Hovedudvalg. Referat. Den 26. februar Tidspunkt: 09:00-12:00. Sted: Rådhuset, Mødelokale 2

Transkript

1 Hovedudvalg Den 26. februar 2018 Tidspunkt: 09:00-12:00 Sted: Rådhuset, Mødelokale 2 Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Anne Stenbæk, Ole Stounbjerg, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Rikke Liboriussen, Jonas T. Sørensen, Jette Harlund, Viki Kjær Madsen, Thomas Jørgensen, Bodil Jeppesen, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer Karsten Poulsen, Morten Møller

2 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendelse af dagsorden Arbejdsmiljøregnskab årlig arbejdsmiljødrøftelse Opfølgning på trivselsmåling Opfølgning fra møder i arbejdsmiljøgruppen Anvendelse af luftrensere i borgeres hjem Forslag til ny MED-organisering Parkvejens Skole/Ungdomsskolen Retningslinjer for tid i forbindelse med kurser og uddannelse Drøftelse af indstilling om fremtidig organisering af administrationen Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget Status på arbejdet med principper for tillidsvalgtes vilkår MED-uddannelse Budget og Økonomi Eventuelt...26 Underskriftsark...27 Samlet bilagsliste...i

3 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. Referatet fra sidste møde kan ses på HR-portalen hu_ pdf Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Godkendt

4 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 3 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Dagsorden godkendt. Jonas havde punkt til evt.

5 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 4 3. Arbejdsmiljøregnskab årlig arbejdsmiljødrøftelse Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning Der afsættes 30 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget gennemfører en gang årligt en samlet arbejdsmiljødrøftelse på baggrund af arbejdsmiljøregnskabet, som bl.a. indeholder en samlet sygefraværsstatistik, opgørelse over arbejdsulykker, statusopsamling fra besøg af Arbejdstilsynet og interne audits. Regnskabet indeholder endvidere en beskrivelse af en række af de mål og resultater som er iværksat af Hovedudvalget. Regnskabet er udarbejdet af HR teamet i Ledelse & Udvikling. HR teamets bemærkninger Et gennemgående tema gennem hele 2017 har været psykisk arbejdsmiljø. Både i Hovedudvalgets arbejde med arbejdsmiljømålene, den fælles arbejdsmiljøkonference i efteråret, gennemførelsen af trivselsmålingen, samt ved Arbejdstilsynets besøg og i de interne audits har der været fokus på psykisk arbejdsmiljø. Hovedudvalget har både i forbindelse med arbejdsmiljømålene og konferencen ønsket at sætte fokus på social kapital og relationel koordinering. Trivselsmålingen måler ikke direkte den sociale kapital, men viser, at der generelt er en oplevelse af et godt samarbejde særligt indenfor egen arbejdsplads, og der er en oplevelse af god kollegial og ledelsesmæssig støtte. Dette er et godt fundament for at arbejde med de udfordringer, der også opleves. De interne audits og trivselsmålingen har vist, at vold, trusler og chikane er en udfordring, som fylder på de fleste arbejdspladser. Trivselsmålingen viser, at vi i ret høj grad har et system, hvor vi kan håndtere vold og trusler, men der er fortsat behov for at sikre en fælles forståelse af, hvornår vi taler om vold, trusler og anden krænkende adfærd, hvordan vi sikrer en fælles registreringspraksis, og hvordan vi arbejder forebyggende med risiciene. Andre temaer der fylder i relation til det psykiske arbejdsmiljø er Arbejdspres Organisering af arbejdet Følelsesmæssige krav/følelsesmæssigt engagement Forandringer og måden vi taler om og arbejder hermed. Med afsæt i arbejdsmiljøregnskabet er det HR teamets anbefaling, at fokusområderne for de interne audits i 2018 bliver: Arbejdspladsens arbejde med opfølgning på trivselsmålingen

6 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 5 Arbejdspladsens arbejde med arbejdspres og organisering af arbejdet Følelsesmæssige krav og følelsesmæssigt engagement Arbejdspladsens implementeringskapacitet i forhold til vedtagne beslutninger (forandringsarbejdet) Forebyggelse og håndtering af vold og trusler Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter arbejdsmiljøregnskabet i sin helhed. Hovedudvalget drøfter og beslutter i forlængelse af arbejdsmiljømålene, arbejdsmiljøkonferencen og Hoveudvalgets vedtagne fokusområder for , hvordan vi sammen skal arbejde med social kapital og relationel koordinering, herunder hvilken rolle Hoveududvalget selv ønsker at have og hvilke roller Områdeudvalgene og de lokale MED-udvalg skal have. Hovedudvalget beslutter endvidere, hvilke temaer, der særligt skal lægges vægt på i forbindelse med de interne audits i Bilag Arbejdsmiljøregnskab Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Der blev spurgt til begrundelsen for, grafen over sygefravær fordelt på køn er med, og hvad den skal bruges til. Der er i arbejdsmiljøregnskabet vist forskellige grafer over sygefraværet bl.a. fordelt på alder og på køn. Der har ikke været andre bevæggrunde fra Ledelse & Udvikling end at stille data til rådighed for MED. Der var forskellige holdninger til relevansen af de forskellige grafer. Det blev besluttet at dele af teksten til grafen vedr. sygefravær fordelt på køn slettes. I forhold til psykologordningen blev det drøftet, at det er vigtigt, at vi har en opmærksomhed på, at der, som beskrevet i arbejdsmiljøregnskabet ikke kan konkluderes en sammenhæng mellem anvendelse af vores psykologordning og antallet af stressramte medarbejdere. Der blev givet udtryk for, at man en række steder tilbyder medarbejdere hjælp ad anden vej. Der er et ønske om, at vi fremadrettet også får et billede af, i hvilket omfang der tilbydes bistand ad anden vej end via de fælles ordninger. Det blev endvidere drøftet, om vi kan få data på registreringer af hændelser vedr. krænkende adfærd. Registreringer finder alene sted lokalt og på forskellig vis. Det er vigtigt, at vi har opmærksomhed på en systematik i forhold til registreringer, og at de også bliver anvendt til forebyggelsesformål. Ledelse & Udvikling arbejder videre med mulighederne for at skabe opsamling af data om registreringer.

7 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 6 Der blev spurgt til om vi i Odder Kommune har fælles retningslinjer og hjælpeværktøjer vedr. håndtering af digital chikane. Flere Områdeudvalg har drøftet problemstillingen. Det er vigtigt, at der er tydelig og opbakkende ledelse, når medarbejdere udsættes for digital chikane og der gøres opmærksom på, at der også er mulighed for at kontakte Ledelse & Udvikling, som kan være behjælpelig med at vurdere, om der er anledning til eksempelvis politianmeldelse. Det vigtigste budskab her og nu er, at uanset hvad man som medarbejder eller leder oplever, er det ikke noget man skal stå alene med. Vi sætter i foråret yderligere fokus på emnet i et arrangement for ledere og tillidsvalgte med Abelone Glahn, hvor vi sammen forhåbentlig bliver klogere på, hvordan vi arbejder videre med emnet. Kommunikationsteamet i Ledelse & Udvikling deltager også i arrangementet. Hovedudvalget besluttede i forhold til fokusområder for interne audit at følge HR teamets anbefalinger om at der også i 2018 er fokus på psykisk arbejdsmiljø, herunder arbejdspres og vold, trusler og chikane. Hovedudvalget besluttede endvidere, at der ikke iværksættes særlige fælles indsatser i forhold til arbejdet med social kapital og relationel koordinering, men at det overlades til Områdeudvalgene at sikre den fælles opmærksomhed på arbejdet på de enkelte områder.

8 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 7 4. Opfølgning på trivselsmåling 2017 Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning: Der afsættes 30 minutter til punktet. Baggrund for sagen På Hovedudvalgets sidste møde blev resultatet af trivselsmålingen gennemgået i hovedtræk. Siden har resultatet været behandlet i de enkelte Områdeudvalg, ligesom opfølgningen på de lokale arbejdspladser er godt i gang. Resultatet af Områdeudvalgenes drøftelser som helhed er opsummeret i nedenstående skema: Temaer fra drøftelser i OmrådeUdvalg Arbejdsmængde Kompetenceudvikling Krænkende adfærd Koblingen mellem det selvoplevede arbejdspres og den selvoplevede stress er bekymrende. Der er behov for lokalt fokus på og handling i forhold til sammenhæng mellem arbejdsmængde og -tid. Vi må blandt andet rette fokus mod måden, vi taler om arbejdsmængde og tidspres på. Det er desuden interessant at se på selvledelse i relation til oplevet arbejdspres. Alle medarbejdere skal tilbydes MUS/GRUS, og der skal være øget fokus på og dialog om kompetenceudvikling. Det er vigtigt, at man lokalt får talt om, hvad en kompetenceplan er, hvordan man arbejder med det, samt hvad man kan forvente. Desuden er det nødvendigt, at vi som organisation bliver mere tydelige i vores kommunikation om kompetenceudvikling. Det er vigtigt, at man ikke går alene med krænkende oplevelser, og der opfordres derfor til, at man tager kontakt til nærmeste leder eller tillidsvalgte, hvis man oplever krænkende adfærd. Det er vigtigt at få talt om det samt give lederen mulighed for at handle. Det skal synliggøres, hvor man kan henvende sig, hvis man oplever krænkende adfærd. Desuden skal der være en lokal opfølgning, og der skal arbejdes med de lokale handleplaner. Der bør være en særlig opmærksomhed på krænkende adfærd fra andre på arbejdspladsen.

9 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 8 Indflydelse Åbne kommentarer Den store variation i oplevelsen af indflydelse er interessant. Handler både om de reelle muligheder for indflydelse, men også om forventninger til mulighederne for indflydelse. Vigtigt at man lokalt får talt om, hvilke forventninger man har og kan have til mulighederne for indflydelse. De lokale arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg må forholde sig til, hvordan man vil arbejde med de åbne kommentarer, herunder hvor mange der skal have adgang til dem. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter og beslutter på baggrund af resultatet af trivselsmålingen som helhed og Områdeudvalgenes drøftelser, hvorvidt der er behov for særlige fælles indsatser som opfølgning på trivselsmålingen. Drøftelsen skal samtidig ses i relation til den årlige arbejdsmiljødrøftelse på baggrund af arbejdsmiljøregnskabet, og de eventuelle beslutninger, som Hovedudvalget måtte træffe i den forbindelse. Bilag Trivselsmåling - Odder Kommune Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Der var enighed om, at temaerne fra drøftelserne i Områdeudvalgene giver et fint billede af, hvad der skal være opmærksomhed på. Hovedudvalget ønsker ikke at iværksætte særlige fælles indsatser, men vil følge arbejdet med de temaer som Områdeudvalgene har peget på.

10 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 9 5. Opfølgning fra møder i arbejdsmiljøgruppen Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen Arbejdsmiljøgruppen under Hovedudvalget har på deres møder i november 2017 og januar 2018 drøftet sundhedsordning og dels indsatsen i forhold til forebyggelse af vold og trusler. Sundhedsordning I 2017 var der afsat i alt kr. til sundhedsordning, som er anvendt til hhv. DHL ( kr.), Kostvejledning ( kr.) samt tilskud til lokale sundhedstiltag ( kr.). Der har været reserveret kr. til støtte til lokale sundhedstiltag, og der er bevilliget midler for ca kr. Der er dermed et lille overskud i forhold til de budgetterede midler. Arbejdsmiljøgruppen anbefaler på baggrund af deres drøftelser at ordningen i 2018 anvendes således: Det overskydende beløb på ca kr. fra 2017 anvendes til aftale med Spektrum/Svømmehallen, således at medarbejdere mulighed for gratis adgang til svømmehal i lighed med tidligere ordning. Kostvejledning fortsætter med en ramme på kr. Deltagelse i DHL stafetten fortsætter med en ramme på kr. Der reserveres en pulje til tilskud til lokale formål på kr. i lighed med tidligere år. Dog således at ansøgninger til lokale tiltag skal relatere sig til opfølgning på trivselsmålingen. Forebyggelse og håndtering af vold og trusler I forbindelse med de interne audits i 2017 har HR teamet oplevet, at arbejdet med vold og trusler er et opmærksomhedsområde på stort set alle arbejdspladser men også et område der fordrer opmærksomhed, da der generelt er en oplevelse af, at der mangler en fælles forståelse på arbejdspladsen af hvornår, der er tale om vold, trusler eller lignende krænkelser, og hvornår der skal ske registrering. Den 29. november 2017 blev der afholdt et temamøde om voldsforebyggelse i regi af projekt Vold som udtryksform. Her deltog ca. 40 ledere og tillidsvalgte bredt fra organisationen. HR teamet har endvidere udarbejdet to foldere: én der er målrettet alle medarbejdere vedr. vold og trusler uden for arbejdstid og én der retter sig mod arbejdsmiljøgrupperne og arbejdspladsernes arbejde med at

11 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 10 forebygge og sikre handling i forhold til arbejdsrelateret vold og trusler udenfor arbejdstid. I 2018 gennemføres der supplerende arbejdsmiljøuddannelse med fokus på digital chikane. Vi har truffet aftale med Abelone Glahn, som er en af Danmarks førende eksperter på området. Ud over ledere og tillidsvalgte deltager kommunikationsteamet i Ledelse & Udvikling også i arrangementet. Trivselsmålingen viser, at 15% af de ansatte indenfor det seneste år har været udsat for fysisk vold (177 personer). Der er stort set alene tale om krænkelser fra borgere og børn/unge. 75% af de medarbejdere, der har været udsat for fysisk vold har talt med deres leder eller tillidsvalgte om det og 85% har fået den fornødne hjælp. at 18% af de ansatte indenfor det seneste år har været udsat for psykisk vold, trusler eller chikane (205 personer). Også her er langt hovedparten af krænkelserne fra borgere og børn/unge. Dog opleves krænkelserne også i mindre grad internt. 74% af de medarbejdere, der har været udsat for psykisk vold har talt med leder eller tillidsvalgte om det og 81% har fået den fornødne hjælp. Tallene fra trivselsmålingen viser, at vi i langt overvejende grad har et system, der virker, i forhold til at håndtere vold og trusler. Hovedudvalget drøftede på sidste møde, at det er vigtigt med en skærpet opmærksomhed i forhold til at sikre at nye medarbejdere bliver klædt godt på i forhold til risikoen for vold og trusler, og at alle medarbejdere er fortrolige med arbejdspladsens beredskabsplan. Vold og trusler er en risiko, som vi skal forebygge og håndtere i mange af vores ansattes arbejdsmiljø, men det er ikke et vilkår, som vi skal acceptere. På døgnpleje- og hjemmeplejeområdet og lærerområdet er der netop igen frigivet forebyggelsespakker, som den enkelte arbejdsplads kan søge. Voldsforebyggelsespakkerne består af foruddefinerede forløb, som arbejdspladserne skal følge for at forebygge og lære at håndtere episoder med vold og trusler. Forløbene er udviklet af Arbejdstilsynet og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø i regi af Fonden for Forebyggelse og Fastholdelse. Herudover arbejder KL i samarbejde med en række eksperter på at udvikle et værktøj, der samler det mest anerkendte metoder til forebyggelse af vold. Værktøjet vil blive tilgængeligt på vpt.dk, så det er færdigt.

12 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 11 Arbejdsmiljøgruppen har ønsket at Hovedudvalget drøfter nedenstående spørgsmål: Er der behov for fælles tværgående indsatser i forhold til forebyggelse af vold og trusler, eller skal det ske i regi af den enkelte arbejdsplads? Hvordan sikrer vi en god og let tilgængelig registreringspraksis i forhold til hændelser, der ikke skal anmeldes som egentlige arbejdsskader? Hvordan sikrer vi, at nyansatte fastansatte såvel som vikarer er klædt tilstrækkelig godt på til arbejdet og de risici, der er forbundet hermed? Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter arbejdsmiljøgruppens anbefalinger vedr. anvendelse af sundhedsordningen og beslutter, hvordan ordningen skal anvendes i Hovedudvalget drøfter og beslutter hvorvidt der er behov for yderligere fælles indsatser i forhold til forebyggelse af vold og trusler. Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: I forhold til drøftelserne omkring vold, trusler og krænkende adfærd henvises til punktet vedr. arbejdsmiljøregnskabet. Der var enighed om at fortsætte sundhedsordningen som arbejdsmiljøgruppen har foreslået. I forhold til de lokale initiativer er det vigtigt at dele viden om, hvad der er søgt og givet midler til. Det har givet god anledning til inspiration på tværs af arbejdspladserne.

13 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Anvendelse af luftrensere i borgeres hjem Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Til information og drøftelse. Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen Punktet er fremsendt af Områdeudvalget for Social og Sundhed. Punktet omhandler personales arbejdsmiljø i hjem, hvor der er lugtgener i form af røg, urin eller dyr. Område udvalget besluttede at sende punktet videre til HU, da flere områder har medarbejdere, der møder ind i borgernes hjem. På området findes der pjece der oplyser borgerne om, at udluftning skal finde sted inden medarbejderen kommer på besøg nogle borgere besidder dog ikke de fysiske eller kognitive evner til at lufte ud en halv time før personalet kommer i hjemmet. Her er medarbejdernes arbejdsmiljø meget udfordret. Ofte er luften tyk af røg og man får svien i øjnene af at opholde sig i disse hjem. Medarbejdernes tøj lugter meget af røg efter disse besøg, hvilket også kan være generende for andre borgere, der skal have besøg efterfølgende. Sundhed og Omsorg har anvendt luftrensere hos enkelte plejebolig beboere, og aktuelt er den afprøvet i et hjem, hvor der blev vurderet at hjemmeplejen ikke kunne give hjælp før lugten af røg var saneret. Luftrenseren virker efter hensigten hvis borger lige har røget kan det selvfølgelig lugtes røg men generelt er indeklimaet mere friskt og udholdeligt for medarbejderne. Hedensted kommune har venligst udlånt os deres materiale, som inspiration til at træffe beslutning om, hvordan Odder kommune vil håndtere problematikken omkring meget røgfyldte hjem, hvor medarbejdernes arbejdsmiljø er meget udfordret. Materiale fra Hedensted kommune er vedlagt sagen som bilag (eftersendes!). 1. Sagsfremstilling fra Hedensted hvor modeller for finansiering gennemgås 2. Procedure fra Hedensted 3. Borger pjece fra Hedensted Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter anvendelse af luftrensere i borgeres hjem med fokus på medarbejdernes arbejdsmiljø.

14 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 13 Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Arbejdsmiljøudfordringen med røg i private hjem har været en problemstilling i mange år. Der var således opbakning fra Hovedudvalget til, at der arbejdes videre med en generel løsning med anvendelse af luftrensere i røgfyldte hjem. Hovedudvalget tager ikke stilling til evt. brugerbetaling i forhold til etableringen, men det blev bemærket, at man skal være opmærksom på at relationen til de berørte borgere ikke udfordres. Anne Stenbæk og Jette Lorenzen arbejder videre med sagen.

15 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Forslag til ny MED-organisering Parkvejens Skole/Ungdomsskolen Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet. Baggrund for sagen I forbindelse med omstruktureringerne på skoleområdet har Parkvejens skole og Ungdomsskolen MED-udvalg udarbejdet forslag til ny organisering af lokalt MED-udvalg. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalgets opgave er at godkende ændringer i den lokale MED-organisering. Hovedudvalget drøfter på den baggrund forslaget fra Parkvejens skole/ungdomsskolen og beslutter om forslaget kan godkendes. Bilag Fælles MED-udvalg november Parkvejens skole/ungdomsskolen Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Hovedudvalget godkender forslaget med den opmærksomhed, at alle nyvalgte skal gennemføre MED-grunduddannelsen, som tidligere besluttet af Hovedudvalget - også i det omfang, der sker udskiftning af medarbejderrepræsentanter undervejs i den samlede 4-årige periode. Hovedudvalget imødeser MED-udvalgets evaluering i 2020 i forhold til hvordan organiseringen fungerer i praksis.

16 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Retningslinjer for tid i forbindelse med kurser og uddannelse Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet. Baggrund for sagen På Hovedudvalgets sidste møde blev det besluttet, at Ledelse & Udvikling skulle udarbejde et notat, der beskriver de forskellige retningslinjer, der eksisterer i dag for tidsanvendelse i forbindelse med medarbejderes deltagelse i kurser og efteruddannelse. Det udarbejdede notat samler eksisterende retningslinjer på større områder i Odder Kommune samt overenskomstmæssige retningslinjer. Der kan i de lokale MED-udvalg være aftalt retningslinjer, som ikke fremgår af notatet. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter notatet, og beslutter på baggrund heraf om der skal udarbejdes fælles retningslinjer for timekompensation/tidsanvendelse ved medarbejderes deltagelse i kurser og efteruddannelse. Hovedudvalget drøfter i den forbindelse, hvorvidt en endelig stillingtagen til, om der skal udarbejdes retningslinjer, skal afvente temadrøftelse om kompetenceudvikling senere i Bilag notat vedr. rammer for frihed til uddannelse mm Personalehåndbog - Rådhuset Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Hovedudvalget besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe, der udarbejder fælles rammer for vilkår i forbindelse med deltagelse i kurser og efteruddannelse i lighed med principperne for tillidsvalgtes vilkår. Arbejdsgruppen består af Jette Lorenzen, Bodil Jeppesen, Lone Bay, Rikke Liboriussen og Torben Nielsen. Arbejdsgruppen bistås af Ledelse & Udvikling.

17 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Drøftelse af indstilling om fremtidig organisering af administrationen Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 20 minutter til punktet. Baggrund for sagen I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2017 besluttede Byrådet en række effektiviseringstiltag og besparelser, herunder en effektivisering af administrationsområdet på kr. Effektiviseringen skal indfries gennem en ændret tilrettelæggelse og organisering af det administrative arbejde. Desuden er der afsat kr. årligt til investeringer i digitale løsninger, som kan bidrage til effektiviseringer inden for administrationsområdet. Der er nedsat en styregruppe og en projektgruppe, som har arbejdet på en kortlægning af effektiviserings- og besparelsespotentialer på det administrative område. Der er i den forbindelse gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt alle virksomheder og stabe i Odder Kommune samt tre workshops for udvalgte ledere og medarbejdere. Herudover er der indhentet erfaringer fra omkringliggende kommuner, som har gennemført effektiviseringer og besparelser på det administrative område. Desuden er der hentet ekstern konsulentbistand fra KLK, som med afsæt i en benchmark af administrationen samt erfaringer fra andre kommuner har givet deres bud på effektiviseringsmuligheder inden for lønog personaleadministration samt økonomistyring. Undervejs i processen har styregruppen formuleret fire principper for fremtidens administration i Odder Kommune, som er rettet mod det resultat, man ønsker at opnå på det administrative område, og som er gældende for hele organisationen: Størst mulig værdi for borgere og virksomheder Mindst muligt spild Færrest mulige fejl Mest mulig tid til kerneopgaven De administrative principper suppleres med tre organisatoriske hensyn, som er lokalt, kulturelt og politisk betingede hensyn til den administrative opgaveløsning: Vi ønsker at udnytte smådriftsfordele Vi ønsker en sammenhængende opgaveløsning med lokalt ejerskab Vi ønsker en fremtidssikret administrativ organisation, som er fleksibel og hurtigt kan tilpasse sig

18 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 17 De administrative principper og organisatoriske hensyn er godkendt af Direktionen den 7. november På styregruppemøde den 20. december 2017 har styregruppen desuden drøftet et femte administrativt princip, som med fordel kan indgå i vurderingen af den fremtidige administrative organisering: Ledelsesmæssigt overblik og handlekraft Styregruppen har med bistand fra projektgruppen og KLK analyseret og drøftet forskellige administrative modeller. Udgangspunktet for analysen og drøftelserne har været de administrative principper og organisatoriske hensyn, som peger i retning af en fælles løsning af flere opgaver. Dette kan ske i flere forskellige tempi afhængig af organisationens modenhed for at løse opgaver i fællesskab. Styregruppens vurdering er, at administrationen i Odder Kommune skal udvikles over tid for herved gradvis at øge organisationens modenhed for af løse opgaver i fællesskab. Styregruppen foreslår, at det første skridt mod en mere fælles administrativ opgaveløsning bliver etablering af administrative fællesskaber. De administrative fællesskaber vil betyde en samling af de administrative opgaver inden for løn, bogholderi, indkøb, økonomistyring og personaleadministration. Med etableringen af de administrative fællesskaber skabes en kritisk masse, som sikrer stærkere faglige miljøer, en bedre udnyttelse af ressourcer og kompetencer samt en øget robusthed og tilgængelighed. Med de administrative fællesskaber skabes der således grundlag for en professionalisering af den administrative opgaveløsning i Odder Kommune. Samtidig bevares en fortsat lokal forankring samt en føling med fagområderne i overensstemmelse med de administrative principper og organisatoriske hensyn. Det foreslås, at der etableres fire administrative fællesskaber på områder, hvor der fagligt og opgavemæssigt er sammenfald: 1. Folkeskoler, daginstitutioner, dagpleje, musikskole og bibliotek. 2. BFC og Social- og Borgerservice for så vidt angår opgaver inden for det specialiserede socialområde og de virksomheder, der er en del af Social- og Borgerservice. 3. Sundhed & Omsorg og Tandplejen. 4. Rådhuset (løn, bogholderi og personaleadministrative opgaver i de tre virksomheder og tre stabe på Rådhuset), Vej & Park og VitaPark. De særlige økonomiske vilkår for VitaPark betyder, at VitaPark skal betale for de administrative ydelser, som det administrative fællesskab Rådhuset udfører for VitaPark.

19 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 18 Stabene vil fortsat supportere de administrative fællesskaber samt understøtte en øget standardisering af opgaveløsningen på tværs af de administrative fællesskaber. Desuden bør det overvejes, om der er specialiserede opgaver, som med fordel kan løses af stabene i fremtiden. Koordination og styring af digitalisering placeres hos IT & Indkøb, som i samarbejde med Løn & Økonomi og de administrative fællesskaber fortsat vil arbejde for en øget digitalisering af de administrative opgaver inden for løn- og personaleadministration og økonomi samt øvrige administrative opgavefelter. Nedenfor ses en grafisk fremstilling af den foreslåede fremtidige organisering af administrationen i Odder Kommune: Virksomhedslederne/stabscheferne inden for de enkelte administrative fællesskaber skal udarbejde et konkret oplæg til etablering af et fællesskab for løsning af administrative opgaver inden for løn, bogholderi, indkøb, økonomistyring og personaleadministration. I oplægget skal der desuden tages højde for øvrige administrative opgaver, som bør indgå i fællesskabet. Virksomhedslederne/stabscheferne kan i forbindelse med udarbejdelsen af oplægget hente sparring hos projektgruppen, styregruppen og stabene. Oplæggene til etablering af de administrative fællesskaber skal indeholde en beskrivelse af, hvordan den af Byrådet vedtagne besparelse skal udmøntes. Besparelsen inden for bogholderi og løn- og personaleadministration er på grundlag af beskrivelsen af tema 2 i effektiviserings- og besparelseskataloget fastsat til kr. og foreslås fordelt som følger: kr kr kr kr. Det forudsættes, at 65 procent af de ovenfor listede beløb udmøntes i 2018 stigende til 80 procent i 2019 og fuld udmøntning fra 2020.

20 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 19 Oplæg til etablering af de administrative fællesskaber samt udmøntning af besparelsen i forbindelse hermed skal forelægges Direktionen senest den 1. maj De resterende kr. udmøntes inden for de øvrige administrative områder beskrevet i projektets definition af administrative opgaver. De øvrige administrative opgaver omfatter overvejende: IT, forsikringer og indkøbsaftaler, herunder udbudsbetjening HR Planlægning m.m. inden for ejendomsvedligeholdelse og jordforsyning Byggesager, byggesagsbehandling, byfornyelse, ejendomsskat, veje og trafikplanlægning Planlægning (kommune-, lokal-, by- og øvrig fysisk planlægning), herunder GIS Miljøplanlægning, miljøtilsyn, behandling af miljøsager, vandmiljø m.m. Sagsfremstillinger og udvalgsbetjening, juridiske opgaver, formidling og kommunikation Borger- og virksomhedsrettede myndighedsopgaver inden for ældre, det specialiserede socialområde og jobcenter Forebyggelse og sundhedsfremme Turisme og erhvervsfremme, folkeregister, sygesikring, vielser debitorstyring og inddrivelse De i nedenstående tabel nævnte virksomheder og stabe udmønter tilsammen kr. inden for administrative opgaver, der ikke omfatter bogholderi og løn- og personaleadministration. Virksomhed/Stab Lønsum lønniveau 2017 Akkumuleret beløb BFC Teknik & Miljø Jobcentret Social- og Borgerservice IT & Indkøb Ledelse & Udvikling Sundhed & Omsorg I alt Lønsummen i 2017 er samtlige lønudgifter og indeholder derfor også lønudgifter til personale, som beskæftiger sig med løn, personale og økonomi. Det forudsættes, at der tilnærmelsesvis anvendes procentvis samme udgifter til disse funktioner i samtlige syv virksomheder og stabe. En reduktion af lønudgifterne med de personaleenheder, der indgår i de fire nævnte administrative fællesskaber, forventes således ikke at påvirke fordelingen af effektiviseringen/besparelsen på kr. i væsentlig grad.

21 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 20 Inden udgangen af maj 2018 skal den enkelte virksomhedsleder/stabschef fremsende redegørelse for, hvorledes besparelsen, som fremgår af tabellen ovenfor, udmøntes. Styregruppen ønsker at udtrykke en bekymring i forhold til, om det er muligt at hente den samlede besparelse på kr. på ren administration uanset valg af organisering. Det anbefales, at styre- og projektgruppen nedlægges, og at den videre proces drives af de administrative fællesskaber i samarbejde med stabene. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter styregruppens indstilling til fremtidig organisering af administrationen. Bilag Referat fra styregruppemøde den Referat fra styregruppemøde den Udkast til Notat vedr fordeling af besparelse på 2,7 mio kr Bemærkninger Tema 2 besparelse Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Det blev fra medarbejdersiden bemærket, at det var svært at gennemskue konsekvenserne af forslaget, og at man derfor også have svært ved at kvalificere forslaget. Medarbejdersiden havde følgende bemærkninger i forhold til indstillingen og den kommende implementering: Man kan være bekymret for de besparelser, der er beskrevet i indstillingen. Det er vanskeligt at se af notaterne og indstillingen hvilke opgaver der skal flyttes, og hvordan besparelserne skal effektueres. Der blev udtrykt bekymring for, om der kan være nogle opgaver, der skal løses på den enkelte institution, men som ikke længere bliver løst af en administrativ medarbejder, således at opgaven "skubbes" og måske bliver løst mindre kvalificeret. Der blev efterspurgt en risikovurdering i forhold til den kommende forandringsproces. Der blev givet udtryk for, at der er medarbejdere, der er utrygge i forhold til, om de skal flytte eller referere til flere ledere.

22 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 21 Der blev endvidere givet udtryk for, at der på nogle områder er "kamp om opgaverne", fordi man er bekymret for om ens opgaver forsvinder, og for hvad det betyder for den enkelte. Det er vigtigt, at man fra ledelsens side er tydelig i kommunikationen overfor medarbejderne og at der også er opmærksomhed på arbejdsmiljøet undervejs. Desuden opfordres der til øget information om, hvad organisationsændringen vil betyde. Kommunaldirektøren orienterede om, at når beslutningen om etablering af de administrative fællesskaber er truffet, vil der blive nedsat arbejdsgrupper med henblik på at sikre den gode implementering af de nye fællesskaber. Indenfor de enkelte administrative fællesskaber skal man arbejde videre med at beslutte hvilke opgaver der skal løses af fællesskaberne og hvordan. Det er virksomhedsledere og stabschefer indenfor de enkelte kommende fællesskaber, der sammen skal stå i spidsen for implementeringen af det enkelte administrative fællesskab. Det er i den forbindelse vigtigt at det også overfor medarbejderne er tydeligt, at vi går vejen sammen. Opfordringen til øget information er fulgt op af indkaldelse af ledelse og medarbejdere, der bliver berørt at organisationsændringen, til informations- og dialogmøde den 5. marts 2018.

23 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsættes 15 minutter til punktet Baggrund for sagen På baggrund af drøftelsen vedr. Hovedudvalgets århjul og fokusområder har Ledelse & Udvikling udarbejdet forslag til revideret beskrivelse af fokusområder og årshjul. I forhold til den tidligere beskrivelse er årshjulet skrevet ind i et særskilt dokument og der er samtidig givet forslag til tidspunkter for temadrøftelser af de forskellige fokusområder. Derudover er der i dokumentet med beskrivelse af fokusområder og Hovedudvalgets kerneopgave tilføjet en vejledende tekst. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter årshjul og beskrivelse af kerneopgave og fokusområder med henblik på godkendelse. Bilag Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder (version 2) Årshjul for Hovedudvalget Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Udsat til næste møde

24 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Status på arbejdet med principper for tillidsvalgtes vilkår Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet. Baggrund for sagen På Hovedudvalgets møde den 30. november 2017 blev de nye principper vedtaget. Sammen med principperne er der udarbejdet et bilag, hvor gode eksempler fra praksis kan beskrives med henblik på inspiration og videndeling. De enkelte virksomhedsledere og tillidsvalgte skal i fællesskab bidrage med eksemplerne fra praksis. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på implementering af principper for tillidsvalgtes vilkår. Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Udsat til næste møde

25 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side MED-uddannelse 2018 Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til beslutning. Der afsætte s15 minutter til punktet Baggrund for sagen I henhold til MED rammeaftalen og Hovedudvalgets vedtagne principper skal der tilrettelægges såvel MED grunduddannelse for nye medlemmer samt tilbydes klippekortmodul svarende til én dags uddannelse for alle medlemmer. Der henvises til Hovedudvalgets principper på MED grunduddannelsen blev aflyst i 2017 grundet for få tilmeldte, men der skal søges afhold grunduddannelse i Derudover skal Hovedudvalget tage stilling til emne/emner for klippekortmodul, og hvordan klippekortmodul ønskes udbudt, herunder om undervisning skal varetages af de lokale MED-undervisere eller købes gennem PUF. Hovedudvalget har i forbindelse med vedtagelsen af arbejdsmiljømålene besluttet, at MED-uddannelse skal relatere sig til arbejdsmiljømålene. Hovedudvalgets behandling. Hovedudvalget drøfter og beslutter temaer for MED klippekort og hvordan uddannelsen ønskes gennemført. Hovedudvalget drøfter og beslutter samtidig hvornår hhv. grunduddannelse og klippekortmodul ønskes udbudt. Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Udsat til næste møde

26 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Budget og Økonomi Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget drøfter status på budget 2018 på baggrund af orientering fra Kommunaldirektøren. Hovedudvalgets behandling Hovedudvalget drøfter status på budget 2018 på baggrund af orientering fra Kommunaldirektøren. Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Regnskabet for 2017 er tilfredsstillende og tilsvarende for budget 2018 indtil videre. Det blev bemærket, at de forslag, der ligger til den kommende udligningsreform ikke går Odders vej.

27 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side Eventuelt Doknr.: Sagsnr.: Åbent Fmd. init.: Beslutning fra Hovedudvalg den 26. februar 2018: Der blev spurgt til om der er nye frikommuneforsøg på vej, som Odder Kommune skal deltage i, og om Hovedudvalget i den forbindelse skal involveres. Kommunaldirektøren oplyste, at der ikke p.t. er planlagt nye frikommuneforsøg, som vi skal deltage i.

28 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side 27 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stounbjerg Lone Bay Torben B. Nielsen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Jette Harlund Viki Kjær Madsen Thomas Jørgensen Bodil Jeppesen Hanne Fleron Lene Bertram Fischer

29 Hovedudvalg, den 26. februar 2018 Side i Samlet bilagsliste Arbejdsmiljøregnskab årlig arbejdsmiljødrøftelse Arbejdsmiljøregnskab 2017 Opfølgning på trivselsmåling 2017 Trivselsmåling - Odder Kommune Forslag til ny MED-organisering Parkvejens Skole/Ungdomsskolen Fælles MED-udvalg november Parkvejens skole/ungdomsskolen Retningslinjer for tid i forbindelse med kurser og uddannelse notat vedr. rammer for frihed til uddannelse mm Retningslinjer for tid i forbindelse med kurser og uddannelse Personalehåndbog - Rådhuset Drøftelse af indstilling om fremtidig organisering af administrationen Referat fra styregruppemøde den Drøftelse af indstilling om fremtidig organisering af administrationen Referat fra styregruppemøde den Drøftelse af indstilling om fremtidig organisering af administrationen Udkast til Notat vedr fordeling af besparelse på 2,7 mio kr. Drøftelse af indstilling om fremtidig organisering af administrationen Bemærkninger Tema 2 besparelse Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget Hovedudvalget - kerneopgave og fokusområder (version 2) Årshjul og fokusområder for Hovedudvalget Årshjul for Hovedudvalget