PR UDVALGET ARBEJDE OG ORGANISATION DYNAMISK DOKUMENT ROTARY DANMARKS PR UDVALG

Transkript

1 PR UDVALGET ARBEJDE OG ORGANISATION DYNAMISK DOKUMENT ROTARY DANMARKS PR UDVALG Februar

2 HVORDAN ARBEJDER PR UDVALGET OG HVAD ER DERES ROLLE Indledning PR udfrdringer i Danmark PR er en prces der aldrig stpper, PR er aktiv g er en knstant prces. PR betyder, at man skaber kntakter g vedligehlder dem. Det er igennem vres kntakter, vi får bredt strategiske budskaber ud. Vres attituder skal være psitive, så vres kntakter får lyst til at frtælle m deres plevelser med s videre, g/eller bliver så nysgerrige, at de vil have mere at vide. Det betyder, at der skal investeres i PR, både ressurcemæssigt men gså øknmisk. Det er nødvendigt, at deltage på frskellige speaker platfrme, bruge tid på jurnalister, annncere g kmmunikere eksternt på flere plan. PR er ikke en aktivitet, der kan laves en søndag eftermiddag, det er en kntinuerlig g løbende prces. Til dem der siger, at det kan vi selv i Rtary, må vi knstatere, at det ikke er lykkes, fr Rtary har ikke nget stærkt eller vervejende psitivt ry, når der tales m rganisatinen her i Danmark, g det er faktuelt, at medlemmerne ikke står i kø fr at kmme ind. Så hvad gør vi? Får struktur på PR-rganisatinen g arbejder knstruktivt med pgaven at videregive den psitive histrie m vres gde arbejde g stærke netværk til mennesker uden fr Rtary. Vi skal være synlige i lkalsamfundet, udbrede histrien g indgå knstruktive partnerskaber. PR udvalget under Rtary Danmark PR udvalget under Rtary Danmark har til pgave at varetage den landsdækkende PR g ligeledes frmulere fælles retningslinjer, så Rtary kan styrke g synliggøre sit brand. Det betyder, at det har en rådgivende g strategisk rlle. Det er vigtigt, at udvalget frhlder sig til de budskaber, der kmmer fra Rtary Internatinal samt det årlige tema g de værdier, sm Verdenspræsidenten gerne vil have fkus på. Det betyder ikke, at Rtary kerneværdier skal sættes i baggrunden, de skal løbende prfileres g aktiveres gennem kmmunikatin, handling g valgte prjekter. Distriktets PR udvalg frmulerer på denne baggrund årets strategi, sm hvert distrikt skal planlægge g navigere efter. Strategien skal kunne frmuleres på ½-1 A4 side, punkt psat, så den er enkel g verskuelig. Aktivitetskalenderen bagerst i manualen Effektiv PR pdateres årligt, i frhld til de strategiske ændringer der måtte være. De mærkedage g kernebudskaber sm vi kender, er en naturlig bestanddel af kalenderen: Iværksætter kampagnen: februar til september 2

3 Rtary fødselsdagens Åbent-hus arrangement mkring d. 23. februar Rtary dagen d. 6. september En landsdækkende prjekt prfilering Verdens bedste udvekslingsprgram Pli case Guvernørerne bør indarbejde disse verrdnede retningslinjer i samspillet med den strategi Guvernøren planlægger fr sit distrikt. Signalværdien er stærkest, når Rtary pnår et ensartet udtryk. Retningslinjerne skal selvfølgelig være pbygget således, at der er plads til diversitet g frskellige interesser, men fællesskabet g fællesudtrykket består i, at vi benytter de samme lg, metder g vedhldenhed i frbindelse med pressearbejde, g er aktivt psitivt kmmunikerende med klare budskaber både indenfr g uden fr Rtary. Rtarianere skal være stlte af deres arbejde, g stlte af deres Rtary pin/nål. Rtarianere vil gerne frtælle eksternt, hvrfr Rtary er et dejligt sted at være, g hvrfr mennesker elsker det i Danmark g hvrfr 1,2 millin mennesker uden fr Danmark gså er begejstrede fr rganisatinen. Hvrfr er du rtarianer? Det er vigtigt, at der bliver afsat budget til PR g acceptere, at effektiv PR aldrig bliver en fritidsaktivitet. PR budget etableres både på Rtary Danmark niveau, distriktsniveau samt klubniveau. Distrikts PR Frmanden fr Distrikts PR udvalg må have kmpetencer indenfr kmmunikatin, g rekruttere medlemmer med relevante kmpetencer. Det er vigtigere, at få de rigtige kmpetencer på plads end, at det bliver Rtary vennerne, der bliver rekrutteret. Det kan være en gd idé, at spørge fagkmpetencer i klubberne, m de har lyst? Distrikts PR udvalget har en strategisk g rådgivende funktin, men i tillæg hertil, får de en mere hands-n g pr-aktiv, pfølgende g vedhldende rlle ver fr klubberne. Derfr kan der med frdel etableres et samarbejde med AGerne, så klubberne jævnligt får indarbejdet, at PR er en vigtig del af deres hverdag med arbejdet i klubberne: - det er PR udvalgs frmandens ansvar - g alle medlemmers jb. Distrikts PR udvalget udarbejder en distrikts PR-strategi i punktfrm højst 1 A4 side + aktivitetskalenderen, der har de samme punkter sm Rtary Danmarks, men ydermere tager 3

4 hensyn til distriktets interesser. Ligeledes har Distrikts PR udvalget gså et ansvar fr få ekstern pressemtale på distriktsniveau. Strategien skal tage hensyn til Rtary Danmarks g Guvernørens ønsker, hvr sidstnævnte vil have drøftet sine ideer med PR udvalget på frhånd fr at pnå en stærk distriktsstrategi. Klub PR Der udnævnes en PR ansvarlig g et udvalg i hver klub. PR udvalget tager ansvar fr lkale presse aktiviteter. Det er vigtigt, at PR udvalget g klubbens medlemmer får frståelse af, g tager ansvar fr, at agere psitivt g knstruktivt i samspillet med det eksterne mgivende miljø. Ligeledes at ptentielle nye medlemmer føler sig velkmne i klubben, at der bliver taget hånd m dem, g at de føler sig ønskede, så de kan frtælle den gde histrie m Rtary til familie, kllegaer, venner g bekendte. Husk på, at hver gang der går en ud med en dårlig plevelse, skal vi bruge mere end 10 gange så meget tid g energi på at vende situatinen til nget psitivt, g det er kun, hvis vi får lejlighed til at pdage g høre m den dårlige plevelse. PR udvalget i klubben udarbejder gså en strategi på 1 A4 side punkt psat sammen med pdatering af aktivitetskalenderen, der har de samme grundelementer sm nævnt under Rtary Danmarks aktivitetskalender tilført distriktets aktiviteter, hvis der er ngle. GENERELLE RETNINGSLINIER FRA ROTARY INTERNATIONAL Et PR udvalgs rlle: Udvikle PR mål der hænger sammen med klubbens strategi g ligeledes den verrdnede distriktsstrategi samt en bevidsthed m, g respekt fr, verdenspræsidentens slgan/tema. Opnå kendskab til RI public relatin ressurcer Skab kendskab til klubaktiviteter g prjekter blandt klubmedlemmer, medier g samfundet i øvrigt. Mød jævnligt distrikts PR udvalg g se m der kan samarbejdes med andre klubber, drages nytte af hinanden g pnås besparelser g synergi. Arbejd efter den årlige aktivitetskalender g revider den årligt. Kend Rtarys nøgle budskaber g brug dem, når du taler ffentligt g privat Samarbejd med klubbens medlems udvalg g støt deres rekrutteringsaktiviteter. 4

5 Før du siger ja til et frmandskab eller et medlemsskab fr et PR udvalg: Må du sætte dig ind i, hvad der frventes af dig g dit udvalg gennem samtaler med bestyrelsen i klubben eller distriktet. Ligeledes må Rtary Internatinals frventninger g guidelines studeres nøje. Herudver skal du deltage i trænings seminarer g distriktsudviklingsseminarer. Endvidere skal du: Mødes med den kmmende frmand fr PR udvalget Gennemgå din klub/distrikts vedtægter fr at blive frtrlig med prcedurer g regulativer Gennemgå din klubs strategiske plan g sæt årlige PR mål der understøtter planen Frbered dit PR udvalg til udvælgelsen g samtaler med præsident elect g frmanden fr distriktets PR udvalg Nedsæt underudvalg, hvis det er nødvendigt indenfr fr eksempel medie-relatiner, markedsføring/marketing, sciale medier g events sm Iværksætterkampagne g Åbent-Hus arrangement. Tænk ver hvilke aktiviteter din klub skal iværksætte fr at frbedre public image g tiltrække nye medlemmer. Beskriv, hvilke ansvar g pligter dine klubmedlemmer har ver fr udvalget. Når du har sagt ja, skal du gøre følgende: Administrere dit udvalgs PR budget. Samarbejde med andre udvalg i din klub g dit distrikts udvalg på multidistrikts prjekter. Hvis ikke I har ngen, er det en gd idé, at iværksætte fælles aktiviteter. Planlæg g gennemfør jævnlige udvalgsmøder g aktiviteter. Opfølgning på aktiviteter g målsætninger g rapprter resultater g prces til præsident/guvernør, bestyrelsen g hele klubben. Sæt PR på dagsrdenen i frhld til klubmøder, så der bliver bevidsthed m PR g de aktiviteter, der kmmunikeres Medlemskab g public image De t mråder hænger sammen g et gdt samarbejde vil betyde pmærksmhed fra ikkertarianere g medlemstilgang. Hvad vil tiltrække ikke-rtarianere altså eksterne? PR udvalget kan fr eksempel verveje følgende: 5

6 Prmvering af Rtarys arbejde med g fr unge mennesker Synliggør netværksdelen, g fællesskabsplevelsen fr nye medlemmer Publicer klubaktiviteter i frretnings g lkale magasiner Afsæt en sektin på klubbens website målrettet ikke-rtarianere g mtiver andre virksmheder g/eller rganisatiner til at linke til denne sektin Husk på, at ekstern kmmunikatin skal være interessant g frståelig fr andre end rtarianere. Rtary nøglebudskaber Den vigtigste måde at prmvere Rtary på er, at frtælle andre m din klub g Rtary sm rganisatin. Det kan være, når du hlder fredrag, kører prjekter på arbejdspladsen, i sprtsklubben etc. Det vil vække kendskab g interesse. Det er vigtigt, at frmulere præcise budskaber, når der kmmunikeres med frskellige målgrupper g pressen. Vær frberedt på at svare krt g præcist på følgende: - Hvad er Rtary? - Hvem er Rtarianerne? - Hvad laver Rtary? - Hvad får man ud af at være Rtarianer? Du må undgå at bruge indfrstået Rtary sprg, frkrtelser. lign. Herunder beskrives nøgle budskaber til brug g inspiratin fr PR materialer g presse aktiviteter: Rtary er et verdensmspændende erhvervsnetværk - Rtary giver mulighed fr menneskelig g faglig udvikling på tværs af faggrænser g niveau. - Rtary er fr mænd g kvinder i ledelsesmæssige funktiner i private g ffentlige virksmheder eller selvstændige, sm på tværs af faggrænser ønsker at lære andre ledere at kende, skabe netværk g trække på hinandens erfaringer. Rtary er en internatinal humanitær service rganisatin - Rtary medlemmer er prfessinelle ledere, der frivilligt bruger deres ekspertise, medfølelse g styrke til at frbedre samfund lkalt g internatinalt i næsten ethvert land i verden. 6

7 - Rtary er et verdensmspændende netværk med mere en klubber bestående af 1,2 milliner persner, der kanaliserer interesse g følelse ind i sciale pgaver, der frandre liv g frbedre samfund. - Vres succeshistrie kan ses igennem de milliner af mennesker, der har pnået en bedre livskvalitet gennem Rtarys arbejde. Rtarys priritet nummer et, er at udrydde Pli i hele verden. - I samarbejde med Wrld Health Organisatin, UNICEF, the Bill & Melinda Gates Fundatin, g natinale regeringer, er Rtary tæt på at udrydde Pli, den værste sygdm næstefter kpper. Der er pnået 99 % fald i Pli udbrud i hele verden siden Rtary medlemmer har bidraget med mere en 1 millin US dllar g utallige frivillige timer fr at vaccinere mere end 2 milliner børn i 122 lande. - Rtary har bidraget med mere end 200 milliner US dllar fr at matche de 355 milliner US dllar fra Bill g Melinda Gates fnd. Rtary er altid blandt de første, når stre humanitære prblemer rundt m i verden skal tackles. - Mr g barns sundhed, rent vand g gde sanitære frhld, uddannelse g læsefærdigheder, sygdmsfrebyggelse g behandling er blandt Rtarys fkusmråder. - Rtarys mål-rienterede frretningsmdel har tiltrukket andre rganisatiner, der vil i partnerskab med Rtary netp fr at øge styrken ved humanitære aktiner. Rtarys verdensmspændende netværk er unikt. Rtary investerer i mennesker fr at pnå bæredygtig øknmisk vækst - Rtary supprtere græsrds entreprenører g hjælper unger mennesker g trængende til et meningsfuldt arbejde. - Rtary hjælper samfund fr at øge deres evne til at støtte g udvikle bæredygtig øknmisk udvikling. Rtary bygger fred g internatinal frståelse gennem uddannelse - Rtary Peace Center prgrammer tilbyder dimittend g kandidat uddannelser med certificerede prfessinelle eksamensbeviser inden fr freds- g knflikt- studier. Mere en 110 ansøgere tilbydes hvert år et frløb på et af de 7 frskellige uddannelsescentre i verden. - I dag er mere en 600 tidligere Rtarian Peace Fellws placeret i højtplacerede jbs i regeringer g rganisatiner rundt m i verden. 7

8 - Rtarys ungdmsudvekslings prgrammer giver internatinal gdwill, frdi 8500 gymnasieelever årligt får mulighed fr at studere i udlandet. Rtary har aftaler i mere end 100 lande, g der står Rtary klubber g familier parate til at hjælpe g understøtte en udvekslingsstudent. Budget Før 1. juli skal du i samarbejde med PR udvalgsfrmanden g klubbens bestyrelse afgøre størrelsen af PR budgettet således, at det står mål med de planlagte aktiviteter. PR kan ikke udføres kun af frivillige kræfter, der hører et budget til at skabe kntinuitet g vedhldenhed. Der skal være jævnlige møder, med bestyrelsen fr klubbers vedkmmende g guvernøren fr distrikts PR udvalgets vedkmmende. PR udvalget under Rtary Danmark varetager g vedligehlder et natinalt PR budget til natinale aktiviteter g materialer. Kmmunikatinskanaler fr Rtary i Danmark i frbindelse med histriefrtælling En effektiv PR-rganisatin fungerer bedst, når der er klarhed mkring de rganisatriske kmmunikatinskanaler, når histrier skal frmidles videre i systemet. På klubniveau administreres de lkale histrier af PR-udvalgs frmanden. Lkale histrier frmidles til den lkale presse, klubbens website g klubbens Facebk, hvis klubben har valgt at være på disse platfrme. Klubbens PR udvalg bearbejder de bedste histrier, g sender videre til distriktets PR frmand g Guvernøren. Distriktets PR udvalg bearbejder g pririterer histrier fra klubberne i samarbejde med guvernøren. De valgte histrier prfileres på distriktets sciale medier g website. Der arbejdes eventuelt videre på udvalgte histrier til brug på de natinale medier. Sidstnævnte udføres i samarbejde med PR udvalget under Rtary Danmark, så der er verblik ver, hvad der sendes ud, g hvem der udtaler sig m hvad. De bedste histrier i distriktet, viderefrmidles til den ansvarlige i Rtary Danmarks PR udvalg, der frestår priritering g frmidling på Rtary Danmarks sciale medier samt website g ligeledes håndterer frmidlingen til natinale medier. Det betyder ikke, at distrikter ikke selv kan kmmunikerer med natinale medier, det vil kun være en frdel, men Rtary Danmarks PR udvalg skal være rienteret, såfremt jurnalister vælger at kntakte Rtary, men gså fr at sikre, at guidelines bliver verhldt, så Rtary får det udtryk, der strategisk er besluttet. Samarbejdet har gså en anden g væsentlig effekt, idet PR udvalget under Rtary Danmark bliver bedre i stand til løbende at tilpasse de verrdnede materialer ved en løbende dialg med de aktive brugere af de eksisterende værktøjer. Det er de interne brugeres erfaringer fra 8

9 både det interne arbejde med g i klubber samt eksternt med pressen, der er med til at vise, hvr der skal sættes ind fremver. Talspersner fr Rtary Danmark findes på frsiden af Rtarys hjemmeside under Presse GOD FORNØJELSE! 9