Mødedato: Onsdag d. 11. september 2019 kl Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kongens Lyngby

Transkript

1 Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Referat Dato: Ref.: msv Mødenr.: 3/2019 Mødedato: Onsdag d. 11. september 2019 kl Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kongens Lyngby Dagsorden 1. Underskrift på godkendt referat fra bestyrelsesmøde d Godkendelse af budget, likviditetsbudget og takster 2020 for Lyngby-Taarbæk Affald A/S 3. Godkendelse af drifts- og likviditetsbudget 2020 for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S 4. Godkendelse af gebyrer og tilslutningsbidrag for Godkendelse af proces for godkendelse af takster for 2020 (Vand og Spildevand) 6. Godkendelse af budgetopfølgning for drift, januar-juli Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg, januar-juli Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet, januar-juli Godkendelse af Finansiel Strategi 10. Godkendelse af revideret budget for Projekt Lundtofte Pumpestation 11. Orientering om status for Projekt Fæstningskanalen 12. Godkendelse af anbefalinger for minimering af vandspild i ledningsnettet 13. Godkendelse af ejerskabsaftale og driftsaftale 14. Orientering om Beredskabsplan for drikkevandsforurening 15. Drøftelse og beslutning om temadrøftelse i december Orientering om personaleforhold (LUKKET PUNKT) 17. Orientering v/ Adm. direktør 18. Evt. Deltagere: Peter Linde, Bestyrelsesformand Henrik Brade Johansen, Bestyrelsesmedlem Anette Skafte, Bestyrelsesmedlem Helge Andreasen, Bestyrelsesmedlem Jan Olaf Steiner, Forbrugervalgt bestyrelsesmedlem Jørn Gettermann, Forbrugervalgt bestyrelsesmedlem Birgitte Thorsen, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Henrik Holst Hansen, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Vagn Vølkers, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Afbud fra: Dorthe la Cour, Næstformand Fra LTF: Per Plannthin, Adm. direktør Marianne Taanum Bak, Direktør for økonomi og administration Martin Petersen, Direktør for projektafdelingen Kasper Dibbern Petersen, Direktør for forsyningsafdelingen Maria Skøtt Vindahl, HR- og direktionskonsulent (referent) 1

2 1. Underskrift på godkendt referat fra bestyrelsesmøde d Det indstilles, at bestyrelsen underskriver det godkendte referat fra bestyrelsesmøde den 18. juni Referatet er i henhold til forretningsordenen godkendt pr. efter mødet. 1.1: Godkendt referat af bestyrelsesmøde for Lyngby-Taarbæk Forsyning den Bestyrelsen underskrev referatet, der var godkendt via mail efter mødet i juni Godkendelse af budget, likviditetsbudget og takster 2020 for Lyngby-Taarbæk Affald A/S Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget, likviditetsbudget og takster for Takster 2020 Taksterne for 2020 er fastsat på baggrund af de kendte omkostninger med fokus på, at hver ordning og takst er kost-ægte og efter hvile i sig selv princippet. Taksterne stiger i 2020, som følge af taksterne i en årrække har været holdt kunstigt nede for at nedbringe selskabets overdækning. Taksterne fremgår af bilag 2.1. For en privat forbruger, der får tømt en dagrenovationssæk pr. uge, vil prisen inkl. grundgebyr stige med 403 kr. ex moms pr. år. Prisen på en dagrenovationssæk og et grundgebyr vil blive kr. ex moms i 2020 mod kr. ex moms i Overdækning forventes stort set afviklet i 2019 I 2014 udgjorde overdækningen 36,651 mio. kr. Der er gennemført investeringer på ca. 12,9 mio. kr. til primært 4-kammerbeholdere og beholdere til boligselskaberne, som er finansieret af overdækningen, og ca. 18,5 mio.kr., der er betalt tilbage til kunderne i form af reducerede takster. Der henvises til bilag 2.4 for en oversigt over udviklingen af overdækning for perioden Afviklingen af mellemværende har været påtalt fra såvel egen som LTK s revision. Selskabet budgetterer således med samlede indtægter, der overstiger de samlede omkostninger med kr., hvilket svarer til den budgetterede afvikling af over./underdækning. Fremtidige større investeringer i fx ny genbrugsplads, forventes at skulle finansieres ved lånoptagelse i selskabet. Væsentlige ændringer i budget 2020 Nedenfor gennemgås bemærkninger til de budgetposter, der vil ændre sig væsentligt i 2020 set i forhold til Budgettet fremgår af bilag 2.2. Indtægterne i Affald stiger samlet set i forhold til 2019, hvilket skyldes den ovenfor nævnte stigning på taksterne. 2

3 Indtægten fra salg af glas og jern er uændret. Ændringen i budgettet skyldes en anden bogføring af omkostninger til fællesaktivitet på Genbrugspladsen. Tidligere har selskabet modtaget en faktura fra Vestforbrænding, hvor godtgørelsen var modregnet i omkostningen. Fremover kommer godtgørelsen på en separat kreditnota, som bogføres under indtægter. Derfor er der en højere omkostning under genbrugsstation og en højere indtægt under salg af glas, jern mm. Omkostningerne på dagrenovation stiger som følge af tilføjet budget til julesække og en ændret regnskabsregistrering jf. ovenfor. Administrationsomkostningerne er svagt faldende, mens renter er uændrede. Årets resultat for selskabet er budgetteret med et mindre overskud på 0,892 mio. kr. jf. bilag 2.2. Der er budgetteret med følgende investeringer i 2020: 300 t.kr til beholdere til institutioner og 400 t. kr. til generel vedligeholdelse af Genbrugspladsen. Likviditetsbudget 2020 Likviditetsbudgettet er udarbejdet på baggrund af det forelagte budget. Som det fremgår af bilag 2.3 forventes negativ likviditet i hhv. januar og juli måned Derudover forventes en negativ likviditet i januar 2021 på ca. 1,8 mio. kr. Alt andet lige forventes en mindre forbedring af likviditeten fra januar 2020 til januar Til og med januar 2020 er der indgået en midlertidig låneaftale med Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S om lån til at dække selskabet, Affalds likviditetsbehov. Da selskabet Affald fremover forventeligt to gange årligt midlertidigt vil mangle likviditet, foreslås det, at der for Affald A/S etableres en midlertidig lånemulighed på op til på 5 mio. kr. Dette etableres enten med en kassekredit i banken eller en midlertidig lånemulighed i Spildevand A/S afhængigt af hvilken løsning, der er billigst for selskabet. 2.1: Takster for affald : Budget for Lyngby-Taarbæk Affald A/S : Likviditetsbudget for Lyngby-Taarbæk Affald A/S : Udvikling i overdækning PPL gennemgik taksterne på affald, herunder udviklingen i taksterne og baggrunden herfor. Forsyningen vil lave en kommunikativ indsats overfor kunderne i forbindelse med stigningen i affaldstaksterne i Formanden bakkede op om, at der skal kommunikeres grundigt til kunderne om takststigningen. Derudover henledte formanden bestyrelsens opmærksomhed på, at fremtidige investeringer på affaldsområdet også vil være takstfinansierede og medføre takststigning. Bestyrelsen godkendte budget, likviditetsbudget og takster for

4 3. Godkendelse af drifts- og likviditetsbudget 2020 for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Det indstilles, at bestyrelsen godkender drifts- og likviditetsbudget for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S. Forudsætningerne for selskabets budget samt væsentlige ændringer i budgettet er beskrevet i bilag 3.1. Likviditetsbudgettet er udarbejdet med baggrund i budgettet. 3.1: Forudsætninger for driftsbudget for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S 2020 (FORTROLIGT) 3.2: Driftsbudget for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S : Likviditetsbudget for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S 2020 Bestyrelsen godkendte drifts- og likviditetsbudget for Serviceselskabet, Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S. 4. Godkendelse af gebyrer og tilslutningsbidrag for 2020 Det indstilles, at bestyrelsen godkender gebyrer og tilslutningsbidrag for Gebyrer 2020 Lyngby-Taarbæk Forsynings gebyrer for 2020 foreslås uændrede i forhold til Oversigt over gebyrer fremgår af bilag 4.1. Tilslutningsbidrag 2020 for Vand og Spildevand Tilslutningsbidrag for Vand og Spildevand fastsættes en årlig regulering af bidragene. Dette er lovreguleret. Alle takster i LTF er fastsat i forhold til hvile i sig selv. Tilslutningsbidragene for 2020 fremgår af bilag : Takstblad, gebyrer : Oversigt over tilslutningsbidrag 2020 Bestyrelsen godkendte gebyrer og tilslutningsbidrag for Godkendelse af proces for godkendelse af takster for 2020 (Vand og Spildevand) 4

5 Det indstilles, at bestyrelsen godkender processen for godkendelse af takster 2020 for Vand og Spildevand. Lyngby-Taarbæk Forsyning har ikke modtaget endelig afgørelse vedrørende de økonomiske rammer for 2020 for selskaberne Lyngby-Taarbæk Vand A/S og Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S fra Forsyningssekretariatet. Forsyningssekretariatets frist for fastsættelse af den økonomiske ramme er 15. oktober Det er derfor ikke muligt at beregne vandtaksten for 2020 endnu. Så snart de økonomiske rammer er modtaget fra Forsyningssekretariatet, beregnes taksterne for Taksten sendes til godkendelse hos bestyrelsen pr. mail. Mailen vil indeholde en relativ kort frist for tilbagemelding. Forespørgsel om godkendelse vil forventeligt ske kort efter d. 15. oktober 2019 (medio/ultimo uge 42), hvor Forsyningssekretariatet forventer at udsende disse. Taksterne sendes herefter til legalitetskontrol i kommunen og til godkendelse i Kommunalbestyrelsen i Lyngby-Taarbæk Kommune. Taksten fremlægges herefter til orientering på det kommende Bestyrelsesmøde (december). Ingen bilag Bestyrelsen godkendte processen for godkendelse af takster 2020 for Vand og Spildevand. 6. Godkendelse af budgetopfølgning for drift, januar-juli 2019 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for drift pr Overordnet set overholdes driftsbudgetterne i alle selskaberne jf. bilag 6.1 og bilag 6.2. Spildevand og Vand overholder desuden den økonomiske ramme. For både Vand og Spildevand har der været anvendt flere eksterne konsulenttimer til SRO end budgetteret. Direktionen har derfor efter en analyse af området der viser at omkostningen er væsentlig lavere - besluttet i stedet at ansætte en medarbejder som SRO-ansvarlig. Medarbejderen forventes på tværs af selskaberne Vand, Spildevand og Mølleåværket at skabe en væsentlig besparelse og bedre styring af området. På bilag 6.1 svarer forbruget for juli (7 måneder) til 58 %. Vand Samlet set overholder Vand både driftsbudget og den økonomiske ramme jf. bilag 2.2. Under produktionsomkostninger ligger omkostningerne til SRO-systemer (Styring, Regulering, Overvågning) over budget. Det skyldes, at der er lavet en gennemgang med undersøgelser og kontrol af diverse funktioner. Derudover har der været anvendt teknisk assistance til lækagesøgning. Budgettet for hele året forventes overholdt, da der ikke forventes anvendt eksterne ydelser resten af året. 5

6 Under distributionsomkostninger har der som tidligere nævnt været stigende antal brud og renovering af stophaner først på året. Derudover er der anvendt flere omkostninger til lækagesøgninger. Det forventes, at budgettet for hele året overholdes. Spildevand Samlet set overholder Spildevand både driftsbudget og den økonomiske ramme jf. bilag 6.2. Under distributionsomkostninger på drift af pumpestationer anvendes der flere omkostninger til ekstern assistance til SRO end forventet. Affald Samlet set overholder Affald driftsbudgettet jf. bilag 6.2. På den grafiske oversigt for Affald er forbruget opdelt i hhv. påvirkelige og ikke påvirkelige omkostninger. Ikke påvirkelige omkostninger er de omkostninger, der er bundet af kontrakter og øvrige aftaler, herunder betalinger til LTK og Vestforbrænding. De påvirkelige omkostninger er dem, som LTF selv kan påvirke direkte, eksempelvis omkostninger til drift og administration, herunder til personale, mv. Som det fremgår, er ca. 2/3 dele af Affalds omkostninger ikke direkte påvirkelige for selskabet. Service Samlet set overholder selskabet driftsbudgettet jf. bilag 6.2. Der sælges færre timer til de andre selskaber, men dette modsvares tilsvarende af lavere løn- og administrationsomkostninger. 6.1: Driftsregnskab for Vand, Spildevand, Affald og Service pr : Grafisk oversigt, Budgetopfølgning for Vand, Spildevand Affald og Service pr Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for drift pr Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg, januar-juli 2019 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgningen for anlæg pr Budgetopfølgningen for anlæg pr er opdelt for selskaberne Vand og Spildevand. Der er udarbejdet en fælles oversigt for både budgetopfølgning og anlægsbudget På anlægsprojekter kan det generelt ikke forventes, at forbruget fordeles jævnt over året. Typisk ligger de store betalinger til sidst i projektforløbet. En lav forbrugsprocent er således ikke nødvendigvis udtryk for, at projektet ikke forløber planmæssigt. Finansieringen af projekterne gennemføres først, når betalingerne gennemføres. Derfor har det ingen økonomisk konsekvens isoleret set for projektet, hvis der sker tidsmæssige forskydninger. Vand Bestyrelsen godkendte i december 2018 et samlet anlægsbudget i Vand for 2019 på 55,243 mio. kr. I april 2019 godkendte bestyrelsen en overførsel af ikke forbrugt budget på i alt 13,577 mio. kr. fra Budgettet for 2019 udgør derefter 68,820 mio. kr. Det samlede 6

7 forbrug i 2019 på igangværende projekter er på 16,163 mio. kr. pr Det svarer til, at der efter 7 måneder er anvendt 23 % af årets budget. Projekter som forløber planmæssigt i forhold til tid og økonomi: Intern ledningsrenovering. Indenfor rammen til ledningsrenovering er disponeret kr. til udarbejdelse af strategi for renovering af vandledningsnettet og renoveringsplan. Nyt vandværk. Råvandsledninger. Projekter som er forsinkede pga. særlige forhold: Lundtoftegårdsvej er forsinket bl.a. pga. af ændrede forudsætninger for projekteringen. Renoveringen af de eksisterende kildepladser afventer klagesag pga. Mølleåfredning. Miljø & Fødevareklagenævnet har med skrivelse af 3. juli 2019 meddelt LTF, at sagen først bliver færdigbehandlet i Forsyningen har imidlertid igangsat renoveringen af de eksisterende boringer, hvor boringerne fremtidssikres ved foring af forerør og regenerering af filtre. Arbejdet vil blive udført i 4. kvartal Forsyningen tager stilling til opførelse af overjordiske råvandsstationer m.m., når klagesagen er færdigbehandlet af Nævnenes Hus. Buddingevej-Klampenborgvej (Letbanen) - omlægning af ledninger er udbudt, men vil blive yderligere forsinket pga. ekstraarbejder, der udføres af Hovedstadens Letbane ved Vinkelvej 40. Dyrehavegårds Jorder (Trongårdskvarteret) ca. en tredjedel er udført. Resten udføres af LTF i efteråret Projekt om installation af elektroniske vandmålere er genoptaget bl.a. med en projektleder dedikeret til at sikre projektets gennemførelse herunder særligt fokus på kundeservice og kommunikation. Tidsplan: - Oktober-november 2019: Test af 100 stk. af den nye vandmåler : Opsætning af vandmålere Projekt Lundtofte Pumpestation behandles særskilt under punkt 10 af nærværende dagsorden. Spildevand Bestyrelsen godkendte i december 2018 et samlet anlægsbudget for Spildevand i 2019 på 148,227 mio. kr. I april 2019 godkendte bestyrelsen en overførsel af ikke forbrugt budget på i alt 70,583 mio. kr. fra 2018 og en ny sag på [beløb udeladt] kr. vedr. regnvandstik på Lyngby Hovedgade 63. I juni 2019 godkendte bestyrelsen budgetkorrektioner på i alt 51,243 mio. kr. Budgettet for 2019 udgør herefter 169,162 mio.kr. Det samlede forbrug i 2019 på igangværende projekter er på 24,550 mio. kr. pr Det svarer til, at der efter 7 måneder er anvendt 15 % af årets budget. Projekter som forløber planmæssigt i forhold til tid og økonomi: Ledningsrenovering Firskovvejs forlængelse Hummeltoftevej ved Buskevej Taarbæk Stokkerup 4. etape, separering og øvrige projekter i Taarbæk Gennemgang og opdatering af afløbsmodel Projekter som er forsinkede pga. særlige forhold: Projekt Buddingevej - Klampenborgvej (Letbanen) og Projekt Omlægning af afløb, Lehwaldsvej. Arbejderne ved Lehwaldsvej er igangsat. De øvrige arbejder er i udbud med forhandlinger primo september Revideret budget vil blive forelagt bestyrelsen til december. Byggemodning af Trongårdsområdet. Dele af arbejderne er udbudt i forbindelse med privat bygherres arbejder. Udbud af øvrige arbejder er under forberedelse. Der pågår fortsat forhandlinger med Lyngby-Taarbæk Kommune for at fastlægge de rette virkemidler. Tillæg til Spildevandsplan forventes behandlet af kommunalbestyrelsen 7

8 oktober Projektomkostningerne er beregnet til [beløb udeladt] mio. kr. Budgettet forventes at skulle opjusteres pga. en række forhold, herunder vanskeligheder ved at indpasse tekniske anlæg i lokalplan. Byggemodning for Traceet v. motorvejen. Store dele af arbejderne sendes i udbud september/oktober Omfattende projekt med forhandlinger med Lyngby-Taarbæk Kommune for at fastlægge de rette virkemidler. Udbud af øvrige arbejder afventer dette. Projektomkostningerne er beregnet til [beløb udeladt] mio. kr. Budgettet forventes at skulle opjusteres pga. en række projektændringer, som følge af uforudsete tekniske problemer. Da der samtidig sker en forsinkelse af den resterende del af arbejderne, bliver forbruget i 2019 mindre end forventet. For Projekt Ålebækken er jordarbejderne gået i gang. Der pågår en tvist om håndtering af jordarbejder, som dog forventes afklaret september 2019, da der nu foreligger resultater fra forsøg, som skulle afdække de arbejdsmiljømæssige forhold. Bassiner langs Mølleåen, nord/syd, er et flerårigt projekt jf. Spildevandsplanen. De indledende arbejder, som omfatter installation af overvågning på bygværker langs Mølleåen er udført. Herefter vil der blive foretaget analyse af de indsamlede data, sammenholdt med den hydrauliske model, så der kan ske en prioritering af de kommende arbejder. Prioriteringen vil blive fremlagt på bestyrelsesmødet til december Arbejderne forventes at bestå af forslag til bassiner, som skal nedlægges, udvides, etableres eller forsynes med styring til automatisk tømning. Projekter med særlige bemærkninger: Vedr. Projekt Fæstningskanalen henvises til særskilt gennemgang under punkt 11 af nærværende dagsordenen. Rest af Projekt LAR (Lokal afledning af Regnvand) Virumparken bearbejdes af rådgiver med hensyn til valg af virkemidler. Indledende afrapportering forventes primo september, hvorefter budgettet eventuelt vil blive justeret. Projekt Sorgenfrigård syd, restsag afsluttes i : Opfølgning på anlægsbudget Vand pr : Opfølgning på anlægsbudget Spildevand pr MAP uddybede forholdene omkring projekterne: Vandværk, Trongårdsområdet og Traceet og gav eksempler på konkrete udfordringer opstået under projektforløbene. Bestyrelsen godkendte herefter budgetopfølgningen for anlæg pr Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet, januar-juli 2019 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for likviditet for januar juli Likviditeten udvikler sig stort set som forventet. Afvigelser mellem budget og faktisk likviditet skyldes periodeforskydning mellem månederne. I Affald har der været periodeforskydninger mellem måneder juni-august, hvilket har gjort, at selskabet ikke har gjort brug af lånemuligheden hos Spildevand. Det forventes fortsat, at Affald skal gøre brug af lånemuligheden i januar

9 I Service skyldes afvigelsen, at der bruges færre timer end forventet og dermed har Service færre indtægter. Der henvises til bilag 8.1 for en oversigt over udviklingen. 8.1: Likviditetsopfølgning for Vand, Spildevand, Affald og Service pr Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for likviditet for januar juli Godkendelse af Finansiel Strategi Det indstilles, at bestyrelsen godkender den finansielle strategi for Lyngby-Taarbæk Forsyning. Den finansielle strategi beskriver, hvordan LTF håndterer selskabernes likviditet og låntagning, herunder hvordan evt. midlertidig overskudslikviditet kan placeres og hvilke finansielle risici selskaberne må tage. Strategien er gennemskrevet med sproglige præciseringer i forhold til den nuværende gældende version. Der er ikke sket ændringer i bestyrelsens eller direktørens kompetence i forhold til styring af likviditet og lån eller graden af finansielle risici selskaberne kan påtage sig. 9.1: Finansiel Strategi for Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S og Mølleåværket, september Formanden foreslog, at der til formuleringen om at undersøge andre lånemuligheder end Kommunekredit blev tilføjet en præcisering, så sætningen En prissammenligning med andre finansieringskilder fortsættes med undersøges løbende mht. markedsrenten, og udfordres med udbud, når relevant. Derudover foreslog formanden, at den finansielle strategi forelægges bestyrelsen, når en ny bestyrelse tiltræder og midt i funktionsperioden, dvs. efter 2 år. Bestyrelsen godkendte med de anførte tilpasninger den finansielle strategi for Lyngby-Taarbæk Forsyning. 10. Godkendelse af revideret budget for Projekt Lundtofte Pumpestation Det indstilles, at bestyrelsen godkender revideret budget for Projekt Lundtofte Pumpestation. 9

10 Som nævnt for bestyrelsen på seneste møde er Projekt Lundtofte Pumpestation forsinket pga. manglende interesse for at give bud og deraf følgende annullering af udbuddet. Det nye udbud i fagentrepriser er gennemført i maj/juni måned. Udbuddet og det nuværende prisniveau i fagentrepriser har fordyret projektet. Der foreligger nu et revideret budget. Samlet set skal der anvendes 11,670 mio.kr. mod et oprindeligt budget på 8,9 mio.kr. Hertil kommer en indtægt fra Novafos på 0,350 mio.kr. Den samlede udgift for forsyningen udgør herefter 11,320 mio.kr. Lundtofte Pumpestation videredistribuerer vand fra Sjælsø Vandværk, og er derfor et vigtigt knudepunkt i den samlede vandforsyning af Lyngby-Taarbæk Kommune. Med idriftsættelse af det nye vandværk i 2021 forventes pumpestationen at håndtere 1,2 mio. m 3 vand pr. år af et samlet forbrug på 3,2 mio. m 3 vand pr. år. Projektet finansieres ved optagelse af lån i Kommunekredit, og betales af kunderne via taksten. Taksten forventes gennemsnitligt at stige med 0,29 kr. set over en 40-årig periode, som følge af projektet. Budgetstigningen på 2,42 mio. kr. udgør 0,07 kr. heraf. Ingen bilag. Bestyrelsen godkendte det reviderede budget for Projekt Lundtofte Pumpestation. 11. Orientering om status for Projekt Fæstningskanalen Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen besluttede på møde den 9. april 2019 at igangsætte del 1 af det oprindelige dispositionsforslag, men at afvente igangsætning indtil kommunalbestyrelsens principbeslutning for forsyningens videre arbejde var truffet. Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den 2. maj 2019, at Lyngby-Taarbæk Forsynings bestyrelse igangsætter projektet med udgangspunkt i del 1 af det oprindelige dispositionsforslag. Bestyrelsen godkendte på møde den 18. juni 2019 følgende plan for igangsættelsen af Projekt Fæstningskanalen: 1. Forsyningen udarbejder i samarbejde med rådgiver et dokument, Plan for del 1 af Projekt Fæstningskanalen, som vil blive forelagt bestyrelsen. Notatet vil blive styrende for projektets proces i de første 3-5 år. 2. Parallelt med udarbejdelsen af nævnte dokument igangsættes følgende konkrete delprojekter for detailstudier vedr. aflastninger fra Stades Krog Bassin og flytning af kolonihaverne. Status på projektet Plan for del 1 af Projekt Fæstningskanalen: Notat Grundlag for hovedtidsplan af 15. august 2019 udarbejdet af rådgiver foreligger Den overordnede tidsplan er udarbejdet som idealmodel. Visse elementer som f.eks. projekter for separering af regnvand f.eks. ved Agervang og Torsvang kan fremskyndes 10

11 med en umiddelbar vurdering om, at det kan fordyre projektet. En fremskyndelse af anlægsarbejder kan visuelt vise en løbende fremdrift i projektet og øge et generelt ejerskab til projektet. Organisation, kommunikationsplan, økonomiplan m.v. foreligger i løbet af oktober. Der er lagt op til et helt særlig fokus vedr. en klar og inddragende organisering af arbejdet og en tydelig kommunikation, så processen for projektets gennemførelse bliver mest muligt åben og effektiv. Delprojekt Flytning af kolonihaver: Der er afholdt en række indledende møder med haveforeningen for at sikre medindflydelse og ejerskab. Ansøgning om dispensation fra fredningen er er sendt til Fredningsnævnet. Projektet følger kommunalbestyrelsens intentioner om bæredygtighed med henvisning til arbejdet i Opgaveudvalget for Bæredygtighed. Der foreligger en detaljeret tidsplan, som følgere tidsplan for flytning af kolonihaver forelagt udvalget på møde den 18. juni Øvrige initiativer er i proces. Delprojekt Detailstudier vedr. aflastninger fra Stades Krog Bassin: Projektet har til formål at sikre, at projektets hoveddata vedr. især overløb fra bassin ved Stades Krogh, er målte og korrekte. Der er installeret nye målere, nye pumper skal installeres, det umiddelbare opland analyseres osv. Udarbejdelse af plan for styring af de mange tilløb og det umiddelbare opland er i proces. Planen indebærer ligeledes et system for løbende indhentning af informationer om vandstrømme i oplandet, så der etableres mulighed for online at kunne følge effekterne af de mange initiativer for det samlede Projekt Fæstningskanalen. Til bestyrelsens møde den 10. december 2019 foreligger en færdig plan for del 1 af det oprindelige dispositionsforslag, der skal danne grundlag for budget 2020 og overslagsårene. 11.1: Notat: Grundlag for hovedtidsplan af 15. august 2019 udarbejdet af NIRAS (internt arbejdsdokument) Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med en bemærkning om, at det er vigtigt, at der fortsat er et tæt samarbejde mellem Lyngby-Taarbæk Forsyning og Lyngby-Taarbæk Kommune, og at det for alle er en stor opgave. 12. Godkendelse af anbefalinger for minimering af vandspild i ledningsnettet Det indstilles, at bestyrelsen godkender anbefalinger i notat om minimering af vandspild i ledningsnettet af 3. september Bestyrelsen blev på mødet den 18. juni 2019 orienteret om vandspild i forsyningens ledningsnet for vandforsyning og ledelsens ambition om at udarbejde en strategi, som har til formål at sikre forsyningssikkerheden samt at få overblik over og reducere vandspild, herunder 11

12 igangsætte en mere omfattende renovering. Strategien skal bygge videre på igangværende initiativer omkring sektionering, renovering og lækagesøgning på ledningsnettet. Arbejdet med en strategi for vandspild har bibragt en detaljeret viden om data for vandspild, lækagesøgning, vandføring og private jordledninger. Med assistance fra rådgiver og avancerede modelberegninger foreligger ligeledes et grundlag for en kommende renoveringsplan med forskellige scenarier for renovering og tilhørende økonomi. Denne viden fremgår af baggrundsnotat af 3. september Notat om minimering af vandspild i ledningsnettet af 3. september 2019 indeholder en sammenfatning af baggrundsnotatet og anbefalinger til konkrete indsatser baseret på det foreliggende grundlag. Målet i Vandforsyningsplan 2018 for lækagetab i ledningsnettet er fastsat til 7,6 % eller derunder af den udpumpede vandmængde. For at nå dette mål anbefales, at der investeres 16 mio. kr. årligt fra 2020 og de næste 11 år i renovering af ledningsnettet. Materialet gennemgås på mødet. Bestyrelsens beslutning sammenfattes i en egentlig strategi som grundlag for fastlæggelsen af budget 2020 og overslagsårene på møde 10. december : Notat om minimering af vandspild i ledningsnettet af 3. september : Baggrundsnotat om minimering af vandspild ledningsnettet af 3. september 2019 Formanden bemærkede, at der bør informeres direkte til kunderne om deres muligheder og ansvar ifm. fornyelse af de private jordledninger og at det bør ske sideløbende med forsyningens renoveringsarbejder. Bestyrelsen godkendte herefter anbefalingerne i notat om minimering af vandspild i ledningsnettet af 3. september 2019 (bilag 12.1). 13. Godkendelse af ejerskabsaftale og driftsaftale Det indstilles, at bestyrelsen godkender ejerskabsaftale og driftsaftale. Økonomiudvalget i Lyngby-Taarbæk Kommune har på deres møde d. 22. august 2019 drøftet Ejerskabsaftale, som er indgået mellem Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S m/tilhørende datterselskaber og Lyngby-Taarbæk Kommune (bilag 13.1) og Driftsaftale mellem Lyngby- Taarbæk Forsyning A/S m/tilhørende datterselskaber og Lyngby-Taarbæk Kommune (bilag 13.2). Såvel ejerskabs- som driftsaftalen indeholder bestemmelser om løbende revidering. Ejerskabsaftalen er senest drøftet i styregrupperegi (ml. LTK og LTF) medio 2018, hvor det fra begge parter blev tilkendegivet, at dokumentet i overvejende grad stadig tjener de beskrevne formål, m.v. efter hensigten, men at dokumentet formelt skal behandles af begge parters øverste ledelsesfora. 12

13 Indstillingen fra forvaltningen til Økonomiudvalget (se i bilag 13.3) er, at kommunens position og samarbejdet mellem forsyningskoncernen og kommunen som ejer drøftes og videreføres med evt. nødvendige justeringer. Behovet for justeringer drøftes i økonomiudvalget og med de af Lyngby-Taarbæk Kommune udpegede bestyrelsesmedlemmer i forsyningsselskabernes bestyrelser. Derudover tilkendegav Økonomiudvalget sit ønske om, at samarbejdet mellem forvaltningen og forsyningen styrkes yderligere. Forvaltningen bedes fremlægge en plan herfor i november Økonomiudvalget finder det også hensigtsmæssigt, at teknik og miljøudvalget løbende holdes orienteret om projekter mellem kommunen og forsyningen. Der afholdes derfor løbende møder mellem teknik og miljøudvalget og de af Lyngby-Taarbæk Kommune udpegede bestyrelsesmedlemmer i forsyningsselskabernes bestyrelser. 13.1: Ejerskabsaftale af august 2014, som er indgået mellem Lyngby-Taarbæk Forsyning Holding A/S m/tilhørende datterselskaber og Lyngby-Taarbæk Kommune 13.2: Driftsaftale af august 2014 mellem Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S m/tilhørende datterselskaber og Lyngby-Taarbæk Kommune 13.3: Referat af Lyngby-Taarbæk Kommunes Økonomiudvalgsmøde den , pkt. 5: Samvirket mellem kommunen og forsyningsselskaberne (Beslutning) Bestyrelsen godkendte ejerskabs- og driftsaftalen og de konkrete forslag til et tættere samarbejde mellem bestyrelsen og teknik og miljøudvalget i Lyngby-Taarbæk Kommune. 14. Orientering om Beredskabsplan for drikkevandsforurening Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen besluttede på møde den 18. juni 2019, at der vil blive orienteret om beredskabsplanen og status på næstkommende møde. Formålet med beredskabsplanen er at sikre, at der iværksættes de nødvendige foranstaltninger ved drikkevandsforurening og svigtende vandforsyning. Det aktuelle arbejde med beredskabsplanen er, udover en opdatering af informationer, også en egentlig revision med mere detaljerede informationer om brugere, nyt afsnit Kildesporing miljøforurening, mv. Beredskabsplan, Drikkevandsforurening og svigtende vandforsyning forelægges bestyrelsen i foreløbigt udkast (bilag 14.1). En endelig version vil blive forelagt bestyrelsen til orientering ved mødet i december Sideløbende med revisionen af beredskabsplanen har forsyningen forebyggende iværksat udtagning af vandanalyser jf. den nye regionspakke med 238 forskellige pesticider og screening i oplandet til indvindingsboringer for biocider (bekæmpelse af f.eks. insekter og svampe). 13

14 14.1: Udkast til Beredskabsplan, Drikkevandsforurening og svigtende vandforsyning af september 2019 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Formanden ønskede, at bestyrelsen fremover modtager orientering om resultater af de afholdte øvelser. Derudover fremhævede formanden vigtigheden af, at planerne er mest muligt konkrete og udførlige. Bestyrelsen ønskede at få gennemgået beredskabsplanen for vandområdet nærmere ved næstkommende møde. 15. Drøftelse og beslutning om temadrøftelse i december 2019 Forelægges til drøftelse og beslutning Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og beslutter: Ramme og emne for temadrøftelse i december 2019 og Hvilke bestyrelsesmedlemmer, der ønsker at deltage i forberedelsesgruppen. Ved bestyrelsens møde den 18. juni 2019 blev det nævnt, at Klima og Bæredygtighed ville være et godt emne for bestyrelsens næste temadrøftelse. Drøftelsen kunne omhandle principper for indkøb, krav ifm. udbud, LTF s grønne regnskab, FN s Verdensmål eller andre relevante Klima- eller Bæredygtighedsemner. Det blev aftalt, at temaet til december-mødet bliver endelig vedtaget ved mødet i september, og at der nedsættes en gruppe til forberedelse. Peter Linde, Dorthe la Cour og Helge Andreasen ønsker at deltage i forberedelsen omkring emnet Klima og Bæredygtighed. Forberedelsesgruppen indkaldes i efteråret ifm. forberedelse af bestyrelsesmødet i december, hvor temadrøftelsen vil foregå. Ingen bilag Bestyrelsen drøftede og besluttede, at temadrøftelsen gennemføres med det foreslåede emne; Klima og bæredygtighed. Forberedelsesgruppen består af Peter Linde, Dorthe la Cour, Helge Andreasen og Henrik Brade Johansen. 16. Orientering om personaleforhold (LUKKET PUNKT) Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16.1: Notat om personaleforhold og udvikling i LTF, september

15 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Orientering v/ Adm. direktør Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ingen bilag PPL orienterede om effektiviseringspotentialer for 2020 for de nordsjællandske forsyninger, hvor LTF placerer sig fint og gav derefter en status for Projekt Ålebækken. Derudover forventer forsyningen, som opfølgning på bestyrelsens drøftelse om kommunikation, at kommunikere med sine kunder via Facebook fra den 15. oktober PPL fortalte også bestyrelsen om kildesortering hos Vestforbrænding I/S, som opfølgning på de nyheder, der har været bragt om genanvendelse af plast. Bestyrelsen drøftede vigtigheden af at kommunikere mest muligt præcist og ærligt om forsyningsmål og -løsninger, samt at det var vigtigt både at holde fast i, at den nuværende sortering betød mere genanvendelse, og at effektiviteten af genanvendelsen i efterbehandlingen skulle øges. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Evt. Formanden ønskede at sikre sig enighed om den hidtidige praksis vedrørende kundehenvendelser, som måtte være stilet direkte til bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen var enige om, at sådanne henvendelser behandles på lige fod med øvrige kundehenvendelser, sådan at bestyrelsesmedlemmet videregiver henvendelsen til forsyningen, som står for den konkrete sagsbehandling. Person- og enkeltsager skal forsat ikke behandles af bestyrelsen, hvis opgave er at fastsætte principperne for driften af Lyngby-Taarbæk Forsyning. Mødet sluttede kl Næste møde: Tirsdag d. 10. december 2019 kl I forlængelse af mødet afholdes julemiddag for bestyrelsen. 15