Fra masser af papir til det store digitale overblik

Transkript

1 Fra masser af papir til det store digitale overblik Hospitalsenhed Midt i Region Midtjylland har siden 2009 gennemført en omfattende digitalisering i FM-organisationen, som blandt andet har øget effektiviteten i byggeprojekter og skabt en større driftssikkerhed. Medarbejderne tager løbende nye teknologier i brug og afprøver eksempelvis mulighederne i Virtual Reality og Augmented Reality. Af JAN AAGAARD, journalist Når man driver en hospitalsenhed med medarbejdere og kvadratmeter bygninger fordelt i fire byer, er det afgørende at drift, reparationer, vedligehold og ombygninger foregår så effektivt som overhovedet muligt. På den baggrund iværksatte FM-organisationen i Hospitalsenhed Midt, der er en del af Region Midtjyllands sundhedsvæsen og omfatter bygninger og faciliteter i Viborg, Silkeborg, Hammel og Skive, i 2009 en digitalisering af FM-området. Oprindeligt var det ambitionen at registrere og digitalisere alle ejendomme med henblik på at kunne gennemføre gode byggeprojekter ved hjælp af digital arealforvaltning. Men projektet voksede hurtigt med blandt andet indførelse af et FM-system, og i dag har FM-organisationen ikke blot fokus på arealer og kvadratmeter men på en sammenhængende digitalisering af både bygninger og installationer samt strategier for fremtidens data management. I dag har FM-organisationen digitale modeller af alle hospitalsenhedens kvadratmeter bygninger, og for over halvdelen af dette areal kvadratmeter, som omfatter patientnære bygninger - har man også registreret de tekniske installationer digitalt i modellerne. Bygningsmodellen er kernen i vores digitalisering, og vi har løbende indført nye digitale værktøjer og systemer for at optimere arealudnyttelsen, udføre mere effektive byggeprojekter og skabe en større driftssikkerhed. Dataene og de digitale værktøjer giver os et bedre grundlag at træffe beslutninger på, siger René Kjellerup, leder af Byggeri og Ejendomme i Hospitalsenhed Midt. 200 DIGITALE BYGNINGSMODELLER FM-organisationen har i dag cirka 200 digitale bygningsmodeller i 3D, som dagligt vedligeholdes, beriges med data og danner grundlag for de daglige opgaver og planlægningen af fremtidige opgaver. Dataene i bygningsmodellen bruges også i en række andre systemer heriblandt FM-systemet og CTS/BMS-systemet, men danner også grundlag for implementering af systemer uden for FM-området som eksempelvis service logistiksystemer. Vi står for driften af bygninger, som skal fungere døgnet rundt, og har derfor et stort behov for, at oppetiden er høj. Vi har også mange byggeprojekter, hvor det er vigtigt at have et godt, præcist og opdateret tegningsgrundlag, så man ikke bliver mødt af uforudsete ting undervejs. Med de digitale modeller kan vi endvidere kvalitetssikre byggeprojekterne, så vi reducerer uforudsete udgifter, der ellers risikerer at udgøre en stor del af de samlede udgifter, siger René Kjellerup. MINDST MULIGE GENER FOR PATIENTER OG PERSONALE Det præcise, digitale datagrundlag betyder også, at man kan planlægge og gennemføre ombygninger og andre opgaver med mindst mulige gener for patienter, pårørende og hospitalernes personale. Hospitalsenhed Midt har ambulante patienter om året, over indlæggelser og operationer. Vi sætter patienten i centrum, og det har stor betydning, hvis man skal til at omlægge patientforløb eller afspærre områder på grund af reparationer og ombygninger. 6 ÅRSKONFERENCEN 2019

2 bejdsmodeller, hvor rådgivere kan arbejde direkte i bygningsmodellerne via en såkaldt BIM360-platform. Foto: Erik Skov Forskellen er så stor, at den næsten ikke kan beskrives. Dengang var alle vores tegninger på papir, og vi kunne Ved hjælp af de digitale bygningsmodeller og systemer kan vi gennemføre opgaverne hurtigere, mere effektivt og uden unødige gener for patienterne, siger René Kjellerup. MEDARBEJDERNE HAR TAGET DIGITALISERINGEN TIL SIG De tekniske medarbejdere i FM-organisationen har i dag direkte adgang til tegninger og modeller af alle eksisterende bygninger og igangværende byggerier. På den måde forberedes håndværkere og teknikere til idriftsætningen af byggeprojekterne, ligesom der skabes et miljø, hvor tværfaglighed vægtes højt. bruge dage på eksempelvis at registrere installationer manuelt, når noget skulle udskiftes. I dag kan vi trække det ud af systemet på en halv time, og vi sparer generelt mange ressourcer ved at arbejde digitalt. Der er virkelig tale om et paradigmeskifte, fastslår René Kjellerup. Medarbejderne har i mange år efterlyst bedre tegningsmateriale, og det har de fået nu. Vi gør dog meget ud af først at præsentere materialet for dem, når kvaliteten er god nok, og vi har nogle dygtige medarbejdere i FM-organisationen, som tager teknologien til sig og er i stand til at bruge de data, som vi har til rådighed, fortæller René Kjellerup. Den digitale arealforvaltning ved hjælp af bygningsmodeller betyder også, at FM-organisationen hurtigt kan skabe overblik over bygninger, installationer og anvendelse og fremlægge visuelle præsentationer til brug for eksempelvis ledelsen i Hospitalsenhed Midt eller ledere og politikere i Region Midtjylland. Man kan også give leverandører adgang til udvalgte data og værktøjer, hvor de får de informationer, de har brug for til at løse en opgave, ligesom man afprøver samar- AFPRØVER MULIGHEDERNE I NYE TEKNOLOGIER Foruden byggeprojekter og teknisk drift bruger FM-organisationen i stigende grad også data management til optimering af servicefunktioner og i forbindelse med nye teknologier. Organisationen bruger blandt andet Virtual Reality (VR) på en tablet til at registrere fejl og mangler ved alle mangelgennemgange på byggeprojekter. Man bruger også VR-briller til at simulere byggerier, indretning og pladsdisponering virtuelt, ligesom man afprøver mulighederne for at anvende Augmented Reality (AR) i forbindelse med ombygninger og udvidelser. Med den teknologi kan man via en app på mobiltelefonen lægge et ekstra lag af byggetegninger ind over det billede af virkeligheden, som telefonens kamera viser. Det betyder, at rør og ledninger, der ellers er skjult bag væggen eller over loftet, bliver synlige, uden at man behøver tage plader af eller banke hul. Vi forsøger at være med på de nye teknologier og afprøver dem for at se, hvilken værdi de kan give os. Augmented Reality er ikke noget, der indgår i driften lige nu, men det kommer formentlig på et tidspunkt, siger René Kjellerup. Samlet set er hverdagen og arbejdsmetoderne i FM-organisationen i Hospitalsenhed Midt i dag fuldstændigt forandret i forhold til i 2009, da man gik i gang med digitaliseringen. ÅRSKONFERENCEN

3 KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION Hospitalsenhed Midt Virksomhed, FM ansvarlig og ansvarlig for det indstillede projekt: Region Midtjylland, Hospitalsenhed Midt - René Kjellerup, leder af Byggeri og Ejendomme. Strategi udfoldet i årene: Størrelse på virksomhed og FM organisation: Hospitalsenhed Midt beskæftiger 4000 medarbejdere, der årligt tager imod ambulante patienter, udskriver patienter efter indlæggelse og gennemfører operationer. Hospitalsenhedens Facility Management-organisationen er forankret i Servicecentret der varetager driften af de cirka kvm bygninger fordelt i 4 byer (Viborg, Silkeborg, Hammel og Skive). PROJEKTET KORT FORTALT Den oprindelige ambition var en omfattende registrering og digitalisering af alle ejendomme med henblik på en digital arealforvaltning. Siden begyndelsen i 2009 er projektet vokset, så vi i dag ikke blot har fokus på areal og kvm men på en sammenhængende digitalisering af både bygninger og installationer samt implementering af FM-system og strategier for fremtidens Data Management. Ambitionen er, at vi med digitaliseringen og dygtig Facility Management kan sikre effektiv drift, reparation og ombygning af vores hospitaler. 8 ÅRSKONFERENCEN 2019

4 beslutninger om arealudnyttelse. Dette følger den generelle strategi om udnyttelse af digitalisering. HVOR LANGT ER PROJEKTET NÅET, OG HVAD ER NÆSTE SKRIDT: I dag har vi digitale modeller af alle hospitalsenhedens kvm bygninger. Heraf er kvm patientnære bygninger desuden også digitaliseret på tekniske installationer. Det betyder, at der samlet set findes cirka 200 digitale bygningsmodeller, som dagligt vedligeholdes, beriges med data og danner grundlag for de daglige opgaver og planlægningen af fremtidige opgaver. Vi har de første år brugt en del ressourcer på indsamling af data, registrering og digitalisering og skal nu for alvor i gang med at høste gevinsterne, når nye reparationer, udvidelser eller ombygninger skal planlægges og realiseres. Samtidig vil projektet fortsat være under udvikling. Vi følger branchens trends og er klar til at omstille os til nye teknologier. Dette arbejdsområde kalder vi Data Management, og det omfatter fortsat byggeprojekter og teknisk drift - men i stigende grad også optimering af service-funktioner og nye digitale løsninger, som IoT kan bringe med sig. HVORDAN ER PROJEKTET INTEGRERET I 1. FM-STRATEGI Foto: Agata Lenczewska-Madsen Vores vision er at skabe en fuldt digitaliseret bygningsdrift, hvor medarbejderne bruger data til at træffe kvalificerede beslutninger. Derfor har de tekniske medarbejdere direkte adgang til tegninger og modeller af alle eksisterende bygninger og igangværende byggerier. På den måde forberedes håndværkere og teknikere til en kommende idriftsætning af byggeprojekter, og der skabes et miljø, hvor tværfaglighed vægtes højt. For organisationen betyder den digitale arealforvaltning, at vi hurtigt kan synliggøre og skabe overblik over bygninger og installationer og dermed skabe grundlag for 2. ORGANISATIONENS DIGITALISERINGSSTRATEGI Hospitalsenhed Midts Servicecenter har som virksomhedsgrundlag at være en attraktiv samarbejdspartner for alle hospitalsenhedens afdelinger og centre. Vi søger effektive, dynamiske og innovative løsninger, der gør det muligt at præge og definere fremtidens Facility Management. Ud fra organisationens strategi løses der opgaver som at fastholde fokus på samarbejde og kommunikation, at fremavle fællesskabsfølelsen, skabe en integreret enhed, rekruttere og udvikle kompetencer og inddrage nye teknologier for løsning af driftsopgaver. 3. ORGANISATIONEN OVERORDNEDE STRATEGI Hospitalsenhed Midt arbejder målrettet for at give alle patienter den bedst mulige undersøgelse og behandling. Vi sætter patienten i centrum og vægter værdier som dialog, dygtighed og dristighed. Og netop digitaliseringsprojektet spiller aktivt ind i alle områder af den strategi. Projektet har givet os langt bedre mulighed for at planlægge og gennemføre de reparationer og ombygninger hurtigere, mere effektivt og uden unødige gener for patienterne. Samtidig giver de digitale rammer bedre mulighed for dialog mellem faggrupper og basis for at udnytte de enkelte eksperters dygtighed. Dristig heden opfylder vi ved at være en af sundhedsvæsenets frontløber indenfor området. ÅRSKONFERENCEN

5 3. I ANDRE LANDE Udfordringen med at vedligeholde bygninger og installationer og gennemføre ombygninger sideløbende med daglig drift og sårbare patienter er en international problemstilling. Det vil derfor umiddelbart være oplagt også i andre lande at søge efter løsninger og værktøjer, der giver bedre mulighed for at planlægge og gennemføre bygge- og reparationsopgaverne så effektivt og skånsomt som muligt. HVILKEN VÆRDI SKABES FOR DEM VIRKSOMHEDEN ER TIL FOR Digitaliseringsprojektet gør det nemmere at planlægge og udføre de mange løbende om- og tilbygninger på hospitalet, ligesom man hurtigere og mere præcist kan få repareret og udskiftet de installationer, som måtte trænge og dermed genere patienter og medarbejdere mindst muligt i kortest mulig tid. Digitaliseringen betyder kort sagt, at vi langt bedre kan planlægge vores byggeopgaver, så de udføres så effektivt og skånsomt som muligt. Samtidig betyder en mere effektiv drift og ombygning, at vi får færre uventede udgifter i forbindelse med opgaverne og dermed også mulighed for at skabe mest mulig sundhed for pengene. KAN PROJEKTET BRUGES 1. ANDRE STEDER I ORGANISATIONEN I dag er metoder og processer beskrevet og integreret i den daglige drift, så man hurtigt kan gå i gang med nye bygninger eller byggeprojekter. På denne måde er det skalérbart og kan omfatte både mindre Foto: Agata Lenczewska-Madsen ombygninger og entreprisesummer og de helt store projekter. Ved Hospitalsenhed Midt består bygningsmassen af kvadratmeter, men Region Midtjylland råder over i alt 1,2 millioner kvadratmeter, og det er derfor både muligt og oplagt at benytte Hospitalsenhed Midts erfaringer og metoder andre steder i organisationen. 2. AF ANDRE VIRKSOMHEDER Hospitalsenhed Midt er ligestillet med en række hospitaler og hospitalsenheder landet over hvad angår daglige opgaver, udfordringer og økonomi. Og ligesom hos os er også mange andre hospitaler knopskudt gennem årene, hvilket kan gøre overblikket over den samlede bygningsmasse vanskeligt og behovet for løbende reparationer og ombygninger stort. Digitaliseringsprojektet vil derfor med fordel kunne kopieres af andre hospitaler ligesom det vil kunne give mening på en række andre offentlige institutioner, hvor fokus konstant er på effektivisering af arbejdsgange og ressourcebesparelser. HVORDAN HAR PROJEKTET ÆNDRET JERES ARBEJDS PROCESSER/ KERNEPROCESSER Vi har i dag cirka 200 digitale bygningsmodeller, der løbende vedligeholdes og beriges med data. De danner nu grundlag for hospitalets fortsatte fysiske udvikling og de daglige arbejdsopgaver. Kerneydelsen er naturligvis at skabe et godt sundhedsvæsen, men den digitale transformation er sket ved at dyrke de nye muligheder som digitaliseringen bringer med sig. Digitaliseringsprojektet handler i stigende grad om mere end blot digitale modeller. Det handler også om de data der cirkulerer og hvordan man bedst muligt opfanger og anvender dem i andre arbejdsprocesser og systemer. HVAD ER DE VIGTIGSTE LÆRINGSPUNKTER, SOM EVENTUELT KAN BRUGES I ANDRE VIRKSOMHEDER Man må aldrig frygte ny teknologi, men undersøg det rationelt, tag løbende bestik af situationen og vær villig til at løbe en risiko. Hvis ikke vi havde været fremsynede tilbage i 2009, ville vi ikke have det digitale produkt, som alle vores systemer i dag er bygget op ved. Vi har søgt en masse nye teknologier og kun beholdt dem, som gav værdi for den samlede organisation men det styrker os samlet set at der kommer ny teknologi ind. 10 ÅRSKONFERENCEN 2019