en langsigtet og strategisk planlægning, hvor afskedigelser begrundet i økonomiske eller strukturelle forhold så vidt muligt undgås. Ledelsen skal endvidere sikre, at alle medarbejdere er bekendt med krav og forventninger i ansættelsen, således at individuelle afskedigelser ikke bliver nødvendige. Hvis afskedigelser ikke kan undgås og heller ikke afværges ved at iværksætte andre hensigtsmæssige foranstaltninger, vil Aalborg Universitet sikre, at afskedigelserne sker på en værdig og respektfuld måde, hvor den afskedigede føler sig hørt i processen og alle regler følges. Faglige organisationer og samarbejdsudvalg vil blive inddraget i processen, alt afhængig af årsagen til afskedigelsen. Uanset årsagen til samarbejdets ophør er det vigtigt for Aalborg Universitet, at afskedigede medarbejdere oplever en professionel og fortrolig håndtering af afskedigelsen, som skal ske på et oplyst, gennemskueligt og korrekt grundlag. Der vil blive taget videst mulige menneskelige hensyn og altid ske en individuel håndtering af afskedigelsen under hensyntagen til medarbejderens personlige situation på arbejdspladsen.

12 Bilag 3.8.: Udkast til Delpolitik Den rummelige arbejdsplads Den rummelige arbejdsplads - delpolitik Aalborg Universitet har fokus på diversitet og ønsker en bredt sammensat medarbejdergruppe. Vi ønsker at påtage os et samfundsmæssigt og socialt ansvar ved at afdække mulighed for at tilbyde særlige ordninger til medarbejdere med nedsat arbejdsevne eller hvis helbredsmæssige eller sociale forhold kræver en tilretning af arbejdsopgavernes indhold eller arbejdspladsens indretning. Det gælder uanset, om medarbejderen er tilknyttet universitetet på særlige vilkår i henhold til lovgivning, fastholdes under de overenskomstmæssige muligheder, der eksisterer eller om medarbejderen befinder sig i en livssituation, hvor der i en midlertidig periode er brug for særlig fleksibilitet. For Aalborg Universitet er der stor værdi i både at kunne tiltrække og fastholde fagligt velkvalificerede medarbejdere uanset livsfase, helbredsmæssige og sociale omstændigheder.

13 Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i PPU Drøftelse af genindførelse af interne opslag af stillinger på AAU Anledning: På møde i HSU den 6. december 2017 blev det besluttet, at PPU skal drøfte, hvorvidt interne stillingsopslag bør genindføres på AAU. Emnet er tidligere drøftet i PPU på møde den 30. maj 2017, hvor PPU indstillede til HSU, at der ikke fremadrettet kan rekrutteres ved brug af interne opslag. Bilag: Bilag 4.2.: Forrige sagsfremstilling_interne_opslag_ppu Sagsfremstilling: På HSU-møde den 8. februar 2017 drøftes muligheden for at anvende interne stillingsopslag igen. I forlængelse heraf beslutter rektor, at muligheden for brug af interne stillingsopslag skal drøftes yderligere i PPU. På møde den 30. maj 2017 indstiller PPU til HSU, at der heller ikke fremadrettet kan rekrutteres ved brug af interne opslag. Men på møde i HSU den 6. december 2017 besluttes, at PPU skal gendrøfte muligheden for genindførelse af interne opslag. Indstilling: Sagsbehandler: Det indstilles, at PPU drøfter muligheden for at genindføre interne stillingsopslag. Helene Selmer Kristensen, HR-afdelingen Side 1 af 1

14 Bilag 4.2.: Forrige sagsfremstilling_interne_opslag_ppu Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Fælles sagsfremstilling til møde i PPU 2. Drøftelse af interne opslag af stillinger på AAU Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: På HSU-møde d blev muligheden for at anvende interne stillingsopslag drøftet. I forlængelse heraf besluttede rektor, at muligheden for brug af interne stillingsopslag skal drøftes yderligere i PPU. Ingen yderligere bilag. Medarbejdersidens oplæg baggrund for genindførsel af interne opslag Sikre transparens og åbenhed omkring udviklingsmuligheder for AAU medarbejdere indenfor organisationen Sikre interne karrieremuligheder for alle ansatte Sikre at organisationen så vidt som muligt undgår konstitueringer og andre midlertidige situationer Sikre gennemsigtighed over det reelle antal stillinger på AAU Sikre en dynamisk organisation, hvor medarbejdere og organisation får det bedste ud af udvikling, karriere og erfaring. Flere stillinger på AAU bliver ikke opslået, men kandidaten findes internt blandt andet igennem konstitueringer, udlån af medarbejdere, ændringer af medarbejderes opgaver osv. Det er også ganske fint, men vi kan bare gøre det mere strategisk, og bruge det proaktivt som udviklingsmulighed for både medarbejdere og organisation. Det vil give bedre gennemsigtighed at opslå stillinger internt, så alle AAU s medarbejdere har mulighed for at udvikle sig inden for organisationen. For den enkelte medarbejder kan en stillingen indenfor sammen organisation men på et andet område, være en stor karriereudvikling samt være en menneskelig udvikling. Organisationen vil også mærke det positive i, at medarbejdere har erfaring fra flere steder på universitetet, og at flere medarbejdere har forståelse for, hvordan de forskellige steder arbejder. Der er for eksempel stor forskel på at arbejde i Fælles Service og på et institut, men en person som har indgående kendskab til begge arbejdsområder, vil være en gevinst for organisationen. I mange tilfælde er det også meget positivt for et område at få en ny medarbejder, som allerede kender til for eksempel sagsgange, områder, forskningsområder, uddannelsesområder osv. Dertil vil interne opslag sikre, at medarbejdere har en indsigt i det reelle antal stillinger på AAU, og medvirke til at vi ikke behøver så mange konstitueringer. HR-afdelingens svar Indtil 2012 var det muligt på AAU, at rekruttere TAP-personale alene ved interne stillingsopslag. I 2011/2012 gennemgik de såkaldte TAP-opslagsregler en gennemgribende revidering, der bl.a. medførte afskaffelse af interne opslag. Baggrunden for afskaffelse af interne opslag var dels, Side 1 af 2

15 - at det fremgår af opslagsbekendtgørelsen, at interne opslag kun kan anvendes, hvis stillingen forudsætter kompetencer, som kun kan erhverves ved AAU, hvilket såvel ledere som TR-repræsentanter vurderede, aldrig vil være tilfældet ved besættelse af en TAP stilling. Det blev således vurderet, at interne opslag ikke vil være i overensstemmelse med gældende regler. - at det var - og stadig er - et stærkt ønske, at stillinger bliver udbudt bredt for potentielt at få ansøgninger fra en bred skare med henblik på at få bedst kvalificerede til stillingen. Det er ensbetydende med, at allerede ansatte ved AAU kan søge stillinger på lige fod og i åben konkurrence med eksterne ansøgere. I forlængelse af ovenstående samt sagsfremstillingen til HSU vedr. drøftelse af muligheden for at anvende interne stillingsopslag kan det yderligere drøftes, om opmærksomheden vedr. opslag af stillinger ved AAU skal skærpes. Indstilling: Sagsbehandlere: Det indstilles, at PPU drøfter muligheden for brug af interne opslag i lyset af ovenstående. Det indstilles, at PPU indstiller til HSU, at der heller ikke fremadrettet kan rekrutteres ved brug af interne opslag. Anne B. Pors, AAU Innovation og Susanne B. Hansen, HR-afdelingen