Godkendt på bestyrelsens møde 5-13, Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, ,

Transkript

1 Godkendt på bestyrelsens møde 5-13, Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Telefon: aau@aau.dk Dato: 6. december 2013 LKJ/pfr Sagsnr.: Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, , EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Hélen Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Tina Bujakewitz (TB) Søren Valgreen Knudsen (SVK) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam (rektor) Inger Askehave (prorektor) Peter Plenge (universitetsdirektør) Morten Winterberg (Økonomidirektør) Fraværende Til stede Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 9.00 Mødet sluttede kl.: Referent: Lene Krogh-Jørgensen/Peter Frederiksen Næste ordinære møde: Mandag den 16. december 2013 Direktør Thorkild Ærø, SBi, deltog under punkt 5. Chefkonsulent Kristian Trolle-Schultz, Økonomiafdelingen, deltog under punkt 7-9. Statsautoriseret revisor Michael Stenskrog, PwC, deltog under punkt 9. Teknisk Chef Ane Lyngø og specialkonsulent Per Alstrup, Teknisk Forvaltning, deltog under punkt 10. 1

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt, dog at punkterne afvikledes i rækkefølgen 1, 2, 14, 5, 6, 3, 4, 7, 8, 9, 10, Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 3-13, Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 3-13, af Referat af blev godkendt. 3. Valg af bestyrelsesformand for perioden (LUKKET PUNKT - referatet åbent) Bilag: A. Sagsfremstilling af LBB og de faste mødedeltagere var ikke til stede under drøftelsen af punktet. LBB blev genvalgt som bestyrelsesformand i perioden Udpegning af eksternt medlem af bestyrelsen (LUKKET PUNKT referatet åbent) Bilag: A. Sagsfremstilling af JKG var ikke til stede under drøftelsen af punktet. Bestyrelsen besluttede i sin egenskab af Indstillingsorgan at indstille JKG til genudpegning i perioden hos universitetets Udpegningsorgan, uden forudgående opslag. Et samlet udpegningsorgan har efterfølgende godkendt bestyrelsens indstilling om genudpegning af Jens Kristian Gøtrik som eksternt medlem af bestyrelsen for en ny 4-års periode, ref. 5. Præsentation af SBi s udviklingsplaner Direktør Thorkild Ærø deltog under dette punkt. Thorkild Ærø gav en præsentation af SBi med særligt fokus på dets udviklingsplaner. Det oplystes bl.a., at SBi s styregruppe har en bred sammensætning inden for sektoren, og at Energistyrelsen, som følge af deres rolle som bevillingsgiver, er forholdsvist meget involveret i fastsættelse af krav for SBi s performance. TKA supplerede med at oplyse, at der som følge af standardernes internationale karakter er mange internationale samarbejder, herunder med Grønlands selvstyre, at SBi har samarbejdsflader med alle fakulteterne og i øvrigt søger at opnå synergifordele ift. relevante uddannelser, og at styregruppen spiller en vigtig rolle ift. SBi. 6. Godkendelse af ny vedtægt for SBi s styregruppe Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Notat om nyt udkast til vedtægt for SBi s styregruppe af C. Udkast til ny vedtægt for SBi s styregruppe af Bestyrelsen godkendte forslag til ny vedtægt for SBi inkl. den i sagsfremstillingen foreslåede tilføjelse. 2

3 7. Finanslovforslag 2014, interne budgetprincipper på AAU samt fordelingsmekanismer på tværs af universitetet B. Orientering om finanslovforslag 2014 C. Notat med forslag til ny forskningsfordelingsmodel vedlagt udtalelserne fra de akademiske råd D. Notat vedr. fordelingsmekanismer på Aalborg Universitet E. Notat vedr. forskningsbevillingsudvikling af (notat sendt til minister forud for møde den ) F. Skr. af fra Akademisk Råd ved SAMF ang. ønske om drøftelse af problemstillinger af økonomisk karakter på SAMF FK gav en kort præsentation af finanslovsforslagets overordnede konsekvenser, der generelt ikke bød på overraskelser. På sidste bestyrelsesmøde bad bestyrelsen rektor modificere forskningsfordelingsmodellen, sådan at væksten på uddannelsesområdet ikke udvandede forskningen ved at medføre forringede muligheder for at belønne forskningspublicering og medfinansiere forskningsrådsbevillinger mv. IA præsenterede på denne baggrund forslag til ny forskningsfordelingsmodel med afsæt i den aktuelle model. Den hidtidige model bygger på en prioritering af forskningsbaseret uddannelse/fri forskning og forskeruddannelse ved at tildele fakulteterne forskningsressourcer udmålt efter publiceringsaktive forskere. Væksten i antallet af vip inden for et fakultet betød dermed, at der blev færre midler i puljen til fordeling efter ekstern forskning og forskningspublicering, den såkaldte residual. Med den nye model fordeles basisforskningsmidlerne ud fra en fast fordelingsnøgle, der tildeler 45 % til fordeling til fri forskning/forskningsbaseret undervisning på baggrund af antal forskningsaktive professorer, lektorer og adjunkter og 55 % efter hhv. ekstern forskning, BFI-points, ph.d.-bestand og ph.d.-produktion. Hermed undgås det, at residualen til basisforskning udhules gennem vip-ansættelser, som finansieres af ekstra taxameterindtægter. FK supplerede med, at den nye model vil give hovedområderne øget budgetsikkerhed hen over året, idet parametrene i modellen lægges fast ved årets start. FK oplyste endvidere, at den statslige engangsbevilling på 450 mio. kr. til laboratorier betyder, at der ikke kan forventes påvirkning af gennemsnitshuslejen som følge af laboratorierenoveringen. Bestyrelsen drøftede desuden høringssvar fra de Akademiske Råd, som var fremsendt ifm. budgetmodellen. Bestyrelsen er opmærksom på, at de fastlåste basismidler og stigningen i studerende og ansatte automatisk medfører færre basisforskningsmidler per person. Et møde herom efter sommerferien mellem bestyrelsesformand, rektor og Uddannelsesministeren gav dog ikke udsigt til tilførsel af flere basisforskningsmidler. FK oplyste, at overgang til konkret budgettering af ADM efter al sandsynlighed vil medføre forøgede ADM-budgetter pga. øgede omkostninger til økonomistyring, it-systemer mv., og at den statslige engangsbevilling på 450 mio. kr. til AAU-laboratorier indirekte er med til at holde de samlede udgifter på huslejeområdet nede, hvilket betyder en mindre gennemsnitlig husleje for alle hovedområder. Bestyrelsen godkendte den foreslåede forskningsfordelingsmodel. 8. Periodeopfølgning B. Periodeopfølgning C. SAMF s redegørelse om økonomistyringen af budget

4 FK gennemgik periodeopfølgning , som estimerer et underskud på knap 64 mio. kr., mens månedsrapporten for september viser et underskud på 56 mio. kr., der skal holdes op mod et budgetteret underskud på 40 mio. kr. MW oplyste, at forøgelsen af det estimerede underskud især skyldes nedgang i STÅ-prognosen samt lavere aktivitet end budgetteret på de eksterne projekter. LBB spurgte til Ballerup-posten på 10,7 mio. kr. MW oplyste, at dette væsentligst var afskrivninger og tomgangsleje for 2014, som fejlagtigt ikke var blevet budgetteret i FK oplyste, at studieeffektiviteten er status quo, idet der er tale om en mindre forskydning på 0,7 %. LBB anførte, at et fald i studieeffektiviteten på 1 % på baggrund af årlige STÅ-indtægter på 800 mio. kr. vil udløse et fald i STÅ-indtægter på 8 mio. kr. MW oplyste videre, at periodeopfølgningen tager udgangspunkt i de tal, som sidst er blevet forelagt for bestyrelsen, og at den indførte månedsopfølgningsprocedure konkret har opfanget en række problematiske forhold tidligere, end det ville være sket i Forskellige initiativer, herunder forbrugsstop, har medvirket til at minimere budgetafvigelsen. Periodeopfølgningen blev taget til efterretning. 9. Revisionsprotokollat vedr. kvalitetssikring af økonomistyringen på TEKNAT mv. B. Institutionsrevisors protokollat vedr. kvalitetssikring af økonomistyringen på TEK-NAT mv. af C. Handlingsplan for økonomistyring og -rapportering af Bestyrelsen har bedt institutionsrevisor om at lave en gennemgang af økonomistyringen på TEKNAT og Teknisk Forvaltning. Institutionsrevisor uddrog en række hovedpunkter fra protokollatet, særligt protokollatets pkt. 7 og pkt. 14. Overordnet blev det anført, at data generelt er valide, men at der er behov for forbedringer jf. protokollatet. Det blev understreget, at der især er behov for en indsats omkring afstemningsprocesser, processer omkring eksterne projekter og procedurer på bygningsområdet. MW gennemgik handlingsplanen af 30. september, som er udarbejdet i samarbejde mellem institutionsrevisor og AAU. Bestyrelsen tog protokollatet til efterretning og godkendte handlingsplanen. 10. Status for de fysiske forhold (LUKKET PUNKT referatet åbent) Teknisk chef Ane Lyngø og specialkonsulent Per Alstrup, Teknisk Forvaltning, deltog i pkt. 10. Ane Lyngø og Per Alstrup gav en mundtlig status for den aktuelle udbygningsplan. Det oplystes bl.a., at Vestudbygningen p.t. er sat på standby, at der arbejdes på en fysisk samling af den nye enhed IT Services, og at muligheden for et nyt auditorium i C. W. Obelkomplekset p.t. er under afdækning. Der uddeltes udkast til rokadeplan. Det aftaltes, at der udarbejdes en revideret udbygningsplan, som fremsendes til bestyrelsens godkendelse. Der er indført nye procedurer på bygningsområdet, som vil blive skærpet yderligere fra Generelt kræver iværksættelse af arbejder forudgående rekvisition fra hovedområderne. Lejeaftaler, byggeri og større ombygninger kræver forudgående godkendelse i formandsskabet for AAU s bestyrelse. De nye procedurer for bygningsområdet skal jf. handlingsplanen ligge klar ultimo LBB understregede, at fakulteter og institutter ikke kan, og aldrig har kunnet, foreta- 4

5 ge ombygninger, hvis omkostningerne hertil går ud over det af bestyrelsen godkendte budget. LBB slog desuden fast, at bestyrelsen lægger vægt på, at ledelsen får udarbejdet opdaterede og retvisende tal for udviklingen af studerende ikke mindst i København så lokalesituationen til stadighed kan tilpasses det aktuelle behov. LBB efterlyste en opdateret samlet campusudviklingsplan. 11. Redegørelse vedr. forløb af Create og Sydhavnen (LUKKET PUNKT - referatet lukket. Konklusionen dog åben) Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Redegørelse om ekstraarbejder i Rendsburggade 14 (CREATE-bygningen) C. Opsummerende redegørelse for CPH-Sydhavn, budget og afvigelser 2012 (Punktet var lukket pga. økonomi bilagene er kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere) Konklusion: Bestyrelsen besluttede, at der i sammenhæng med udarbejdelsen af Budget 2014 skal gøres de nødvendige organisatoriske tiltag, der sikrer, at forretningsgange og styring af bl.a. bygningsmæssige dispositioner bliver optimal. Emnet tages op til evaluering og drøftelse på førstkommende bestyrelsesmøde. 12. Status for ansættelsesprocessen ifm. rektorstillingen Intet at bemærke. 13. Orientering fra bestyrelsesformanden Intet at bemærke. 14. Orientering fra rektor B. Orientering fra rektor af C. Notat af vedr. iværksatte og planlagte initiativer på Humanistisk Informatik Ift. problematikken med balance af ind- og udgående studerende er der aktuelt ikke politisk enighed omkring Uddannelsesministerens forslag om en model med omvendt STÅ. Det er derfor uvist, hvordan den endelige model kommer til at se ud. Ift. Humanistisk Informatik oplyste FK, at der har været en mindre tilsynssag fra ministeriet på baggrund af et brev fra censorformanden, men at AAU har afgivet svar herpå. 15. Meddelelser Bilag: A. Status for arbejdet med arbejdsmiljø, sundhed og trivsel (APV en) B. Sommerstatus på udviklingskontrakten C. Status over udmøntningsplan for den internationale strategi D. Ledelsesansvarsforsikring for perioden E. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af Ad. E udbygges med 5

6 - Nyt beskrivende notat om fordelingsmekanismerne på fakultetsniveau - Ny udbygningsplan - Data for gruppeareal pr. studerende (ifm. talmateriale). 16. Eventuelt Intet at bemærke. 6