Spørgsmål og svar til udbudsmateriale: Spørgsmål er anonymiseret. Nr. Spørgsmål Svar Dato

Transkript

1 Udbud af rammeaftale om varetagelse af tolkebistand (2012) Spørgsmål og svar til udbudsmateriale: Spørgsmål er anonymiseret. Nr. Spørgsmål Svar Dato 1. Hvordan forventes det, at en tolkeudbyder forholder sig, hvis en brugers bevilling er opbrugt før perioden er udløbet? Det forventes at tolkeleverandøren i god tid tager kontakt til uddannelsesinstitutionen og oplyser om behov for merbevilling. 2. Hvordan kan tolkeudbyder fakturere for 1,5 times tolkning? Systemet er indrettet på en sådan måde at der kan faktureres pr. påbegyndt kvarter. 3 Hvilken dokumentation skal tolkeudbyder stille vedrørende fjerntolkning? Er den praksis som benyttes på arbejdsmarkeds- og socialområdet, angående benyttelse af CDR-filer, en elektronisk registrering af opkald, også den påkrævede praksis på SPSoprådet? Hvis der anvendes Skype og Oovoo uden mulighed for generering af CDR-filer ved fjerntolkning, hvilken dokumentation er så nødvendig? 4. Vedrørende minimumskrav til tegnsprogstolke: Der skrives i Bilag 1 Kravspecifikation, punkt 5.2 at leverandøren anvender tolke, som har gennemført tolkeuddannelsen og afsluttet den med eksamen efter Bek. 683 eller Der er i dette udbud ikke stillet krav til dokumentation i forhold til fjerntolkning. I det der er lagt op til at fjerntolkning kan aftales mellem bruger og leverandør, jf. pkt. 1 i bilag 1, hvoraf det fremgår, at: Styrelsen kan udpege tolkninger til at foregå på videotolkeplatform, uden om dette udbud. Tolkeleverandører til bemanding af en fjerntolkeplatform findes ved særskilt udbud. Styrelsen er berettiget til at tillade, at tolkebruger og tolkeleverandør kan aftale at erstatte en bevilliget fysisk tolkning med en fjerntolkning. I det omfang udenlandske tolkeleverandører behersker dansk tegnsprog er kravet opfyldt. Endvidere skal nævnes, at tolke uddannet før 1997 således også opfylder kravet i pkt. 5.2 i bilag 1.

2 lignende på samme niveau. Hvad ligger der bag lignende på samme niveau omhandler det udenlandske uddannelser, der er sammenlignelige? 5. Der skrives i Bilag 1 Kravspecifikation, punkt angående skrivetolkning: Under bullit nr.2 står: der skal samtidig aftales gen med eleven/den studerende, som skal indføres i en tegnbank eller lignende. Hvorfor skal skrivetolke aftale tegn med skrivebrugere? Se rettelsesblad offentliggjort på styrelsens hjemmeside. 6. Der skrives i Bilag 1 Kravspecifikation, punkt 6.2 vedr. kvalifikationskrav til skrivetolkene: Fra skal leverandøren anvende tolke, som har gennemført UCCs skrivetolkeuddannelse. Er det fastlagt, hvem der finansierer denne uddannelse? 7. Vedr. fristen for booking af tolk: Er det muligt at stille det som krav til skolerne i udbuddet, at skema skal foreligge senest tirsdag ugen før tolkning af hensyn til arbejdstilrettelæggelse og dermed for at optimere kvaliteten af den ydede tolkning til eleverne? 8. Gælder udbuddet kun de uddannelsesopgaver, der oprettes efter , eller vil eksisterende afta- Uddannelsen til skrivetolk er endnu ikke oprettet, og derfor er det først pr. 1. januar 2015, at tolkeleverandørerne skal anvende nye skrivetolke der har gennemført omtalte uddannelse. På nuværende tidspunkt er det muligt at gennemføre et opkvalificeringskursus på UCC for allerede fungerende skrivetolke. Kurset finansieres via egenbetaling og er styrelsen uvedkommende. Nej. De i kravspecifikationen fastsatte frister er dem der skal overholdes. Opgaverne oprettes i Tolkeportalen i november og december 2012 med tolkning pr. 1. januar 2013 eller senere. De aftaler styrelsen har med tolkeleveran

3 ler med alle tolkeleverandører blive opsagt, således at alle tolkeleverandører får mulighed for at afgive tilbud på samtlige uddannelsesforløb - nye såvel som igangværende?? 9. Hvis en gruppe af tolkeleverandører 'vinder' en tilbudt opgave, fx et uddannelsesforløb på 3 år, hvor lang tid løber da kontrakten på tolkydelserne (forudsat at kontrakten ikke misligholdes af nogen parter)? Er det 6 mdr. af gangen, med løbende evaluering? 10. Hvis man byder ind som selvstændig og er alene (hvis det ikke lykkes at finde en gruppe med fælles kontaktperson/ befuldmægtiget), skal man så notere sig selv som kontaktperson? 11 Er det muligt at få oplyst, hvilke(t) beløb (evt. min og max) styrelsen hidtil har betalt pr. tolketime i de forskellige regioner? 12 Er det rigtigt forstået, at tolkeleverandør(er) med det billigste tilbud vinder opgaven, uanset døve brugeres evt. præferencer for (hidtidige) tolkeleverandør(er)? 13 Hvis det overhovedet er muligt, vil jeg gerne høre lidt om styrelsens opfattelse af, erfaringer omkring og samarbejde med de forskellige tolkeleverandører. Hvad er gået godt, hvad er gået mindre godt, og hvor dører om varetagelse af tolkebistand er opsagt pr. 31. december Den rammeaftale der indgås med styrelsen vil løbe 2 år med mulighed for forlængelse 2 x 1 år. Konkrete tolkeopgaver udbydes for hele uddannelsens varighed, og der skal således tolkes i hele denne periode, medmindre opgaven brydes op som følge af manglende bud Ja Nej, ikke umiddelbart, dette vil indebære anmodning om aktindsigt. Der henvises til reglerne herom i lov om offentlighed i forvaltningen nr december Ja Styrelsen er ikke i besiddelse af en skriftlig evaluering af samarbejdet med tidligere og nuværende leverandører

4 er der for alvor plads til forbedringer og ændringer af procedurer mv.??? 14 Må konsortier bruge underleverandører? 15 Vil der være en overgangsperiode, hvor de studerende, der har brugt tolk indtil 31/ , kan få de samme tolke fra 1/1 2013? 16 Vil de studerende, der har brugt tolk indtil 31/ , have indflydelse på hvem de får som tolke fra 1/1 2012? 17 Skal underleverandøraftaler være på plads ved indgivelse af bud eller kan disse godkendes efter budrunde? 18 Hvis man vinder et udbud på en uddannelse på 5 år betyder det så at vi, som leverandør, kan stoppe aftalen efter to år, hvor et nyt udbud finder sted? Eller hvad mener I med at konkrete tolkeopgaver udbydes for hele uddannelsens varighed? 19 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, pkt. 4.2: Betyder kravet om, at uddannelsesinstitutionerne indtaster skemaoplysninger i forbindelse med opgavens oprettelse, at det også er uddannelsesinstitutionen / tolkebrugeren der løbende indtaster /ændre skemaoplysningerne i tolkeportalen? 20 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, Pkt. 4.2: Er det uddannelsesinstitutionen der fastsætter om en uddannelse eller et antal timer er Det følger af rammeaftalens pkt. 13, at tolkeleverandøren med styrelsens forudgående skriftlige samtykke kan overlade rammeaftalens hele eller delvise opfyldelse til tredjemand. Dette gælder således også konsortier. Nej, men nuværende leverandører kan byde ind på opgaven som de hidtil har varetaget, hvis leverandøren er omfattet af rammeaftalen. Nej. Aftaler tolkeleverandøren indgår med underleverandører kan godkendes efter tilbudsfristen, og sker således løbende. Udgangspunktet er at der skal tolkes i hele uddannelsen. Rammeaftalen løber i to år med mulighed for forlængelse 2 x 1 år. Tolkeleverandøren kan ikke blive forpligtet ud over rammeaftalens løbetid. Det kan både være uddannelsesstedet, tolkebruger og tolkeleverandøren der indtaster skemaoplysninger i tolkeportalen, og ligeledes ændringer. Hvor uddannelsesinstitutionen ikke er i stand til at tage stilling til om opgaven er en to-tolke opgave må det ske i samarbejde med tolkeleverandøren.

5 en to-tolke opgave og om det er en uddannelse der udløser særtillæg eller sker dette i samarbejde med leverandøren? Kan spørgsmålet om to-tolke eller særtillæg ændres under uddannelsesforløbet for uddannelsen, for dele af uddannelsen eller evt. for helt konkret aktiviteter på uddannelsen, f.eks. foredrag? I givet fald hvem kan så godkende sådanne ændringer? 21 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, Pkt. 4.2: Efter tolkeopgaven er udbudt i Tolkeportalen, hvornår kan tolkeleverandøren herefter påregne, at få besked. Det er i øvrigt væsentligt af hensyn til den bedst mulige tilrettelæggelse af medarbejderressourcerne, at leverandøren så lang tid før opgavestart som muligt, kan få afklaret behovet, specielt i forbindelse med semester start. Antallet af opgaver kan være afgørende for ansættelse eller afskedigelser hos leverandøren, hvilket jo kræver en længere periode. Kan vi som leverandører påregne, at tolkeopgaver bliver lagt på portalen, så snart uddannelsesinstitutionen afslutter deres optag, f.eks. allerede umiddelbart i forbindelse med optag i marts måned for det kommende semester? 22 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, Pkt. 4.2: Kan leverandøren nedsætte sin udbudspris under udbudsperioden for en periode eller permanent, f.eks. for et kvartal, såfremt der er forhold, f.eks. ud- Ja, opgaven kan ændres. Styrelsen skal godkende ændringen. Det vil afhænge af tilbudsfristen på den pågældende opgave (uddannelse). Som udgangspunkt 72 timer. Styrelsen vil vejlede uddannelsesinstitutionerne og brugerne til at udbyde opgaver (uddannelser) når bevilling foreligger. Nej.

6 dannelsessammensætningen der ændre sig, og som gør det muligt med en lavere pris". 23 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, Pkt. 4.3: Afregnes uddannelsesopgaver ved fysisk tolk fortsat som hele og halve timer? 24 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, pkt. 4.5: Er det rigtig forstået, at der skal underskrives af tolkebruger og tolk for hvert modul (ID-nr) der er oprettet i tolkeportalen? Som vi har forstået det, vil det i givet fald betyde, at der ofte vil skulle underskrives flere gange i løbet af en dag, også selv om det er den samme tolk der tolker, da opgaver oprettes i moduler (ID) f.eks. matematik og efterfølgende dansk oprettes i hvert sit modul (ID). Samtidig vil det betyde, at der udarbejdes fakturering for hver modul (ID), hvilket vil medføre en meget kraftig forøgelse af de fakturer der udarbejdes af systemet og som skal behandles efterfølgende. Såfremt det ikke er rigtig forstået, hvordan / hvilken arbejdsopgave vil indtastning af opgaver i så fald være? 25 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, pkt. 5.1: Det fremgår af beskrivelsen, at ydelsen skal kunne kompenserer for den studerendes funktionsnedsættelse. Er det rigtig forstået, at der med denne ydelse skal kompenseres for den sproglige side, og der således ikke i udgangspunktet, skal kompenseres for eventuelle kognitive vanskeligheder for den enkelte, men for pågældendes høretab? Første time afregnes for en hel time, herefter pr. påbegyndt kvarter. Se også spm. 2 og tilhørende svar ovenfor. Ja, tolkebruger skal underskrive efter hvert modul der er tolket i, men fakturering vil ske samlet månedsvis. Såfremt der er tale om fortløbende moduler med kort pause i mellem kan dette underskrives som en samlet opgave (ID). Ja. Opøvelse af tegnsprogsmæssige forudsætninger er ikke omfattet af sps-ordningen.

7 Det er ikke alle studerende der har de nødvendige tegnsprogsmæssige forudsætninger for, at kunne følge en tegnsprogstolk i en uddannelsessituation. Det kan f.eks. dreje sig om mennesker der ikke har haft en tegnsprogsmæssig opvækst i familien og / eller i skolesystemet, men ved indgangen til ungdoms- og voksenuddannelserne konstaterer, at de ikke kan afhjælpes med tekniske hjælpemidler. Er Styrelsen enig i det udgangspunkt, at denne opgave ligger udenfor den ydelse leverandøren skal leverer? 26 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, pkt Kan der i særlig krævende opgaver, der skal løses af to tolke udløses tillæg for krævende tolkeopgave til begge tolke? 27 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, pkt. 5.5 Hvordan beregnes og godtgøres ekstraordinære udgifter i forbindelse med studierejser så som rejseudgifter, ophold, forplejning og rejsetid? Vi oplever, at studerende er på studietur i en anden region end der hvor uddannelsesinstitutionen er beliggende. Hvilken regionstakst vil i de situationer være gældende? 28 Vedr. KRAVSPECIFIKATION Bilag 1, pkt. 7.2 Der er ikke tale om et mindstekrav. Skal det forstås således, at en leverandør kan fastlægge en særlig procedure, f.eks. udsendelse af tolkeplanlægning torsdag i ugen før tolkningen, som en forudsætning for den fremsatte pris? Såfremt ovenstående ikke er en Nej. Dette bevilliges særskilt efter ansøgning fra uddannelsesstedet, som også indsender budget for rejseudgifter. Hvor studerende er på studietur i anden region end hvor uddannelsesinstitutionen er beliggende, er det den takst hvor uddannelsesinstitutionen er beliggende der er gældende, da det som udgangspunkt vil være tolke fra denne region der varetager opgaven. Nej. Prisen kan aldrig være forudsat bestemte vilkår. Dette vil være alternativ prissætning og vil gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt. Styrelsen antager, at tolkeleverandøren bekræfter overfor eleven for en skemalagt periode. Hvis skemaet er fast er der således ikke behov for at bekræfte dagligt medmindre der sker ændringer

8 mulighed, er det en rigtig forståelse af dette krav, at der fra uddannelsessystemet skal afleveres en bestilling (ske en skemalægning) til den følgende ugedag, hvilket ikke nødvendigvis matcher skolernes skemalægning? Samtidig kan det betyde skolen og den studerende får meddelelser om tolk op til 5 gange på en uge. Det vil næppe fremme overskueligheden i bestillingssystemet. Hvilke mål ønsker Styrelsen at opnå med dette krav? 29 Vedr. RAMMEAFTALEN, pkt. 6.2: Hvordan skal de 3 gange pr. måned forstås? Hvis der er meldt afbud p.g.a. sygdom f.eks, om morgenen, er det så en ikke mødt op? Kan leverandøren forvente, at kunden giver den pågældende studerende orientering om indberetningen og kan leverandøren forvente, at kunden sikrer, at de studerende er bekendt med dette pålæg til leverandørerne? 30 Vedr. RAMMEAFTALEN, pkt. 1: Der er i udbuddet opdelt mellem tegnsprogstolkning og skrivetolkning. Vi forventer, at behovene fremover vil være et ønsket om en mere fleksibel anvendelse af disse to tolkeformer. Denne udvikling vil også blive understreget af, at tolkeuddannelsen fremover også vil rumme skrivetolkning, og at UCC allerede nu tilbyder uddannelse til uddannede tegnsprogstolke. Vi forventer derfor i udbudsperioden, at der vil ske en højere og højere grad af sammensmeltning af de to tolkeformer. Vi skal derfor høre, om den måde udbuddet er lagt Der er tale om afrapportering til styrelsen hvor der gentagne gange afmeldes for sent/ eller slet ikke afmeldes, og timerne faktureres uden tolkning. Ja, det kan forventes, at styrelsen vil tage kontakt til uddannelsesinstitutionen eller den pågældende elev eller studerende, såfremt denne ikke møder op til aftalt tolkning gentagne gange uden forudgående afmelding. For at kunne levere skrivetolkning skal der være budt på denne delaftale

9 op på, vil kunne understøtte, at der hvor den studerende primært ønsker tegnsprogstolke, vil der også kunne inddrages skrivetolkning, af de samme tolke, når det vurderes mest hensigtsmæssigt, selv om leverandøren ikke har en leverance på skrivetolkeområdet? 31 Vedr. RAMMEAFTALEN, pkt. 13: Hvilke betingelser stilles der for det skriftlige samtykke, ved hel eller delvis overdragelse til 3. Mand? Der er ikke opstillet krav til det skriftlige samtykke og det kan således ske pr. mail Er bilag 4 gældende eftersom det ikke fremgår i bilagsfortegnelsen? Vedr. bilag 1, APPENDEKS A, trin 2 og 3: Omfatter ordren kun en periode, fx kun efterårsperioden? Der ligger på Styrelsens hjemmeside to forskellige bilag 1. Hvoraf den ene hedder Tolkebistand og den anden hedder Kravspecifikationer. (Når man så kommer ind i dokumentet, hedder de begge kravspecifikationer) Hvilket et af bilagene er gældende som bilag 1? Der ligger to dokumenter, hvoraf den ene hedder Varetagelse af tolkebistand Og den anden hedder Rammeaftale om tolkebistand Er det korrekt forstået, at det er den sidst nævnte der skal udfyldes? Skal der fremsendes og/eller forelægge underleverandørsaftaler ved indsendelse af tilbud, eller kan disse indhentes, hvis en selvstændig tolk gerne vil dække en uddannelse ved brug Bilag 4 er gældende og fremgår af bilagsfortegnelsen i rammeaftalen. Ordren omfatter hele uddannelsen indenfor rammeaftalens løbetid. I efterårsferien har der ved en fejl været lagt dokumenter på dette udbud der har været udbuddet uvedkommende, og det er disse dokumenter du henviser til. Dette er nu rettet til og udbuddet indeholder udelukkende de oprindelige dokumenter, samt rettelsesblade og spm/svar. De to dokumenter er ens, men det er kun word-udgaven der skal/kan udfyldes. Underleverandøraftaler kan indgås løbende under forudsætning af styrelsens skriftlige samtykke. Underleverandøraftaler skal således ikke forelægge forud for tilbudsfristen

10 af underleverandører? 37 Vedr. Bilag 1, side 12, punkt 7.6, i materialet: Hvornår vil en "sag" være afsluttet? Er det månedsvis eller er det pr. dag? HVIS det er pr. dag forestiller jeg mig at det bliver mere svært at holde styr på, da der så vil blive dannet ca. 20 fakturaer om måneden, og tilsvarende komme 20 indbetalinger, som skal krydstjekkes Kan brugere ønske et specifikt firma? Selvfølgelig forudsat at firmaet er godkendt som tolkeleverandør? Hvad koster det, hvis leverandøren har forpligtet sig til at levere til en toårig uddannelse, men af uforudsete årsager ikke formår at dække den efter en tid, og heller ikke kan få den afsat til anden leverandør? Hvis man får rammeaftalen, forpligter man sig så til at påtage et vist antal opgaver, om nogen overhovedet? Hvis man har påtaget sig en opgave, og man får samarbejdsvanskeligheder med tolkebrugeren, hvilke muligheder er der så, hvis man ikke formår at løse dem internt? Der faktureres samlet månedsvis Nej Det forventes at tolkeleverandøren lever op til sine forpligtelser, og ikke springer fra en opgave uden særlig grund. Der er ikke i rammeaftalen med tilhørende bilag fastsat en bod for manglende opfyldelse, og derfor vil den eneste sanktionsmulighed for styrelsen være at ophæve aftalen (rammeaftalen) med pågældende tolkeleverandør. Nej Som udgangspunkt er tolkeleverandøren forpligtet til at levere ydelsen, men det forventes at der tages kontakt til styrelsen såfremt vanskelighederne ikke kan løses internt Vi har læst et af svarene i spørgsmål og svar til udbudsmaterialet. Og vi forstår ikke helt svaret. Det drejer som om, at hvis Rammeaftalen løber i 2 år med mulighed for forlængelse med 2 x 1 år. Styrelsen kan ikke binde tolkeleverandører ud over denne periode. Tolkeleverandører

11 man har taget et uddannelsesforløb på 3 år, hvor længe kontrakten så løber? I henviser til rammeaftalen som er 2-årig, men henviser endvidere også til hele uddannelsens varighed. Dvs. selvom rammeaftalen som udgangspunkt kun er 2-årig forpligter man sig ved at tage en årig uddannelse til hele forløbet? Er det sådan, at det skal forståes? 43 I forbindelse med Udbud af rammeaftale om varetagelse af tolkebistand er der til rammeaftalens bilag 2 "Beskrivelse af konkret opgave der er omfattet af nærværende aftale" behov for at der er en afklaring af, hvorledes bilaget skal indgå i tilbuddets samlede indsendelse. Er det således tanken at tilbudsgiver skal beskrive i hvilke tidsrum, der kan stilles tolke til rådighed for en uddannelsestolkning eller hvorledes skal bilaget tolkes? Er bilaget at forstå således at der skal beskrives en konkret tolkeopgave, i så fald; hvilken opgave skal beskrives? I bilaget er nævnt perioden 25. oktober, men der er frist for indsendelse af tilbud den 7. november...?! Ligeledes går vi ud fra, at "uge 34" er en skrivefejl, ikke? Vi vil være taknemmelige for din udlægning af hvorledes dette bilag 2 påtænkes at indgå i tilbudsgivningen. Slutteligt er der under hver region også et bilag 2-4. Dette forstår vi således at hver region er at forstå som et underbilag forpligter sig således til hele uddannelsen indenfor rammeaftalens løbetid. I efterårsferien har der ved en fejl været lagt dokumenter på dette udbud der har været udbuddet uvedkommende, og det er disse dokumenter du henviser til. Dette er nu rettet til og udbuddet indeholder udelukkende de oprindelige dokumenter samt rettelsesblad og spm/svar

12 og bilagene 2-4 således ikke sammenhørende med selve rammeaftalens bilag 2-4. Er dette korrekt?