Det bemærkes, at KOMBITs betaling til Systematic ikke er afhængig af antallet af institutioner.

Transkript

1 11. december 2018 HØRINGSNOTAT NEDENFOR FØLGER FORSLAGET TIL ÆNDRING MED INDKOMNE HØRINGSSVAR: Fælles bibliotekssystem vedtægter bilag 3 vilkår for institutioner Baggrund KOMBIT har i den seneste tid modtaget et række henvendelser omkring enkeltinstitutioners opsigelse, udtræden eller indtræden i FBS. Det fremgår dog ikke (klart) af vedtægterne, hvordan institutioner kan udtræde af fællesskabet, der er alene en kort regulering af nye institutioners begrænsede mulighed for at indtræde. Det drejer sig alene om institutioner, der ikke er en del af kommunens folke-eller skolebiblioteker, men som på anden vis via kommunen alligevel er en del af FBS. Fra KOMBITs side foreslår vi, at det reguleres klart i vedtægterne hvordan og hvornår indtræden og udtræden kan foregå. FBS må forventes at leve en længere årrække endnu og det bør være muligt at foretage ændringer undervejs. Opsigelser fra ikke-kommunale institutioner vil dog have en vis økonomisk betydning for FBS-projektet, da disse institutioner betaler et årligt vederlag til FBS, som ligger ud over kommunens borgerbetaling. Samlet er der dog tale om en begrænset størrelse, da FBS samlede indtægt fra kommunens borgerbetaling årligt udgør ca. 39 mio. kr., mens indtægten fra institutioner udgør ca. 0,5 mio kr. fordelt på 53 institutioner. Det bemærkes, at KOMBITs betaling til Systematic ikke er afhængig af antallet af institutioner. I forhold til indtræden af nye institutioner har det længe en kilde til konflikt med Systematic, der er bekymret for, om FBS reelt vil være en konkurrent på Systemtics marked for Cicero. Det er KOMBITs opfattelse, at FBS ikke bør hindre et privat marked for biblioteksløsninger, og at FBS derfor bør være varsom med at udvide brugerkredsen, særligt i forhold til institutioner, der ikke er kommunale. Med nedenstående forslag forsøges en gang for alle at tage stilling til de ind-og udtræden-scenarier, vi kan forestille os. Det er dog ikke en forudsætning at alle tre forslag vedtages, forslagene kan vedtages enkeltvis. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/9

2 Ud for hver enkelt forslag er beskrevet, hvad konsekvensen vil være, såfremt forslaget ikke vedtages. FBS har modtaget høringssvar fra følgende kommuner: Dragør Frederikssund Køge Solrød Generelt Solrød Det er fint at der nu tages højde for vilkårene omkring enkeltinstitutioners opsigelse, udtræden eller indtræden. Solrød Kommune har dog følgende kommentarer (fremgår nedenfor). Bibliotekerne erklærer sig enigt i den del af formålet med ændringer der vedrører ikke-kommunale institutioners udtræden af fællesskabet, som vi finder det hensigtsmæssigt at præcisere. I forhold til indtræden af nye institutioner er det dog vores holdning, at de foreslåede ændringer generelt forekommer at være mere til leverandørens end de deltagende kommuners fordel. Derudover kunne det have været relevant hvis KOMBIT i ændringsforslaget havde redegjort for antallet af konkrete indeller udtrædelsesforespørgsler af enkeltinstitutioner, for at det var muligt at vurdere vigtigheden af ændringsforslagene. Formuleringen KOMBIT har i den seneste tid modtaget et række henvendelser. er i den sammenhæng ikke præcis nok til at kunne foretage den vurdering. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/9

3 1. Oprettelse af nye ikke-kommunale institutioner i Fællesskabet FBS: Formål at præcisere, at FBS ikke optage nye ikke-kommunale institutioner i FBS, men at disse skal finde egen leverandør. Forslaget imødekommer KOMBITs hensigtserklæring over for Systematic. Nuværende bestemmelse: Ikke-kommunale institutioner, som IKKE havde en driftsaftale med en kommune pr : Som hovedregel henvises disse institutioner til Systematic eller en anden leverandør. Hvor der er fortilfælde i den enkelte kommune med drift af lignede institutioner, kan der gøres plads til den nye institution i Fællesskabet FBS mod betaling til kommunen og til Fællesskabet FBS under samme vilkår som for ikke-kommunale institutioner, som havde en driftsaftale med en kommune pr Kommunen eller institutionen skal i sådanne tilfælde betale eventuelle udgifter til Systematic i forbindelse med indlæsning af data og/eller konfiguration af systemet, således at institution kan benytte bibliotekssystemet. Forslag 1: Ovenstående tekst erstattes af følgende: Ikke-kommunale institutioner, som IKKE havde en driftsaftale med en kommune pr : Ikke-kommunale institutioner, som ikke har en driftsaftale med en kommune om brug af FBS pr , henvises til Systematic eller en anden biblioteks-it leverandør. Konsekvens, hvis forslaget ikke vedtages: Vi fastholder den lidt uklare formulering, og der kan derfor i princippet være situationer, hvor nye institutioner kan komme med. Dette vil fortsat være en kilde til konflikt med Systematic. For Dragør Acceptere de forslåede ændringer KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/9

4 Imod Køge Ændringsforslag 1 vedr. oprettelse af nye ikke-kommunale institutioner Vedrører primært uddannelsesinstitutioner f.eks. hvis folkebiblioteket indgår driftsaftale med handelsskolen eller anden CAMPUS-samarbejdspart (ligesom vi p.t. har det med gymnasiet). Vi er imod ændringen aht. udvikling af fremtidige samarbejder med lokale uddannelsesinstitutioner. Bibliotekerne mener, at det stillede forslag vil forringe kommunernes muligheder for at indgå lokale strategiske partnerskaber med ikke-kommunale institutioner. Som tidligere nævnt er det svært at tage stilling til potentiel konflikt med leverandøren omkring dette uden en mere præcis angivelse af antallet af konkrete forespørgsler indenfor dette vedtægtsområde. Andre svar Frederikssund Frederikssund Bibliotekerne har ingen kommentarer til de 4 forslag. 2. Oprettelse af nye kommunale institutioner i Fællesskabet FBS: Formål at sikre, at kommunerne ikke er forhindret i at oprette nye institutioner, men samtidig ikke give åben adgang til diverse institutioner til at koble sig gratis på FBS frem for at indgå egen aftale med en leverandør dette har aldrig været formålet med FBS. Det er derfor hensigten at specificere, at nye kommunale institutioner kun kan oprettes under kommunens agency som filial, hvorved der er en vis sikkerhed for, at det faktisk er institution med tæt tilknytning til kommunen. Nuværende bestemmelse: Kommunale institutioner Kommunale institutioner, uanset tidspunkt for indgåelse af driftsaftale med en kommune (folkebibliotek eller læringscenter), er en del af kontrakten. Det betyder: - at adgangen til Fælles Bibliotekssystem er inkluderet i det vederlag, som kommunen betaler til KOMBIT via tilslutningsaftalen - at den enkelte kommune (folkebibliotek eller læringscenter) varetager 1-level-support for den kommunale institution - at den enkelte kommune (folkebibliotek eller læringscenter) kan opkræve betaling for denne support KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/9

5 - at den enkelte kommune (folkebibliotek eller læringscenter) kan sælge andre ydelser til institutioner f.eks. betjeningsoverenskomst Kommunen kan eventuelt vælge at indkøbe support til institutionen separat via Systematics ydelseskatalog, således at én navngiven bruger pr. institution må henvende sig til leverandørens supportfunktion. Eventuelle udgifter hertil afholdes direkte af kommunens/institutionen uden om KOMBIT/Fællesskabet FBS. Forslag 2: Til ovenstående tilføjes: Nye kommunale institutioner, der oprettes eller først tilslutter sig FBS pr eller senere, kan oprettes som en filial i kommunens agency. Omkostninger til Systematic til oprettelse af ny filial afholdes af kommunen. Ønsker institutionen eget agency, henvises institutionen til at indgå en aftale med Systematic eller en anden leverandør. Konsekvens, hvis forslaget ikke vedtages: Den eksisterende formulering uanset tidspunkt giver mulighed for et ubegrænset antal nye institutioner, der gratis kan koble sig på FBS, og vil øge konfliktniveauet med Systematic. For Dragør Acceptere de forslåede ændringer Imod Køge Ændringsforslag 2 vedr. oprettelse af nye kommunale institutioner Hvis kommunale institutioner kun kan oprettes som filial og ikke som agency, betyder det fx, at hvis vi indgik et systemteknisk samarbejder med Arkiverne vedr. deres bibliotek, så vil de som filial kun kunne præsentere deres indhold via folkebibliotekets hjemmeside (sammen med vores materialer) eller tilsvarende KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/9

6 via PLC erne. Oprindelig tillod datamodellen i FBS i hvert fald ikke såkaldte logiske baser inden for systemet, som ville kunne udpege en delmængden af en samling til præsentation via fx Arkivernes hjemmeside (uden de så tilsvarende ville få hele bibliotekets samling vist). FBS understøtter primært de traditionelle organisationsformer og ovenstående agency-problematik afspejler ufleksibiliteten heri. For at opretholde noget af den oprindelige fleksible open source-tanke, er vi imod ændringsforslaget. Bibliotekerne mener, at det stillede forslag vil forringe kommunernes muligheder for at indgå lokale strategiske partnerskaber med kommunale institutioner, hvor det ikke vil være hensigtsmæssigt at lade disse indgå som filialer i et kommunalt agency. Solrød ad 2) Oprettelse af nye kommunale institutioner i Fællesskabet FBS. I de oprindelige vilkår står der at adgangen til FBS er inkluderet i vederlaget til KOMIT. Det er det ikke længere i det nye forslag. Det er vanskeligt at gennemskue udgifterne til oprettelse af nye filialer, hvis omkostningerne til Systematic til oprettelse af ny filial, skal afholdes af kommunen. Det finder vi uhensigtsmæssigt Ifølge forslaget vil Systematic gerne vil sikre sig, at det er institutioner som er tæt tilknyttet kommunen som kommer på FBS, men man har vel ikke kommunale institutioner, som ikke er tilknyttet kommunen? Vi finder formuleringen besynderlig I følge forslaget skal institutioner som ønsker eget Agency, selv lave en aftale med en leverandør. Dette går imod Solrød Kommunes holdning: Vi ønsker ikke flere afdelinger/institutioner har forskellige kontrakter og aftaler. Institutionerne bør være under samme kontrakt, hvis systemet kan det samme. Andre svar Frederikssund Frederikssund Bibliotekerne har ingen kommentarer til de 4 forslag. 3. Opsigelse ikke-kommunale institutioner Formål at indføre en regulering af muligheden for opsigelse i FBS som ikkekommunal institution. Nuværende regulering KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/9

7 I vedtægterne til Fællesskabet FBS er der på nuværende tidspunkt ikke taget højde for de situationer, hvor ikke-kommunale institutioner ønsker at opsige deres benyttelse af Fællesskabets Bibliotekssystem. Forslag 3: Følgende tekst tilføjes i vedtægterne: Opsigelse Kommunen kan opsige en ikke-kommunal institutions benyttelse af Fælles Bibliotekssystem med et varsel på 6 måneder til udgangen af et kalenderår. Udgifter i forbindelse med opsigelse, bl.a. nedlæggelse af agency eller filial, afholdes af institutionen selv. Priserne følger Systematics listepriser. Konsekvens, hvis forslaget ikke vedtages: Vedtægterne indeholder fortsat ikke en opsigelsesbestemmelse. Muligvis kan FBS hævde, at opsigelse ikke er mulig, sådan at den enkelte kommune fortsat er forpligtet til at betale. Dette vil indebære en risiko for kommunerne i de situationer, hvor institutioner lukker ned. For Dragør Bibliotekerne støtter forslaget. Acceptere de forslåede ændringer Køge Ændringsforslag 3 vedr. opsigelse for ikke-kommunale institutioner Vi er for tilføjelsen af vedtægtsbestemmelser vedr. opsigelse. Imod Andre svar Frederikssund Frederikssund Bibliotekerne har ingen kommentarer til de 4 forslag. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 7/9

8 4. Opsigelse kommunale institutioner Nuværende regulering I vedtægterne til Fællesskabet FBS er der på nuværende tidspunkt ikke taget højde for de situationer, hvor kommunale institutioner ønsker at opsige deres benyttelse af Fællesskabets Bibliotekssystem. Forslag 4: Kommunen kan til hver en tid opsige en kommunal institutions benyttelse af Fælles Bibliotekssystem. Udgifter i forbindelse med opsigelse, bl.a. nedlæggelse af agency eller filial, afholdes af institutionen selv. Priserne følger Systematics listepriser. Konsekvens, hvis forslaget ikke vedtages: Vedtægterne indeholder fortsat ikke en opsigelsesbestemmelse. Muligvis kan FBS hævde, at opsigelse derfor ikke er mulig. Konsekvensen heraf er dog ret teoretisk, da kommunen ikke betaler for institutionerne særskilt. For Køge Dragør Ændringsforslag 4 vedr. opsigelse for kommunale institutioner Vi er for tilføjelsen af vedtægtsbestemmelser vedr. opsigelse Dog undrer, at der intet opsigelsesvarsel er nævnt når det tilsvarende indgår under forslag 3. Bibliotekerne støtter forslaget. Acceptere de forslåede ændringer Imod Solrød Ad 4) KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 8/9

9 Opsigelsesmulighed for kommunale institutioner. Udgifterne bør ikke afholdes af institutionen selv. Det vil være en ny udgift for kommunen Vi henstiller til at dette afsnit fjernes, da det bør være med i den pris vi betaler Andre svar Frederikssund Frederikssund Bibliotekerne har ingen kommentarer til de 4 forslag KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 9/9