Handlingsprogram Boligkontoret Danmark

Transkript

1 Handlingsprgram Lej dig til muligheder - vejen til det gde bligliv 2020 Bligkntret Danmark I frbindelse med Bligkntrets strategi Lej dig til muligheder vejen til det gde bligliv 2020, er der udarbejdet et målsætningsprgram. Målsætningsprgrammet er bygget p mkring de 15 strategiske mål sm den nye strategi fastsætter. Målsætningerne udarbejdes på tværs af de mere administrative enheder i strategien, basisadministratin, beberdemkrati, drift, bligscial indsats samt byggeri. Handlingsprgrammet er en plan tænkt sm et plitisk g administrativt grundlag fr priritering g styring af de mange aktiviteter sm Bligkntret Danmark skal igangsætte/vedligehlde, fr at nå de strategiske mål. Handlingsprgrammet revideres hvert tredje år efter de aktiviteter sm repræsentantskabet ønsker at fremme i frhld til de verrdnede målsætninger i målsætningsprgrammet. Repræsentantskabet vil årligt få frelagt en status fr aktiviteterne i de vedtagne handlingsprgram, ligesm repræsentantskabet årligt kan beslutte at ændre på handlingsprgrammet. Følgende handlingsplaner er fastlagt fr de frskellige mråder: 1. Mål fr vækst - frtsat være åben verfr henvendelser udefra, g give bud på medlemskab g administratinsaftaler. I den frbindelse udarbejder ledelsen i løbet af 2014 en plan fr bemanding g øknmi fr de enkelte afdelingskntrer, så medlemmerne gennem lkalrådet, sammen med ledelsen, hurtigt kan vurdere m der er tilstrækkelige ressurcer tilstede fr eventuelle udvidelser. - i samarbejde med lederne af de frskellige stabsfunktiner vurdere den nuværende kapacitet i relatin til ny tilgang af medlemmer. - sammen med medlemmerne gennemgå mulighederne fr skabelsen af mere bæredygtige enheder (selskaber g afdelinger) der hvr man i fællesskab måtte vurdere behv fr det. 2. Kmmunale bliger - udarbejde et standard kncept til sikring af billig g ratinel administratin, g drift af de kmmunale ældrebliger. - deltage i kmmende udbud af kmmunale ældrebliger med knkurrencedygtige priser. - etablere en intern uddannelse fr de medarbejdere sm beskæftiger sig med administratin af de kmmunale ældrebliger i Bligkntret. 3. Samarbejdspartnere eksterne kunder

2 - udarbejde en køreplan fr samarbejdet med de nuværende eksterne kunder, herunder hvilke fælles initiativer til fremtidige udvikling af det gensidige samarbejde, der skal satses på. 4. Særlige samarbejdspartnere - udarbejde en køreplan fr fasthldelse g udbygning af samarbejdet med 3B efter købet af fælles hvedkntr g etablering af fælles funktiner i det nye hus. - udarbejde køreplan fr fasthldelse g udvikling af samarbejdet med Sct. Jørgens egen administratin. 5. Udvikling - være en aktiv sparringspartner fr medlemmerne i alle frmer fr udviklingspgaver. Derfr gennemfører Bligkntret i løbet af en præsentatin af udviklingsafdelingen fr alle medlemmer. Her kan lkale ønsker til fremtidige udviklingspgaver sm kan styrke det enkelte medlems drift drøftes. - aktivt brande udviklingsprjekterne i branchen (BL, andre bligselskaber, Almen net). - løbende undersøge, udvikle g understøtte beberdemkratiets virke hs medlemmerne, herunder fremme brugen af digitale redskaber i beberdemkratiet. - gennem målrettet uddannelse af medarbejderne sikre, at der altid er de frnødne kmpetencer tilstede i rganisatinen, indenfr udvikling, frandring g analyse. - løbende tilbyde kurser til bebere, beberdemkrater g andre frivillige. - tilbyde alle relevante frmer fr brugerundersøgelser til medlemmerne g senest i 2015 benchmarke sig med mindst 3 andre større bligrganisatiner/administratiner. - følge systematisk p på gennemførte undersøgelser med det frmål at ptimere servicen, driften, administratinen g samarbejdet med medlemmer g samarbejdspartnere. Alle Bligkntrets brugerundersøgelser skal være digitale i I 2017 skal 75 % være digitale. 6. Drift - synliggøre nye effektive driftsmdeller, sm har set dagens lys i de igangværende driftsfrsøg, g sm skal vise frskellige måder at rganisere den lkale drift, så beberdemkratiet i de enkelte selskaber g bligafdelinger inspireres til at tænke frdele/ulemper ved frskellige driftsmdeller. - arbejde fr en frtsat ptimal udnyttelse af driftscheferne i relatin til bestyrelser, ejendmsfunktinærer g teknisk drift g vedligehldelse. - sikre, at der ved genansættelser af stillinger i den lkale drift (ejendmsfunktinærer, lkalinspektører m.m.) skabes de bedste frudsætninger fr administratin g beberdemkrati, g at se nye muligheder i driften. - løbende tilbyde g understøtte undervisning g uddannelse af de lkale ejendmsfunktinærer/mestre, så det sikres, at den lkale drift er klædt på i frhld til udviklingen g frventningerne fra beberdemkratiet g beberne. - gennem uddannelse g udvikling af redskaber sikre ptimale arbejdsgange i frbindelse med syn, rekvirering af håndværkere, havegennemgange, tjek af bliger samt installatiner. - løbende iværksætte uddannelse g gennemføre undervisning mkring emnerne gd service, håndtering af udfrdringer med bebere m.m. - sikre, at rganisatinsbestyrelserne hs samtlige medlemmer løbende tager stilling til gennemførelse af håndværkerudbud fr bligafdelingerne. - arbejde fr at der ved udbud tages tilbud fra frskellige typer firmaer, gså fra de lkale, g at der altid tages flere tilbud hjem. - via indkøbsprtalen (indkøbsafdelingen) sikre ptimale indkøbspriser g rabataftaler til medlemmerne.

3 - tilbyde energivervågning g energistyring til samtlige medlemmers bligafdelinger. - indgå aftaler med energileverandører, sm de enkelte bligrganisatiner g bligafdelinger kan drage nytte af i frhld til at pnå rabatter g knkurrencedygtige priser. - arbejde fr et større rammeudbud vedrørende indkøb g installering af fjernaflæste energimålere. 7. Byggeri g renveringer - være psøgende i frhld til kmmuner, bligrganisatiner g prjektudviklere med hensyn til at identificere mulige byggeprjekter. Der udarbejdes en tids- g arbejdsplan fr denne øvelse sm igangsættes i løbet af periden. - styrke den interne kmmunikatin til driften vedr. muligheden fr udarbejdelse af fremtidsanalyser, screeninger g på andre måder identificere behv fr mderniseringer i afdelingerne. - udvikle nuværende frretningsgange, fr at ptimere g sikre prfessinel gennemførelse af byggesagerne. I den frbindelse vil der særligt blive fkuseret på energirenveringer. - via kmmunikatinsafdelingen arbejde på en ptimal g frståelig infrmatin til beberne i byggesagerne. - frhlde sig kritisk til det prjektmateriale sm de eksterne rådgivere udarbejder (en frm fr prjektgranskning), fr at fange uhensigtsmæssige løsninger eller mangelfulde beskrivelser. - udvikle egne rådgiverprdukter, så medlemmerne kan tilbydes mindre rådgivnings- g tilsynspgaver i frbindelse med nybyggeri g renveringer. - gennemgå sagsmængden g vurdere m der er de rette ressurcer til at løse byggepgaverne de kmmende år. 8. Beberdemkratiet - løbende frbedre nyhedsbrevet g hjemmesiden sm primære infrmatinskilder til beberdemkratiet. - i samarbejde med lkalrådsbestyrelserne arbejde på, at styrke vidensdelingen mellem afdelingsbestyrelserne bl.a. via nye netværksgrupper på tværs af medlemmerne. - udvikle mdeller sm de enkelte medlemmer kan benytte i arbejdet med at sammensætte rganisatinsbestyrelserne fremver, så den bedste kmpetencefrdeling sikres. - udbrede brugen af gd selskabsskik hs medlemmerne gennem en kampagne. 9. Beberne - i periden evaluere på åbningstiderne, herunder sikre, at beberne via s g telefnsvarer får hurtig respns. - løbende ptimere kmmunikatinen med beberne via bebermagasinet Bligkntret Danmark, hjemmesiden g den nye prtal fr beberne. - frtsat tilbyde beberne en beberambassadør, såfremt man ønsker hjælp til klager ver administratinen. - frtsætte en bred infrmatin m bebernes muligheder fr individuel råderet. - i samarbejde med medlemmerne skabe rammer fr ptimal service fra medlemmernes ejendmskntrer. 10. Bligscial indsats

4 - tilbyde en systematisk bligscial g scialfaglig rådgivning til alle medlemmer, ejendmsfunktinærer g administrative medarbejdere samt yde støtte til mægling mellem naber m.m. (beberambassadøren) - frtsat tilbyde individuel øknmisk rådgivning til medlemmernes bebere (Prjekt Stp Udsættelser). - Sikre, at den nyetablerede bligsciale rådgivningsenhed bliver et naturligt bindeled mellem den daglige drift, kmmunerne g øvrige samarbejdspartnere (eks. distriktspsykiatrien), fr at skabe et tilstrækkeligt finmasket netværk fr udsatte bebere, så rette part løser de pgaver der pstår. - gennem styringsdialgen sikre et tættere samarbejde med kmmunerne fr at få dem til at tage hånd m bligsciale udfrdringer. - sikre, at man lkalt sætter fkus på bligsciale temaer i markvandringen (udvidet spørgsmål i det materiale sm medarbejderne benytter). - udvikle et simpelt måleredskab (trafiklys) til gavn fr driften, bestyrelser g administratinen, sm kan vise, den bligsciale indsats merværdi. - sikre en klar struktur g enstrenget ledelse samt sikre tydelige rller på det bligsciale mråde, herunder udvikle g følge p på frretningsgangene. - sikre frnuftige g attraktive arbejdsvilkår fr de ansatte i det bligsciale felt. - yde rådgivning i frbindelse med etablering af sci-øknmiske virksmheder ifbm. bligmrådet, herunder rådgivning til etablering af lærlingepladser, andre arbejdspladser g praktikpladser til beberne, ifbm. større bygge- g renveringsprjekter (Almen Scial Ansvarlighed). - i sit kursustilbud sikre, at emner mkring den bligsciale indsats tilbydes bestyrelser, styregrupper g frivillige g uddanne flere sciale viceværter. 11. Bligsøgende - arbejde fr, at vres bligtilbud matcher efterspørgslen, både ved at tilpasse bligudbuddet den nuværende g fremtidige efterspørgsel g ved at påvirke efterspørgslen i medlemmernes favør. - løbende pbygge viden m, hvad der efterspørges i samarbejde med bligsøgende, indflyttere g fraflyttere fr at frudse fremtidige behv. - påvirke efterspørgslen efter medlemmernes bligudbud ved prfessinel prfilering af bligudbuddet på nettet g i tilbudsfasen. attraktiv fremvisning af medlemmernes ledige bliger gennem øget rådgivningsservice til fraflytterne samt uddannelsestilbud til ejendmsfunktinærerne. lkale markedsføringskampagner fr medlemmerne målrettet aktuelle g ptentielle bligsøgende. - via Lej dig til muligheder -kampagnens retriske univers udbrede kendskabet til Bligkntret Danmark g medlemmerne, bl.a. med åbent hus events i bligmråderne. - frbedre balancen mellem huslejeniveauet g det mfattede kvalitetsniveau i vres bligudbud gennem ansøgninger m huslejestøtte, tydeliggørelse af bligstøttemuligheder g plitisk lbbyisme fr en mere fleksibel lvgivning inden fr udlejning af almene bliger. - sikre at vres udlejning pleves sm nem g tilgængelig fr både bligsøgende, indflyttere, fraflyttere g medarbejdere vil Bligkntret Danmark sikre g afsætte ressurcer til: løbende ptimering af bligsøgning på hjemmesiden. løbende udvikling af udbuddet g tilgængeligheden i kmmunikatinskanaler (telefn, mail, brev, persnlig service, sms tjenester, apps, sciale medier m.m.) til bligsøgende g bebere ud fra en afbalanceret betragtning m intern effektivisering g efterspurgt service. udvidelse af betænkningstiden i tilbudsfasen p til 14 dage - lkalt tilpasset. frbedring af den rådgivende service til bligsøgende g bebere, herunder tydeliggøre bebernes muligheder g sikre, at de føler sig hjemme i mødet med

5 Bligkntret Danmark g med de enkelte medlemmer. Der investeres således i periden i en serviceuddannelse til alle bligrådgivere (sagsbehandlere). - gøre det mere attraktivt at skrive sig på venteliste ved at fremme brugen af fleksibel udlejning g gøre det nemmere at skrive sig p til flere afdelinger på tværs af medlemmerne. 12. IT - Færdiggøre prtalerne fr bebere, bligsøgende g bestyrelsesmedlemmer i periden. - udarbejde en plan fr samarbejdet med 3B m udviklingen af den fælles IT drift de t rganisatiner imellem. - intensivere udviklingen af IT redskaber der kan gøre dagligdagen nemmere g hurtigere fr medarbejderne. - udarbejde plan fr hvrledes bebere, sm ikke har adgang til den digitale verden gså fremver får en gd service. 13. Medarbejderne - Udvikle HR funktinen med udgangspunkt i Bligkntrets værdier g mål. - udarbejde en plan fr den videre kmpetenceudvikling blandt alle medarbejdergrupper. - udarbejde en mdel fr at Bligkntret kan tilbyde HR funktinen til medlemmernes egne ansatte. - udarbejde en mdel fr en bredere brug af Whle Brain mdellen til gavn fr samarbejdet mellem medarbejderne g udviklingen i rganisatinen. 14. Kmmunerne - Udvikle g færdiggøre vejledningen g inspiratinsmaterialet til styringsdialgen med kmmunerne. - fretage en intern evaluering af styringsdialgen g samarbejdet med kmmunerne fr Bligkntrets medlemmer. 15. Kmmunikatin - udarbejde g indfører en ny platfrm (beberprtal) med lgin fr beberne på hjemmesiden under verskriften Min side - frtsætte udviklingen af bebermagasinet Bligkntret Danmark på baggrund af seneste læserundersøgelse. - frmidle erfaringsudveksling mellem bligmråderne til inspiratin m den individuelle råderet (Indret dig sm du vil) g fællesskabets muligheder i Lej dig til muligheder samt den nye BDK pris. - udarbejde g lancerer en ny platfrm fr bestyrelsesmedlemmer, en videreudvikling af Min side - frtsætte udviklingen af medlemmernes egne hjemmesider, samt yder støtte til de mange frivillige web redaktører. - frtsætte udviklingen af nyhedsbrevet BDK Nyt sm i periden vil kmme i en ny digital udgave. - udvikle en ny versin af intranettet. - udarbejde en kmmunikatinsstrategi til alle nye IT prjekter. - udarbejde en ny pressestrategi til mverdenen. - udarbejde en strategi fr brugen af de sciale medier. - deltage i BL s knkurrence m bedst på nettet - deltage med en str udstilling til BL s almene bligdage 2014.