Referat fra Toftegården afdelingsmøde

Transkript

1 Referat fra Toftegården afdelingsmøde Afdeling Toftegård Mødedato: 9. september 2010 Sted: Herlev Bygade 92B, Salen Deltagere: Iris Gausbo, Rene Holm (Byg) Poul Erik Ottosen, Poul-Erik Rødvang Dato og ansvarlig: PEO Fremmødte husstande: 74 Fra administrationen: Poul Erik Ottosen Referat sendt ud den 23. september 2010 Valg af dirigent Iris Gausbo blev valgt. Referenten stillede forslag til ændring til dagsorden. 1a) Valg af 3 stemmetællere. 1b) Valg af referent. 4a) Fremlæggelse af byggeregnskab for køkkener til godkendelse. 7) Præcisering af valg til afdelingsbestyrelsen. 3 medlemmer for 2 år. Valg af 1 medlem for 1 år. Valg af 3 stemmetællere Følgende stemme optællere blev valgt: Anne Bech Lillian Elkjær Hanne Findalen Valg af referent Driften udarbejder referatet til godkendelse af dirigent og afdelingsformand. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning Der var inden mødet udsendt en skriftlig beretning, hvortil afdelingsformanden uddybede enkelte punkter. Desværre døde afdelingsbestyrelsesmedlem Jørgen Risager kort efter valget til afdelingsbestyrelsen sidste år, hvorefter Karen Larsen trådte ind i afdelingsbestyrelsen. Der har desværre været en del problemer med unge, hovedsageligt udefra, som via en nøgle fra nogen af beboerne i afdelingen har svinet til i kældrene, samtidigt har der været en del indbrud i kælderrummene. Som en følge heraf har afdelingsbestyrelsen fået opsat video overvågning på strategiske punkter i kældrene, som alene ved deres tilstedeværelse forhåbentligt virker præventivt. Optagelserne gen-

2 nemgås kun i forbindelse med hændelser og overgives herefter til politiet til videre behandling. De røde tage er igangsat i byggeafdelingen i samarbejde med en arkitekt, for afklaring af mulighederne for fortætning herunder udformning af disse. Herefter blev der stillet opklarende spørgsmål til beretningen. I henhold til beretningen ønskes oplyst, hvori samarbejdet med Harlekin består. Afdelingens formand kunne oplyse, at dette omhandler statusmøder med Aktivitetsteamet om eventuelle sager. Spørger ønskede oplyst, hvilke økonomiske samarbejder, der foregår, idet man mener, at det var aftalt, at Harlekin skulle deltage med betaling for det nye fortov med kr Driften måtte hertil meddele, at man ikke mener at være bekendt med, at en sådan aftale skulle eksistere, hvorfor man gerne ville have denne aftale forelagt for eventuel videre arbejde. Spørger oplyste, at Harlekin har vaskeri i kælderen, som belaster afdelingen økonomisk. Afdelingsformanden lovede at undersøge, om dette er et forhold, der skal afklares. Hvorfra kommer denne gruppe af unge mennesker, som opholder sig i vores kældre? Afdelingsformanden kunne oplyse, at i henhold til de tilbagemeldinger man havde fået, er det hovedsageligt personer, som kommer udefra, men som havde fået en nøgle fra en eller flere beboere i afdelingen. Dirigenten forespurgte, om der var flere kommentarer eller spørgsmål til beretningen, hvorefter denne blev sat til afstemning. Beretningen blev enstemmigt godkendt. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år Administrationen fremlagde driftsbudgettet for 2011, som medfører en huslejestigning på 7,08%. Stigningen er hovedsageligt begrundet i en stor stigning i henlæggelserne til planlagte vedligeholdelsesarbejder. Driftsbudgettet for er udarbejdet på baggrund af den bygningsregistrering, som foregik i efteråret 2009 i forbindelse med, at 3B har vedtaget, at der skal ske en fremtidssikring af alle 2

3 afdelingerne under 3B. Driften har således på baggrund af rapporten vurderet, hvilke af disse arbejder, der hensigtsmæssigt kan udskydes, samt hvilke arbejder det økonomisk, vil være rationelt at udføre samtidigt. Driften gennemgik herefter vedligeholdelsesplanen på de punkter, som vil påvirke driften væsentligt. Afdelingsbestyrelsesformanden konstaterede, at det selvfølgeligt ikke er sjovt at anbefale denne stigning, men gjorde det klart, at ejendommens nuværende tilstand nødvendiggøre, at man nu får afsat de nødvendige midler, som bygningsgennemgangen anviser skal bruges over de kommende år. Afdelingsbestyrelsen anbefalede derfor stigningen for at sikre, at ejendommens standart over de kommende år højnes. Der blev herefter stillet diverse afklarende spørgsmål til budgettet. En beboer mente, at en stigning på de 7,08% ville gøre det svært for pensionisterne, så hvis man spurgte dem om de var steget 7,08% i pension, ville svaret være, at det var de ikke. Den indvendige vedligeholdelse i kældrene har ikke været udført i mange år, man har ikke engang vasket væggene de sidste 20 år. Lejeren afsluttede med at anbefale en stigning på 2,5-3%, passende til folkepensionen, af hensyn til de mange ældre lejere i afdelingen. Afdelingsformanden svarede hertil, at man i bestyrelsen godt var klar over disse omstændigheder. Problematikken heri er, at man ikke kan fastsætte lejestigningen efter folkepensionens stigning, men at man er nødt til at fastsætte den efter, hvilke opgaver, der skal udføres i afdelingen. Der udfærdiges et budget ud fra de arbejder, som skal udføres. Hvis det så viser sig at blive for dyrt, kan man fjerne nogle af opgaverne igen, indtil man kan acceptere de arbejder og stigninger som man er enige om, skal udføres. Den anden model med en fast stigning vil afdelingsbestyrelsen klart fraråde. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kunne oplyse, at den nu- 3

4 værende afdelingsbestyrelse overtog noget som man ikke viste, hvad var, da der ingen papirer var fra den tidligere bestyrelse. Bygningerne har en levetid på et hundrede år, og de er nu 60 år gamle. Hvis der ikke bliver gjort noget ved dem nu, vil de forfalde inden for de næste 10 år. Huslejen har i de 50 år bestyrelsesmedlemmet har boet i afdelingen ikke steget mere end med ca. 2-4% årligt. Pensionisterne kan ansøge om hjælp til stigningen. Et tidligere bestyrelsesmedlem bad beboerne om at se ud af vinduerne og herefter vurdere, om det er de bygninger og haveanlæg de vil bo i fremover. Huslejestigningen skulle være kommet for mange år siden. En beboer fra Gåseholmvej ville forhøre sig om ikke afdelingen kunne søge Landsbyggefonden om midler til en del af disse større arbejder. Driften svarede hertil, at Landsbyggefonden desværre ikke yder midler til vedligeholdelsesarbejder, men alene til forbedringsarbejder eller uforudsete renoveringsarbejder, som afdelingen ved almindelig drift og vedligehold ikke har kunne forud se ville komme. Det er dog klart, at man vil afsøge alle muligheder for støtte til afdelingen. En beboer ønskede at få oplyst, om en eventuel fortætning af de røde tage ville medføre en huslejestigning. Rene Holm, fra Byggeafdelingen i 3B svarede hertil, at afdelingen kun vil betale for taget som de skulle i forvejen. De nye boliger er selvfinansierende og betales af de nye lejere. Samme beboer oplyste herefter, at ved den sidste fortætning af tagene blev lejen for de gamle boliger efterfølgende forhøjet. Det der skete var, at tagboligerne blev opført som selvstændige økonomiske enheder, der selv afdrager lånene for 3. salen. Efter 8 år anbefalede afdelingsbestyrelsen at udligne huslejen mellem de nye og gamle boliger over de kommende 10 år. Lejen i de gamle boliger blev således udlignet med 1/10 årligt i perioden indtil lejen pr. m² var udlignet. Afdelingsformanden afsluttede med at anbefale, at man forholder sig til budgettet og de arbejder, der skal udføres og ikke en fast stigning. 4

5 Budget blev herefter sat til skriftlig afstemning af dirigenten. 117 stemmer for budget stemmer i mod budget stemmer hverken for eller imod. Budget var herefter godkendt. Fremlæggelse af årsregnskab til orientering Administrationen orienterede om regnskabet for 2009 i hovedtal. Der har blandt andet været en besparelse på fælles vand, el og varme samt renovation på sammenlagt kr , således at de offentlige omkostninger samlet faldt til kr Selskabet har ligeledes ydet en ekstraordinært renteudlodning til afdelingerne. Dette har således været årsagen til, at afdelingen kom ud med et samlet overskud på kr Forsamlingen tog herefter regnskabet til efterretning. Fremlæggelse af byggeregnskab for køkkenrenovering til godkendelse Rene Holm fra Byggeafdelingen fremlagde byggeregnskabet for køkkenrenoveringen i 2007 til godkendelse. Regnskabet skal, såfremt det godkendes, efterfølgende endelig godkendes i Herlev Kommune. Forskellen i budgettet for 2006 og regnskabet for 2010 skyldes hovedsageligt, at der var færre udførte køkkener end oprindeligt ansøgt, således at det samlede lånebeløb er blevet på kr ,44, som skal finansieres via et 20 årigt kontantlån i kreditforeningen, som afdrages af de lejere, der har fået udført den individuelle køkkenrenovering. Regnskabet blev herefter sendt til godkendelse af dirigenten. Forslaget blev enstemmigt godkendt. Regnskabet sendes nu til endelig godkendelse i Herlev Kommune, hvorefter lånet hjemtages. Behandling af eventuelt indkomne forslag Forslag 1: Der stilles forslag om 1 hund pr. bolig. Alternativt stilles forslag om 1 hund pr. bolig, som maksimum må være 40 cm. over ryggen. En beboer krævede, at forslaget sendes til urafstemning blandt alle lejerne. Dirigenten kunne konstatere, at forsamlingen sendte forslaget til urafstemning 5

6 Forslag 2: Forslag om, at der må holdes 1 indekat, blev ligeledes omfattet af urafstemning, hvorfor formuleringen af afstemningen vil blive.: Der må holdes 1 husdyr pr. lejemål, herunder en hund med ryghøjde på maks. 40 cm. Forslag 3: Der stilles forslag om indførsel af brugerbetaling for anvendelse af vaskeri. Forslagsstilleren havde angivet 5 begrundelser herfor. Afdelingsbestyrelsen anbefalede, at forslaget blev trukket tilbage eller man ikke vedtog forslaget, idet afdelingsbestyrelsen fortsat gerne vil undersøge mulighederne for en eventuel etablering af fællesvaskeri i terræn. Man vil ikke anbefale at bekoste en etablering i de gamle vaskerier, før dette eventuelt var afklaret. En beboer ønskede at få undersøgt, om de eksisterende maskiner kan tilsluttes en kortlæser, således at man kan få et overblik over forbruget som grundlag for behov. Forslaget kom herefter til afstemning med følgende formulering: Der stemmes om indførsel af brugerbetaling for anvendelse af vaskemaskiner og vaskekælder. 3 stemmer for Resten stemte mod forslaget. Forslaget var således bortfaldet. Forslag 4: Afdelingsbestyrelsen/administrationen finder en anden udbyder end YouSee. Forslagsstilleren havde angivet 5 begrundelser herfor. Afdelingsbestyrelsen orienterede om, at på baggrund af forslaget, havde YouSee udarbejdet et løsningsforslag og priser for produktet. Driften samt et medlem fra afdelingsbestyrelsen var således til et kort møde med YouSee. Afdelingsbestyrelsen ønsker at få mulighed for at undersøge forslaget yderligt, hvorefter de på næste bestyrelsesmøde 6

7 får fastlagt et beboermøde herom. Herefter vil der blive udsendt noget skriftligt materiale, således at alle lejerne kan forholde sig til den foreslåede løsning, da det kræver, at man tænker sig godt om og ikke bare accepterer. Forslagsstilleren var tilfreds med den reaktion som forslaget havde medført. Han indvilgede i at trække forslaget tilbage, mod at bestyrelsen arbejde videre med forslaget, samt undersøgte alternative muligheder. Forslaget bortfaldt herefter. Valg af formand til afdelingsbestyrelsen for 2 år Valg af formand for afdelingsbestyrelsen. Martin Baden, Gåseholmvej 97,3.tv blev genvalgt Valg af 3 medlemmer for 2 år samt 1 medlem for 1 år til afdelingsbestyrelsen Valg af 3 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år. Valgt blev: Henning Eriksen, Anne Bech, Hanne Findalen, Gåseholmvej 99,st.th Valg af 1 medlem for 1 år. Valgt blev: Lillian Elkjær, Gåseholmvej 87,st.th Valg af suppleant Valgt til aktiv suppleant blev Kirsten Venbjerg, Herlev Hovedgade 159,1.tv Eventuel valg af medlem (mer) og suppleanter til repræsentantskabet. Samme som afdelingsbestyrelsen. Eventuelt I forbindelse med fortætning af de røde blokke bedes afdelingsbestyrelsen undersøge økonomi og muligheden for etablering af haver i stueetagen. Afdelingsbestyrelsen lovede at tage dette med i arbejdet. Dem, der har haver, hvor høje må hækken egentlig være? Driften svarede hertil, at i henhold til reglement for forhaver i Toftegården, kan hækken ved tvist fastsættes til 120 cm af afdelingsbestyrelsen såfremt man ikke kan blive enige med sin nabo, ellers er hæk højden 180 cm. mellem haverne. Tvister afgøres af afdelingsbestyrelsen. 7

8 Formanden afsluttede med at takke de afgåede medlemmer for deres arbejde i det forgangne år. Der var specielt en tak til Birthe Starup, som har været med til at sikre, at den nye afdelingsbestyrelse har kunne få overdraget noget af den viden, som den gamle afdelingsbestyrelse havde. På afdelingens vegne. Driften 8