Dagsorden Toftlund Andels Boligforening Torsdag den 20. september 2018, kl Søndergade 13, Toftlund

Transkript

1 Ekstern Dagsorden Toftlund Andels Boligforening Torsdag den 20. september 2018, kl Søndergade 13, Toftlund Side 1 af 6 Toftlund Andels Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

2 Indholdsfortegnelse: 1. Referat mv ) Godkendelse af referat Organisation ) Valg af red.udv.medlem BeboerNyt ) Valg af medlem af diverse udvalg ) 70 års reception v/eva E. Rasmussen ) Forslag til fælles åbningstider på tværs af alle Økonomi Afdelingerne ) Oversigt byggesager ) Afdeling 7, Hovedgaden, Agerskov ) Afdeling 1 Timmelsvang Toftlund Administrationen: LUKKET PUNKT ) Personaleforhold ) Administration ) Ejendomsfunktionærer ) SU-administration ) Arbejdsmiljøudvalgsmøde Efterretningssager... 5 A) BL informerer, klik her... 5 B) LBF informerer, klik her Næste møder: Eventuelt... 6 Bestyrelsesmedlemmer: Eva Rasmussen (formand), Laila Poulsen (næstformand), Lars Christoffersen, Lizzi M. Stensgaard, Mona Eriksen. Ansatte: Toke Arndal Afbud: Side 2 af 6 Toftlund Andels Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

3 1. Referat mv. 1) Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 7. maj Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Indstilles til godkendelse og underskrift. B * 2. Organisation A) Foreningsanliggender Til efterretning 1) SALUS O Orientering v/ Toke Arndal BeboerNyt 2) Bladudvalg O Medlem af redaktionsudvalget er Eva Rasmussen 1) Orientering vedrørende fjernvarme v/laila Poulsen 2) Evaluering af generalforsamlingen 2018 A) Bestyrelsesanliggender 2) Valg af red.udv.medlem BeboerNyt 3) Valg af medlem af diverse udvalg 4) 70 års reception v/eva E. Rasmussen D Til efterretning. 5) Forslag til fælles åbningstider på tværs af alle * Side 3 af 6 Toftlund Andels Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

4 3. Økonomi a) Budgetkontrol organisationen (webzone2) O 4. Afdelingerne A) Renoveringssager Til efterretning. 6) Oversigt byggesager TB pr. 9. november ) Afdeling 7, Hovedgaden, Agerskov Udskillelse som selvstændig afdeling kan ikke lade sig gøre som tiltænkt, da bygningen ikke er selvstændigt belånt som hidtil antaget. Til gengæld ser muligheden for salg uden væsentligt underskud væsentligt mere positive ud, da gælden ikke kun omfatter denne bygning. Der er indledt dialog med Landsbyggefonden og kreditforeningen om salg. 8) Afdeling 1 Timmelsvang Toftlund Der er gennemført besigtigelse med Landsbyggefonden den 12. juni. Landsbyggefonden er positiv indstillet overfor nedrivning. Sagen er oprettet ved Landsbyggefonden. Landsbyggefonden har efterspurgt ekstra materiale (udtalelse fra udbetaling Danmark og kopi af ansøgningsskema til ministeriet). Dette indsendes snarest. Afdeling. O * O O Side 4 af 6 Toftlund Andels Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

5 5. Administrationen: LUKKET PUNKT 1) Personaleforhold 2) Administration 3) Ejendomsfunktionærer 4) SU-administration 5) Arbejdsmiljøudvalgsmøde Indstilles til godkendelse. A) Beboeranliggender Intet under dette punkt B) Medlemsanliggender Intet under dette punkt Indstilles til godkendelse. 6. Efterretningssager a) Udlejning statistik 1) Tab af tomgangsliste og fraflytning O * 2) Orientering om restance(liste) * 3) Orientering om restance(procent) * A) BL informerer, klik her B) LBF informerer, klik her O O Til efterretning. Side 5 af 6 Toftlund Andels Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

6 7. Næste møder: Mødeplan 2018 forslag til 2019 Tirsdag den 27. november, kl og efterfølgende julefrokost. Torsdag den 21. februar 2019, kl Mandag den 6. maj 2019, kl Torsdag den 19. september 2019, kl Mandag den 9. december 2019, kl og efterfølgende julefrokost. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Søndergade 13, Toftlund. O KB jubilæum 2018: Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Fælleskursus i SALUS: Introduktion for nyvalgte: Afholdes hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl ca Hotel Tønderhus, Tønder Budget: Næste gang den 7. marts 2019, kl ca Hotel Tønderhus, Tønder Vedligeholdelse og fraflytning: Næste gang Eventuelt Side 6 af 6 Toftlund Andels Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

7 Forslag til fælles åbningstider på tværs af alle administrationskontorer Der er i dag forskellige åbnings- og telefontider på vores administrationskontorer. Det giver udfordringer både i forhold til beboere- og ansøgere, der kan have svært ved at gennemskue, hvornår vi har åbent, og internt i forhold til planlægning af møde- og kursusaktivitet. Som det er i dag er det nødvendigt med ekstraordinær lukning, når medarbejdere skal samles på tværs af kontorer. Det foreslås derfor, at vi indfører en ugentlig lukkedag (om onsdagen). Tværgående mødeaktivitet vil så fremover blive lagt denne dag. En ugentlig lukkedag vil herudover (især på de mindre kontorer) give mulighed for bedre tilrettelæggelse at arbejdsopgave, som bedst gennemføres uden afbrydelser. Det er ledelsesopfattelse, at de ændrede åbningstider ikke vil medfører en ringere beboerservice. Dette bygges bl.a. på erfaringerne fra lokalkontorerne i Tønder og Gråsten, hvor der gennemlængere tid har været en mere begrænset åbningstid. Der foreslås følgende fælles åbningstider: Mandag: Tirsdag: Onsdag: Lukket Torsdag: 10:00 17:00 Fredag: 10:00 12:00 Enkelte lokalkontorer har meget begrænset bemanding, og er derfor meget sårbare i forhold til fravær ved ferie, sygdom o.l. Der kan derfor være behov for yderligere begrænsning af åbningstiden på disse kontorer.

8

9

10 Tab ved tomgang TOAB Tab ved fraflytning TOAB Tomgang Fraflytning Afd , , , ,15 Afd , , , ,24 Afd , , , ,77 Afd , , , ,63 Afd , , , ,57 Afd , , ,56 Afd , , , ,74 Afd , ,31 Afd , ,96 Afd. 13 Afd ,97 Afd , , , , , , , ,18 Tab tomgang Tab fraflytning , , , , , , , , , , , , , ,00 Afd. 1 Afd. 4 Afd. 7 Afd. 8 Afd. 13 Afd. 16 Afd. 1 Afd. 4 Afd. 7 Afd. 8 Afd. 13 Afd

11 Beløb restanceliste 2018 Måned Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Afdeling , , , , , , , , ,91 4-0,29-0, , , , , , , , , , , , , , , , ,00 8 0, , , , , , , ,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00-704,00 36,00 72, ,00-714, , , ,11 Restance i alt , , , , , , , , ,14 0,00 0,00 0,00 Restance TOAB , , , , , , ,00 0,00 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December

12 Restance % TOAB Jan 0,00 0,00 Feb 0,00 0,00 Mar 0,00 0,39 Apr 0,00 0,00 Maj 0,22 0,00 Jun 0,00 0,00 Jul 0,14 0,79 Aug 0,22 0,44 Sep 0,00 Okt 0,00 Nov 0,00 Dec 0,00 Vægtet år til dato 0,05 0,20 Renstance% TOAB 0,80 0,70 0,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 0,00 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

13