Forslag til revideret aftale

Transkript

1 Forslag til revideret aftale Vedrørende: Drift og bemanding af genbrugsstationer i kommunen Mellem I/S Vestforbrænding og Frederikssund Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1 Parterne Baggrund og formål Aftalegrundlag Ikrafttrædelse Opsigelse Ændringshåndtering Generelt Økonomi Budget m.m Betaling Aftalens ophør Særligt for materiel Underskrift Bilag 1; Ydelsesbeskrivelse Bilag 2; Kommunespecifikke tillægsydelser som leveres af Vestforbrænding Bilag 3; Budget Side 2 af 12

3 Aftalen tildeles kontraktnummer: Parterne I/S Vestforbrænding Ejby Mosevej Glostrup CVR.nr (i det følgende kaldet Vestforbrænding ) og Frederikssund kommune Torvet Frederikssund CVR.nr (i det følgende kaldet Kommunen ) De ovennævnte i samarbejdet er i det følgende samlet kaldet Parterne. 2 Baggrund og formål Aftalen omfatter opgaven med bemanding og drift af kommunens genbrugsstationer. Ydelserne er specificeret i Bilag 1; Ydelsesbeskrivelsen. Bilag 2; Kommunespecifikke tillægsydelser som leveres af Vestforbrænding (i det omfang dette er aftalt). Formålet med aftalen er at beskrive og definere under hvilke rammer driften af genbrugsstationer skal leveres med udgangspunkt i følgende: Side 3 af 12

4 At levere et højt serviceniveau over for brugerne. At tilgodese et højt miljøbeskyttelsesniveau. At have vedvarende fokus på optimeret driftsøkonomi (løbende forbedringer). 3 Aftalegrundlag Nærværende Aftale er en sideordnet aktivitet under fællesaktiviteten Genbrugsstationer i overensstemmelse med Fælles bestemmelser for samarbejde om fællesaktiviteter og fællesordninger i Vestforbrænding, af den 29. marts 2007 med efterfølgende tilføjelser og ændringer. Aftalen indgås på grundlag af: Nærværende aftale med tilhørende bilag. Vestforbrændings Standardbetingelser (salg) af den 13. september I/S Vestforbrændings vedtægter. Parterne er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, affaldsregulativer og regler/påbud i forbindelse med Aftaleopfyldelsen. Såfremt en af parterne anvender underleverandører eller eksterne rådgivere, hæfter parten i samme omfang, som hvis parten selv har udført arbejdet. Begge parter indestår for, at ydelserne ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. 3.1 Ikrafttrædelse Aftalen træder i kraft den 1. januar 2019 og erstatter den eksisterende aftale om drift og bemanding af genbrugsstationen. 3.2 Opsigelse Aftalen kan opsiges af en part med et års varsel til den 1. januar. Begge parter er berettiget til at opsige aftalen på et hvilket som helst tidspunkt, såfremt en offentlig myndighed måtte pålægge en af parterne dette eller træffe Side 4 af 12

5 afgørelse herom. I så fald skal parterne godtgøre modparten de direkte udgifter, som ikke med rimelig bestræbelse kan undgås. 3.3 Ændringshåndtering Parterne er berettiget til efter drøftelser at præcisere, supplere eller ændre i opgaverne. Enhver ændring skal aftales skriftligt mellem parterne og udgør en integreret del af Aftalen i form af tillæg. 4 Generelt Opgaven med tilhørende ydelser og leverancer er beskrevet i vedstående aftale. Parterne har ved deres underskrivelse af aftalen anerkendt opgavens beskrivelse og angivne ydelser. Parterne udpeger selv de personer, der skal deltage i opgaven. De eventuelle underleverandører Vestforbrænding vil benytte til opfyldelse af nærværende aftale, vil være forpligtet til at overholde Vestforbrændings CSR politik som er gældende ved indgåelse af aftalen. 5 Økonomi 5.1 Budget m.m. Aftalens budget aftales årligt mellem parterne og dækker alle udgifter og indtægter i forbindelse med varetagelse af opgaven. Budgettet dækker: Udgifter til løn og øvrige personaleudgifter, kontorhold, renholdelse, snerydning m.v. Udgifter til forrentning og afskrivning af investeringer. Udgifter til aftalte udviklings-, forbedrings- og /eller driftsoptimeringsopgaver/- faciliteter. Udgifter til almindeligt vedligehold. Indtægter tilknyttet eventuelle bonusordninger under Fællesaktiviteten genbrugsstationer. Eventuelle indtægter tilknyttet driften af genbrugsstationerne, fx salg i butik. Side 5 af 12

6 Kommunen ejer bygningerne på genbrugsstationerne og sørger i forlængelse heraf også for de nødvendige forsikringsforhold, og herunder også de dermed forbundene omkostninger. Vestforbrænding ejer maskinparken og sørger i forlængelse heraf også for de nødvendige forsikringsforhold, og herunder også de dermed forbundene omkostninger. Væsentlige afvigelser på den årligt fastsatte budgetramme skal aftales forudgående mellem parterne. Den samlede omkostningsdækning for 2019 er kr. Alle priser er i DKK ekskl. moms. Det aftalte budget er gengivet i aftalens bilag Betaling Fakturering sker kvartalsvis forud. Der faktureres i fire lige store rater og eventuel difference afregnes og faktureres ved regnskabets afslutning. 6 Aftalens ophør Ved kommunens opsigelse af aftalen og hjemtagning af opgaven, skal parterne iagttage de forpligtigelser og rettigheder som påhviler dem i overensstemmelse med Virksomhedsoverdragelsesloven. 6.1 Særligt for materiel Såfremt der ved aftalens ophør påhviler Vestforbrænding restafskrivninger eller leasingforpligtigelser eller andet, er Vestforbrænding berettiget til at fakturere kommunen disse. Vestforbrænding er forpligtet til at oplyse kommunen om kommunens samlede økonomiske forpligtigelser i forbindelse med en eventuel udtræden. Finansiering af anlægs-/ombygningsprojekter skal aftales særskilt og er således ikke omfattet af denne aftale. Side 6 af 12

7 7 Underskrift Navn: Yvonne Amskov Titel: Udviklingschef Navn: Titel: Dato: Dato: I/S Vestforbrænding Frederikssund Kommune Side 7 af 12

8 8 Bilag 1; Ydelsesbeskrivelse Generelt om ydelser Ydelsen omfatter den fulde drift af kommunens genbrugsstationer, herunder bemanding, vedligeholdelse og udvikling. Vestforbrænding leverer ydelsen med udgangspunkt i nedenstående målsætninger for drift af genbrugsstationer: At dispositioner på affaldsområdet sker ud fra tekniske, økonomiske og miljømæssige helhedsvurderinger. At der ved håndtering og bortskaffelse af affald tilstræbes et højt niveau af miljø- og arbejdsmiljøbeskyttelse. At den samlede daglige drift tilrettelægges på en sådan måde at brugerne oplever at der leveres god service. At brugerne vejledes om forholdene på genbrugsstationen. At genbrugsstationerne fremstår rene og pæne, samt i god vedligeholdelsesstand. At der i tilrettelæggelsen af den daglige drift er fokus på løbende forbedringer. Vestforbrændings ydelser Vestforbrænding Planlægger og varetager den daglige drift, og sikrer at dette sker i overensstemmelse med nærværende aftales indhold og intentioner og i overensstemmelse med Ydelsesbeskrivelse for fællesaktivitet genbrugsstationer. Indretter genbrugsstationerne (placering af indsamlingsmateriel, lager o.lign.). Varetager driften på en måde der understøtter overholdelse af gældende relevante love, regler og godkendelser, og herunder straks gør Kommunen opmærksom på forhold, som er i strid eller antages at være i strid med gældende relevante love, regler og godkendelser. Side 8 af 12

9 Varetager driften på en måde der understøtter fastholdelsen af certifikater, herunder OHSAS certifikatet, og herunder straks gør Kommunen opmærksom på forhold, der kan påvirke denne fastholdelse. Trækker på egne interne kompetencer til løbende kontrol af forhold der har betydning for fastholdelse af certifikater, samt i forhold til gældende tilladelser/godkendelser, herunder kap. 5-godkendelse, og herunder kommer med anbefalinger til nødvendige/ønskede forbedringer/ændringer. Sikrer at pladspersonalet gennem uddannelse mv klædes på til at levere en indsats der er fagligt velfunderet samt præget af et højt serviceniveau. Varetager planlægningen af den løbende bemanding på den enkelte genbrugsstation og herunder også på tværs af genbrugsstationer, både inden for den enkelte kommune og på tværs af de kommuner der har indgået tilsvarende aftale med Vestforbrænding. Sikrer modtagelse og sortering af affald i henhold til gældende love og regulativer. Besvarer henvendelser fra naboer, brugere og lignende. Indkalder og afholder samarbejdsmøder ca. 1 gang i kvartalet. Overvåger relevante lovgivningsområder, herunder uddrager mulige konsekvenser, og i forlængelse eventuelt udarbejder anbefalinger til handlinger. Overvåger at de i tilladelser mm fastsatte vilkår overholdes, herunder udarbejder og følger driftsinstruks, udfører relevante registreringer/egenkontrol, eftersyn mm. Varetager økonomistyring, herunder o Udarbejder årligt budget og kvartalsvis budgetopfølgning. o Budget aftales senest primo juni det foregående år. o Udarbejder årsregnskab og kvartalsvis regnskabsopfølgning. o Årsregnskabet er afsluttet ultimo februar det efterfølgende år. Kommunens ydelser Kommunen Side 9 af 12

10 Sikrer genbrugsstationernes lovlighed i forhold til gældende lovgivning, herunder miljøbeskyttelseslovgivningen, miljøgodkendelsen, bygningsregler, areal- og planbestemmelser. Stiller uden beregning areal og bygninger til rådighed for drift af genbrugsstationerne. Giver Vestforbrænding bemyndigelse til at gennemføre forbedringer, herunder også indkøb af maskiner, når disse er velbegrundet i forhold til ønsket om at levere ydelser kendetegnet ved: o et forbedret serviceniveau og/eller driftssikkerhed, o et forbedret miljøbeskyttelses-/arbejdsmiljøbeskyttelsesniveau, samt o en optimeret driftsøkonomi. og kan rummes inden for den almindelige driftsøkonomi, herunder hensættelser/pulje til forbedringer. Sikre finansieringen af ændringer/forbedringer der er nødvendige i forhold til at genbrugsstationerne kan overholde gældende relevante love, regler og godkendelser, herunder miljøgodkendelsen, fastholde sine certifikater, herunder OHSAS certifikatet, hvis der ikke er plads hertil inden for den eksisterende driftsøkonomi, herunder hensættelser/pulje til forbedringer. Fælles pligter/rettigheder Parterne skal i forbindelse med den årlige budgetlægning, træffe aftale om eventuel investeringer i maskiner, alternativt hensættelser til investeringer i maskiner, samt principper for brug/tilbageføring af opsparede driftsmidler. Ved aftalens ikrafttræden overdrager kommunen kompetencer vedrørende drift af genbrugsstationer til Vestforbrænding. Kompetenceoverdragelsen indebærer af Vestforbrænding varetager alle forhold vedrørende driften af genbrugsstationerne i stedet for kommunen. Kompetenceoverdragelsen medfører at ydelsen kan varetages at Vestforbrænding uden kommunens forudgående EU-udbud. Side 10 af 12

11 9 Bilag 2; Kommunespecifikke tillægsydelser som leveres af Vestforbrænding Ud over de generelle ydelser som er oplistet i Bilag 1; Ydelsesbeskrivelen er det aftalt med Frederikssund kommune at Vestforbrænding leverer følgende ydelser: Genbrugsbutik Skibby genbrugsstation; Drift af kommunens aktivitet for direkte genbrug, herunder bemanding og vedligeholdelse af genbrugsbutikken i Skibby, jf. det besluttede budget. Storskrald; Modtagelse af storskrald fra kommunens indsamlingsordning efter nærmere aftale. Storskrald skal sorteres på genbrugsstationen i henhold til gældende regler for sortering. Side 11 af 12

12 10 Bilag 3; Budget 2019 Indtægter Budget 2019 Bod/bonus 150 Kommune omkostningsdækning Salg butik Samlet indtægtsbase Udgifter Gager og løn Øvrige personelle omkostninger 150 Rengøring 90 Maskiner Afskrivning 280 Maskiner, vedligehold og drift 450 Maskiner, leasing 308 Øvrige anskaffelser 150 El - vand - Gas 150 Fælles omkostning VF 500 Afskrivninger 50 Reparation og vedligehold 350 Øvrige udgifter 210 Samlet udgiftsbase Side 12 af 12