Borchsvej Holbæk Selvejende institution i henhold til vedtægter. Vedlægges som bilag til kontrakten.

Transkript

1 UDKAST Egnsteateraftale mellem Teatret Fair Play og Holbæk Kommune Teater: Navn og adresse Ejerforhold Tegningsberettigede person(er) Teatret Fair Play s vedtægter CVR Nr. P-nummer. Kommune: Navn og adresse 1. Formål 1.1. Formål med egnsteateraftalen 1.2. Formål med egnsteatervirksom heden Teatret Fair Play Borchsvej Holbæk fairplay@fairplay.dk Selvejende institution i henhold til vedtægter. Michael Ramløse, administrativ leder (michael@fairplay.dk) Robert Parr, kunstnerisk leder (rob@fairplay.dk) Anders Bo Hansen, formand for bestyrelsen Vedlægges som bilag til kontrakten Holbæk Kommune Kultur og Fritid 0899 Kommuneservice Formålet med aftalen er at sikre rammerne for styring af egnsteatervirksomheden og for dialogen mellem parterne om den fortsatte udvikling af denne virksomhed Teatrets formål er at drive teatervirksomhed og kulturformidlende virksomhed - fortrinsvis for børn og unge - i Holbæk og omegn. Teatret er et professionelt producerende opsøgende teater, som driver kulturformidling stationært og på turné i hele landet. Teatret sætter særlig fokus på teater for børn og unge gennem egenproduktion og gæstespil. Teatret skal være et synligt og naturligt kulturelt kraftcenter for teater- og kulturlivet i Holbæk og omegn. Teatret skal indgå i lokale strategier på kultur og fritidsområdet, herunder gensidige samarbejder med det øvrige teaterliv i Holbæk Kommune. 1

2 1.3. Undtagelse fra minimumskravet om 2 årlige produktioner Med henvisning til 2, stk. 4 i bekendtgørelse om egnsteatre (BGK nr. 699 af ) er Teatret Fair Play undtaget fra kravet om minimum 2 årlige produktioner. Ifølge aftale skal Teatret Fair Play i stedet producere mindst én, men har til hensigt at producere to nye forestillinger om året. 2. Indhold i egnsteatervirksomheden 2.1. Primær Teatret Fair Play har som overordnet strategi for aftaleperioden Teatervirksomhed, at konsolidere og udvikle teatret som konkrete delmål kulturinstitution i kommunen. Egenproduktion: - At producere og udbyde mindst én, men har til hensigt at producere to nye forestillinger årligt rettet mod børn og unge - Der skal lægges vægt på aktiv publikumsudvikling. - Turnévirksomhed er mulig og ønskelig, gerne lokalt funderet. - Teatret Fair Play skal i samarbejde med Holbæk Kommunes kultur og Fritidssekretariat, hvert år udarbejde en aktivitetsplan for Fair Plays aktiviteter i formidlingen af børnekulturen. Aktivitetsplanen udarbejdes for en teatersæson, der svarer til et skoleår. Planlægningen af aktivitetsaftalen sker i januar måned for ud for teatersæsonens start. Gæsteforestillinger: - Teatret afvikler gæstespil evt. i samarbejde med andre lokale interessenter. Talentudvikling: - Teatret deltager aktivt i talentudvikling på højeste niveau, fx ved at medvirke til etablering af Scenisk Grund Kursus. - Teatret medvirker til at udvikle en samlet strategi for udvikling af scenekunstmiljøet i Holbæk Kommune og deltager i dialog om den fremtidige organisering af scenekunstmiljøet i en lokal og regional kontekst. Kulturfaglig dannelse og udvikling - Teatret deltager aktivt i realiseringen af Holbæk Kommunes handlingsplan for at styrke den tværgående indsats for dannelse og læring af børn og unge. - Gennem samarbejde med det formelle læringsmiljø har teatret særlig fokus på, at være med til at sikre, at børn og unge oplever en større grad af sammenhæng mellem skoleverdenen og verden udenfor skolen. - Teatret har særlig fokus på alsidig læring og brug af scenekunsten som et middel til at give børn og unge med 2

3 særlige behov anerkendelse og positiv social tilknytning. - Teatret fortsætter sit arbejde med at skabe inkluderende teateroplevelser målrettet børn og unge på specialområdet med henblik på at formidle scenekunsten til alle børn og unge Øvrige opgaver: - Samarbejder med Holbæk Kommune omkring udvikling af kultur og fritidsområdet Sekundær teatervirksomhed I det omfang, det er foreneligt med teatrets primære forestillingsvirksomhed og økonomiske og personalemæssige kapacitet, deltager teatret aktivt i kommunens kulturelle liv ved: - At deltage aktivt i kulturformidling og andre arrangementer, herunder ved at sikre, at huset kan benyttes til kulturelle arrangementer, som har en naturlig sammenhæng med teatrets primære teatervirksomhed og som kan medvirke til forøgelse af kulturinteressen. - At indgå i samarbejder på tværs med lokale kultur- og uddannelsesinstitutioner efter aftale - At tage initiativ til kunstneriske kulturelle arrangementer, der er naturlige supplementer til den primære teatervirksomhed. - At understøtte og samarbejde med de lokale amatørteatermiljøer. - Samarbejde med Holbæk Kommune om aktiviteter, som kan understøtte unge og socialt udsatte gruppers trivsel og personlige udvikling. - At indgå i samarbejder i ind- og udland for at sikre og understøtte Holbæk Kommune som kulturkommune. 3. Ledelse og organisation 3.1 Bestyrelsens Bestyrelsen har det overordnede ansvar for Teatret Fair Plays ansvar virksomhed og for, at teatret drives i overensstemmelse med den for teatervirksomheden gældende lovgivning og teatrets vedtægter. Det er samtidig bestyrelsens ansvar, at teatret ledes i overensstemmelse med Principperne for god ledelse i selvejende kulturinstitutioner. 3.2 Ledelse Teatrets bestyrelse ansætter teatres ledelse jf. vedtægterne. Ansættelsen skal godkendes af Holbæk Kommune. Vedtægter skal være godkendt af teatrets bestyrelse og Holbæk Kommune (kommunen varetager tilsynsforpligtelsen i aftaleperioden jf. aftale med Kulturstyrelsen). Vedtægtsændringer indsendes til Kulturstyrelsen til orientering. 3

4 Der må ikke uden Kulturministeriets godkendelse gøres indskrænkninger i teaterledelsens ret til frit og uafhængigt at træffe bestemmelser om repertoire, engagement og øvrige kunstneriske gøremål jf. lov om scenekunst Aftaleperiode og økonomi 4.1 Aftalens varighed Aftalen er gældende i perioden 1. jan dec Aftalen er indgået i overensstemmelse med lov om scenekunst (LBK nr. 526 af og bekendtgørelse om egnsteatre (BKG nr. 699 af ). 4.2 Økonomi Driften finansieres af teatrets egne indtægter og af driftstilskud fra Holbæk Kommune, hvortil der modtages teaterrefusion fra staten. Det samlede kommunale tilskud til teatret i hvert af tilskudsårene udgør i følgende beløb: Holbæk Kommune Teatret Fair Play modtager et særligt statsligt tilskud fra Kulturstyrelsen. Kulturstyrelsens beregning af det årlige særlige statslige tilskud til Teatret Fair Play tager udgangspunkt i amtsbevilligen fra Amtets bevilling til Teatret Fair Play udgjorde i kr. Det årlige statslige tilskud til teatret fremkommer ved en forholdsvis fordeling af rammen afsat på de årlige finanslove. Det særlige statstilskud fastsættes med udgangspunkt i den senest vedtagne finanslov og det faktiske tilskud udmeldes, når den årlige finanslov er vedtaget. Tilskuddet udbetales kvartalsvist forud. Det årlige kommunale driftstilskud udbetales forud 2 gange årligt den 2. bankdag i hhv. januar og juli måned ved overførsel til teatrets pengeinstitut. 4.3 Lokaler Teatret Fair Play lejer lokaler af ejendomsfonden Fair Play 80. Teatret har hjemsted og spillested på adressen, Borchsvej 3, 4300 Holbæk Lejemålet omfatter lokaler til administration, prøvesal, 1 Tallene er fremkommet ved at fremskrive 2013 tilskuddet med en årlig regulering på 1,65 % 4

5 værksteder, rengøring, depoter, foyer, teatersal mv. For hele lejemålet svarer teatret en årlig leje på ca kr. 2 Der kan opnås statsrefusion på en husleje på op til 15 % af det samlede offentlige driftstilskud eksklusiv forbrug af el, vand og varme. I forbindelse med regnskabsgennemgang skal revisor tilse, at huslejen overholder den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Der skal i regnskabet redegøres for, hvordan huslejen finansieres, hvis den overstiger de nuværende 15 % af det samlede offentlige tilskud. 4.4 Budget, Regnskab, Revision og Aktivitetsplan Teatrets budget- og regnskabsår går fra til Teatret udarbejder årligt et budget og en aktivitetsplan, som skal tjene som informations- og styringsmateriale såvel internt som i forhold til kommunen og andre tilskudsgivere og samarbejdspartnere. - Budgettet skal på en overskuelig måde redegøre for forventede indtægter og udgifter, antal forestillinger, publikumsforventninger, ansættelser mv. - Aktivitetsplanen skal understøtte teatrets formål og udmønte teatrets virksomhed i operationelle, kvalitative og kvantitative mål, herunder med beskrivelse af aktuelle aktiviteter, planer, perspektiver og visioner. Budget for det kommende regnskabsår fremsendes efter bestyrelsens godkendelse til Holbæk Kommune til orientering. Det er aftalt med Kulturstyrelsen, at Holbæk Kommune varetager tilsynsforpligtelsen i aftaleperioden, jf. 17, stk. 3 i bekendtgørelse om egnsteatre (BKG nr. 699 af ). Aktivitetsplan for den kommende teatersæson fremsendes hvert år til orientering til kommunen efter godkendelse i teatrets bestyrelse. Revideret regnskab, revisionsprotokollat og ledelsesberetning for det afsluttede regnskabsår fremsendes senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning til godkendelse i Holbæk Kommune efter godkendelse i teatrets bestyrelse. Holbæk Kommune indsender det godkendte regnskab til Kulturstyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Regnskabet skal: 2 Netto-husleje i regnskabet 2012/2013 var kr. Hertil kommer udgifter til vand, varme, el, rengøring mv. Der tages forbehold for kommende indeksregulerede huslejestigninger i egnsteateraftalens løbetid. 5

6 - Revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor, - På en overskuelig og retvisende måde belyse teatrets drift og status - Udarbejdes i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, og der skal være direkte sammenlignelighed mellem budget og regnskab. Ledelsesberetningen skal indeholde en beskrivelse af årets aktiviteter med udgangspunkt i aktivitetsplanen for samme periode. Det skal af beretningen fremgå, på hvilken måde og i hvilket omfang de opstille mål er opfyldt. Beretningen skal også indeholde statistisk materiale om antal forestillinger, arrangementer, besøgende mv. 5. Øvrige forpligtelser: 5.1 Informationspligt Teatret Fair Play skal indtaste oplysninger om aktiviteter og arrangementer på Teatret kan også frit vælge at gøre brug af andre informationsmedier. 5.2 Forsikring Teatret Fair Play skal have tegnet lovpligtige forsikringer. 5.3 Indtægtsdækket virksomhed Overskud af indtægter ved teatrets aktiviteter/forestillinger m.v. tilfalder teatret med mindre, der er indgået særlige aftaler herom. 5.4 Særlige/Individuell e aftaler Holbæk Kommune bifalder fokus på øget egenindtjening, ligesom der målrettet bør arbejdes for at skabe samarbejde og koordination i forhold til ressourceoptimering med øvrige scenekunstinstitutioner i kommunen (musik og teaterinstitutioner) - Teatret Fair Plays valg af billetsalgsudbyder skal godkendes af Holbæk Kommune. - Efter forudgående aftale med Teatret Fair Play kan Holbæk Kommunes administration og politikere gøre brug af teatersalen på Borchsvej til 2 årlige arrangementer. - Der ydes særlige rabatter til skoler og institutioner i Holbæk Kommune efter aftale med Kultur og Fritid. 5.5 Misligholdelse Dansk rets almindelige regler om misligholdelse gælder for denne aftale. Det betragtes som en væsentlig misligholdelse af aftalen, hvis teatret ikke rettidigt indsender aktivitetsplan indeholdende budget, årsregnskab og årsberetning eller hvis teatret ikke opfylder aftalens aktivitetskrav, idet der tages forbehold for forhold, der ligger uden for teatres kontrol Ved misligholdelse af aftalen kan aftalen opsiges uden hensyn til 6

7 de indgåede opsigelseskriterier. I tilfælde af aftalens ophør skal eventuelt overskud anvendes i overensstemmelse med teatrets vedtægter. 5.6 Aftaleændring, genforhandling og ophør Denne aftale gælder for hele aftaleperioden, dog med forbehold for konkrete forhold, som aftaleparterne ikke har indflydelse på, herunder fx ændringer i lovgivning eller myndighedspåbud. Egnsteateraftalen udløber , hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt, at der i januar 2017 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen. Kulturstyrelsen skal have udkast til forlængelse af aftalen i hænde senest den Evaluering Teatrets årsrapport og nærværende kontrakt danner grundlag af for en årlig evaluering af teatret. Evalueringen forgår på et møde mellem Kultur- & Fritidssekretariatet, Teatret Fair Plays ledelse og bestyrelse. Mødet aftales af begge parter ved udgangen af hver teatersæson, dog senest 15. juni. Evalueringen tager udgangspunkt i indeværende sæson såvel som fremtidig planlægning, også med horisont ud over kontraktperioden. I tilfælde af, at Statens Kunstråd jf. 15 i bekendtgørelse om egnsteatre (BKG nr. 699 af ) beslutter at iværksætte en evaluering af teatret, skal teatret og kommunen indgå i dialog med den eksterne evaluator udpeget af Statens Kunstråd. Evalueringen finansieres af Statens Kunstråd. Holbæk den / 2013 For Teatret Fair Play: Tegningsberettiget person(er) For Holbæk Kommune: 7