Forum/ målgruppe. Formål

Transkript

1 Vedrørende: Procesplan pr Sagsnavn: Ejendomsservice Sagsnummer: A Skrevet af: Rikke Hylleberg Clausen Forvaltning: Sekretariat Dato: Sendes til: Direktion og Økonomiudvalg - Dato (13/ 14) 10. oktober 14. oktober Uge oktober 21. oktober Kommunikationsf orm Forum/ målgruppe Formål Byrådet 2. budgetbehandling formel godkendelse af projektet Info på Hele RK Orientering om budgettet inklusive projektet. Hvad skal der ske nu? Udsende kommissorium til godkendelse i økonomiudvalg Efterårsferie Orientering om projektet og processen afdelingers/ fremadrettet. institutioners Kortfattet projektbeskrivelse og case historie leder fra anden kommune - fx Silkeborg. Mundtlig info på møder De berørte afdelinger/ sektioner/ decentrale enheder Orientering om budgettet inklusive projektet. De relevante ledelser orienterer. Møde Økonomiudvalg Godkendelse af kommissorium. Uge Uge Opstartsmøde Konsulentfirma Tilrettelæggelse af proces for analyse/ forventningsafstemning. Opstartsmøde Styregruppe Fælles opstart. Præsentation og drøftelse af mål og proces. Besøg fra anden/ andre kommuner, der fortæller om deres erfaringer. Introduktion til indsamling af datamateriale. Uge 45 Opstartsmøde Arbejdsgruppe vedr. dataindsamling Opstartsmøde Projektgruppen Opstart af n. Oplæg om

2 Info på Inspirationsmøde afdelingers/ institutioners leder Projektgruppe/ følgegruppe/ styregruppe/ direktion ejendomsadministrationpræsentation af processen, samt opstart af og af de enkelte fagforvaltningers dataindsamling, som beskriver, hvordan ejendomsadministrationen gennemføres i dag. Orientering om projektet, samt invitation til fyraftensmøde ultimo. Desuden opfordring til at formidle informationen videre til relevante medarbejdere. Kan sættes op som opslag på institutionen. Besøg fra Silkeborg Kommune for at høre om deres erfaringer. MED-Møde Hovedudvalg Orientering om den igangværende analyse, om formålet og om den tiltænkte proces. Drøftelse af og beslutning om høringsproces i MED-systemet. Den vedtagne høringsproces arbejdes herefter ind i procesplanen. Kommunalvalg 2013 Uge Uge 47/ 48 Møde De faglige Orientering og drøftelse af den igangværende medio organisationer analyse, om formålet og om den tiltænkte proces. Input til processen. Uge 48 Møde Projektgruppe Fremlæggelse og drøftelse af dataindsamlingen. Forberedelse af interviews og øvrig indsamling af bløde data. Uge 49 Møde Styregruppe Orientering om processen, opsamling på løse tråde. Uge 50 Ledere, Orientering om projektet og fyraftensmødet. Primo medarbejdere, december borgere, Uge 50 december randers.dk Pressemeddelelse til lokale og kommunale medier Fyraftensmøde med efterfølgende workshops Interesserede ledere og medarbejdere Orientering og drøftelse af den igangværende analyse, om formålet og om den tiltænkte proces. Drøftelse af projektet med repræsentanter for de faglige organisationer i andre kommuner. Drøftelse af basisnotat. Forberedelse af workshop. Uge 50 Møde Projektgruppe/ konsulentfirma Uge 51 Konsulentfirma Færdiggørelse af basisnotat. Uge 51 LEVERANCE KONSULENTFIRMA BASISNOTAT HVORDAN GØR VI I DAG? 20. december Uge 52 Juleferie Uge 1 Nyt byråd tiltræder Uge 1 Møde Projektgruppe Drøftelse af basisnotat, forberedelse af det

3 videre arbejde. Uge 1 Møde Styregruppe Drøftelse af basisnotat, forberedelse af det videre arbejde. Uge 2 Workshop(s) Bredt sammensat gruppe (medarbejdere i ejendomsdrifte n, ledere/ medarbejdere på decentrale enheder, styregruppe mv.) Uge 2 randers.dk Pressemeddelelse til lokale og kommunale medier Ledere og medarbejdere i de decentrale enheder, borgere, Uge 2 Møde De faglige organisationer Uge 3 Møde Projektgruppe + konsulentfirma Bidrag til udformning af model for af en samlet enhed for ejendomsdrift. Info om workshop Input til udformning af model for af en samlet enhed for ejendomsdrift. Opsamling på workshops og forberedelse af det videre arbejde Uge 3 Møde Styregruppe Opsamling på workshops, drøftelse af det videre arbejde Uge 5 Møde Projektgruppe Uge 4-7 Arbejdsforløb Konsulentfirma Udarbejdelse af endelig analyserapport med anbefalinger og forslag til 2-3 modeller Uge 7 Uge februar Uge februar Vinterferie LEVERANCE - KONSULENTFIRMA ENDELIG ANALYSE MED ANBEFALINGER OG FORSLAG TIL 2-3 MODELLER afdelingers/insti Endelig analyse fra konsulentfirma præsenteres. + oversigt over hvad der nu skal ske samt at der kommer en høring senere tutioners leder Uge 8 Møde Projektgruppe Drøftelse af endelig analyse med forslag til modeller Uge 8 Møde Styregruppe Drøftelse/ godkendelse af endelig analyse med forslag til modeller Uge 8 Udsende materiale til direktionsmøde 21. februar Uge 9 Møde Direktionen Godkendelse af endelig analyse Uge 10 Udsende materiale til temamøde i byrådet Uge 10 Møde Lille Planlægning af temamøde i byrådet Uge marts Temamøde (ekstraordinært i Byrådet Præsentation af analyse, anbefalinger og modeller. Drøftelse af modeller og valg af

4 forbindelse med fremtidig model byrådsmødet) Uge Arbejdsforløb Projektgruppen Udarbejdelse af forslag til fremtidig UGE 12 LEVERANCE PROJEKTGRUPPE - FORSLAG TIL FREMTIDIG ORGANISERING 21. marts Uge 12 Udsende forslag til fremtidig til direktionsmøde i uge marts Uge 13 Møde Styregruppe Drøfte forslag til fremtidig Uge 13 Møde Direktion Drøfte forslag til fremtidig 27. marts Uge 13 Arbejdsforløb Lille Forberede høring af forslag til fremtidig Uge 14 afdelingers/instit utioners leder Forslag til fremtidig af Ejendomsserviceområdet er nu i høring Uge Høringsfase: Høring af forslag til fremtidig MED-systemet, fagudvalg, ældreråd, udsatteråd, handicapråd, skolebestyrelser, dagtilbudsbestyrelser, afdelingsbestyrelser i boligforeninger med almene ældreboliger. Uge 16 Påskeferie Uge 19 Arbejdsforløb Lille Bearbejdning af endeligt forslag til fremtidig UGE maj LEVERANCE - PROJEKTGRUPPE/ KONSULENTFIRMA - ENDELIGT FORSLAG TIL FREMTIDIG ORGANISERING Uge 19 Udsende endeligt forslag til fremtidig til direktionsmødet 15. maj 9. maj Uge 20 Møde Direktionen Godkendelse af endeligt forslag til 15. maj Uge 20 afdelingers/instit utioners leder Direktionen har godkendt den endelige mangler nu kun formel vedtagelse i byrådet. Uge 20 Udsende dagsorden til byrådet Uge Møde Fagudvalg Behandling af det endelige forslag til mulige er af én kommunal Uge juni Uge juni Møde Økonomiudvalget Behandling af det endelige forslag til mulige er af én kommunal Møde Byrådet Godkendelse af det endelige forslag til mulige er af én kommunal Leverance Udsendelse af materiale til møde

5 Politisk behandling Ferie/ andre forhold, der har betydning for processen