Samarbejdsaftale vedr. Images mellem. Center for Kultur og Udvikling og Holbæk Kommune. CVR nr CVR nr

Transkript

1 Samarbejdsaftale vedr. Images 2016 mellem Center for Kultur og Udvikling og Holbæk Kommune Nytorv 17, Kbh K Kasernevej 6, Holbæk CVR nr CVR nr Herefter kaldet CKU Herefter kaldet HK 1. INDLEDNING På baggrund af de seneste års positive erfaringer og i forlængelse af fælles hensigtserklæring er Holbæk Kommune og CKU motiveret til at fortsætte et tæt samarbejde. Tidligere samarbejde mellem parterne har taget afsæt i ungdomsområdet, seminarafholdelse og et kunstudstillingsprojekt. Parterne ønsker med denne aftale at bygge videre på det samarbejde med CKU s Images-program i 2015 og Images er CKU s danske aktivitetsflade, der præsenterer samtidskunst fra Afrika, Asien og Mellemøsten. Images 2016 realiseres som et konceptuelt sammenhængende fremstød året igennem (med hovedprogram fra ca. marts til november) med særlige fokuseringer, et særligt tema samt en eller flere peak-perioder. Der afvikles programmer, udstillinger og events med hver deres fortælling, der indgår i den samlede Images-fortælling, som finder sted i flere geografiske dele af Danmark. I 2016 udvikles Images med afsæt i følgende kunstneriske principper: 1. Programmer, udstillinger og aktiviteter afgrænses genremæssigt til de visuelle kunstarter (billedkunst, skulptur, installation, film, fotografi, designkunst, videokunst, projektionskunst/videomapping, performancekunst, kunst i det offentlige rum og grafiske kunstarter). 2. Der fokuseres på samtidskunst, som afspejler aktuelle kunstneriske tendenser og strømninger, og som reflekterer nutidige problematikker og udfordringer. 3. Der satses i overvejende grad på nye talenter fra de lande og regioner, hvor CKU har programmer (se Bilag 1: Images 2016 fokuslande). 4. Der arbejdes med aktiv involvering af internationale kuratorer og kunstfaglige indholdsspecialister fra CKU s fokuslande, som beskæftiger sig med kunstfaglige fortolkninger af samtidskunst. Samarbejdsaftalen er udtryk for parternes hensigt om at samarbejde omkring realisering af Images i 2016 med afsæt i ovennævnte kunstneriske principper, hvori HK indgår som værtskommune med eget kommunalt Images-sekretariat. HK-sekretariatet har som 1

2 hovedansvar at udvikle og administrere et konceptuelt sammenhængende samtidskunstudstillingsprogram, som forankres kommunalt (i HK), regionalt (på en eller flere udvalgte institutioner i Region Sjælland) og nationalt (på én udvalgt institution i hovedstaden). Aftalen beskriver de overordnede organisatoriske og strukturelle rammer og retningslinjer for samarbejdet og for etablering af Images-sekretariatet i HK, for opgave- og ansvarsfordelingen mellem parterne, for de økonomiske rammer, de principielle og betingede forhold samt for samarbejdets mål og forventede resultater. 2. SAMARBEJDSRAMMER FOR HK/CKU SAMARBEJDE OM Images HK's Images-program udvikles i et tæt samarbejde mellem HK og CKU. Mens HK har ansvar for udvikling, styring og kvalitetssikring af HK Images-programmets aktiviteter, udstillinger og projekter, har CKU ansvar for, at Images udvikles og styres inden for rammerne af det samlede koncept og tema og inden for de retningslinjer og det mandat, som er bestemt af Udenrigsministeriet for CKU. 2.1 Værdigrundlag Samarbejdet mellem parterne afspejles i et værdigrundlag, hvor: Der implementeres i en ligeværdig, ligevægtig og gennemsigtig samarbejdsform på alle relevante niveauer i udvikling og afvikling af Images Der skabes en projektorganisation, som bygger på læring og vidensdeling HK og CKU imellem Der sikres inddragelse og deling af kompetencer, kvalifikationer og erfaringer på tværs for at styrke og løfte det samlede projekt i fællesskab Der sikres forankring, ejerskab og ansvar parterne imellem og hos alle institutioner, som inddrages Der arbejdes med processer, som efterlader varige spor, og som sikrer fremtidige udviklingsperspektiver. 2.2 Kunstnerisk indhold Images 2016 skal fremstå som et samlet program. Derfor er det af central betydning, at indholdet af HK Images 2016 udarbejdes i tæt samarbejde mellem HK og CKU og trækker på CKU s ekspertise ift. Afrika, Asien og Mellemøsten og på HK s ekspertise i forhold til forankring, læring og dannelse i HK og region Sjælland. For HK er det afgørende, at Images 2016 engagerer byens borgere og kultur- og læringsinstitutioner med overbevisende og ambitiøse kunstneriske manifestationer, hvorfor det vil være hensigtsmæssigt at se den 2

3 kunstneriske oplevelse i byen som en helhed, hvor der er mange forskellige kulturelle rammer og inddragelse af forskellige partnere. Gennem en skarp og professionel samtidskunstnerisk vinkel er det ambitionen at satse på storstilede ny-produktioner af værker samt at integrere kunstnerne i Holbæks hverdag gennem længerevarende residensophold i byen. Ved på denne måde at lade verden komme til Holbæk er oplægget at satse på kunstnerisk performativitet og skulpturelle installationer i byrummet. Det kunstneriske indhold og retning af HK Images-programmet uddybes og udfoldes af kurator Solvej H. Ovesen i samarbejde med Bonaventure Soh Bejeng Ndikung (Cameroon) i et konceptoplæg, som godkendes af begge aftalens parter, således at der er en sammenhæng med det nationale kuratoriske greb og tema for hele Images (se Bilag 2: HK konceptdokument An Age of Our Own Making) Indtil alle partnere er valgt, aftaler er indgået og budgetter forhandlet, forbeholder HK sig rettet til at ændre partnervalg samt program- og udstillingsindhold. Alle ændringer skal godkendes af CKU og være i overensstemmelse med de overordnede proces-deadlines. 2.3 Vision og mål med HK/CKU-samarbejde om Images Motivationen hos begge parter for samarbejde om Images i Holbæk Kommune ligger ikke alene i gennemførelsen af en række internationale udstillingsprojekter af høj kunstfaglig kvalitet. Gennem stærk lokal forankring og lokalt ejerskab investerer aftalens partnere først og fremmest i en vision om at bidrage til læringsprocesser, understøtte dannelse og vidensopbygning og skabe nuancerede og varige holdningsændringer om de menneskelige ressourcer og kunstneriske kapaciteter, der findes i lande i Afrika, Asien og Mellemøsten, blandt befolkningsgrupper i Holbæk Kommune og omegn og på længere sigt i Region Sjælland. Dermed understøtter arbejdet med Images Holbæk Kommunes kerneopgaver omkring læring og dannelse. Visionen opnås ved: At inspirere publikumsgrupper, der ellers sjældent deltager i kulturtilbud med kunstneriske værker, der overrasker, pirrer, provokerer og udfordrer gængse holdninger og derigennem belyser nye kontekster og formidlingsformer for kunstneriske oplevelser. At engagere og involvere lokale, regionale og nationale kulturaktørerer og især relevante lokale kunst- og kulturinstitutioner, uddannelsesinstitutioner, faglige organisationer og ungdomsorganisationer, kreative miljøer og lokale fonde, så de i højere grad kan begå sig på en global platform og kigge mod ikke-vestlige lande, når de skal arbejde internationalt. At opfordre til og facilitere dialog og offentlig debat ved at inddrage meningsdannere og repræsentanter fra det lokale erhvervsliv og kirkesamfund m.m., der tilsammen afspejler en 3

4 bred vifte af holdninger til kunstens samfundsmæssige rolle og til internationalt kulturudviklingsarbejde i den lokale debat. At understøtte længerevarende kunstneriske processer og samarbejdsformer, som inddrager lokale produktionsværksteder og videregående uddannelser i tæt samspil med kunstnere fra lande i Afrika, Asien og Mellemøsten for at skabe en vekselvirkning af erfaringer og øget kulturforståelse og kompetenceopbygning. At udbrede globalitets-tanken blandt projektets målgruppe på engagerende og deltagelsesbaserede måder, som øger forståelsen for kunst og kultur i fokuslandende, samt styrker evnen til at skifte perspektiv. 3. HK S ANSVAR OG LEVERENCER TIL CKU Som udgangspunkt for samarbejdet etablerer HK et kommunalt Images-sekretariat. Sekretariatet har til ansvar at udvikle, producere, koordinere og administrere de projekter, udstillinger og aktiviteter, der indgår i aftalen mellem HK og CKU som en del af den samlede Images 2016 program. 3.1 HK Images-sekretariatets opgave HK-sekretariatet varetager følgende opgaver: a. Planlægning, programlægning og koordinering af HK Images-aktiviteter hos relevante partnere i kommunen, blandt andet kunst- og kulturinstitutioner og uddannelsesinstitutioner op til og under Images b. Udvikling, koordinering og afvikling af en lokal projektdel med kunst i det offentlige rum. Projektet forankres og afvikles i Holbæk Kommune. c. Udvikling, koordinering og afvikling af tematisk sammenhængende udstillinger/programmer på en eller flere udvalgte institutioner i Region Sjælland. d. Udvikling, koordinering og afvikling af en særudstilling på en kunstinstitution i København, som er tematisk med-definerende for det samlede Images-projekt og er konceptuelt sammenhængende med de øvrige udstillinger og programmer, som indgår i HK-sekretariatets ansvar. Det er HK s kultur- og fritidschef, der tiltræder som sekretariatsleder med ansvar for det samlede HK Images-program og som øverste repræsentant for HK s samarbejde med CKU omkring Images Det er HK s ansvar at sikre: 4

5 At der ansættes en kurator til HK Images-sekretariatet med den opgave at konceptudvikle og sikre den indholdsmæssige udvikling af de samlede projekter, udstillinger og programmer, som varetages af HK-sekretariatet. Sekretariatets kurator referer til HK s kultur- og fritidschef. At HK-sekretariatet inddrager en international kurator. Udstillinger kurateres af den internationale kurator eller co-kurateres i et ligeværdige partnerskab med den danske kurator. Kuratoren/kuratorpartnerskabet har ansvar for den indholdsmæssige kuratering og kunstfaglige kvalitetssikring af samtlige udstillinger, projekter og programmer, som indgår i HK-programmet. At sekretariatet har en kommunalt forankring, og at der etableres en organisationsstruktur med fokus på varig kompetenceudvikling i organisationen, og som har ressourcerne til at varetage de nødvendige opgaver indenfor: a. projektudvikling, b. institutionssamarbejde, c. produktionsafvikling, d. kommunikation og formidling og e. administration af HK Images programmet (se vedlagte Bilag 3: HK Images-sekretariats organisationsdiagram) 3.2 Projektudvikling HK har ansvar for projektudvikling af det samlede HK Images-program, herunder projektudvikling af de enkelte aktiviteter, udstillinger og projekter, som indgår i programmet, og valg af samarbejdspartnere. Alle aktiviteter, udstillinger og projekter, der indgår i HK Images-program i 2016, skal godkendes af både HK og CKU på baggrund af projektbeskrivelser. 3.3 Institutionssamarbejde HK har ansvar for at sikre, at institutionelle samarbejdspartnere er informeret om, at aktiviteter, udstillinger og projekter, der gennemføres som en del af HK Images-program, indgår som en del af Images Det er HK s ansvar at forhandle og udarbejde bindende aftaler omkring udvikling og afvikling af HK Images-aktiviteter, udstillinger og projekter, der bl.a. beskriver ansvarsfordeling mellem HK og partnerne i forbindelse med formidling, annoncering, teknisk produktion, inkind og medfinansiering, evt. fundraising af yderligere midler, kuratering og udvikling af det kunstneriske indhold og regnskabsaflæggelse. Kontrakterne skal efterleve DANIDA's retningslinjer, hvilket inkluderer antikorruptions-klausul m.m. 3.4 Produktionsafvikling Ansvar for den fysiske og tekniske produktion af aktiviteter, herunder anskaffelse af eksisterende eller produktion af nye værker, anskaffelse af maskiner og udstyr, indretning af lokaler og rum, opsætning og nedtagning af værker og skiltninger, sikkerhedsforanstaltninger og arbejdsskadeforsikring påhviler HK og de samarbejdspartnere, som indgår i HK Images-programmet. Herunder ansvar for indhentning af kommunale og 5

6 private tilladelser for anvendelse af lokaler, rum og faciliteter, samt sikring af at de udenlandske deltagere i HK Images dækkes ind under HK s arbejdsskadeforsikring. HK har ansvar for produktionsplanlægning og processtyring af HK Images-program, herunder de aktiviteter, udstillinger og projekter, der gennemføres med lokale, regionale og nationale partnere. 3.5 PR, kommunikation og formidling HK har ansvar for PR, markedsføring og kommunikation i forbindelse med HK Images samlede program, mens CKU har ansvar for formidling af Images 2016 på det nationale plan. HK skal inddrages i og godkende al kommunikation fra CKU, som vedrører HK Images, herunder programmer og materiale om kunstnere og udstillinger kurateret og udviklet i forbindelse med HK Images. Presse-, markedsførings- og kommunikationsarbejdet skal have en lokal forankring i HK og hos de institutioner, som inddrages i samarbejdet omkring afvikling af HK Images program. Ansvar for den publikumsorienterede kommunikation for HK Images-programmet påhviler HK og HK Images-programmets samarbejdspartnere og institutioner og afsendes fra disses gængse formidlings- og kommunikationsplatforme. Det er HK s ansvar at sikre, at samarbejdsinstitutionerne gøres opmærksomme på, at de selv skal gøre en stor del af PR-arbejdet og afsætte midler af til markedsføring i deres budgetter. CKU vil aktivt arbejde for at HK Images initiativer koordineres og formidles i den overordnede Images-kommunikation på linje med Images-initiativer andre steder i landet. HK har ansvar for dialog med skoler og uddannelsesinstitutioner omkring målrettede tilbud og materialer. CKU producerer et generelt Images-undervisningsmateriale målrettet til unge mellem 14 og 18 år, som HK frit kan anvende i lokale undervisningstilbud og andre formidlingssammenhænge. HK og CKU vil samarbejde omkring dialog og udveksling i forhold til undervisningsmaterialer, formidling og inddragelse. 3.6 Administration HK-sekretariatet har ansvar for budgetlægning, budgetstyring og regnskabsaflæggelse til CKU for det samlede HK Images-program såvel som for de aktiviteter, udstillinger og projekter, som indgår i programmet. 3.7 Evaluering og publikumstælling Efter afviklingen af Images 2016 forpligtiger HK sig til sammen med CKU at levere en evalueringsrapport af HK Images HK forpligter sig endvidere til at indsamle data for besøgstal opgjort som vurdering af: 6

7 a) Antal betalende/gratis besøgende på kommunens kultur- og uddannelsesinstitutioner b) Antal mennesker, der har set udstillingen i det offentlige rum c) Antal mennesker, der har deltaget i Images-arrangementer i anden sammenhæng specificeret som hvor og hvordan. I forbindelse med evaluering og publikumstælling skal der til denne samarbejdsaftale udarbejdes et bilag, der omhandler planlægning og krav til evalueringsrapporten. 4. CKU s ANSVAR OG LEVERANCER TIL HK Som et led i samarbejdet bidrager CKU med følgende ansvar, service og leverancer til HK Images-sekretariatet. 4.1 International netværksformidling CKU s ekspertise og internationale netværk af kuratorer, institutioner, kunstnere og eksperter fra lande i Asien, Mellemøsten og Afrika stilles til rådighed for HK og de institutionelle samarbejdspartnere, som indgår i HK Images-programmet. 4.2 International transportlogistik CKU tager sig af logistik forbundet med rejser for kunstnere og internationale samarbejdspartnere fra CKU s fokuslande, som deltager i HK Images-programmet. Dette indebærer kontakt til ambassader i forbindelse med visum-ansøgninger, kontakt til de inviterede internationale gæster i forbindelse med informationer om visumansøgningsprocessen, udstedelse af formelle Images-invitationer, koordinering og køb af internationale flybilletter, bestilling og køb af incoming rejseforsikringer. CKU fremsender et revideret regnskab over alle udgifter forbundet med internationale rejser til HK Images. HK og HK Images samarbejdspartnere og institutioner skal selv sørge for afhentning i lufthavnen i Danmark, indkvartering af de internationale kunstnere og gæsternes afgang fra Danmark igen. Det samme gælder udbetaling af diæter og honorar. Udgifter afholdt af CKU i forbindelse med kunstnernes rejser trækkes fra CKU s støttebeløb til HK Images-programmet. 4.3 Fundraising-startpakker CKU fundraiser ikke eksterne midler til HK Images-program, aktiviteter, udstillinger eller projekter ud over den støtte, der er aftalt i nærværende aftale mellem parterne. 7

8 CKU producerer en fundraising-startpakke, der indeholder relevante informationer om CKU og om Images med billeder, logoer, tekster m.m., som kan anvendes af HK og HK Images programpartnere og kulturinstitutioner, når de skal søge yderligere midler. 4.4 Overordnede PR- og kommunikations-toolkits CKU er ansvarlig for Images overordnede PR og kommunikation for at sikre, at Images tema, fortælling, budskab og samlede program formidles strategisk og sammenhængende. For at sikre et tæt samspil med HK omkring PR og kommunikation inddrager CKU s kommunikationsafdeling en af HK ansat medarbejder, som kan placeres i Images kommunikationsteamet hos CKU for at varetage HK Images-kommunikationsarbejde. CKU producerer et overordnet program samt et Images-magasin, som samler fortællingerne og omtaler de samlede aktiviteter, projekter og udstillinger under Images-året, herunder aktiviteter, udstillinger og projekter, som udvikles af HK og HK Images samarbejdspartnere og institutioner. CKU producerer et Images-subsite på CKU s hjemmeside, som formidler Images tema, program, aktiviteter, nyheder, kalender i forbindelse med aktiviteter, udstillinger og projekter, som udvikles af HK og HK Images samarbejdspartnere og institutioner. CKU producerer en særlig målrettet kommunikations-startpakke til HK og til HK Imagesprogrammets samarbejdspartnere og institutioner bestående af tekst, billeder og grafik herunder kunstnerprofiler, baggrundshistorier m.m. om de kunstnere, som indgår i HK Images-programmet. Herudover vil det være muligt for HK Images samarbejdspartnere og institutioner at købe yderligere kommunikationsydelser fra CKU. 4.5 Overordnet produktion og koordination CKU står for den samlede produktionsplan og den overordnede koordinering af Imagesprogrammet. Arbejdet centraliseres hos CKU s Images-produktionsleder, som sikrer koordination af de enkelte projekter, udstillinger og aktiviteter, som indgår i Images Symposium CKU udvikler det overordnede symposium, der præsenterer hele det nationale Images projekt i samarbejde med en udvalgt dansk samarbejdspartner og CKU s internationale netværk. Holbæk-delen af Images repræsenteres bl.a. i form af indlæg fra de eksternt engagerede kuratorer fra HK Images del, som honoreres på lige fod med symposiets øvrige medvirkende. 8

9 5. PRODUKTIONSRAMMER FOR Images HK står som garant for, at Images overordnede produktionsplan og deadlines bliver overholdt i alle faser af HK Images-programmets udvikling og afvikling (se Bilag 4: Images produktionsplan). 5.1 For HK Images-sekretariatet gælder især følgende: 2014 Oktober - CKU godkender HK Images kunstneriske koncept og budget November - Underskrivelse af HK/CKU-samarbejdsaftale - Afklaring af HK Images regionale og nationale partnerskaber December - Forventede programplan for Januar - Etablering HK Images-sekretariat Februar - Levering af HK s overordnede produktionsplan Marts - Samarbejdsaftaler med regionale og nationale partnere Maj - Detaljeret produktions- og procesplan - Endelig programplan og tidsforløb for aktiviteter i 2016 Juni - Projektbeskrivelse og reviderede koncepter godkendt af CKU - Bilag til samarbejdsaftale: Integrering af HK s identitet i Images - Bilag til samarbejdsaftale: Kreditering af HK s sponsorater - Bilag til samarbejdsaftale: Evaluering og publikumstælling August - Alle kunstneraftaler indgået Oktober - Stop for nye ideer og projekter - Liste over alle deltagende internationale kunstnere m.m. December - Eventafviklingsplaner for alle aktiviteter, udstillinger og projekter 2016 Marts - Forventet lancering af Images Februar - Evalueringsrapport - Aflevering af revideret regnskab 5.2 Øvrige relevante Images deadlines for HK Images-sekretariatet 2014 Oktober - Afklaring af Images tema - Images PR- og kommunikationsstrategi December - Konceptoplæg vedrørende Images institutionssamarbejde - Afklaring af Images nationale partnerskaber 2015 Januar - Images fundraising-startpakke 9

10 Marts - Images-samarbejdsaftaler med national partnere - Etablering af Images styregruppe April - Etablering af Images følgegruppe August - Produktionsplan for Images kuratorpanel etableret Oktober - Alle program- og projektaftaler indgået. Images program fastlåst December - Images grafik, design og logo fastlagt - Images-subsite lanceret 2016 Januar - Formidlingspakker produceret til alle samarbejdspartnere - Images PR- og pressekit parat Februar - Images 2016 program og magasin trykt Marts - Images UV-materiale offentliggjort 6. ORGANISATORISKE RAMMER FOR SAMARBEJDE For at løfte Images i fællesskab samt sikre, at Images fremstår, udvikles og gennemføres som et samlet program vil der blive skabt synergier og organisatoriske koblinger på tværs af HK og CKU på relevante niveauer for samarbejdet (se Bilag 5: Images-organisationsdiagram). 6.1 Operationelt samarbejde Images nationale sekretariat er forankret i CKU s nationale afdeling, som består af en national chef, en Images-programleder, en produktionsleder og en projektleder på UNGområdet. Foruden national afdeling består Images nationale sekretariat af CKU s kommunikationschef, en presse- og kommunikationsmedarbejder og CKU s administrationschef. CKU s nationale afdeling er HK Images-sekretariatets operationelle kontaktflade med CKU omkring udvikling og afvikling af programmet med fokus på: mødet mellem nationale og internationale kunstfagligheder samarbejde omkring formidling og kommunikation deling og udveksling af kompetencer, viden og erfaringer. 6.2 Strategisk samarbejde Images koordinationsgruppe er den tværgående Images-platform med deltagelse af CKU s Images-sekretariat, HK Images-sekretariat og repræsentanter for Images nationale institutions-samarbejdspartnere. Koordinationsgruppen er HK-sekretariatets strategiske kontaktflade med Images centrale partnerskaber med fokus på: koordination på tværs af Images programmer, aktiviteter og udstillinger kvalitetssikring af det samlede Images-program og -koncept Images strategiske og produktionsmæssige udvikling og implementering. 10

11 7. GRAFIK, KREDITERING OG RETTIGHEDER 7. 1 Grafik, design og logo CKU har ansvar for udvikling af Images-grafik og -logo. Images-grafik vil tage afsæt i CKU s retningslinjer for grafik og design. Images-logo skal anvendes i al digital og trykt formidling, PR og kommunikation af alle aktiviteter, udstillinger, programmer, projekter og samarbejdspartnere, der indgår i Images. Herunder i HK Images-programmet. I forbindelse med aktiviteter, udstillinger og projekter, som indgår i HK Images-programmet udvikles en grafik og et design, som ikke adskiller sig fra CKU s Images-grafik og -design, men som tydeligt inkluderer og integrerer HK s identitet som en ligevægtig samarbejdspartner. Integrering af HK s identitet i Images-grafik og -design udvikles i samarbejde mellem CKU og HK. Retningslinjer for dette udarbejdes og aftales mellem CKU s kommunikationschef og HK s kulturchef og vedlægges som bilag til nærværende samarbejdsaftale Kreditering I henhold til 3.5 og 4.4. skal alle trykte og digitale materialer både fra HK og CKU forinden tryk og offentliggørelse gennemlæses og godkendes af begge parter for at sikre korrekt kreditering, omtale, brug af logoer og formidling af hhv. Images 2016 og HK Images. Dette inkluderer program og katalog produceret centralt hos CKU. Det skal klart fremgå af HK s trykte og digitale formidling, PR og kommunikation om aktiviteter, udstillinger og projekter, som afvikles som en del af HK Images programmet, af HK selv eller af HK s samarbejdspartnere, at den pågældende aktivitet, udstilling eller projekt indgår i Images 2016 og er støttet af CKU. Ligeledes skal det klart fremgå af CKU s trykte og digitale formidling, PR og kommunikation i forbindelse med aktiviteter, udstillinger og projekter, som afvikles som en del af HK Images, at den pågældende aktivitet, udstilling eller projekt er udviklet og støttet af HK i samarbejde med CKU. Holbæk Kommunes logo skal fremgå centralt af alle trykte og digitale platforme, der vedrører HK Images 2016 under Images 2016, så det centrale og ligeværdige samarbejde klart fremhæves. I al omtale inklusiv pressemeddelelser, hvor kunstnere, indhold, kuratorer fra HK Imagesprogrammet anvendes til baggrund, fokus eller nævnes generelt, skal HK krediteres korrekt, og HK s rolle som projekthaver, samarbejdspartner og bidragsyder skal tydeligt fremgå. Der skal udarbejdes en tekst om samarbejdet mellem HK og CKU omkring udviklingen af Images Denne skal bruges, hvor det er relevant i omtale af Images

12 Alle sponsorater opnået af HK krediteres i CKU s trykte og digitale formidling, PR og kommunikation i forbindelse med aktiviteter, udstillinger og projekter, som afvikles som en del af HK Images program. Retningslinjer for dette udarbejdes og aftales mellem CKU s kommunikationschef og HK s kulturchef og vedlægges som bilag til nærværende samarbejdsaftale I Images 2016 kataloget skal HK Images blandt andet have repræsentation i form af indlæg fra HK samt fra de to eksternt engagerede internationale kuratorer fra HK Images. De enkelte programdele og udstillinger, som udvikles hos HK s regionale og nationale samarbejdspartnere skal ligeledes indgå i kataloget. Dette anses som en kuratorisk opgave og udgifterne indgår i CKU s aftalte støtte til samarbejdspartnerne Rettigheder CKU forbeholder sig retten til vederlagsfrit at anvende og frembringe fotos, videooptagelser og andre visuelle fremstillinger af: a. kunstnere, der indgår i HK Images-programmet b. værker, der skabes eller produceres i forbindelse med HK Images-programmet c. værker, der udstilles eller inddrages i HK Images-programmet i forbindelse med CKU s formidling, PR og kommunikation, pressearbejde, dokumentation og evaluering af Images Uanset om det pågældende visuelle materiale er offentligt tilgængeligt eller er indsamlet eller lavet af HK eller CKU. Samme rettigheder gælder HK. HK og CKU er sammen forpligtet til sikre, at kunstnere og andre rettighedshavere, der indgår i Images 2016 giver samtykke til HK s og CKU s nævnte brug og produktion af materiale. Hos CKU ligger ansvar for dette i kommunikationsafdelingen. 8. ØKONOMI HK Images-programmet medfinansieres af HK og CKU. Det samlede aktivitetsbudget for programmet er kr. Hertil bidrager HK in-kind med ydelser og personaletimer svarende til kr og CKU bidrager in-kind med ydelser og personaletimer svarende til kr Aktivitetsbudgettet for HK Images-programmet forankres, styres og administreres af HK. 8.1 Aktivitetsbudget Finansiering af aktivitetsbudget på kr deles mellem parterne som følger: CKU HK I alt

13 HK har ansvar for eventuelle beløb, der skal fundraises. CKU har ingen forpligtelser til at dække beløbet eller en del af beløbet, der skal fundraises af HK. Samtlige sponsorater og fonde, der er fundraiset til HK Images af HK tilhører HK Imagessekretariatet. Såfremt disse anvendes til at dække budgetspecificerede udgifter eller skabe flere aktiviteter i HK Images-programmet, har CKU ingen krav på disse. 8.2 CKU s finansiering af HK Images-program CKU bidrager med finansiering på kr til HK Images-programmet. Beløbet specificeres og anvendes som følger: Kunstnerisk værkproduktion, udstilling og honorar Administrative lønudgifter Formidling, research og ung aktiviteter I alt kr. er en rammebevilling til HK, og de resterende kr. er midler fra CKU s Kunstpulje og Images Ung, der efter aftale med CKU søges separat til specifikke aktiviteter i HK Images. CKU s finansiering betinges af, at HK Images-programmet gennemføres som beskrevet i samarbejdsaftalen, og at budgettet afholdes som aftalt mellem parterne uden merudgifter for CKU. Ændringer i konceptet, i budgettet eller i aftalens indhold skal aftales mellem parterne og kan medføre en nedskæring i CKU s økonomiske bidrag. 8.3 Udbetaling af CKU s finansiering til HK Images-programmet CKU s bidrag til HK Images-programmet på kr udbetales i fire rater: Første rate på 15 procent ( kr.) udbetales til HK i 4. kvartal af 2014, når følgende milepæle er nået og leverancer afleveret: Nærværende samarbejdsaftale er underskrevet HK s budget er godkendt af CKU Programmets overordnede kunstneriske koncept og kuratoriske greb er godkendt af HK og CKU HK s medfinansiering er behandlet og godkendt Der foreligger bekræftelse om samarbejde fra HK s regionale og nationale samarbejdspartnere Der er leveret en foreløbig oversigt over den forventede programsammensætning og det tidsmæssige forløb af aktiviteter i perioden

14 Anden rate på 35 procent ( kr.) udbetales til HK i 2. kvartal af 2015, når følgende milepæl er nået og leverancer afleveret: HK Images-sekretariatet er oprettet og driftsklart Revideret konceptoplæg på programmets enkeltdele ligger klar Projektbeskrivelser på de enkelte projektdele er godkendt af CKU Samarbejdsaftaler med HK Images-sekretariatets regionale og nationale samarbejdspartnere er indgået Der er leveret overordnet produktionsplan for udvikling og afvikling af HK Imagesprogrammet Der er leveret skriftlige statusopdateringer på HK Images-programmets fremdrift. Tredje rate på 35 procent ( kr.) udbetales til HK 1. kvartal af 2016, når følgende milepæle er nået og leverancer afleveret: HK s fundraising-mål som afspejlet i HK s budget er opnået Der er indgået skriftlige aftaler med alle kunstnere, der medvirker med produktion, fremvisning eller udstilling af værker i HK Images samlede program Der er leveret detaljeret produktionsplan for afvikling af aktiviteter, udstillinger og projekter, som indgår i HK Images program i 2016 Der er leveret eventafviklingsplaner på de enkelte aktiviteter, udstillinger og projekter, der indgår i HK Images-programmet i 2016 Der er leveret endelig, datospecificeret programsammensætning af HK Imagesprogram Der er leveret en samlet liste over besøgende internationale kunstnere, kuratorer og gæster, der deltagere i HK Images-programmets aktiviteter, udstillinger og projekter med navn, pasnummer, nationalitet, opholdsland, kontaktinformationer og den datospecificerede periode, pågældende opholder sig i DK Der er leveret skriftlige statusopdateringer på HK Images-programmets fremdrift. Fjerde rate på 15 procent ( kr.) udbetales til HK 1. kvartal af 2017, når følgende milepæle er nået og leverancer afleveret: Der er afleveret revideret regnskab og skriftlig HK afrapportering og evaluering af HK Images-programmet. Regnskab skal være revideret af en statsautoriseret revisor. I forbindelse med udbetaling af fjerde rate tilbageholder CKU et beløb svarende til udgifter afholdt af CKU i forbindelse med visumansøgninger, internationale rejser og in-coming rejseforsikring for kunstnere under HK Images-programmet. CKU fremsender forinden revideret regnskab til HK over afholdte udgifter til internationale rejser. 14

15 9. MISLIGEHOLDELSE AF AFTALEN Enhver væsentlig tilsidesættelse af aftalens bestemmelser anses for væsentlig misligholdelse af aftalen og medfører, at den anden part kan gøre sædvanlige misligholdelsesbeføjelser gældende efter dansk rets alment gældende regler. Ophævelse af aftalen kan dog tidligst ske 20 kalenderdage efter, den misligholdende part har modtaget skriftlig meddelelse om den misligholdelse, den ikke-misligholdende part påberåber sig som begrundelse for ophævelsen, og såfremt den misligholdende part ikke forinden denne frist har afhjulpet misligholdelsen. Såfremt CKU ophæver aftalen som følge af HK s væsentlige misligholdelse, kan CKU kræve den allerede udbetalte rate, som misligholdelsen vedrører tilbagebetalt jf CKU kan endvidere kræve et revisorattesteret regnskab for de udgifter afholdt af HK i den foregående periode. Såfremt HK ophæver aftalen som følge af CKU s væsentlige misligholdelse, kan HK kræve tilbagebetaling, for de af HK afholdte udgifter, som jf. aftalen henhører under CKU. Såfremt HK har afholdt udgifter på grund af CKU s misligholdelse, skal CKU godtgøre HK disse udgifter. 9.1 Force majeure Så længe en af parterne som følge af force majeure hindres i at opfylde sine forpligtelser efter nærværende aftale, har den anden part ret til at tilbageholde sin tilsvarende ydelse, men har derudover intet krav mod parten. Ved force majeure forstås ekstraordinære begivenheder uden for CKU s eller HK s kontrol, der ikke ved almindelig agtsomhed har kunnet forudses ved aftalens indgåelse og ikke kan afværges af parten, og som forhindrer denne i at opfylde aftalen. Udskydes, suspenderes eller bortfalder en forpligtigelse på grund af force majeure, har dette samme virkning for modpartens tilsvarende ydelser. 9.2 Tvister Nærværende aftale skal i enhver henseende fortolkes og udfyldes i overensstemmelse med dansk ret. Enhver tvivl eller tvist om forståelse og opfyldelse af denne aftale med underliggende aftaler eller bilag, som ikke kan løses mellem parterne, afgøres ved bindende voldgift. Voldgiftsretten sættes med tre voldgiftsmænd, hvoraf hver part udpeger én. Den tredje, der skal være voldgiftsrettens formand, udpeges af Sø- og Handelsrettens præsident. Voldgiftsretten sættes i København. 15

16 Voldgiftsretten fastsætter selv de processuelle regler. Voldgiftsretten træffer bestemmelse om, hvem der skal bære voldgiftssagens omkostninger, herunder godtgørelse og honorar til voldgiftsretten. 10. Bilag til samarbejdsaftale Der vedlægges følgende bilag til samarbejdsaftalen: Bilag 1: Images 2016 fokuslande. Bilag 2: HK Koncepdokument An Age of Our Own Making Bilag 3: HK IMAKES-sekretariats organisationsdiagram Bilag 4: Images produktionsplan Bilag 5: Images organisationsdiagram Dato: Sted: Dato: Sted: Elsebeth Krogh Direktør Center for Kultur og Udvikling Brian Worm Ahlquist Kultur- og Fritidschef Holbæk Kommune 16